時間：2023-05-23 08:57:15
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引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
四、結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
電子檔案，是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術對人類生活的滲透而產生，是檔案多元化發展的產物，正發揮著越來越重要的作用，對它的規范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎上，對基層單位電子檔案的規范化管理提出幾點粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內容的紙質文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統檔案將是一個優勢互補、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數據的簡單堆砌，未經系統化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數據丟失隱患嚴重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統紙質檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規章制度去規范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現出一種無章可循的狀態。
二、電子檔案管理不夠規范的原因
1、現有規范無強制執行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范性文件，對電子文件管理提出了一系列規范性要求。但作為推薦性標準，雖有參考價值，卻沒有強制執行的效力。所以在常規性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標準，使電子檔案的管理處于失控的狀態。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術的產物，產生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結構尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產生畏難心理。加之受到傳統觀念的影響，一味地側重紙質檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度?，F代化的辦公環境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統，所以從文件的起草、收發、流轉到最后的整理歸檔等各個環節，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉于各個職能部門之間，呈現出雜亂無序的狀態，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規范化管理的必要性
1、有利于資料的真實有效完整。基層單位往往掌握著重要的第一手資料，其中有相當一部分以電子數據的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環節進行規范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環境有一定要求外，有時也需要采取一定的預防性保護措施，如復制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質版的復制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調取電子檔案，進行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統的紙質檔案所沒有的優勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復制件的情況下，只要借助一定的輔助設備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現，省時省力。第四，在對現有檔案進行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實現電子檔案的規范化管理
1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態度直接決定了檔案整體質量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎。因此，在規范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規章制度來加以明確。因此，應當在本單位現有立卷歸檔制度的基礎上，嘗試增加關于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關人員的崗位職責，作為年度考核的標準。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學化、常態化。
3、加速檔案從業人員的知識結構調整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現代化信息技術，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍至關重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學習，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應當加強對檔案人員的業務指導和培訓，比如利用好一年一次繼續教育的契機，有計劃、有目的地培養出更多高素質的復合型人才。
隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。
1.2缺乏電子檔案管理人才
有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。
2信息時代電子檔案管理的策略
2.1建立相關電子檔案管理規范
醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。
2.2加強電子檔案形成管理
針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。
2.3加強對電子檔案的安全管理
制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。
2.4提高電子檔案管理人員素質
電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。
檔案管理發展中，檔案管理的規范化以及標準化是實現檔案管理現代化的重要內容和環節，只有在檔案管理標準化與規范化的基礎上，才能夠促進檔案管理的現代化發展，提升檔案管理的效率與水平。基于此，在具體落實檔案管理的過程中，應當做好相關規章制度的完善、檔案管理工作的規劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設施的建設等等，從而按照相關要求，規范化、合理化、標準化落實檔案管理，以便充分發揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價值。所以，檔案管理工作規范化、標準化落實是非常有意義的。
一、檔案管理工作規范化、標準化建設中存在的問題
基于現階段我國一些企業、單位檔案管理的實際情況來看，可以確定的是檔案管理標準化、規范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規范化、標準化建設過程中存在一些問題，使得檔案管理規范化、標準化程度低。具體為：
（一）認識方面存在問題
現代化的今天，依舊有很多單位領導及管理者沒有認識到檔案管理規范化、標準化落實的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數字化。其實，檔案管理的確需要借助于先進的科學技術，如計算機技術、信息技術、互聯網技術等等，從而實現信息化、數字化的檔案管理。但是，相對來說，規范化、標準化的檔案管理應當是數字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規范好各項檔案管理工作，在按照相關標準落實各項檔案管理工作，并在具體落實檔案管理過程中借助先進技術如此才能真正提高檔案管理質量。如若沒有落實規范化、標準化的檔案管理，而直接落實信息化、數字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實際，真正發揮作用[1]。
（二）存在資金方面的問題
目前很多企業或單位在進行檔案管理規范化標準化建設的過程中存在經費不足的情況，這也使得檔案管理規范化、標準化程度低。究其根本，一方面是政府對檔案管理部門的經費支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過融資來職稱檔案管理規范化、標準化建設。
（三）存在政策方面的問題
落實規范化標準化的檔案管理，需要由相關法律法規的支持，如此才能保障檔案管理有依有據、有章有法的落實，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國政府并沒有針對檔案管理，頒布相關政策或法規，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規及標準的制度規范。
二、強化檔案管理工作規范化、標準化的有效措施
為了改變當前檔案管理工作規范化、標準化程度低的情況，筆者的建議是：
（一）做好檔案管理工作規范化、標準化的基礎工作
出于落實規范化、標準化檔案管理工作的考慮，在強化檔案管理工作的過程中，首先要做好檔案管理工作中規范化、標準化的基礎工作。具體工作內容是：其一，做好公文制發。公文作為檔案的前身，多數檔案資料都是有公文轉化形成的。所以，為了保證檔案資料的規范化和標準化，應當加強工作制發的監督與管理，從而提高公文制發的質量。其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發公文的過程中，對公文簽發手續、公文審批、公文標題設定、公文內容等相關方面進行詳細的了解與檢查，及時發現錯誤，及時糾正錯誤，保證公文完好、規范、標準。其三，做好公文書寫。為了保證公文規范和標準，在制發公文的過程中，應當按照制發公文的相關要求，采用標準的文種，并規范格式，進而書寫公文，保證公文簡潔、標準、規范[2]。
（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征
檔案管理中，保證檔案的時效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價值，這也使得檔案管理有意義。當然，要想保證檔案時效性特征，應當注意及時進行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過程中，應當結合檔案文件的保管價值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時間之后，對檔案案卷進行清理，確定沒有價值的檔案予以銷毀，對于永久性保存價值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來保證檔案時效性特征。
（三）構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理
在現代化的今天進行到案管理規范化標準化建設，建立電子檔案數據庫是必不可少的。因為電子檔案數據庫的建立，可以將企業或單位的檔案以電子的方式存儲，如此可以保證檔案的安全性，且規范化、標準化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會變得更加方便、快捷。那么，如何構建電子檔案數據庫，推進規范化標準化檔案管理？即借助計算機技術、信息技術、互聯網技術等，構建電子檔案管理數據庫，設置為檔案管理數據庫的軟硬盤，使其能夠對檔案進行快速的收錄、分類、存儲，如此可以保證檔案管理更加標準化、規范化、有效化。結束語檔案材料對于—個單位來說，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據，對于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強化標準化、規范化檔案管理是非常必要的。對于當前我國檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規范化、標準化的基礎工作；及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征；構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理等。希望對于提高檔案管理規范化、標準化水平有所幫助[3]。
參考文獻：
[1]丁海斌.檔案管理活動中的物質與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學研究.2010（3）.
隨著社會經濟的進步和發展，不同領域的發展已經逐漸完善并且規范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應當緊跟時展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規范化水平。
一、檔案管理規范化的必要性
隨著我國現代化的建設中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術也在不斷提高。檔案管理是國家、企業、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現檔案管理的標準化和制度化，不斷提高檔案管理的規范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續時間段內在工作和管理中的積累。它的表現形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了單位的發展以及各種成功，它是企業在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是所有單位發展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養技術和實用性人才，用復合型人才培養模式代替傳統專業型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業單位培養更好的人才進行正確方向的提供。另外，規范化的進行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據促進單位的發展，做好檔案管理工作才可以把數據庫的作用更好的發揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理規范化
信息化時代背景下，信息技術和網絡技術快速發展，在新的形勢下檔案管理需要緊跟時代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發展。在檔案管理信息化建設中，需要完善相關的檔案管理信息設備，改變以往紙質檔案載體模式。紙質檔案不易保存，儲存時間較短，存儲空間較大，存在比較大的浪費。借助現代化信息技術和設備，開展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現狀，同時借助網絡技術可以及時獲取相關資料。借助信息技術構建檔案管理信息數據庫，制定相應的登錄查詢平臺，用戶可以登錄數據庫，查閱相關的檔案資料。借助信息化管理設備可以實現檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節約檔案管理時間。
隨著網絡信息技術的發展，目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數字化，原有的紙質檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺。所以在目前檔案的管理規范化過程中，應該做好二者的結合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實際管理工作中，紙質檔案管理和電子檔案管理應當具備獨立的管理體系，同時發揮自身的優勢相互配合，促進檔案管理工作有效開展，提高檔案管理工作效率。結合紙質檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設逐步完善，同時做好紙質檔案向電子化檔案的轉型工作。在電子檔案管理開展時，可以推動紙質檔案管理的開展，促進兩者的有效融合，可以促進檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實現快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優化檔案服務方式
大多數檔案管理人員對新技術和新設備操作方式掌握不足，加強檔案管理人員系統化培訓，在實際工作中靈活利用現代技術和方式。如工程類檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎知識，能夠熟練掌握和操作計算機。同時檔案管理人員具備突發事件應對能力，靈活應對突發事件。隨著現代技術和現代管理理念的引入，檔案管理的服務方式也發生變化，從信息管理逐漸轉變成信息服務。檔案管理人員經過系統化的培訓工作，具有一定的檔案管理能力，同時需要改變以往的服務方式，做好檔案資料采集、整理和存儲工作的同時，同時更加注重檔案資料的開發和利用。同時借助網絡平臺構建信息服務平臺，打破空間和時間的局限性，做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實際工作做好服務的，利用好各類檔案信息，發揮出檔案的核心價值，不斷提升檔案管理工作的規范化水平，這是充分發揮出檔案信息價值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現檔案信息的資料價值，可以說是檔案管理工作的一項重大課題。檔案資料價值開發的過程中，想要發掘檔案資料價值，注重社會公眾開發度的強化，讓大眾可以閱讀和查閱相應的檔案資料，深入發掘檔案價值。注重檔案資料和實際生活的有效結合，針對一些適當公開的檔案資料，適當增加開放程度，利用檔案資料促進社會發展。
四、結語
隨著社會經濟的發展，檔案管理工作需要采取現代化和規范化管理方式，不斷提高檔案管理規范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術和新設備，開展綜合性培訓工作，加強檔案管理培養。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應當革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設，完善檔案服務方式。
參考文獻
[1]陳希.新時期如何做好事業單位檔案管理工作[J].農家參謀，2017 （24 ）.
檔案是社會經濟發展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術的發展與進步，檔案由最初的紙質版發展成現在的電子版，與之相應的是對檔案信息化的需求進一步增強。而如今迅猛發展和廣泛應用的信息技術，更是為檔案的信息化建設創造了前所未有的契機。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中定義檔案信息化建設為“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！贬t院檔案信息化建設作為檔案信息化建設的一個重要組成部分，尤其是在當前快速發展的信息社會中，信息技術變革了醫院傳統的信息管理模式，使得以計算機及檔案管理軟件應用為主，利用計算機、掃描儀等對檔案進行搜索、存儲和管理，成為了醫院檔案管理方式發展的必然趨勢，也是醫院實現信息共享、實現與醫保系統聯網，保障人民群眾效益的重要手段，更是適應時代和社會發展的客觀要求。
2 全面完成醫院檔案信息化建設的主要任務
2.1 檔案部門需具備完善的基礎設施
首先檔案管理需配置足夠面積的檔案室、辦公室、檔案柜，以及電子檔案儲存應用所需的電子計算機、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。其次，電子計算機特有的自動化程度高、運算速度快、數據存儲容量大、通用性強等的特點，在醫院電子檔案信息的管理上，為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過計算機進行文件的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時由于醫院面對的社會群體具有廣泛性及公立醫院本身具有的社會公益性等特點，電子檔案信息更加復雜繁多，對于電子計算機的基礎配置也有著更高的要求，因此提高醫院檔案管理部門的計算機硬件配置和網絡使用率，是進行醫院檔案信息化建設的必要條件。另外，隨著社會保障制度的完善，醫保涉及范圍的擴大，建立和完善局域網，使各項工作趨于網絡化，加強醫院電子檔案信息的利用，使得資源共享是現階段提出的更為迫切的要求。
2.2 對電子文件的歸檔與管理制定嚴格的規范
檔案信息電子化指的是通過計算機、掃描儀等現代電子設備將檔案資料整理輸入計算機，使之轉變成數據資料再加以應用。因此電子文件的保存歸檔就需要有明確的規范指引。首先，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定醫院檔案管理規范，并定期組織學習新的檔案管理辦法，根據新的法規及時修正電子文件管理規范。其次，建立檔案文件級目錄數據庫，對檔案實現電子化管理，規范電子文檔的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學保管和有效利用。再次，注重特殊類型電子檔案的管理。由于醫院臨床、教學、科研活動具備特殊的技術性，因此多樣化特殊類型的電子檔案在醫院檔案中也占據著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀便捷地反映手術過程，具有十分重要的科研意義。
2.3 醫院檔案信息化需要配備高素質復合型人才
（1）醫院檔案人員需要具備較高的政治修養與素質。熟悉與通透國家檔案政策，全心全意為人民服務的服務意識，良好的職業道德和崇高的敬業精神，這是作為一名醫院檔案工作者首先應當具備的素質。其次，要滿足各方面應用的需求，需要具備運用信息技術深入管理、開發、利用檔案資源的本領，使檔案管理與其他綜合信息管理相結合。
（2）醫院檔案人員需要具備檔案專業技能。針對新形勢對檔案工作的要求，檔案管理人員的專業檔案管理知識與技能的培養至為重要。醫院檔案管理人員要不斷強化繼續教育，堅持“學用結合、重視實效”，積極按時參與省、市檔案局組織的檔案管理培訓班，保證其檔案管理知識與時俱進，對檔案管理法規了解參透，同時能夠充分掌握新時期檔案管理的信息化手段，以滿足醫院檔案信息化建設的需求。
（3）醫院檔案人員需要是具備綜合素質的復合型人才。新形勢下，醫院檔案需要管理、檔案、計算機三位一體的復合型人才，綜合運用多種管理思想、經濟理念、檔案專業知識等，對檔案工作進行有效的管理。同時也需要用現代信息技術整合醫院傳統檔案管理模式，為醫院檔案信息化建設提供有力的數據與保障。
2.4 醫院檔案信息化建設要注重檔案信息安全
由于電子信息應用會受到來自病毒和黑客等問題的影響，因此保管電子檔案的計算機的各種防病毒措施要完善，針對部分需要提供網絡共享的檔案資源，要提供有效的網絡安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質檔案的保存，要實現電子檔案與紙質檔案并存。
醫院檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎設施、先進的管理規范、優秀的檔案管理人員、嚴謹的安全措施等各方面的綜合配合，實現醫院檔案信息化建設是醫院現代化管理的重要組成部分。
信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，只有積極推動醫院檔案信息化建設進程，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。尤其是醫院的社會公益性決定了其服務團體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設歷程又是社會檔案信息化建設歷程的直接體現，因此，加強醫院檔案信息化建設不只是醫療事業可持續發展的需要，更是整個社會可持續發展的必然要求。
參考文獻
[1]張榮蓉，淺談企業檔案信息化建設[J].科技信息，2012
[2]于秀珍，陳春玉.醫院檔案信息化建設初探[J].北京檔案，2009
[3]生秀娟.加強醫院檔案信息化建設之管見[J].黑龍江檔案，2009
[4趙明娟.檔案信息化建設在醫院現代信息管理中的重要性[J].中國醫院管理，2009
隨著數碼時代的到來，數碼相機得到普及和廣泛應用。數碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲久等特點，使其大有取代傳統膠片型照片的趨勢，成為照片技術發展的主流。如何對數碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國家尚未出臺相關的標準和技術規范，現行的國家標準《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數碼照片檔案管理問題已經引起各級檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺了在本地、本部門試行的數碼照片管理規范，但存在標準不統一、內容不完整、操作性不強等問題，數碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認為，對《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）進行修訂迫在眉睫，使該標準既適用于傳統膠片型照片的檔案管理，又適用于數碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標準化、規范化水平。建議對《照片檔案管理規范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規范》的應用范圍涵蓋數碼照片。
二、由于數碼照片是一種電子文件，應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范”。
三、在“3 術語和定義”中增加數碼照片的定義：“數碼照片electronic photograph 是用數碼相機、掃描儀等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件?！?/p>
四、由于數碼照片依賴計算機系統進行閱讀、處理，一方面，其數據信息很容易被修改，數碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實性。另一方面，必須符合電子文件的規范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目內容：“對存在真偽疑義或修改處理的照片應采取必要措施進行鑒定，確保照片的原始性、真實性”；“數碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數碼相機直接拍攝的數碼照片，其光學精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對紙質照片掃描形成的數碼照片，其掃描光學分辨率一般應在600dpi以上，數碼照片遷移、格式轉換、歸檔過程中，應保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片”修改為“對無底片的照片應按照標準掃描或制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片；對永久或長期保存的照片，歸檔時，應同時制作紙質照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿足紙質照片和數碼照片編號的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號”應采用以下格式：“全宗號―門類―年度―保管期限代碼―冊號（盤號）―張號”。門類是用來區分紙質照片和數碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊號（盤號）是在某一全宗某一保管期限內紙質照片冊或存儲數碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號。需要增加“數碼照片文件的命名”、“數碼照片的存儲及說明”條目，內容如下：“數碼照片文件命名規則為‘門類―年度―保管期限代碼―張號’，張號用五位阿拉伯
數字表示，位數不足的在前面補‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張號?！薄皵荡a照片應采用只讀光盤作為保存載體，一個歸檔年度的數碼照片應存儲在一張或多張光盤中，幾個歸檔年度的數碼照片一般不允許存儲在一張光盤中?？讨乒獗P時，應選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應注明全宗號、門類（類目）、年度、盤號，格式為：‘全宗號―門類―年度―保管期限―盤號’。書寫時，應使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標記。每張光盤的根目錄下應有說明文件、著錄文件、數碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內容應包括全宗號、門類、年度、保管期限、盤號、全宗名稱、形成時間、件數、套別、制作人、審核人、制作時間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內容：數碼照片光盤內目錄的電子版本。該文件應使用經過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統自動生成。文件格式‘XML文件’。數碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內容：存放經過整理后的數碼照片。光盤封面正面應打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內容?！?/p>
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內容和條目：“數碼照片文件目錄應逐張照片編制，使用經過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統進行目錄的編制、管理。數碼照片文件目錄項目包括全宗號、門類、年度、保管期限、光盤號、張號、題名、拍攝者、拍攝時間、備注。”
地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、成果地質資料及信息載體,是地質工作不可缺少的重要基礎資料。它充分反映了我省礦產的發現過程、勘查規律、取得的成就、經驗教訓及地質工作的全貌,是現在和今后地質工作的重要參考。我省的地質檔案資料經過幾代地質檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規范程度大大提高。
1 加強領導,增強檔案管理意識
領導重視是關鍵。任何一項工作如果領導不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質檔案管理工作更是離不開領導的關心和重視,領導對檔案工作的概念、態度,對地質工作的發展是十分重要的。領導的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強檔案管理意識,愛崗敬業搞好服務,充分發揮地質檔案資料在科研、生產、二次開發中的作用,才能得到領導的重視。
我館從上世紀90年代初至今,在廳局領導的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎建設進展顯著,體現在:檔案管理人員人手一臺計算機;配備了服務器,建立電子閱覽室;添置了空調、除濕機;更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領導的重視為地質檔案資料管理規范化創造了良好的發展環境。
2 加強制度建設,重在基礎管理
加強制度建設,是實現檔案規范化的前提。我館從建立以來,根據地質資料的特性和工作要求不斷改進管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質資料進出庫制度(借閱庫)》、《地質資料進出庫制度(備用庫)》、《地質資料保密制度》、《地質資料定期檢查制度》、《地質資料搶救修復制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質資料進行數字化,制定了相應的《數字化地質資料保管制度》;2007年根據國務院《關于加強地質工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質資料清理工作方案》,對全館館藏地質資料進行地質資料的清理工作,制定了《地質資料借閱制度》。從而使我館地質資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環節做到有章可循、有記錄可查。
3 加強信息化建設,推動地質檔案規范化
健全完善檔案管理網絡,以信息化推動檔案管理規范化。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件建設的同時抓好基礎數據的錄入工作是實現檔案工作信息化的重要基礎工作。
從1997年國土資源大調查數字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質資料目錄信息服務系統、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.4、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.6、成果地質資料電子文檔制作瀏覽系統(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質資料制作瀏覽系統對原有和新增的重要地質資料進行了數字化處理,使我館館藏地質資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進辦公自動化有限公司聯合開發了福建省地質資料電子閱覽室系統,推進了我館地質資料查閱利用方式現代化的變革。該軟件通過計算機信息化處理和網絡技術,實現對數字化館藏地質資料的智能檢索、權限判別、無損調閱、選擇打印、實時統計等目標。為保證系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效地運行,本系統做到了系統處理的準確性和及時性,系統的開放性和可擴充性,系統的易用性和易維護性,系統的先進性。利用者可以準確、快捷地查閱與調閱各類地質資料,使我館檔案管理規范化達到了一個新的高度。
4 提高管理人員素質,加強檔案管理規范化
知識經濟的到來、科技進步所引發的檔案工作變革,給地質檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質檔案;地質檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網絡來實現。如何適應這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質檔案的管理水平,搞好檔案管理規范化,檔案工作人員綜合素質的提高是一個不可忽視的因素。
電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。
2.統一電子檔案管理
軟件建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性,存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調節環境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備,及時更新電子檔案的文件結構,加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網絡中電子文件系統的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結構,以適用新的“生存環境”。
4.加強我國電子檔案的安全
（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章,在現代技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。
5.提高我國檔案工作人員素質信息化進程
推進了檔案管理的現代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術水平，增強現代檔案管理專業修養，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網絡電子文件操作者，對其進行權限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業務和計算機技術。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效?！半娮游募葰w檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
參考文獻：
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與傳統檔案相比，電子檔案出現的時間并不長，雖然其在儲存空間占用相關信息處理效率等方面有很大優勢，但在對其認識、利用中仍存在一些突出問題。
1.檔案管理觀念陳舊落后
很多單位的領導對檔案管理工作的重視程度不夠，將檔案工作與保管性工作混同，認為檔案管理不會影響單位實質性發展。因此，他們對檔案工作不能及時關注和更新，對新出現的電子檔案管理方式缺乏正確認識。部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發展進程。
2.檔案管理不規范
電子檔案對計算機系統依賴性強，電子檔案管理工作中規定了對重要系統、文件、數據信息進行定期備份，但是缺乏具體操作性規范。電子檔案保存工作缺乏連續性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進行備份數據檔案登記管理，缺乏規范的放置措施，另外，計算機數據檔案沒有配套的避免拷貝技術，缺乏相應的檢查機制。
3.忽視電子檔案管理安全
檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性，沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計算機系統，因此電子信息在收發、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風險。利用電子檔案的過程也存在安全隱患，因為電子檔案和紙質檔案比，更容易被修改和覆蓋，破壞電子檔案的原稿。
二、電子檔案管理改進對策
1.制定電子檔案管理規范
電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。
2.統一電子檔案管理軟件
建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響，對電子文件“物理生命”的保護一是防磁，二是控制調節環境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，及時更新電子檔案的文件結構，加強電子檔案的保管，確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒，控制網絡中電子文件系統的安全，備份處理，異處保存，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”。
4.加強電子檔案的安全
（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。
（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。
（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。
