時間：2023-05-24 08:58:19
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二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監督更加有效，科研檔案由結果管理轉變為過程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協同發展，有助于形成學校內部良性競爭環境，實現人才跨越式發展，進而起到推動學科發展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環節中都要按計劃、執行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現管理的過程控制，并能進一步規范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環節都處于受控狀態，實現對各職責履行情況的有效監督。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學?？茖W管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高?？蒲袡n案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題?！皺n案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高?？蒲袡n案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高?？萍既藛T的檔案意識，做好高?？蒲袡n案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高?？蒲袡n案的現代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
一、高校科研文件檔案管理存在的問題
1.關于高?？蒲形募n案管理制度建設
目前高?？蒲形募n案管理是參照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》、《高等學校檔案管理辦法》以及《科學技術研究檔案管理暫行規定》執行的。建立完善的科研文件檔案管理制度是高?？蒲形募n案管理走向規范化的重要標志。筆者在于2013年3月份對山東省高校進行走訪調研時發現，目前大多數高校出臺了科研文件檔案管理辦法或規定，但有近1/3的高校至今仍未出臺科研文件檔案管理制度。大部分高校已經將科研項目檔案管理納入了科研項目管理活動的整體工作規劃中。這就使得部分高校的科研文件檔案管理工作不能順利完整地進行，科研管理工作與科研文件檔案的管理工作嚴重脫節，科研工作和建檔工作的“四同步”管理無法從制度上得到根本保證和貫徹落實。
2.科研文件檔案的歸檔
將形成的科研文件加以系統整理，及時向高校檔案管理部門移交歸檔，是相關人員的責任和義務。通過歸檔和集中統一管理，有利于科研水平的提高，有利于積累科學技術發展的財富。筆者在調研時發現，有一半的高校的科研項目文件材料的歸檔基本趨于完整，有近1/3的高校科研項目文件材料的歸檔不夠完整仍有近1/5的高校科研項目文件材料根本沒有歸檔。為數不少的科研人員檔案意識不強。
3.高?？蒲形募n案管理的信息化建設
從科研文件檔案管理納入信息化建設的程度看，目前僅有極少數高校的科研項目檔案的信息化建設已納入學校信息化建設中，實現了科研文件檔案的數字化、網絡化管理。
從高校檔案管理計算機系統與科研管理系統之間的關系來看，只有1/10的高校的科研管理系統中包含檔案管理模塊或是科研管理系統與檔案管理系統之間有接口，近一半的高校的檔案管理計算機系統只是獨立的網絡版檔案管理系統，近1/3的高校的檔案完全不用計算機管理。上述情況表明，一方面高校的檔案管理計算機系統與科研管理系統沒有實現很好的功能銜接，另一方面部分高校沒有跟上檔案計算機現代化管理的時代步伐。
4.高?？蒲形募n案的保管與鑒定
然一半以上的高校的科研檔案數字化成果進行了脫機保管，但有超過半數高校的科研檔案數字化成果沒有進行異地保管。一半的高校對科研文件檔案進行過鑒定，提高了本校科研文件檔案的質量和管理水平，為科研文件檔案提供有效利用提供了良好的條件。
5.高校科研文件檔案的提供利用
從科研文件檔案版權角度看，在數字化信息化時代，科研文件檔案的版權問題應引起我們的重視。在進行電子科研文件檔案信息利用時，要提高版權意識，使科研文件檔案信息的提供利用在法律規范內進行。筆者在調研時發現，僅有1/10的高校在科研項目文件檔案歸檔時鑒定了開放協議，然而大多數高校，在科研項目（課題）歸檔時沒有鑒定開放協議。
二、高校科研文件檔案管理的對策思考
1.完善高?？蒲形募n案規章制度
完善高?？蒲形募n案管理制度，是高?？蒲形募n案管理工作走向規范化的關鍵。高?？蒲泄芾聿块T和檔案管理部門應做到權責明確，密切配合，建立完善的、與時俱進的、符合本單位實際情況的科研文件檔案管理制度，對科研文件檔案的移交、接收、管理、利用等作出明確規定，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定。應將科研文件檔案工作納入科研規劃、管理制度和有關人員的工作職責范圍，同時做到“四同步”：下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項目進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步，從而促進科研檔案管理工作朝著制度化、規范化的方向發展。
2.提升高?？蒲腥藛T的檔案意識
由于高?？蒲腥藛T對檔案知識和檔案管理法規缺乏系統的了解，檔案意識淡薄，有時出于對技術保密的原因且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動中形成的重要記錄歸檔保存，導致某些重要的科研記錄無法歸檔。因此，高校檔案工作者肩負著進行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔負著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責與義務，使其在思想上重視科研文件的歸檔工作。增強科研管理人員的檔案意識，扎實地將科研檔案建設與管理工作納入科研管理的各項工作職責中。
3.加強科研文件檔案管理的信息化建設和全過程管理
此次調查結果顯示，只有不到十分之一的高?？蒲泄芾硐到y中包括檔案管理模塊或與檔案管理系統之間有接口。不少高校的檔案信息化建設與科研業務活動及其管理的信息化過程相分離，檔案管理系統和科研管理及其信息系統之間存在孤島關系，難以保證數字工作環境下電子文件和數字檔案的真實性、可靠性、完整性和長久可用性。因此，應將科研文件檔案的管理納入科研項目資源管理及資源配置的最優化管理，在科研活動過程及其管理活動中，實時進行電子科研文件的規范化和檔案化管理，變階段性孤島系統管理為連貫性集成化管理與網絡化服務，建立與科研計劃項目活動及其管理業務流程集成的全項目期和全文件生命期的動態管理機制，保障科研活動數字信息真實性、可靠性、完整性和長久可用性。
對于高?？蒲形募n案管理來說，“前端控制”思想的核心就是整體規劃、檔案管理業務提前、對高?？蒲形募n案進行全過程監控。這一理念在檔案界一經提出就不僅適用于電子文件檔案的管理，而且同樣適合于紙質文件檔案的管理。也就是說，即使在紙質科研文件檔案形成和管理階段進行控制，對于文件歸檔后的管理也起到事半功倍的作用。它以科學管理和有效利用為目的，重新設計文件檔案管理流程，實現了整體效益的最佳化。
4.重視對高?？蒲形募n案的鑒定工作
科研文件檔案作為科研活動的真實歷史記錄，是高校和國家重要的科研資源，是社會的無形資產。隨著我國經濟建設和科技活動的發展，高?？蒲形募n案的鑒定就成為保證高?？蒲袡n案質量，使科研檔案更好地發揮作用的一項重要措施。在電子文件盛行的今天，對科研文件檔案價值的鑒定不僅要在文件轉化為檔案之前進行，而且還要將鑒定環節盡早地提前，在文件生成之際乃至形成之前就對其進行鑒定。從系統產生的大量電子信息中截獲電子文件的同時，便對其進行同步鑒定，加強控制。實現電子文件生成之際的初級鑒別和初次鑒定的自動化，為高?？蒲形募n案的管理利用打下良好的基礎。
參考文獻：
[1]安小米.我國科技計劃項目檔案管理研究[J].山西檔案，2007（4）.
一、加強科研檔案管理工作
高校檔案管理隊伍包括高等學校檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員。從事檔案工作的人員知識水平和文化程度不高，給檔案工作帶來一定困難。特別是兼職檔案人員，工作性質決定他們工作更換頻繁，影響了檔案工作和學校各項工作的進展。這就要求學校重視人員安排，使具有高素質的人員加入。
從事檔案工作的人員必須具備有工作熱情、踏實的工作態度，甘愿為檔案事業做貢獻，具備良好職業道德的同時，還應有保密意識。選拔人才時還要考慮年齡結構、知識層次等方面的因素，以穩定檔案隊伍的建設。
開展檔案專職及兼職從業人員的業務培訓工作。每年定期組織從業人員參加遼寧省、沈陽市檔案系統的崗位培訓和資格考試，特別要重視對兼職檔案人員的培訓活動，使其都能取得崗位培訓證書，每年年底由檔案部門對其進行考核，給予優秀人員獎勵，同時和各基層單位的考核掛鉤。在每年檔案宣傳日活動中，檔案人員在做宣傳的過程中能夠提高自身能力。
做好專職及兼職檔案人員學習與交流活動。定期帶領檔案人員到評比優秀的單位參觀學習，學習他們的先進經驗，同時參觀歷史圖片展覽，還要定期邀請專家來講座，給兼職檔案人員做學術報告，使檔案人員接受新知識，適應檔案事業的發展。檔案館館長還要向校領導爭取外出學習的機會，派代表到蘇州大學參加檔案管理軟件學習交流，讓檔案人員長知識、開眼界。
二、加強科研組卷和日常管理工作
《高等學校檔案工作規范》明確指出，部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎。因此，學校各級組織必須做好部門立卷工作。
1.做好科研檔案立卷管理工作。根據以往的經驗，個別教師的科研課題在結題后不愿存入檔案館，為以后評職稱，聘崗利用方便，都想個人保留。因此，每年我們分管科研檔案的工作人員要經常到基層找教師收集科研檔案，工作起來很辛苦。針對這一現象，我們同學校有關部門及科技處取得聯系，制定有關制度，并取得了一定的效果。如：教師在結題后到財務處領取科研經費時，按規定到檔案部門歸檔，歸檔材料齊全后由檔案部門蓋章簽字方能到財務處領取科研到款額，這就解決了檔案存檔不齊全問題。
2.加強對立卷工作的監督檢查，支持和重視檔案部門工作。各級領導要經常對本部門兼職檔案員檔案歸檔立卷工作進行指導，制定立卷工作職責，定期做好改進工作。同時，每個部門由一名主管領導負責兼職檔案員工作，將檔案管理作為年底領導考核的主要依據，不合格的歸檔部門的領導在換屆時不能繼續擔任領導職位，以此大大提高各級領導的重視程度。
3.高度重視進館后科研檔案的收集、整理、裝訂等工作。嚴格按照《檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，整理、分類、組卷，要求準確地劃分保管期限，寫清楚題名與責任者。把合同、課題、專利等科研材料及時收集齊全，并對科技成果獲獎證書進行跟蹤收取，確保科研項目的收集完整齊全，不允許有任何遺漏現象發生。
三、對高校科研檔案存檔的幾個建議
1.完善科研檔案管理體制。為今后更好地做好科研檔案管理工作，檔案部門同各職能部門要認真制定好有關的歸檔管理制度，科研課題組的負責人要將組織研究的一切數據及研制過程歸檔，如科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵階段、應用轉化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，提高科研檔案的歸檔率。
2.增強檔案管理員歸檔意識。由于檔案人員對科研檔項目過程不了解，無法掌握其流程狀況，不知道課題組的研制階段進行到什么程度，特別是不能及時了解成果，導致歸檔材料不及時，有的材料甚至無法歸檔。主要原因在于有些科研人員歸檔意識不強，在項目完成后不愿意歸檔，這樣就要求我們必須增強各部門人員的檔案歸檔意識、責任感和使命感。
3.實現科研材料全面歸檔。科研檔案歸檔材料不齊全不完整主要表現在：歸檔的材料中復印件過多，存在著公章、簽字不全;缺乏科學性和合理性，造成檔案無法歸類;科研部門對科研項目分隔管理，導致科研成果歸檔時間不統一。對此，要完善科研檔案歸檔材料，實現科研材料全面歸檔。
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0314-03
0 引言
高校是教學、科研和培養人才的重要基地，高?？蒲袡n案集教學、科研、管理于一體，是高校完成歷史使命，為社會發展提供人才、智力支持的豐富的信息資源。做好新時期高校檔案創新服務工作，進而為促進教育事業及經濟社會的協調發展服務。
1 規范檔案管理，建立科研檔案服務機制
檔案服務機制是指檔案部門為社會服務的內在工作方式和方法。高校檔案管理部門應在不斷完善傳統的管理服務的同時有針對性的進行一些特色服務；改變使得檔案信息管理滯后的服務方式，采取網上服務和主動服務相結合的方式使得檔案信息獲得超前服務；使得管理的文檔資源得到充分的利用，需要采取各種各樣的宣傳方式，比如內部或公開的出版物、公開的新聞報道等；為了促進文檔資源更好的服務學生和教職員工，需要實行相關的服務措施比如：代查代檢、代復制、文獻傳遞等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深層次的研究和分析成果；為提高服務的效率需要充分利用現代信息技術；為檔案管理積累資金需要適當采取有償服務；適當進入市場,積極參與科研成果的轉讓。
1.1 建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。目前，國內許多檔案館（室）采用便利的因特網進行網上服務，這樣的方式對于可以更加方便的搜集和共享社會和單位提供檔案資源。
檔案工作者為了達到信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，需要基于互聯網快速的建設更加的完整和系統檔案信息資源數據庫；為了實現檔案工作的自動化管理，檔案信息的法制化管理。就要在建立健全電子文件全文數據庫的同時，在因特網上按時監管處理好電子文件以備利用。
1.2 “電子文件(檔案)數據管理中心”具備廣闊的覆蓋面積，豐富多彩的內容，很高的實用性等相關的優點。因為它的建立能夠使得電子文檔數據管理中心統一監管和處理授權給網站的各單位的歸檔電子文件，與此同時，各單位可以共同分享該網站上加密的或者是有限制的電子文件，使得電子文件的查詢、利用服務變得更加的便利，促進了資源共享。
1.3 電子文件的自動上傳收集。當前檔案管理部門工作的不可小看的一個關鍵環節就是如何收集整理在單機上形成的電子文檔。相比較于傳統紙質檔案的收集整理，他們的最大區別在于，目前檔案部門早已摒棄了浩海如煙的紙質文檔收集整理，而是在互聯網上設置電子文件自動上傳的工作窗口，采取下載和上傳的方式完成文件的電子文件形式的傳輸，這樣的方式能以最快的速度收集實時的文檔，并快速的歸檔于檔案館(室)的服務器,
1.4 開展在線服務。當下是現代信息技術應用飛速發展的時代，它在各個領域都不斷地改變著人們工作、學習和生活的環境?，F在各種各樣的信息系統和信息網絡能夠及時滾動的轉達準確、有效、全面的信息使得人們獲得實時的信息。因此手工式的檔案收集管理、利用服務方式完全落后于現代化的檔案服務方式。檔案部門僅僅是利用電腦，在網頁上匯編好專題，設置好相關的數據庫查詢窗口和提供相關服務的電子郵箱就可以使得利用者與檔案館（室）以電子郵件的通訊方式交流信息，實時對文檔資料的真實性和價值性提供咨詢，提供查詢和資信服務。
因為各種因素的限制，很多高校的教學科研檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學科研檔案管理人員，基本上都是由教務、教學管理人員兼任教學科研檔案管理一職，正是因為身兼數職，才給教學科研檔案帶來了更多不利。
2.缺少資金投入，各種硬件設施不足
檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備，例如各種安全系數較高、性能比較穩定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺等等。這些先進的設備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。
3.檔案的信息輸出能力較弱
高校的教學科研檔案管理部門要將開發的教學科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學科研檔案信息輸出不能夠完全適應高校師生對教學科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學科研檔案的部分內容信息在校園網上進行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學科研檔案管理部門以及工作人員應該自覺地改善服務模式，努力提升自身的業務水平，力爭讓所有需要教學科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。
4.靠政策、少創新,重管理、輕服務等落后觀念頑固存在,轉變觀念仍是管理工作中的重點之一
許多高校對教學科研檔案管理工作的內涵和重要性認識不足,在管理上還受到了傳統觀念的影響，忽視教學科研檔案管理的現代化、高效化和智能化,在教學科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規劃,工作的積極性和創新性發揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態。同時,重管理、輕服務的思想根深蒂固。
二、改善高校教學科研檔案管理的對策
1.創新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統思想觀念
之所以檔案管理人員與教育領導階層會缺乏足夠的檔案現代化管理意識，是因為他們沒能明確教學科研檔案管理的最終目的。做好高校教學科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠實現“信息服務學校、服務社會”，讓這些檔案有效的為學校教學服務，提高高校的教學質量，培養出更加優質的人才。同時還必須要打破傳統的觀念，清晰的認識到做好高校教學科研檔案管理工作對檔案事業發展的重要性。不能夠僅僅從經濟利益角度進行衡量，而應該從多個方面進行衡量。
2.盡量拓展資金來源
各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時展的軟、硬件設施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進高校教學科研檔案信息化管理的實現。檔案部門應該積極的將教學科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務建設規劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。
3.創新管理制度，完善教學科研檔案管理規范化
隨著我國高校教育改革的推進，創新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領域建設等方面都呈現出多元化的發展態勢，同時也促使了高校教學科研檔案的種類呈現出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學科研檔案能夠發揮其應用價值，就需要對高校的教學科研檔案管理機構及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。因此，必須使管理制度創新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。各高校要依據國家頒發的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學科研檔案管理規章制度。將全校教學科研檔案分為學校、教務處、二級學院，并規定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學科研檔案目標管理標準，積極開展檔案管理業務培訓，加強二級學院的教學科研檔案管理體系的完善，不斷總結經驗，加大規范化建設力度，實現教學科研檔案管理的科學化和規范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。以此來充分發揮高校教學科研檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學科研檔案的科學管理水平和質量。同時完善的教學科研檔案建設工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。
4.利用信息化管理手段，實現教學科研檔案的現代化管理
隨著時代的發展，紙質教學科研檔案逐漸成為數字化，而互聯網的普及使得教學科研檔案開展網絡服務已成為可能。高校應加大教學科研檔案現代化設備的投入，積極的將計算機技術應用于教學科研檔案的管理，并建立教學科研檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現對教學科研檔案管理服務升級，充分利用校園網等各種網絡平臺，積極推進教學科研檔案信息資源共享。
5.加強檔案管理人才培養，提高檔案服務意識
教學科研檔案管理人員的業務素質直接關系到教學科研檔案工作的質量，因此，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學科研管理工作的基礎上，不斷提高教學科研檔案業務管理水平。此外，還要認真做好教學科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學科研檔案的利用需求。
6.建立教學科研檔案服務信息反饋機制
【基金項目】吉林省教育科學“十二五”規劃課題《吉林省民辦高?？蒲袑嵙ε嘤龑Σ哐芯俊罚n題編號：GH11433。
【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）06-0011-01
近年來，許多民辦高校在完善教學體制和管理模式的同時，已由最初的教學型院校逐步向教學科研型院校轉型。因此，科研管理工作的科學化和規范化日益得到重視。但是，由于民辦高校辦學時間短，面臨著如何盡快提高科研管理能力和學術水平等問題，而解決這些問題的重要途徑之一，就是建立合理的科研檔案管理體系，以便更好的服務于科學研究。
檔案是人類社會各種組織與成員通過有意識的創造性勞動而逐步形成、積累并保存下來的有價值的文字、音像等的原始記錄?？蒲袡n案是科研管理部門對科學研究活動的記錄，是科學儲備的一種形式，包括文字、圖表、數據、音像等各種形式載體的相關文件材料?？蒲袡n案是科學研究的基礎和條件，通過規范化的管理，為科研工作提供詳實、有價值的參考資料，從而促進科研工作水平的提升。
一、民辦高?？蒲袡n案管理的現狀
1.科研檔案管理意識薄弱
多數民辦高校科的科學研究處于初期發展階段，科研管理人員沒有進行過系統的檔案知識培訓，對檔案管理意識淡薄，對科研檔案形成不明確，忽視了科研檔案的收集、整理和歸檔，從而導致科研檔案工作不能有效進行。
2.科研管理機構缺乏經驗
目前，一些民辦高校由于辦學特點的原因，多重視教學，輕視科研，科研工作淺嘗輒止，許多民辦院校沒有獨立的科研管理部門，這導致了科研檔案管理工作成為可有可無的輔工作。即使隨著學校發展的需要，部分民辦高校已經意識到科研工作的重要性，但是缺乏科研管理工作經驗，對于科研檔案管理知識了解較少，造成了科研檔案管理與科研工作不相適應的現狀。
3.科研檔案管理制度不健全（建檔不完全、不系統）
現階段民辦高校競爭的核心已不僅僅是資金、人才和技術，更重要的是制度建設。科研工作在民辦高校的比重相對較小，因此科研管理方面的制度多處于初級建設階段，對于現有科研制度的管理、執行、監督亦不能一脈相承；此外，隨著民辦高?？蒲泄ぷ鞯闹鸩缴钊?，科研管理制度的更新較慢，原有的科研制度不能適用于現階段的科研管理工作。
4.各種硬件設施不足
對于科研管理的硬件設施要求多集中在科研管理系統和科研檔案室的建立等。目前，民辦高?？蒲泄ぷ魅蕴幱诹炕e累階段，需要歸檔保存的信息數據相對較少，借助于普通辦公軟件即可管理。另外，科研管理系統建設的經費投入較大，不僅有前期的系統購買費用，往往還有后期的系統維護費用，因此，科研管理系統在民辦高校沒有得到有效的應用和推廣。而對于多數民辦高?？蒲袡n案室是比較容易達到的，但是后期管理并不能很好的跟進。
二、科研檔案管理在民辦高?？蒲泄ぷ髦械闹匾?/p>
1.有效的科研檔案管理有利于科研項目和科研成果的申報
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作[1]。科研檔案是科研部門、科研人員在從事科學研究過程中形成的、按照歸檔制度作為歷史記錄而保存的科技文件材料。科研檔案是科研發展的歷史記錄，是科學儲備的重要形式，科研檔案提供了重要的信息資源，可指導科研人員的科學研究工作。科研項目一般要經歷選題、立項、完成、結題、成果鑒定、成果申報等過程，需幾年時間不等。有效的科研檔案管理，可以反映科研項目的系統過程，為確定申報課題方向和申報成果提供借鑒，提高工作效率。
2.適應民辦高校學科建設的需要
科研是學科建設的前提與堅強動力，科學研究可以更新教師的知識結構、豐富充實教學內容，從而提高師資隊伍的整體學術水平和業務素質。從基礎學科的研究到分領域的專業研究是逐步形成的，而科研水平的提高可促使學科建設進入良性發展軌道，科研成果的體現亦是學科建設成效的重要標志，高校的科研管理對民辦高校學科建設有重要的促進作用。
3.有效的科研檔案管理有利于提高服務質量和效率
高校科研檔案是高校檔案管理的重要組成部分[2]，隨著民辦高?？蒲许椖康闹鹑赵龆?，科研檔案的建立和管理變得越來越重要。系統化的管理可增強對現有科研項目和成果的管理，增強對科研信息的開發和利用，增強數據整理的連貫性。同時，科研檔案的系統管理對信息統計、科研報表都有重要意義。
4.促進科研能力提升
科研檔案工作是伴隨著科學技術研究事業的發展逐步建立和發展起來的，對科學研究既有輔助功能，又有促進功能?？蒲袡n案可對科學研究整體水平進行評估，這不僅是現有科研水平的體現，更是發現科研方向的突破口。
三、加強民辦高校科研檔案管理的途徑
1.樹立科研檔案管理意識
逐步強化科研工作在民辦高校工作的重要性，樹立科研強校、科研興校、科研帶動教學和學科發展的理念，將科研工作融入到日常教學和公共管理中去。不僅科研工作者需要提高意思，積極參與科研活動，科研管理者更應摸索經驗，開拓創新，強化科研檔案的管理工作，將其系統化、科學化、規范化，樹立正確嚴肅的科研檔案管理意識，統一思想將科研檔案管理工作做到實處。
2.強化科研管理人員業務水平
科研管理人員在整個科研管理工作中起到至關重要的作用?？蒲泄芾砣藛T的業務水平和專業素質是提高科研管理的重要因素和根本保證。民辦高校應定期組織科研管理工作者進行系統培訓，有助于提高業務水平和服務管理意識。精準的業務水平和良好的工作作風將會使民辦高校的科研管理工作邁上更高的臺階。
3.檔案管理規范化、科學化、網絡化
目前，科研管理工作已經進入信息化時代，如何利用和開發有效的信息資源意義重大。民辦高校應該在科研起步階段就做好科研工作的積累，將科研工作的內容、過程、成果進行歸納，建立電子檔案，并借助于科研管理系統，將科研信息進行分析、管理，做好保密工作和資源共享等，真正實現科研檔案管理的規范化、科學化和網絡化。這不僅有助于民辦高?？蒲泄ぷ鞯默F代化管理，更是促進民辦高?？蒲泄ぷ魈岣叩挠行緩?。
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動的真實記錄。近年來，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校對科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學化、規范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統需求分析
1.1開發背景與目標
當前高校的科研檔案管理機制，多數還只是一個上傳下達的行政性管理機構。其主要工作仍然局限于傳統的對科研項目、科研經費、科研成果登記鑒定、報獎等的被動管理，很少進行科研信息、科技服務信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們越來越習慣于利用網絡獲取所需的服務的新形勢下，高?？蒲泄芾硇枰掠^念，變革科研管理人員思維方式，強化“管理就是服務”的服務職能，必須樹立信息觀念，擴大信息來源，加強信息管理，提供信息服務，加強與社會的全方位聯系。同時，高?？蒲许椖颗c成果的規范化、信息化管理，對于提升高校綜合實力也有著極其重要的意義。由此可見，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動強度，開發和運用科研檔案管理平臺，實現科研檔案管理的自動化、信息化、網絡化，是科研管理部門急需解決的問題。
本文設計與實現的基于java的高校科研檔案管理平臺（以下簡稱平臺），是針對我院科研檔案管理的實際情況而研制的。該平臺服務于我院的科研管理工作，可以實時動態科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級科研機構、科研人員提供便利，為輔助領導進行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過該平臺，可以實現我院科研工作的網絡化管理，形成一個新的科研數據中心和科研管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校的有關科研信息，為學校領導有關科研決策提供輔助支持，為學校教師開展科研活動提供方便快捷的服務，為全院科研信息交流提供良好平臺，使科研管理人員從事務性的工作中脫離出來，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務水平。1.2系統體系結構及運行環境
本系統基于J2EE基本技術體系，采用B/S應用體系結構，表現層則采用JSP頁面、靜態HTML、AJAX等多種表現形式，數據庫服務器系統、Web服務器系統和應用服務器系統可以運行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個操作系統平臺。普通科研人員、科研秘書、管理員等各級用戶通過Internet即可登陸并使用系統，克服了時間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統運行硬件支持環境：Web服務器一臺、客戶端Web瀏覽器若干臺、數據庫服務器一臺。系統運行軟件支持環境：Web服務器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數據庫服務器（Windows XP + Access 2003）。
2系統設計
2.1功能模塊
本文設計的科研檔案管理平臺主要分十大功能模塊：科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學術活動管理、技術服務管理、項目申報和評審、網站管理、系統維護等。
1)科研機構管理：本平臺所設科研機構包括院系所、研究機構、重點研究基地等三類，可以列表顯示這些機構的基本情況、人員構成、在研項目以及已經取得的成果等。對于普通科研人員僅給予瀏覽的權限，各單位的科研秘書可以編輯各機構的基本情況，而對于機構的人員構成、項目情況及成果情況則由系統根據相應的功能模塊中的數據自動生成。
2)人員管理：本平臺設定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書（指各科研機構的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實現人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時可以顯示該人員所有的項目和成果信息，這些數據從項目和成果管理模塊中自動獲取。管理員可以對人員的信息設定修改權限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書可以修改本機構人員的信息，管理員則擁有最高權限。系統初始運行時，由管理員設定初始賬號、密碼、所屬機構等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫建立后，可以及時掌握學校科研人員的基本情況，并可以相應的生成學校的專家庫等。
3)科研項目管理：科研項目指已經立項后的項目，包括不同來源、不同級別、橫向縱向等各類項目。主要由新增項目、檢索項目、列表項目、經費管理等子模塊組成。項目管理的權限設定類似人員管理，但經費管理的權限僅對管理員開放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎等。平臺提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數據。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過建立科研工作量化指標和設置崗位考核指標，通過對科研項目、科研成果、科研獎勵、學術交流等信息的綜合分析，計算科研人員和科研機構的科研工作量?？己斯芾碇粚芾韱T開放。
6)學術活動管理：學術活動指學校主辦或者參與的學術會議、發表的會議論文、國內國外的學術交流等。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新學術活動的通知，二是科研處根據各科研機構上報的學術活動計劃定時學術活動通知，三是科研處在每個學期統計各科研機構學術活動的開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
7)技術服務管理：技術服務主要是指學校為地方企事業單位等解決的技術難題。本模塊主要完成三個功能，一是科研處主動在網上最新技術服務需求，二是各科研機構上報各自在每個學期的技術服務情況，三是科研處每學期統計各科研機構技術服務開展情況，作為學院考核各科研單位的依據。
8)項目申報和評審：通過平臺可以完成校級項目的在線申報、項目中期檢查、項目結題評估評審等工作。
9)網站管理：此項功能僅由管理員使用。
10)系統維護：對于管理員來說，在系統維護模塊中可以進行數據初始化、數據導出、數據清除、用戶維護、數據庫維護等工作，而對普通用戶來說，則只能維護自己的個人信息。2.2數據庫設計
數據庫設計是本平臺的核心部分。大量的數據都存放在數據庫中，數據庫設計不合理會嚴重影響系統的正常運行。在開發前應先規劃好每個數據表，不但要使其關聯合理，而且每個數據表中的字段設計也要合理、規范。
本系統采用Access作為數據庫，使用鏈接字符串與數據庫相連，數據庫的名稱是kygl.mdb，根據實際處理的數據情況和系統的功能在數據庫內創建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機構表(tzy_kyjg)、科研項目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎情況表(tzy_hjqk)、科技服務表(tzy_kjfw)、學術交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來存放科研檔案管理的基本數據。
3系統實現
3.1基本界面
平臺的首頁如圖1所示。
圖1系統首頁
除了平臺的首頁外，不同權限的用戶在用戶區登錄后將進入各自可操作的頁面。如科研人員登錄后將進入科研人員頁面，可進行個人基本信息維護、項目申報、項目查看、獎項申報等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關鍵視圖組件。ActionForm本質上是一種JavaBean，是專門用來傳遞表單數據的DTD(Data Transfer Object,數據傳遞對象)。它包括用于表單數據驗證的validate()方法和用于數據復位的reset()方法。本系統利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數據，通常每個HTML表單對應一個ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對應。利用ActionForm Bean的Validate()方法對用戶輸入的數據進行合法性驗證。
表單驗證是ActionForm的主要功能之一。要實現這個功能，需要采取4個步驟：1)重寫validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設置可能的驗證錯誤的標識；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設置為true（默認已經是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應輸入頁面的相應位置加入錯誤標記< html:errors>，以輸出可能的驗證錯誤。
3.3 Action類
Action類是用來處理業務邏輯的一個類，負責單個事件的流程控制。在收到相應的請求后，ActionServlet會為該請求選擇適當的Action，在必要的時候會創建一個Action實例，調用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會調用默認的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當的ActionMapping類轉發給Action，這個Action使用Ac? tionMapping找到本地轉發，然后獲得并設置ActionMapping屬性。
4結束語
基于Java的高?？蒲袡n案管理平臺集科研管理和信息服務為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機構管理、人員管理、科研項目管理、科研成果管理、學術活動管理、技術服務管理等多項功能，既實現了科研管理的自動化，又利用網絡的優勢信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫，大大提高了工作效率，使學院的科研管理水平上了一個新的臺階。
參考文獻：
然而，筆者發現，雖然目前高校對科研檔案的重要性有了一定的認識，但是，從實際的情況來看，高等科研檔案的管理和保護工作存在著以下幾點問題。
1.1管理制度缺失和管理設施缺乏
目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規性的檔案管理方式，而這種方式遠遠不能適應當前工作需求。相應的管理制度和監管手段的缺失也直接導致了檔案管理人員對歸檔的具體工作的敷衍。
高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設施，很多高校并沒有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導致了實際的檔案管理人員沒有對科研檔案有足夠的認識，沒有充足的時間來對科研檔案進行系統管理。
1.2科研檔案管理意識缺乏
科研檔案管理意識的缺乏不僅僅存在于檔案管理人員，也存在于具體的科研人員?？蒲腥藛T的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會形成項目進行到最后才進行補充，造成資源和人力的浪費。
高校管理者的科研管理意識水平也有待提高，目前學校對于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時也沒有相應的規定來約束和規范科研檔案管理和保護工作。
1.3科研檔案的知識產權保護不到位
高校的科研檔案作為一種信息資源，應當對閱覽、下載、復制、轉載等手段進行控制和約束，嚴禁杜絕非法利用。但是在實際的科研檔案管理工作中，知識產權保護意識還是相當缺乏，很多高校并沒有相應的規定，或者有了大概的相關規定，但是在執行方面也沒有完全落實。
1.4科研檔案管理工作宣傳不足
隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業的不斷發展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當前很多高校對于科研檔案管理工作的宣傳遠遠不夠，導致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時導致了很多從事相關檔案管理工作對自身工作重要性的認識不足，這也嚴重制約和科研檔案管理工作的進一步發展。
二、高等科研檔案的管理和保護工作改善與優化
針對上述問題，筆者就高等院?？蒲袡n案的科學管理，談幾點個人的淺見。
2.1規范高?？蒲袡n案管理機制，完善配套設施
首先，從宏觀上來說，學校領導要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔程序。并且，在具體的實際管理工作中，也要保證管理人員經費、辦公設施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實工作制度。
其次，從微觀上來講，高?？蒲袡n案管理必須依托現代管理理念，以網絡技術和計算機技術為基點，實現科研檔案管理的網絡化和電子化。同時把科研檔案管理和現代辦公技術結合起來，來達到科研檔案管理的規范化目標。具體來說，科研項目的申報環節、研究試驗階段的各種原始數據和報告等、驗收階段的研究報告、論文等、成果申報階段中成果登記、成果應用等。這些所有的案卷，都要按照科學的管理制度進行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過程中分類檢索原則，充分適應當前檔案規范化管理的要求。
2.2提升科研檔案管理意識，規范科研檔案管理
首先，從科研檔案管理人員的角度來說，要不斷的提升自己的業務素質能力，開闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個服務人員，而要進一步投入到實際的科研活動中，及時掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質量。通過科研檔案管理人員的自我提升，為學校提供高效的服務，從而為高校的檔案管理工作打開新的局面。
其次，從科研人員的角度來說，要增強科研人員對科研檔案重要性的理解和認識，使其充分明白科研檔案的具體價值。這也進一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關重要的一個部分，這也是科研檔案管理發展的必要基礎。
再次，從學校管理者角度來說，要注重培養優秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業務素質和能力，為其創造良好的學習條件，適應當前時代對優秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個溝通的平臺，使二者互動交流，并能有效的促進檔案管理人員有效的為科研人員進行高效服務。
2.3規范高校檔案管理管理，保護知識產權
首先，建立統一的管理制度，來保護高校的知識產權。對所有的知識產權的產生、獲取、流轉等具體過程要真實和完整的記錄，合法并且合理的來利用科研活動所產生的知識成果。利用歸檔保存的方式對知識產權進行保護，統一集中管理，促進知識產權的流轉規范化，以及在下一步的科研活動中的推廣和利用。
二、提高高校檔案管理科學化水平的現實意義
1.為高校決策層起參考作用。
高校檔案管理工作是高校重要組成的一部分工作，是管理高?？茖W化的基礎。高校各種檔案為領導制定計劃和決策提供了準確的參考數據。高校檔案為高校決策層的目的，能及時、高效、精確地提供有效的檔案資料，為下一步的高校領導正確決策做好準備。
2.為高校的教學工作提供參考數據。
高校檔案在高校教學管理和學術研究等工作發揮至關重要作用，如制定學科、專業發展規劃和教學計劃等工作。高校教學管理部門需依據教學檔案的相關數據，進行分析研究，使制定的發展規劃、教學計劃等具有可操作性。
3.為高校教學科研工作提供數據。
高校的教學計劃、教師任課表、教學科研、教書改革以及聽課講評、考試統計報表、教書科研獲得的各項成果等都記錄在高校的教學檔案中。對于促進高校教學科研、提高教學質量、完善教學管理和科學研究等一些方面，高校的教學檔案資料發揮著至關重要的作用。
4.為評定高校教師職稱提供參考。
一個完整的教師教學檔案在高校教師評定職稱時提供了依據。像高校教師教學質量問卷、高校教師授課計劃書、教學改革成果、科研成果、精品課程資料、教學工作完成情況等這些方面檔案資料保障了高校教師評定職稱工作的順利展開。
5.為廣大高校畢業生提供學歷證明。
高校畢業生有的由于種種原因丟失了畢業證書，需要學校補發畢業證書。有的畢業生由于出國需要在校的成績，需要學校的學歷證明。高校解決這些問題，可以通過查找他們相關的學籍檔案資料所提供的可靠證明和依據。
三、我國高校檔案管理工作的問題
1.高校檔案管理人員整體素質不高。
隨著檔案管理的信息化、現代化，需要高校檔案管理人員具備一定的專業技能和職業水平。據相關的市場調查數據顯示，目前我國檔案管理缺乏高素質的人才，從事檔案管理人員的整體技術水平有待提高。一是相關檔案管理人員觀念比價落后，工作缺乏創新意識；另外原有的知識已遠遠跟不上現代化管理的要求，管理水平落后。出現這些嚴重的社會問題，給我過檔案管理工作帶來很大的難度以及造成資源和工作時間的極度浪費。
2.對高校檔案認識不充分以及理解模糊。
在目前的高校中仍有相當一部分人認為檔案管理工作是保管檔案部門的工作，部分人認為檔案室是重要的場所，是保存著重要和機密的文件。對此，大部分高校教職工準確的對檔案部門是做什么的、保管什么東西的多不清晰。
3.高校檔案資料不全、硬件設施不完善。
當前大部分高校存在以下情況：一、保管檔案的條件不達標，像檔案室的通風、防潮、防盜、防火等條件達不到要求，這些易給檔案帶來缺失或破損；二、保管檔案的設備規格不統一、不齊全，不能應對目前檔案多樣化的要求。檔案的錯放、歸檔不合格、資料不齊全等現象嚴重，這些也給高校檔案管理工作增加了管理的難度。
4.檔案管理工作制度有待完善。
隨著我國檔案管理的信息化和現代化的不斷發展，過去檔案管理中許多問題在當前的管理中呈現出來，從而導致了檔案管理的整體水平不強?，F有的檔案管理工作制度缺乏統一標準化、規范化。造成各種檔案無法協調，制衡了高校檔案管理工作的進行。
四、增強高校檔案管理科學化的路徑
1.完善高校檔案管理的各類工作指標體系。
高校應成立以校長為組長、各科室負責人參與的檔案管理工作小組。在檔案管理工作得到學校領導高度重視條件下，可以有助于積極推進高校檔案管理工作的開展。
2.高校檔案管理人員應提高職業技能。
作為一名合格的高校檔案管理人員不僅要積極的參與各種檔案業務能力培訓、學歷檔案管理的專業基礎知識，而且還能使用現代管理技術和先進的技術設備，幫助提高檔案管理水平，跟上現代化的步伐。
3.提高檔案管理工作意識。
廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，全員參與提高并支持高校管理工作。通過全體教職工的積極參與，提高和配合高校檔案管理工作。
4.保障檔案管理工作質量。
對于高校檔案管理要專門的設置檔案管理室，并添置相關的檔案管理設備，分類存放、分別管理，做好防盜、防潮、防火、防蟲、防霉、防塵等相關養護措施，以確保管理的檔案資料全安、規范。
5.檔案管理與校園文化建設相結合。
學校要想展現自身的形象和價值觀成果，檔案管理是重要的載體。高校檔案管理工作要展現多姿多彩的生命力以及獨特的個性文化氛圍，需要努力的與校園文化建設新結合，最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。
1高?？蒲袡n案管理工作的內涵及作用
高校科研檔案管理是指高等學校在科學技術研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發利用物質基礎等作用。
2高?？蒲袡n案管理的歸檔范圍
對于高?？蒲袡n案管理必須集中統一管理，確保完整、準確、系統、安全，以利開發利用。目前，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用。
2．1科研準備階段
許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經費預算)、項目審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件。
2．2研究實驗階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等，同時，應注意收集項目的年度進展報告。
2．3總結鑒定驗收階段
工作總結，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。
2．4成果和獎勵申報階段
成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。
2．5推廣應用階段
推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。根據教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應當在項目完成后兩個月歸檔。
3科研檔案的規范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高?？蒲袡n案管理大多數是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統、準確、完整，各高校應當根據自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。
3．2實現科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學校科研處應有功能完善的科研信息管理系統，并對該系統的維護落實到人。構建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設，加強信息化管理的規劃。信息管理系統日新月異，在舊有系統的基礎上不斷完善是必要的，新建的系統也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內不落后?？蒲行畔⑾到y應實現每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統，應實現科研項目管理的數據化，各項指標有據可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現項目數據標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識
在很多的一段時間里，高?？蒲许椖抗芾淼倪^程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環節非常重視，對科研項目數量和到賬經費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結題，而忽視了項目由申報到結題的資料整理，待項目結題時該項目的前期資料已經遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數工作人員，根本無從掌握項目現實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業計劃，納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用?？蒲袡n案工作就應該納入高校工作計劃、納入校領導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產權為判定高?？蒲袑嵙εc核心競爭力的主要標準，應采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應該實現資料歸檔的各級責任人，以實現科研項目歸檔的系統、準確、完整。項目立項之時，應要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內交材料，并統一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交?？蒲刑?，一份留在二級學院，二級學院應該小型科研資料檔案室。?？蒲刑幵谌？蒲胁牧蠚w檔方面責無旁貸，應配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節，在科研系統對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室?？蒲袡n案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質量、提高科研檔案內在價值和利用率的關鍵一環，也是為經濟建設和科技服務的一個必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應敦促其盡快結題。對于經常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現的分散資料到一個完整的科研檔案的出現，并不是一個人努力的結果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應制定相關條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結題手續，未能辦結題手續就要預留響應百分比的項目經費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發出更多創作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學中山學院科技與研究生處
參考文獻:
