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Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.
Key words: file management; institution; efficiency; Science
中圖分類號：G271文獻標識碼A 文章編號
檔案是人們進行各種活動的最原始記錄，體現了單位及個人的成長和發展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應該重視的問題，尤其是在事業單位，應該致力于通過對檔案的科學化管理來助推單位的高效化運行。
一、科學化管理檔案的重要意義
檔案管理作為事業單位的一個重要基礎性環節，應予以高度重視，檔案出現混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當前，一些事業單位的人員流動較快，導致檔案出現在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導致知識產權流失等嚴重后果。首先，在事業單位中，檔案還承擔著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學的檔案管理能有效印證事業單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設中，檔案管理建設也承擔著重要的角色。其次，檔案是事業單位文化建設的一個重要源泉，文化建設都是從源遠的歷史發展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發展規律、文化特點等元素，為文化建設提供有力支撐。
二、事業單位檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
當前，一些事業單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統的收集制度做以支撐。盡管當前有些事業單位已經意識到這一情況并做出努力，但是呈現的是，有一定的管理規模，卻和單位的發展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規模，不能做到系統、準確的對檔案進行管理。
（二）單位重視程度不夠
檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業單位往往對人事或組織及財務工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現出應付的狀態，也就無從談起加強管理加強服務。
（三）科學化管理水平低下
伴隨著信息化、辦公自動化進程的加快，檔案的存在方式也發生了很大變化，電子檔案已悄然出現在人們的視野中，其易于復制、刪除等特點使得傳統的管理方法已經適應不了現化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰。因此，要創新管理方法，提高科學化、信息化水平，研究出適應電子檔案特點的新方法。
（四）檔案管理人員水平不夠
當前，一些事業單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔任，或者有全職的保管人員也未經過崗前培訓，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學化建設。
三、構建檔案管理科學化的措施
（一）建立科學化管理制度體系
一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業單位應致力于建立起科學化管理檔案的制度，可依據國家相關檔案管理規定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發展需要為準則，為檔案的作用發揮提供支撐。同時，要加強檢查和監督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。
（二）加強對檔案管理的重視
作為事業單位的領導，要高度重視檔案管理在單位建設中的重要作用，從頂層設計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業心和責任感，可成立單位檔案管理領導小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結經驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優秀人物，發揮他們的“輻射”作用，引導全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發展
（三）加強科學化管理建設
單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網絡等信息化工具加強檔案的管理，組織技術力量有針對性的研發檔案管理系統，單位提供相應的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學習借鑒他人科學化管理的經驗。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格予以控制，將紙質檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規范化、完整化、系統化的檔案體制。
（四）加強檔案管理人員培訓
檔案保管員的素質高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓，不僅要學會相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓班的方式，系統培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案保管人員發現問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。
結 語
綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業單位領導應高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。
參考文獻：
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1 概述
科技檔案是對于科學技術與科學研究成果進行保留的重要依據，具有重要的價值，是科學研究成果的重要表現形式。科技檔案資源是將科學技術轉化為生產力與經濟價值的重要資源?？萍紮n案是企業的無形資產，直接影響著企業的發展水平?？萍紮n案記錄了企業內部科學技術的研究過程，是對于社會改造過程記錄的重要依據，也體現了企業整體的技術水平。與此同時，科技檔案也是國家的重要資源，是國家科學技術水平的標志，也是歷史的傳承。無論是國家或者是企業單位，都要做好科技檔案管理工作，從而更好的利用科學技術來創造更高的效益，完成技術的發展，造福于后世?，F代社會的發展主題是可持續發展，而科技檔案管理工作就是實現科學研究持續發展的重要基礎。
現代社會是知識經濟時代，掌握了科學技術信息，就掌握了提高技術水平的關鍵?？茖W技術的不斷發展與應用，使得人們的知識產權保護意識不斷加強，科技檔案的價值逐漸的被人們所認識。科技檔案的管理工作，已經成為了企業檔案管理工作中的重要內容，并且逐漸的與企業檔案管理工作相分割，成為與企業生產密切相關的工作內容。科技檔案中包含著珍貴的信息，對于企業發展有著重要的意義，是企業創造經濟效益的根本，是企業的核心價值。筆者就職于供電公司，主要負責從事檔案的收集、整理、輔助查閱、管理等工作。下文通過筆者的日常工作的實踐，從管理與服務兩個方面來分析構建高效的科技檔案管理體系的對策。
2 建立高效的科技檔案管理體系的對策
2.1 管理創新 對于現有科技檔案管理工作中，首先要實現科技檔案的管理創新，通過提高管理水平，從而達到建立一個高效科技檔案管理體系。現代社會計算機科學技術不斷的深入，各行各業都受到了巨大的影響，全球信息化的趨勢也逐漸影響到了科技檔案管理工作。在國際社會上，信息化管理方式已經成為了提高科技檔案管理工作效率的重要舉措。對于科技檔案管理工作開展信息化建設，是現代科技檔案管理工作的發展趨勢，也是科技檔案工作發展的需求。
科技檔案管理信息化，是在檔案管理過程中，實現信息化的錄入、采集、編輯、查閱、儲存、檢索，可以明顯的實現檔案信息的共享與高效傳遞。與此同時，先進的網絡技術與多媒體設備，可以更好的對科技檔案資料進行保存，并且更好的對圖表、文字等記錄進行說明和反映。傳統的科技檔案管理工作中，科技檔案的體積較大，查閱效率低，補充與修改上存在很大的不便。信息化的科技檔案管理方式，可以將傳統的檔案數據實現數字化，并且以計算機數據的形式進行管理與儲存，提高了檔案管理形式的多樣化與高效化。與此同時，信息化的管理方式可以提高科技檔案的利用效率，更好的實現科研成果的共享與轉讓，真正的發揮檔案資料的作用?？萍紮n案只有實現信息交流，才能保證其檔案保持的價值。信息化的管理模式可以提供遠程訪問與管理的平臺，更好的實現信息資料的修改與收集，減少了時間、地點的限制，并且便于實現高效的查閱、歸檔與整理。另外，信息化的科技檔案管理模式，可以更好的實現檔案歸類的科學化，并且建立合理的數據庫結構，有效的解決現有檔案管理混亂的問題，實現了科技檔案管理的高效性。
檔案管理工作對于企業有著重要的意義，在管理上還要注重實現管理模式的流程化與規范化。檔案管理工作在多數企業單位中，是相對獨立的管理部門，與其他業務部門組織結構上存在界限，并且大多數由行政部門進行管理。這種結構上的分離，使得檔案管理工作與實際業務部門和技術部門產生銜接不緊密的情況。在檔案管理工作中，要建立科學合理的檔案管理流程，實現合作管理，保證檔案管理工作的連續性。在進行科研過程中，科技檔案與普通檔案的性質有所不同，其應該具備良好的可擴充性與廣泛應用，其使用頻率較普通檔案更高。另外，科技項目與普通業務項目不同，參與研究的部門與人員數量較多，流程化的管理模式可以使得參與人員的職責更加明確，有助于提高整體科技項目的工作效率。
2.2 服務創新 以往科技檔案僅僅是作為對科技成果的保存，難以有效的與科研部門和其他部門產生互動，檔案管理工作過于被動，服務不到位。傳統的檔案管理工作中，服務缺乏良好的創新意識。新時期的科技檔案管理工作對于檔案的開放性要求很高，必須要保證信息更好的進行應用，充分體現科技檔案信息的價值。在進行科技檔案管理中，要不斷的提高服務意識，并且對于檔案資源的管理上應以需求為導向，構建良好的服務體系。
科技檔案管理工作中，管理人員要加強信息的主動采集，提高科技檔案的資源豐富程度，并且加強對于各部門之間的交流協作，提高科技檔案信息采集的系統性。另外，還要加強對國外先進服務模式的學習，促進本單位的管理服務水平的發展。對于科技成果的交流上，要加強宣傳與推廣，讓研究人員更高的認識到科技檔案的重要性，并且促進科研人員與科技檔案管理人員的交流配合，提高檔案管理工作的效率。在檔案管理信息化建設中，提供更多種類的查詢服務，為科研人員提供更好的服務。
檔案管理工作還要加強網絡的應用，建立信息化的檔案管理平臺，并且建立內部檔案局域網絡，實現信息的互動互聯。對于科技檔案的管理上，要提高重視程度，加強對管理工作的投入，確保科技檔案管理工作的開展具備良好的基礎。另外，還要注重提高科技檔案管理工作的安全性，完善安全保護體系，對于科技檔案信息的共享與保密范圍進行精確的劃分，嚴格控制機密檔案的查閱。
3 結束語
現代社會科學技術不斷發展，知識經濟時代中，科學技術的價值得到重要的體現?？萍紮n案是科技發展的重要基礎，其管理工作也要與時俱進的發展，對于新的問題進行解決。在管理體系的建設上，要實現信息化、流程化與規范化，提高檔案管理人員自身的認識，認識到科技檔案管理工作與普通檔案管理工作的不同，構建高效的科技檔案管理體系，從而更好的服務企業與社會。
參考文獻：
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[2]宋敏.加強科技檔案管理的幾點認識[J].電動工具，2011（01）.
［關鍵詞］
信息化；高校；檔案管理
1前言
隨著我國教育事業的深化改革、全球范圍內網絡信息化的不斷普及和飛速發展，高校系統的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰為機遇，實現突破式發展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關系我國高等教育事業的發展進程。因此，必須直面挑戰，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現信息化時代高校檔案管理改革。
2信息化時代高校檔案管理改革的重大現實意義
高校擁有大量的教學資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發揮高校檔案管理的資源優勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。
2.1適應高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現代文化、傳承當代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結高校發展歷史、凝聚高校發展共識、革新高校發展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現，內容上紛繁復雜，數量持續增多；另一方面，隨著電子政務日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩定性也隨之增加，亟需妥善應對。
2.2提升高校檔案管理服務效率和水平的需要高校集中了大量的現代前沿信息，是知識創新的重要基地。高效共享并發揮這些信息的功能，為學術研究和科技發展服務，為經濟社會發展服務，就要求檔案管理部門不斷加大網絡化和信息化建設，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導平臺。
2.3提高檔案管理人員自身素質的需要科技的迅猛發展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學習就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結構和能力結構全面適應新形勢新要求。
2.4節約資金支出和工作成本的需要紙質檔案收集、歸檔和監管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經費得以節約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。
3當前高校檔案管理工作中的問題
3.1基礎水平參差不齊高校檔案管理體系構成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高?；A情況和財力狀況不同，導致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統一的標準和平臺上，更無法實現高校間或高校與其他機構間的共查共享。
3.2隊伍建設相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復合型人才?？萍嫉陌l展帶來了檔案管理操作難度和復雜度的上升，大量的計算機技術應用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構成復雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。
3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復印等設備，完善的網絡基本保障和機要保密設施，也需要周期性的必備技能培訓，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。
4加快高校檔案管理改革的思路對策
高校檔案管理的改革是一項系統工程，已時不我待。高校理應高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現。
4.1提高對檔案管理重視程度高校領導要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現實困難，全面清空發展障礙。
4.2推進檔案管理標準化建設高校領導要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執行標準、評價標準和建設標準，制定出符合高校實際的具體執行規程和業務流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規范化建設，確保任何一項檔案管理業務都有據可查、有章可循、有的放矢。
4.3建設一支與檔案管理信息化改革相適應的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養老院”；三是嚴格業務技能考核，確保步步緊跟當前信息化發展潮流；四是加大培訓力度，開闊眼界，增長本領；五是嚴抓工作監管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。
4.4為檔案管理實現信息化提供充足的基礎投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統；二是建立高質量的網絡支持和數據支持系統；三是提供計算機、打印復印機等必要裝備。經費要切實做到年初有預算，使用有保證，?？顚Ｓ?，重點保障。
主要參考文獻
學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的。基建檔案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。
1．3實用性
作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關領導缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高?；ú块T不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學的檔案管理技術
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規范化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。
3．2實施規范化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯系合理排列卷內文件。為確?；n案材料的標準化與規范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。
3．3提升現代化、科學化管理水平
實現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網絡安全保衛工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。
科學規范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發揮最大效益 。目前高校普遍存在對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。高校財務檔案借閱制度不完善，不規范，管理環節 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規范化和科學化管理，對現階段高校的改革和發展具有極其重要的現實意義。
一、高校的財務會計檔案管理的內容
《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：①每年一次的數據庫備份，②財務軟件升級前的數據庫備份，③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，⑤所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數據。
二、提高學校的財務檔案管理
1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制
財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發展相適應的財務檔案管理體系。
2.強化業務，提高能力
加強財務檔案管理者自身業務素質，一方面積極參加財務檔案業務培訓，認真學習財務檔案專業知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。
3.加強財務檔案綜合服務功能
高校財務部門應改變傳統的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發利用工作，力爭全面系統完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。
4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重
要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規章制度。規章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財務檔案的信息化建設
隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息 網絡化是實現檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。利用校園網絡管理系統，實現檔案的索引、統計、編集、檢索，替代傳統的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數字檔案信息，建成各類財務檔案數據庫和多媒體數據庫。實現財務檔案的自動化處理系統和網上檢索查詢。
盡管高校財務檔案管理在 建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務檔案管理 建設還存在諸多有待研究解決的問題，應抓緊對高校財務檔案管理 建設的全面探析。才能確保檔案的質量，使學校檔案工作保質保量限期完成。
十八屆五中全會強調，實現“十三五”時期發展目標，破解發展難題，厚植發展優勢，必須牢固樹立并切實貫徹“創新、協調、綠色、開放、共享”“五大”發展理念。作為先進文化前進方向的高校，是創新工作的試驗田。高校后勤檔案管理保持與時俱進，開拓創新，以創新思維應用于檔案管理工作實踐，更好地適應新時期辦好中國特色社會主義大學根本目標的需要。
1 高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項重要的基礎管理工作。隨著高?，F代化、信息化建設進程的加快推進，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機制轉型升級，檔案資源成為科技創新的重要動力源，檔案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。
（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務、基礎設施建設及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。后勤檔案管理，既是學校的基礎管理工作之一，又是學校教學科研及師生正常學習生活的保證，也是對高校綜合管理水平的直接反映。
（2）信息時代對檔案管理提出了“檔案信息化”“數字檔案”等新要求。運用檔案管理軟件系統，把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，實現檢索快捷方便，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設的需要。
（3）教學評估、申博、更名需要大量的檔案材料來支撐，為高校教學科研順利進行起到積極的輔助作用。
2 后勤檔案管理的現狀
高校后勤檔案管理功能重要，內容復雜，理應得到重視和強有力的發展，但是大部分依然停留在傳統的管理模式，存在以下方面的現狀：
（1）對高校檔案管理不夠重視。管理層對高校檔案管理的功能和地位認識不完整，往往認為檔案管理是后勤部門的事情，導致高校檔案管理工作往往處于學校發展的邊緣化位置。同時，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統觀念，對信息化時代創新檔案管理的認識不到位。對檔案管理的相關規定，檔案法制意識認識不到位，直接影響了高校檔案管理的現代轉型。
（2）后勤檔案的存放仍然停留在過去傳統保存方式。檔案管理投入力度不大，導致軟件硬件設施建設落后，管理人員對現代技術技能掌握與運用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質材料，沒有要求對已經完成的后勤項目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對數量少。
（3）后勤項目檔案材料缺失和質量問題突出。因學校作為科學科研單位，對后勤項目的管理不夠精細，絕大部分完成后勤項目沒有歸檔，即使是代表學校實力的重點、重大后勤項目，后勤檔案材料嚴重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現材料收集不完整，殘缺不全的狀況。
3 創新檔案管理的舉措
高校是進入信息時代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創新勢在必然。結合高校檔案管理的多重功能，創新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機制上、功能上的創新，服務于高校發展和學校人才的培養。
3.1 觀念創新，提高檔案管理現代化水平
樹立后勤檔案是高校重要資產、獨有的信息和知識的觀念。從觀念和認識上，強化學校領導層、全校教師以及檔案管理人員對后勤檔案管理的地位和功能的認知和重視。從教學、科研、學校發展、學生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強高校后勤檔案管理重要性，引起學校領導層面對高校檔案管理信息化建設的重視。同時，引導高校檔案管理從業人員務必要主動拋棄傳統的教育手段和觀念，積極吸收、學習和使用信息化的管理理念和技術，提高自身檔案管理的現代化水平。
3.2 體制創新，使檔案管理適應科技發展的需要
（1）從制度和機構上，加大對高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統籌機構，促使校內各大部門之間的信息整合與共享，建立起長期、持久的協作共享共贏與協同創新的發展機制。
（2）建立科學的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實際情況的《后勤檔案管理實施辦法》的制定和有效實施，使檔案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善學校檔案管理信息化發展所需的軟件設備，包括提高互聯網的建設、管理軟件的提升、電腦系統本身的更換。學校在人員、經費、庫房、設備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設施，配齊各種檔案設施設備，改善工作條件。
（4）建立合理的歸檔程序，適當實行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學校在相應的《科技獎勵實施辦法》中更加突出表明：對于完成的后勤項目、申請的專利、成果獎項等，嚴格把關，凡在后勤過程中產生的技術和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎勵。
3.3 管理創新，全面提升檔案管理水平
（1）當前高校管理已經率先進入信息時代，切實做好檔案信息資源的開發利用工作。學校綜合檔案室要依托軟件系統，建立現代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確保科技機密和檔案安全的情況下，實行網上檔案信息資源共享、網上提交必要的電子檔案，網上查閱相關文件或資料，同時充分利用已有設備和資源，充分利用校務信息網，提高工作效率。
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）28-001-01
近年來，隨著社會改革和建設的不斷發展，必然也要求學校及其檔案工作改革和發展， 學校檔案工作是學?？茖W管理的重要組成部分。學校的檔案室是學校檔案管理部門，擔負著學校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統計、保管、開發、利用等工作，而要實現高校檔案管理創新，首先要從管理意識形態即管理思想上創新，繼而在具體的檔案管理全程各個環節上遵循創新思想。
一、高校檔案管理現狀概況
1、思想觀念守舊。許多高校對檔案工作不夠重視，國內外檔案管理先進的技術和手段無法在高校檔案管理中運用。一些高校檔案工作人員安于現狀、不思進取，對檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統的方法，日復一日，年復一年。思想觀念守舊，對檔案事業的發展目標模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業人才結構單一。隨著檔案信息化、數字化的發展，面對縮微技術、掃描技術、數據挖掘技術、云計算、海計算、網絡平臺模式建設、檔案館功能的拓展等方面的技術手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術、計算機技術以及檔案學研究方面的人才。而實際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業水平、技術能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機構的專職檔案工作人員在年齡、學歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。我國目前的檔案管理方式多是采用傳統的手工操作，當然，這與檔案信息的形式有很大的關系。檔案信息處理的復雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。在部分高校，信息數字化已經成為大勢所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學習的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計算機的輔助，進行檔案管理工作，這樣嚴重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發展。
二、高校檔案管理創新的措施
1、轉變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發展，檔案管理水平也在不斷地進步，目前檔案管理工作人員的素質相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時俱進，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會遇到問題，檔案管理人員的水平就會受到質疑。因此，檔案管理工作人員必須跟上時代的步伐，審時度勢，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學習的過程中，轉變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務教師學生的態度，全面開展檔案管理的創新工作。
2、建立科學的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學校領導給予足夠的重視。領導重視檔案工作，并善于用檔案資料統籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎。第二，學校檔案管理部門應與其他部門合作，聯合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發展。
3、技術手段的創新
長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。技術創新是檔案管理創新的內在驅動，檔案管理的技術創新包括兩方面內容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創造性的應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。
現代的高校檔案管理還要實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高?；?。
4、人才和知識的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
知識創新就是檔案人員要樹立創新意識，培養知識的創新能力，并要認真學習，較熟練的掌握計算機網絡化與多媒體等先進技術，培養信息的處理能力以及信息技術的開發應用能力，有計劃的開展崗位培訓，對檔案人員進行在職繼續教育，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察、離職深造和學術交流等有機的結合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創新。
參考文獻：
在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點
所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：
1、電子檔案管理的優勢
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉變
紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉變
電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內容與形式的轉變
檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測
電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護
高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強高校電子檔案管理員的技術指導
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。
四、小結
隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。
1.強化意識,健全機構
既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高?，F代化水平高低的標尺,搞好檔案現代化建設,能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上,要切實轉變觀念,強化檔案意識,要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識,增強服務意識,使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學校的規劃和計劃、納入學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發揮應有的作用。
3.加強業務,提高能力
檔案管理工作水平的高低、質量的優劣,取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時,還應要求檔案員真正堅持“業務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業業,服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業知識理論,另一方面建立檔案工作網絡,選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員,運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平,使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學校教學、科研和其他工作服務。因此,加強檔案人員的業務能力(下轉第133頁)(上接第132頁)培養、提高檔案工作者素質,是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。
4.穩定隊伍,改善條件
要采取切實措施,建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員,與教學、科研、圖書管理人員同等對待,按有關規定,認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調動。檔案部門的經費,應列入學校預算,統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備,從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設,應列入學?；窘ㄔO規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學管理
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據,搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎,也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理,一方面,要根據事業單位檔案管理的要求,抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料,檔案人員應及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。
隨著高科技的迅猛發展,我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期,高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分,務必迅速、有效地提供檔案材料,為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此,高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用,對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來,才能體現它們應有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面,是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明,高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作,是高校管理不可缺少的環節,也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞,直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托,實現檔案管理服務模式的創新,從社會需要、學校需要的角度出發,以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間,實現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應人們的要求。當今時代,計算機已深入到社會生活的各個領域,在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。
二是新的電子載體(材料)的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后,新型載體大量出現,如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介,過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能,使檔案信息服務更完善、更便捷。
三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網,校園網的產生使檔案工作發生了質的變化,一改傳統的手工操作為電子文件,變被動工作為主動工作,利用先進的設備、科學的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比,電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動,而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實現了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施
服務內容創新,從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創新工作內容,推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來,隨著我國高等教育事業的蓬勃發展,高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變,已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節,以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用,適時把相關的信息轉化成編研成果,直接為高校的中心工作服務,從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。
服務方式創新,由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來,大膽改革現有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣,建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發利用上,努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領導的重視和支持下,緊緊圍繞學校的中心工作,積極參與學校的重大活動,及時了解、掌握學校發展動態,經常深入教學、科研第一線,熟悉教研業務工作的流程和具體內容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務工作。同時,在檔案主管部門的協調下,加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作,廣泛開展聯機檢索等業務,互通信息,促進交流,改變各自為政的局面,優化檔案信息資源配置,聯合搞好信息資源開發,實現資源共享。
服務手段創新,由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體,隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展,數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統的手工操作管理模式,實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術,對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲,實現同一事物的多種形式表現,從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時,加強檔案館信息網絡建設,在因特網上建立檔案信息主頁,搞好網絡化服務,讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標準建成的檔案館,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。
參考文獻:
[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報,2007,(3).
一、綜合檔案管理及其功用
近幾年來，高等學校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實現了高校檔案的集中統一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學檔案、科技檔案、房產檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個整體實行集中統一管理。
高校檔案管理綜合檔案管理可以統籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發展。它將各業務部門的資料文獻進行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實現檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴大檔案的利用面。同時，實行綜合管理，使學?？梢詫⑵渥鳛橐粋€專門部門，配備具有專業素質的專門人員進行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。
二、高校綜合檔案管理的問題
高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學校體制改革、教學、科學研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學校管理工作中不可缺少的重要環節。但也應當看到目前高校綜合檔案室建設還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務觀念上還是人員素質、環境建設等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應知識經濟時代的發展和現實的需要。
1.領導重視不足
由于檔案的價值不能立即顯現，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領導對高校檔案工作的態度，這反映了領導層對學校檔案工作的重要性認識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認識到做好檔案工作會更好地促進全校各項工作，致使學校的檔案工作長期以來進展緩慢，資金、設備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現代化及檔案保護設備配置不全。這嚴重影響了檔案管理、保護及服務工作的正常開展，制約著檔案價值的體現。
2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。
目前高校檔案信息資源的開發和利用還處在一種封閉和半封閉狀態，檔案利用范圍主要局限于高校內部，這很大程度上是由于傳統的重保管、輕利用的觀念的體現。這種長期以來封閉保守、墨守成規的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強調保密，束縛了檔案工作者的開拓和創新精神，抑制了檔案信息資源的流通。
3.人員整體素質不高
知識經濟時代對檔案工作者的素質提出了較高的要求，而在現階段的檔案工作者中，還有相當一部分人在工作素質上不能適應檔案事業發展的要求，檔案人員綜合素質低下，將嚴重影響檔案管理工作的水平。這主要表現在：不少檔案人員缺乏專業知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學術成果與史料無法進行深加工；缺乏運用現代技術手段進行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業務水平亟待提高。
4.管理手段落后，對檔案信息開發利用率低下。
由于經費不足、人員素質低等原因，檔案管理中對于現代技術手段的運用程度顯低。計算機在現代社會已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計算機的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲與檢索，部分的管理工作還是傳統的手工操作。
目錄的存儲與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發。社會發展需要我們把目光放到更高層次的信息開發上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學成果、人才檔案等資源進行創造性的加工與濃縮，這需要充分運用現代技術手段，改善檔案管理手段落后的局面。
三、高校綜合檔案管理的開發利用
1.更新思想，轉變觀念，樹立主動服務的意識
更新思想，轉變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學校領導層面來說，要充分認識視檔案工作的重要性，轉變過去認為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動上雙雙進行落實，這是檔案管理得以發展的關鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動等待的思想，轉變重保管輕利用的思想，樹立主動服務的意識，切實加強檔案的開發利用，發揮檔案的應有作用與價值。
2.提高檔案人員的素質
要使檔案最大程度地得到開發利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學技術的發展和檔案管理工作向深層次發展的要求，檔案工作人員只具有單一的業務知識已遠遠不能適應發展的需要。傳統檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進行檔案信息的采集、組織和儲存，而且要求檔案管理人員有市場經濟環境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進行研究、開發與運營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業素質，又要會運用現代科學技術工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時期的檔案工作人員，就要積極調整知識結構，不斷更新觀念，學習新知識，提高自身素質，這樣才能更好地發掘檔案的價值，更好地為高校的教學、科研、管理等工作和社會發展服務。而從學校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業扎實，業務精湛的人員來從事檔案管理工作。
3.運用現代技術手段，做好檔案開發，提高利用率。
要發揮檔案的作用，開發檔案信息資源，就要善于運用現代技術手段。對于計算機的應用，不能只滿足于單機的信息存貯與查尋，要充分發揮網絡的優勢，擴大檔案的應用價值。
計算機技術的發展為檔案信息事業奠定了必要的技術基礎，我們可以用支持檔案信息共享的網絡體系建立高校檔案網絡。在網絡技術、特色服務、網上檔案資源開發、網上檔案室形象等方面實實在在下工夫。通過擴大上網檔案資料的數量，建立一個統一的全國高校檔案網絡，充分利用高校資源優勢，全面實現資源共享，為高校及社會提供優質高效的檔案服務。
4.完善檔案管理制度，引入競爭機制，為檔案開發利用提供保障
檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關。從完善制度入手，引入競爭機制，是檔案工作改革和發展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機制，把崗位職責、工作實績與經濟利益結合起來，改變干與不干一個樣、干好干壞一個樣的傳統管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵機制，從而充分調動每一個人的工作積極性，促使人員想方設法提高服務意識，增加服務熱情，提高檔案的開發利用率，促進檔案部門服務高校與社會的效益
高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發利用率，是現代社會對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個系統工程，需要學校在意識與行動層面均將檔案管理納入學校管理之中。
參考文獻：
