時間：2023-05-26 09:00:11
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一、信息化與檔案的關系
1.檔案信息是一種重要的信息資源
我們都知道，人類自身深深地關系到文明的進步和發展，而這種進步和發展正是建立在對信息的記錄、傳輸和利用之上。這是一種自從人類發明文字以來就被文明發展進程所驗證的事實。在信息化時代下，信息檔案功能發揮的關鍵步驟是把開發利用檔案轉變成應用、使用檔案。人類知識的結晶都存在于檔案之上，它是對人類生活最真實的記錄，也就意味著檔案具有信息源的作用，它在社會發展的過程中必然要擔當更重要的角色，發揮更大的作用。
2.信息化是知識經濟時代主線
信息化主導的是知識經濟，在這樣的大背景下，各種信息化手段是我們知識的來源，尤其是目前廣泛利用的電子通信技術，在整個地球范圍內人們都可以輕松的實現溝通，大大的擴展了人們的空間存在，全球性的信息共同體必將形成。在這樣的社會形態下，檔案管理工作者的第一選擇肯定是檔案管理的信息化，因為這統一了工作的內在選擇和外在需求。
3.信息資源開發利用要服務于客觀發展需求
一般說來，當我們對檔案管理服務的功能進行探討的時候，原始檔案上所記載的信息資源是我們所依賴的。這種類型的信息化資源就其發展過程來講，對業務處理和運行進行滿足是其剛開始時候的著眼點，當然也對信息開發的內部一般規律相符合，總的來講，數據、信息、知識的模型是信息開發的依據和基礎。從微觀層面來看，系統集成、數據集成是信息資源開發剛開始的組成部分，以數據庫為背景，深入的挖掘信息資源，并對不同數據的應用進行滿足。就流程上來講，和傳統的檔案管理利用沒有多大差別，這樣看來它應該在檔案管理的范圍之內。
4.檔案的可持續發展有賴于信息化提供相應的動力
信息量大、內容豐富，對信息的需求多、信息的有效性不均衡這些都是信息化社會的特點。也是目前我們生存的社會的顯著特點，怎樣讓信息化的這種優勢正確的發揮，讓它在現代檔案管理的科學化整合化中發揮作用，對于這個問題是每個檔案工作者需要深入思考的，為了更快地對信息化的需求進行適應，生產需要和生活需要是我們重視的兩個點。首先我們要落實對檔案管理體制的改革，這才是讓檔案管理工作實現信息化的重要環節。
二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
這是正確處理好檔案管理標與本合理關系的正確途徑，現階段應把檔案管理信息化建設落實到檔案管理現代化的根本發展要求中，這樣才能更好地推進檔案管理工作更上一個臺階。下面我們著重從檔案管理信息化和現代化兩者的關系入手，探討分析檔案管理現代化的實現問題。主要有以下幾個方面的思考：
1.信息化建設促進檔案管理現代化
通過分析筆者發現，對檔案管理工作而言時代的必然產物是檔案信的息化建設，然而這種不可避免的原因我們可以這樣認為，檔案管理現代化是檔案信息化管理發展的趨勢和方向，這也是我們對兩者關系進行把握的理論基礎。但是，信息化建設如何推進現代管理呢，筆者建議從檔案管理的日常工作開始，出臺有效的管理體系，通過科學的手段如辦公自動化系統等，從以前紙質辦公發展紙質辦公和無紙化辦公相結合的方式。就當前階段而言，這是管理、開發、利用檔案的有效方式。
2.檔案管理現代化反哺信息化建設
檔案管理現代也要反過來對檔案管理的信息化建設進行促進，如今有關現代化建設中各種硬件和軟件設備已經使用到具體的操作之中，信息化的建設步伐被極大的促進，所以我們要對各方面的利益關系進行統籌協調，更好的利用這種得之不易的發展形勢，以發達國家為鑒，避免在對相關制度進行改革的過程中出現重大錯誤，這也是我國和國際化檔案管理行列的標志。
3.正確處理檔案信息化和檔案管理現代化應該注意的幾個原則
（1）前瞻性：數字化檔案是檔案信息化建設的最終目標，對檔案資源和檔案管理規定進行信息系統的處理并通過通過網絡傳輸，讓檔案信息的合理分配和利用得以實現，讓社會對信息資源盡可能的共享。這個過程非常的繁雜，離不開硬件和軟件的開發、利用。
（2）實用性：對社會需求進行服務的過程中需要突出自己的特色，讓我們的信息具有鮮明的特色，讓信息需求人員從數量眾多的信息資源中選用我們的；我們要以信息使用者的角度為出發點，對信息資源進行加工、處理，讓信息的形成更加的紫銅、有序，讓它們有機的聯合在一起。只有設身處地的為使用者著想，不斷地拓展信息資源的實用性，才能實現最終的目的。
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內容。在強化管理規范操作、防范風險等方面起著重要的作用。很多人認為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書等，與防范風險的關系不大，只是提供一些必要的憑據支持。其實，信貸檔案在防范風險中的重要作用，是其他管理和材料無法替代的，其作用主要體現在：
1.控制信貸風險源。通過對借款企業經營狀況、管理水平、盈利能力、發展前景及信用狀況等資料的科學整理歸檔與分析，掌握客戶綜合信貸風險與單筆信貸風險程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長短等提供科學決策依據，堵住信貸風險源頭。
2.有效預警信貸風險。一是科學規范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時采取措施，防范信貸風險的發生二是健全的信貸管理資料，可對企業經營業務量、資金運營狀況、償債能力、盈利能力等進行分析與預測 ，測評企業貸款額度警戒線，合理掌握信貸投量，降低信貸風險概率三是翔實的借款企業經營資料，可掌握企業原材料、產成品占用情況，分析產品的銷售動態、市場行情和銷售貨款的回籠及應收賬款情況，從而及時發現信貸資金運行中潛在風險。
3.防范企業經營風險。一是完善采購環節管理檔案，加強對企業采購原材料或商品質、價、量 “三控制” ，促進企業“以銷定購、以效定購”，減少盲目采購引起的經營風險二是健全庫存管理檔案，隨時檢查商品庫存數量、成本情況，保證賬實、賬賬、賬表相符并可掌握庫存商品質量情況，促進庫存勤進快銷，減少庫存潛在風險三是健全銷售資料檔案，及時掌握企業銷售實績與市場態勢，尋找誠實守信的客戶，促進順價銷售及時掌握銷售貨款的回籠歸行情況，保證及時貸款本息足額收回，特別是對形成的銷售結算資金，通過及時、詳細記載發生的時間、金額、付款單位、形成原因等，及時采取催收措施，有效防范銷售環節的信貸風險。
4.規避企業改制風險。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業改革，堅持“債隨資產走、資產與負債相統一”的原則，及時有效落實貸款債務可對企業改革成本來源進行甄別，掌握企業實施人員分流的具體方案，制止企業人員帶錢、帶物分流，嚴防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實的資料做好政府、部門的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關經濟問題，落實拖欠的各類補貼與債權債務，減少企業改制風險。
5.提供依法管貸依據。一是利于貸款實行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴格按照法規和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照地規和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴格按照合同規定執行，依法加強對企業經營全過程的監管、二是有利于保證訴訟時效。對到期貸款及時通知，對不良貸款及時催收，并收回回執，有利于保證訴訟時效三是依法收貸依據。通過對信貸資料的分析，并以借貸資料為依據，實施對不良貸款及時實行依法訴訟對資不抵債、喪失發展空間、通過普通訴訟程序無法收回的，及時提出破產申請對依法破產的，及時申報債權，積極參與和監督企業資產的清算、評估 、變現和分配，最大限度地減少信貸資產的損失四是翔實的信貸資料也是呆賬認定及核銷申報的依據與條件。
可見信貸檔案在信貸風險管理中地位和作用日益凸現基層機構必須提高認識 ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無法充分發揮其管理與防范風險方面的作用。在日常工作中，主要應作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過程中形成的有關貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對企業信貸監管過程中形成的有關資料。三是企業經營資料。主要是企業法人營業執照復印件、企業資產負債表等資料。四是信貸政策制度辦法類資料。五是其他資料。同時要制定系統的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實信貸檔案專兼職人員，實行信貸檔案集中統一管理，切實解決以往信貸資料由經辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開發檔案信息資源，為防范風險提供全方位服務。一是改革信貸檔案利用傳統的“坐等查閱”服務方式，建立新型的“快速服務、跟蹤服務、系列服務、全程服務”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現有借貸資料、信貸管理資料、企業經營資料、政策導向資料等，進行科學整理、歸類與分析，編研系統性的信息網絡數據庫，為防范信貸資產風險提供信息依據。三是開發挖掘市場信息資源。利用金融機構點多、面廣的特點，加強系統內外的聯系，建立市場行情、價格等市場信息網絡，幫助企業聯系誠實可信的客戶，擴大購銷業務，提高經營效益，實現銀企雙贏。
【關鍵詞】信息資源檔案管理
信息時代對人類社會帶來的影響廣泛而深遠，然而從全球互聯網的誕生到現在，不到20年的時間。因此，世界各國，各行各業都還在努力認識這一新時代的特征，盡早適應它，利用它。我國從1994年接入互聯網以來網絡發展十分迅速，國家級4大骨干網絡即中國公眾多媒體互聯網、中國教育科研網、中國科學網、中國金橋信息網先后建成，并通過電信部門的4個出口與互聯網連接。以網絡技術為主要特征的信息時代，對我國政治、經濟、文化等各個方面、各行各業都帶來很大沖擊，而作為人類社會信息資源的檔案也不例外。
1.信息時代給檔案工作帶來的機遇
由于互聯網具有全球性、開放型、交互性、即時性、綜合性等特點，所以它給檔案室工作帶來前所未有的機遇。
1.1實現檔案信息資源共享。資源共享是包括檔案工作在內的整個社會信息存貯、傳播事業的理想境界，它將給檔案事業帶來深刻影響。經濟的市場化與全球化，知識經濟的崛起，社會的信息化和網絡時代的來臨，勢必使電子文件與電子檔案在檔案家族中的地位日漸顯赫，使檔案管理的信息化、文獻信息管理的一體化成為時代的潮流?；ヂ摼W作為超越地域和時空界限的人類信息傳播交往空間，隨著檔案館聯網，實現檔案信息資源共享，人們都可以利用這種信息資源使得館藏檔案無形中得到擴展，極大地優化了館藏資源配置，方便了利用者。
1.2實現檔案館的職能延伸。館藏檔案信息資源是檔案館利用工作的基礎，檔案工作必須強化信息開發職能。為此，檔案工作的重心必然向兩個方向偏移。其一，為了保證檔案資源開發的基礎，檔案工作的信息化必然促使立檔單位自覺控制文件材料的形成與積累，向科技或文件管理延伸；其二，將檔案信息咨詢、檔案信息編研、檔案定向服務和檔案信息傳播作為利用工作的重點，向檔案信息的智能控制延伸。
1.3實現檔案信息資源的社會化。在我國信息化的過程中，各行業主管部門和各地區已經建立起各種信息平臺，它們像“信息高速公路”上奔馳的“汽車”；為各種信息交流創造了條件。在檔案領域，網絡技術發展不僅提供了融多媒體技術、遠程傳播和虛擬現實等在內的新型檔案管理手段，并且在很大程度上克服了因檔案信息資源的有限性而造成的信息資源浪費等現象，從而為人們更多地獲取信息機會和權力提供了極大的發展空間。
1.4實現檔案管理的集成化。在各種信息管理方面，以各種文件的制作、審簽、運轉，到檔案的整理與加工，都可以再網絡上完成，虛擬的檔案管理系統和檔案館已經顯示出其綜合、高效、快捷的優勢和強大的信息管理能力，促使檔案工作在檔案管理信息化的同時，納入現代社會信息管理系統，形成信息的集成優勢。如果在互聯網上建成虛擬的檔案館，各檔案館之間可以實現資源共享，形成合力，使館藏信息資源配置得到優化，不搞重復建設，且利用范圍更廣，速度更快，容量更大，而且資金上的投入還可通過網上廣告燈獲取回報，有利于解決檔案事業經費不足問題，促進檔案事業的發展。
2.信息時代對檔案管理的嚴峻挑戰
計算機網絡的發展，是一把雙刃劍。它在給檔案工作帶來難得機遇的同時，也使檔案管理面臨嚴峻的挑戰。
2.1對檔案工作傳統的文化取向地位構成了挑戰。眾所周知，檔案部門是一個比較封閉的部門，長期以來受傳統文化取向的制約，形成了固有的服務模式，原有的繁瑣的手工借還工作方式根本不能適應現代信息社會的需要。特別是隨著電子檔案信息的日益豐富，尤其是多媒體檔案信息檢索技術的應用，用戶快速、全面的查找利用檔案信息對檔案工作人員提出了更高的要求。檔案工作在這樣的社會環境中要得以發展，就取決于檔案人員是否能掌握先進的信息傳輸技術，用戶的檔案信息需求向縱深發展，便可在信息網絡的一個終端查詢巨大的檔案信息資源，并迅速準確地獲取各種檔案信息。
2.2對檔案保管利用技術方面帶來了挑戰。隨著計算機與網絡技術的發展，檔案工作的重點將轉向信息深層次的加工處理和信息處理的開發與研究，傳統的文件材料分類、組卷，以及卷內文件的排列、卷內文件的抄寫被計算機技術所代替。就目前而言，計算機技術已為檔案的編目和檢索工作帶來了方便，為利用者提供了快捷、高效的現代化手段。檔案工作要適應利用者的需求，就必須轉向檔案信息的深層次加工處理，而我們現在所能做的僅是將著錄卡片輸入計算機建立了1個目錄數據庫而已，根本不能解決廣大利用者獲取檔案信息資源的需求。
2.3互聯網的開放性對檔案工作傳統的保密方式構成了挑戰。建立開放的、公眾的檔案信息利用制度是信息時代的必然。由于檔案文件材料內容廣泛，涉及政治、軍事、經濟、科技、文化等諸方面，在上網過程中不可避免地觸及諸多的法律問題和計算機網絡技術方面的問題，較之傳統的管理方式難度要大得多，而檔案保密法規的不健全，使之保密與控制使用范圍難以掌握，對如何控制使用范圍缺乏必要的法律依據和技術手段。
2.4給檔案工作人員知識結構帶來了挑戰。搶占制高點是當今社會獲得生存發展的重要手段。從檔案管理看，由于新技術的介入，使傳統的檔案工作發生了深刻變化，這種變化體現在檔案人員的認識上，主要表現在新的技術手段與落后的管理手段的矛盾。目前，我們仍花費大量的時間、精力用于案卷的整理、分類、編號、編目等一系列繁雜的工作中，而對深層次的檔案信息無能力、無時間去挖掘、加工整理，因此檔案工作人員新知識新技術的缺乏成為當前急需解決的首要任務。
3.信息時代做好檔案工作的對策
在當今時代，互聯網已滲透到國家政治、經濟、文化和人民生活的各個領域，成為人們生活中不可缺少的一部分，檔案工作必須準確把握這一時代特征，正視互聯網帶來的挑戰，積極尋求合理的對策。
3.1要轉變觀念，樹立正確的網絡意識?；ヂ摼W的到來是現實，其影響是不可避免的。檔案工作者要努力學習有關計算機的知識，認清它給檔案工作帶來的機遇與挑戰，盡可能熟悉多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及數字圖像掃描與加工等現代化技術，并在檔案信息加工及傳播技術、網絡信息檢索技術方面有所側重，為檔案工作服務。只有這樣，檔案工作人員才能適應信息社會對檔案信息資源的需求，成為掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術的有用人才。
3.2檔案工作自身要進行調查，使之不斷適應發展中的信息社會。在事業發展上，應按照信息時代的要求，加大對檔案工作的投入。在利用服務方面，應突出滿足國民經濟的需要，從信息資源、信息傳遞等方面進行調查，以提高檔案工作信息服務的有效性；同時，不放松基礎業務建設，特別是網絡技術的建設，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。在信息日益一體化的今天，更要加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。
3.3加快檔案館信息化進程，為檔案工作現代化奠定技術基礎。重點是抓好檔案館的數據庫和網絡化兩大建設。建庫應結合檔案信息開發，進行合理配制，提高規范化程度，加強網絡使用；應立足檔案館群體，開展社會協作，為社會提供便捷的網絡信息服務。
3.4加強領導，保證網絡健康發展。要抓緊制定檔案網絡發展規劃和政策，加強網絡的監督和引導。要加快制定網絡法律法規，確保依法、規范發展。
參考文獻
信息產生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制，不能很好實現一體化，就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫院恰恰存在這種現象。雖然各個科室都同處于一個醫院內部，但是各個科室之間界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現連接。這直接表現在醫院各個科室的資料各自存檔管理，沒有統一的管理網絡和管理模式，存在檔案材料缺失、混亂，或形成不規范材料的現象，無法實現檔案信息的共享，大大影響了醫院檔案的開發利用。要實現醫院檔案管理的現代化，使醫院檔案部門更好地服務于各個部門，就必須要求消除各個科室之間的界限，改變科室與科室之間獨占信息的局面。
2.信息化的建設意識較為薄弱
傳統的醫院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫院領導層滿足于現狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫院檔案管理信息化的進程產生了一定程度的阻礙。
3.檔案管理人員素質不高
在醫院人才培養中，只重視醫療技術人員素質的培養，并沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化、知識面窄、知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力，這些情況已嚴重阻礙了檔案事業的發展。
4.檔案管理信息化存在安全隱患
醫院檔案管理部門和外界暢通的聯系，是檔案信息資源實現共享的前提，是醫院管理工作與病人獲得良好服務的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統進行查詢，并進行相關信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導致檔案信息甚至系統被破壞。
二、解決檔案管理工作問題的對策
1.改革管理體制
信息產生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制，不能很好實現一體化，就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫院恰恰存在這種現象。雖然各個科室都同處于一個醫院內部，但是各個科室之間相對獨立，界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現連接。這給檔案信息的收集與編研造成障礙。因此，必須淡化科室的概念，消除醫院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯系，從封閉式、分散型走向開放式，形成網絡化、一體化，實現“無縫隙”管理。這樣才有利于醫院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，要加大資金投入，完善信息化設備。根據實際條件，加大對檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進的技術設備，促使檔案管理逐步從傳統的手工、經驗管理向現代化的科學管理邁進。
2.提高醫院檔案管理與服務的意識
醫院作為社會公眾服務性行業，面向社會公眾信息資源，實現社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務，使檔案管理由傳統落后的人工管理轉變為信息化服務模式。不斷創新檔案業務服務理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務性，構建科學合理的檔案服務體系，樹立以醫院為整體的檔案服務意識，做到與時俱進，以適應信息化時代科學檔案管理的創新發展要求。
1.1檔案信息數字化、網絡化是時展的要求
首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。
美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對地過剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。
網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。
其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架。而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題，已不復存在。
校園網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類歸檔的數據能非常及時、準確。學校內的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業、教職工的調離與退休等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況。
1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。
許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。
1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟
1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展
90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（CER?鄄net）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET，800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效
自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
1.3.3經費緊張狀況得到初步緩解
經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。
2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題
2.1數字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在：
首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。
2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題
2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。
2.2.2標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準。功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。
2.2.3數據庫建設滯后
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。
2.2.4經費保障率低
目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質低弱
在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化、網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。
3高校檔案管理現代化的初步構想
3.1采用客戶機/服務器(Client／Server)體系結構模式
客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C／S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器（Server）發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶（Client）。
C／S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構造起實用C／S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。
3.2建立基于Web的服務體系
在學校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式，通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式，因此為利用者提供的信息組織結構應是網狀的，用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽，而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問，是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式，因此高校檔案館都應建立自己的Web服務器，向校內外檔案利用者提供檔案信息服務。目前，計算機技術的發展，使得在PC機上Web建立站點變得相當的簡單，只需選用適當的Web服務器軟件，有些操作系統，如WindowsNT，已把建立Web服務器的功能內置在系統之中。今后，值得檔案部門炫耀的不是擁有幾臺微機而是有無Web服務器。
3.3檔案信息的管理離不開數據庫系統
數據庫管理系統的選擇要建立在Internet／Web技術基礎上，也就是說，選擇數據庫系統不僅要支持C／S體系結構，還要支持分布式處理。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力，又要有較強的安全控制能力，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統，并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase，FoxBASE，FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫———Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。
1.創新與基礎。工作創新不是憑空想象,創新必須在原有基礎之上進行。我國檔案工作歷經半個世紀的發展,形成了一整套理論、方法和工作經驗,檔案事業得到了較快發展,形成了獨具特色的工作體系,這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義,是創新的根基,因此,創新絕不能拋棄這個基礎,要在認真研究、總結過去的基礎上,分析現在和將來的形勢,在發展中尋求新的突破。
2.創新與現實。工作創新不能脫離實際。當前,檔案工作仍處于發展階段,在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中,許多問題沒有解決好,檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實,面向未來,從實際出發,圍繞如何解決現實存在的問題,在打好基礎、快速發展上求突破。
3.創新與學習、借鑒。學習是創新的基礎,借鑒是創新的階梯,創新是學習的動力,也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識,借鑒本行業成功的經驗和方法,又要學習相關專業、其他行業知識,借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則,運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念,在學習、借鑒中創新。
4.創新與實踐。創新是事業發展的動力,但創新絕不能是虛無縹緲的創新,理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗,凡是對事業的發展有促進作用的創新,都要大力推廣,在實踐中不斷完善。
二、服務的創新
1.建立檔案網頁,開展網上利用服務。隨著檔案的內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數據和信息,使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。
2.建立“電子文檔案數據管理中心”。檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室,是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。
3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案室的服務器上歸檔。
4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
5.開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求,進一步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯系,維護廣大人民群眾的根本利益。
三、拓展服務領域
1.信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
檔案信息逐漸走向數字化管理是必然趨勢,但在檔案信息化過程中,出現的安全問題制約了檔案信息化的進程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子檔案管理信息系統的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強檔案的保存,提高檔案利用的效率,對維護和保障單位的合法權益,促進兩個文明建設具有重要意義。具體優勢如下:
(一)檔案信息的傳遞量和服務對象的數量大大增加。由于數字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計算機通訊網絡的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲和管理數字信息的服務器和存儲設備及服務對象的數量將加速增加。
(二)時間的延續性,可以24小時服務。
(三)檔案數字信息網絡檢索方便,傳遞速度快。
(四)可以根據利用者的需要,提供個性化服務。檔案信息網絡服務的出現,是我們提供檔案信息服務的適時的現代化手段。
(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網絡傳輸檔案信息,其有紙質檔案不可比擬的優點,網絡傳輸速度快,檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網絡系統進行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒有必要再到檔案室進行查閱。這極大地節省了查閱者和檔案管理員的時間。還可以通過檔案管理網絡系統異地查閱檔案信息,節約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
(一)操作系統的安全缺陷
操作系統是計算機最主要的系統軟件,是信息安全的基礎之一。然而,因為操作系統太龐大(如Windows操作系統就有上千萬行程序),致使操作系統不可能做到完全正確。操作系統的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當Windows出現死機時,按一下復位鍵重新啟動就可以了。但是,如果操作系統的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問題就不能忽視了。
(二)網絡技術本身的安全隱患
網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地的,任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時,網絡的應用技術發展很快,新技術不斷推動新的應用,而安全技術是一種在對抗中發展的技術,它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強,這樣就導致網絡安全的脆弱性。
(三)管理人員素質問題
據有關資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓,缺乏計算機與網絡信息的安全意識,致使網站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略
(一)加強對檔案管理人員素質培訓及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現代化,對檔案管理人員的素質提出了新的要求,檔案部門應加強對信息安全意識和安全業務的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德。對現有的在職檔案人員進行檔案現代化管理和計算機網絡等信息技術方面新知識、新技術的培訓和再教育,積極引進復臺型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應對工作中可能發生的意外事故,及時發現問題和解決問題,維護系統的安全和正常運行,確保檔案信息的完整性。
(二)從管理上加強安全防范
針對信息化檔案的安全問題,安全防范的最高境界不是產品,也不是服務,而是管理,沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理制度,就沒有真正的安全。
1.建口可以信賴可以控制的內部網絡。管理好內外網絡的通道,杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網。管理好軟件資產,避免內部人員在計算機上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計算機系統的安全系數。
管理好計算機的外部設備,防止內部人員在內網計算機上通過移動存儲介質間接地與外網進行數據交換,導致病毒的傳人或者敏感信息、機密數據的傳播與泄漏。
管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔,防止相同域內的終端用戶互相調用和操作機密文件。
管理好輸出設備,對于重要電子文檔的打印,要進行嚴格的登記和日志管理。
管理好內網客戶端,在單位局城網上建立起嚴密的監控點。
2.實施強審計管理。所謂強審計,就是利用日志對網絡上的行為、蹤跡進行監控,并能事后取證的技術。但是,與傳統的計算機日志相比,強審計的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統管理員、審計員及單位領導同時進入系統才能刪除,從而有效保護內網。
強審計技術一般包括五個方面的內容:一是網絡審計,防止非法內連和外連;二是數據庫審計,對數據庫的讀取行為進行跟蹤;三是應用系統審計,例如公文流轉經過幾個環節,必須有清晰的記錄;四是機審計,包括對終端系統安裝了哪些不安全軟件的審計,并設置終端系統的權限等;五是介質審計,包括光介質、磁介質和紙介質的審計,防止機密信息通過移動U盤、移動硬盤、非法打印或照相等多個環節從信息系統中泄密。
3.檔案信息的數據備份和容災。理想的數據保護解決方案應既能解決業務對高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復管理問題。目前,數據備份與容災能力已成為存儲安全保障的重要標志。容災備份就是指通過特定手段和機制,在各種災難損害發生后,仍能最大限度地提供正常應用服務的信息系統。它可分為數據備份和應用備份。數據備份需要保證用戶數據的完整性、可靠性和一致性。對于提供實時服務的信息系統,用戶的服務請求在災難中可能會中斷,應用備份必須提供不間斷的應用服務,讓客戶的服務請求能夠繼續運行。
(三)保障數字檔案安全的技術措施
數字檔案是技術的產物,因此,運用先進網絡技術和信息安全技術是確保數字檔案安全的重要保障。
1.計算機和網絡防火墻技術。防火墻是網絡之間執行訪問控制策略的系統,是硬件和軟件的組合體,它保護內部網絡免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權訪問。防火墻的實現技術主要有:包過濾技術、服務技術、狀態監測防火墻技術等。
2.檔案信息加密技術。密碼技術是網絡安全技術的核心,是提高網絡系統數據的保密性、防止機密數據被外部破解所采用的主要技術手段。采用加密技術可以確保數字檔案內容的非公開性。加密技術通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達到保護數據安全的目的。數據加密技術可分為兩類:對稱型加密和公鑰密碼算法。
3.檔案信息防寫技術。防寫技術,即將數字檔案設置為“只讀”狀態,在這種狀態下,用戶只能從計算機上讀取信息,而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改數字檔案的內容,保持數字檔案的真實性和可靠性。
四、結語
隨著檔案信息化進程的深入,大量數字檔案的安全問題已經擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。
參考文獻:
隨著檔案數量的不斷增多，紙質檔案的利用率大大縮減，計算機，網盤，網絡數據庫的應用方便了數據的錄入及查詢，面對越來越龐大的數據庫，雖然也根據社會的需要進行合理的整合，但其安全問題卻存在很多隱患，進步帶來的。
1 “大數據”時代有關檔案信息安全問題概述
1.1 計算機網絡安全不穩定問題
計算機是人們日常生活中都會使用的一樣工具，起著幫助人們學習娛樂和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保證，而大數據時代，數據的傳輸、數據的儲存、數據的查閱都離不開計算機，這樣就給檔案的信息安全帶來了隱患，雖然現代計算機和網絡不斷的在進步，但依然存在很多安全問題，因為網絡環境錯綜復雜，計算機的硬件雖然及時更新，但也抵擋不住網絡上的人為攻擊，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵獲取檔案資源和各種信息數據，給檔案資料庫帶來嚴重的損失，導致檔案資源被泄露，網絡管理系統崩潰的現象。
1.2 信息存儲安全問題
在改變傳統檔案儲存的紙質結構后，我們使用最多的就是電腦磁盤，光盤，硬盤儲存，雖然給信息的儲存帶來方便，提高了檔案的便攜性，但是和紙張對比說，電子產品的壽命并不是永久的，它有一定的磨損率，在耐用性上面也不是很樂觀，對儲存的環境要求也相當的高，在不適的環境中，有時候一杯水，或者一次磕碰都會帶來不可挽回的數據損失，如今科技發展快，生產計算機的商家因為競爭關系，幾乎每天都在有所變化，我們固有的檔案資料儲存框架格式在計算機新科技的不斷更新中，可能會失效無法操作更改，數據庫的升級跟不上計算機的腳步，導致很多檔案的信息變成亂碼、破損甚至丟失。
1.3 非法訪問問題
從前的檔案安全管理，因為是檔案的實體性，只需要提防有不法分子偷偷進入檔案館竊取檔案信息資料，或嚴格規定檔案管理者提取檔案必須進行登記和寫清詳細情況便可，現在的檔案管理與網絡對接，網絡的范圍之大，背后的每個網民都可以使用其資源，用計算機進行操作，非法訪問數不勝數，網絡上的不法分子通過網絡對檔案資料庫進行攻擊，從而竊取其中的檔案信息，有些重要的檔案信息也在其中不保，非法入侵的頻繁得手，究其原因，主要是因為管理人員有些對計算機操作不熟練，電腦不安裝殺毒軟件，防火墻未開，管理系統的密碼過于簡單，權限用戶的分配不合理，等諸多問題。導致不法分子可以輕松攻破電子檔案數據庫，隨意對其中的檔案資料進行更改、竊取、閱讀，在防治非法訪問的問題上，也采取了辦法，但也都只是可以堅持一段時間，不能長遠防治，防治在進步，黑客等不法分子的手段也在跟著變化，目前我國對徹底抑制網絡攻擊還沒有研究出完全的辦法。
1.4 風險的種類
1.4.1 自然環境風險。計算機機房不符合規范要求，存在環境風險因素。
1.4.2 硬件系統風險。網絡、服務器、客戶端、存儲設備等損壞、故障、老化風險。
1.4.3 應用系統風險。應用系統架構、應用系統功能、應用系統性能等方面，不完備、設計存在缺陷。
2 提高“大數據”時代檔案信息安全的手段
2.1 制定目標，減少風險
在“大數據”時代，明確我們要運用檔案來做什么，只有明確了目標，才能高效地進行檔案管理，妥善保留有用的檔案信息，銷毀沒用的檔案信息，從而有效地節省查找檔案信息的時問。確定了目標，才能把人力資源和時問資源利用在有用的檔案信息的查找和管理上，以提高服務質量。此外，還應該把檔案信息安全分類管理，可以將檔案信息管理安全分為檔案數據采集安全、檔案信息管理系統安全、檔案數據提供利用安全，設立專門的檔案部門，安排專門的檔案人員負責各個檔案部分的管理工作，每個環節都設立問責制，以提高檔案信息安全管理的質量和效率；在“大數據”時代，由于數據內容過于龐大，造成了檔案信息失真和不規律，一些錯誤的信息參雜進來使信息混亂，這對于檔案信息數據分析人員來說無疑是一個很大的挑戰，這就要求檔案信息數據分析人員在檢驗和查詢時要注意信息的真實有效性。因此，在收集檔案大數據信息之后，檔案管理人員應該積極進行分析和效驗，成立不同的數據模型，將數據分類存放，刪除不準確的檔案信息，確保保管的檔案信息真實有效。
2.2 掌控“大數據”進展，隨大數據的發展而發展
運用“大數據”信息改變了各行各業的運營模式的同時，也提高了工作效率。“大數據”時代的信息具備數據量大、運作速度快、更新速度快的特點，當然還具備隨機性和復雜性，一般以文字、音頻、視頻為載體進行儲存和傳播，但是很多文字、圖片、音頻、視頻會出現格式不符的問題，這是一大挑戰，信息的傳遞應該更具便捷性。隨著人們對信息的處理工具要求更高，檔案信息應該不斷借鑒“大數據”中非結構化數據庫的處理方法，應避免因為非內容性問題導致的檔案信息流失的現象。
2.3 建立檔案數據庫，保證檔案信息安全
保障檔案信息安全的最重要內容是完善信息數據庫的建設，用戶通過網絡信息平臺進行交流和溝通，在“大數據”時代，信息數據庫的信息內容直接關系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數量繁多、種類繁多、構造復雜等特點，增加了建設檔案信息數據庫的難度，檔案管理人員對于數據庫的精準篩查是保障數據庫準確性、穩定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數據中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數據信息的累計，檔案數據問題的不斷涌現，以往的檔案數據中心由于設備落后、空間狹小、監控缺乏，己不足以支撐檔案數據信息的安全，因此，檔案數據中心的建立應該以運用現代化技術為標準，以提供快速化、自動化、管理集中化的服務。
結束語
檔案的信息安全工作，在大數據的時代下，顯得十分重要，檔案信息安全工作從不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，長久堅持陣地，在管理工作上制定上完善的管理機制，工作人員在檔案的安全信息管理方面認真負責，只有這樣才能提高整體數據庫的管理，不能在出現安全問題時才想到挽回，確保檔案信息安全的穩步向上發展路線，循序漸漸的完成，慢慢積累出安全問題的對策，長久的堅持才能做到更好。
參考文獻
引言
科技檔案不僅匯聚了大量的科技成果，還可以促成新的科研項目，對于技術創新具有啟發作用。如今傳統的科技檔案管理模式已經遠遠不能滿足社會的需求，我國已經進入信息化時代，新的時代必然會要求各單位、各機構做出相應的變革?？萍紮n案管理作為企業發展的基礎，順應時代潮流，創新研究信息化時代科技檔案管理模式刻不容緩。
1科技檔案管理的現狀
目前來說，人們對于科技檔案管理的認識不夠深刻，工作人員的專業水準也不夠高，工作模式依然停留在傳統層面上，先進的技術與設備沒有得到充分的利用。在具體工作中，還有很多機構的檔案管理內容比較單一，比如類似于音頻、視頻或者是草圖等資料沒有被歸檔，導致科技檔案的完整性、統一性受到影響。同時，歸檔流程不夠完善，容易使機密文件外泄，科技檔案的安全性無法得到保障。另外，科技檔案的法律法規不夠健全、完善?？萍紮n案是科技成果結晶的集大成，往往涉及到一些機密文件，沒有完善的法律法規的保障，就無法保障日常工作的保密性，這樣也給工作人員帶來不必要的麻煩。這些都是導致科技檔案管理工作不能滿足現代社會需求的客觀原因。
2信息時代科技檔案面對的挑戰
2.1科技檔案的應用方式
通常來說，科技檔案的應用方式包括下面幾種方法：其一，科技檔案可以讓科學活動更富有計劃性，通過對原有檔案資料的研究，能夠及時找到之前活動中出現的不足，加以彌補，提高活動的爭取率。其二，科技方案可以有效提高項目的盈利水平，利用對項目各環節科技檔案的分析研究，增強科技檔案的應用效率。其三，可以應用到法律方面，具有良好的培訓作用，由于資料具有真實性，可以直觀的將研究情況進行展示，增強培訓的感染力。
2.2硬件設施不足
基層各個科技管理部門在科技檔案管理的硬件上大力投入，受到管理思維的約束，加上領導不夠重視，只是配置了比如電腦傳真機等較為基礎的硬件設施，無法構成系統性。科技檔案信息系統較為復雜，發展的級別與層次完全不同，總體規范性不足，無法真正的開放，在服務與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統實現機讀檔案，為建立完善的信息檢索體系，造成檔案管理不規范，限制了科技檔案管理信息化的發展進程。
3科技檔案管理信息化的重要意義
信息化時代科技檔案管理的創新研究，對于科技檔案的實用性與時代性轉變有著非常重要的意義。一方面，信息技術已經全面普及，各個單位以及機構都因此受惠，信息技術同樣給科技檔案管理工作帶來了很多便捷，不僅節省了人員成本，還節省了時間成本。工作人員利用智能化辦公還可以避免一些人工無法控制的錯誤。
另一方面，科技檔案管理工作匯聚了寶貴的科研資料。傳統的存儲方式會產生磨損，使資料的使用壽命大打折扣，另外人們對于資料的搜素、借鑒也極為不方便，這樣就使科技檔案不能得到充分的利用，利用智能化辦公，不僅可以延長資料的使用壽命，還可以給需要借鑒資料的人們提供便利。
4信息化時代科技檔案管理的策略研究
4.1提高科技檔案管理人員綜合素質
科技檔案能否被有效的利用，關系著能否為科學技術可持續發展提供準確的、有價值的信息資源，所以科技檔案管理人員的綜合素質是提升科技檔案管理質量的基礎，只有組建一支具有專業水平的團隊，增強創新意識，提高員工對科技檔案管理的重要性的認識，才能為信息化時代科技檔案管理打下扎實的基礎。
4.2提升科技檔案現代化管理
科技檔案發揮的作用會隨著時間的推移逐漸減弱，所以若不能及時掌握并利用科技檔案，就難以發揮它的價值。在具體工作中應將紙質文件與電子文件有機結合起來，并能運用網絡信息以及智能化辦公，充分利用新媒體信息傳播迅速的屬性，讓科技檔案更加便捷、快速到達利用者，以便于人們及時獲取信息?，F代化管理是提升科技檔案管理的價值與質量的必要手段，結合自身的實際情況制定完善的智能化檔案管理流程，提供現代化管理設備設施，完善檔案管理工作的軟件環境，為實現科技檔案現代化管理創造有利的平臺。
4.3制定完善的管理制度
科技檔案的管理工作應該具有專業性、系統性，這樣才能對科研成果的發展歷程以及理論知識做出完整、詳細的記錄，以便于人們查閱、借鑒。所以制定出嚴格的管理制度及科技檔案歸檔流程是提高其價值與質量的必要手段?；诖?，要對科技檔案進行有計劃的管理與分類，并且把科研成果、理論依據、實踐過程、實驗報告等有效統一起來，以達到建檔工作的目的。同時，制定完善的歸檔流程，避免檔案外泄、破壞，保證科技檔案的安全性以及保密性。
4.4拓展科技檔案的宣傳途徑
檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要，實現檔案信息化管理是信息化時代下的發展趨勢。
一、現階段檔案管理工作中的問題
1. 缺乏規范的檔案管理制度
目前我國的檔案管理已經進入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標準的管理制度進行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調整過來的。我國最近幾年，出臺了一些檔案管理的法規，法規的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如，沒有完善規范的部門立卷制度、沒有指定檔案人員進行負責等問題，一旦出現問題很難得到解決。
2.檔案載體保存和安全方面的問題
由于信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲材料，一些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質檔案相比，紙質檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數據無法讀取。
3.檔案管理人員整體素質問題
我國現有的檔案管理人員很難適應不斷發展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發展的需求。很多工作人員不但學歷比較低，而且對有關方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應不了現代化管理方式，習慣于傳統管理模式，短時間內不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。因為檔案管理員調動頻繁，常常會因操作人員在理解和使用習慣上的差異，使得目錄的內容和界面不統一、不連續，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。使得管理內容增多的情況下，管理措施沒能有利執行，只有注重高素質人才的培養，才能順應時代大潮，使檔案管理躍上一個新臺階。
二、信息化時代背景下創新檔案管理工作的意義
1. 有利于改善檔案管理服務手段
我國傳統檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過人工進行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時代中，這種管理模式已經跟不上社會發展的節奏。在創新檔案管理服務模式中管理網絡化和搜索查詢是檔案管理中大的發展趨勢，能夠很好地改善檔案管理服務手段。
2.有利于增強檔案管理單位服務能力
隨著現代信息技術的發展，很多新事物和新的管理模式出現在大眾視野，人們在享受新事物帶來的便利的同時還出現了一些新的問題，這就需要人們根據現狀不斷改進管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務能力展示的平臺，而且一定程度上也對檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰。因為檔案資料的利用主體越來越多，檔案管理服務模式需要不斷提高，這就要求必須丟掉傳統式的管理模式，采用現代化管理手段，跟得上時代的發展節奏，利用不斷出現的問題創造新的管理模式。
三、信息時代背景下的檔案管理工作
1. 提高管理的標準化
檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時購置檔案柜硬件設施，并制定統一的使用方法、管理、調度標準，使檔案在實際的管理中，實現制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。軟件方面，對照標準化網絡化檔案建設標準，結合自身工作實際制定相關軟件使用標準，實現軟件使用的精簡、優化，實現信息記錄、報表等檔案資料的電子化管理。
2. 進一步推進信息化建設
近年來，隨著互聯網技術和計算機的普遍運用，傳統檔案文件逐漸被電子文件與數字檔案所取代，出現這種現象也是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求。檔案信息管理是通過數字化手段開發檔案中所蘊藏的豐富信息，將“死檔案”變為活信息，滿足社會綜合需求。數字檔案建設的基本條件和前提是將檔案信息資源數字化，如果無法實現數字化，那么檔案信息網上傳遞和檔案智能化服務就無從談起。
3. 加強安全保障體系建設
檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質檔案相比有很大的脆弱性，根據電子檔案管理特點實施有針對性的防護，安全防護也需要按照“分層實施，均勻防護”原則對檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子檔案系統進行防護，安裝加固軟件預防受到外界的安全威脅。同時，加強風險防控，確保監管安全，建立信息安全級別，根據信息安全、人員職責等因素，劃分電子檔案的操作權限，并積極引進電子簽章、活體指紋識別等新技術，進一步提高身份認證精度，從而保證電子檔案文件的安全。
此外，還應將檔案信息管理薄弱的單位確定為重點監管對象，及時更新監管檔案信息，實行動態管理，加強跟蹤檢查。
4. 提高人員素質
檔案管理質量的高低，很大程度上取決于管理人員的業務熟練程度和責任心，創新檔案管理建立在檔案管理工作人員素質的基礎之上。檔案管理工作人員的高素質是加快檔案工作發展的重要前提，也是國家全面發展的關鍵所在。首要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，錄用高素質和高技能人才；不斷加快現代信息技術中具有高層次信息人員的培養，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，在知識結構進行不斷更新中，提高檔案管理人員業務水平，使其對檔案管理中的計算機網絡和相關技術盡快掌握，讓他們能夠跟得上日益發展的業務知識，從而適應新的崗位需求。還要引進計算機專業人才，使得檔案館網絡化工作跟進。此外，應注意加強對檔案人員法律法規知識的培訓，促使檔案管理人員及時了解檔案管理新法規和新動態，對檔案工作具體內容的更新能夠在第一時間把握。
四、結語
隨著我國現代信息技術的發展，對信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時。在信息化時代下，要有突破舊觀念的決心，積極運用現代技術，創新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開發和利用速度，使得檔案資源在信息服務網絡化、信息管理標準化、數字化等方面的建設水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發展和運行，從而使檔案信息更好地為人們服務。
參考文獻：
[1]安艷芳.淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].山西檔案，2012（S1）：92―94.
1.引言
檔案是一種借助紙質形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會資源，它既保留了歷史的變革與發展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時代的到來，現代信息技術逐步滲透到了檔案管理工作之中，對此，我們應順應時代的變化積極探索有效措施以促進檔案管理工作的創新。
2.檔案管理工作創新的必然性及意義體現
信息時代下，傳統檔案管理方式的缺點日益顯現，總結起來有如下四點：第一，檔案管理工作理念落后。傳統的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實用”，是一種相對狹隘的理念思想，無法適應信息時代“信息量大，實用性強”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統的檔案管理工作是通過手工編輯及檢索實施的，無法及時并完整地對檔案資料進行歸檔。在信息時代下，這種傳統的工作方法已經無所適從[1]。第三，工作隊伍整體素養較低。信息時代下的檔案管理工作要求相關工作人員掌握更多的檔案管理知識，并掌握相關計算機使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統的檔案資料基本是以紙質形式保存的，而信息時代下則增加了電子信息的形式，所以傳統的保存及保密措施已難以適應當前的檔案管理工作。這些缺點的出現在客觀上要求檔案管理工作順應時展，及時進行創新與改革。
現代信息技術的應用促進了電子信息的出現，尤其是電子檔案的自動化收錄與管理實現了對于傳統檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務方式，在客觀上實現了信息的時效性、服務的效率性、檔案使用的有效性。
3.信息時代檔案管理工作的創新
3.1促進檔案管理工作理念的轉變
傳統的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實際使用意義，這樣的管理理念無法實現信息時代下檔案資源的功能價值，對此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價值，更注重其實用價值。具體來說可從如下兩個方面著手：第一，促進檔案管理工作人員形成現代創新意識。思想意識的創新是檔案管理工作創新的首要前提，是創新效果實現的必然要求，另外信息時代的到來促進了檔案管理工作網絡化及社會化的轉變。所以工作人員必須順應時代要求，及時摒除傳統的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實現檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態、嚴謹的態度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實用價值，在工作中努力提高自己的效率意識[2]。
3.2促進檔案管理服務方式的創新
檔案管理工作創新的基本承載體是服務方式的創新。對服務方式進行創新的途徑有如下三種：第一，要努力加強對電子檔案資料的自動化管理。信息時代下檔案管理工作的一個關鍵性問題就是電子檔案資料的自動化上傳與整理，這種電子檔案資料通過簡單的下載便可實現科學及有效的使用。對此，必須努力加強對于電子檔案資料的自動化管理，以實現檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構建網絡服務平臺。傳統的檔案利用方式需要由專人到檔案部門進行搜索和查詢，耗時較長，且工作效率相對較低，難以適應信息時代對于信息實效性及有效性的要求。對此，我們應有效利用計算機及網絡技術，努力構建具有開放性、廣泛性的網絡服務平臺。第三，促進檔案部門之間的“十字聯合”，有效實現資源共享。所謂“十字聯合”是縱向聯合與橫向聯合的結合體。隨著社會的不斷發展，人類所積累的信息量與日俱增，對于這些豐富的資源，單靠某個或某幾個檔案部門是無法實現對于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門打破傳統的“各自執政”局面，積極開展橫向和縱向聯合，以有效實現資源的共享。
3.3有效加強檔案資料的保密工作
現代信息技術就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來便利及機遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來隱患。在使用計算機的過程中，隨時都會出現設備故障、病毒感染、操作失誤、存儲丟失、人為破壞等問題，不利于檔案信息的保存與保密。對此，必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門應啟用安全性能高的軟件系統以保障系統安全。第二，禁止在檔案管理及使用過程中與外網鏈接，以避免黑客入侵。第三，對計算機進行周期性的全面檢測、及時殺毒。第四，對于重要檔案資料及絕密檔案，應采用專業保管設備及措施。第五，對檔案室的進入權利進行設置，避免人為破壞狀況的出現。
4.結語
檔案管理工作在日常生活中發揮著重要作用，我們必須順應信息時代的發展要求，積極探索更多有效措施促進檔案管理工作創新。
參考文獻：
