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傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。
2 電算化會計檔案特點
電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較
3.1 會計檔案的形成
傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。
3.2 會計檔案的歸納
因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。
3.3 會計檔案的管理方式
傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結束語
總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。
參考文獻
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關鍵詞 醫院 檔案管理 信息化 必要性
醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。
一、檔案信息化完善了檔案管理模式
在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。
二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善
在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。
三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。
四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。
五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件
醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。
參考文獻：
1數字化檔案管理元數據需求分析的內涵
在現有的國際、國內、行業等標準的基礎之上，才能實現數字化檔案管理元數據的需求分析，這些是針對具體的數字化檔案類型、用戶、業務管理流程等采用科學的方法所進行的元數據模型中元數據功能項的設置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數據元素、元數據模型。根據這一定義，應該明確的是，數字化檔案管理元數據的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學的方法。
2 數字化檔案管理元數據需求分析的信息源
數字化檔案管理需求分析的信息源，是以數字化檔案管理元數據需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權威性文獻、數字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數字化檔案的分類豐富，有多媒體數字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數字化檔案的管理元數據范圍的需求分析。
針對權威性文獻而言，權威性文獻可以分為法規、標準、政策、規范、最佳實現及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內外的有關文件管理、檔案管理和數字化檔案管理的法規、標準、規范、最佳實踐及理論中存在著的有關對數字化檔案管理元數據需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數字化檔案管理者、計算機系統管理員以及數字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數字化檔案管理元數據需求的分析方法
在數字化檔案管理元數據領域中，對數字化檔案管理元數據進行需求分析，要采用科學的方法才能保證其分析的科學性和準確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關法規、標準、政策、規范等，以保證符合現行法律的規定，是從“文獻”的抽象到具體數據元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數字化檔案元數據的需求。美國匹茲堡大學的元數據項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導法
從文件管理理論出發進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數字化檔案管理元數據的合理性，即是理論推導法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據，都對數字化檔案管理元數據的需求均具有一定的指導意義。
以澳大利亞元數據研究項目《教育、研究與產業合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數據主要依據澳大利亞所獨創的“文件連續體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學研究項目《數字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調查訪問法
通過對文件創建人員、文件管理人員等相關的專業人員等進行跟蹤訪談和數據分析，按照用戶的實際需要，在大數據的基礎上得出數字化檔案管理元數據需求。另外用到此方法的是在跨國聯合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統里的應用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業務流程為基礎，通過數字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數據是分不開的，所以，要理解元數據，就要緊緊聯系數字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統的手工管理業務流程。
以上方法各有優劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數字化檔案管理元數據具有合法性和憑證性，但建立的標準過于寬泛；理論推導法，可以保證其合理性和系統性，但建立的標準偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標準，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數字化檔案管理元數據的需求分析時，需要綜合作用各類所學多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數字化檔案元數據更全面和客觀的需求。
4關于數字化檔案管理元數據需求分析體系模擬建構
在以上探討數字化檔案管理元數據需求分析的內涵、信息源及方法的基礎上，筆者嘗試模擬建構需求分析體系。
首先，根據具體行業、應用領域的目標與特點，確定數字化檔案管理元數據需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規范、標準）、數字化檔案本身、用戶、數字化檔案管理業務流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學的方法對信息源進行分析，簡練出數字化檔案管理數據的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數據的提煉，將提煉到的元數據進行分類，再將具體的元數據納入到分析框架。最后，判斷元數據元素項的設置，形成數字化檔案管理元數據體系模型。
參考文獻：
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
一、職業教育檔案管理的重要意義
職業教育學校與普通的高等學校不同，每個專業課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關的教學依據，嚴重制約職業教育學校的發展。在職業教育中實行檔案管理，將相關的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業教育的教學能力，有利于職業教育的快速發展。職業教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內容，由于各個檔案內容較多、較復雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業教育的發展。
二、職業教育檔案管理主要內容
（一）文書檔案管理
文書檔案主要是指學校在日常管理中產生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業教育學校的發展過程，還包括學校在發展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發展的，對學校發展有利的項目，學校應該積極推進，摒棄學校發展中的不足之處，促進學?？焖侔l展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產生愛校的情懷。
（二）教學檔案管理
教學檔案主要包括：教學內容、教學筆記、教學成果等，學?？梢酝ㄟ^教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。
（三）學籍檔案管理
學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質等內容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據。
（四）設備、基建檔案管理
設備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設備詳情以及維護的相關信息等，一旦教學儀器設備出現故障，可以通過設備檔案，了解儀器設備的基本性能，并以此為依據，制定科學合理的解決辦法?；n案是指學?；A建設的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設的基本情況，有利于維護校園建設的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據。
三、加強職業教育中檔案管理的實踐性
（一）增強檔案管理的意識
職業教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關鍵性作用，檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關的專業知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識?，F階段職業教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業教育學校的發展帶來了巨大困難。加強職業教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。
（二）加大檔案管理的力度
職業教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領導檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業教育快速發展。在學校建設規劃過程中，應將檔案管理的場地列入規劃建設內，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區分，在檔案室內配備齊全的辦公設備，配備必要的電子產品，以及檔案管理相關的軟硬件設備。在檔案館或檔案室內建立紙質檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應該注意室內通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。
（三）建立完善的規章制度
在職業教育檔案管理過程中需要依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關的法律法規，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業教育檔案管理中，管理人員需要依據相關的規章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結等，再根據檔案內容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。
（四）實現信息化檔案管理
隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理也步入了信息化時代，職業教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術進行職業教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯網絡實現檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。
（五）提高檔案開發利用水平
職業教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業教育快速發展，檔案的開發利用才能體現出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復或者無價值的檔案內容，提高檔案的水準和質量。實現部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。
四、結語
通過職業教育中的檔案管理，可以幫助職業教育學校了解自身的不足，為學校的發展提供重要的依據。在職業教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關的規章制度，實現信息化檔案管理，發揮檔案管理的價值，不斷促進職業教育快速發展。
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1 啟示一：跳出思維的框框
所謂思維框框，是由實踐目的、知識儲備等因素構成的特定認識框架?！翱蚣苁且环N思維模式，是一種完全內化于你心中的結構。根據既定目標，通過簡化事實的手段實現有效理解的目的?！蓖ㄟ^框架的概念凸顯了眼前真實世界與你頭腦中認識到的世界的區別；并指出正因為我們不能離開框架思考，才有必要意識到框架的存在及其（我們思考的）局限性，進而理解只有“質疑和謙卑”才能從常識的桎梏中解放出來，開始“偉大的越獄”。[3]這種思維框框當面臨環境條件變化、出現新情況新問題或需要開拓創新時，就成了束縛創新意識的“枷鎖”。
這種思維框框在檔案學理論研究中并不少見?！拔募菣n案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點只是一例?！稒n案直接形成論》提出的許多觀點則跳出了這一思維的框框，比如，《檔案直接形成論》從檔案微小的實體――發文處理單入手進行分析研究，并提出疑問：“發文處理單是文件嗎？發文底稿是文件嗎？發文處理單、發文（文件）、發文底稿它們是一份文件？還是三份文件？實際上，發文處理單不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，為什么不與文件（發文）一同發給收文單位呢？”[4]。由此得出檔案不是由文件轉化而來，而是直接形成的。再如，《檔案直接形成論》從一份（套）文書檔案是由發文簽、定稿與文件正本構成，一份（套）人事檔案主要由履歷材料、自傳材料及屬于自傳性質的材料等等構成，提出“成套性不是科技檔案所獨有，而基本上是各類檔案實體的共性”的觀點[5]。
檔案學基礎理論研究面對環境條件的變化、面對新情況、新問題，需要跳出固有的思維框框，以適應變化發展中的檔案工作實踐，而不是“劃地為牢”。
2 啟示二：質疑精神必須有
質疑精神是科學研究者必須具備的一種素質。所謂質疑精神，就是不輕信，不盲從，遇事多問一個為什么。
翻開《檔案直接形成論》，里面就充滿了質疑，例如：“發文處理單是文件嗎？發文底稿是文件嗎？”“試問在日常工作中常見的印發件‘紅頭’文件和‘黑頭’文件‘轉化’的‘檔案’，有哪份文件是原稿、原本？哪份文件上有當事人的手跡？哪份文件是唯一的？”[6]“‘收文’文書檔案的實體指的是什么？是收文本身？還是收文處理單？還是收文+收文處理單？”“收文處理單是文件嗎？收文+收文處理單是文件嗎？”[7]“對‘受文者’也就是收文單位，他們能在此‘收文’中表達自己的思想和意圖嗎？”[8]“檔案副本是什么？是檔案？還是其他什么？檔案文書的副本是什么？是檔案？還是文件？還是其他什么？檔案文書正本是什么？是檔案？還是文件？還是其他什么？”[9]“歸檔中整理是如何整理呢？它與檔案工作中的整理工作有沒有區別？”[10]“文件和檔案以及現行文件的第一價值和第二價值是一回事嗎？文件價值和檔案價值、文件價值和現行文件價值、檔案價值和現行文件價值是什么關系？”[11]“文件印制少則幾份，多則數千份，而只有一份成為檔案走完了它完整的生命過程，其他的‘孿生兄弟’只有中途夭折了。為什么同樣的文件其生命過程不一樣呢？”[12]“有沒有必要創造出一個‘文件連續體’的概念來代替‘檔案’概念？”[13]等等。
古人云：“學貴有疑?！薄耙烧撸X悟之始也?！睈垡蛩固拐f：提出一個問題比解決問題更重要?！吧茖W則疑”。劉先生就是一位有著強烈質疑精神、善于提出問題的學者，他曾在2002年發表的《檔案天問》一文中大大小小羅列了上百個問題，[14]這還不是他“眼中”問題的全部，《檔案直接形成論》也只是劉先生質疑精神的產物和成果之一。我們應以質疑精神來審視既有的檔案學理論，進而推動其發展。
3 啟示三：歸納與演繹不可或缺
歸納與演繹是研究的兩種基本方法。布拉班迪爾指出：“當你觀察事物并用這些獲得的信息創造新模式或者改造舊模式時，你用的是歸納法。”“你頭腦中存在一個模型，當你用這個模型思考和行動的時候，你用的是演繹法?！薄把堇[法使用已經存在的框架，而歸納法則會產生新的框架?！盵15]對此，我們可理解為：理論，尤其是新理論，不能靠純理論推演產生。檔案學新理論只能從檔案工作實踐中總結歸納出來。而“脫離了豐富多彩的檔案工作實踐，檔案學理論是斷然無法發展的。即如果脫離了檔案工作實踐這個基礎，來閉門造車式地研究，那么其理論哪怕再成體系，成果的體現形式哪怕是再厚重的專著，其結果只能是所謂的理論、在檔案工作實踐面前必然顯得蒼白無力，毫無指導意義。正是從這個意義上講，檔案學理論的真正創造者是檔案實踐工作者，也只能是檔案實踐工作者?！盵16]國外一些知名檔案學理論創造者的經歷佐證了這一點。例如，英國詹金遜、美國謝倫伯格都是長期從事檔案工作的實踐者，前者的“行政官員決定論”，后者的“文件雙重價值論”，都是他們從檔案工作實踐中總結歸納出來的。而國內的檔案學理論研究現狀，則是一個反例?！爸袊鴻n案學的研究主體主要是高校檔案教育工作者，他們理論功底深厚而實踐經驗缺乏，他們具有完備的知識體系卻很少有機會深入檔案工作實踐”，“研究沒有實踐作為基礎，理論得不到實踐的檢驗和反饋，久而久之，學術就成了書齋學術，理論就成了空想理論。”[17]
相比而言，《檔案直接形成論》卻是一部來自檔案實踐、經過“歸納”和“演繹”的檔案學基礎理論專著。通讀全書，其闡述都是建立在實踐和例證的基礎上的，從發文處理單、發文（文件）、發文底稿為什么會共同構成一份檔案而不是一份文件的論述，到收文處理單的檔案作用案例分析，再到對檔案價值利用的定量分析等等，隨處可見檔案實踐工作的影子。這既是這部書難能可貴的地方，也是檔案學理論研究者的應當借鑒之處。
除了《檔案直接形成論》，劉先生通過對檔案館館藏檔案利用情況的總結和歸納，還提出過檔案館館藏檔案利用的五種規律，即：用少性、時效性、區域性、專一性、一次性。[18]據悉劉先生計劃著手撰寫一部關于檔案館館藏檔案利用規律的專著，目前正在做更多的調研和歸納論證。期望能早日看到劉先生的這部新作――同樣來自檔案實踐的檔案學理論專著。
需要聲明的是，我這里絲毫沒有否定中國檔案學理論的研究主體――高校檔案教育工作者的意思。我相信如果他們能夠深入到各個領域的檔案實踐工作中去做細致的調查研究，加上他們深厚的理論功底，一定能歸納總結出來自于實踐又能指導實踐的檔案學理論。
4 啟示四：擯棄學術成見、學術偏見和學術歧視
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學化與規范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經歷、學歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學歷水平和工作經驗，工作人員升調的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業知識水平?？偠灾?，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節，提升工作的效率，為人事部的調用提供參考依據。
二、人事檔案管理存在的問題
（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關工作部門由于對這一領域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態較為混亂。此外當需要調用工作人員的檔案時需要經過一道道工作審批與審核，這使得相關工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關工作領域人員對人事檔案管理工作出現懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。
三、加強人事檔案規范化管理的對策
（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態度認真和專業化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領域。當公司領導足夠重視干部人事檔案的工作領域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領域的進步與發展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業加強對此領域的重視程度。
（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設
干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領域應當納入現代信息化的建設，實現全網能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應當在公司的電腦系統中納入人力資源管理軟件，并設置專門的網站，使得相關工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統進行查詢。通過信息化建設實現對干部人事檔案的科學有效管理、能夠方便相關工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關工作領域人員應當確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結語
加強干部人事檔案規范化的對策還包括加強制度建設與績效考核、加強專業培訓，提升人事檔案開發利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠實施配套措施，以便促進干部人事檔案管理工作領域的進步。
參考文獻：
第一將人事檔案與信用檔案相結合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業單位對于人的評價標準，而信用作為人的最重要的評價標準之一，理所應當的應該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場提供更為完整詳實的社會信息，從而更完善的評價一個人。
第二，我國早已經設立了一個完善的個人信用數據庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數據庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經收集社會上各行各業工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎。[1]
第三，人事檔案管理應當借鑒信用檔案的管理方式
信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內容也是擁有時間性質的，一般來說，信息來源人的負面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內的信用信息不能用作商業行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質疑信息的真實性，或者發現信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質，這些性質都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]
2 人事檔案信息信用化管理的具體策略
2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當前的社會的發展
人事檔案收錄進信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標準，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進，信用記錄中擁有個人記錄與職業記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產生的負面評價有了詳實的記錄，維護了人才市場的公正。[3]
2.2 改變人事檔案的工作職能，有控制轉變為服務與監管
政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權利與工作權利，現如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉變其工作職能，走向服務與監管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務與監管的功能，加大人事檔案信用功能的發揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數人的權利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務。三：人事檔案的記錄人應當擁有知情權，使人人所有翻閱檔案的權利和質疑檔案真實性的權利。四：檔案里的負面記錄，應當在一定的時間里刪除，不能永遠跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業目的使用，任何侵犯記錄人隱私權的行為都應當受到法律的譴責。六：在法律上予以保護，檔案的形成、管理、使用都應當有監察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事檔案管理社會化
檔案的管理應當有權限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權利，人事檔案終究是為社會服務的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標準，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權對記錄人進行工作能力、職業道德方面的評價。當記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業的中立機構管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節約管理的成本，使檔案的管理高效。
2.4 網絡化檔案管理
檔案管理的網絡化是檔案管理的必然發展，當前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數據庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監管與服務。[4]
2.5 完善相關的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化
論文摘要：隨著檔案工作中心從“檔案保管”轉移到“檔案利用”上，對檔案信息開發人員的思維素養要求越來越高，本文就信息資源管理背景下，檔案信息開發人員科學思維的培養問題提出一些解決之策。
恩格斯指出：“每一個時代的理論思維，都是一種歷史的產物，它在不同的時代具有完全不同的形式，同時具有完全不同的內容。因此，關于思維的科學，也和其他各門科學一樣，是一種歷史的科學，是關于人的思維的歷史發展的科學”錢學森教授在《系統科學、思維科學與人體科學》一書中曾提出：“我想思維科學似乎應該是專門研究人的有意識的思維，即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業角色已從單純的檔案保管者擴展為同時作為概念、知識的提供者”[1]。檔案信息開發人員面對的更多的是諸如電子文件的真實性鑒定，網絡信息歸檔及其檔案化管理、數字遺產的保護與開發等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發人員對檔案信息的客觀性的把握，對所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息資源管理背景下，檔案信息開發人員科學思維的培養就顯的尤為重要，檔案信息開發人員需要培養自己科學思維模式，去解決檔案領域不斷出現的新的問題，同時檔案信息開發人員需要對自己的思維模式進行一些轉變，以更加符合檔案信息資源開發對信息開發思維素養的需要。
一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉變
（一）尋找問題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義
尋找問題原因思維指當一個問題出現時，追根溯源，探究問題是如何產生。這種思維方式不適合檔案的實際工作中對實際問題的解決。在檔案信息開發過程中，當遇到與檔案相關的問題時，檔案信息開發人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發點，而不應該以探究問題出現的原因作為自己思維的出發點。而如何解決問題的思維模式是問題發生時，不是去尋找事情發生的原因，而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發過程中遇到的問題，是一種更高效的思維模式。
（二）由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性
檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應該在學習檔案學專業理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。
比如根據《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關文件的規定，檔案館在接收現行單位檔案時，必須符合以下要求：
1.一個單位的檔案，應作為一個整體，歸入一個檔案館。
2.規定移交的應由有關單位收集齊全，必須經過整理，必須經過鑒定。
保管期限要劃分準確，要具備一式三份的案卷目錄（一份經檔案館簽收后退還原但單位保存），一份作為檔案館的檢索工具，一份由檔案館存檔），同時還應附一份有關檔案及其形成單位歷史情況的說明，與該部分檔案有關的資料，應隨同檔案一起移交?，F行單位在檔案移交之前，應就檔案的移交時間，移交方式等具體事項與有關的檔案館取得共識[2]。檔案工作人員在參與接收現行單位檔案時，需要判斷接受的檔案是否符合上述條件，而無需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中，遇到各種問題時，應有意識的問自己該如何解決，有什么解決問題之策，只有這樣才能漸漸的由問為什么的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉變。并使之成為自己的一種思維慣性。
二、由主觀性思維向客觀性思維轉變
（一）主觀思維、客觀思維定義
主觀性思維指人們在接受信息時，不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識且根據現有的知識經過自己的判斷，推斷后而得出的結論。已經改變了原有信息的原始面貌，而客觀性思維指在接受信息時，只接受客觀信息本身，而不加入個人的主觀判斷。
（二）強調客觀性思維培養的必要性
檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非?？陀^的，檔案信息開發人員必須從實際出發，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。
另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學。
所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學原理》》一書中，曾多次提到客觀性。如（1）在檔案著錄的要求中提到，檔案著錄應遵循以下要求：檔案著錄應客觀地反映被著錄檔案的實際情況，在對著錄對象的內容特征和形式特征的分析和選擇過程中，應以著錄對象為主要信息源，如實反映檔案的實際情況，即使對某些需要著錄人員自擬的內容，也應堅持從實際出發，切忌摻雜個人的觀點或褒貶，更不能無中生有，隨意增減。對某些不能確定的內容，應進行細致的考證，對考證確有困難的，也可以存疑；對檔案中某些詞不達意的部分，甚至錯誤的部分，一般也應該堅持客觀性的原則照錄，但應在自擬內容部分或附注內加以說[3]。（2）在檔案檢索中，主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來面目分析其主題，標引人員在分析檔案或提問的主題時，一定要不偏不倚，切忌摻雜個人意見，主觀猜測和褒貶，以避免或減少主題分析誤差的產生，保證主題分析的網羅度，專指度和一致度[4]。
另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學基礎》也多次提到檔案工作對客觀性的要求。如（1）全宗內檔案分類的科學性要求檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性，對于任何事物的分類，都必須力戒隨意性，由于檔案不同于其他資料，它是在機關活動中系統地積累而形成的歷史產物，所以必須遵循檔案自然形成的規律，從全宗成分的實際出發進行分類。全宗內文件之間可能有多方面的聯系，應當竭力保護它們在立檔單位活動中原有的某些主要方面的歷史聯系，為此，要按照不同機關、不同檔案的情況，科學地選擇分類方法，合理地設置類目，準確地歸類，使全宗內檔案的分類能夠較為系統地反映出立檔單位活動的面貌[5]。（2）檔案的鑒定應遵循客觀性規則，會計檔案鑒定應當避免主觀性的決斷。會計檔案的鑒定必須按照有關的標準，以及對會計檔案本身保存價值的合理預測為依據進行，各個立檔單位都應當按照財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案保管期限表》，結合本單位的會計檔案的實際情況，繪制本單位的會計檔案保管期限表，并用以指導本單位的會計文件、會計記錄或會計檔案的鑒定工作。任何隨意處置會計檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應當避免[6]。
（三）客觀性思維培養途徑
客觀性思維的培養需要一個漫長的過程，需要檔案工作人員在學習和生活中不斷滲透，使之逐漸成為自己的一種思維習慣。
在學習檔案學的理論知識過程中，檔案信息開發人員應有意識的要求自己只接受檔案信息的字面意思，及字面意思的前提，在閱讀檔案學教材及文章中，在涉及到檔案學現象的描述時，只允許自己客觀的接受現象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測。
在日常生活與人談話時，需要做到只接受對方說話內容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識。跟對方講話時，假裝對方什么都不知道，盡量把要表達的內容說的盡量詳盡，齊全。
三、演繹思維與歸納思維模式的訓練
（一）演繹思維與歸納思維定義
所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。
（二）演繹思維與歸納思維在檔案中的應用
全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案，按著某種異同將全宗內的全部文件，統一分成若干部分或層次，而且一分到底。
檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。
（三）演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖
1.思維導圖簡介。思維導圖，又叫心智圖，是表達發射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來，把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。
2.思維導圖在檔案信息開發中的應用。（1）如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中，最大檔案信息的主題（檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。（2）檔案信息思維導圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶，同時也突出關鍵詞要表達的意思，而且還可以節省大量的記錄空間。當然除了這些小的插圖，我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用CM來代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2）箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主題之間會有信息相關聯的地方，這時，可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。如果在分析信息的時候，有很多信息是相關有聯系的，但是如果都用箭頭相聯接起來會顯得比較雜亂了。解決這個問題的方法就是，可以運用代碼，用同樣的代碼在他們的旁邊注明，當你看到同樣的代碼的時候，就可以知道這些知識之間是有聯系的。3）只寫關鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞，這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4）思維導圖有很多線段，它每一條線條的長度都是與詞語的長度是一樣的。思維導圖的體現的層次感很分明，最靠近中間的線會越粗，越往外延伸的線會越細，字體也是越靠近中心圖的最大，越往后面的就越小。思維導圖的線段之間是互相連接起來的，線條上的關鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關系，而且線的走向一定要比較平行，換言之線條上的關鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到，而不是要把紙的角度轉了120度角才能看清楚自己在寫什么。5）做思維導圖時，它的分支是可以靈活擺放的，除了能理清思路外，還要考慮到合理地利用空間，你可以在畫圖時思考，哪條分支的內容會多一些，哪條分支的內容少一些，你可以把最多內容的分支與內容較少的分支安排在紙的同一側，這樣就可以更合理地安排內容的擺放了。整幅畫看起來也會很平衡，你畫思維導圖前，要記得思考如何布局會更好。6）學會思維導圖之后，我還鼓勵你能夠成立自己的風格，每一幅思維導圖雖然都有一套規則，但都能形成個人的風格。關鍵詞是最重要的一部分，因為思維導圖只記錄關鍵詞，檔案信息開發人員在開發檔案信息過程中，如果關鍵詞選擇不正確，思維導圖所要表達的信息就不準確了，要想學會全面總體的分析信息，需要學會觀察出信息當中哪部分是它們的關鍵部分，并搜索到它們的關鍵點，也就是關鍵詞。
3.思維導圖在檔案信息開發人員科學思維培養中的作用：（1）成倍提高檔案信息開發人員學習的速度和效率，更快地學習檔案館藏中的新知識與復習整合已有的檔案舊知識。（2）激發檔案信息開發人員的聯想與創意，將各種零散的有關檔案信息資源的智慧、資源等融會貫通成為一個系統。（3）讓檔案信息開發人員形成系統的學習和思維的習慣，并使檔案人員將能夠達到眾多檔案信息開發人員想達到的目標，包括：快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。（4）做思維導圖的時候，檔案管理人員會處在不斷有新發現和新關系的邊緣，鼓勵思想不間斷和無窮盡地流動；有助于檔案信息直接的融合與交叉，建立新的聯系，對信息有所創新。（5）檔案信息開發人員的大腦不斷地利用其皮層技巧，起來越清醒，越來越愿意接受新事物[7]。
俗話說，十年樹木，百年樹人，冰凍三尺非一日之寒，檔案信息開發人員科學思維的培養，需要一個漫長而艱辛的過程，需要檔案信息開發人員對自己的嚴格訓練，也需要思維科學領域新鮮研究成果的注入，這樣才能使檔案信息達到最大化的利用，促使檔案事業蓬勃發展。
參考文獻
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公路工程設計檔案管理工作是一項檔案管理學與公路工程技術緊密相關的的綜合業務，要求每一名從業人員不僅要具備檔案管理的基本知識與技能，還要了解一定的公路工程建設知識，熟悉公路工程過程，把握公路工程建設基本學科構成。
1、設計檔案管理工作首先是對存檔資料的全面搜集
設計檔案管理工作首先是將諸如規劃、路基路面設計、橋隧設計、機電設計、房建設計等多個生產部門分別設計的分散、凌亂、無序、大量的跨行業、分階段的設計文件，通過搜集、匯總、分析和歸納，形成按不同高速公路項目劃分、以項目可行性研究、初步設計、修正設計、施工圖設計為序的全過程、完整、系列設計文件存檔資料。檔案管理工作是對設計文件資源的整合過程，是為信息資源的利用提供基礎。
2、公路工程設計檔案其次要求存檔資料的有序性
公路工程設計工作有其鮮明顯著的設計發展脈絡與周期，但是項目從立項、建設到養護歷時長，不同項目、不同部門間設計工作交叉多，給設計資料搜集、整理、存檔工作帶來了相當大難度，特別是項目建設階段與養護階段間隔時間長，直接影響著公路工程設計檔案管理工作質量。
3、公路工程設計檔案管理加工、整理和分析
通過認真梳理、分析、歸納等檔案管理工作手段，各項目資料由無序變有序，變得脈絡清晰、系統完備。系統、全面的資料，更便于我們設計人員分析設計工作的得失，通過橫向、縱向不同項目或類似項目檔案資料的對比，及時查找和彌補不足，改進后續設計工作。
二、提高公路工程設計檔案管理工作水平的方法與途徑
檔案管理工作不應局限于簡單存檔，如何更有效地發揮檔案信息資源作用，進一步促進設計生產工作，是一名合格的檔案工作者應該時刻思索的問題，也是貫穿于我們工作的主線。
1、加強知識更新，確保檔案管理工作的科學性
做好檔案管理工作，不僅僅要熟練掌握檔案學相關知識，更要根據自己管理的相關專業檔案內容，熟悉、了解一定的專業技術知識。針對公路工程設計檔案管理，公路有關專業諸如路線設計、路基路面設計、橋隧設計以及交通工程安全設施等知識，檔案管理人員應該有所涉獵與把握，這樣我們對檔案資料的搜集才會更加完備，歸納才能更加系統，分析整理才能更加科學。
2、提升管理工作的積極性和主動性，確保檔案管理工作質量
檔案管理工作是一項嚴謹近于枯燥的基礎性工作，是一項管理性、服務性的工作，平凡但不平庸的工作。認識檔案工作意義，提升每一位檔案管理人員對工作的積極性、主動性是確保檔案管理工作質量的必由之徑。作為一名檔案工作人員，我們必須認識到，檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會工作中不可缺少的組成部分。我們可以通過提供檔案信息為社會實踐服務，我們不能改寫歷史，但是我們在記錄歷史，我們可以提供信息服務，提升他人創造歷史的能力。社會的進步，同樣體現了我們檔案人存在的價值；公路工程設計水平的飛躍，同樣凝聚了我們公路工程設計檔案管理人員的汗水與付出。
一般醫院在處理行政管理事務的活動的時候，會將普通式的文書轉為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫院管理內容上關鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對醫院后續的發展前景。醫院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫院后續發展決策保證關鍵的信息來源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫院的健康有序進步。
1 醫院文書檔案工作的現狀
通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。其次，是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。
目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是其他工作部門調過來，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用到的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。
2 醫院文書檔案管理工作的要點及方法
2.1 材料的歸納整合工作
我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生和過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。
2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次
分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。
2.3 提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用
促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示于整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含：等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達出來。
目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續的被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。
2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理
文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網絡上共享2醫療服務管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。
3 結論
醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次更好的做好醫院文書工作。
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