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2文件檔案的實踐經驗
企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰?？茖W安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
2加強企煤炭業人事檔案工作，實現以人為本的人力資源管理文化
煤炭企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化煤炭企業人力資源管理，離不開煤炭企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。健全煤炭企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發：完善健全人事檔案內容制度，適應現代企業人力資源管理和時展的要求；結合企業檔案工作規范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業實際的人才評價體系；企業人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
企業文化是企業形象的本源，企業通過自己的組織目標與發展規劃的制定，確保企業健康發展運行；圍繞核心價值觀的永恒發展，促進企業發展；對企業發展的經營哲學的探索，為今后企業發展指明了正確方向；培養企業精神風貌，來弘揚公司正氣精神；創新管理、經營理念，維系企業與國際社會接軌。
2.企業文化的制度行為層
在各個企業中都要建立財務制度、人事制度、車輛管理制度、崗位責任制、銷售管理制度等一般管理制度，在一些大、中型企業及外資企業也根據自己的管理特點和文化特色，相應地建立員工階段性比賽（或考核獎勵）制度、交流等等。這些制度都是用來約束組織成員的組織規范和行為，以保證整個企業有序高效地運行。
3.企業文化的符號層
企業要將自己的基本標識、組織的徽標及歌曲等、自然環境和建筑、技術及工藝設備特征、文體生活設施、建筑物以及造型、文化傳播網絡等收集整理，形成企業文化的物質載體，這也是前兩個層形成的有力保障條件?？傊髽I文化是逐步形成的，也是始終處在變化和運動之中的。人們要將這些文化逐步加以收集、整理、保管、統計、利用、編研，有利于更全面透徹地認識和了解企業文化。企業的文化資本越來越成為企業競爭的關鍵因素，也在各種資本中處于決定性作用的地位。
二、檔案管理在企業文化建設的作用
1.文化價值作用
檔案是記錄、傳承文化的重要載體。它記載了人們創新性的社會實踐活動，反映了最先進的生產力的發展狀況，使先進文化得以傳承和發展。只有檔案資料，才能為現在研究歷史學、社會學、人口學、民族學等提供各種具體和典型的史料。所以，檔案具有與文化等同的價值和意義。
2.文化創造作用
在檔案的文化資源中，記載和存儲了大量的人類在已往的活動中長期形成的實踐經驗和科學文化知識。人們可以利用檔案中豐富的具體素材，以開發思維，啟迪心智，從而創造先進文化，推動和促進企業與經濟和社會的全面發展。
3.文化傳播作用
檔案在企業文化傳播中具有十分重要的作用和意義，企業家及其管理者團隊所表現出來的精神、心態、品格、氣質等，即他們的個人示范和對下屬的要求，往往也是企業文化傳遞的重要渠道。企業文化通過各種傳播媒介在社會中傳播、擴散，極大地推動檔案在企業文化中的社會傳播力量。伴隨著企業個性、企業經營產品和服務的社會擴散，企業也在進行著自身形象的社會傳播。
4.精神價值作用
人與動物不同，具有豐富的情感和高尚的情操。檔案的存在，詳細地記錄了中華民族創造歷史和先進文化的曲折歷程和奮斗足跡，真實記載了人們在社會實踐中創造出物質財富和精神財富的光榮業績，它的意義和價值隨著時間的推移而變得越來越珍貴。所以，通過企業檔案的的保護和傳承，可以激活豐富的民族精神資源，傳承民族精神，鞏固深厚的民族文化根基。
5.制度創新作用
檔案對企業歷史以及企業經營活動等情況的記載，讓企業制度創新的方式方法更加多元化。企業為了更好地探索出現代企業制度創新的思路，往往從企業文化入手進行研究分析，找出調動企業員工的積極性的方法，推動制度創新和管理創新的發展。
項目檔案真實記錄了項目建設前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設的全過程，為項目驗收、工程事故原因和責任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術依據。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點。為了確保項目工程質量，現國家規定項目整體驗收前，必須通過項目檔案專項驗收。
一、目前企業在項目檔案管理上存在的問題
（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準、批復文件，缺土地使用證、建設用地規劃許可證、施工許可證等。二是招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書。三是項目申和批復、更改變更類文件沒有閉環，有申請沒批復或有批復無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。
（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續不完備。如合同、協議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設計單位簽字，或缺建設單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；
（三）文件真實性、準確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復檢日期。
（四）案卷質量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統一規范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現不區分問題、不區分年度組成雜卷，如把全部上級有關文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內文件內容，如“上級有關文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。
二、存在問題的原因
一是負責工程項目的領導及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。
二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環節來產生資料，往往是工程施工快結束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。
三是工程技術管理人員未嚴格執行相關項目檔案管理制度，對自己負責的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監理單位檔案資料要求、把關不嚴，致使工程項目結束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。
四是工程項目資料管理人員業務素質不高，影響歸檔質量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，業務能力較差，且大多身兼數職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質量差、不規范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導都聽不明白，嚴重影響歸檔質量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。
三、加強和改進的措施
一是項目主管單位領導和具體管理人員應高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關制度和標準的學習，不斷提高檔案意識和管理水平。應嚴格執行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質量。
二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標過程中，要求施工單位、監理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設的公司內各部門、各環節文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監督指導。
三是要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監理單位和建設單位對文件的內容和形成過程認真審核把關。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數據及文件記錄，企業用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學校或者相關部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
【關鍵詞】
煤炭企業；檔案管理；企業文化建設
隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和改革開放的不斷深入，經濟與文化一體化發展的趨勢越來越突出，許多企業越來越開始注重樹立自我形象和企業精神。它們在生產、經營、管理、銷售等活動中逐漸形成具有企業自身特色的一種新穎的社會文化現象——企業文化。
1 企業檔案和企業文化的基本內涵
企業檔案是在企業活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，是“企業在各項活動中形成的全部檔案的總和”。企業檔案，一方面它記述和反映了企業文化建設的歷史，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據；另一方面，對它加強管理的本身就是企業文化建設的重要組成部分。企業檔案應當、且已經在企業文化建設中發揮出了越來越重要的作用。
企業文化是“企業和企業職工在一定的歷史環境中，在民族文化和現代意識影響下，在生產、經營、銷售、管理等活動中逐漸形成的具有企業特點的群體意識，以及這個群體意識的價值觀念、思維方式、行為準則和道德規范等”。企業文化建設是構成企業的最基本的建設，是企業發展的一項重要戰略措施。
2 煤炭企業檔案工作與企業文化建設的關系
2.1 煤炭企業檔案為企業文化建設提供了大量的歷史文獻，是企業文化建設的歷史借鑒和參考，對企業文化建設起著宣傳推廣和教育作用
煤炭企業檔案管理工作是企業文化建設的重要組成部分，推動企業文化建設的發展過程。企業文化建設需要企業成長、發展歷程的真實記載，需要有關企業經營哲學和企業精神文化宣傳的記載，而煤炭企業檔案作為記錄企業成長、發展歷程的載體，真實地記錄了煤炭企業文化建設所需的全部資料，它為能為煤炭企業文化建設提供寶貴的材料，是煤炭企業文化建設的保障。煤炭企業檔案工作者在收集企業檔案時，要充分考慮企業文化建設的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業文化建設所需的資料和素材，能推進企業文化的建設進程。因此，企業檔案工作者必須具備較強的企業文化建設敏感性和企業文化建設意識。
2.2 煤炭企業文化建設影響著檔案的收集范圍和檔案的價值和鑒定工作
煤炭企業檔案的價值表現為企業檔案客體對企業主體的需求和滿足程度。煤炭企業檔案價值受多種因素的影響和制約呈現出大小不一的價值體現，對企業經營決策有用的企業檔案，其檔案價值要大于對企業經營決策沒用的檔案。煤炭企業檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業文化建設作為企業管理活動的重要組成部分，不僅是企業檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業檔案信息價值的鑒定工作。在企業檔案價值鑒定過程中充分考慮企業文化建設的影響，使企業檔案價值表現出多重價值，賦予企業檔案更為豐富的價值內涵。
3 加強企煤炭業人事檔案工作，實現以人為本的人力資源管理文化
煤炭企業人事檔案作為企業選用人才、開發人力資源的基礎，是企業檔案信息資源的重要組成部分。優化煤炭企業人力資源管理，離不開煤炭企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關系。企業人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于在企業內部最優化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業的核心競爭力。因此，企業在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和素質等基本內容。
健全煤炭企業人事檔案制度，優化開發企業人力資源管理系統，應當從以下幾個方面出發：完善健全人事檔案內容制度，適應現代企業人力資源管理和時展的要求；結合企業檔案工作規范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業實際的人才評價體系；企業人事檔案實行社會化開放式的管理模式。
4 建立企業形象系統，實現企業檔案的文化價值
煤炭企業檔案是企業生產、經營、管理等各項活動真實可靠的原始記錄。它反映了企業在其日常生產經營過程中的全部活動，蘊含著企業深厚的文化底蘊，囊括了企業豐富的信息資源。企業形象是社會公眾對企業及其行為產生的各種感知、看法、認識、感情的綜合印象，是企業以體貌特征等圖像形式表現出來的企業文化。企業檔案與企業形象宣傳，是企業管理文化的不同層面，它們都對企業管理起到了積極的促進作用，是企業管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業形象，不僅能推動企業內部的生產經營管理活動，還能在企業外部產生巨大的形象推動力，給企業帶來不可估量的經濟效益和社會效益。企業檔案中記載的企業在成長、發展歷程中所榮獲的各種獎項和成果，都是樹立企業形象的典型素材。
煤炭企業檔案與煤炭企業形象宣傳有著極其密切的關系，企業檔案與企業形象宣傳都是企業的寶貴財富，都能為企業創造經濟效益和社會效益，對企業的生存與發展具有重要的作用。因此，煤炭檔案信息中心應當主動與企業宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，為煤炭企業的發展做好專題服務工作。煤炭企業檔案機構可以收集企業榮譽檔案，對榮譽檔案實行集中統一保管，通過整理榮譽檔案，提取出最能代表企業精神和價值觀念的典型代表，樹立能代表企業經營理念的形象，成為企業的無形資產。編寫先進人物宣傳冊，發揮企業英雄模范作用。煤炭企業先進人物是企業精神的體現，是企業行為和群體行為規范化和合理化的優秀代表，是無數默默無聞的員工點點滴滴的企業精神實踐的集中反映，是企業組織力量的縮影，是企業文化的樞紐。企業發現了這樣的英雄人物，將其行為和實際行動表現，及其所創造的成果與企業的價值觀聯系起來，將其作為人們學習的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。煤炭企業先進人物的模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅持正確的觀念。企業利用檔案信息資源，挖掘企業的品牌價值，樹立企業的外在社會形象和企業內部的英雄人物形象，提升企業社會地位，增加企業的文化附加值，不僅拓展了企業檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富了企業檔案工作的內容，還在很大程度上推動了企業文化建設的進程，促進企業全面經營管理的發展。
綜上，煤炭企業檔案作為企業文化建設的歷史借鑒和參考，作為煤炭企業文化建設的直接依據，在煤炭企業文化建設中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的煤炭企業開始重視企業文化建設，煤炭企業文化建設的力度將越來越大，方式將越來越多樣，內容也將越來越寬廣。所以，對于煤炭企業來說，這就要求廣大煤炭企業檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，使企業檔案工作跟上形勢的發展，在煤炭企業的文化建設中發揮出新的作用。
【參考文獻】
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[2]于秀芝.人力資源管理[M].北京：經濟管理出版社，2002.
[3]劉光明.企業文化（第三版）[M].北京：經濟管理出版社，2002.
1 企業檔案的基本定義和內涵
企業檔案是企業在日常生產經營和管理活動中，由企業專門人員收集和整理的各類文件材料，具有重要價值，是一種有效的現代企業資源組織形式。
企業檔案以文字、圖像、視頻資料等形式，真實地記錄和反映了企業形成發展的全過程，是企業行政辦公和企業經營發展的重要部分。企業檔案是伴隨著企業的逐步發展壯大形成的，是企業發展的一手資料，并隨著企業的發展逐步調整完善，由專門的管理人員負責整理和匯編，有效地推動了企業的可持續發展。
2 企業檔案與企業文化的關系
目前，從總體上來看，我國企業檔案管理發展存在不均衡性，受企業經營模式以及其內部管理水平的影響，企業的檔案管理層次具有較大差異。但在企業檔案管理上，各企業均采取有效手段，積極創新檔案管理制度，不斷完善其基礎設施建設，加快培養專業人才，以推動企業檔案管理的高效穩定發展。企業將其實際發展情況作為依據，忠實于現實，逐步深化檔案管理，經過篩選整理，將一些有價值的內容保存下來，并加以妥善整理和歸檔，由專門的檔案部門負責保管。當企業發展遭遇困境時，企業管理者可以及時查閱檔案資料，吸收和借鑒以往成功經驗，采取有效措施，及時解決問題，從而保障企業的持續穩定發展。而企業文化是企業在發展中所形成的一種集體價值觀，對增強企業核心競爭力，提升競爭優勢意義重大。企業檔案與企業文化具有一種天然聯系，二者統一于企業基礎管理中，是推動企業發展的重要保障。企業檔案與企業文化相互作用、相互促進、相互影響，有效地增強了企業活力，共同推動了企業的發展壯大。
3 企業檔案在企業文化建設中的重要作用
3.1 企業檔案是發展企業文化的史料資源，積極服務于企業文化建設
企業檔案記載了企業自成立之初至今的一系列重大生產經營活動，涉及內容眾多，既包括企業的先進生產技術經驗、專利成果、先進工藝、技術資質，也包括企業的管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用。因此，企業檔案是企業先進經驗和管理成果的總結，是發展企業文化的重要史料資源，為企業文化發展提供了明確的發展思路和方向，極大地推動了企業文化的發展進程。就企業檔案目前的發展實際而言，企業檔案自建立之初就發揮了積極效應，從內在和外在兩方面體現了企業的發展歷程規律和生產經營特點，對于企業文化的創建起到了積極引導作用。另外，受企業檔案自身特性的影響，企業檔案是隨著企業的發展而不斷發展變化的，在繼承企業前期發展經驗的基礎上，去粗取精，為今后發展制定了一個科學的發展規劃，具有一定的預見性。
3.2 企業檔案是發展企業文化的重要理論參考
優秀的企業文化往往是在立足企業發展特點的基礎上形成和發展起來的，符合企業未來的發展方向。在發展企業文化時，企業領導者通常會以企業檔案為依據，制定出一整套較為系統完善的企業文化發展方案，而這一過程必須要堅持以企業檔案為依據，充分挖掘企業文化的閃光點，打造自主文化。
3.3 企業檔案管理是企業文化的有機組成之一，承擔著創新企業文化的重要使命
企業檔案是企業長期發展積累的物質表現，屬于企業文化的一部分。因此，從客觀上來說，加強企業檔案管理就是創建企業文化，提升企業整體文化水平的重要舉措和有力保證。因此，企業管理者應進一步更新管理理念，完善企業檔案管理，促進企業文化建設，豐富企業文化。
3.4 企業檔案是企業文化發展的歷史遺存，反映了企業文化的主要特性
企業檔案是伴隨著企業的產生而出現的，并隨著企業的逐步發展壯大而不斷積累完善，它主要涉及物質生產經驗和精神思想兩方面內容，是企業集體的智慧結晶，反映了企業文化的主要特性。企業領導者通過借鑒企業檔案中的一些精華部分，大力擴展企業文化領域，豐富企業文化渠道，廣泛開展多層次的企業文化活動，有效地增強了企業的凝聚力和向心力。
4 結束語
綜上所述，企業檔案是企業整個發展歷程的真實記錄和寫照，反映了企業不同發展階段的具體情況和特點，是研究企業文化的重要歷史資料，具有很高的科研價值和經濟價值。同時，企業檔案也是企業文化的側面顯現，反映了企業文化的個性化特征。因此，企業經營管理者必須進一步解放思想，完善檔案管理，積極運用各種新方法新手段不斷提高其檔案管理效率和質量，明確檔案管理思路和目標，為企業文化的創建和發展創造一個良好的內部發展環境。
參考文獻：
一、前言
近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。
3.歸檔文件質量有待提高
移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視?，F階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。
3.創新檔案管理模式
在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時代的到來，改變了企業的管理方式，從傳統的完全紙質化到如今的電子無紙化，企業檔案的管理發生著巨大的變化。企業檔案也已經成為企業信息資源和資產的重要組成部分，是企業建設、運營、發展的重要記錄，對于企業的發展建設起著至關重要的作用。但是，中國企業對于這方面的應用探索還不長，企業電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結合自己的實際經驗，給出一些思考和建議。
一、企業電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業的利益。
（四）優化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。
（五）優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。
（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結束語
企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。
參考文獻：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.
關鍵詞：國有建筑企業；檔案管理；問題；措施 建筑企業檔案管理隨著科學技術和信息技術的快速發展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業一般工程項目巨大，項目的復雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當前國有建筑企業在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經存在的問題以及面臨的問題，應該首先認識到國有企業檔案管理的重要性。
一、國有企業檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對工程質量進行評定，在評定過程中需要工程建設過程中的參考資料，而完整規范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設中的重要作用：1.在城市規劃、建設和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應的依據和參考，這樣，相關單位就可以根據以往的城市建設經驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關人員可以依據規范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數據，對后續工程進行完善和管理；3.建筑工程質量的高低以及施工質量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設的經濟效益。因此，在整個建筑工程建設中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國有企業檔案管理的現狀和面臨的問題
（一）國有企業檔案散、亂、缺、散
由于我國國有企業中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導致檔案資料的分散；目前我國國有企業的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業在工程建設之前不進行適當的檢驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導致檔案收集散亂、不規范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國有企業檔案管理的制度不夠健全和完善
國有企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業管理水平協調一致，檔案管理過程中應該采用信息化的管理方式，管理人員應該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業檔案的管理水平和管理效率。然而，當前國有企業的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業所有部門中去，相應的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設備不足
國有企業檔案管理過程中熱暖設備不足問題是一個較為普遍的問題，現行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應的設備也較為陳舊，甚至有些單位出現檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業的資料管理人員卻幾乎沒有，相應的專業設備也甚是缺乏，這就可能導致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質量差
國有建筑企業檔案管理一般是有嚴格的質量規定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質量并沒有達到規定質量的要求，甚至還有相當大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。
三、國有企業檔案管理的改進措施
（一）依法治檔，不斷加強國有企業檔案管理
加強國有企業的檔案管理工作，應從三個方面著手：首先，檔案工作者應加強對檔案工作的認識，深入學習和掌握國家關于檔案的法律標準，經常與領導溝通，獲得領導的理解和重視，而企業也用加強對檔案工作的重視和領導，對檔案管理的人員配置、設備配備等予以保證；其次，應不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規培訓和學習的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設；再者，建立完善的企業檔案管理制度，結合企業的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業基層中貫徹落實依法治檔。
（二）建立對國有企業檔案損失責任追究制度
建立國有企業檔案損失責任追求制度，實質上就是針對國有企業檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設的服務，全方位完善企業檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發現檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。
（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎
針對目前國有企業檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應該采取相應的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構建檔案管理機構對現有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業技術人員對國有企業信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關檔案管理負責行業檔案的收集、整理、鑒定的指導工作，然后相關單位做好檔案移接工作，相互之間明確責任。
（四） 提高檔案質量
檔案質量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經理的檔案質量提高的意識，其次是建立健全相應的規章制度，最后是加強檔案管理過程的監督。在檔案管理工作中，項目經理的主要責任是組織、協調和管理各部門的工作，由此項目經濟的檔案質量意識的提高是非常關鍵的；工程檔案管理作為一個動態的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應的工作制度和加強檔案管理的全過程監督，保證全過程檔案的連續性和完整性。
結語：總而言之，國有建筑企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發現檔案管理中已經存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應的解決策略和方法。
參考文獻：
