時間：2023-05-23 08:57:15
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一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。
二、電子檔案的要點
隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優勢
下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。
四、結語
綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻】
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前言
隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。
一、電子檔案的優點
（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
電子檔案是按照檔案管理規范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點：
（一）對設備和技術等材質的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設備作為載體，通過具體技術將紙質檔案材料內容轉換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設備上，在需要使用時進行相應的操作轉化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計算機等電子設備，對計算機的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當的要求。
（二）受時空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當，電子檔案可以利用互聯網等現代技術實現異地傳輸，不受制于時空的限制，有利于實現資源共享，提高辦公效率。
（三）加強電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優點，提高電子檔案管理，可以節省很大的人力、物力、財力，大大提高辦公高效率。
（四）加強電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質提出了更高的要求。
二、電子檔案管理和應用中存在的問題
（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復利用，因此，電子文件的內容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴重挑戰。
（二）載體材質影響完整性。由于電子檔案的載體多數是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復。
（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運行環境的安全。
（四）電子設備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應用。
三、電子檔案管理和應用的措施
（一）加強規章制度建設。電子檔案管理部門要根據《檔案法》等法律法規要求，制定科學完善的電子檔案歸檔標準和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統計的時候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質，尤其是政治意識和責任心。
（二）加大硬件投入。電子技術日新月異，計算機、存儲設備等技術更新非常迅速，要保證資金和技術支持，以使電子檔案管理工作與時俱進。另外，一定要做好安全保密工作，因為檔案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災難性損失。
（三）做好安全工作，一方面要維護網絡安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經成為個體之間最具價值的財富，個別集團或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強對檔案管理工作人員的管理，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
（四）做好電子檔案材料安全防護。要根據電子檔案的公開情況和保密級別，區別制定相應的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經完全開放的電子檔案，可以在驗證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴防電子檔案被隨意修改、復制。
很顯然，我國傳統檔案工作理論和規定也已不能完全適用于日趨發展的電子檔案管理需求。電子文件如何歸檔，歸檔后的電子檔案如何管理和開發利用，電子檔案與紙質檔案的管理有何不同這些都是我們遇到的新課題。在實際工作中，絕大部分單位仍處于電子檔案與傳統載體檔案共存的局面，而且傳統載體檔案仍是各單位館藏的主題，缺乏對電子檔案的收集、積累及安全防范措施管理，致使有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。
一、電子檔案的收集與積累
電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，因此，為保證歸檔電子文件的真實性，電子檔案的收集積累工作必須從電子文件形成階段開始。這就要求了解和掌握電子檔案形成規律和形成過程的形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子檔案收集積累下來，進行整理歸檔，向檔案部門移交。
電子檔案的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子證文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案，建立相應的記錄和登記，并與其相應的紙質文件建立標識關系，尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施，必要時，應在收集積累過程中，制作備份，以免系統發生意外情況時文件丟失。
二、電子檔案的整理和歸檔
（一）與紙質檔案相比較，電子檔案在數據庫中是以虛擬形式存在的。所以電子檔案的整理就是按照一定的原則和方法，將收集積累的電子檔案分門別類進行清理，給每份電子檔案一個固定的唯一的號碼，從而是全部電子檔案成為一個有機整體，構成有序的虛擬狀態，并通過檢索，可以提取電子檔案并在計算機屏幕上顯示出來，因此無論在任何條件環境下，都要拷貝一套保存，并對這套軟、硬件環境作說明。有些必須以紙質檔案存在的，可輸出紙質檔案保存。
（二）緊密結合電子檔案的特點，處理好電子檔案與紙質檔案的關系。
1.充分利用電子信息與載體的可分離性，對利用率高、載體狀況不好的紙質檔案進行電子化。
2.利用電子信息可以實現資源共享、存貯的高密集性特點，解決日益增長的檔案數量和有限的保管條件之間的矛盾。
3.對具有重要和長遠查考利用價值的電子檔案要紙質化，避開電子檔案對環境的苛刻要求和信息易丟失、更改的缺點。
（三）電子文件的歸檔就是將計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內進行，也可視其具體情況而定。因涉及電子文件的技術環境條件，存貯一套，借閱一套。要求存檔的電子文件有準確說明配套軟、硬件環境，歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。在拷貝過程中可采用數據壓縮工具對經過整理的電子文件進行壓縮，然后刻錄磁、光介質上。
（四）歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件，其它說明是否一同歸檔，歸檔的電子文件是否為最終稿本，電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容與相關說明是否一致，軟件產品的源程序與文本是否一致等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出準確性等。
三、電子檔案的安全措施
為了確保電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子檔案的非法訪問和隨意改動，在日常工作中就要對電子檔案的安全采取相應保護措施。
（一）加密技術
采用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性。在電子檔案的傳輸中通常采用“雙密鑰碼”進行加密，由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從載獲的密文中解讀原文來，這對于傳輸的電子文件具有很好的保護效果。
（二）身份驗證
為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，有必要對一些系統設置用戶身份驗證，當用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，如果驗證合格方可進入系統對相關業務訪問，否則將被拒止系統門外。
（三）防火墻
防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，通過網絡監控系統監測所有通過防火墻的數據源，使被保護網絡的結構不受侵犯。
（四）防寫措施
將一些重要文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。以保持電子文件的原始和真實性。
四、電子檔案的利用
1.原始性問題
電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2.真實性問題
電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時，如果保存不及時，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數據的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下生成。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著技術的進步，計算機軟硬件不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。
二、加強電子檔案科學管理的有效措施
1.建立電子檔案統一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，并發放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓班，對兼職檔案員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。定期派專業技術人員進行指導，形成統一數據格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。
（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署技術主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生信息失真等問題。
（3）密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
3.建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
（1）調節庫內溫濕度。采用去濕機、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；②采用防霉劑進行化學預防；③采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒；化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備；②可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
提高檔案利用率。高校檔案管理工作的根本目的在于查閱和利用。電子檔案管理改變了傳統檔案查閱和利用方式，利用者不再需要親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，只需提供所需材料的主題和范圍，管理人員也不需要反復翻閱紙質目錄進行人工檢索，再一次次進庫提取原件，而是利用計算機目錄進行檢索后，通過網絡傳遞PDF等格式文件，即能在極短的時間內將文件送達到利用者手中，縮短了查詢時間，提高了檔案利用率。
提高檔案安全保密性。實行電子檔案管理后，將過去整卷提供利用檔案材料方式，改為提供單份電子文件利用，從而保證了檔案的保密性。確保有保存價值的電子文件真實、完整、有效，使電子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人員出入庫次數的減少，也有利于庫房溫濕度控制和管理人員身體的健康，節約了能源，這與檔案安全保護的目的也是非常吻合的。
提高檔案完整性和時效性。電子檔案管理改變了傳統的手工作業方式管理檔案。所有新文件都可做到即有即入、及時快捷，改變了過去檔案整理工作于第二年下半年進行手工編輯、分類、歸檔等方式。碰到文件收集不完整或漏交歸檔時，還可隨時增缺補漏，只需調整一下電子目錄，而無需拆卷重做。從而達到檔案管理工作完整、歸檔及時的目的，在提供利用服務上，能夠發揮出更好的時效性，更有利于檔案的開發與利用。
降低管理成本并有效保護檔案原件。電子檔案側重于數據庫的管理，從而節省了人財物力的投入，它不像紙質檔案需要將大量的人財物力投入到分類、排序、組卷、裝訂等工作上。電子檔案管理工作使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，這不僅節約了打印、復印等費用，降低了檔案管理成本，也減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件起到了最大限度的保護作用。另外，實行電子檔案管理還能有效防止檔案被篡改的行為。
如何建立電子檔案建立高校電子檔案的關鍵，就是建立檔案目錄數據庫。檔案目錄數據庫也是電子檔案與紙質檔案的交匯點。檔案目錄數據庫中的每一份文件，都對應著該文件的電子文件鏈接地址和紙質文件的存放位置。只有采用數據庫形式的檔案目錄，才能使檔案的查詢和檢索迅速而方便。對高校檔案館來說，電子檔案的建立需要開發或購買專業軟件，而對于中小型檔案室則可以用目前最廣泛使用的辦公軟件中的EXCEL或WPS表格在自己的電腦上建立起電子檔案數據庫。（1）指定一臺專用計算機，在計算機C盤以外的分區作為電子檔案分區如：選D盤分區或E盤分區等。（2）在選定的分區上，根據需要建一個或幾個檔案目錄數據庫，相應地再建一個或幾個子目錄用來存放電子文件的文件夾。（3）隨時把接收到的紙質文件或電子文件，通過掃描或數碼照相等技術手段對原始檔案信息進行數字化掃描和錄入制做成電子檔案，這個過程包括：檔案全文掃描、圖像圖片處理、文件級目錄著錄及存儲、檔案分類等工作。（4）對紙質文件進行集中審核鑒定，以確保紙質文件與相應電子信息的一致性。將數據導入數據庫，進行隨機檢索抽查，再一次復核并檢驗質量。（5）將所有數據進行實時備份、異機備份，并妥善保管。（6）檔案目錄要設置打開權限密碼，以防止外部人員更改或誤操作破壞目錄。（7）在學院局域網上，檔案目錄和相關文件夾設置成共享，并設置成不允許網絡用戶更改我的文件。這樣本學院局域網上的所有計算機，都可以通過學院局域網訪問電子檔案系統。通過查詢檔案目錄，找到所需檔案文件，打開文件鏈接就可以進行瀏覽。（8）將制做完成的電子檔案設置成只讀文件，放在相應的文件夾中。然后按要求在相應的檔案目錄上做登記和文檔存放位置鏈接。這樣一個電子檔案就做好了。
電子檔案的利用電子檔案利用可根據檔案信息的利用需求、網絡條件、服務對象和開發范圍，分別通過公眾網、政務網、局域網等建立利用窗口，構建幾個服務平臺。一是利用學院局域網。面向學院師生員工和來館利用檔案人員的館內電子檔案利用服務平臺，可以直接上網訪問檔案館的共享文件夾，點開相應的檔案目錄，鍵入要查找的文件名或文號等等，可以鍵入全稱精確查找，也可以鍵入部分名稱模糊查找。找到后，直接點開鏈接地址，就可以打開所要查找的檔案進行瀏覽，能隨時查詢和閱讀最新的檔案文件，并可同時提供給多個用戶利用而互不影響。還可為廣大師生提供多種形式網上查詢服務，如：在線提供英語等級查詢、歷屆畢業生去向查詢、學歷證書查詢、學生信息查詢、教授信息查詢、畢業生優秀論文目錄查詢等等。二是利用當地政務網。建設面向本級各部門各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺，它能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務網用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業務指導或其他檔案工作服務，實現各部門檔案信息資源共享和服務工作。三是利用公眾網。建設面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺，這是檔案館實現公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網，通過檔案網站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數字信息，進行資源整合，實現公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現館際檔案信息交流。四是利用計算機單機查詢。學院還沒有建立檔案系統局域網的，利用者可到檔案室的專用計算機上查詢。也可由檔案管理人員代為查找，找到后將其所需檔案通過電子郵件等方式發送給利用者。目前長江工程職業技術學院檔案室采用的就是這一方式。
0 引言
隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環節的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔案管理工作發生著深刻的變化。根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協調發展的狀況將會在檔案管理工作中持續相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質檔案的各自特點分析
1.1 電子檔案的特點
電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優越性，主要表現在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環節。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化
再現。
（3） 信息存儲與利用的迅速準確性
電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質檔案的特點
紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發明造紙以來，這種傳統的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現在檔案信息的原始真實性方面，也體現在其存儲介質的原始依附性上。在傳統介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。
2 并存時期檔案管理工作的發展策略
2.1 更新觀念，提高職業素質。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案
管理工作，習慣于傳統的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業素質，調整專業知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業務環節的應用。
2.2 改進、創立檔案管理標準與制度
新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規范、標準。檔案信息系統的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業務方面的標準已是刻不容緩，如統計標準，著錄標準，標引規則標準等； 計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創立適合于新型載體檔案的管理制度、法規已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環節； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規來維護與
確定。
2.3 創新檔案管理體系
吸收與創新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環節可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規律，應全面進行階段的、系統的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計算機的軟硬件環境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真偽是電子檔案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環節在機上操作，所以在具體環節銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
一、信息技術下的企事業單位檔案特質
（一）集成性當企事業單位檔案管理工作實現信息化管理之后，企事業單位中的檔案信息只需要進行一次性的整理與錄入，當這個過程完成之后，整體的檔案管理工作就能獲得基本完善，此時，數據整理、輸入和應用得到了集成，而數字化時代下企事業單位檔案管理工作的集成性也被集中體現出來。檔案信息在具有集成化特點的基礎上可以得到高效率的利用和共享，從而提高檔案信息的服務能力。完整性與高效率是電子檔案信息系統的重要特點，也就是說，在企事業單位運用信息技術開展檔案管理的過程中能夠讓檔案管理呈現出高效率以及高適應性的特點。（二）動態性利用信息技術開展企事業單位檔案管理，其動態性特點轉換在三個方面：一是檔案信息采集具有動態性。當數據信息收集以后，可以隨時傳送到數據庫中，這個輸入過程所需要的時間極短，所以說檔案數據庫可以進行實時更新，而這種動態性在傳統的檔案管理工作中是難以實現的，而在企事業單位檔案管理中運用電子檔案，則能夠十分簡單的實現這種實時更新；二是檔案數據可以得到動態化。檔案信息一旦進入數據庫，數據庫系統就可以開展數據處理工作，如果數據存儲服務器容量較大，則處理過程所需要的時間也十分短暫。這個過程能夠降低以往人工操作中產生的錯誤和失誤，而且能夠提高數據處理效率；三是在實現數據收集以及處理的動態化后，檔案數據的和利用也就具有了動態化特點，檔案信息需求者可以較快的了解動態信息并進行利用，從而能夠提高企事業單位在檔案管理工作方面的工作效率。
二、電子檔案在企事業單位檔案管理中的應用舉措
（一）技術保障電子檔案在企事業單位檔案管理工作中的應用首先要求企事業單位能夠對檔案信息化管理系統進行建立健全。企事業單位需要以多媒體技術、網絡技術、數據庫技術為依托，對企事業單位中的檔案管理軟件進行升級、改造與更新。同時企事業單位要對管理檔案軟件技術進行構建和完善，對檔案資源開展統一的規劃與集中的管理，在符合企事業單位管理工作特點的基礎上，構建方便快捷且具備較高技術含量的電子檔案管理系統，從而讓檔案管理工作中的信息收集、信息分類、信息鑒定、信息保管以及信息調用實現信息化以及檔案管理的數字化和自動化，確保檔案信息在利用過程中能夠方便快捷并使檔案信息的壽命得到延長。電子檔案與傳統檔案最明顯的區別在于存儲介質的不同，而在使用這些存儲介質進行存儲的檔案技術在利用過程中必須使用支持檔案存儲媒介的軟件與硬件，所以二者的完善是運用電子檔案的重要前提。其中軟硬件主要包括網絡設備、文件數字化設備、服務器以及其它能夠支持檔案構成的基礎設備等，對軟件的要求是具有穩定的性能以及實用、可靠的特點等。（二）人才建設人才隊伍建設在運用電子檔案的過程中發揮著關鍵作用，運用電子檔案過程中對人才的需求主要體現在三個方面：一是在技術改進以及檔案管理工作方式轉變中需要高素質人才；二是檔案管理質量以及服務質量提高過程中需要高素質人才；三是在實現電子檔案管理規范化過程中需要高素質人才。所以企事業單位在運用電子檔案的過程中要重視研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培養，并根據實際需要對三種人才進行合理配置。在人才培養方面，首先要求企事業單位能夠樹立正確的人才觀。認識到人才是企事業單位檔案管理工作中的第一資源，在重視和研究檔案管理人才培養的基礎上調查單位中對檔案管理人才的需求以及檔案管理人才培養計劃，同時要制定規范、科學的人才培養機制以及人才激勵機制等，從而確保檔案管理隊伍專業素質的提高以及檔案管理工作人員積極性的調動；其次在人才培養途徑方面，企事業單位可以利用激勵機制來調動檔案管理人員對自身知識進行更新的自覺性和積極性，也可以聘請社會專業人士開展講座來提高檔案管理隊伍素質，同時可以采用走出去戰略將檔案管理人員送到單位外培訓機構進行培訓，其中高等院校就可以成為企事業單位進行檔案管理人才培養的重要基地；再次，企事業單位要促進檔案管理隊伍的人才流動，通過實行嚴格的考核制度來推動檔案管理隊伍的優勝劣汰，同時通過聘任制度的完善來對檔案管理隊伍進行完善，從而對檔案管理隊伍開展穩定、動態的更新與管理。（三）安全保障體系建設在電子檔案運用中，安全問題一直被檔案管理工作者所關注，構建安全保障體系是確保企事業單位檔案管理質量的重要方面，對提高電子檔案歸檔質量、利用能力以及服務能力具有重要意義。企事業單位電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障三個方面。在硬件設施安全保障中，應當重視對服務器運行狀態的監控，重視對檔案日志的更新，同時要強化機房環境保養與監控，對老化的設備與線路進行更換；在網絡安全保障方面，需要對存儲于客戶機和服務器中的檔案文件進行定期檢測與掃描，在設置瀏覽權限的基礎上避免感染病毒，同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則；在應用系統安全保障方面，首先要構建其用戶訪問平臺與日志文檔中心，其次要根據系統的更新來檢查所應用的安全措施是否有效。另外要重視檔案管理人員安全素養以及安全管理意識的提高。
作者：馮麗博 單位：河北省地質調查院
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質印刷這種傳統的形式，采用新科技、新技術對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質的載體發展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內容，也改變了傳統的檔案存儲方式，優化了傳統的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統的檔案管理機構更快地向復合型檔案管理發展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構的現代化發展。
1.2檔案管理機構信息載體多元化的基礎
在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現的同時并沒有伴隨著傳統方式的消亡，而是在這種發展過程中同時體現出了兼容性，體現了信息載體發展的特點和規律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協調一致的發展、存在，并且以一個整體的形象出現在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發展的管理對策
對于檔案管理機構而言，現有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學技術的發展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應考慮不同的信息載體之間的科學分配問題。根據各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據每個檔案管理機構的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設的資金投入以及檔案管理機構空間大小對載體的影響等因素，做好規劃。
2.紙質檔案與電子檔案各自的特點
因為信息載體的巨大優勢，以及被人們所接受的程度，在擔負起現代科技信息活動任務的同時，電子檔案給紙質檔案帶來了很大的挑戰，但是這并不代表著紙質檔案會就此消失。紙質檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習慣已經養成，對紙質檔案的鐘愛依然無可取代。紙質檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質檔案，甚至在某些方面，紙質載體反而會比電子載體更具有優勢。比如，大眾更喜歡用紙質載體，因為其適合大眾的閱讀習慣。據有關統計顯示，有56%的人習慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質文獻更易于保管，不需要專門的設備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔信息交流的任務，它的性質也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術的快速發展不僅帶來了管理上的創新，同時也促進了紙質載體潛能的進一步開發。紙質載體的發展一直與生產力以及生產技術的發展水平密切相關。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現代的數字印刷，紙質載體的作用一直在得到不斷的開發利用，電子技術的發展，使紙質載體的潛能有了進一步的可開發性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質形式存在的資料，通過計算機技術對其進行整理、分類以及加工，并將其轉化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當前，大多數檔案管理機構對計算機的應用還比較單一，開發出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發展，使一次投入多次產出成為可能。電子化的發展改變了信息加工受經費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設之中，但是要注意這方面的發展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎。
