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中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2010）029(C)-0057-01
引言：人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分。人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案真實全面地記載著組織的人員信息，為人力資源的開發和配置提供了重要的參考作用，是合理識人、選人、用人的重要基礎。完善人事檔案管理以實現對人力資源的最優開發和利用，對新時期的企業管理具有重要的研究價值。
一、對企業而言人事檔案管理工作的重要性
隨著改革開放的不斷深入和社會經濟的全面發展，人事檔案管理工作已經延伸到企業的各個方面，人事檔案管理與人力資源建設形成的因果、依存和互動的不可分割關系。所以切實做好企業人事檔案管理工作，對于進一步深化企業人事制度改革，加強隊伍建設和推動企業全面發展具有重要意義。因此企業認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，為現代企業人力資源管理和利用創造條件，提供相關人事數據和信息支持的重要依據，為企業人力資源的規范化管理奠定了基礎。
二、人事檔案管理工作存在的問題
（一）人們檔案意識淡薄。在市場經濟的推動下，人們逐漸淡化了對人事檔案重要性的認識。有的人認為，現在選用人才重在現實表現，不注重人才的經歷和歷史業績，人事檔案也就沒有多大作用；還有的人認為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關；這些情況表明，人們對人事檔案工作的重要性認識不足，對人事檔案不夠重視。
（二）人事檔案管理機制滯后。目前的人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚。缺少應有的生機與活力，機制的滯后已不能適應工作發展的需要。另外，對離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。
（三）人事檔案管理方法滯后。目前有的企業人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”的管理。重管理，輕服務，方法繁鎖，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高。檔案方法的繁鎖很大程度上是由于檔案工作本身的繁鎖所造成的，這就要求必須改進必要的檔案材料清理出來，及時做好破損、缺頁、不齊全材料的修復和收集工作，確保人事檔案材料的安全于完整。并且要及時收集和補充檔案材料。
三、做好人事檔案管理工作的舉措
做好人事檔案管理工作的舉措主要就是提高人事檔案管理人員的整體素質。在人事檔案管理過程中，人始終是最重要的。必須加強人事檔案人員隊伍的思想建設和業務建設。要人事檔案管理人員要有較高的政治素質，有嚴格的組織紀律性和良好的職業道德。而且還要根據需要熟練的掌握現代化的管理方法和先進的科學技術。要通過在職學習、短期培訓等多種渠道有目的地對人事檔案人員進行業務培訓，以加強檔案管理基礎教育。拓寬檔案管理人員的知識領域，提高自身整體素質和工作能力，為人事檔案管理打下扎實的基礎。企業要生存和發展，就必須重視人力資源的開發和利用，重視和探索新形勢下人力資源管理的新趨勢。
四、人力資源管理的發展趨勢
在新經濟時代里，為了適應新經濟對企業生存與發展的要求，人力資源管理正在發生一些新的變化，具體體現在以下幾個方面。
（一）關注知識型員工，進行知識管理。在新的全球經濟中，企業競爭優勢將越來越多地依賴于企業創新能力?，F在，越來越多的全球企業采取全球戰略、柔性戰略、聯盟戰略和合作戰略來管理企業。新經濟時代將是一個人才為主導的時代，過去人才追逐資本的現象將為資本追逐人才現象所取代。素質越高、越稀少、熱門的人才將獲得愈多的工作機會和更高的報酬。知識型員工成為企業人力資源管理關注的重點；知識的創造、傳遞、應用和增值成為人力資源管理的主要內容。
（二）建立新型員工關系，滿足員工需求。企業人力資源管理實踐的邊界呈現日益模糊的狀態。企業日趨重視的智力資本、知識積累、人力資源投資與管理等，也不再僅僅是人力資源管理部門的工作，它需要整個企業，包括高層管理者到一線員工的全方位關心。
（三）吸引與留住優秀人才，幫助員工發展。在這個不斷變化的、全球性的、需要技術的經營環境中，尋找、留住優秀人才是企業成功的關鍵，是企業具有競爭力的根本。對企業管理者素質與能力的要求變得越來越苛刻，很少有人能夠勝任。有足夠技能、視野和經驗來經營全球企業的人才將炙手可熱。那些擅長吸引、培養和留住人才的企業將是取得成功的企業。企業之間的競爭直接轉變為人才的競爭，因此，企業需要吸引自己需要的優秀人才，又要設法留住企業內的優秀人才。
結論：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，通過采取科學的管理方法、現代化的管理技術、合理的管理手段等積極有效的措施，加強人事檔案在人力資源管理中的開發和應用具有重要的研究價值。
作者單位：同煤集團大斗溝煤業公司人事科
作者簡介：黃桂蘭，女，統計師，同煤集團大斗溝煤業公司人事科。
參考文獻：
[1]鄭陵紅.人力資源管理中的檔案工作[J].黃岡技術學院學報,2007年01期.
人力資源廣義上包括了社會內所形成的腦力與體力兩種資源，尤其是比起物力資源，人力資源的能動性決定了它成為核心的本質，醫院以人為主的資源管理模式，能夠有效提升人才利用效率，有助于將人力效益轉化為經濟效果，促進個人和醫院的快速成長[1]。人力資源管理的目標是建立一支優質、高效的人才隊伍，在醫院發展中形成一種長久有效的促進人才自我創新和激勵的良好機制。人事檔案作為記錄醫院員工個人經歷、德才征集和工作表現的記錄文件，以檔案的形式存在，服務于醫院的人事管理活動，通過對人才記錄和活動情況分析，形成有價值的情報判斷，幫助將人才分配在最合適的崗位上，形成醫院內人才的高效開發。
人事檔案是新時期醫院檔案管理的重要組成部分，其主要內容分別包括考察和了解員工，為醫院人事調動和管理提供依據，人事檔案在醫院的發展中能夠為人力資源管理提供有效依據，形成醫院人事管理的支柱，是構建醫院文化的重要組成部分。人事檔案管理作為一項管理工作，在醫院中占據重要地位，它與人力資源管理密不可分，相輔相成，共同發展。人力資源的管理的實現需要人事檔案管理提供有效的認識信息，人事檔案信息則為人力資源管理服務[2]。只有在做好醫院人事檔案管理的基礎之上，才能夠充分發揮其對于人力資源管理方面的積極作用，進而提升醫院的競爭力。在新的時代背景下，應對嚴酷的競爭，促進醫院持續發展以及醫療事業的進步，提升醫院人力資源管理水平，充分發揮現代人力資源管理對提升醫院競爭力的優勢，將會是醫院人事檔案工作未來的發展核心。
二、新時期醫院人力資源管理對人事檔案管理的新要求
新形勢下，對于醫院人力資源管理提出了新的要求和挑戰，醫院的人事檔案想要更好的發揮其對于人力資源管理的作用優勢，就要適應時展需求，不斷進行調整和改革。新時期醫院發展趨勢具體主要體現在以下方面，分別是建立核心價值體系、多層次評價體系和職業化水平衡量。現代醫院核心價值體系的建立不僅僅是傳統道德方面的醫療行為，核心價值所代表的醫院與醫療文化已經成為了支持醫院長遠發展的重要力量。多層次的評價體系要根基于醫院發展實際，突破醫院傳統人事考核模式與現代人力資源管理理論相結合，多層次多方位多元化的形成對人力資源的評價，分析取得優質績效的元素并將這些元素的力量加以利用，從個人、各科室與部門，形成新的評價和組織模式。職業化水平的衡量是現代人力資源管理的重要標志，職業化要素由適應醫院醫療事業發展的眾多元素，諸如醫院職工的職業精神、職業道德等，從更細致的地方促進人力資源優勢的發揮[3]。
醫院面對的這些新的發展趨勢無疑對人事檔案管理工作提出了更多更高的要求。人事檔案的管理也要根植于醫院文化，體現醫院發展的核心價值體系，為增強醫院文化競爭力添磚加瓦。醫院評價體系的建立與人事檔案關系極為密切，是構建各級評價體系的信息基礎，因此，醫院人事信息也要從單一向多層次多元化發展，強化對個人、團體和組織信息的記錄和整理，為醫院評價提供輔助[4]。職業化趨勢的出現也要求人事檔案工作要加強對相關知識與情報的收集，為更好的利用職業化各要素提供幫助。
三、加強醫院人事檔案管理，適應人力資源管理新要求
人事檔案管理工作的革新要立足于醫院發展實際需求，依托于新時期技術優勢和信息優勢，借鑒國內外成功經驗，積極拓展管理職能，適應人力資源管理發展新趨勢，為醫院核心競爭力的提升做出貢獻。人事檔案工作的革新可從以下幾個方面入手：
1.提升服務意識
人事檔案管理作為醫院重要的服務部分之一，要適應發展需求，端正態度，更新觀念，以積極主動的服務完成自己的本質工作，為醫院人力資源管理提供更多有效信息，服務過程中，要深入與各部門、各科室，加強科室之間溝通交流，加強檔案內容建設，為人力資源的選人、用人、留人、育人提供輔助，將醫院文化的標簽深深根植于本科室，通過醫院全體職工的行為和服務提升其醫院中的地位，為醫院持續發展服務。
2.增強合作意識
人事檔案管理由于自身工作的特殊性，與其他科室交流和工作機會較多，在這個過程中，要通過多種途徑加強與各科室的協作聯系，為醫院實踐活動奠定良好的基礎。在醫院發展過程中，密切關注醫院各部門人化，關注醫院內大小事件，及時補充和輸入認識檔案信息，為人力資源部門的信息信息利用大好基礎[5]。在醫院的人事活動中，將各宗信息整合反饋給人力資源管理部門，加強溝通，并從本科室的協調功能出發在醫院內部形成相互聯合和幫扶的良好風氣，加強團結意識。
3.強化競爭意識
現代醫院在白熱化競爭中無一不說明了知識、人才是決定競爭成敗的關鍵性因素。人事檔案管理部門競爭意識的提升，所能夠做得就是提升自身工作效率，將效率轉化為對人才的把握，為人力資源管理部門服務，縮短信息收集和反饋的時限，在提升自身服務效益，強化與其他各科室合作、協調的過程中完成這個目標[6]。競爭意識不僅僅是針對醫院外部環境中的競爭對手，同時醫院部門內部也應當形成良性的競爭氛圍，比如對崗位的責任意識、對醫院發展的憂患意識等，將其引入人力資源管理范疇，通過相互作用更好的完成醫院發展目標，在激烈的競爭中創造更好的效益，為醫院贏得良好的信譽。
4.科學的管理制度與檔案分類系統
在人事檔案的管理工作中，要建立起科學、合理的管理制度，順應醫院發展趨勢，對從前不合乎情況的制度進行整改，以醫院發展需求為基準，切合實際應用管理需要，建立起更加人性化的管理條例。對于檔案管理部門來說，除了要在檔案的收集上保證完整與及時，還要做好對各類資料的考證與鑒別，保證檔案收錄信息的真實與有效，能夠為人力資源管理部門的工作服務，在檔案的整理方面，要科學建檔，以嚴謹、認真的管理態度完成各項工作，與人力資源部門建立直接服務通道，在互動的過程中對檔案信息進行補充和完善，期間還要注意檔案的安全性建設，避免醫院信息外漏，造成損失，保護醫院的利益[7]。
人事檔案分類方面，要根據醫院內部實際情況進行分區管理，分類系統的建設要與醫院檔案管理信息化建設同步，利用信息技術平臺細致、完善分類系統，突破傳統分類格局，建立起更加優質、高效的分類服務系統。知識經濟時代，人力資源管理的新需求要求不斷完善認識檔案，當檔案內容的建設上要注意動靜結合、橫縱結合、定量定性結合。比如橫向上，除了要關注醫院職工的思想水平、政治覺悟，還要延伸到他的個人能力、工作情況和興趣性格等，在縱向上，除了要能顯示其有效的個人信息，還要盡可能的反映其就職后的生活與工作現實。這些只是檔案建設的其中一個方面，隨著新形勢下醫院在管理上要求越加嚴格化，更多的信息都可以被充實內檔案，比如近期考核、工資水準、獎懲情況、深造情況、工作成就等，這些都可以作為新的補充內容充實人事檔案，雖然看似瑣碎，但是其中的有效信息對于人力資源管理部門進行人事安排和調動都是極為有效的信息，能夠提升信息利用率，為醫院內部人事工作提供有價值的參考[8]。
5.醫院人力資源檔案信息化建設
在新形勢下，人才是醫院發展的核心，醫院必須重視人事檔案管理，促進人事檔案管理的科學化、信息化、數字化，利用有效的人事檔案信息，為醫院的人才選拔與開發提供有效的決策依據，從而為醫院發展建立起人才信息庫。基于此，醫院的人事檔案管理，應適應現代信息化發展要求，強化人事檔案信息化建設，建立起科學先進的人事檔案信息化管理系統。首先，建立醫院認識檔案自動化管理系統。人力資源管理部門應從醫院實際出發，在人事檔案管理實踐中，在實現辦公自動化中形成的人事檔案信息或對已有的圖像、圖片、音像等人事檔案資料實施數字化處理（如對人力資源紙質檔案信息進行掃描，圖像資料進行格式化轉化等），使其形成數字化的人力資源信息。同時，醫院要根據自身實際，積極開發檔案管理系統，并注重接口的數據兼容性，使其與醫院的辦公自動化系統相互聯系，做到數據共享，確保醫院認識檔案信息的真實完整性。其次，醫院在人事檔案管理中，還需強化數據庫建設，做好人事檔案目錄輸入工作，運用規范化的輸入方法，確保人事檔案信息查詢的信息化。而且在掃描與轉化紙質人事檔案時，還需對轉換后的檔案實施加密處理，確保其原始性。再次，在醫院的人事檔案信息化建設中，還需對人事檔案進行嚴格的訪問權限設置與管理。醫院的認識檔案管理人員應對相應的政策與法規進行仔細研究，在提升醫院人力資源部門在檔案管理中的服務水平的基礎上，對人事檔案中的各類信息資料進行嚴格控制。在這一過程中，相關的管理人會員應運用加密技術，對于醫院人事信息通用數據庫的資料進行分類處理與加密設置，并設置相關的認證機制，防止非法用戶的惡意攻擊。
（一）為開發人力資源提供可靠、真實的數據與信息
通過相關人事檔案能夠對員工人生軌跡進行動態分析，掌握員工過去與現在，并對員工發展潛力進行預測。人事檔案能夠將具有價值的相關信息提供給企業，幫助企業及時挖掘人才，防止對人才的埋沒與壓制，雖然作用各異、類型不同，然而，如果有利于發揮系統功能，則為有用人才。利用人事檔案中的相關信息，可以做到人才使用時的揚長避短，充分發揮人才效力。
（二）有利于合理配置人力資源
通過人事檔案能夠對員工信息進行深入性了解，進而科學管理企業員工。人事管理有效性能夠實現人力資源信息共享，企業中配置資源時，依照人才不同的特點與能力，做到因事擇人，以人治事，使人才優勢得到充分發揮，在各系統、部門以及組織中促進人才有序、合理流動，最終促進企業發展。
（三）更規范、科學地預測人力資源需求
企業組織內部是影響人力資源需求的主要因素，有效分析人力資源檔案有助于企業對人才需求進行及時了解，最終對人才資源計劃予以合理制定。
二、不善的人事檔案管理對人力資源管理的負面影響
（一）檔案材料虛假性不利于合理配置人力資源
真實性是檔案的基本特質，若檔案缺乏真實性，那么人事檔案就會不具備利用價值。由于信息缺乏對稱性，導致檔案頻頻出現失真的個人信息現象。像假年齡、假學歷以及假工齡等等。這些虛假信息會導致人事部門無法對企業職工做正確評估，無法正確制定企業人員補充計劃、配置計劃、退休及解聘計劃等相關工作。
（二）人事檔案內容雷同、分散，導致人力資源效力的降低
企業人事檔案一定要對員工真實面貌進行歷史、全面以及客觀反映，但是，目前很多人事檔案內容抽象、資料單一，不能體現個性化，此現象導致企業在對人才的選用上缺乏一定參考價值，對企業員工正常晉升與選拔產生直接性影響，不僅會挫傷員工工作積極性，而且還會造成企業經濟損失。
（三）落后的檔案材料管理，缺乏時效性，阻礙人力資源管理效率
陳舊的人事檔案材料都屬于記錄當事人歷史的重要依據，因為不會對已置于人事檔案的相關員工材料進行二次審核，而且最新的檔案也屬于程式化，對近期反映員工工作的檔案又很少，所以人力資源管理部門無法從中獲取有價值的企業信息。而且隨著不斷流動的企業人員，對企業進行個人檔案的查閱帶來不便，造成時間與人力的浪費，從而降低企業工作效率。
三、對人事檔案管理予以完善，服務于現代人力資源管理
優化人事檔案管理，加強企業人事檔案的真實性與動態性。在管理企業人事檔案活動中，企業需要及時改革與新情況、新形勢不相適應的規章制度，構建與新形勢相適應的、新德、更科學與合理的人事檔案管理機制，確保人事檔案管理的制度化與法律化。對檔案材料登記與傳遞機制予以構建與完善。人事檔案內容一定要重視動靜結合、橫縱結合，便于人力資源管理部門可以準確、及時了解員工實際情況。提高檔案管理工作者素質。提高人事檔案管理工作者素質是將人事檔案管理工作做好的重要舉措。人事檔案管理需要工作人員一定要具備較高工作素質、良好職業道德及嚴格企業組織紀律，所以，一定要加強檔案管理人員的業務素質與思想建設，不斷拓寬其知識領域，保證檔案管理人員可以不斷適應更高要求、更新的管理檔案工作。
1.1對人力資源檔案管理的認識問題
對人力資源檔案管理的認識問題，是制約檔案管理成敗的關鍵問題，由于一些人，在思想上沒有能對人力資源檔案的工作起到足夠重視，這主要是因為，在很長的一段時間里，單位和個人對檔案管理工作存在著認識上的誤區，大家誤以為，檔案工作只是對個人歷史的記載，管理檔案只是對檔案的抄寫和整理，由于不會對企業和個人帶來經濟效益，沒有人把它認為是主要的工作。其實，大部分人的這種認識是錯誤的，都沒有對檔案管理有一個正確的認識，人力資源檔案管理，是對生產力的一種管理系統，它可以為人才的流動和人才的利用發揮非常重要的作用，也就是說檔案管理工作，對生產力的提高具有重要的作用，因此，對檔案的管理工作要得到足夠的重視。
1.2人力資源檔案管理的水平與手段
人力資源檔案管理的水平與手段，現在，一些單位還存在許多問題，主要是專業的技術管理人員少，大部分從事檔案管理的人員，沒有專業的技術知識，只是按照自己的想法，隨心所欲的工作，因此，在人力資源檔案管理方面，既不能對人力資源檔案工作重視，也不能有效地管理檔案。尤其是還有很多人員是兼職，他們不能對檔案的管理投入足夠的精力，嚴重影響了檔案管理的質量，同時也影響了對人力資源檔案的利用。
1.3人力資源檔案管理的硬件設施
人力資源檔案管理質量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括，檔案館和設備。但有些單位，至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人力資源檔案的管理，名存實亡，長期下去，導致原始的紙質檔案得不到有效的保護，很可能出現蟲蛀、霉變等現象，計算機的管理更是不可能實現。
2、提高人力資源檔案管理的措施
人力資源檔案的管理，有利于人才的流動，也有利于人才的充分利用，使人盡其才，就要積極采取措施，提高對人力資源檔案的管理力度。為了提高對人力資源檔案管理工作，要從以下方面給與探討。
2.1完善人力資源檔案管理制度
要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源檔案管理制度，需要在以下幾方面得到加強。第一，是要建立合理、科學的管理制度，只有檔案管理完善才能有效進行管理；第二，是要保證制度的簡潔性，這樣才能發揮好檔案的管理作用；第三，是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對所有的人，無論是職工還是對領導，都要形成約束，這樣才能體現公平，使人力資源檔案管理工作得到完善；第四，是制度的嚴肅性，在人力資源檔案管理過程中，要進行嚴格的獎懲，這樣才能將制度的權威性體現出來。
2.2對人力資源檔案管理功能的提高
要不斷改善人力資源檔案功能，這樣才能使人力資源檔案記錄的內容更加全面、客觀。在管理過程中要對人力資源檔案的功能進行重新定位，不僅要保留人力資源檔案原有的功能，還要進行進一步的改革，使人力資源檔案能更好的為單位的發展提供幫助。
2.3提高人力資源檔案管理人員的素質
在人力資源檔案管理中，檔案管理人員的業務水平非常重要。在信息時代，人力資源檔案管理工作中，使用計算機和網絡越來越多，這對人力資源檔案管理人員要求也不斷提高，傳統的檔案管理方法已經不能滿足現代檔案管理需要，所以，檔案管理工作要積極引進專業人才，并且要加強對管理人員的培訓，使其能夠更好的進行檔案管理。要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平，做好人力資源檔案的管理工作。
2.4人力資源檔案管理的信息化建設
人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設。2.4.1人力資源檔案管理的政策法規與信息化標準人力資源檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。要加快制定信息化的標準體系，為人力資源檔案信息化建設奠定好基礎。人力資源檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程，才能實現有效的人力資源檔案管理。2.4.2人力資源檔案的數據庫與信息資源建設人力資源檔案業務工作信息化，它的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的人力資源檔案信息資源數據庫。只有做好人力資源檔案信息化建設的基礎性工作，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使人力資源檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設，要做好人力資源檔案應用系統建設的基礎和前提，因此，要對人力資源檔案信息化建設給與足夠的重視，要加大投資力度，購置設備，配置相關人才。2.4.3人力資源檔案的信息安全保障和人才建設加強人力資源檔案信息化建設，應把人力資源檔案信息安全放在重要位置，要確保計算機管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息出現失密、泄密和丟失現象。要加強人才隊伍建設。培養大量既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業隊伍，優化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。
隨著社會的發展和科技的進步，我國的相關人力資源制度在隨著經濟的前進、社會的變革而發展變化，與此相關的檔案工作，若繼續沿用原有的模式來進行管理已不能適應當今社會發展要求，因此，探索和研究當前經濟條件下人力資源管理的相關模式尤為必要。
一、人力資源檔案管理的含義
這種模式是在我國社會主義市場經濟條件下建立的一種新模式，它與經濟的發展規模和信息化程度有著密切的關系，當今社會是一種開放的、高度信息化和持久創造力的社會，它需要專業的高技能的人才和藍領人員都不可或缺的人力資源配置。其模式有以下兩個方面的含義。
1、檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
現代市場經濟的建立和深化，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人力資源管理制度而言有許多前所未有的問題出現，因此新型的人力管理制度應運而生，這也使人力資源管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人力管理重要組成部分的人力資源檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構即政府層面來講，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，已建立了具有較強社會性的人力資源檔案管理機構，如各省市人才交流中心建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向當地社會，其管理對象包括該區域范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人力資源服務。
2、人力資源檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人力資源檔案的政府管理部門、管理對象和服務對象的社會性，決定了人力資源檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位自身的人事機構行使，所包含的內容簡單，來源單一。而現在的人力資源檔案管理機構，其人力資源主要是該管轄區域范圍內的各類人員，但由于社會分工不同而使人員具有不同身份，集中后其檔案內容也非常豐富多樣。
二、人力資源檔案管理的特點
人力資源檔案管理具有以下兩個特點：
1、隨著改革的深入和信息化程度的提高，人力資源檔案管理越來越趨向于社會化開放式模式，它與傳統人事檔案管理形成模式互補、并存發展現狀。這兩種模式，各有利弊，如傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本單位使用等方面具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的人力資源管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。檔案管理工作者在實際檔案管理工作中應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人力資源檔案管理模式更加充實與完善。
2、人力資源檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于不固定人員檔案管理
由于不固定工作人員主要是由辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技、管理等人員組成，其檔案與一般人事檔案比較而言，流動人員一般沒有固定的單位，其工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的地方對人力資源市場管理還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進工作方式，提升服務質量。
三、人力資源檔案管理的意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢?，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
隨著企事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人力資源檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人力資源檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國改革的日益深化，各單位對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人力資源檔案管理工作的作用和重要意義，使之更好的服務社會、服務大眾。
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在現代企業的管理中，如果人事檔案管理工作無法和人力資源管理工作的發展相適應，就會在很大程度上對人力資源管理，甚至整個公司的人才管理產生巨大的負面影響。筆者根據自己在人事檔案管理工作中獲得的經驗，總結出了關于人事檔案管理在人力資源管理中的地位和發展對策，本文將就此問題進行重點討論。
一、人事檔案管理和人力資源管理的關系
人力資源管理，是指通過科學的管理方法對該企業、單位或組織中的人力進行培訓和教育，并同時對人力進行組織、調動和科學配置，從而保證管理范圍內的人力能夠處在最佳的協調狀態。通過對人的觀念、心理和行為的控制和引導，正確發揮人的主觀能動性，達到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事檔案管理工作就是通過對人事活動中逐步形成的材料進行集中和整理，構建出可以集中反映個人的各項內容。加之人事檔案管理工作同時具有客觀、動態和保密等特點，因此成為了人力資源管理乃至整個企業客觀、全面和及時地了解和考察人才，并對人才進行選拔以及任用的重要參考依據。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的地位
1.人事檔案管理有效提高企業工作效率
在進行人事檔案管理的過程中，最重要和基本的原則就是要實現“人”和“檔”的統一。在實踐中我們不難發現，人力資源本身具有固定和靜止性，并且人事檔案并非永久地、固定地保存在某個企業、單位或勞動部門的。隨著時間的推移，以及人員的流動、崗位的更迭和其他的動態原因，檔隨人走也成為了人事檔案管理中的重要特征。所以加強人事檔案管理的工作，可以讓企業有效地提高人力資源的應用價值，從而實現人力資源的統籌優化與合理配置。
2.人事檔案管理可以促進人力資源開發
人事檔案管理的有效執行，可以在最大程度上發揮對于人力資源的效力和配置方面的價值。而這個價值主要表現在兩個方面：第一個方面，人事檔案管理可以對員工的個人經歷、能力特長、教育狀況和綜合表現進行全面的記錄，客觀真實地記載員工成長的歷史。這對于未來的發展可以起到一定程度的預測作用。企業還能以此為依據進行人才的發掘和使用，從而避免出現人才的埋沒、浪費和壓制狀況的發生。另一個方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解員工的信息，從而有效促進對員工實行科學化的管理。企業可以根據不同類型的人才結合崗位特征，在企業內部進行合理的調動，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達到人力資源的最優配置。
3.人事檔案管理能夠提供重要參考依據
在人力資源管理或人力資源計劃進行的過程之中，任何的企業都需要組成一支由一定數量人數所構成的高質量、高水平的人才團隊。這要求企業必須考慮到人才的需求和擁有量，并使其進行相互匹配。在作出決策之前，企業和單位的人事檔案管理部門應當配合人力資源管理部門事先對相關人員的人事檔案進行了解，并由此進行科學、系統的綜合考察與測評。在形成最終意見之后，及時提交管理層進行研究和決策的制定，并同時保證決策的科學、合理與可行性。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的發展對策
1.提高人事檔案管理人員素質
在經濟開發區和發達地區，隨著當地生產力的快速發展，傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足現代化人力資源管理的要求。這要求人事檔案管理部門在進行建設和發展的過程中，不僅要加強相關領域的高素質人才引進，同時也要對現有的管理人員進行綜合性、有效的培訓，做到“打鐵還需自身硬”。隨著全體檔案管理人員的綜合素質的整體提高，可以有效地讓從業人員適應在新經濟環境下對于檔案管理人員的更高要求和標準。
2.確保人事檔案材料完整準確
人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據，必須確保檔案的準確、客觀與完整，這也是人事檔案發揮其自身價值的最根本條件。倘若人事檔案無法做到完整和準確，那么就會失去其價值和全部意義。所以在人事檔案管理的過程中，管理人員必須在原有基礎上定期清查人員信息，并且做到實時地、不斷地擴大存檔范圍，對個人信息進行分類保存。
3.建立人事檔案管理制度規范
在人事檔案管理的新標準和新要求下，對于無法滿足新形勢和新特征的人事檔案管理制度必須進行及時和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當地和當前人力資源發展趨勢的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實現科學化和規范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對具體情況進行部分的修改。但是無論怎樣更改，都要通過嚴格的規章制度確保人事檔案在收集和保存過程中的及時、客觀與完整性，同時也保證材料的真實性，做到披沙揀金。
4.加強人事檔案管理的時效性
在人事檔案管理的工作中，企業應當根據時代特征、自身特點和當地要求，加強對于人事檔案的動態管理。這要求人事檔案管理人員通過收集變化資料，及時更新人事檔案信息，以便于人力資源管理部門及時準確地了解和把握個人的真實情況。同時，還要實現對人事檔案管理的合理開發，為企業提供質量更高的服務。對于檔案管理人員而言，應當從信息資源的角度看待人事檔案，并實現在此基礎上創新工作模式，強化檔案信息分析，將人事檔案管理工作建設成人力資源工作和企業的發展與擴大過程中的堅強后盾。不僅如此，企業在進行人事檔案的開發和信息利用時，還必須做到個人信息的保護不受侵犯，徹底杜絕信息濫用和擴散、公開、買賣等違法現象發生?？偟膩碚f，由于人力檔案管理在人力資源管理中的重要地位，管理人員必須樹立創新理念和正確的人才信息觀，從而推進人事檔案管理工作更加規范、科學和高效，達到發揮人事檔案管理在人力資源管理中重要作用的目的。
參考文獻：
2、強化人事檔案管理對人力資源管理的促進作用
2.1為人力資源管理提供真實的個人信息
人事檔案是一個人存在的最有力的證明文件，它記錄著人一生的成長經歷，可以說，當事人一生中經歷的重要獎懲和變故都在人事檔案中有所記錄。真實的人事檔案記錄能夠使人事部門及時地發現新人，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源，有效地為企業提供真實可靠的人員信息，才能充分彰顯其部門的價值所在。
2.2利于評定人才，使人員最大化發揮作用
真實可靠的人事信息有助于人力資源部門動態分析員工的人生經歷，了解員工的過去、現在和未來，為預測當事人的發展潛力提供有效的依據。盡管人事檔案中反映的人才類型各不相同、優缺點各異，但只要有利于企業發展的都是有用人才。通過查看人事檔案提供的信息，使用各類人才時人力資源部門可以做到揚長避短，使人才得到最大效力的發揮，進而促進人員在各部門、系統、組織之間能夠合理有序地流動，更好地提升企事業單位的迅速發展。
2.3預測企業對人力資源的需要，便于更好的為社會服務
對人力資源需求產生作用的最主要因素來自單位的內部需求，通過對人力資源檔案進行有效的分析有助于人力部門及時了解企業變革與發展進程中對人才的不同需求，從而制訂合理的人力資源使用計劃。人力資源部門從人事檔案里獲取真實可靠的個人信息后，就可以科學有效地預測人力資源需求。結合本單位實際情況，可從以下幾個方面改善人事檔案的管理工作，首先可以通過建立整個公司的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息資源的共享。人事檔案管理信息化是以檔案原始記錄信息為基礎，利用現代化的計算機使人事檔案資源信息化，它通過在計算機上建立起各類規范且標準的目錄數據庫和內容數據庫，實現人事檔案管理信息實時傳輸以達到資源共享的目的，提高人事檔案的利用價值；其次，要依據真實信息不斷更新在職人員的人事檔案，及時去掉過期的或者不真實的個人信息，實現對檔案的實時管理；最后，對人事檔案的管理是一項對個人綜合知識有著較高要求的工作。因此，人事檔案管理人員除了要具備必須的檔案管理和人力資源方面的專業知識外，還要掌握相應的計算機應用技術，從而提高工作效率，充分開發和利用人才，以便更好的服務于企業。
隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫藥衛生體制改革和人事分配制度改革的不斷深入，醫院現行人事檔案管理工作中影響醫院人力資源作用發揮、阻礙醫院發展的諸多問題逐步顯現出來，必須加以解決，才能突破醫院發展的瓶頸。
1 醫院人事檔案的含義
醫院人事檔案是醫院按照黨的干部政策在培養、選拔和任用 干部等工作中形成的記載職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是真實反映職工個人經歷、素質水平的憑證和依據，是全貌地考察、了解和正確選拔使用人才的重要依據。
2 醫院人事檔案工作中存在的問題
現在的醫院人事檔案管理的落后主要表現在以下幾個方面，一是醫院人事檔案管理制度落后，與醫療衛生事業的發展及醫院選拔和使用醫療衛生事業人才程序的日益簡化不相適應。二是醫院的人事檔案工作管理體制機制落后，缺乏創新性、突破性和激勵性，不能適應新形勢的需要，阻礙了醫院的長遠發展。三是基礎設施及管理手段落后，不適應現代化、信息化和科學化的要求。醫院人事檔案管理部門微機、網絡、場地和保管器具等基礎設施設備缺乏，不能滿足日常管理的需要，人事檔案的收集、整理、歸類和編目等工作大部分是靠手工操作，干部人事檔案電子信息化管理系統功能沒有充分利用和發揮，人力、物力耗費較大，同時，人事檔案的頻繁查閱也造成了一定程度的磨損和意外的丟失。四是人事檔案管理人員素質落后，人事檔案的綜合利用不充分。醫院人事檔案管理是一項系統化的工程，需要具備檔案管理知識、醫學知識、計算機網絡技術等多方面專業才能的人員來管理，而醫院的人事檔案管理人員大多為非檔案管理專業人員，專業及業務技術水平及計算機使用能力等均不能滿足醫院檔案管理信息化、智能化的要求，不能夠從醫院人事檔案中發現有用的信息的能力，也就不能為醫院的醫療、教學、科研和管理的發展服好務，成為了制約醫院發展的重要因素之一。
3 新時期加強醫院人事檔案管理的幾點建議
新時期，醫院人事檔案管理要與衛生政策、衛生事業的發展、醫藥衛生體制改革、人事分配制度改革和醫院發展相適應，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的信息優勢，激勵和引導醫院職工在各個專業及領域的素質和能力全方面展現出來，為醫院更好地選拔和使用優秀人才提供真實可靠有力的依據。
3.1 提高對醫院人事檔案管理的認識，增強管理意識。醫院人事檔案管理要立足于服務于人事管理、服務于醫院發展，要使醫院領導層、管理層和人事檔案管理人員充分認識到醫院人事檔案是一項非常重要的信息資源，是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現和實戰業績的重要反映，醫院人事檔案管理工作是醫院人事工作的重要組成部分，是醫院管理不可或缺的一部分，重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，是促進醫院人事制度改革，合理配置醫院人力資源，促進醫院衛生事業發展的重要舉措，使領導及人事檔案管理人員能夠強化服務意識，將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時獲取有效的信息，使普通職工能夠積極參與和支持人事檔案的工作，主動為人事檔案管理人員提供線索和材料，使檔案管理工作能夠有序進行。
3.2 建立健全的人事檔案管理制度。加強醫院的人事檔案管理必須首先明確人事檔案管理職責，醫院要把人事檔案管理工作作為醫院重要的日常工作之一，對人事檔案管理存在的問題主動查找、全面分析、認真研究、及時解決，要明確檔案管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理和考核制度，并確保各項制度得到落實。
1.1 檔案管理效率有待提高
現今在人力資源檔案管理中檔案管理效率比較低下主要針對的是現今在檔案管理中人力、物力等花費與檔案實際管理的數量和質量的比率比較低下，為能夠達到合理的控制范圍。具體而言，人力資源檔案管理主要是對工作人事人員的檔案進行整理分析、收集和保存，并且在必要的程度上下進行調動使用，此外，還需要相關的工作人員針對人力在就業過程中的職業調動和薪酬等資料進行了解，所以整體上而言，其工作是比較復雜的，且這些繁瑣的工作到現今為止缺少一個系統的程序使其簡化，那么則形成了現今人力資源檔案管理效率普遍比較低的現象。
1.2 日常管理工作存在疏漏
現今對于人力資源檔案管理而言，其主要指的是能夠針對人力資源的檔案在必要的應用情況下能夠及時的進行調動和使用。但是，現今不得不面對的一個情況則是在人力資源檔案管理現代化和信息化的建設過程中，同樣還存在著部分的紙質版檔案，這樣部分檔案存在紙質的形式，但是卻沒有出現電子檔案歸檔的保護方法，這樣總體上就造成了現今人力資源檔案在利用的過程中出現的搜取位置失敗和檔案調動的失敗，從而導致現今日常管理工作存在嚴重的疏漏現象。
1.3 檔案管理的服務作用有待提高
人力資源檔案管理在保存和管理的過程中其檔案的服務性是非常高的。其主要的服務作用是能夠為人員及單位、組織和社會等在符合相關規范的前提下，進行隨時的調動和隨時的利用，這也是其服務作用的重要體現。但是就這一方面而言，現今檔案管理的服務作用比較低下，主要體現在檔案管理的不規范和管理前后的不協調和銜接性比較差，從而造成現今出于某些用途在調動人力資源檔案的過程中因程序繁瑣需要花費大量的時間，且嚴重的存在現今甚至有些人員對自身的檔案管理單位情況基本不知道或不清楚，這樣總體上就導致了檔案管理服務的作用比較低下。
2 人力資源檔案管理產生的原因分析
2.1 檔案管理工作規范性比較低
現今在人力資源檔案管理中出現上述三個問題的主要原因之一則是現今檔案管理工作的規范性比較低下。具體表現在現今基于人力資源檔案管理重要性分析的基礎上，相關的單位或組織有必要針對人力資源檔案管理設定科學的管理程序和管理規范，并且能夠建設一整套能夠促使紙質版檔案管理與電子化信息檔案管理相銜接的檔案管理規范，這對于檔案管理工作的規范性進行則起著非常重要的作用。但是，基于檔案管理工作規范性比較低下，給檔案管理人員無法客觀上和主觀上形成一種有效的限制和規制，人員工作缺乏系統性，工作效率低下，那么在現今人力資源檔案管理中出現檔案管理效率低下的現象也就不足為奇。
2.2 管理方法落后
?F今雖然大多數單位在大肆的推進人力資源檔案管理的現代化管理方法的運用，并且積極的宣傳和學習現代化管理理念，但是這些形式上的推進卻沒有取得有效的建設效果，而且現今普遍存在著很多單位或組織基于自身短暫的經濟利益等考慮，缺少對人力資源檔案管理的強有力的經濟投入，導致現代化管理方法的運用缺少有效支撐和落實條件。那么，對于現今認識檔案變動性比較大、人力資源管理工作日益復雜和數量規模日益擴大的前提下，管理方法的落后則非常不利于實際這一情況的改善，那么則造成了現今在人力資源檔案管理中出現日常管理工作出現疏漏的現象。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
面對現今人力資源檔案管理中普遍出現的人力資源檔案管理的服務性比較低的現象，面對這一問題的出現最為重要的原因則是現今檔案管理人員素質比較低下，具體而言，人力資源檔案管理工作對人員不僅有技術管理和知識管理素質，而且要求工作人員能夠擁有足夠的耐心和細心，以及具有足夠強的管理服務責任心。但是，就這一方面而言，現今檔案管理中普遍出現檔案管理人員素質有待提高，管理人員的崗位適應性比較差，且人員的崗位調動性也比較大，人員無論是從主觀思想素質還是從客觀技術素質等的掌握上都有帶提高。
3 人力資源檔案管理中應對問題的對策分析
3.1 采用科學規范的檔案管理制度提高管理效率
面對現今人力資源檔案管理效率比較低下的問題，在對其管理規范性比較差的原因分析的基礎上，在現實進行人力資源檔案管理工作的過程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率，這就需要管理部門和管理單位能夠切實的促進人力資源檔案管理的科學規范的檔案管理制度的建設和運用，且科學規范的檔案管理制度的建設一方面應包括人力資源檔案管理系統化、嚴謹化的管理程序；另一方面應積極的完善現今關于人力資源檔案管理的相關規范和標準，這樣總體上為人力資源檔案管理效率的提高發揮重要的制度建設作用。
3.2 強化信息化檔案管理方式
面對現今人力資源檔案管理日常工作存在疏漏的問題，在基于其現代化管理方法運用效率低下的原因分析的基礎上，在實際進行檔案管理的過程中則需要不斷的強化信息化檔案方式的運用，積極的改變現今檔案管理中存在的紙質管理和現代化管理兩種不同的方式，建立有效的銜接協調機制，促使整體上人力資源紙質版檔案管理方式順利的向現代化信息檔案管理方式轉化。此外，強化信息化檔案管理方式，要能夠從計算機硬件的購買和更新以及人員信息化管理素質的提升上進行此項工作。
3.3 提高檔案管理人員的工作能力
[文獻標識碼]A
[文章編號]1672—5158（2013）05—0383—01
隨著電子信息技術的飛速發展，各行各業信息化建設如火如荼，從90年代初開始我國電子政務建設圍繞“兩網一站四庫十二金”展開。也就是是面向政府辦公業務建立的十二個重點信息應用系統。如今已經發展為17個信息化建設金字號工程，（一）金宏工程、（二）金稅工程、（三）金關工程、（四）金財工程、（五）金卡工程、（六）金審工程、（七）金盾工程、（八）金保工程、（九）金農工程、（十）金水工程、（十一）金質工程、（十二）金旅工程、（十三）金衛工程、（十四）金土工程、（十五）金信工程、（十六）金貿工程、（十七）金智工程。作為國家信息化建設首批金字號工程之一的金保工程歷經10年建設已經初具規模，為人力資源和社會保障信息化提供了強大的支持平臺，在人力資源和社會保障管理工作中，如何搭載這個強大的信息化建設平臺，做好本部門業務的信息化建設，是值得我們認真思考并積極探索的新問題。
所謂的“金保工程”是國家建設的熱力資源和社會保障信息化工程，是利用先進的信息技術，以中央、省、市三級網絡為依托，支持勞動保障業務經辦、公共服務、基金監管和宏觀決策等核心應用，覆蓋全國的統一的勞動保障電子政務工程。其內涵可以簡要概括為“一二三四”四個字：一是一個工程，指在全國范圍建設一個統一規劃、統籌建設、網絡共用、信息共享、覆蓋各項勞動和社會保障業務的電子政務工程；二是兩大系統，指建設社會保險子系統和勞動力市場子系統；三是三級結構，指由中央（人力資源和社會保障部）、省、市三層數據分布和管理結構組成；四是四項功能，指具備業務經辦、公共服務、基金監管和宏觀決策四項功能。
“金保工程”作為勞動和社會保障電子政務工程，既是國家電子政務工程的組成部分，也是勞動和社會保險信息化建設的組成部分，包括辦公網、業務專網和公眾服務網的建設，其中，業務專網是金保工程建設的主體。在勞動保障領域，勞動保障部的辦公網屬于政務內網的基本范疇；勞動保障系統的業務專網屬于政務外網范疇；利用互聯網等技術建立公眾服務網提供勞動保障公共服務。
一、人力資源和社會保障檔案管理存在的問題
一是檔案管理任務量增大。在2008年國務院機構改革中，原人事部和原勞動和社會保障部合并組建成的人力資源和社會保障部。此后各地方兩個部門相繼合并并正式開展業務，兩個部門合并后業務交叉項目需要整合，給檔案管理工作帶來新的挑戰，當年國企改制解除勞動合同的大批職工檔案、大中專畢業生檔案、異地就業因為戶籍障礙無法移交當地人才管理部門管理的檔案等等，這些檔案管理仍舊靠傳統人工方式管理勢必帶來許多不便。
二是檔案管理手段落后。人力資源和社會保障檔案管理手段基本上沿用傳統的紙質檔案管理模式，即便實行計算機管理，也沒有統一的管理軟件?；旧线€是手工操作，人工檢索，人工查詢。檔案移交到檔案管理部門首先要登記造冊，開具檔案托管證書，按照一定規律存放到檔案柜里。被托管的檔案要憑證書編號才能查詢。即便能用計算機檢索由于軟件問題有的時候也檢索不到。這種管理模式帶來的弊端是顯而易見的。
三是人事制度存在弊端。人事制度是指由政府人事部門所屬的人才服務中心，按照國家有關人事政策法規要求，接受單位或個人委托，在其服務項目范圍內，為多種所有制經濟尤其是非公有制經濟單位及各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、社會養老保險金收繳、出國政審等全方位服務，是實現人員使用與人事關系管理分離的一項人事改革新舉措。人事的方式有委托人事，可由單位委托，也可由個人委托；可多項委托，將人事關系、工資關系、人事檔案、養老保險社會統籌等委托區人才服務中心管理，也可單項委托，將人事檔案委托區人才服務中心管理。這種管理制度存在的問題是人與檔案脫節，人與檔案分離。往往出現檔案記載不夠全面?！叭Y企業”、私營企業、股份制企業、民辦科研機構等無主管單位以及不具備人事管理權限的單位，聘用專業技術人員和管理人員，均由單位辦理委托人事。企業在當地的還有情可原，一些在限制戶籍的大中城市工作的大中專畢業生到當地人才服務部門托管檔案又受到一定的限制，只好把檔案移交到戶籍所在地保管，造成不便和扯皮現象。世界進入一人多職業的社會，個人創業成為一種時尚。《學習的革命》一書的作者寫到：“在21世紀，你最大的雇主，將是你自己！”個人創業已成為一種趨勢。也就是說：現在的世界進入了一人多職業的時代。在國外一個人只有一份職業叫笨蛋，在多職業時代依然沿用計劃經濟體制的檔案管理模式顯然已經不適應。
二、加強人力資源和社會保障檔案管理信息化建設的意見
針對以上存在的問題，提出以下幾條意見：
1、建立健全檔案信息化管理制度體系。人力資源和社會保障檔案管理信息化建設的前提是建立管理制度，從適應信息化建設人手，建立一整套適應信息化管理的檔案管理制度體系，規范檔案管理信息化制度運行，制定統一的、標準的規范體的檔案管理信息化體系。摒棄傳統手工操作，手工管理的舊制度，對于能夠實現無紙化管理的檔案盡量實現無紙化管理，網絡查詢，這樣既便于管理，又方便使用者查詢。
（一）完善企業的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業要根據自身的企業文化，制定人事檔案管理的相關政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業內部合作的機制。
（四）將職業化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業技能，管理人員要具備一定的職業素質和道德，能夠自覺地遵守值得規范，能夠按照職業規范的內容去管理。
2企業人事檔案管理工作中存在的問題
現在，企業在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業進行人事檔案管理的效率，限制了企業的發展。
（一）企業的服務意識薄弱，沒有上進心。
企業在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。
（二）企業在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環節缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業人事檔案管理的工作，促進企業人力資源管理的新要求
（一）企業內部要強化服務意識
在新時期，企業人事檔案管理人員要轉變工作態度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。
（二）企業人事檔案管理要強化合作意識
企業在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。
