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第二，傳統檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。
第三，由于紙質的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當等原因導致新聞檔案受損，如果發生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。
隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術與因特網技術的不斷發展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發展的同時，逐漸涌現出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質保存。由于電子文件載體具有一定的不穩定性，而且信息技術也不穩定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數據安全的途徑之一。當前，將紙質文件與電子文件進行轉化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質與磁盤、光盤等介質一起進行有效歸檔，進而形成內容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關部門不僅要在每一卷紙質檔案上進行備考表的設置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。當前，磁介質與光介質的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內與紙質檔案并存。
從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質實現了進一步的技術改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質與磁介質歸檔方式為主、紙質介質歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質介質歸檔為主、光介質與磁介質歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質性內容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關工作的重要依據。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠實現快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現了問題，就體現出紙質檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。
三、信息時代新聞檔案的管理方法
新聞單位的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著很大的區別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。
（一）加強新聞信息的儲備管理
新聞信息量非常大，必須要經過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監控新聞檔案的相關信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現出來，進而在更高的層次上實現信息儲備與信息需求的統一。
（二）加強信息技術的應用
新聞檔案在很大程度上可以說是當地歷史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術的廣泛應用。現代信息技術主要表現在光盤技術、計算機技術，以及縮微技術等方面，這些技術在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網絡管理化水平仍然比較低，在以后的發展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎上，不斷引用現代信息技術，進而促進新聞信息資源的共享與價值。
（三）加強新聞檔案的人文管理
從新聞檔案的內容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術畢竟只是一種管理技術，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的?，F代信息技術只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術是不行的，還必須要有人的有效參與。
（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質
新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業素質。當前，在計算機技術日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經不能夠僅僅局限在傳統的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發展。
Abstract: for the development of the municipal files in our country socialist market economy, and promote socialist modernization construction of our country is very significant, it is important to solve economic disputes of the material basis, is also solve the demolition work and old city reconstruction work in an important reference for problems of our country, the construction of modernization in the city has very important function, establish and improve the urban construction file management mechanism, make corresponding management strategy, improve their management way, give full play to the management work of the municipal files positive role.
Key words: ChenJian planning file management necessity
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
改革開放以來，我國的經濟建設取得了驕人的成績，城建規劃也取得了長足的發展，隨著社會主義市場經濟的快速進步，城建規劃檔案管理工作也被提上了議事日程，在開展陳建規劃檔案管理工作的過程中，必須要充分重視城建規劃的社會效益和經濟效益，統籌好各個環節之間的工作關系，建立健全城建規劃檔案管理工作的統一體系，真正發揮好城建規劃檔案管理工作的重要意義。
一、加強城建檔案管理工作的重要性
1、為我國的社會主義經濟建設提供良好的信息依據。城建檔案對于發展我國的社會主義市場經濟，促進我國社會主義現代化的建設具有很強的現實意義，有效地對城建檔案進行保存和管理，能夠有力地推動我國城市建設工作的進步，是城市規劃、科研、管理、建設及工程擴建、維修、改造等工作中都不可缺少的憑證和依據，能夠為我國的城市建設提供良好的信息資源，城市建設工作人員通過對城建檔案進行管理和有效地利用，不僅能夠減少城市建設工作中的原材料損失率，節約人力、物力、財力，減少建設成本，還能加快城市建設的步伐，為我國的城市建設贏得寶貴的時間。
2、城建檔案是解決經濟糾紛案件的重要材料依據。在當前我國的經濟建設過程中，經濟糾紛案件此起彼伏，如何保障公民的根本利益，是擺在國家面前的重要課題，我國有十幾億的人口，經濟糾紛的案件占據了案件解決人員的很多時間，如果經濟糾紛遲遲得不到解決，不僅影響到了公民的根本利益，也會給政府的行政工作帶來很大的壓力，而在這個時候，城建檔案就能起到很好的憑證作用，通過對城建檔案進行查證，就能很好地解決經濟糾紛的案件，既節省了案件解決人員的時間，又能充分保障公民的自身利益。
3、在拆遷工作和舊城改造等工作中，城建檔案起著有力的參考憑證作用。隨著我國城市現代化的建設步伐不斷加快，各地紛紛開展舊城改造和房屋拆遷工作，在進行這些工作的過程中，難免會出現居民與城建單位的糾紛問題，要想做到既能保障居民的利益，又能促進城建工作的順利進行，就必須要找到具有說服力的參照物和憑證，在這一過程當中，城建檔案就能夠發揮其自身的優勢，為拆遷工作和舊城改造工作中出現的問題提供解決的依據和辦法，促進我國城市化的更好更快建設。
二、城建檔案管理工作中呈現出的相關問題
1、檔案管理人員對城建檔案管理工作沒有做到充分地重視。一方面，城市建設單位對城建檔案管理工作的重要性沒有一個科學的把握，做不到充分地重視，這樣的一種工作認識使得城建單位在進行施工建設的過程當中總會抱有一種輕檔案、重建設的錯誤思想，認為城建檔案的管理工作沒有進行的必要性，在自己的工作范圍內嚴重忽視了城建檔案管理工作，缺乏運行城建檔案管理工作的有效機制，尤其是在一些建筑類的行業，城建檔案管理人員沒有實際的業務水平，常常是由工程中的資料員兼職城建檔案管理員，缺乏科學的檔案管理智能作用，造成了城建檔案管理工作中的巨大缺失。
2、缺乏具有專業素質的城建檔案管理人員。隨著我國城市建設的不斷發展，城市建設的工程量日益加劇，城市建設工作中對城建檔案管理人員的素質要求不斷提高，但是受傳統的城建檔案管理思想的影響，我國現在嚴重缺乏能夠從事城建檔案管理工作的專業人才，當前情況下，很多城市建設單位的檔案管理人員大都是由一些資料員進行管理的，缺乏技術技能和專業素質，導致我國的城市建設信息化建設遇到了很多的困難。
3、我國的城建檔案管理工作缺乏必要的安全保障。從科學發展觀的角度出發，任何一項工作的展開都需要建立安全的保障措施，一般來說，對于城建檔案管理工作的開展，首先就要建立好城建檔案館這一特定的檔案保存場所，對城建檔案管理建立專門的管理機制，切實制定相應的管理制度，我國的城建檔案管理工作之所以出現眾多漏洞，其很大的一方面原因就是沒有建立一個完善的檔案管理機構和機制，造成我國的城建檔案缺乏統一的管理，在進行城建檔案管理工作的過程中，缺乏先進技術的有力支持，沒有對城建檔案管理工作開展有效的網絡技術管理開發和應用，造成城建檔案管理工作的效率遲遲得不到有效地提高，因此，在此后的城建檔案管理工作中，國家一定要給予大力的技術支持，不斷提高工作人員的相關技術技能，以先進科學的技術帶動我國城建檔案管理工作的有效進展，進而推動我國城市化的建設步伐，促進我國經濟的繁榮發展。
結語：隨著我國城市化建設步伐的不斷加快，城建檔案會越來越多，城建檔案的管理工作也必須引起有關人員的足夠重視，我們要不斷加強城建檔案管理工作，建立完善的城建檔案管理工作機制，制定相應的管理策略，加強對城建檔案管理的立法工作，切實實行科學發展觀的領導思想，加強對檔案管理工作人員的素質培訓，提高他們的專業技能和專業素質，促使他們樹立正確的人生觀和價值觀，要求工作人員必須要有強烈的責任心和政治意識，本著全心全意為人民服務的理念，切實做好自己的本職工作，同時，也要加快城建檔案管理工作的科技水平，采用先進的數字化信息技術，為城建檔案管理建立良好的網絡管理機制，樹立與時俱進的思想，不斷改進自己的管理方式，充分發揮城建檔案管理工作的積極作用。
參考文獻：
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[2] 孔令建. 淺談取消檔案保證金后如何豐富城建檔案館藏[J]. 山東檔案 , 1999,(06) .
【 abstract 】 the highway engineering construction to have large scale construction, long life cycle, the highway engineering structure and process complex, environmental influences change is big and related units in many features, construction of the construction of the project is in the dynamic conditions of implementation, so the highway engineering archives management for highway engineering construction have been invaluable the important role.
【 key words 】 file management, integrity, management system, personnel quality
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
一些同仁認為,檔案資料整理是非?，嵥榈墓ぷ?因此對檔案管理工作只是敷衍了事。但是近年來一些頻繁發生的公路工程質量事故,包括橋梁、房屋的突然垮塌,特別是道路橋梁垮塌案暴露出來的公路工程質量問題,都給我們提出一個十分客觀的問題:事故發生后我們以什么為依據來分析事故原因?以什么來鑒定事故責任等等?從中我們不難看出并發現，只有依據工程檔案來分析還原認定，所以公路工程檔案管理的工作質量也是公路工程質量的重要構成部分。
公路工程檔案管理工作的好壞,不但可反映出工程管理的規范性，更反映出工程管理人員的素質高低。借鑒以往獲得重大獎項的公路項目,無一不是對工程檔案管理工作都是極其重視的、對檔案的編制及管理極其嚴格的。因此,筆者從三個方面簡單闡述公路工程檔案管理絕對不是可有可無的。
1、檔案收集的系統完整性
1.1、檔案管理人員應高度重視兩點檔案資料的收集工作
1.1.1、辦公室收發文件時要嚴格、細致地做好檔案資料收集。
1.1.2、日常收集與年底歸檔整理時要特別注意查漏補缺。
1.2、檔案收集工作全員參與的必要性
只有通過上至領導干部下至全員職工的共同努力,才可將公路工程檔案資料收集得更為齊全和完整,才能在今后的公路建設中,把最系統和最有價值的檔案信息傳遞給使用者。
1.2.1、單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據信息的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個項目都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、會議記錄等等資料收集歸檔,做到當天收到當天進行歸納整理,避免遺漏，確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。
1.2.1從領導到干部職工都要增強“檔案意識”,加大宣傳力度,抓實、抓好檔案管理,營造“公路工程檔案人人有責”的正確觀念,激發大家收集整理檔案的熱情,為檔案工作的完整性提供堅強嚴謹的組織保證。
1.3、公路養護工程檔案管理實例說明
養護部門在進行專項、大修工程檔案驗收時，應把驗收工作重點放在以下幾個方面上：
1.3.1、工程檔案資料齊全、系統和完整。
1.3.2、工程檔案資料真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。
1.3.3、工程檔案已整理立卷，立卷符合有關規范的規定。
1.3.4、竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，并蓋有竣工圖章；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；文件材質、幅面、書寫等符合要求。
1.3.5、為保證養護工程檔案達到規范化、標準化，養護工程檔案管理人員應對本年度的專項大修工程按照工程名稱進行系統整理，并編寫科技檔案歸檔目錄，方便日后查閱。
2、建立健全檔案管理制度
2.1、有效利用現代辦公設備
充分利用數字攝像機、掃描儀、計算機等現代化設備與技術手段，對公路建設和養護期間檔案資源實行信息化管理，并進行系統化的整理編輯和存儲。通過對公路工程檔案的存儲數據，以達到有效資源的合理利用與共享。
2.2、明確分工，定崗定責
明確項目檔案的分管領導及各部門職責分工，將項目文件資料的形成、積累和管理列入有關領導和部門管理人員的職責范圍工作標準或崗位責任制，嚴格公路工程建設各階段檔案的職責義務。
只有工程項目建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證促使施工技術材料記錄齊全。
3、提高檔案管理的人員素質
加大檔案人員隊伍建設，通過培訓,強化檔案人員的信息意識、保密意識等等不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者和守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。
3.1、新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養以及良好的職業道德,從而提高檔案工作在社會中的地位,多從他人身上吸取優秀的經驗，取他人之長，補自己的不足。
3.2、營造向上積極的工作氛圍，增強系統凝聚力，從而使檔案人員對其職業產生自豪感和滿足感。
3.3、將一段時期內的工作任務設立為目標，并以此作為獎懲標準，充分調動檔案管理人員的工作積極性。
檔案管理工作的性質決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業技能，因此，要打造高素質的公路工程檔案管理人員隊伍，就必須改變以往的用人制度，實行競爭上崗的用人原則，堅持學歷與能力相結合并且以能力主的用人機制，在職務晉升時應建立公開、公正、公平的用人制度通過采取舉辦培訓班和座談會，檔案檢查指導等多種形式，提高公路工程檔案人員隊伍的整體素質。
4、結語
國家為了加強檔案管理工作,不斷地頒發檔案管理的法律法規。眾所周知，檔案管理是一項系統工程, 新時期下的公路工程檔案管理工作,在一定程度上既存在困難也存在希望,因而努力實現公路工程檔案的創新和發展是勢在必行的。
公路工程檔案管理工作如何適應新形式,已經成為當前檔案管理工作者亟待研究和解決的問題。由于公路工程資料收集和整理是一項系統性、長期性和繁瑣的過程,牽涉部門多,覆蓋范圍廣，因此需要各部門上至領導，下至員工共同努力。
為此我們必須要改變檔案管理工作長期封閉的局面,摒棄舊的觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。
參考文獻
1、公路工程資料管理.趙立娜，閆新房.化工出版社：2007年6月
2、電子文件管理基礎.丁海濱，趙淑梅.中國檔案出版社：2007年3月
3、文書工作與檔案管理.徐彥.東北財經大學出版社：2007年5月
對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質量控制主要表現為施工現象的質量控制，包括產品質量控制、工藝質量控制。具體來說，影響質量控制的因素主要表現在人、機、料、環境以及方法這五個方面，而通過專業培訓后持證上崗的“人”，需要現場調度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內。由此可見，檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設
工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環節的具體細節，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現出了工程檔案的價值和活力。
二、強化工程檔案管理的措施
（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓
工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等?？梢约訌妼n案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質。定期組織學習專業理論知識。要積極培養檔案工作人員懂技術、業務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現持證上崗；集中組織業務培訓。此類培訓如果單位內部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內容作詳細培訓。
（二）進入施工現場，增強檔案的真實性
加強工程檔案管理工作是工程規劃、建設以及管理的重要依據。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現場，對登記在冊的工程項目進行現場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現場的同時也要與建設單位一同進行現場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。
（三）通過計算機與互聯網資源，強化檔案的網絡化管理
利用軟件對檔案實行信息化管理已經成為檔案管理的發展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯網技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協調能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實行崗位責任制
檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內容缺乏真實性的現象發生。檔案編制需要經過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環節如果某一部分出現紕漏，都會影響下一環節，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發現檔案出現問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。
現今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現科技管理。現在是一個科技時代，單位沒有把信息技術這個科技產物很好的與檔案管理完全結合起來，通常只是簡簡單單發揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發。
二、對癥下藥
領導看重。領導一句話，頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設立機構，安排專門人員從事相關管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效，使他們有更好的工作心態，從而促進人事檔案管理。
撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當給予項目經費，要把它列入每年的經費預算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設備，做到硬件設施杠杠的。要實現專業化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準，必須是招專業人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質、業務素質、道德素質。
檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識，將它應用于實際工作中去，同時要不斷結合單位實際情況，創新工作方式方法，提高業務能力。最后，要有良好的道德素質，做好檔案管理工作，要有責任心，對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細，確保資料齊全真實，管理得當。單位應當制定相應的規章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經過細致檢查，這些過程都要制定相應的標準，不能人為恣意的發揮主觀能動性，一切按程序按制度來。
實現科技化管理。應當及時更新檔案管理技術，將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上，提高工作效率和工作質量，延長人事檔案的壽命。
（一）可以提高檔案管理工作的安全度。紙質檔案的質量極易在外界自然、社會背景的作用下，受到損壞。比如氣溫、空氣濕度、自然災害等要素都會縮短紙質版文件的使用壽命，長時間的保存，可能會影響其完整程度。而與紙質版資料相比，電子版的保存時間更長，質量更高，而且可以在備份等軟件的應用下，快速地實現復制、粘貼、修改等工作。辦公自動化系統的運用下，檔案可以進行電子化存儲，不僅提高了資料的可讀性和儲存性，還能夠按照相關工作人員的不同要求完成不同格式的存儲工作。在辦公自動化技術的幫助下，文檔的傳送、查閱更為便捷，還能有效防止檔案出現遺失問題。
（二）可以提升檔案管理工作的效率。醫院檔案和電子信息技術相配合，科學地協調了文書處理和檔案管理二者的聯系，工作者需要每天按時整理歸納好當天的文件資料，使之變成電子檔案，這有效地防止了檔案丟失的后果，并且使檔案的完整性和可檢索查找性得到了保障。特別是那些病歷檔案，必須得到真實全面連續的記錄和保留，能準確反映病人的治療情況與病情變化過程，提高辦公自動化程度，能夠使醫護工作者快速精確地了解到資料記錄的實際情況。
二、醫院檔案辦公自動化的不足之處
（一）自動化管理制度的不科學。當前社會的許多醫院檔案信息化水平還不夠成熟，軟硬件設施不全，且電子檔案的儲存也得不到保證，致使患者病歷等資料泄露。雖然醫院對檔案管理事業的關注也越來越多，但是自動化系統的不完善，管理機制的缺失，都導致檔案管理走不上科學的軌道，從而造成醫院的資金浪費非常嚴重的問題。
（二）辦公自動化系統不健全。目前，許多醫療機構在辦公自動化設備和軟件的配置上不夠完善，資金供給不足，使辦公自動化水平不高，檔案系統不健全，這些情況最終導致醫院的檔案管理水平較低。鑒于當前的辦公室自動化系統開發商的技術實力高低不一，使許多被開發出的軟件無法滿足檔案管理的工作要求，自動化系統內部也缺少傳送電子資料、歸檔管理資料相結合的電子檔案管理子系統。
（三）檔案管理信息化的專業人才不足。雖然現在許多醫院在購買和配備先進設備方面有了更大幅度的資金投入，但是在人才配備和補充方面還沒有投入必要的重視，導致檔案信息管理工作比較落后。檔案管理工作者總是不具備辦公自動化領域的理論基礎，醫院單位也沒有針對內部工作人員安排專業化的知識和技能培訓，進一步加劇了?t院檔案管理水平低下的嚴重程度。
三、做好辦公室自動化環境下醫院檔案管理的措施
（一）制定規范的管理標準。目前，醫院檔案管理的有關工作流程包含了歸納整合、搜集、保存、編排、統計以及檢索等等步驟，這些保證了檔案管理標準的制定和確認，促使所制定的標準與國家檔案部門法定標準相吻合。如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況，因此，工作人員需要嚴格把關，開展標準化的高效率管理工作。其次，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（二）建設高素質的檔案管理人員團隊。我國的醫療衛生事業正在不斷地發展和壯大，醫院檔案數量也在不斷增加，這就增加了檔案管理人員的工作量，加上現在更多各種各樣的新型技術不斷涌現，檔案管理方法日趨科學化，只有能駕馭這些新技術和方法的工作人員才能做好檔案管理工作。對此，醫院要加大對檔案管理人員的知識培訓力度，為檔案管理工作人員提供更多的學習機會，優化知識結構，提高綜合素質，以便適應辦公自動化環境的需求。
關鍵詞 醫院 檔案管理 信息化 必要性
醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。
一、檔案信息化完善了檔案管理模式
在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。
二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善
在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。
三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。
四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。
五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件
醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。
參考文獻：
檔案管理專業是高職院校文秘專業和行政管理專業的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養的文秘人員，是直接服務于社會的專業人員。目前社會需要文秘人員的單位既有黨政機關、大型企業，也有小型企業。在一些小型企業，文秘常常身兼數職，既是領導者的助手，又是檔案管理者。而小型企業的檔案管理既有企業內部資料，又有相關人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規律、性質和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點，就必須要在“檔案管理專業”中學好這門課。目前，我國的檔案管理專業在教學中還存在一些問題，阻礙著該專業的發展。首先，在教學方式上，目前的檔案管理教學還存在著填鴨式的教學方式。教師在講課時，只注重理論傳授，缺少與學生的互動。更缺少學生的參與。檔案管理本來就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學中如果用枯燥的方式進行講授，很難使學生產生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學的目標是偏重于實用性，學生掌握了相關技能，就要馬上投入到工作實踐中。這樣的教材就和生活嚴重背離。理論性的教材內容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學生很難掌握。并且這些概念性知識在以后的實際工作中，并沒有多少使用價值。隨著計算機的普及，當前的檔案管理已經采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計算機時代，檔案管理已經成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒有體現這一點。第三個問題是課程設置問題，目前的檔案管理課程偏重于理論學習，輕視了手工操作。檔案管理是個細心加耐心的復雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進行訓練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實際操作為主。如果只重視理論，將來學生走上工作崗位就會出現手忙腳亂的狀況。第四個問題是教師存在的問題，目前檔案管理專業的教師，大多數是文檔一體化之前的教師，他們對于這種與電腦相關的檔案管理黑沒有完全適應，因此在教學中也不能將這種新操作方式傳給學生。一些學生常常在學校學不到這類知識，還是在實習階段自己通過實習，向從事這門技術的專業人員學來的。
二檔案管理專業改革的途徑探索
檔案管理專業的教學改革要從以下幾個方面做起。
（一）改善教學方式
進入新世紀以來，我國各行各業都重視對專業人才的使用。過去，一些小型企業的文秘工作，一般都是找個中學生來代替，或者是家族企業的家屬擔任。但進入新世紀以來，企業管理越來越專業化，小型企業和家族企業也步入正規化。因此文秘人員的市場需求也越來越大，在教學方式方面，要將實用型人才的培養放在首位，而實用性就是要強調學生的動手能力。在教學檔案管理這門課程時，要強調檔案的重要性。像我國目前就有很多與檔案有關的電視節目，如《國寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關，可以將這些內容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學生明白檔案管理的重要性。在教學課程中，教師要鼓勵學生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關檔案，來強化他們的理論知識。
（二）改善教材內容
高職教育是目前我國高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實用性掛鉤，編寫適用于高職學校使用的教材。增加實用性和現代化內容，摒棄那些不適合時代的陳舊內容，將動手能力作為教材的主要部分。由于目前出現的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關內容，這樣，學生走上社會就會利用自己掌握的技服務于社會。
（三）課程設置的改革
在課程設置上，也要將動手能力的課程時間加大，讓學生在學習中實踐，這樣便于鞏固知識，也鍛煉了他們的實踐能力。動手能力不僅是掌握計算機技術，還要通過實習，幫助企業制作檔案，這樣才能使學習和生活聯系在一起。閉門造車式的制作不能適應社會需要。
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0217-02
0 引言
隨著經濟的不斷發展，文書檔案的管理模式也在不斷更新。整理和收集文書檔案的電子文件，不斷推行電子化管理方法，是目前文書檔案管理需要解決的主要問題。文書檔案的數字化管理模式主要是應用不斷發展的數字化技術，比如，數字壓縮、文件掃描、影音文件以及視頻文件等，通過文字識別技術獲得圖片文件，并且利用先進的存儲管理手段將圖片儲存于數據庫中，有利于對文書檔案的及時檢索，同時憑借網絡技術實現文書檔案的數字化管理?；跀底只芾砟Ｊ降奈臅鴻n案管理模式可以實現網絡共享和文書檔案的遠程傳遞，可以建立起及時、快速、精確、全面的數字化檔案管理系統，從而能夠實現文書檔案的智能檢索，最終能夠提高文書檔案的利用率。
1 建立文書檔案數字化管理模式的必要性
1.1 文書檔案數字化管理是信息交流的基本要求 目前經濟正在飛速發展，文書檔案的使用需求不斷增加，在各部門之間進行文書檔案的交流日益頻繁，因此，人們需要一種更加便捷、有效的途徑獲得各類所需要的文書檔案，需要文書檔案管理部門能夠建立一種有效的文書檔案數字化管理模式，從而實現部門之間文書檔案的信息共享。
目前，數字化技術水平飛速發展，并且在很多領域得到了廣泛的應用，所以，文書檔案的數字化管理是文書檔案信息資源管理的關鍵。
1.2 文書檔案的數字化管理是檔案管理現代化的主要模式 隨著信息技術的不斷深入，文書檔案的管理應該緊跟時代前進腳步，不斷地進行文書檔案的信息化管理模式的創新，極大地提高文書檔案的管理效率，轉變傳統的文書檔案管理的模式，因此，文書檔案的管理模式應該順應時代的發展方向，充分地發揮出文書檔案信息資源管理的功能。數字化管理模式是文書檔案現代化管理的關鍵方法，是文書檔案管理和信息技術、網絡技術、多媒體技術等現代化數字技術相結合的產物，在文書檔案管理應該得到全面的推廣，這樣才能真正地促進文書檔案信息管理的創新發展，能夠有效地滿足各部門對文書檔案的實際需要。
2 文書檔案數字化管理所面臨的問題
文書檔案的數字化管理模式是提高檔案現代化管理水平的主要方式，文書檔案數字化管理的模式中，檔案管理機構在進行文書檔案管理的過程中投入了大量的人力、物力，并且對文書檔案進行了非常煩瑣的數字化加工處理。數字化加工需要將文書檔案通過圖片掃描的方式轉換為電子文檔，并且將電子文檔錄入到數據庫中的某個路徑下，文書檔案的需求者可以通過相應的路徑檢索到自己所需要的檔案信息。
然而文書檔案管理機構在對文書檔案進行數字化管理的過程中沒有關注文書檔案數字化信息的元數據，缺乏對文書檔案數字化信息的管理，因此，文書檔案數字化管理面臨著許多問題需要進一步地解決。
2.1 文書檔案的形式多樣，整理和儲存困難 目前，各部門的文書檔案內容比較繁多，形式也多種多樣，假如還利用傳統的檔案管理方法對其進行分門別類地管理，流程會非常復雜，而且管理效果也不夠好，同時一些檔案管理工作人員需要花費較多的時間對眾多的文書檔案進行管理，文書檔案管理的水平無法達到要求。傳統的文書檔案管理模式存在著比較大的缺陷，由于文書檔案的數量較多而占用較大的空間，如果文書檔案的儲存環境不佳，可能會導致文書檔案的損壞，因此在數字化管理方法上還沒有得到進一步的發展。
2.2 文書檔案的數字化管理所需要的軟件技術發展迅速 文書檔案數字化管理的基礎保障是文書檔案管理的配套設施、管理軟件以及操作系統，這些因素是文書檔案能夠進行靈活錄入和檢索的前提。
目前，信息技術不斷發展，計算機的升級速度驚人，因此，經常出現文書檔案的管理軟件和計算機硬件之間不兼容的現象，經常產生無法讀取文書檔案信息的情況，一些情況下，新的軟件無法使用，因此，這一方面給文書檔案管理提出了新的挑戰。
2.3 文檔信息的安全性不穩定 在信息化發展的今天,盡管文書檔案信息管理具有很好的便利性，但是它的信息安全性還具有很多的問題。在網絡環境下，導致文檔信息保密性差和安全性低的原因有：首先是文書檔案信息管理人對文書檔案造成的安全隱患。這是因為管理人員的自身素質較低，沒有較強的安全防范意識和保密意識，尤其是在對某些得向公眾的信息沒有進行嚴格的審查和管理，加之操作人員沒有具備相關的計算機安全和網絡安全的知識因而對信息的管理操作沒有按照規范的程序進行，沒有備份好相關的數據資料等。另外，這是因為在現代網絡技術、計算機病毒盛行，或者某些黑客們對信息管理系統的蓄意攻擊導致文件沒有安全的信息保證。這些都使得讓現代文獻信息的收集管理受到威脅和挑戰。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123
[中圖分類號]G273.5；G258.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01
圖書檔案的管理對于圖書館來說尤為重要，檔案當中詳細記載著整個圖書館的發展軌跡和運營的狀況，具有重要的價值。伴隨著信息時代的發展，圖書館的部分檔案管理可能并不能滿足對于圖書館的發展需求，在這樣的情況下信息化的圖書館檔案管理能夠更好地實現整個目標，可以避免人工整理的繁瑣，并且在很大的程度上降低了整理過程中的錯誤率。隨著時代的進步和發展，圖書館檔案管理與信息化建設有著密不可分的關系，信息化建設在圖書館檔案管理中占有重要的地位。
1 圖書館檔案管理的主要內容
圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業務檔案管理和設備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等；文書檔案指的是圖書管理上級領導下發的相關工作文件，圖書館的會議紀要、工作總結、工作計劃以及對上級機關發送的請示文件等。業務檔案指的是檔案管理部門日?；顒拥拈_展情況及業務的完成情況。設備檔案指圖書館設備的登記、清查、核對和維修信息，以及報p、報廢物品的核實登記信息。
2 圖書檔案管理信息化建設的重要意義
圖書館的檔案管理信息化建設，就是利用現代的信息與網絡技術，依據圖書館自身的發展要求和自身的建設要求來開發和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優質的信息化服務。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對圖書的相關需求。圖書檔案的信息化管理相對于傳統的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現在下面3個方面。
第一，隨著整個信息時代的不斷進步、發展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統的紙質檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時、精準地滿足讀者的要求。對比之下，檔案管理實現信息化后可以使用計算機和網絡技術，進行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準確率上都有很大的提高。正是通過網絡的終端，圖書館的的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關書籍內容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時間。
第二，在傳統模式下各個圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實現信息的共享非常困難。對如果采用信息化的檔案管理系統，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個開放的信息共享的平臺，與此同時，也給知識的傳播、科學的普及提供了更便捷的渠道。此外，對于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺上將能獲取更多的信息，讓時間得以高效利用，信息的時效性得以發揮，展示出信息化系統人性化的一面。
第三，在傳統的管理之下，儲存檔案的空間相對較大，還需要借書室、還書室、類室等相關辦公場所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設下的圖書管理工作只需要一個不是很大的空間，幾臺可以使用的電腦、存儲設備和服務器就可以實現圖書館的檔案管理工作，對于人力、財力、物力都是很大程度上的節省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會帶來更大的效益。
3 結 語
現階段，信息化建設對于圖書館的檔案管理工作來說，十分重要，其能更好地提高檔案信息的利用率及檔案工作的效率，滿足圖書館用戶的多元化需求。作為圖書館管理的重要環節，圖書館的檔案管理應該更積極地吸入現代信息技術，大力開展圖書館的信息化建設，從而促進圖書館的長遠發展。
主要參考文獻
引言
當今社會是信息化時代，伴隨著計算機技術的快速發展和廣泛應用，計算機已經在各個領域中創造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學習和工作習慣。為了滿足社會現代化發展需要，人們將先進的計算機技術應用到檔案信息管理當中，這樣既可以解決傳統紙質管理模式中無法克服的各種問題，也實現了檔案管理的現代化、科學化、自動化管理，有利于促進檔案管理工作的進一步發展，推動檔案管理事業的健康發展。因此，為了實現檔案管理的現代化，計算機的應用勢在必行。
一、檔案管理引入計算機技術是檔案管理實現現代化的發展要求
當今社會是信息化時代，世界各國對計算機技術的應用日益廣泛，隨著現代化信息技術的快速發展和應用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰日益增大，這就要求檔案管理進行改革，促進檔案管理事業的發展。將計算機技術引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實現檔案管理的現代化。在檔案管理中將計算機引入，具有明顯的優勢：
1.廣泛應用計算機技術。在日常的檔案管理工作中，計算機技術可以對大量的數據和信息進行存儲，同時還可以實現自動整理和歸類管理，當人們需要查找所需的信息時，只需要在建立的計算機系統中將相關的檢索信息輸入，計算機系統就可以快速的搜索出相關信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節約了大量時間，同時也可以保證信息檢索的質量。
2.滿足信息查找需求。由于電子檔案的大量產生，人們為了更好地將其運用，又將傳統的固態檔案錄入到計算機系統當中，這就建立了一個內容豐富數字檔案館，檔案館將先進的技術作為依托，促進了檔案管理工作的進一步發展。另外，相關技術人員利用互聯網建立了與檔案館類似的網站，滿足了人們對各種檔案信息快速查找的需求。
3.加強電子檔案管理。當前，在檔案管理工作中，由于建立了計算機系統，管理人員在計算機系統中將大量的紙質文件信息錄入進去，將其轉化成電子文件，這時管理人員只需要對電子文件進行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實現了檔案管理的現代化、智能化。人們在日常生活、學習和工作中，利用計算機獲得各種所需信息，促進了電子檔案的快速發展。隨著社會的快速發展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計算機技術來對各種檔案進行科學、高效的整理和管理，采用先進的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。
二、將計算機信息處理與檔案信息管理相結合的創新
近幾年，隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案事業發生了較大的變化和改革，檔案管理得到了進一步發展。其中檔案管理人員的綜合素質具有較大的提升，但是在檔案的信息化管理方面卻滯后于技術的發展。檔案管理作為一個復雜的系統性工作，不僅要保管各種檔案材料，提高檔案材料的利用，盡可能的保持歷史原貌，同時還要注重對檔案信息的開發與再利用，提高對信息的服務意識。而在信息的處理和管理方面，計算機技術具有非常大的優勢，通過利用計算機技術對傳統的管理模式進行改革和變動，進而實現檔案的現代化、自動化管理。
1.實現多媒體信息演示系統開發方式的工具化。一些檔案館利用計算機技術建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統，如利用者借閱引導、檔案館指南等。但是也可以發現，這些系統大多數都是專門性開發，軟件不具備通用性，每次在進行系統的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發軟件具有通用性，實現軟件的工具化，那么只需要對一些參數進行少量修改，隨機填充一些相關內容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統，從而節約了大量的人力、物力、財力，實現方便快速安裝具有廣闊的應用前景。
2.實現多媒體檔案信息處理的標準化和長久化。多媒體信息技術的設備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當前已經在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關標準。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關的載體篩選，面對數量龐大、種類多樣的光盤等介質，對它們的研究非常少，沒有一個標準的結論。這些工作投入大、周期長，相關的檔案管理者要引起重視，認真研究分析，制定出有效的措施解決。
3.通過多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機技術已經從內部信息的多媒體處理轉化成了處理功能的多媒體化。如利用語音的方式將各種文字信息錄入到計算機系統當中，同時通過計算機技術也能夠將簡單的字符轉化成圖像、影像或者語音的形式。另外還有超媒體技術等將這些技術應用到檔案管理當中，不僅僅實現了檔案信息錄入的方便快捷，同時還能夠將計算機進行擬人化，加強了檔案人員與計算機的聯系，使檔案管理邁入了一個新的階段。
三、總結
隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化得到了快速的發展。在檔案管理中引入計算機技術，是信息時代對檔案管理的要求，也是檔案管理自身發展的必然趨勢。檔案管理通過引入計算機技術，實現檔案管理的現代化、智能化、自動化，提高了檔案管理的工作效率，計算機技術在檔案管理中起到的作用將會越來越大，因此檔案管理者要不斷學習和吸收新技術，改革傳統檔案管理模式，使檔案現代化不斷邁入新的臺階。
參考文獻：
[1]王莎.試析計算機技術在檔案管理應用中的作用[J].黑龍江科技信息，2014，05：123.
