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[作者簡介]項育明（1979―），男，江西省銅業集團銅材有限公司會計師，研究方向為企業財務管理。（江西貴溪 335424）
一、銅加工行業銷售和貨款管理存在的問題
（一）行業的整體管理水平較低
由于歷史的原因，我國部分銅加工企業的整體管理水平不高，特別是銅箔下游行業由于以民營企業為主，且規模不大，導致企業應收賬款管理水平很低，主要體現在信用政策、標準的制訂及執行有較大的隨意性和不經濟性；不注重對應收賬款尤其是逾期賬款的防范和控制；對出現的問題又缺少有效的治理方法等。企業的這種管理水平嚴重抑制了企業正常的競爭能力，這與市場經濟是不相符的。
（二）競爭機制不健全
銅加工行業處于供大于求的局面，市場的話語權在買方的手中，所以銅加工企業間的競爭不是體現為提高產品質量和改善售后服務，而是競相采取賒銷方式，比誰給客戶的條件更優惠，以此作為產品促銷的法寶，使企業從信用的角度對客戶進行選擇變得非常困難，極不利于對應收賬款的有效防范與控制。這種競爭的結果也使眾多企業陷入債務危機。
（三）經營者自我保護手段軟弱無力
對于購貨方不按期支付應收賬款本身就是一種違約和違法行為。但是由于我國市場經濟體制正在逐步建立中，特別是銅加工行業中以民營企業為主，債務人比債權人更有主動性，這種不正常現象的存在，使得有債不愁、欠債有理的觀念甚為流行。經營者或者由于不愿意惡化與客戶的關系，或者不愿耗費人力、時間上門催討，也就更難以想象通過法律手段來保護自己的正當利益。結果造成企業資金更加緊張，所以企業也情愿或不情愿地拖欠其他單位的貨款，使企業間三角債務愈演愈烈。
（四）商業承兌匯票的濫用
商業承兌匯票對于豐富企業支付手段、拓寬企業融資渠道、降低融資成本、推動商業信用發展、改善社會信用環境具有重要的作用。但商業承兌匯票的使用對銅加工企業來說，卻是個極大的資金成本壓力，因為銅加工企業銷售產品收回的貨款基本上是商業承兌匯票，而主要原料銅供應商必須以現金支付，銅加工企業不得不承擔沉重的票據利息。
二、完善銅加工行業銷售管理和貨款管理的對策
（一）完善銅加工行業銷售管理的對策
1.正確制定合理的銷售政策。銷售政策是一項引導性、激勵性銷售措施。它的目的就是促進銷售，給銷售帶來保障和輕松。對于銅加工企業來說，銷售政策基本上被客戶所控制。從某種意義上來說，銷售政策并不是單方面由銅加工企業制定出來的，而是由銅加工企業和客戶所處的相對地位來決定的。雙方的市場力量對比，決定了制定銷售政策的主動權掌握在客戶手里。因而銅加工企業的銷售政策尤為重要并難于制定，正確的銷售政策不但能充分發揮政策的引導性作用，給企業帶來收益，給貨物和貨款帶來保障，而且能發揮客戶的積極性，進一步加大與企業的合作。選擇的客戶不能僅僅是大客戶，因為大客戶存在“店大欺客”的現象，也不能全是小客戶，因為小客戶規模小、風險大，必須做好充分的市場調研工作，從中擇優合作，大、小客戶兼有。
2.合同的簽訂與履約。隨著我國法制的不斷健全，人們法律意識的不斷增強。合同在經濟交往中越來越規范、標準、完整。這一環節可以規避銷售風險，保證企業的合法利益。銅加工企業的最大特性是以銷售訂單定產，即根據合同簽訂的數量和價格開展生產。通過合同范本管理，提高合同管理工作的規范化，降低合同簽訂風險；通過資質信用管理，建立客戶誠信檔案體系，降低履約風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同會簽管理，提高合同審批效率，規范業務流程；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升企業精細化管理水平；通過合同統計分析管理，提高企業經營決策自我分析能力。
3.客戶有效的信用控制系統。（1）建立合理的客戶信用標準。對新客戶的資信調查，授予適當的信用等級是信用管理工作的起點，也是整個信用管理工作的基礎。獲取并分析客戶的各方面信息資料，測算拒付風險系數，然后結合企業承擔違約風險及市場競爭需要，具體劃分客戶的信用等級。（2）制定合理的信用額度。對于客戶信用額度的制定，是信用管理的核心，也是信用管理的重點和難點。信用額度制定要在控制信用風險和提高銷售收入之間做到很好的平衡。（3）建立信息化信用管理系統。在信用管理模塊建立客戶信息數據庫，將所有客戶資信信息全部輸入信息數據庫，并隨時檢查更新客戶資信信息。建立信息數據庫與財務和銷售模塊的鏈接，將客戶的銷售與應收賬款情況實時更新至信息數據庫。將設定好的客戶信用等級評定方法植入ERP系統，由系統根據信息數據庫的信息對客戶的信用打分并歸入適當的等級。通過ERP可以全面搜集客戶信息，及時并且連續對客戶的信用狀況進行監控，及時更新客戶信息，避免客戶信息陳舊而帶來決策上的失誤。
4.科學的物流管理。銷售部門按照經批準的銷售訂單開具銷售通知單，倉儲部門對銷售通知單進行審核，嚴格按照所列項目組織發貨，確保貨物的安全發運。同時企業應當加強銷售退回管理，分析退回原因，及時妥善處理。
在銷售與發貨環節做好相關的記錄，填制相應的憑證，建立完整的銷售制度，加強銷售訂單、銷售合同協議、銷售計劃、銷售通知單、發貨憑證、運貨憑證、銷售發票、收貨回執等文件和憑證的相互核對工作。銷售部門應設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發貨、收款情況，并做好各方面原始記錄的檔案管理工作。
（二）完善銅加工行業貨款管理的對策
1.收款業務應當以銀行轉賬方式辦理，避免銷售人員直接接觸現款；對于商業匯票明確受理范圍，嚴格審查票據的真實性和合法性，防止票據欺詐。
2.認真分析應收賬款的賬齡。一般而言，客戶逾期拖欠賬款時間越長，賬款催收的難度越大，成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業必須做好應收賬款的賬齡分析，密切注意應收賬款的回收進度和出現的變化。
3.財務部每月做財務分析時，對應收賬款的催收、風險評估等情況進行簡要分析；分析應收賬款周轉率和平均收賬期，看流動資金是否處于正常水平。
4.不斷完善收款政策，實行貨款回收責任制，提高銷售回款率。面對回款的難題，最關鍵的就是堅定地奉行現款現貨的原則。但在銅加工行業中，很難實現，因此需要靈活運用多種回款方式加大清欠力度。從財務、銷售和法律顧問部門抽調人員，組建專門的清欠機構是一般通行做法。同時還可以通過增加清欠手段和靈活回款方式來加大清欠力度。清欠手段除了自己催賬、委托專業追賬機構和訴諸法律外，還可以向典當行、商業銀行或其他機構、個人轉讓債權。這樣做的代價是要損失部分利益，但好處是收回了大部分的貨幣資金。
5.加強應收賬款的事后管理，確定合理的收賬程序，催收賬款的程序一般為信函通知、電報電話傳真催收、派人面談、訴諸法律，在采取法律行動前充分考慮成本效益原則。
6.對應收賬款實行終身負責制和第一責任人制。誰經手的業務發生壞賬，無論責任人是否調離該公司，都要追究相關責任。相關機構應該及時查找出壞賬產生的原因，明確相關責任人及部門，并做出相應的處理。信用管理部門和相關銷售人員還應繼續關注賒銷客戶的情況，一旦發現其財務狀況好轉，有了還款可能性，應及時通知財務部門并加以催收；財務部門也應對已注銷的壞賬進行備查登記，并加強監督，如仍舊定期寄送函證，以防止相關人員私自收回壞賬并據為己有。
7.建立良好的對賬制度。每月或每季度向客戶寄發對賬單，必要時企業財務人員與客戶進行現場對賬，不但能降低貨款風險，而且能及時發現并解決問題，因而是一項有用的控制。對客戶提出的異議要及時查明原因，做出相應調整；根據信用管理部門提供的信息督促相關銷售人員提前催收賬款，避免發生壞賬損失。財務部門還應對本企業的財務狀況、應收賬款等實時或定期進行分析，為信用管理部門制定新的賒銷政策提供依據。
（三）完善銷售和貨款管理的輔助手段
1.不斷鞏固提高銷售業務員的責任和素質。銷售業務員是最直接與客戶打交道的，是最直接連接企業與客戶的橋梁?！懊總€成功的企業背后都有一個優秀的銷售員群體”，一個綜合素質高，業務能力強的銷售群體不僅可以提高企業產品的知名度與市場占有率，擴大銷售額，而且可以改變企業在消費者心目中的形象，從而為企業的發展創造良好的社會環境。
企業的銷售管理包括了庫房、產品銷售、維修等一系列流程的運行的管理工作，開發企業銷售管理系統，需要對企業基本運行規律、特點和需求進行充分的了解，為企業解決信息化建設中出現的問題，保證企業運營以及企業正常發展。
一、企業銷售管理系統的建設背景
企業面臨的市場競爭壓力是非常巨大而殘酷的，信息化建設對于企業發展的重要性是每個管理者非常清楚的。無論是企業發展、經濟建設還是戰略發展都離不開信息化建設，因此，必須在企業的信息化建設方面加大實踐力度，才能避免由于缺乏危機意識和創新能力而導致的失敗。
作為信息化建設源頭，企業運營及流程中每個環節都是不可或缺的，包括了財務、銷售、研發、生產等諸多環節的信息管理系統，雖然因為企業經濟能力不同而存在差異，但是只要企業有財務、庫存、銷售方面的工作，就要引進銷售管理系統進行管理工作，實現系統與系統之間的無縫對接，減少人工干預。
在軟件成本上，銷售系統的部署至少需要服務器予以支持，銷售管理系統開發語言的選擇應盡量選擇安全可靠的主流系統開發語言，保證系統運行的實用性。
企業銷售管理系統的設計與實現，可以有效管理產品庫存、客戶、銷售合同、出庫記錄等環節，在較低的成本投入下獲得較大收益，幫助企業向著現代化、信息化、工業型企業的方向發展。
企業的銷售管理系統通過系統邏輯進行強制性管理，利用JAVA語言實現系統的流程邏輯，運用JQuery等技術為用戶提供使用，使用B/S模式為系統進行體系結構，使用TOMCAT服務器保證系統軟件正常運行，建立關系型數據庫保存企業的庫存、客戶、合同等重要的信息數據并實現集中管理。
二、銷售管理系統的需求分析
（一）企業銷售過程的全部流程包含了銷售出庫、成品入庫、客戶退回維修、維修退客戶、內部成品借用、成品借用退回等環節，每個環節具有邏輯關系但也存在矛盾。系統使用人員在企業銷售過程中的擔當的是業務員、庫管的角色，系統對成品庫、維修庫、樣品庫等進行單獨的管理。
三、銷售管理系統角色需求分析
對于銷售管理某些業務員、助理的操作需要審核，包括添加客戶、審核銷售合同等等，因此在角色需求中還需要加入審核員、維護人員等，角色管理模塊負責系統角色的增刪改的操作的執行。
例如：系統管理員所屬部門為企管部，負責維護銷售管理系統，擁有系統的最高權限；成品庫管屬于財務部，負責成品庫、樣品庫的管理，可以操作成品庫和樣品庫的模塊；維修庫管屬于維修部，負責管理維修部；業務員屬于銷售部，負責客戶銷售和借用過程；辦事處助理屬于銷售部，負責外地辦事處的運營，包括客戶銷售和借用過程；研發部和技術部助理屬于研發技術部，負責技術支持產品的借用、退回；審核員屬于財務部，負責銷售合同等的審核以及新客戶的添加。
四、系統其他功能
銷售管理系統包括的功能還包括客戶、賬戶、產品管理等模塊。
客戶管理模塊包含客戶信息，由審核員負責增加、刪除、修改和查詢等操作，負責將客戶的姓名、電話、傳真、地區等錄入管理模塊中并進行維護工作。
賬戶模塊由審核員負責增加、刪除、修改和查詢等操作。在銷售出庫、客戶樣品借用等過程中，由業務員或者助理進行合同的錄入等，賬戶管理模塊包括了賬戶名稱、地址、電話、傳真、開戶行、賬號、稅號等信息。
產品模塊按照集合和系列進行分類，分為大類，再劃分成集合以及系列。如產品信息模塊包含了增加、修改、刪除、查詢產品名稱的功能，記錄產品編碼信息以及唯一識別碼校驗；小號查詢模塊下包含了對產品小號版本詳細信息進行查詢；庫存查詢模塊包括了查詢入庫產品，更改合同中的產品、下單等指令；另外還有維修查詢、樣品查詢、系列模塊、集合模塊等功能。
角色管理模塊對使用人員的名稱和密碼進行了設置，進入后登錄客戶管理模塊、賬戶管理模塊、產品管理模塊、流程管理模塊、系統維護模塊、事件管理模塊等進行各個模塊功能的操作。
五、銷售管理系統的設計與實現
（一）系統體系結構設計采用了B/S架構體系和C/S架構體系作為主流技術。前者是對后者的優化和改進，其三層結構劃分非常明確，將業務處理從客戶端進行分離，使用的系統界面的展現工具是瀏覽器。由互聯網服務器完成業務請求的處理和分析以及對業務邏輯進行分析，用戶的表單數據提交到數據庫服務器，被作為注冊數據加以存儲后，形成結果集加以處理，并返回給客戶端。C/S體系架構形成了桌面式操作應用系統，將核心業務流程分理處客戶端，形成標準的C/S體系結構，開發為數據庫服務器、網絡服務器、和客戶端三層架構模式?？蛻舳藬祿{用請求經過應用服務器處理分析后安裝在客戶端，由客戶端數據應用程序負責.
（二）B/S模式和B/S體系結構各有優勢，在實際使用過程中存在一定的區別：
（一）系統開發環境，使用的是開發語言和數據庫搭配的手法保證系統的安全穩定運行。JSP技術實現了頁面內容生成和顯示，為開發團隊各司其職、分工合作提供技術支持，通過標簽庫等技術，劃分前后臺界限，進行頁面的樣式設計，調取自定義的標簽庫，獨立實現頁面分離，重用代碼?？梢匀我膺B接數據庫，保持平臺的良好運行。
（二）例如使用MySQL進行輕量級開源項目的應用和開發，保證數據存儲和開源免費，降低企業的成本之處，較為適用于中小企業。產品管理系統選擇JAVA編程語言，采用JSP技術作為技術職稱，前端使用JavaScript作為語言豐富頁面，系統開發使用B/S模式進行體系的架構。
（三）系統的實現通過數據庫表設計而成，表與表之間具有邏輯聯系。系統運運行分為多個流程，包括名稱設置、備注、狀態位等字段，系統運行以事為單位進行驅動，事件表的外鍵有事件創建者ID、客戶ID、對應賬戶ID、流程ID等；設計數據表、輔助事件表等處理和同類事件，創建成品庫存儲表、維修庫存表、樣品庫存表，負責記錄成品庫存、維修庫存、樣品庫存等。
（一）系統模塊設計與實現
剔除錯誤數據保證列表健康度
1.傳統零售行業的線下活動與線上活動并不相同，在收集用戶信息數據時，大多數都是通過個人手工填寫，而這也是導致數據錯誤的決定性因素。然而，通過電腦、網絡等應用工具可以做到直接排除部分錯誤的用戶Email數據；
2.在收集到用戶數據后，發送一輪類似歡迎類的郵件來判斷用戶的Email地址是否正確以及是否會彈回等。這樣能夠更進一步地剔除一些無效的"虛"數據，幫助企業有效管理數據列表，保持其健康度。
在開展線下活動中，傳統零售企業需要從根本上解決數據錯漏的問題，盡量保證用戶信息的正確性，以穩固郵件發送的基礎要素。目前，已經有部分大型商場開始利用各種移動化設備來為用戶進行會員卡的辦理和注冊等，極大地減少了數據出錯的概率，這不失為一個良策。
統計活躍度發送類型郵件
完成用戶數據的收集階段后，通過幾輪的郵件發送，將數據進行有效劃分。傳統零售企業需要根據不同用戶人群的關注熱度和喜愛內容發送適當的推廣郵件，促使郵件效果最大化。那么，我們一般是如何定義區別不同活躍程度呢？主要分為以下幾個標準：
1.最活躍人群：經常打開郵件的用戶群體對于品牌的熱衷度相對較高，故而可以發送品牌宣傳類的郵件；
2.一般活躍/非活躍人群：1-3個月內有打開過郵件的用戶群體可以適當發送促銷、活動類郵件，吸引他們的興趣并通過價格活動鼓勵購買；
3.沉睡人群：針對1年以上未打開郵件的用戶群體，企業應該在郵件標題上進行改革，時髦、有趣的個性化標題也許可以挽回部分用戶；如恰逢節假日等特殊日子，企業可以利用機會對其發送關懷類郵件，以激活用戶。另外，對于一些已經不再使用該Email地址的用戶而言，企業可以通過短信、微信等多渠道喚醒用戶，以此獲取最新最常用的Email地址。
市場經濟是契約經濟。企業在經營活動中與客戶簽訂各種經濟合同，不斷行使合同權利與履行合同義務，進而實現企業的經濟目標，這是企業運行的主線。對經濟合同，應建立良好的財務監管控制規范，不但對企業財務部門準確核算經濟業務、出具真實準確的財務報表具有重要意義，更是財務管理實務工作的重要內容，具體實現財務對經濟事項的事前、事中、事后管理。因此，企業的財務部門應尋求各種渠道，主動參與經濟合同的管理，維護財務在企業經濟運行過程中的知情權，發揮財務管理在企業管理中的核心作用。
目前在企業管理實務中，許多企業財務部門對經濟合同的簽定、執行與結算過程監管缺失，財務人員在事后被動地接受業務部門傳來的結算單據，依據自己對結算單據的理解進行核算，甚至沒有真實經濟合同的備案資料，這種經濟信息傳遞過程中的不準確、不及時，導致財務人員對經濟業務性質不了解、對經濟合同的執行情況不掌握，使財務數據失真，財務核算嚴重滯后，使出具的財務報表與真實的經濟業務脫節。這樣的財務數據既不能給企業經營管理者提供有用的決策支持，也不能為投資者提供有價值的投資信息，這是對現行新會計準則的嚴重背離，也是企業財務工作者的失職。
要改變這種現狀，既需要財務人員不斷提高自身業務素質，努力改變財務工作環境，更取決于企業管理者改變經營管理理念，充分認識到財務控制是企業內部控制的重要組成部分。在企業經濟運作流程的關鍵環節設置財務控制，決策過程中應更多地進行財務數據的分析。在企業管理中以財務管理為核心。當前我國正在實施的新企業會計準則，要實現的一個目標，就是在財務領域實現國際趨同。實現新準則，首先需要改變的是財務人員與企業管理者對財務管理的作用的認識，否則新企業會計準則的實施只能照貓畫虎。財政部于2007年印發了《企業內部控制規范（征求意見稿）》，這份被業內人士稱為中國版“COSO（內部控制框架）與《薩班斯-奧克斯利法案》合體”的內控規范，在具體準則中對合同控制規范作了較全面的闡述。
筆者認為，財務部門如何在企業經濟合同的管理過程中發揮其監管的職能作用應主要從以下幾個方面著手。
一、財務對經濟合同管理過程中的環節控制
（一）經濟合同的簽定
經濟合同的簽定過程，應建立授權與審批制度。業務部門與客戶簽定各項合同必須經公司授權、同時經相應層級審批。未經授權及未經審批，無權簽定合同。
企業應確定不相容崗位的分工。不相容崗位包括：一是合同的談判與審批；二是合同的審批與執行。合同審批過程應有財務部門的參與，財務部門關注的重點事項包括：
1.標的是否符合企業經批準的經營范圍，符合企業的經濟利益。
2.雙方企業是否具有履行經濟合同的能力，如企業資信的可靠性，籌集充裕資金的能力，取得的擔保是否切實、可靠等。
3.所涉財務數據是否嚴密準確，包括數量、價款、金額等標示準確；計算方式正確；財務等有關附件齊備；符合企業價格政策、采購政策等有關規定。
4.是否符合相關財稅法律法規的規定，如資金來源合法；資金使用合法；結算方式合法等。
經審核同意簽定的合同，應當由合同管理部門進行編號并加蓋單位印章或合同專用章。印章管理部門不得對未經審批的合同用印。
（二）已簽定合同的備案
合同簽定后，承辦部門應當及時將合同副本送合同管理部門及財務部門備案。發生變更或達成解除協議的，應重新審批并及時報合同管理部門及財務部門備案。合同正本由承辦部門負責履行、保管，合同履行完畢應按有關要求及時歸檔。
（三）合同的履行
財務部門對送存備案的經濟合同應嚴密關注其實際履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，制定有效的費用管理控制辦法。按不同項目建立明細分類賬，做到核算清晰、準確。
財會部門根據合同條款審核執行結算業務。凡未按合同條款履約的，或驗收未通過的業務，財會部門有權拒絕付款。
在會計期末應根據合同的不同性質、區分是否履行完畢的合同及時確認收入，同時依據權責發生制原則及配比制原則歸集費用，結轉成本。
（四）建立合同管理及保密制度
送存備案的經濟合同，作為重要的財務檔案應指定專人保管，同時提高財務人員職業道德修養水平，嚴禁以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業秘密和技術秘密。
二、對經濟合同的監管必須與企業其他管理體系相結合
對經濟合同的管理不是一個簡單獨立事項，同時必須有其他相關內部管理政策的支持才能達到預期效果。企業管理本身就是一個相互關聯的系統工程，單純強調某一方面往往使管理失衡，進而影響全盤。在討論財務對經濟合同的管理過程中，如果合同簽定部門、執行部門、合同審批人員，對合同的管理控制沒有調整到位，那么財務的監管就如同空中樓閣，失去了管理的基礎和存在的理由。
三、企業財務部門對銷售合同的監管
下面以企業簽定的銷售合同為例探討財務及其它部門如何共同履行其對合同的監管職能。
要實現財務對銷售合同的監管職能，首先企業應制定銷售定價政策，建立售價控制制度。同時企業還應建立應收賬款管理體制，制定客戶信用管理政策。
（一）制定銷售定價政策，加強對產品價格的控制
企業應以產品成本核算為基礎，根據市場需求與競爭情況，結合企業產品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產品價目表（應包括浮動范圍、執行期間等信息），折扣政策、收款政策等。銷售定價政策作為企業核心決策方案應經企業高層審批，經審批確定的政策文件送業務部門與財務部門備案，企業應依據市場變化定期對現行定價進行評估、修正與重新審批，價格政策一經確定后就要求業務部門嚴格執行。
（二）建立客戶信用管理政策
對于任何存在賒銷的企業來說，客戶信用評估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運用專業能力最多、投入精力最大的工作，是企業客戶信用風險管理的關鍵環節。企業應定期組織（或至少每年）相關部門對客戶資信情況進行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標準、失信情況應采取的應對措施等做出規范。評估過程應有財務部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準賒銷額度等信息應送業務部門及財務備案。
與客戶簽定賒銷合同時，賒銷額度應控制在批準的額度范圍內。
（三）對簽定銷售合同的授權與審批
銷售合同應區分現金銷售合同與賒銷合同，執行不同的授權審批程序。簽定不同金額的銷售合同須由公司不同級別的經授權人員談判確認，并經公司不同級別的領導審批。
對現銷合同財務部門需要審核的重點事項包括合同標的是否符合本企業經濟利益，是否有足夠的資金支持，合同定價是否符合本企業價格政策等，不需要對客戶信用情況進行評估。合同執行過程中應堅持款到發貨。
對賒銷客戶及賒銷訂單，財務部門除審核現銷合同需審核的項目外，還需依據已備案的客戶信用評估資料及連續的應收賬款管理情況確定賒銷額度是否合理，對不符合公司賒銷信用條件的客戶，不得簽定賒銷合同。賒銷合同應明確注明收款方式、收款期限及未能按期收到貨款的違約責任。貨物發出后及時記錄應收賬款。
（四）已簽定銷售合同的備案
已簽定的銷售合同副本送合同管理部門及財務部門備案。合同正本由業務部門保管并具體執行，合同執行完畢應通知合同管理部門及財務部門，并及時歸檔。
（五）應收賬款的管理
賒銷行為發生后，業務部門應按賒銷合同收款期限及時向客戶催收貨款，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存。財務部門對逾期應收款項及時向業務部門進行通報。
對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按規定計提壞賬準備。對確定發生的各項壞賬，應當查明原因，明確責任，并在履行審批程序后做出會計處理。已核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。
（六）銷售發貨及開具銷售發票
銷售部門應當按照經批準的銷售合同向庫房下達銷售發貨單，通知庫房發貨，同時編制發票通知單連同出庫單一同送達財務部門，銷售發貨單及發票通知單上應注明合同編號，財會部門在開具銷售發票前對客戶收款情況、信用情況及實際出庫記錄進行審查無誤后，向客戶開具銷售發票。
四、結論
目前，在國內的很多企業管理實務中，財務部門的合同監管作用受到多方面的抑制和約束。財務核算水平較低、財務管理缺失，嚴重制約著企業規范化管理。應以提高企業中經濟合同的財務監管職能作為一個切入點，完善與其關聯的其他配套管理體系，以提升整個企業的內部管理水平，進而保證財務部門出具真實準確的財務報告，使經營者與投資者對財務報告數據的有用性有所期待，得以滿足。
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2.在工程類合同的管理上，在合同條款的審核中，財務部門應主要注重的是履約保證金收支、工程款項支付、工程質保金支付等條款。財務的工作就是加強對工程項目各項費用的管理，工程類的合同一般時間會比較長，價格相對較大，合同的內容比較詳細，財務人員需要對合同的內容仔細分析。財務人員根據項目的不同進行核算，需建立一個方便的合同臺賬，以便于對項目成本加強監督。合同臺賬應包括比較全面的內容，例如合同簽訂時間、施工單位名稱、合同金額、合同標的、合同收付款節點、累計付款金額、發票開據情況等，臺賬的建立會對合同執行起到一個很好的輔助作用。財務部門應就合同的執行情況定期與相關部門進行溝通核對，避免合同超額支付，對于未按合同條款履約的，財務部門有權拒絕付款，待對方按合同履約后再付款，使合同的履行得到有效的保障。
3.對于采購類的合同，采購一般就是款到發貨及貨到付款。款到發貨方式，公司需支付一筆預付款，這種方式風險性比較大，所以合同的訂立一定要謹慎，一定要寫明公司與客戶需要承擔的法律責任和需要履行的義務，避免對公司的利益造成不可挽回的損失。合同訂立之后，財務部門要與其他部門聯系，及時清楚貨物是否送到，貨物到來以后根據憑據銷掉預付款項。如果選擇貨到付款，就要形成一筆應付賬款，等貨物到來點算清楚之后，待各種單據交與財務部門后，財務部按照合同條款支付應付款項。如果發票沒有開據，財務部門要及時的通知相關部門收取對方發票。其他部門有需要支付的款項，一定要按照相關的流程認真辦理，各種辦理的票據都需要認真整理，及時登記，以方便將來的查驗。
一、合同簽約時財務部門的監督審核作用
（一）工程類合同尤其是重大工程合同簽訂前，財務部門應介入合同條款擬定
首先，在合同簽訂前，房地產財務部門應該重點對簽約方的履約能力進行考察和分析，要求簽約方提供有關財務報表，對比分析簽約方的財務情況、經營成效以及現金流量等重要指標，然后還要和同行整體情況進行比較和研究，以此判斷簽約方是否具備合同履約能力。其次，在進行合同條款審核的過程中，房地產財務部門重點關注簽約方的款項支付方式及違約金等內容。在某些工程合同中，建設單位在收取承包單位履約保證金之后，在支付前期的10%-20%的工程款時，承包單位不愿意提供發票，僅僅只是開具收款收據，這是因為工程款按照屬地原則應該開具建安發票，但是可能這些單位里面有很多都是外地企業，開具建安發票必須是先獲得外出經營許可證后才可開具，這樣就會增加人力或者物力成本，對此，建設單位也可同意承包單位在收取前期的10%-20%工程款時為其提供收款收據，但是在后期的工程款支付中應該要求開具合同金額一半以上的發票，同時要求承包單位在支付至工程質量保證金時，把合同全部金額的發票提供給建設單位，這點主要是考慮土地增值稅問題，因此在合同審核中，一定要綜合考慮稅收以及財務核算等內容，避免簽訂時出現漏洞，進而影響后期的執行。
（二）銷售類合同簽訂過程中，財務部門應介入合同條款擬定
房地產企業在進行銷售合同簽訂時情況會比較復雜，這點主要是由于簽訂對象差異比較多，難免會出現因理解差異造成的合同條款歧義，假如版本訂立不嚴瑾，就可能會在后期退房等情況中造成一些損失，嚴重的還可能會影響房地產企業的聲譽。比如，合同條款中是否標注了因為購買方自身因素導致的退房，是否應該沒收購房定金；假如出現退回房款的情況，退回時采用的是無息還是有息退還；還有就是假如購買方延遲付款時間，此時是否要收延遲利息等，上面的內容都要在商品房銷售合同中進行明確的說明，以免后期給房地產企業造成不必要的經濟糾紛。
（三）出租類合同簽訂過程中，財務部門應介入合同條款擬定
通常情況下，房地產企業在進行商住樓建設時，基本上都是把底層當作店鋪，此時就會面臨底層出租的問題，在房地產企業制定底層出租合同條款時，房地產企業的財務部門也要積極參與其中，重點對租金的收取形式、出租時間以及租金數量等進行明確，以此確保房地產企業經濟利益。
二、合同執行中財務部門的控制作用
房地產企業簽訂的各種合同，企業的財務部門都要備案，必要時合同簽訂部門可以對正式簽訂的合同進行掃描，把合同的掃描件放在房地產企業的局域網中，以此實現資源共享的目的。但是需要注意的是財務部門應該按照不同類型的合同，使用對應的方式進行合同執控制。
（一）針對工程類合同，房地產財務部門要整理好合同信息，并制作合同執行臺帳
通常合同執行臺賬中應該包含和收付款有關的信息，比如合同的簽訂時間、簽約方的信息、合同總金額、已付金額以及發票開具等，建立這樣臺賬能對合同執行進行很好的監督和控制。房地產財務部門應該按照合同的具體執行情況和工程部門進行相關信息的核對，以防出現合同超額支付的情況，對那些沒有按照合同條款進行履約的，房地產財務部門可以拒絕付款，同時還要向負責人匯報具體情況，以此確保合同履行得到合理的控制。另外，房地產財務部門還應該對把合同收付款情況制成收付款記錄單，然后將其與合同存放在一起，在收付款記錄單中，可以了解到已付金額的具體明細，這兩份資料類似總臺帳和明細帳，共同對合同執行實施控制。
（二）對房地產企業的銷售報表進行嚴格審核
房地產企業的銷售合同也很重要，在房地產銷售部門簽訂合同后，銷售部門必須記錄每天的銷售情況，還要將銷售信息整理成銷售報表，并復制一份交給財務部門，財務部門應該認真審核銷售報表，并與財務系統進行比較，以此監督控制銷售合同履行情況。對房地產企業而言，只有將樓盤銷售出去才能獲利，當前很多購房者都是通過按揭進行購房的，按揭的擔保就是購房合同。對此，房地產財務部門就必須嚴格監督合同履行情況，在收到房款后，及時反饋給銷售部，然后及時告訴購房者，讓購房者辦理房產權證，以此降低企業承擔的風險。
三、合同執行后，財務部門要發揮歸檔作用
在完成合同執行后，房地產企業應該及時進行合同的整理、歸檔及保存，在合同的歸檔中，必須做好歸檔的合理劃分，比如說業務部門應該保存的是和工程審批、建設及驗收相關的合同內容，但是財務部門則要保存合同中和款項相關的內容資料，做好劃分歸類保存，不僅能使合同管理更科學，最重要的是能為后期的查詢提供便利條件。
四、財務部門對合同履行的評估管理作用
對房地產企業而言，完成了合同的執行和歸檔之后并不能代表整個合同管理就結束了，最重要的是還應該進行合同履行情況的評估，而且在整個評估管理中，房地產財務部門應該積極參與評估工作。房地產企業的財務部門應該把握評估工作中的重點內容，主要從合同中的相關款項、合同履行過程中的收支明細等內容進行分析，以此保障合同評估管理的有效性。
五、結束語
總而言之，在房地產企業合同管理中，房地產財務工作具有非常重要的作用，正如文章所講的在合同簽約時房地產財務部門具有監督審核的作用、在合同執行是有控制的作用、在合同執行后還要發揮歸檔的作用，最后還要進行合同履行的評估，只有確保其參與了整個合同管理的過程，才能確保合同管理的科學有效性，以此提升房地產企業的綜合競爭力。
參考文獻：
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-00-01
一、加強制度建設，規范合同管理
要做工作，制度先行，是合同管理工作的座右銘，也是企業合同管理工作能夠得到穩步、協調發展的關鍵。因此，本人任職以來一直十分重視合同管理制度的建設，幾年來，先后制訂了《東灘煤礦經濟合同管理暫行規定》、《東灘煤礦合同管理暫行規定實施細則》，規范了從合同管理機構設置到合同審批、簽訂、履行、終止、歸檔等各項制度，進一步明確了礦屬各單位和部門在管理過程中的地位和作用。制度規定，簽訂經濟合同必須有承辦部門、合同科、財務科參加；合同科對經濟合同的全部條款綜合把關，承辦部門對經濟合同的質量、技術標準、履行等條款把關，財務部門對經濟合同的結算方式等條款把關。在此基礎上本人又起草形成了統一的《東灘煤礦經濟合同管理規定》。結合工作實踐，本人又根據不同種類的合同在立項、審批、簽訂、履行方面的具體情況制訂了專門的單項規定：先后形成了《建筑工程合同管理規定》、《修繕修理合同管理規定》、《購銷合同管理規定》等單項制度；根據煤炭銷售的實際情況，本人又對《煤炭銷售合同管理暫行辦法》重新進行了修訂，修訂后的《煤炭銷售合同管理辦法》對煤質科、合同科、財務科在管理中的職責，合同相關方的資格，銷售人員具備的條件，合同審批與簽訂都作了明確規定，為煤炭銷售合同的簽訂提供了法律基礎；為支持企業環境貫標工作，在本人指導下，合同科制訂了符合單位實際情況的環境保護制度。
二、完善管理體系，加強管理監督
1.縱向管理系統
縱向管理系統上有經濟合同領導小組，中有經濟合同管理科，下有兼職合同管理員組成。經濟合同領導小組，是企業經濟合同管理的決策機構，負責合同立項、審批，并指導檢查合同的簽訂和履行。合同管理科是經濟合同管理的常設機構，負責經濟合同的日常管理工作。兼職合同管理員，是企業各主要單位和科室配備的專門辦理合同業務的聯絡人員，是聯系合同管理部門、業務科室的紐帶，在合同的簽訂和履行中起著重要的作用。
2.橫向監督系統
橫向監督系統有合同科、財務科、紀委、審計科等部門組成。簽訂經濟合同必須有合同科和財務科參加；在工作中，根據合同的種類不同有不同的承辦部門和使用單位，會同上述部門共同參與合同的簽訂。對于數額大或社會影響較大的合同還應邀請審計、紀委等部門參加。合同科對經濟合同的全部條款綜合把關，承辦部門對經濟合同的質量，技術標準，履行方式等條款把關，財務部門對經濟合同的結算方式，付款方式等條款把關，審計、紀委檢查監督合同的簽訂和履行。
縱向管理使得企業的經營決策得以順利地貫徹實施，并能將實施過程中的信息及時反饋，既保證了決策的客觀性，又提高了工作效率。橫向管理則使合同會簽部門共同參與、互相監督、協調一致、各負其責，形成了有效的監督管理機制?？v向管理和橫向管理互相交織，相輔相成，既避免了個別單位權力過于集中和合同承辦過程中的推諉、扯皮現象，又保證了合同立項、審批、簽訂、履行、驗收、終止過程有條不紊、高效運作。
三、制定規范程序，提高工作效率
1.立項程序
礦屬各單位如需簽訂合同，均需以書面報告形式說明合同標的的基本情況及數量、價款等，上報礦分管領導，經礦分管領導和經濟合同領導小組審核研究，決定取舍，如認定項目合理，則由礦分管領導簽字簡要闡明礦合同管理小組的意見進入下一程序。合同標的列入集團公司批準的各項計劃的，以集團公司批準的各項計劃作為立項依據。
2.調研程序
項目經經濟合同領導小組審批同意后，對于金額較大、產品質量和價格市場情況不明的，經匯報請示礦分管領導同意后，由合同科招集有關部門本著“同等產品比質量、同等質量比價格、同等價格比信譽”的原則，對市場進行廣范調研，確定供應商。
3.審批程序
上述工作完成后，根據合同的性質和礦領導的要求，填寫《經濟合同審批表》，上報合同主管部門審查，無異議的，上報礦分管領導，明確簽署意見后，再返回合同主管部門，進入會簽程序。
4.會簽程序
合同科接到礦領導簽字同意的《經濟合同簽訂審批表》后，便進入合同管理的中心程序。會簽合同由合同科召集承辦部門、財務科參加，與合同標的有利害關系的部門應合同科的要求也應參加，重大合同還應邀請礦審計部門、監察部門或集團公司合同管理部門參加，上述部門密切合作，一致對外，對合同標的的數量、價款、技術標準、質量要求、付款方式等逐一談判落實，與對方形成初步意見后，填寫《經濟合同簽約單》，向礦領導匯報同意，合同部門蓋章后，合同生效。
5.驗收程序
合同簽定后，由承辦部門和對方根據合同所訂立的原則，具體協商履行合同，合同主管部門、財務部門、審計部門、上級主管部門可隨時監督檢查、提出問題，承辦部門和對方應負責解釋，并及時解決解釋不了的問題，履行完畢后，由參加訂立合同的部門全面驗收，填寫《驗收單》，及時終止結算合同。
6.終止程序
合同規定的對方義務全面履行完畢，礦屬有關單位驗收合格后，對方持合同、驗收單等有關資料到合同科辦理終止手續，填寫經濟合同終止報告單，到財務部門辦理結算手續，合同終止。
第一條 適用范圍
軍品、民品、材料等本公司產品的銷售，適用本辦法。
第二條 合同的評審
（一）銷售部門或其他業務單位，根據與客戶談判的意向，擬定合同草稿。軍品銷售、政府招標采購等需要簽訂合同的，按招標文件、軍方采購相關規定執行。
（二）按照公司質量管理體系手冊的要求，由銷售部門或其他業務單位負責召集相關部門召開專門的合同評審會，對合同草稿進行評審。即生產管理部門負責對合同約定的交貨時間進行評審，資產財務部門負責對產品的利潤率進行評審，技術研發部門負責對產品的技術可行性進行評審，企業管理部門負責對合同的合法性、法律風險防范進行評審，銷售部門負責對合同草稿進行解釋、說明。
（三）對于評審結果不具備簽訂條件的合同草案，參加評審的相關部門要在合同評審記錄中寫明原因，并報公司主管領導。對于不具備簽訂條件的合同草案，一律不得對外簽訂。
（四）對于評審結果具備簽訂條件的合同草案，由參加評審的相關部門簽署意見，銷售部門或其他業務單位在《合同評審記錄》中匯總意見，報公司主管領導。
（五）分管銷售工作的公司主管領導，將合同評審結果、合同草案通報公司董事長、總經理、總會計師等公司領導。重大合同如軍品合同、金額較大的合同或公司相關領導認為有必要的合同，公司領導組織專門會議進行研究。
第三條 合同的審批、簽訂
（一）經評審（和公司專門會議）批準的合同草案，必須到企業管理部進行文字及法律風險審查。同時由業務單位經辦人員填寫《合同簽訂審批表》。合同簽訂審批表必須由公司分管領導、總會計師分別簽署意見。
（二）銷售部門或其他業務單位經辦人員在銷售合同正式簽訂前，需提供客戶如下資料：
①營業執照
②稅務登記證
③開戶銀行及銀行帳號
第四條 合同的簽訂與保管
（一）合同的具體經辦部門，持《合同評審記錄》、《合同審批表》、《合同草案》、客戶相關資料及正式合同，經企業管理部門審核無誤后加蓋公司合同專用章，所報資料作為正式合同附件由企業管理部門編號登記備案。
（二）銷售部門或其他業務單位，按照質量管理體系手冊的規定，建立專門的合同登記臺賬，并保管合同文本。合同文本要分別報財務管理部門備案。
（三）產品銷售合同一律由公司法人代表授權的人員簽訂，具有合同簽訂授權人員名單需報公司企業管理部備案。未經授權的人員不得對外簽訂合同。
（四）對外簽訂銷售合同，必須加蓋公司合同專用章。部門章、公司其他公章一般情況下不得用于合同簽訂。
（五）對外簽訂銷售合同，必須嚴格按照本辦法的規定程序辦理。
第五條 合同的變更、解除
（一）在合同履行過程中確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商
（二）對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。
（三）變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，并按本辦法規定的審批程序，重新審批。
（四）變更、解除合同，必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。
（五）因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書中明確規定。
（六）以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
第六條 合同糾紛的解決
（一）合同履行過程中，發現對方有合同詐騙或不能完全履行合同的，經辦人員應立即中止履行合同，并報公司分管領導，研究解決方案。
（二）合同履行中發生的特殊情況或本辦法沒有規定的事項，按一事一議的原則，由部門、公司領導按職權專項審批。
（三）合同糾紛由簽約部門負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。
（四）處理合同糾紛的原則是：
1、堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。
2、以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本企業合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
4、在處理糾紛時，應及時向公司主管領導匯報情況，并同時與相關部門通氣，統一意見，統一行動。
第七條 合同的履行與監督
（一）銷售部門或其他業務單位要嚴格按照合同的要求，全面履行合同。
（二）資產財務管理部門按照合同的約定，辦理銷售開票、貨款回收及費用支付等。
（三）銷售部門或其他業務單位建立內部的合同監督機構，督促具體經辦人員履行合同。對于不能按合同約定時間內收回貨款的，應及時上報公司分管領導。
（四）對于履行完畢的合同，銷售部門或其他業務單位要跟蹤服務，確保業務單位的連續性。
第八條 違反合同管理的責任及處罰
（一）違反規定使用部門章對外簽訂合同的，部門負責人及經辦人承擔合同責任。并由公司對部門負責人及經辦人按公司有關規定進行處罰。
（二）未授權人員對外簽訂合同的，由本人承擔全部責任。對公司造成損失的，由本人承擔全部損失，并由公司按有關規定進行處罰。
（三）對于合同履行過程中，具體經辦人員因自身原因，致使合同不能完全履行，給公司造成損失的，公司追究經辦人員經濟責任。
（四）經辦人員因重大失誤或嚴重不負責任，給公司造成損失觸犯法律的，交司法部門追究法律責任。
第九條 相關注意事項
（一）合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是：
1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2、正文部分，注意：產品名稱使用公司規范名稱；技術質量要求要明確、具體，條件允許時盡量采用封樣方式；數量要明確；交（提）貨期限、地點、運輸及驗收方法應明確；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。
去年，UT斯達康內部ERP運行的過程中，隨著業務不斷擴張，現有的ERP系統不能完全滿足現階段企業發展，已成為公司發展瓶頸。同時，更加嚴峻的是:全國六大區域五十多個城市合同的簽訂、履行、管理出現滯后，造成物流部門不能及時配送，培訓部門不能及時合理安排課程和調配師資，售后服務不及時……新的問題開始困擾著UT的信息主管部門，電子商務運營體系的啟動迫在眉睫。
看到了問題的迫切性及關鍵點，2003年UT斯達康在先后考察了多家廠商的商務管理解決方案，并進行多次比較和對比試用之后，最終決定由北京萬維易化系統軟件開發有限公司和甲骨文這兩家公司聯合開發。甲骨文負責企業核心的MRP和財務，萬維易化負責的銷售管理如合同、應收款、物流配送、產品配置、售后服務。
成功的解決方案
在深入研究了UT斯達康目前的商務運營模式后，萬維易化對UT斯達康有了準確的認識。當時UT斯達康內部的項目合同管理現狀還是以Excel和電子郵件這樣的手工模式為主要交流方式。由于對許多重要的數據和文檔沒有系統地管理，從而經常造成丟失遺漏的情況。報表一般都需要經過繁瑣的人工整理，管理層接到的匯報報表數據已不是實時。通過對UT斯達康多個部門的調研，萬維易化針對UT斯達康銷售合同管理的需求做出總結并提出了詳細設計方案。
依靠擁有豐富的大型軟件項目開發實踐經驗及憑借先進的軟件工程管理理念，萬維易化決定將為UT斯達康建立一個統一的、基于互聯網運作的、逐步覆蓋項目合同執行所有業務的、可擴展的商務管理平臺，使各大區售前、銷售、商務、工程、產品服務、庫房及總部BOD(物流管理中心)、UU大學(UTStarcom University)、商務部、庫房等部門能在同一平臺上進行資源共享、流程協調式工作。從而提高合同執行透明度，對每一個銷售合同處理各階段進行全程監控記錄。使公司管理層能夠集中精力作好資源調度和宏觀的項目規劃，實現公司資源共享，高效運作的目的。
這套商務管理平臺解決方案功能完善、強大，全面滿足了UT斯達康的兩大要求:第一，滿足了UT斯達康各銷售大區及杭州總部對銷售合同管理的要求;第二，該平臺同時能滿足與Oracle MRP及財務的接口要求，所有合同信息都能實時提交至Oracle MRP及財務。
UT斯達康商務管理平臺分為三層管理。第一層是公司管理高層，他們主要制定銷售計劃、下達銷售任務，并宏觀監控項目和銷售合同的執行情況。第二層是各大區管理層，他們對各大區內的項目規劃做具體安排，并監控執行情況。第三層是執行人員，主要任務是執行銷售合同各類子項和上傳各類匯報文檔。這樣的規劃，使UT斯達康所有的業務制定與執行，都集中在一個統一的平臺上。從而使管理更加清晰，同時各層管理人員都能及時、準確、清晰的跟蹤業務的進展情況。
在合同處理的業務過程中，主要有項目前期、簽訂與執行三部分。項目前期的計劃管理和監控的重要性甚至超過了合同執行。對于UT斯達康管理層來說，他們不但要求商務管理平臺能處理銷售簽單后的合同各子項的執行，更要求對簽單前的項目也能進行管理和監控。尤其是項目預測和費用控制這兩個方面。
在沒有建設電子商務管理平臺之前，UT斯達康管理層對項目前期工作的管理非常困難。其原因主要是信息獲取的困難。相關信息需要層層上遞才能送達公司高層手中。商務管理平臺讓這一切都變得輕而易舉。例如在進行項目預測的工作時，所有項目前期資料，都可以以報表匯報形式實時提交到平臺上。從而公司管理層能夠對銷售成功的可能性、銷售金額的多少、項目所需產品的提前備貨等等問題做出完善的計劃管理和準確監控。
在這個電子商務管理平臺上，業務運作部門通過平臺排出發貨任務單，指揮庫房出庫。同時利用商務管理平臺還能夠對發貨作實時的跟蹤，銷售大區可以通過合同號跟蹤每一個合同的發貨情況。通過在統一平臺上運作，業務運作部門可以看到各大區提交上來的設備清單，反過來業務運作部門的發貨單及庫房的出庫裝箱單對各大區來說也是透明的，這樣最大限度地利用信息資源共享，避免通常的電話和E-mail人為的查詢。
令人驚喜的效益
商務管理平臺為UT斯達康帶來了巨大變化，實現了統一制度、統一數據庫、統一管理流程，所有的合同在網上運行，做到了合同集中管理。真正滿足了UT斯達康各個分公司以及總公司的業務運作，為全公司的業務統一和規范打下良好的基礎。其次，該平臺對項目與合同處理各階段都能進行全過程控制和跟蹤。信息整合涉及項目規劃、項目計劃、合同簽訂、發貨執行、工程執行、培訓執行、考察執行、收款執行等業務，整合了原來幾個系統實現的業務功能。
隨著市場經濟的發展，企業為了擴大市場占有率，越來越多地運用商業信用進行科學經營。然而，近年來市場的信用危機又使得企業間相互拖欠現象越來越嚴重，造成企業的應收、應付帳款增加，資金的流轉渠道不通暢。應收賬款是企業銷售商品而登記未收回資金的部分，應付賬款是用來記載購進商品尚未支付的部分。應收賬款與應付帳款不及時歸位，不僅造成企業資金周轉困難，也使造成企業的會計信息失真。所以加強企業應收、應付帳款的管理，對減少企業資金積壓，維護企業的堅實形象，營造良好的內部經營環境是十分重要的。
一、應收、應付帳款中存在的主要問題
（1）不能定期對帳與清理。有些企業由于疏于對應收、應付帳款的管理，不能做到定期與相關單位核對帳目，特別是欠款企業，往往對債權人的對帳要求持抵觸態度，長此以往必然造成應收、應付帳款帳目不清；有些名存實亡的應收、應付帳款長期掛帳，如壞帳不及時報損、處理，不需支付的債務不及時報批處理等，均造成應收、應付帳款帳目混亂。（2）對己銷帳的應收、應付帳款管理不善。如已作壞帳的應收款，收回時作為帳外小金庫，甚至中飽私囊；不需付的款項，付出作為帳外資金，或被個人貪污。（3）帳務處理不規范，應收、應付帳款帳戶之間不按業務內容記賬。如有些與正常經營業務無關的款項計入應收賬款或應付賬款；再如對無法查清的應收、應付款余額相對沖。這樣不便于企業根據不同應收、應付帳款的性質進行有針對性的管理。個別企業還利用應收、應付帳款調節利潤。
二、應收賬款與應付帳款協調管理的措施
（1）企業應樹立正確的誠信觀。誠信是商品社會的社會契約之一，是市場經濟有序發展的前提，也是企業健康發展的保證。市場經濟是信用經濟，誠實和信用是整個市場機制正常運轉的基礎。如果市場中信用缺失，市場上充斥著各種各樣的假信息，就會干擾正常的投資、貿易、信貸業務，增大市場交易的難度和摩擦，扭曲資本市場的融投資功能，降低投資者和消費者的信心，給企業和市場的健康發展帶來巨大的危害。因此，安全可靠的信用交易體系不可或缺，它既是經濟發展的推動力，又是經濟運行的穩定器。市場經濟是信用經濟，信用管理能力已成為企業生存和發展的必備條件。誠信是商品經濟的社會資源，是企業生存發展壯大之本。在對企業進行信用管理時，要定期對應付帳款進行審查監督，對于在信用期內應付的款項應及時支付，樹立誠信形象。然而事實上，我國市場上極度缺乏信用，惡化了企業的經營環境，也損害了守信企業的利益。因此，建設互信機制，建立完善的社會信用評價體系，從機制上排除失信的人和企業，是政府和相關部門急需解決的問題。（2）企業盡快在培養專業管理人才下功夫。企業既要引進專業的信用管理人才，也要從企業內部的銷售部門、財務部門、市場營銷部門選拔有潛力的人員進行培訓，促進其掌握信用管理的綜合知識，成為信用管理的專門人員。企業還要對本單位全員進行信用管理培訓，企業可將信用管理知識作為管理人員職能考核的一部分，從根本上將企業的信用管理落到實處，奠定應收賬款與應付帳款良性流動的內部基礎。（3）建立銷售合同控制。銷售合同的訂立應由公司銷售人員具體負責，但需要得到公司最高領導層的批準或授權，并以公司名義簽訂，以確保銷售業務符合公司的營銷政策和發展戰略。對于公司的主營銷售應該采用公司標準銷售合同文本，并由公司專門的合同管理與執行部門發出，以確保銷售價格、銷售數量、交貨方式、稅費負擔以及收款單位與帳號等準確無誤，合同管理部門保管合同原件。對于銷售價格的確定，應建立定價控制系統，組織生產、銷售和財務部門共同參與。銷售合同的執行應該獨立于銷售業務人員，由合同執行部門組織相關業務部門進行，以確保交貨過程按照合同進行。（4）建立賒銷控制。賒銷是公司所采用的一種促銷銷售政策，在有效擴大銷售的同時，也存在壞賬的風險。因此，對于賒銷銷售合同應增加信用銷售審查控制，除必經銷售合同審批外，還應有公司信用管理部門（或財務部門）專門涉及的賒銷條件進行審查和控制，以防范騙取公司產品或服務的行為，并且減少應收帳款壞賬的可能性。在進行賒銷控制時，應建立客戶信息表，對客戶的信用情況展開調查和分析，以確定能否賒銷，以及賒銷是可采用的具體的信用條件。在確定信用額度、信用期限、折扣其和折扣率時，應定量分析計算增加的銷售額、增加的壞賬損失以及由于企業資金占用在應收帳款而增加的機會損失等相關因素確定信用銷售的條件。此外，還應考慮公司現金流轉方面的限制，使應收帳款的平均回收期低于應付帳款的平均回收期，避免企業出現現金短缺而引發支付危機。（5）建立嚴格的監督機制和失信懲罰機制。企業的內部控制制度不僅包括企業管理當局的指示得以執行的程序、制度，還包括對整個控制活動的監督。而內部監督過程中，內部審計發揮著主要職能。目前企業的內部審計機構由于其定位、人員、獨立性、審計范圍等原因的限制還不能充分發揮其內部監督作用，特別是目前企業的內部審計中將內部控制制度的測試與監督作為經常性項目的很少，這就無法保證內部控制作用的正常發揮。另外，還要建立嚴格的失信懲罰機制。社會要形成良好的信用環境，僅僅依靠企業的自律是遠遠不夠的，當企業受到更大的利益誘惑時，其自律要求往往就會動搖，因此政府應建立嚴格的失信懲罰機制，使失信者受到嚴懲，并將信用與利益掛鉤。
引言
建設項目合同是指項目開發主體與勘察、設計、施工、材料供應等單位，為完成一定的建設工程任務而簽訂的一種經濟合同，其內容包括對施工合同、分包合同、買賣合同、租賃合同和借款合同等的訂立、履行、變更、終止和解決爭議[1]?，F階段我國房地產開發企業在項目開發過程中普遍存在著履約意識不強、項目合同管理水平不高、管理機制不健全的問題，加強房地產開發企業建設項目合同管理水平迫在眉睫。
1.房地產開發企業建設項目合同管理的意義
1.1決定著項目的計劃與實施
房地產開發企業建設項目合同管理重要作用于對建設項目任務的分配，對建設項目一系列問題展開明確的規定，對建設項目所相關的設施設備、生產材料運輸供應，不同建設項目設計、施工分工協作關系，建設項目相關人員的行為進行協調統一，對建設項目相關人員不同內容的工作分配情況、經濟債權關系進行合理安排；房地產開發企業建設項目合同屬于房地產開發企業建設項目承接和委托的重要法律依據，房地產開發企業建設項目合同管理不僅能夠有效調節建設項目相關參與者相互間經濟從屬關系，還能夠為建設項目相關參與者相互最高行為準則、調解相互爭執提供有利依據[2]。
1.2是項目管理工作中的核心
房地產開發企業建設項目所涉及的周期長、內容繁多、面廣泛，房地產開發企業建設項目合同涵蓋的范圍寬、層面復雜、金額龐大，經房地產開發企業建設項目合同管理，對建設項目任務進行有效落實，將建設項目計劃工期、經濟成本以及質量任務進行和諧統一[3]。從房地產開發企業建設項目管理制度化內容出發，對建設項目合同管理進行嚴格規范，嚴格規范項目設計、項目施工以及項目運營，經科學合理的合同管理，積極促進房地產開發企業建設項目如期、保質保量的完成。
2.房地產開發企業建設項目各階段合同管理
2.1項目招投標階段
2.1.1分析合同合法性
在房地產開發企業建設項目招投標階段，務必要確保合同簽訂與實施是在合同有根據的法律基礎范圍之內，若合同沒有法律根據則會造成合同一定程度的無效，為合同簽訂雙方形成不可估量的損失，由此可見分析合同合法性是十分重要的一項工作。就分析合同合法性可從三個不同角度展開：①分析發包人的相關資格，即對發包人所具備的相關民事行為能力、民事權利能力等進行明確確認；②分析建設項目合法性，即對建設項目所擁有招投標、簽訂以及實施合同的所有條件，包括一系列批準文書、許可證及滿足法定招投標流程等，進行明確確認；③分析合同內容合法性；即對合同內容是否有法律依據，包括是否符合勞保護法、環境保護法等，進行明確確認。
2.1.2分析合同完備性
受房地產開發企業建設項目涉及內容復雜、周期冗長及未知因素繁多等影響，勢必會給合同的實施造成一定的風險，因此在項目招投標階段對合同完備性進行有效分析自然是不可或缺的。就合同完備性的分析，第一步應當分析合同文件的完備性，包括分析建設項目專業技術、建設項目環境等文件完備與否；第二步應當分析合同條款的完備性，針對為選取合同示范文本的合同條款分析，可通過選取相關合同示范文本作為參考，就實際使用合同進行逐一比對，找出合同潛在不完備的地方。
2.1.3明確合同雙方權益與職責
房地產開發企業建設項目招投標階段合同管理，應當明確合同雙方權益與職責，確保權益與職責的全面平衡性。合同管理過程中，若合同在先規定業主擁有某方面的特權，此時應當分析了解此類特權的使用會給承包商造成何種影響，此類特權應不應當得到一定的制約，針對業主就特權不正當使用情況下應當如何處理等；若合同在先規定承包商需要履行相關職責，此時應當分析了解履行這些職責存在何種條件前提，若這些條件前提需要得到業主的配合方能夠實現，則需要將其作為一項職責明確規定于合同中以展開共同制約；應當盡最大限度清晰明確的界定業主、承包商雙方權益與職責，同時要重視對權益與職責范圍的限定，業主、承包商需要特別注意合同中保障自身權益的保護條條款款。
2.1.4分析合同條款關系
合同條款所界定的合同事件問題具有各種建設項目技術相互依賴、建設項目開展流程以及權益與職責平衡和制約等邏輯關系，即促使合同條款方方面面存在一定的內在關聯性，相互結合成一個有機的系統，由此可見，分析合同條款關系是房地產開發企業建設項目各階段合同管理中十分重要的工作內容。分析合同條款關系，首先應當對建設項目工作范圍、進度計劃、建設項目質量、建設項目款項以及支付問題的方面展開計劃，然后在開展全面分析與實施工作，經對分析的結果展開控制，經對尋找出的相關問題展開解決，最后對合同文件展開持續地完善。
2.2項目建設階段
2.2.1合同對象選擇
第一步，結合我國現行的相關法律法規，在符合房地產開發企業自身需求的前提下，對合同對象展開選擇。房地產開發企業在項目建設過程中，通常選取的發包方式包括根據國家定額整體發包方式、定額發包并由甲方給予相關材料的方式、同建筑企業協同采取勞務+機械部分材料的發包方式等[3]。為了實現對項目建設成本的有利控制，當前一些房地產開發企業通常選用定額發包并由甲方給予相關材料的方式、同建筑企業協同采取勞務+機械部分材料的發包方式。由于這兩種發包方式存在相互推諉責任、責任分工不明確的潛在隱患，往往會導致項目建設后期出現管理困難、管理風險的局面，一定程度上提升了房地產開發企業的責任及風險；尤其是最后一種發包方式，事實承包商在結束自身項目建設任務后別撒腿走人，對項目后期質量、維修不進行一定的承擔，而由房地產開發企業對全部項目建設風險進行承擔[4]。
2.2.2合同洽商簽訂
合同的履行與實現是一個需要耗費很長時間的過程，在這個長周期內的各類影響因素，包括市場供求關系、設備材料價格及勞動工資等，均有著不確定性，無不對合同最終的順利履行與實現造成一定程度的影響。雙方通過對自身風險因素、利益因素進行評估，取得共識后簽訂合同，合同的簽訂不僅要明確規定雙方達成的標的物、合同額、價格、工期等常規要素，還要明確規定雙方為完成合同任務而務必傾心付出的職責范圍；防止由于雙方職責模糊，當合同出現難以根據約定有效履行與實現時，形成追究責任無果的情況[5]。
2.2.3合同文本制作
房地產開發企業建設項目項目建設階段合同文本制作可從三方面可能存在合同風險內容出發，風險一：對合同協議相關頁碼進行替換，以達到對合同條款變更的目的。為了防止一些不守承諾的承包對合同內容進行惡意變更，應當對合同文本進行改騎縫章、標注明確頁碼處理。風險二：針對合同條款手寫內容、文字間隙做惡意變更[6]。一些不良合同簽訂方為了謀求自身利益，對合同條款文字間隙大做文章，變換合同真實涵義；不良合同簽訂方還會針對合同出現手術方式進行做手腳，在合同中擅自增添對自身有利的條款。③風險三：合同簽訂對象疏忽對待。一些合同簽訂方為了快速簽訂合同，對合同中潛在紕漏不予以重視，讓擁有合同簽訂權的人員代替簽訂合同，造成不良后果。因此合同的簽訂必須是雙方企業法人代表或者授權委托人。
2.3項目銷售階段
2.3.1銷售合同內容分歧銷售合同內容分歧常見之處包括裝修內容分歧、房屋實際面積分歧等，這些分歧一定程度給房地產開發企業造成風險，為了防止這些風險形成，以相互負責為原則，于簽訂房屋銷售合同過程中，相互做好權利、義務約定工作，約定好合同中不明確的相關內容[7]。
2.3.2球銷售政策
一些房地產開發企業為了獲取眼前利益，針對國家實行的法律法規推行打球銷售政策。
2.4項目使用階段
項目建設完畢達到入住條件，業主入住后，在對房屋進行裝修時往往會根據自身喜好對房屋整體架構進行大肆修改，對房屋正常安全使用造成不良影響。由此可見，在項目使用階段要提升對合同文書的風險管理的重視程度，以將各流程可能產生的風險消滅在萌芽狀態下。
3.結束語
總而言之，在房地產開發各個階段總是會存在相應的合同風險，合同風險屬于房地產開發各階段的一個系統性風險，但經科學合理的房地產開發企業建設項目各階段合同管理，這一風險是能夠被控制的。提升對房地產開發企業建設項目各階段合同管理關注度、重視度，積極促進房地產開發企業各階段的規范、完善、效率，促進開發企業、承包商及業務相互關系的和諧、融洽。（作者單位：天津京鐵房地產開發公司）
參考文獻：
[1] 徐鳳廷. 房地產企業加強合同管理的策略分析[J].中國高新技術企業，2014，（09）：154-155.
[2] 楊皖蘇，朱遠，吳坤靈. 新形勢下合肥市中小房地產企業發展對策研究[J].工程管理學報，2010，（04）：212-213.
[3] 汪越成，司靜波. 我國房地產項目質量管理存在的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2008，（03）：167-168.
[4] Iyer K C，Sagheer M. Hierarchical Structuring of PPP Risks Using Interpretative Structural Modeling[J].Journal of Construction Engineering And Management，2010，136（02）：151-159.
