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中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：
緊緊圍繞“強化安全基礎、推動安全發展”宣傳活動主題，全面貫徹落實公司安全生產工作要求和管理提升活動部署，以深化“安全生產年”活動，對檔案安全職責進行了明確，對檔案實體安全、電子檔案安全和檔案庫房安全進行了徹底排查，推動實施安全發展戰略為主線，普及安全知識，宣傳安全文化，切實提高檔案室全員風險管控能力和崗位本質安全水平。
強化管理措施，始終做好檔案安全和保密工作
（1）根據公司對安全工作的要求，對設備設施、電源線路、檔案保管等庫房管理情況進行了全面檢查，同時要求自查自改，確保了庫藏檔案的安全保管，強化了全員安全防范意識和責任意識，構筑了嚴密有效的安全保障體系，切實保證了檔案的安全。重視強化基礎建設，認真落實檔案庫房管理各項安全措施，有效解決檔案庫房存在的各項問題，最大限度的保障檔案保管安全，確保庫房安全萬無一失。
（2）嚴格落實安全保密管理規定，履行檔案借閱利用審核審批手續。堅持出入庫房登記和每日巡查制度，及時消除各種不安全隱患，已經成為崗位管理人員日常的工作習慣。同時，隨著庫房責任人制度的實施，安全意識得到進一步加強，責任更加明晰，管理各項事務處理更加及時有效。嚴格資料借閱程序，既確保了保密安全，又有利于生產建設和信息資源的合理利用。
（3）完善檔案管理措施，加強檔案人員的崗位職責建設，貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的學習工作，增強工作人員的檔案安全意識。
（4）加強對歸檔文件材料及電子文件的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好借閱和保存工作。嚴格規范檔案密級標定、借閱流程和審批制度，做好檔案管理各環節的保密工作。
（5）加強檔案庫房管理，堅持貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“八防”工作和檔案保管狀況方面工作；定期對檔案庫房進行防塵清潔和安全檢查，發現問題及時處理、消除安全隱患，并嚴禁閑雜人員進入檔案庫房，確保了檔案的安全存放；認真做好溫、濕度記錄。
（6）增強人員保密意識，檔案保密工作扎實有效。組織人員學習《中國石油天然氣集團公司保密管理規定》，增強保密意識，加強保密責任，明晰保密范圍，掌握保密技巧，養成保密習慣。保密工作按照“積極防范、突出重點、技防結合”的原則，不斷提高了保密教育培訓能力、技術防范能力和服務保障能力。完善制度，努力增強保密意識和防范能力；加強保密宣傳教育，增強保密責任感和緊迫感；堅持檔案數據處理“不上網、上網不”原則，數據存儲介質使用進行登記；落實庫房“八防”措施，確保檔案的安全保管和保護。做好檔案的保密，嚴格保密制度，嚴把借閱查閱審批關，防止檔案管理中失泄密事件的發生。
二、精心策劃檔案宣傳活動，提升企業員工檔案意識
通過宣傳活動，增強了企業員工的檔案意識，使員工認識到檔案工作的內容環節和重要作用，引導大家充分利用檔案資源服務個人、服務工作、服務企業，進一步拓展檔案工作的服務領域，提升檔案部門的形象。加強業務培訓、指導，全面提高檔案人員業務水平。
（1）統一思想，明確工作目標。要求檔案管理人員要充分認識基建檔案工作重要性、必要性，以高度的責任感全面推進檔案管理工作，在堅持落實好已經建立健全的各種規章制度的基礎上，完善工作標準，理順工作流程，確保檔案工作規范化運行。
強化監管職能，扎實抓好基建檔案的歸檔工作。采取有效措施，加強資料過程管理，強化責任，落實措施，在保證各項資料的質量的前提下，及時上交各類資料檔案。
（2）結合實際需求，協助舉辦檔案業務培訓班。選派人員參加公司舉辦的業務培訓班，進行了參觀學習，進一步豐富了檔案專業領域文化知識，拓寬了視野、增長了見識，有利于進一步提高檔案管理水平和改進服務方式。
（3）加強內部業務交流，提升檔案人員專業化水平。始終把抓基礎工作作為一項首要任務來抓，要求崗位人員熟練掌握本崗位工作流程，從而達到人人懂業務、人人精業務的目的，以滿足當前檔案管理工作和油田可持續發展的需求。今后，檔案業務交流活動將作為一項常態性的工作來開展。堅持開展“每周一課，人人上講臺”活動，加強檔案基礎業務交流，提升崗位員工的工作能力和業務素質。通過培訓，使基層檔案人員對項目資料歸檔的基礎知識有了系統的掌握，切實提高了資料歸檔的水平和能力，規范了歸檔工作流程，提高了檔案管理工作標準化、規范化水平。明確了檔案的收集整理中的各項規范要求、工作流程等，進一步加深了對檔案管理工作的認識，提升了檔案管理人員業務技能，為提高檔案管理水平奠定了堅實基礎。
（4）要嚴格落實好各項管理要求和規范，確保工程資料和生產數據齊全、完整、準確歸檔。必須要認真學習，掌握檔案管理工作的新要求，確保保質保量的完成項目檔案的整理工作。同時要增強責任意識和保密意識，嚴格落實保密管理制度，認真履行保密協議，確保檔案資料保密安全，為基建項目順利完成提供保障。
三、加大檔案管理力度，狠抓檔案業務建設
（1）加大檔案保管及保密力度。始終堅持把檔案安全管理放在首要位置，嚴格落實檔案安全管理制度。每月主管領導帶領安全部門人員檢查一次，按時填寫各項記錄，做到定期進行安全檢查，及時處理安全隱患，切實做好“八防”工作，把檔案安全管理工作落到實處，確保檔案安全。檔案文件統一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件材料，均嚴格把關，認真做好傳閱和保存工作，確保無缺失不泄密。
（2）做好檔案統計服務工作。積極做好檔案資源信息開發利用，根據基建檔案工作特色，對各類檔案的庫存、接收、銷毀、利用等進行全面統計。按照管理流程，以親切的服務態度和快速的工作效率為大家提供優良服務。
（3）增強檔案管理人員業務能力。積極對相關部門、基層單位檔案收集、文件整理等方面進行指導服務，組織相關人員進行檔案專業技術和業務知識培訓，以《集團公司檔案工作規定》及《油田公司檔案工作實施辦法》等規章制度的為主要學習內容，學習檔案管理基本知識和各類檔案管理技能融會貫通，做到統一制度、統一規范、統一標準。
（4）提高檔案精細化管理水平。把學習貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和落實油田公司檔案工作會議精神相結合，把檔案管理納入到整體工作之中，使檔案管理各項工作得到有效落實。規范檔案管理工作程序，建立完善檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度。進一步加強文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、查和管理，使檔案工作更趨合理化、規范化、科學化。
信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發現不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數據。
一、信貸檔案管理的現狀
信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業務的發展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹的基礎上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現了很多的問題。一部分問題體現在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環境相對比較差，出現潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發現因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。
二、加強信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責任，統一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規行為的出現，只有在思想上統一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業務水平，可以對相關工作人員進行日常業務考核，并設立適當的獎懲措施，對于一些工作態度差，業務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業務水平。
（三）嚴格管理，規范步驟。各金融機構要規范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數據，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規定的步驟執行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統的信貸檔案管理模式，采用信息聯網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結論
加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩定，促進可持續的發展。
參考文獻：
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中圖分類號：G648文獻標識碼：A文章編號：1009-2374（2009）09-0075-02
檔案是歷史的見證,是人類智慧的結晶,是黨和國家寶貴的文化財富。我院是一所高等醫學院校，以其學制長、專業門類多、學科分類細、檔案資料學術價值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務工作是十分重要的。從黨的以來，隨著黨的工作重點轉移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉化，為四化建設服務方面做了大量工作，取得了顯著成績。特別是檔案法的頒布實施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創造了良好的條件，檔案工作應該有一個更加良好的局面。如何開創檔案工作新局面呢？我認為當前應該把注意力放在深化檔案管理和強化主動服務意識上來。
一、加強領導，增強檔案的群體意識
增強檔案意識，是做好檔案工作的前提條件。為了切實增強全院各處、系、部的檔案員意識，領導意識和全員檔案意識，從三個方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機關工作中的重要地位和作用使大家認識到檔案工作不是可有可無，而是作用重大的一項工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機關職能部門工作的關系，使大家認識到檔案工作與機關職能部門工作之間是一種相互服務，相互促進的統一關系；（3）檔案管理的基礎知識。辦公室積極采取學習文件，業務輔導、參加培訓等形式，特別是對兼職檔案員講解檔案工作業務知識，使大家對檔案管理比較熟悉。通過一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現在以下四個方面：
1．在管理領導上，由過去只是分管領導重視變為領導群體重視，做到了書記親自抓，分管院長、主任具體抓，其他領導積極主動配合抓。學院成立了以主管檔案院長為組長的各處、系、部檔案領導小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達標升級的順利開展。
2．在管理力量上，由過去只是辦公室專門管理轉變為以院長辦公室為主體，有關職能部門配合的網絡管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務，各處、系、部主動支持搞好檔案管理的局面。
3．在管理內容上，由過去只重視文書檔案轉變為有人事、財務、基建、科技、教學、臨床教學等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標準統一收集、整理，按規定要求統一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊），其中文書檔案5436卷，會計113，教學1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。
4．在管理設置上，由過去比較簡陋的條件轉變為基本符合國家規定標準要求。各處、系、部都根據院里的實際，按照有關規定和要求，積極支持和配置了檔案管理設施，使學院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理條件，對檔案庫房進行了更新；由過去簡單的木質檔案柜、架一律改為按國家標準要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計，照相機、復印機、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機等等設備及安全報警裝置。并在1994年我院就實現了檔案微機管理。2007年全院又更新為網絡版管理系統。
5．在管理利用上，強化服務功能。檔案管理的目的在于應用，在于為教學中心工作搞好服務。近年來，根據國家教育、湖北省高等教育發展規劃精神，結合學校辦學實際和醫學教育發展趨勢，科學制定了“十一五”發展規劃，明確辦學指導思想和辦學定位：力爭經過15年的努力，到2020年把學校建設成為省內一流、國內知名、國際知曉，2～3個專業進入國內同類醫科院校領先行列的教學型醫科大學。那么，學校的基本建設、教學評估、審報碩士授予權等等的檔案管理工作也大有作為。近年來隨著我院招生規模的不斷擴大，基本建設也在不斷加速，諸多項目工作都涉及到檔案作為查找依據。鑒于此情況，綜合檔案室及時調整思路，主動為重點項目搞好服務，保證了各重點項目工作的順利進行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時，就是依據基建檔案資料才得以找準各個持撐基礎點的，更是工程質量和進度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來越高，為我院重點項目建設的服務功能也越來越強，更進一步為我院基本建設又好又快地發展奠定基礎。
二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平
檔案管理是一門融技術和政策性于一體的學科。因此，我們在堅持標準上下功夫，在規范管理上花力氣，積極創造條件向檔案管理規范化、系統化、科學化方向邁進。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實處，學院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯發生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級標準，實行檔案管理“四統一”。根據《湖北省機關檔案管理升級標準》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴格按照規定標準進行認真整理。學院檔案管理實現了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統一”；（3）規范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規范管理及操作程序，我們堅持平時立卷，按照有關要求和規定，實行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區別對待，分類處理。為了查找方便，還設立了案卷分類一覽表，基本做到了收發傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準。
三、擺正檔案工作位置，解決自身認識問題，以實際行動提高自身社會地位
檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學基礎服務的。但是在實際工作中，時常聽到人們對領導不重視檔案工作和社會對之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問題存在，但是也確有我們自身的認識問題。
我認為有三個認識問題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點應轉變到服從并服務于四化建設上。不論過去還是現在，檔案工作都處于“服務”的位置上，那就不能把它強調到不適當的程度，過分要求領導像重視教學工作那樣去重視它，從而不恰當地去責怪領導。特別不應忽視自身認識上片面性的一面，應自覺擺正自己的位置。只有體諒領導的難處，才不至于產生對立情緒，產生負效應。其次是應從自身認識上去解決，有些分管檔案工作的領導并不十分了解檔案工作，要靠我們去多請示、多匯報、多做宣傳工作，讓領導盡快地熟悉檔案工作，認識其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問題的。第三點，也是最重要的一點，就是檔案作用發揮的如何決定著檔案工作社會地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領導不重視，埋怨社會對待不公，而不以實際行動主動為社會服務，為四化建設做出貢獻，也就沒有理由對社會提出種種要求。我們的著眼點應是主動服務多做貢獻去贏得重視，從而提高自身的社會地位。
四、為學院發展和社會需求服務做出更大的貢獻，必須強化主動服務意識
檔案工作在服務方式上客觀存在著被動服務和主動服務兩種并存的方式。所謂被動服務，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務。這種方式有待于進一步深化，我們要在提高服務水平，在查準率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動服務，就是積極主動地為領導決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創造各種服務的條件，主動提供多種服務。這種服務方式，正是我們現在工作的目標，也是當前必須強化的一種服務方式。為此，必須強化主動服務的觀念、強化信息觀念和效益觀念，做主動為學院發展和社會需求服務的熱心人。要用積極創造開發利用的物質條件，提高管理水平，主動為領導決策和教學各方面的利用提供多種服務，才能使之轉化為經濟效益和社會效益。
參考文獻
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2高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足
2.1服務意識不夠
服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們仍處于被動服務狀態，浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則，無法體現自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養，工作意識不足，導致其態度馬虎，行為懶散；服務意識不夠，無法遵守服務原則，缺乏主動服務意識；責任意識不足，對工作不負責任，對自己不負責任，沒有體現自身的工作價值
（2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務工作
（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.
2.2服務管理不夠完善
服務管理，即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理，其中包括對服務態度、服務質量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善，具體體現在：
（1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導致整個管理流程不夠規范，影響在服務過程中，對工作人員的管理
（2）服務管理缺乏具體化.目前大多數高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態，僅僅為了應付上級領導的監督檢查，而稍稍重視，之后又維持現狀
（3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.
2.3服務方法不全面，太過單一
就目前現狀而言，高校檔案管理工作的服務方法，以人工服務為主，以信息搜索、查詢為輔，但這僅僅針對于網絡設備完善、基本網絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.然而，由于紙質檔案種類數量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數和能力都存在一定的局限性，導致無法給予服務對象優質的服務，無法確保服務質量，達不到服務對象的目的，無法滿足其需求，造成服務管理工作的失職.
2.4未開展服務研究
服務工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務研究，這在一定程度上，無法提升其服務管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發展.造成這種情形出現的原因如下：
（1）對高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務管理不到位
（3）工作人員工作意識不夠.因此，高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務意識的培養，同時，也要對服務管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發展作貢獻.
3高校檔案管理工作中服務方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務意識
為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識，其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務意識，然后用最大工作熱忱去創造自我價值，為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發展的目的.
3.2建立健全的服務管理制度
為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行，應建立一套完整的服務管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時，進一步強化自己的服務意識，以達到促進高校檔案管理工作發展的目的.通過服務管理制度，對工作人員進行監督，同時也可設立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行.
3.3創新服務思路，采用多種服務方式
為了迎合社會的發展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發展和完善，這樣才能創新服務思路，運用不同的服務方式進行工作
（1）提高工作人員對服務管理的相關認知
（2）引進外校先進的服務方式
（3）強化、完善工作人員的服務思路
（4）利用計算機網絡等技術，進行服務創新.
3.4引進國外高校先進的服務管理方式，時常進行人才交流
國內高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內高，他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現和辦學成果體現，為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發展.3.5增加基礎設備方面的資金投入結合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎設備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎設備結合理論知識，將高校檔案管理中的服務管理做到最好，提高檔案管理工作的服務質量.
4高校檔案管理服務方面的創新
4.1高校檔案管理服務意識的創新
隨著社會、科技的發展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發展，為了與時俱進，迎合現代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創新，而意識創新作為管理創新的基礎，因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創新，才能實現高校檔案管理服務的創新.為此，應將創新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環節，加強工作的創新性和主動性，從行為認知上改變人們對檔案工作的了解，將原本被動的服務意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創新能力，提高創新意識，促進高校檔案管理事業的可持續發展.
4.2高校檔案管理服務內容的創新
在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務.
4.3高校檔案管理服務方式的創新
改變原先傳統的服務形式，進行改革創新，充分發掘高校自身的潛能，結合自身所有的技術設備和管理理論，不斷進行完善、創新，采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求，將服務內容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發展的目標.
4.4高校檔案管理服務手段的創新
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
隨著我國經濟社會的發展，城市化進程的加快，城建檔案管理工作也面臨著新的形勢，承擔著新的任務?？陀^環境要求城建檔案管理工作必須發揮自身積極性、主動性，由封閉型向開放型發展，變被動服務為主動服務。突出服務意識，既是城建檔案管理工作其服務部門性質決定，更是其自身的發展要求所決定。服務意識的體現，關鍵是落實，需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。
1、提高檔案管理工作的軟件配置，就是抓檔案管理工作的管理機制建設、人員隊伍建設。
隨著我國經濟社會不斷進步，城市建設不斷發展，新事物、新情況不斷涌現，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環境，以及社會的服務要求也發生了較大變化。要想在變化發展中充分發揮城建檔案管理工作服務社會發展的功能，承擔推動社會發展的歷史重任，城建檔案管理工作自身就需要與時俱進，跟上時展的步伐，使自身提供的服務始終符合發展變化中的社會需求。
1.1檔案管理工作管理機制建設。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設。體制順，好比脈絡通。體制建設，對于部門理順內部關系，發揮對外服務職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現實需要的科室，科學合理的增設具有新職能的新科室，實現現有的機構編制和人員編制更好的服務當前經濟社會發展。
其次，要不斷加強城建檔案部門規范化、標準化建設。完善制度，結合本地實際，對本地區的城建檔案地方性規章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規體系，確保城建檔案管理工作有法可依，健康發展。嚴格管理，有法必依，有章必循，這是確保檔案管理規范化、標準化建設的根本前提。城建檔案管理工作的各個環節，都要嚴格按照相關規章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時，相應簡化檔案使用的相關手續，提高城建檔案的利用率，增強城建檔案的社會服務功能。
1.2檔案管理工作人員隊伍建設。
人員隊伍建設，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質和業務素質。任何工作的開展都離不開人，能否做好城建檔案管理工作，城建檔案管理工作能否為城市建設保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質的人員隊伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質。就是要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展“以人為本”理念的內涵，牢固樹立以人為本的服務理念。
其次要提高工作人員的業務素質。就是要求城建檔案管理人員不斷學習業務知識，鉆研業務技能，在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握城建檔案管理新知識、新技術，借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。
總之，城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風，強業務素質，圍繞當前城市建設工作的中心，緊貼社會、服務大局，激發干事創業的工作熱情，為我國經濟社會發展提供全面、及時、高效的服務。
2、提高城建檔案管理工作硬件配置，就是指加強檔案管理部門的場館配置和設備配置。
當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、信息化，服務社會化、多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平，拓寬社會服務的服務層面。對比我國城建檔案管理工作的現狀，要實現上述目標，需要做的工作還有很多。
2.1加強檔案管理部門的場館配置。
檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設發展要求，但是要真正做到城建檔案服務的社會化、多元化，僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務場館。齊備的服務場館，可以使城建檔案管理部門的行使對外服務職能時，挖掘服務資源，拓展服務層面。我們可以建設像城市發展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發展各個時期的資料以及遠景規劃資料，讓市民詳實了解城市的發展歷程，歷史文化、人文風情以及美好的發展前景。同時，通過展示展館的建設，還可以起到對外展示城市良好形象的作用。
2.2加強檔案管理工作的設備的配置。
當前，我國城市建設發展已經駛入快車道，城建檔案資料日益繁雜，資料應用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、管理好、利用好這些檔案，做到對歷史負責，為現實服務，加強檔案管理業務的規范化、標準化，服務的社會化、多元化是必不可少的，但是這一切離不開技術的現代化、信息化，更離不開現代化的管理設備。城建檔案管理部門應緊跟檔案管理發展潮流，增加檔案管理的技術含量，引入當前檔案管理的新技術、新設備、加快檔案信息化建設。信息化已經成為當前檔案管理工作的發展潮流，它的建立，必然使城建檔案管理更科學、對外服務更便捷、更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、辦公設備大部分已經不具備這些新功能，更新設備已經成為城建檔案工作發展的當務之急。
嚴謹而科學的管理機制，作風與技術同樣過硬的人員隊伍，現代化的硬件設施，必將更好的發揮城建檔案管理部門的服務職能，更好的為我國城市建設及經濟社會各項事業發展保駕護航。同時，我們也堅信，城建檔案管理部門只要時刻突出服務意識，圍繞服務社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發展，開創城建檔案管理事業發展的美好未來。
【參考文獻】：
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）23-0156-02
檔案一方面發揮具有通常意義上的文獻引介功用，另一方面也潛在的具有“公正”歷史的能力，檔案作為信息資源，在開發利用中實現了它應有的價值。作為檔案管理工作者，要想保持并發揮檔案應有價值功用，應該樹立最基本的檔案意識、檔案保密意識、檔案法律意識、檔案責任意識和檔案服務意識，為整個社會的發展盡自己應有之力。
一、檔案意識
檔案客觀且生動地印記了人類社會各方面的實踐活動，比如政治活動、經濟商業活動、軍事行動、文化發展、教育改革、科學研究成果等。在日常生活中，我們很容易地把機關的公文檔案、人事檔案以及涉及國家和企業的商業秘密的成文文獻作為我們意識中的檔案，雖然沒有錯誤，但是亦非全部的正確，因為真正的檔案涉及面十分的廣泛。舉個學校的檔案例子，在學校里，學校的檔案涉及行政人員、教學（這是比較大的一塊兒）、學校的調查研究、基礎設施規劃與建設、財政預算、學生學籍、圖書資料、學校外向交流及其學報編輯與出版等等。
毫無疑問，增強檔案意識，有利于搞好檔案工作，較強的檔案意識，不僅能夠樹立相關人員的歷史擔當意識，而且對于我們的日常生活、工作都產生很大的推動作用。我們的教師會在編寫教案（講義）時不自覺地就會頭腦清醒，認真負責；我們的學生在寫畢業論文時就會嚴謹、細致地搞好文獻搜集、開題報告及論文的創作；我們的圖書管理人員就會認真歸類整理圖書、報刊資料，不致使其破損或丟失；我們的會計工作人員就會認真地做好賬目報表，保證不會有什么紕漏；我們的工程規劃人員就會精益求精，多方驗證，而使規劃圖紙科學、完整；我們的公職人員在執行公務的活動中就會秉公辦事，不，不貪贓枉法，本著對人民負責，對歷史負責的決心，認真、廉明地做好本職工作。社會各階層檔案人員在工作中認真履行自己的任務，就會做到保質、保量、保時，不唯上、不唯親，只為歷史的純潔、客觀。在工作中，認真地對待各種矛盾和困難，集思廣益；在執行過程中，認真組織和開展各項工作，科學發展；在檢查考核時，堅持依法、依規考對，進而保證相關人員堅強的檔案意識。
二、檔案保密意識
檔案中還有一些是涉及國家、企業及個人的秘密檔案，它對維護各方的切身利益承擔著重大的政治責任及歷史責任。當下處于全球化的背景下，世界各個國家都在為自身的發展而奮勇直追，如果一個國家文檔保密工作很到位，那么這個國家就能在全球化過程中占領先機，反之，如果一個國家的檔案機密保護得不到位，那么這個國家就會在發展的過程中步步受制于他國，很難在世界之林立穩腳跟。在相對和平發展的年代與國度，檔案的保密實質上就是保一國之安寧、之團結、之興旺、之和諧。作為接觸秘密檔案最集中的檔案管理部門的工作人員，其肩負的社會責任和重擔，與其自身及國家來說都是不言而喻的，他們肩負著不同于一般的工作人員所擔負的責任。在一定程度上，檔案管理工作人員的保密意識強弱直接影響著檔案管理工作質量的優與劣，因此我們的檔案管理人員不僅要認真地工作，而且還要增強自己的檔案責任心、檔案事業心，以此來增強檔案的保密意識。同時，在業余之外的閑暇活動中，還時刻對自己知道的檔案秘密提高警惕，對套話者做到緘口不提。所以，不管檔案人員身居何處，對于機密的文檔都要做到守口如瓶，以防紕漏橫生，進而避免意外泄密事件發生到自身。檔案管理人員的保密意識對于維護檔案的完整與安全有著重要的作用，故而他們必須要有較強的保密意識，檔案保密意識的強與弱直接影響了檔案保密工作質量的好與差。
鑒于上述，筆者認為應該從以下幾方面工作中做好檔案的保密工作。首先，從檔案的承載設施來看，國家需要根據既有規定加大檔案庫房設施的新建工作，合理使用檔案的庫房。當然，庫房設施應當居于相對合適的場域，另外要加固庫房門窗，提升防腐、防盜等水平。應該將檔案存儲庫房與其他類似場所區別開來，要指派專業、合格的人員進行嚴格的管理與規范的保存。絕密檔案作為特殊的文件，涉及了一個黨派、一個國家、一個企業及個人的核心利益，它決定著黨派、國家、企業及個人的全方位的利益，直接關系著其生死存亡，所以嚴格加強對秘密檔案的保存意義甚大。有鑒于此，筆者以為，相關管理人員在管理過程中，應該把絕密的檔案作為特級重點保存對象，進行全面的保管；同時，科學嚴謹的歸類不同時期的歷史檔案，依據相關管理原則，做到弄清管理期限、管理方法及其他各方面的原則，它不僅是一個國家的豐富文化，我們還能吸取其寶貴的經驗，以鑒后人。另外，還要采取制度化的保密意識。工作中做到實事求是，依據檔案自身的不同特點，采用不同的保密制度與管理措施，進而達到檔案管理保密意識工作的制度化目的。
三、檔案法律意識
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案事業發展的根本性指導法律，是社會各級檔案管理人員加強檔案管理事業的根本依據，它為廣大的檔案管理部門進行具體的檔案管理工作指明了方向，提供了法律的基礎。
社會的急劇發展和變化要求檔案管理事業也應適應時代的需要進行改革。筆者以為，檔案管理人員首先應轉變傳統觀念。必須意識到檔案管理要實現法制化的歷史性改革和轉變，所以必須在觀念上進行改變。其次，檔案管理人員應當努力學習《中華人民共和國檔案法》，做到用法律指導我們的思想與行動，實際中真正做到依法辦事，對于無視法律的人員進行依法處理。當然，依據法律管理檔案重點在人，檔案管理人員素質的高低直接決定了檔案管理工作質量與水平。所以，培養并提升檔案管理人員的法律意識是非常重要的。另外，學會運用檔案法律。檔案行政管理機關是國家行政執法部門，它的主要職能是依法管理檔案工作。若要發揮好這一職能，必須做到執法必嚴。所以，檔案行政管理工作部門首先要增強法律意識，為其他部門正常的、有序的開展檔案管理工作樹立一個典型，發揮示范榜樣作用。
筆者認為，培養并加強檔案管理人員的法律意識，必須集中地組織檔案從業者認真地學習《檔案法》及相關法規。唯此，才能夠做到以法律法規來指導檔案的具體管理工作，當然，這也是為了適應國際經濟、文化的全球化的新挑戰。檔案從業人員應該認真學習有關法律知識，并且運用新法規調整檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作為社會各方面發展服務貢獻自己的力量。
四、檔案責任意識
信息化的發展為檔案管理發展提供了新的思維要求，因為檔案信息化是一個綜合性極強的復雜且系統的工程，它不僅需要上級主管領導的特別重視。作為檔案管理人員也需要不斷更新理念，認真研究并探索檔案管理的基本規律。合理運用現代信息技術，發揮自身優勢，整合各方面的智慧與力量，實現檔案信息化建設向更廣領域進發。
我們要想具備很強的檔案責任意識，就應加強基本的理論知識研究，提升專業理論水平和素養。檔案從業人員必須不斷提升專業素養，開拓創新，提前進入管理程序，做到全方位參與到信息化建設之中，并將自身有機地融入到其中，使檔案管理工作與各工作流程有序、合理的銜接起來，進而實現對各類型文件信息正常運行的適時監控。檔案從業人員業要積極地參與到國際質量認證體系的貫標活動中去，實現檔案的規范化管理，積極主動地配合操作人員，建立并完善檔案信息化系統。同時還應該積極主動地掌握各類相關的信息，及時地設計出合理化的、高水平的分析報告，供決策管理者分析和借鑒。
另外，要堅持以市場為導向，深入挖掘各種新的檔案信息點，轉變觀念，多渠道開辟檔案信息資源渠道。所以，必須對新出現的檔案信息要特別予以重視，適當地擴大檔案信息的搜索領域，只要是與檔案關系密切的各種信息資料，都應當及時的注意收集整理。同時，檔案的收集整理也要充分地利用現代科技信息手段，進而拓展收集信息的深度和廣度，檔案管理核心也要轉向自身形成的材料及其有直接關系的信息資料。
五、檔案服務意識
隨著現代科技的深入發展，信息網絡環境也日趨完善，這必將改變傳統的檔案服務工作的方式，進而帶來服務領域的技術性革命，最終實現了檔案價值利用服務內涵的升華，檔案作為信息資源的價值得以切實且充分的體現。如何使檔案服務工作做到與時俱進，進而充分發揮檔案信息資源在社會各領域應有的價值，實現檔案從業人員自身的價值，確實是一項迫在眉睫的問題。
檔案從業人員要徹底轉變傳統的服務方式，拓展服務價值的意向范圍，深入發掘檔案信息中所蘊藏的社會多方位的價值，并能夠及時地、主動地提供給所需者，進而發揮其應有的作用。這就要求檔案從業人員改進既有的服務模式，積極主動地參與社會活動中去，為社會各界提供滿意的服務。
檔案部門擁有著豐富的信息資源，這是其一大優勢，而相關檔案管理部門不僅是資源的管理者，更是檔案信息資源的整理者、研究者和傳揚者。檔案從業人員要開發這些資源為社會服務，這是其做好本職工作的最有成果性的證明和見證。對檔案進行編輯和研究是高效地開發檔案信息資源的重要手段，能夠對利用者的需求提供適時且足量的服務，那是編研者的價值的自我實現的最佳途徑。另外，檔案從業人員也要在服務的質量、層次、水平上加以提升，借助現代化的技術手段，對相關檔案信息進行高效的搜集、整理和創新研究。特別是能夠主動地參與到社會各單位、各部門、各階段的工作中去，利用既有的檔案信息資源，為社會各界提供準確的、豐富的檔案資料及文件匯編，貢獻力量。
當然，僅僅加強在檔案從業人員、檔案管理人員方面的管理工作還是不全面的，作為相關檔案領導也應該增強其自身的檔案意識，深化對檔案工作的領導，也能夠把檔案工作作為一項重要的工作來抓，并且真正從思想觀念上重視檔案管理工作，要在管理經費、培訓人員方面給予大力的支持。對檔案管理的工作要有長遠的發展規劃方案，要肯借助于新興的科學技術，切實解決現實中存在的矛盾和問題。相信，在領導的重視下，檔案管理工作在新的歷史時期一定會有一個質的突破性的發展。
關鍵詞 人事檔案 信息化 管理
一、企業人事檔案管理應具備的“四種意識”
（一）使命責任意識
使命責任意識是指檔案管理人員從事企業人事檔案管理應具有的責任心和使命感這是做好人事檔案工作的前提。人事檔案管理的特殊性和重要性決定了檔案管理人員必須以高度的責任心和強烈的使命感完成日常工作一是深刻理解人事檔案對企業員工的重要性，強化檔案管理人員的使命感。
（二）主動服務意識
要甘于奉獻、甘于寂寞。能夠從事干部人事檔案管理工作是組織的信任，是組織對個人能力的肯定，一定要沉下心來、靜下心去，認真細致地做好每一項材料的收集整理鑒別工作，確保經手的檔案材料真實完整。
（三）創新發展意識
人事檔案管理要想滿足企業提出的不同需求，必須保持創新和發展。檔案管理人員應積極適應時代的要求，樹立創新發展意識，學習新知識，充實新內容，使用新手段，從而促進人事檔案事業的進步。
（四）動態管理意識
在現代企業管理中，由于人力資源配置和使用的流動性更強，員工調進調出的頻率更高，職務調整節奏更快，這需要人事檔案管理人員必須樹立動態管理意識，了解檔案收集規律，及時對人事檔案進行更新和維護，有力保障企業對人力資源的適時需求。
二、企業人事檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
人事檔案管理不嚴格，標準不規范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續不嚴密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責任不明確和管理的混亂等。
（二）效率低
基于各種舊觀念的束縛，以往傳統的人事檔案管理還停留在紙質的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴重阻礙了操作效率，既費時又費力。
（三）未合理達到資源共享
一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員自計算機與互聯網知識處在薄弱環節，相對的信息化程度較低.只停留在一些較簡單的操作上，而面對信息化的繁雜技術就顯得有些力不從心了，研究與開發就更不值得―提了。同時，人事檔案信息管理未設有明確的標準加以規制，導致了各科室數據通用性能只低不高，加劇了重復勞動的現象。
三、完善人事檔案管理的對策
（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，尤其是那些不能緊跟形勢、不能適應新任務的制度，要推陳出新，及時建立相對科學合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規范化。另外，在檔案信息的的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準率，同時，要科學、嚴謹的對檔案進行整理歸檔，在各個環節實施過程中，嚴謹防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新天界的內容進行及時、主動的補充、更新。
（二）實現檔案數字化
沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優質的服務。利用計算機技術對人事檔案進行信息存貯、查找，進而實現網絡化管理。
（三）實現信息資源共享
高等學校的檔案是指高等學校從事招生、教學、管理、科研等活動直接形成的對學生、教職工、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄，主要以紙質稿及電子稿形式為主。檔案工作是高校依法治校的基礎性工作，是高校管理的重要組成部分之一。利用好學校檔案，可以總結過去，指導現實，服務未來，更好地為學校全面發展服務。
隨著我國高等教育改革的不斷深入，高等教育事業得到了不斷的發展，民辦高校在辦學規模和辦學質量上也都取得了長足的進步，但在檔案建設、管理工作方面還處于一個學習、逐步完善的階段，與公辦高校在檔案管理方面相比，還有一定的差距。
1 民辦高校檔案管理主要存在的問題
1.1 領導對檔案建設及管理的意識不強 有些民辦高校的領導對檔案工作的重要性認識不足，沒有認真學習和貫徹檔案法律、法規，片面地認為高校的中心任務是教書育人及科研教研工作，很少過問學校的檔案工作，從根本上忽視了檔案的重要性。從筆者了解的幾個民辦高校來看，翻看其黨政會議紀要，從頭到尾沒有提到過檔案建設工作只字片語，更不用說有什么檔案建設的規劃、計劃與總結了，在機構建制上，無專職檔案員，工作保障上無相關的檔案管理制度和經費投入保障等。
1.2 檔案收集、歸檔意識薄弱 民辦高校在建校初期
由于經費、人員的緊張，往往忽視對檔案的建設管理工作，一些重要的文件材料遺留在個人手里，覺得放在自己手邊，要用起來的時候方便查找。另外由于檔案管理不規范，偶爾出現幾起檔案丟失的事件后，就會有教職工不愿將教學成果移交歸檔等現象。也有員工認為檔案工作是檔案管理部門的事，與學校其他工作沒有多大關系，與自己更是無關，因而拒絕配合檔案部門搞好檔案的收集工作，種種困難，很可能使這些重要的檔案材料殘缺不全或丟失。
1.3 兼職檔案員隊伍不穩定 民辦高校的兼職檔案員一般由院系秘書或處室秘書等兼任，他們不僅有日常教學行政事務性工作，又要兼職做好院系或處室的檔案收集工作。一般來講，行政人員工作繁忙、工作量大，雖是日?，嵤?，卻件件都是需急辦之事，而檔案工作由于關心的人少，缺少制度上的操作規范，對檔案工作往往會虎頭蛇尾，常常顧及不到及時的收集、整理、歸檔、保存等。另外，民辦高校由于種種原因，兼職檔案員調動頻繁，這樣就致使檔案管理工作缺乏連續性，造成管理混亂無序。
2 民辦高校如何加強建檔意識
鑒于以上種種問題，新建民辦院校務必從實際出發，積極宣傳檔案建設的作用、意義，促進檔案建設工作。筆者認為可以從以下四點檔案的服務功能來加強建檔意識。
2.1 服務于學校整體發展的需要 民辦高校檔案來自于學校形成、發展、變化的全過程，貫穿著學校教育教學工作及其組織、管理的各個方面，是學校重要的信息資源所在，記錄了學校發展的歷史，匯集了學校現有的知識成果。學校各級領導的會議記要、領導現場指導工作的講話等，都可為學校的整體發展、建設提供各種歷史依據和線索。通過學校檔案資料，可以更深刻地理解本校的特點及發展的規律，全面、系統地掌握學校教育教學工作等方面的沿革和演變情況，以方便后人總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為后續領導制定合理的學校自身形象和價值觀建設的整體方案提供依據。
民辦高校的發展、壯大，必將走過光輝而曲折的歷程，然而最能體現這歷程的學校檔案，如果所存無幾（例如看不到第一任校長的介紹資料，找不到第一批學生的花名冊，缺失歷屆畢業生的學籍檔案、缺失全體教職工的教研科研成果資料等等）。那么我們教育工作的后幾輩想極力宣揚百年老校底蘊豐厚的時候，時過境遷，有何為據呢？
所以，民辦高校的檔案建設工作在服務于學校整體發展的方面有著深刻重要的意義。
2.2 服務于專業建設發展的需要 根據我國目前的辦學體制，無論哪一個專業的建設、發展都離不開各類辦學評估，如新專業檢查、合格評估等，評估工作是專業建設的重要指導方向，而各種評估工作都離不開對專業建設、發展中的檔案梳理工作。完整規范的檔案正是充分展示專業辦學成果，讓評估專家全面深入地感受專業辦學成效的有力證據。
隨著專業評估工作的改進、完善，各類評估工作越來越重視專業建設原始資料的規范性、真實性等，所以從新專業申報、籌建，到專業的開設、建設、壯大及最后專業建設的成果，務必要有完整的檔案記錄，確保專業辦學的延續。各類紙質材料、電子文稿均應有規范的建檔、存檔意識，杜絕因人動導致專業辦學中的突變現象。
專業建設工作既有正向的水到渠成，即按專業建設的目標、計劃，逐步進行，最終得以成功，獲得成果。也需要逆向構建，即通過對專業建設檔案的梳理，總結專業建設如果要有特色、亮點，還需要什么支撐，從而去彌補或改進原有的一些專業建設工作，從而充實專業建設成果。由此可見在專業建設工作中檔案建設、管理工作的重要性。
2.3 服務于教職工自身發展的需要 教職工檔案是教職工個人經歷、學識、業務能力、德才表現、業績情況等方面的記載，但有些民辦高校的現實情況來看，有的職工檔案僅僅保存著教職工應聘時的一般材料（諸如基本情況、學歷職稱證書等復印件），缺少其業務能力、決策能力、運用能力、創新能力（尤其是教學科研的創新）等綜合素質的“活材料”，沒有對其現有的資料進行收集、整理、規范，看不出教職工新的動態性發展情況。
教職工個人檔案資料的缺失將對教職工的職稱評審、工資晉級等產生不良影響。如有些職稱（高級工程師、高級經濟師等）評審中，要求凡是校級以上的所有項目、榮譽都需要提供原件方可認可，一些集體項目，特別是作為主要參與的項目，申報職稱的教職工可能發揮了相當主要的作用，但如果申報材料、批復材料等資料均在項目主持人手里，而項目主持人有可能調離或將材料遺失，那么給參與人員的資料查找將帶來相當大的困難。
某高校檔案管理員曾深有感嘆地說：“只有每年職稱評審的時候，她的檔案室才是最熱鬧的時候，查閱、復印、借閱等人員門庭若市。”由此可見檔案完整對教職工自身發展的重要性。
2.4 服務于學生個人發展的需要 大學生檔案是學生在校期間學習、生活、學生工作及各種社會實踐的記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，它能完整地反映出一個學生在校期間的德、智、體、美、勞等各個方面的表現狀況。學生檔案管理旨在對學生在校期間所有材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務、轉遞等工作。
長期以來，由于諸多原因，高校畢業生檔案工作存在重視不夠、管理技術落后、致使檔案管理出現“棄檔”、“死檔”等問題，給大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核造成了一定的影響。部分學生的檔案、畢業證書等重要資料失落在個別班主任或輔導員手上，而學生一開始又不夠重視，等需要用時，由于時間久遠或人員調動等，這部分學生的檔案資料往往發生遺失或查無結果現象，造成對學生利益的極大損害，同時也使師生關系緊張，進而影響學校聲譽。
隨著高校學生人數的不斷擴張，加強學生檔案管理，確保學生檔案的完整性、規范性，確保學生檔案轉移有據可查，改進學生檔案對學生的服務功能迫在眉睫。
總之，通過宣傳檔案的服務功能，可以提高民辦高校建檔意識，促進高校檔案建設工作。高校檔案的規范建設是高校重要工作之一，既能促進社會和諧又有利于學校健康發展、有利于教師自身發展、有利于學生個人成長。
參考文獻：
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隨著社會信息化時代的發展，高校招生規模的擴大，畢業人數的增多，目前的高校學籍管理工作的運行方式已無法滿足時展的需求。在傳統的學籍檔案管理中，對檔案資源共享、信息資源傳輸等方面已有很多不足的地方，與信息化的時代需求之間還存在諸多的矛盾，所以，改善高校學籍檔案信息的管理工作，是目前高校首要解決的問題。
一、我國高校學籍檔案信息管理的現狀
目前，我國高校學籍檔案信息管理大多都使用的是教務管理系統，主要以紙質材料保存為基礎，再通過網絡儲存、傳輸的形式建立電子檔案，但是其中的操作過程還是需要靠人員來實現，所以在檔案的信息建設與管理方面還存在著很多問題。首先，在歸檔方面，歸檔的方法較不統一，而歸檔的形式也是多種多樣，在院系之間，存在著按年度歸檔、學期歸檔、班級歸檔的不同歸檔方式；其次，在保存方面，檔案信息的保存必須有紙質的書面材料，但由于高校的學生較多，很難做到細致保管，從而導致這些紙質的材料會出現不齊全、不完整或有破損的情況；此外，在檔案的利用方面，學生如果想查找檔案必須要親自到學校，通過工作人員進行手動查找，從而花費了大量的時間，顯得不便利。總之，在高校目前的學籍檔案信息管理上還是缺乏相關的指導、檢查等工作，而院系之間的檔案管理又是互相封閉，缺少借鑒與交流。
二、高校學籍檔案信息管理者在信息化建設中的意識構成
高校學籍檔案信息管理工作主體意識提高是檔案信息管理工作能否順利開展的重要前提。這種主體意識主要包括以下幾個方面：
（一）檔案數字化信息利用的意識
檔案資源的數字化信息意識是檔案信息資源與檔案數字化管理的有機統一。檔案作為一種信息記錄的形式，主要是將信息源保存在一個載體上。當檔案被儲存、保管以后，它便會成為一種信息，只有通過信息搜查、檢索的方式來獲取。在高校的學籍檔案管理中，檔案工作者作為操作主體，在管理的過程中要有“檔案的最終意義不是保存，而是利用”的意識。所以在管理中，要以利用為主要原則，改變以往“重藏輕用”的觀念，要充分利用好現代的信息技術手段，提高對學籍檔案信息的開發利用。只有有效運用好檔案信息，才會使其在社會中發揮出真正的價值，而不再是像以往那樣，僅成為一種“儲藏”形式的存在。
（二）信息網絡的服務意識
有效的網絡系統讓利用者更充分的利用好檔案的信息資源，可隨時隨地的進行查詢與搜索。在信息服務的網絡中，首先，要建立高校的學籍檔案網站，實現網絡傳遞與網絡檢索功能，為高校學籍檔案信息網絡服務打下基礎，實現信息化管理功能，讓利用者隨時調閱高校學籍檔案信息，滿足相關需求，從而讓學籍檔案信息發揮出真是的社會價值。其次，檔案信息網絡的建設可讓學籍檔案工作者更及時的更新檔案信息，從而避免了網絡檔案內容陳舊，信息的單一的情況，加強了高校學籍檔案信息的利用。最后，由于學籍檔案信息的利用者對信息技術的掌握水平不一，所以需增加檔案信息網絡的咨詢功能；高校的學籍檔案工作者應建立網絡咨詢系統，可通過在網站上設置留言板、電子郵箱等方式，讓檔案利用者與檔案管理者之間形成交流，從而更加了解檔案利用者的需求，并總結其提出的相關問題，優化檔案信息的管理系統，提高檔案信息網絡的服務質量。此外，在檔案的網絡信息化管理中，必須加強安全管理意識，在采取系統的帳號密碼管理方式的同時，還要加強閱讀防火墻的等安全設施的建立，以避免黑客的侵入，對學生檔案進行更改或胡亂調閱的情況。
（三）樹立檔案工作者的規范意識
在當前信息化時代中，規范檔案工作者的標準化管理意識尤為重要，而這些標準管理不僅要在檔案形成之后，在學籍檔案信息形成的整個過程都要隨時進行規劃。首先，在學籍檔案形成階段，由于紙質檔案與電子檔案是并存的，所以檔案信息管理者要充分考慮兩者之間差異性。在紙質檔案的管理上，檔案的原始資料內容都是由之前的院校進行遞送，在由當前高校根據學生的基本情況與日常表現進行補充，這個工作基本上是由檔案工作人員完成的，而電子檔案卻不同，電子檔案的形成往往是在學校各相關部門的具體工作過程中形成的。由招生部門在招生時就初步的形成了學生的學籍檔案，包括其中的學號、姓名、班級、院系、學籍卡等信息，在日后的工作中，由系部對檔案進行補充完善，包括了學生的課程科目、考試成績、總體評分等。而為了實現檔案的規范管理，檔案管理人員在這些電子文件形成的過程中就要實施具體的標準管理方法，并將其中的管理意識傳遞給電子文件的形成者，從而實現電子文檔一體化管理，為檔案信息管理工作提供了更加有利的保障。
（四）標準法律法規意識
由于檔案的公布受諸多法律和校規的限制，所以，將這些限制制定成檔案信息管理的標準，是目前檔案信息管理的最好方法。在檔案信息管理者的工作中，在檔案信息的公布上要把好關，根據相關法律法規，強化標準化管理意識。標準化管理不僅可保護院校及學生的切身利益，還可使檔案信息在利用上等得到更好的發展，最終實現檔案信息的社會價值。
三、結語
在高校學籍檔案的信息化建設中，加強院校硬件軟件設施與提高學籍檔案管理者的信息意識是不可或缺的兩項重要因素，只有二者兼顧，才能真正讓高校學籍檔案管理工作得到實質的發展，發揮其有效的管理價值，讓學籍檔案工作得到真正的價值體現。
參考文獻：
二、檔案的信息安全管理
檔案的類型越來越多，紙質化的、電子化的、數字化的等等，隨著計算機技術和網絡在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢下，信息安全已經成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應該依據我國的《檔案法》，劃分檔案的秘密級別，實施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對于檔案，還要做好價值的評估和鑒定，科學、準確的區分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業人員還要有責任意識和法律意識，對于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續和相關制度。在檔案資料的開發利用中，較高的檔案要匯編的話，應當經原制發機關、單位批準，未經批準不得匯編入冊。檔案管理結構和從業人員，還要學習計算機技術，樹立安全意識，規范操作行為，規避計算機病毒、黑客等襲擊，嚴禁用處理國家秘密信息的計算機上互聯網。應加強網絡安全防護，依據分區域、按等級、多層次的防護思想進行了安全規劃、安全評估、安全加固與安全維護，并且對過去已有的安全技術實施進行改進與增強。建立操作權限管理制度，明確權限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計算機病毒防治制度，定期進行病毒檢查等。
1電子檔案的特點優勢分析
電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
