時間：2023-05-17 10:07:03
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二是檔案材料缺失嚴重，管理體制不健全，歷史遺留問題較多。加強事業單位法人檔案管理，是順應時代和社會發展要求而進行的正規化、系統化建設。但在實施過程中，部分事業單位存在檔案材料嚴重缺失情況，甚至法人身份證、印記印模、財務報表等重要材料也有缺失。此外，由于年限久、人員調動、檔案室搬遷等原因，造成了嚴重的歷史遺留問題，在一定程度上加大了事業單位監管的難度。
三是專業人員缺乏，能力素質參差不齊。登記監管部門缺乏相應的專業檔案管理人員，且大部分檔案管理人員都是本單位工作人員兼職檔案工作，這些人員往往身兼數職，對檔案工作精力投入明顯不足。有的單位采用從其他單位借調方式突擊整理檔案。有的檔案管理人員從未經過系統培訓或學習，對檔案整理規范不夠了解，在這種情況下進行檔案整理歸檔，造成了檔案整理標準不一，順序混亂，嚴重影響了檔案管理的質量水平。
針對以上問題，建議采取如下措施：
一、重點提高“三種人員的意識”。一是強化領導干部責任意識。加大檔案管理工作宣傳力度，進一步增強領導干部的責任感，讓領導經常過問、檢查、督促檔案工作，想方設法創造檔案管理的物質保障條件。二是強化事業單位一線檔案管理人員檔案管理的意識，健全登記檔案管理制度。建立檔案查閱制度，明確專人負責管理，對檔案的查閱、借閱程序、時限等作出明確規定。制定檔案員職責、檔案整理歸檔制度，強化“一戶一檔、分類歸檔、專柜儲存、專人負責”制度。三是強化事業單位領導干部檔案管理意識。只有領導干部、一線檔案管理人員和事業單位領導三方都提高檔案意識，做到責任整理，才能真正實現事業單位檔案規范化。要強化措施辦法，通過推進績效考核、開展專項監督檢查、建立投訴舉報處理制度、探索建立事業單位信用體系等措施，進一步完善監管機制，切實加強對事業單位的事中事后監管。
二、加強基礎建設。一是規范登記檔案管理內容，進一步明確事業單位登記管理檔案應包括設立登記、變更登記、注銷登記等環節中具有保存價值并必須存檔的資料。二是加大對登記檔案管理的基礎設施投入力度，購置專門的檔案柜、檔案盒、裝訂機等設備，指定專門電腦保存電子檔案，確保足夠的人力、物力、資源的配備；要實行專用檔案室、檔案柜，一個登記單位一個檔案盒，按舉辦單位建立索引登記序號編排，統一編號、統一格式，對每份檔案材料進行分類整理以滿足檔案管理需要。三是健全完善事業單位登記檔案保管制度。健全完善《事業單位登記管理檔案管理人員職責》和《保管保密制度》，嚴格按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）要求保管事業單位登記管理檔案，并做好事業單位登記管理檔案保密工作。
隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件[1].電子文件的誕生標志著檔案開始發展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個人資料
電子檔案是傳統紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區分；第三，信息的穩定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數據（personal data）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。
個人資料有如下特征：
1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應得到法律保護，這是當代保護自然人一般人格權的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當然在法人及其它非法人組織營業活動中收集的關于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構成個人資料。
2、個人資料是可以單獨或與其他信息結合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網絡服務器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習慣、肖像、漫畫、獎勵、職業、收入、學歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習慣、職業、收入、學歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。
3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網時被網絡服務提供商非法收集的個人資料，醫生掌握的絕癥患者未知的個人現實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義： A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料； B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。
4、個人資料是關于特定或得特定自然人屬人或屬事之資料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產生此種結果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關系人和呈現其間之關系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當事人所有。例如，從大學考試所公布之成績統計表中，可以相當簡單地查知參加某一學科考試之唯一考生?！盵7]
二、電子檔案中個人資料引發的法律問題
（一）問題的提出
在現代社會中，對個人資料的計算機處理和網絡傳輸經常引發各種問題，概括起來有如下幾種：
1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；
3、隨著信息技術和網絡的發展，個人資料經由計算機和網絡被非法或不當收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發達國家的關注。
就電子檔案而言，國內目前出現的一些情況和現象急需法律來調整和規范。例如，未經檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關組織出售其檔案記錄，檔案管理機關未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網絡可以查知電子檔案中的個人資料等等。
（二）保護的法律基礎
個人資料保護的法律基礎究竟為何，是個值得研究的問題。國內學者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網站上公開給網民閱覽的個人資料不構成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權的規定，個人資料本人將得不到任何救濟。
既然不是隱私權，個人資料的民法基礎究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關系的表現形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權人支配其姓名、肖像權人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構成侵權。
個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現。對姓名權、肖像權的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當某種個人資料構成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權和個人資料保護法的同時調整，發生競合。
那么，個人資料承載的利益可否是財產利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產利益。有學者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權。”并認為“……所有權人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權。”[8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現的是人格利益而非財產利益，它不具有直接的財產內容。而且所有權的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權利理解為所有權，會導致邏輯上的混亂。
個人資料體現的主要是人格利益而非財產利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權客體一樣，個人資料可以間接表現出它的財產價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權后，本人可以要求精神損害賠償等等。正是個人資料的這種財產價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。
由于個人資料直接關涉個人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發達國家很快得到了立法支持。美歐等發達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關法律、法規，如德國1977年《聯邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務規范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關行政機關電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關規則，如經濟合作與發展組織1980年《隱私權保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區也出臺了相關立法。
三、個人資料保護的原則
個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內涵主要是，對個人資料的收集原則上應加以限制；資料的收集應有法律上的依據或當事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應是關于個人的某一方面的完整的信息，資料的內容反映資料本人當前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個人資料應基于特定目的，目的應當是合法的；利用個人資料原則上應與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。
4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規定和經當事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應當盡謹慎小心之注意義務，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。
6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權利，與個人資料相關的其他主體負有不干預權利人實現其權利的義務。
7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應當公開，不應秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內容應當公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應包括個人資料的內容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。
上述這些原則的主要任務在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個人權利與檔案管理者的義務
法律主要是通過規定當事人之間的權利義務來調整各種社會關系的，個人資料保護法同樣通過規定個人資料當事人之間的權利義務來調整他們之間的關系。
（一）本人所享有的權利
世界各國個人資料保護法均有當事人權利的明文規定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規定者并根據學理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權利：
1、公開權。除法律另有規定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。
2、請求告知權。查詢權的基本內涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關其個人資料的信息。
3、保持個人資料正確完整的權利。本人有權要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內容或補充不完整的內容，以確保檔案管理者收集的關于本人的某方面的信息的真實性。
4、閱覽及制給復制本權。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復制本。
5、刪除權。依學說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應保存，除非法律有特別規定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報酬請求權。報酬請求權，簡稱報酬請求權，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權利。未經本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應用于營利目的應支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當得利要求返還。[11]
7、損害賠償請求權。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔損害賠償責任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責原則上適用過錯推定原則。
本人享有上述權利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權利和消極權利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負有的義務
檔案管理者的義務是與本人的權利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務：
1、告知義務。檔案管理者應以適當的方式向個人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護本人電子檔案資料同一性的義務。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應與本人的實際狀況相符。從這四個環節把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發生侵權。
3、維護本人電子檔案庫安全的義務。維護安全的義務，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據此，檔案管理者在人員、技術設施、管理制度上都應加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網絡化的檔案管理者，更應注意預防黑客和計算機病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復制、更改、刪除等權利時提供必要條件和方便的義務，如提供網絡的接入服務、告知檔案密碼、設置專人提供檢索服務等。
5、未經本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔相應的侵權責任，據此獲利的，要承擔不當得利返還責任。
6、承擔侵權責任。
檔案管理者承擔上述義務主要是為了協助本人權利的實現，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權益。
要指出的是，以上介紹的權利和義務，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關系。個人資料本人享有以上本人享有的權利、個人資料的其它當事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務。
為捍衛本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關立法的調整。雖然現在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。
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[1] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[2] 徐富榮：《論電子檔案的法律憑據》，《檔案學研究》，2002年第2期。
[3] 何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。
[4] 康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學》，2002年第4期。
[5] 韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[6] 個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。
[8] 湯擎：《試論個人資料與相關的法律關系》，《法學論壇》，2000年第5期。
[9] 參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學出版社，2001年7月第1版，第134頁。
[10] 例如，美國1974年隱私權法第d、h條；德國聯邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件[1].電子文件的誕生標志著檔案開始發展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個人資料
電子檔案是傳統紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區分；第三，信息的穩定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數據（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。
個人資料有如下特征：
1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應得到法律保護，這是當代保護自然人一般人格權的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當然在法人及其它非法人組織營業活動中收集的關于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構成個人資料。
2、個人資料是可以單獨或與其他信息結合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網絡服務器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習慣、肖像、漫畫、獎勵、職業、收入、學歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習慣、職業、收入、學歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。
3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網時被網絡服務提供商非法收集的個人資料，醫生掌握的絕癥患者未知的個人現實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義：A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料；B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。
4、個人資料是關于特定或得特定自然人屬人或屬事之資料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產生此種結果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關系人和呈現其間之關系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當事人所有。例如，從大學考試所公布之成績統計表中，可以相當簡單地查知參加某一學科考試之唯一考生。”[7]
二、電子檔案中個人資料引發的法律問題
（一）問題的提出
在現代社會中，對個人資料的計算機處理和網絡傳輸經常引發各種問題，概括起來有如下幾種：
1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；
3、隨著信息技術和網絡的發展，個人資料經由計算機和網絡被非法或不當收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發達國家的關注。
就電子檔案而言，國內目前出現的一些情況和現象急需法律來調整和規范。例如，未經檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關組織出售其檔案記錄，檔案管理機關未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網絡可以查知電子檔案中的個人資料等等。
（二）保護的法律基礎
個人資料保護的法律基礎究竟為何，是個值得研究的問題。國內學者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網站上公開給網民閱覽的個人資料不構成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權的規定，個人資料本人將得不到任何救濟。
既然不是隱私權，個人資料的民法基礎究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關系的表現形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權人支配其姓名、肖像權人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構成侵權。
個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現。對姓名權、肖像權的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當某種個人資料構成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權和個人資料保護法的同時調整，發生競合。
那么，個人資料承載的利益可否是財產利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產利益。有學者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權?！辈⒄J為“……所有權人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權?！盵8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現的是人格利益而非財產利益，它不具有直接的財產內容。而且所有權的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權利理解為所有權，會導致邏輯上的混亂。
個人資料體現的主要是人格利益而非財產利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權客體一樣，個人資料可以間接表現出它的財產價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權后，本人可以要求精神損害賠償等等。正是個人資料的這種財產價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。
由于個人資料直接關涉個人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發達國家很快得到了立法支持。美歐等發達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關法律、法規，如德國1977年《聯邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務規范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關行政機關電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關規則，如經濟合作與發展組織1980年《隱私權保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區也出臺了相關立法。
三、個人資料保護的原則
個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內涵主要是，對個人資料的收集原則上應加以限制；資料的收集應有法律上的依據或當事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應是關于個人的某一方面的完整的信息，資料的內容反映資料本人當前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個人資料應基于特定目的，目的應當是合法的；利用個人資料原則上應與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。
4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規定和經當事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應當盡謹慎小心之注意義務，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。
6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權利，與個人資料相關的其他主體負有不干預權利人實現其權利的義務。
7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應當公開，不應秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內容應當公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應包括個人資料的內容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。
上述這些原則的主要任務在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個人權利與檔案管理者的義務
法律主要是通過規定當事人之間的權利義務來調整各種社會關系的，個人資料保護法同樣通過規定個人資料當事人之間的權利義務來調整他們之間的關系。
（一）本人所享有的權利
世界各國個人資料保護法均有當事人權利的明文規定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規定者并根據學理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權利：
1、公開權。除法律另有規定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。
2、請求告知權。查詢權的基本內涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關其個人資料的信息。
3、保持個人資料正確完整的權利。本人有權要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內容或補充不完整的內容，以確保檔案管理者收集的關于本人的某方面的信息的真實性。
4、閱覽及制給復制本權。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復制本。
5、刪除權。依學說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應保存，除非法律有特別規定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報酬請求權。報酬請求權，簡稱報酬請求權，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權利。未經本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應用于營利目的應支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當得利要求返還。[11]
7、損害賠償請求權。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔損害賠償責任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責原則上適用過錯推定原則。
本人享有上述權利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權利和消極權利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負有的義務
檔案管理者的義務是與本人的權利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務：
1、告知義務。檔案管理者應以適當的方式向個人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護本人電子檔案資料同一性的義務。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應與本人的實際狀況相符。從這四個環節把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發生侵權。
3、維護本人電子檔案庫安全的義務。維護安全的義務，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據此，檔案管理者在人員、技術設施、管理制度上都應加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網絡化的檔案管理者，更應注意預防黑客和計算機病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復制、更改、刪除等權利時提供必要條件和方便的義務，如提供網絡的接入服務、告知檔案密碼、設置專人提供檢索服務等。
5、未經本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔相應的侵權責任，據此獲利的，要承擔不當得利返還責任。
6、承擔侵權責任。
檔案管理者承擔上述義務主要是為了協助本人權利的實現，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權益。
要指出的是，以上介紹的權利和義務，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關系。個人資料本人享有以上本人享有的權利、個人資料的其它當事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務。
為捍衛本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關立法的調整。雖然現在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。
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[1]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[2]徐富榮：《論電子檔案的法律憑據》，《檔案學研究》，2002年第2期。
[3]何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。
[4]康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學》，2002年第4期。
[5]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[6]個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。
[8]湯擎：《試論個人資料與相關的法律關系》，《法學論壇》，2000年第5期。
[9]參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學出版社，2001年7月第1版，第134頁。
[10]例如，美國1974年隱私權法第d、h條；德國聯邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
1 私人檔案與個人檔案
關于私人檔案，國內外有多種解釋，我國《檔案法》沒有提及這一概念，但是有對“個人所有的檔案”，其原文解釋為：“私營企業事業單位以及公民個人在私人事務活動中所形成的和通過合法繼承、贈送或者在檔案法公布實施前向社會收集和有償征購等方式所獲得的檔案，或是指一個家庭（不多于三代人）或一個家族（不少于四代人）的全體成員，在各類社會活動中形成的檔案?！惫P者認為，私人檔案簡單來說，就是指私人或者私人組織在社會活動中形成的為私人所有的檔案資料。這里的私人組織包括私有企業、家族、社會上符合相關規定的各種團體。
關于個人檔案，國內有研究者認為可以將之規劃到私人檔案的定義中，也有人容易在概念上產生混淆，誤認為個人檔案就是私人檔案。實則不然，兩者還是存在有差異的，一方面，個人檔案的形成僅僅是公民個人的所有檔案，而私人檔案除了個人的所有檔案外，還包括其他私人組織所有檔案。另一方面，概念上的部分包含，個人檔案是指個人在私物活或公務活動中形成的為私人所有的檔案，或者個人通過合法途徑取得的檔案。上述定義中，前半句的定義才是私人檔案的范疇，后半句則屬于公共檔案。由此可見，不能簡單地將個人檔案歸化為私人檔案。
2 我國私人檔案管理的欠缺
2.1 存在的缺陷
2.1.1 對私人檔案的征集工作不夠重視
捐贈、收購、征購以及寄存是我國對私人檔案采取的主要征集方式。同時，我國政府鼓勵私人將擁有的具有重要歷史價值的私人檔案捐給國家檔案館予以保存，對捐贈者給以一定的獎勵；為保護珍貴的檔案，在必要情況下，國家檔案管理的行政部門采取收購或征購的方式對重要檔案進行收集保護；再就是，私人擁有的珍貴檔案如果害怕自己保管不善可將私人檔案寄存在國家檔案館。
上述政策對于保護珍貴檔案的完整性較為全面，私人所擁有的檔案處理選擇也較為多樣，但是凸顯的是我國政府對珍貴檔案的征集工作不夠重視，對于私人將所擁有的珍貴檔案存放到國家檔案館沒有吸引力。這會使得有些極具價值的檔案資料永遠掌握在極少數人的手中，其價值得不到研究與開發。
2.1.2 保管標準模糊
雖然我國針對私人檔案的保管制定了相應的法規，但是保管的標準不夠清晰，對于造成私人檔案一定損害但是損害又不是特別重大的行為缺乏相應的處理措施，致使有部分私人檔案缺乏清晰的保管標準而出現細微的破損，這不僅打擊了個人對持有的私人檔案寄存、捐贈國家檔案館的積極性，也是對私人重要檔案不負責任的具體體現。
2.1.3 對個人檔案的利用機制無詳細規定
我國《檔案法》規定，對于個人捐贈或者寄存至國家檔案館的私人檔案享有優先利用權，同時，對于私人檔案內容中涉及隱私而不愿予以公開或不方便公開的內容部分，檔案館應該尊重其選擇，維護捐贈者的合法權益。但是，我國對個人檔案的利用機制無詳細規定，只是籠統地規定了捐贈者及檔案館利用的權益與保護的義務，沒有對私人擁有的沒有捐贈或寄存的私人檔案的用途加以規定，也沒有對捐贈的私人檔案的利用費用分配明確規定。這些利用規定上的細節缺失制約了我國對私人檔案的開發利用。
2.2 我國私人檔案立法的不健全
2.2.1 有關私人檔案的法律偏少
目前我國的檔案法規中，與私人檔案規定相關的規定數量較少，使得許多細節方面的條文規定不夠清楚，相應的懲處措施也不清晰。處理在檔案法中的規定較少之外，在其他法律法規中與私人檔案管理的規定更是屈指可數。
2.2.2 法律追責規定模糊
我國對于違反《檔案法》規定的私人檔案惡意利用者沒有明確的懲處措施，使得鉆法律漏洞利用私人檔案謀取利益的行為屢禁不止，同時追責處罰措施的缺失也給執法帶去障礙。另外，對于檔案管理者的追責機制也不夠具體，對于保管私人檔案不力的檔案工作人員缺乏明確的追責規定。
2.2.3 缺乏對私人檔案的價值評估尺度
我國對私人檔案的價值評估缺乏相應的尺度，首先是缺乏專業的鑒定組織機構對私人檔案的價值進行有效的評估；其次是缺乏系統而專業的鑒定機制。
2.3 我國檔案管理體制滯后
2.3.1 保管機制的失位
我國檔案管理的主體是國有檔案，對私人檔案的管理不太注重。對于捐贈或者寄存的私人檔案，缺乏與之相應的保管機制，責任不明、保管力度輕、忽略對私人檔案的保管等都是我國在私人檔案管理中保管機制失位的體現。
2.3.2 征集力度的缺乏
一方面，我國雖然出臺了對私人檔案的征集規定，但是另一方面，我國對私人檔案的征集工作缺乏有效的獎勵政策，還存在缺乏有效的評估標準的問題，對私人檔案的得到、流動缺乏必要的了解，在征集過程中，容易按照自身檔案館缺乏的資料進行征集，對于不缺失的資料檔案，則積極性不高。
2.3.3 對私人檔案的開放利用缺乏監督
對于捐贈或寄存的私人檔案，在對其進行利用研究時的具體情況是怎樣的，對開放展覽利用時的費用收取又是怎樣的，對于在利用過程中出現的意外丟失、毀壞等情況時該追究的責任人是誰等問題都缺乏相應的監督管理機制。
3 私人檔案管理的完善
我國的私人檔案管理還存在諸多的漏洞，相關的法律法規也還有待進一步的完善。因此，我們應該在現有檔案管理體制的基礎上，查漏補缺，從各方面去完善我國私人檔案的管理體制。
3.1 健全私人檔案管理的法律法規
對于私人檔案管理中沒有涉及到的細節漏洞問題，應該予以充分重視，通過改進、修補等一系列措施強化私人檔案管理的法律法規。尤其是追責機制與懲罰機制，要細化相關的規定，加大對私人檔案的違法懲處力度，完善對私人檔案保管不力行為的懲罰措施，讓鉆法律漏洞的違法行為得到應有的制裁，警示對私人檔案缺乏保管意識的行為。
3.2 普及私人檔案管理的知識，增強人們的關注意識
通過廣泛地普及私人檔案管理的知識，引起人們對檔案管理的重視。運用各種方式、手段宣傳私人檔案的法律法規，讓人們對私人檔案的法律知識有必要的了解，強化人們的私人檔案管理意識，使人們認識到對私人檔案的保管不僅是對個人隱私保護的體現，同時也是人們作為公民對應盡社會義務的具體體現。
3.3 完善對私人檔案的捐贈、收購、征購、寄存一系列政策
改進制度，細化措施，完善政策，高度重視對私人檔案的征集工作，積極鼓勵群眾將極具歷史研究價值的私人檔案給予國家檔案館保管，可效仿國外的先進政策，采取“以捐代稅”的模式實現稅收優惠政策，或者與重要私人檔案的持有者建立合作關系，簽訂長期合作的協議，進而使寶貴的私人檔案得到有效的保護。
4 結束語
私人檔案屬于公民私有財產，同時也是國家文化與歷史記憶的延續。我國對私人檔案的管理雖然出臺了一些相應的政策管理措施，但是很多方面還存在欠缺，需要更進一步地細化與完善。同時，私人檔案管理的復雜性也決定了我國檔案管理工作任重而道遠，需要廣大人民群眾的積極參與、檔案管理研究者的認真探索以及檔案管理工作者的負責管理，以此統籌兼顧，不斷完善對私人檔案的管理工作。
參考文獻
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[2]蘇洲.我國私人檔案館的建設思考――以屈干臣私人檔案館為例[J].山東檔案，2010（01）.
我國《企業職工檔案管理工作規定》明確規定：企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。關于職工檔案的轉遞，也有這樣的要求：企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動 (組織人事 )部門。我國《檔案法》第三條指出：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。 ”
同時，《勞動合同法》第五十條規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。 ”
依法治檔，必須依法行政，而依法行政，首先要有法可依。哈爾濱市檔案局于1998年下半年開始醞釀制定《哈爾濱市檔案管理條例》(以下簡稱《條例》)。在市委、市人大和市政府的關心和重視下，經過大量的調查研究，廣泛聽取各方意見，歷經數十次修改，于2003年經市人大常委會審議通過，經省人大常委會審議批準，自2003年9月1日起施行?！稐l例》共34條，是哈爾濱市第一部規范全市檔案和檔案工作的地方性法規?！稐l例》的出臺著重解決了檔案登記、監管，檔案丟失、損毀補救等問題。
2004年，為依法規范全市召開的國際性、全國性和地方性重要會議，舉辦和承辦有重大影響活動(包括重大突發事件)形成的檔案，起草制定了《哈爾濱市重大事項檔案管理辦法》。這部政府規章的出臺，將全市重大事項檔案管理納入依法治檔的軌道，有效保護了國家檔案資源。市檔案局以此辦法為依據，先后對“韓國周”、“松花江水污染事件”、“中俄峰會”、“冰雪節”等重大事項檔案管理工作進行了全程監管和重點指導。
2005年，為了解決企業職工因檔案丟失、損毀無法辦理養老保險、社會低保、相關福利待遇等社會生活實際問題，與市勞動局共同起草制定了《哈爾濱市企業職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》。這部政府規章的出臺，維護了企業職工的合法權益，受到廣大市民的高度贊揚。僅2006年一年，有關部門依據此辦法共為企業職工補辦認定檔案近6000件，維護了社會穩定，促進了和諧社會建設。
2006年，為依法有效整合檔案資源，改變全市各級綜合檔案館館藏內容單一、結構設置不合理等問題，起草制定了《哈爾濱市檔案征集辦法》。這部政府規章的出臺，對強化全市檔案資源的有效管理，為經濟、社會和文化事業發展服務具有重要意義。僅方正縣檔案館2006年接收征集專業檔案4400余卷，館藏專業檔案達到1萬余卷，由原來占館藏量的17.33％，上升到26.2％，為強化檔案館公共服務能力奠定了基礎。
2007年，為進一步明確職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等，適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，起草并提請市政府出臺《哈爾濱市職工檔案管理辦法》。該辦法已列入2007年市政府立法工作計劃。這對實施民生民計工程，促進和諧社會建設將起到促進作用。
近年來，哈爾濱市檔案局還先后制發了《電子公文歸檔管理實施細則》、《哈爾濱市村級檔案管理辦法》、《加強社會醫療保險檔案工作意見》等一系列規范性文件。區、縣(市)檔案行政管理部門也相繼制定了《平房區村黨支部書記離任檔案管理規定》、《方正縣外出農民工檔案管理暫行辦法》等有地方特色的規范性文件，有力地促進了地方法規體系建設，取得了良好的社會效應。
二、地方檔案法規建設的原則和工作思路
實踐中，我們遵循“實踐需要、條件成熟、特色鮮明、重點突出、切實管用”的立法原則，并以此確定了工作思路。
一是體現立法的可操作性。地方法規的精髓在于根據國家和有關上位法律、法規的精神對其進行補充和細化，條文盡量做到明確具體、簡明扼要、備而不繁、切合實際。如《檔案法》對檔案管理登記工作沒有做出規定，省條例第二十五條雖有登記的規定，但只是原則規定。我們在制定《條例》時，提出了具體辦理檔案登記、變更或者撤銷手續時限的規定。地方立法不是“宜粗不宜細”而是“宜細不宜粗”，盡可能對規范的事項做出明確、具體的規定，確保地方檔案法規有較強的可操作性。
二是力求立法的創制性。對沒有規定而實踐中急需做出規定的事項做出規定，是體現地方立法創制功能的一項重要內容。在制定地方法規時，要著重解決本地區實際存在的需要要由法律來調整的，而不是對國家和有關上位法規的簡單翻版，要考慮現實需要。如檔案信息化建設，《檔案法》和省條例對此沒有做出規定。我們在制定《條例》時，對各級檔案館應當建立檔案信息服務網絡，簡化查閱手續，向社會提供公開查詢服務進行了規定。隨著政務公開工作全面開展，各級檔案館依據這一條款，在工作中發揮了獨特的作用，體現了地方立法的創制性。
三是立足立法的前瞻性。在社會轉型、體制轉軌的特殊歷史階段，地方立法要正確處理公共利益和公民的合法權益關系，維護最大多數人的最大利益；要正確處理強制與引導的關系，注意發揮法律規范的引導功能；要正確處理立足現實和改革創新的關系，力求不斷有所創新。如職工個人檔案的保護，《檔案法》和省條例對這一問題沒有規定。我們制定《條例》時，對職工個人檔案發生丟失、損毀的，要求有關單位必須采取補救措施。這一條款與《憲法》中強調“公民的合法權益不受侵犯”精神是一致的，彰顯了以人為本的思想，體現了地方立法的前瞻性。
四是突出立法的針對性。法律的生命力在于其針對性。地方立法確定立法內容時，必須是客觀存在的，不能是主觀想像的；必須是反復出現的，不能是偶然發生的；必須是普遍的，不能是個別的。如檔案征集經費問題，《檔案法》和省條例對這一問題沒有規定，國家檔案預算項目雖有此科目，但地方將其列入預算的寥寥無幾。我們在制定《哈爾濱市檔案征集辦法》時，強調了“市及區、縣(市)人民政府應當加強對檔案征集工作的領導，將檔案征集所需經費列入同級財政預算”，這種條文，相對于其他法規、規章保持了自身獨特性，體現了地方立法的針對性。
三、進一步加強地方檔案法規建設的幾點思考
經過近幾年地方檔案法規建設的實踐和探索，我們雖然對檔案立法工作規律有了一定的了解和掌握，但立法所涉及的事項和所選擇的角度仍需要引起我們更深層次的理性思考。
一是要充分借助新聞媒體，加強宣傳。任何一部法律、法規的出臺，如果得不到新聞媒體強有力支持，是很難得到社會普遍認可和貫徹執行的。在檔案工作至今尚未得到充分重視的情況下，行政相對人能夠真正意義達到讀法、懂法、用法、守法的程度還不夠。只有不斷加大社會宣傳力度，營造一定的輿論氛圍，才能收到良好的效果。
二是拓寬立法項目的來源渠道和起草渠道。為避免立法帶有過重的部門色彩，應當在實踐中努力拓寬立法建議項目的來源和起草渠道，面向社會公開征集立法建議項目，然后按照條件成熟、突出重點、統籌兼顧原則，科學合理選擇立法項目，制定計劃，設計立法形式和內容。
檔案信息是一種重要的原始信息，也是記錄隱私的重要載體，同時，作為歷史的記錄，檔案中的許多內容涉及個人隱私，因此，檔案工作和隱私權保護有著必然的聯系。蓬勃發展起來的網絡環境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的傳統模式的同時，也使隱私權保護呈現出新的特點。網絡本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網絡化服務進程中一個極為重要的問題，由于技術的不完善，第三方（如“黑客”等）對當事人隱私權的侵犯既可以發生在檔案館與用戶通過網絡傳送個人資料或不同的檔案網站之間共享個人資料的某個環節，也可以發生在檔案網站貯存個人資料的過程。這也從客觀上推動了我們對檔案信息（網絡化）服務中的隱私權保護問題的探討。
1 檔案信息服務中涉及的隱私權問題分析
在檔案信息服務中保護隱私權的意義不僅僅在于維護當事人的合法權益，而且在于為檔案事業的發展營造良好的社會氛圍，推動檔案信息化進程，促進檔案社會價值的發揮。
（一）個人資料收集中的隱私權問題
檔案是一種重要的原始信息，且具有保密性。其中包括公民的一些重要的個人信息，大多數鮮為人知。雖然檔案法對保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密都作了嚴格的規定，同時制定了檔案的開放期限，但其法律相對方主要是機關、團體、企事業單位，對于個人重要檔案信息沒有給予明確的說明。事實上，在檔案所有人向檔案館移交、捐贈、寄存或檔案館自行收集關于公民的檔案之初，就應妥善處理好隱私權問題。
隱私權保護問題在傳統的個人資料收集過程中并不太引人注目，但在網絡化的今天，檔案館通過網絡收集個人資料變得快捷化、自動化、詳細化，隱私權問題相對也就更加突出。比如，檔案網站在接受訪問時往往要求用戶提供若干個人資料，包括年齡、性別、身份證號、職業、收入、工作單位、研究方向、聯系電話、傳真、電子信箱等；檔案網站可以利用一些追蹤軟件來持續掌握用戶的網上行為，判斷他們的檔案信息消費特點。
（二）個人資料傳輸和貯存中的隱私權問題
檔案信息傳輸和貯存過程中所涉及的隱私權問題，主要出現在檔案信息網絡化過程中。
網絡本身的安全性并不十分可靠，這是檔案信息網絡化服務中可能產生隱私權問題的又一個原因。由于技術的不完善，第三方（如“黑客”等）對當事人隱私權的侵犯既可以發生在檔案館與用戶通過網絡傳送個人資料或不同的檔案網站之間共享個人資料的某個環節，也可以發生在檔案網站貯存個人資料的過程中。比如，第三方可以直接侵入檔案網站的用戶數據庫，觀看、篡改、傳播個人資料，如果這種行為是出于惡意，那么當事人的隱私權無疑將受到極大的威脅。
2 檔案信息服務中保護隱私權的對策
要使得公民的隱私權在檔案信息服務過程中得到保護，必須走依法治檔的道路，進行相關方面的檔案法律建設。目前我國《檔案法》中沒有明確規定檔案信息所涉及的隱私權問題，僅在部分條款中作有類似說明。
在檔案信息服務過程中，檔案利用是涉及隱私權的一個關鍵環節，在利用時應區別對待，通過控制使用這些涉及私人利益的檔案，限制其利用范圍，使隱私權受到必要的保護，做到合法利用。
做好檔案信息服務中的隱私權保護，檔案界和檔案館還應采取以下對策：
（一）制定檔案行業的隱私權保護政策
1997年9月27日，國家檔案局、國家保密局聯合頒發了《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》。該文件對于有效預防在檔案開放利用工作中發生對個人隱私的侵權，起到非常重要的作用。各級各類檔案部門以此項規定作為政策指導和保障，結合各自實際館藏狀況，制定了相關的規章制度，收效顯著。不僅如此，檔案學會和檔案館也應制定本行業的網絡隱私權保護政策，并在網站主頁的顯著位置予以明示，內容包括：告知網站收集個人資料的目的、方式、范圍；對個人資料提供保密和安全措施的承諾；告知用戶的請求閱覽權、補充修正權、刪除權、訴訟權等以及相關免責條款。
檔案法律在以后的完善健全過程中，要著重注意解決一個問題，即檔案信息開放服務過程中公民隱私權與知情權的關系。在檔案利用實踐中，我們有時不得不在保護公民隱私權和維護公民知情權之間做出選擇。檔案部門所作出的選擇要符合法律利益最大化原則。如當檔案中的隱私涉及共同利益、公共需求、政治利益時，檔案部門就要偏向于后者，因為它符合大多數人的需要，從長遠來看，根本上也符合隱私權主體的利益。
（二）加強對個人檔案隱私權的管理與技術保護
1.在檔案管理中采取措施
這是合法利用檔案信息的前提條件，要求對涉及公民隱私權的檔案進行鑒定與區分，使之與一般檔案區別對待，分開保管，做到有關檔案的完整、安全和保密。目前，檔案法規對涉及公民隱私權檔案的劃分并不十分明確，在實際工作中不易操作，這種狀況亟待改善。
利用者在利用涉及隱私的檔案時，只限于達到既定目的，當按規定獲得了對檔案的利用權后，可對這些檔案進行閱覽、復制和摘錄，但不得將其以現行檔案法規中明令禁止的形式對外公布，不得擅自傳閱、散布、發表這些涉及他人隱私的檔案內容。檔案工作者有必要在提供檔案信息服務過程中向利用者說明有關注意事項。
地方性檔案法規建設基本情況
1995年6月，《上海市檔案條例》公布實施，此后各地地方性檔案法規陸續頒布施行。(各地地方性檔案法規一覽表見文后附錄)通過分析，可以看出地方檔案法規建設的基本情況：
1．立法迅速而集中。據不完全統計，1995～2002年，僅7年多時間，我國各省、自治區和直轄市的地方檔案法規相繼問世，在31個省級建制中，已出臺的地方檔案法規達30個，全國97％的省、自治區、直轄市的檔案法規都在此間制定頒布。而且93％的地方檔案法規頒行于1996年《中華人民共和國檔案法》修正后，短期內就把地方檔案法規建設工作迅速推向。
2．修訂適時。我國現行地方檔案法規中的70％(21部)都已進行了修正，這些法規中，從頒行至第一次修訂最短僅1年有余(《河北省檔案工作條例》)，最長不過9年(《天津市檔案管理條例》)。個別地區(河北省、上海市、浙江省1已進行了兩次修訂，兩次修訂間隔2～7年不等。以這樣的頻度對法規修訂，一方面是對檔案事業發展過程中新形勢、新問題層出不窮所做出的必然反映，另一方面也是法規自身不斷完善的必然結果。
3．法規名稱多元而規范。各地方檔案法規基本上以“檔案管理條例”(11部)、“檔案條例”(10部)及“實施《檔案法》辦法”(6部)這三種名稱來命名，約占總數的90％。其中河北省、廣東省、海南省分別以“檔案工作條例”、“檔案管理規定”、“檔案管理辦法”命名，雖然法規名稱不盡相同。卻都完全符合有關法律的規定。
4．文本結構的雙重模式。21部地方檔案法規都與《檔案法》的基本結構保持一致，由總則、分則、附則三部分組成，并分章進行闡述。9部地方檔案法規選擇不分章。法規條文按流水號順序排列，但條文表述的次序、形式及相應的內容與分章的檔案法規并無二致。
地方性檔案法規的特色
1．可操作性更強。地方性檔案法規的精髓在于根據法律和行政法規的精神對其進行補充和細化。一部檔案地方性法規在檔案專業的某一領域對法律和行政法規補充了什么、細化了什么，應當讓社會公眾一目了然。如《北京市實施(中華人民共和國檔案法)辦法》第十七條對《檔案法實施辦法》的第十三條關于檔案移交的問題給予明確和細化，起到了拾遺補缺的作用。該法條共三款，第一款的三四兩項對專門檔案和重大活動形成的檔案的移交做出了規定。第二款對特殊情況下的檔案移交的批準程序作了細化規定。第三款對檔案移交的異議、裁決、裁決結果的送達做出了細化的規定。
再如《檔案法》第四條：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。”這一條規定了各級人民政府對事業建設應當承擔的法定義務，但比較原則，不便操作。如果僅僅是照抄該條的規定，反而會降低法律規定的層級。福建省在制定檔案地方性法規時就把《檔案法》的這條規定落到了實處。當時福建全省近40％的市、縣(區)國家綜合檔案館庫面積嚴重不足，有的只有幾十平方米。有的甚至是危房險庫。有68個國家綜合檔案館庫建設不符合《國家檔案館建筑設計規范》的要求。因此為解決這一困擾各級檔案部門的難題。福建抓住進行檔案地方立法的契機，在《福建省檔案條例》的第四條第二款做出了這樣的規定：“地方國家綜合檔案館庫應當符合國家規范要求，未達到要求的，本級人民政府應當制定建設規劃，限期達到要求?！?/p>
上述規定給我們啟示，即我們在檔案地方立法過程中要破除檔案地方立法的“宜粗不宜細”觀念，樹立“宜細不宜粗”思想，盡可能對規范的事項做出明確、具體的規定，確保地方性法規有較強操作性。
2．現實性得到增強。對《檔案法》和《檔案法實施辦法》沒有規定而實踐中又亟須做出規定的事項進行規定，是檔案地方立法的一個重要的內容。具體在制定檔案地方性法規時，要著重解決本行政區域實際存在的需要由法律來調整的，而法律、行政法規的規定原則或不便于操作或沒有規定的問題．而不是對法律、行政法規的簡單翻版。在制定創制性條款時，要注意選擇那些本地區確有必要、亟須規范的事項，考慮現實性和可行性。
以通過信息技術和網絡技術實現檔案館(室)藏數字化、管理自動化、傳輸網絡化、服務在線化和信息共享化為主要內容的檔案信息化建設，是檔案管理面臨的一個全新課題，《檔案法》和《檔案法實施辦法》對此沒有做出規定。能否抓住檔案信息化建設的機遇．是實現檔案事業跨越式發展的關鍵。福建省在制定檔案地方性法規之際，正值該省投入20億巨資建設“數字福建”之時。他們抓住這一難得的歷史機遇，搭上了“數字福建”的快車，在《福建省檔案條例》中用了三條法條共359個字符，對各級檔案館和國家機關、團體、企業事業單位及其他組織應當加強檔案信息化建設、省綜合檔案館逐步建立全省性的檔案資料目錄中心、實現檔案社會化服務等方面作了比較詳細的規定。因為有了法規的依據，該省的檔案信息化建設工作走在了全國前列。
2005年12月至2006年3月，原湖北省沙市（現為荊州市沙市區）第二針織廠職工趙某多次到荊州市檔案局反映，其本人檔案中的入伍政審表丟失，出生時間被單位涂改，致使其在2003年未能辦理提前退休手續，個人利益受到損害。趙先是多次向所在地沙市區檔案局提出要求，未能得到滿意答復。于是要求市檔案局依照《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《湖北省檔案管理條例》等相關規定，依法查處該廠有關責任人，并賠償其經濟損失10萬元。
為穩妥慎重、客觀公正處理此事，2006年3月21日荊州市檔案局分管法制工作的領導帶法規科的同志到沙市區檔案局調查了解情況（沙市區檔案局已經為其出生時間做出明確界定，即應以其檔案中最早填報的日期為準）。4月至6月，市局法規科多次約見該廠書記、辦公室主任、原勞資科長和趙某本人，并調閱了趙的個人檔案認真分析、核實。
經過調查核實，市檔案局確認趙的真實出生時間應該為1949年而不是1945年。造成其檔案出現錯誤的主要原因：一是該廠檔案沒有實行集中統一管理，而是勞資檔案與人事檔案由勞資科、人事科分別保管使用；二是勞資科工作人員責任心不強，1983年調整工資時將趙的退伍軍人登記表中出生年月用中文書寫的“一九四九年”后面的“九”誤看成“五”，并且延續使用至今；三是該廠與趙某鉆政策空子，為其實現提前退休，共同實施的錯誤行為；四是趙某戶口轄區派出所錯以工資呈報表為依據更改了其戶口和身份證。沙市區勞動和社會保障局在審核趙的檔案材料時發現其出生年月不真實，依據政策未予辦理，趙某提前退休的目的沒有得逞。
趙某明知道自己是1949年出生，為了達到提前辦理退休的目的，故意利用檔案中的錯誤，于2000年7月親自到轄區派出所將正確的戶籍檔案出生時間更改為錯誤的1945年，當自己的目的沒有達到時，又想借助檔案管理部門行政處罰權獲取經濟賠償。
為了維護檔案法律法規的嚴肅性，制止和杜絕今后利用檔案在招生、招干、入伍、提干和退休等方面為己謀私利的類似事件再次發生，市檔案局黨組討論決定，將此事通報到市直各單位和所屬縣市區檔案行政管理部門，6月20日，市檔案局發文，對該廠和趙某的違法錯誤行為進行了通報批評。
檔案行政訴訟案主要過程
趙某對行政通報不服，以市檔案局行政不作為和侵犯其名譽權為由，于9月7日向荊州區法院提起行政訴訟。市檔案局積極應訴。11月3日，此案在荊州區法院開庭審理。在法庭辯論、舉證、質證階段，檔案局依據《檔案法》所賦予的法定職責和相關法律法規及調查取證所取得的大量證據，有理、有力、有節地對趙某的錯誤訴求逐一駁斥。12月4日，法院做出判決和裁定。判決：駁回趙某訴市檔案局違法的訴求；駁回其要求市檔案局賠償侵權損失6萬元的訴求；駁回趙某的其他訴訟請求。由原告負擔本案訴訟費100元。 裁定：駁回趙某對損毀、涂改、偽造檔案行為人追究民事侵權責任的；由原告承擔訴訟費50元。
12月22日，趙某不服，向市中級法院提起上訴。2007年2月，市中院二審開庭審理，以原審判決遺漏了必須參加的訴訟當事人為由，做出行政裁定：撤銷荊州區法院行政判決；發回荊州區人民法院重審。
2007年5月16日，荊州區法院再次對該案進行審理。在一審（第二次）判決書下達之前，市檔案局曾多次與荊州區法院交流溝通審判意見，特別是堅持行政通報的正確性。7月16日，荊州區法院以被通報批評的主體（原沙市第二針織廠）于2003年在法律上已經破產消亡，對其通報批評不當為由，做出一審（第二次）行政判決：撤銷通報；駁回趙某要求檔案局賠償侵權損失6萬元訴求；駁回原告其他訴求。
趙某仍然不服，7月25日，向市中級法院提出上訴。9月17日市中級法院開庭審理此案。8月15日市檔案局將二審答辯狀送交荊州區人民法院。9月12日、14日市檔案局分管法制工作的副局長率法規科同志到市中級法院行政庭交換對該案的審理意見，并遞交了《關于一審判決撤銷通報的意見書》。9月17日市中級法院開庭審理此案。在法庭辯論、質證時，市檔案局再次依據調查取證階段獲得的各種證據，指出趙某的錯誤事實，被法庭全部采信。20日荊州市中級人民法院作出終審判決：駁回原告的上訴，維持原判。二審案件受理費100元，由上訴人趙某負擔。此次判決為終審判決。
幾點啟示
1.檔案法律法規的具體操作性不強，亟待修改完善。我們知道，檔案法律法規賦予了縣級以上檔案行政管理部門負責本轄區內檔案事業發展和檔案行政管理的重要職責。特別是近幾年來，隨著檔案行政執法力度的不斷加大，對檔案管理中出現的越來越多違法現象和問題，很難給予界定查處。如對檔案部門開展檔案行政執法檢查中發現的問題，一般都要給予檢查情況通報。結合到本案的事例，發出的通報，則于法無據。再如對涂改檔案等行為，《檔案法》第二十五條針對的是利用檔案館的檔案時有涂改檔案現象才屬于違法，而像在本案中涂改戶籍檔案、身份證等檔案資料，明知其行為違法，卻很難依法查處，又不能不視為一種違法現象，若比照涂改檔案館檔案處理辦法，又于法無據。再如對本案中協助涂改檔案的有關單位如何處理，只能依法責令限期改正，若給予當事人行政處分，則要交由其主管部門處分，而主管部門一般不愿處理此類事情，檔案部門對此違法現象處理，也于法無據，有時也只能不了了之，等等。
教師業務檔案的建立與管理是指教師個人自進校以來，在教學過程中參加各類教學比試活動所形成的歷史記錄，是教學水平及工作能力的主要憑證。教師業務檔案工作是學校檔案工作中的重要的組成部分，也是學校尊重知識、尊重人才的體現。
教師業務檔案工作是教師在教學工作、科研工作和學術工作中形成的一項能夠反映教師專業教學水平、業務熟練程度以及教學科研工作能力等教育教學方面的重要的歷史材料。教師業務檔案能夠真實地記錄一名教師的學歷、職稱、工作量以及教育教學的效果、科研水平、進修以及獎懲等細節的基本情況，比較全面地反映出教師的專業業務水平，是教學管理檔案的重要補充工作。多名或者全部教師業務檔案就自然地形成了一項重要的信息源，如人才配置的合理使用工作、科研優勢以及社會效益、傳統的專業前景以及新興學科的不足、學歷層次以及師資力量等，是學校教學管理工作的重要的文字依據之一，從客觀上反映出一個學校的教育管理水平，也是教育教學質量的一個重要的標志。
一、原始教師業務資料及材料的收集工作
進校時的個人檔案，包括畢業學校、參加工作時間、所教課程名程、所教年級；在教學過程中參加各類教學比試，如優秀教案材料、優質課評比材料及獲得各類各級的榮譽證書；個人或者幾位教師一起共同參加的課題立項申請書、結題報告、成果鑒定證書等復印件；學校教學刊物上發表的文章，正式發表在刊物上的論文、論著。
對這些材料一定要實事求是地鑒定、精選、整理、打印，使之分門別類而又自成系統。尤其要注意打印、留存環節，做到登記及時，并且不遺漏、不錯登、不重復，整理有序，編號規范，確保萬無一失。
二、整理及歸檔工作
1.學校檔案員平時要及時收集各種教學業務檔案
檔案收集要及時整理、歸類，電子檔案及時復制到電腦中進行保管，有價值的檔案做到不漏收。
2.要進行定期的檔案整理工作
學期結束時，對收集到的資料要分門別類，因為有些教師在教學比試中獲得獎項較多，另外還要加上各種榮譽證書等許多檔案，如不及時收集、整理、歸檔，就有可能遺失，給個人或學校造成一定損失。所以，在學校有教師參加重大活動之后，要主動問詢有關教師并索取有保存價值的檔案材料。
三、加強《檔案法》宣傳工作，增強教師的檔案管理意識
提高教師的檔案意識和法制觀念，會給檔案工作以有力支持。《中華人民共和國檔案法》自從1988年初施行至今已有14年，而將《檔案法》原則性規定進一步具體化、便于實施的《中華人民共和國檔案法實施辦法》也已實施多年。對學校的教師業務檔案工作而言，首先是加強領導的檔案工作意識，在主管領導的相關支持之下，積極地向有關部門教務科、學生科、教研室以及行政各部門宣傳《檔案法》的重要性，并且把落實抓好檔案工作提到議事日程上來。檔案工作者也要結合單位的特點，開展形式多樣的宣傳活動。
四、教師業務檔案管理工作
在教師業務檔案管理工作上，嚴格執行借閱規章制度，要確保檔案的安全性。借閱檔案最好在檔案室并有檔案管理人員在場，特殊情況需要外借的，要經學校分管領導批準同意，然后以復印件外借，并在檔案借閱簿上登記借閱時間和歸還時間。如有學校教師本人需要查閱檔案資料的，只需學校檔案員在場就可以查找。多年來，教師在評職稱、考核方面，需要查閱大量的業績材料，因為這些都是硬條件，如教學比試優秀成果獎、優質課等級、教壇新秀、獲獎論文、班主任年限、各類榮譽證書都是學校評比先進工作者或職稱評定的首要條件，這對教師個人來說是非常重要的資源。
教師業務檔案管理工作日趨完善是新時期教育發展的必然趨勢。為了適應新時期下的教師評價制度，教師業務檔案也隨之發生了一定的變化，除了反映量化的第一手資料外，也開始注重評價材料的收集。教師業務檔案的建立與管理能夠促進教師評價系統的完善，對教師在教學中起到激勵作用，對提高教師素質和教學質量都有促進作用。
參考文獻：
[1]李焰.加強教師業務檔案管理完善學校檔案管理體系[J].龍巖師專學報，2002，（04）.
存在的問題
1、提高全民檔案管理意識。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級檔案管理部門要加強宣傳,增強全社會的社保檔案管理意識和法制意識。讓社會和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態度。在日常工作中,各級管理部門要協調共進,定期做好業務知識和經驗的交流,共同致力于探索高效科學的管理機制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會保險檔案管理事業才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會保險管理制度是管理工作有效開展的保障。針對多頭管理的現狀,社保部門要嚴格遵循《檔案法》和《社會保險法》的規定,設置統一的管理機構,實現管理工作的集中化。檔案行政管理和社會保險主管部門,盡快制定《社會保險檔案管理辦法》和《社會保險檔案分類大綱》及有關各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學管理檔案。構建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學管理,提高社保檔案管理水平。
