時間：2023-05-16 10:10:50
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（一）轉變觀念，建立現代檔案管理理念目前，大部分的高校已經擁有自己的檔案信息管理平臺，可以進行基本上網絡化檔案管理工作。但是從信息管理平臺的投入使用來看，那是遠遠不夠的。另外，部分高校在開展網絡化檔案管理工作時，缺少整體規劃，會出現個別的學院獨立于學校整體檔案系統之外，擁有一套獨立的教務管理信息系統、人事管理信息系統、招生就業管理信息系統等，各自為政，學院與學院之間缺少溝通與共享，沒有從根本上實現全校數據的共享與交換。所以，對于高校而言，要實現網絡化的檔案管理，就必須從觀念上出發，隨著信息時代的更新，轉變觀念，不斷吸收新時代帶來的技術成果，將高校的檔案管理工作與現代化信息技術相結合，積極探索，不斷創新，不斷發展新業務，全面樹立現代化的檔案管理理念。
（二）加大投入力度，建立符合高校特點的檔案管理信息平臺
現階段，很多的高校在檔案管理信息平臺的重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少，大多數檔案管理信息平臺都是從軟件公司直接購買的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開發的，雖然軟件公司會根據高校的特點進行調整，但是在具體的操作中還是會遇到很多問題的，很多高校具體的要求是沒辦法達到的。所以，網絡化的檔案管理是需要一定的軟硬件設施作為配套的。高校應該加大網絡化檔案管理的投入力度，增加相應的硬件設備，根據高校的實際情況，與知名度高的軟件公司合作，設計適合高校實際的檔案管理信息平臺。另外，高校也要加強對專業人員的培養力度，可以根據高校自身的特點，有針對性地進行自主開發，打造符合高校實際的數字化信息平臺。
（三）更新檔案管理的業務知識，全面提高檔案工作者的綜合素質
部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業務知識與業務能力上存在一定的局限性，隨著科學技術與信息化技術的不斷深入發展，檔案管理的設備不管是數量上，還是種類上與形式上都有了很大的不同，這就對檔案管理工作的綜合素質提出了更高的要求。所以，高校實行網絡化檔案管理，就要加大對檔案管理工作者的培訓力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術水平，多學習，優化自身的知識結構，樹立良好的檔案信息管理意識，積極奉獻，從思想重視檔案管理工作，不斷創新，探索更好的信息化建設方法，提高專業的業務知識水平，增加業務能力，加強與外部的聯系與合作，積極引入新的方法，為高校的網絡化檔案管理提高堅實的人才保證，盡快實現檔案管理的現代化。
科學規范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發揮最大效益 。目前高校普遍存在對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。高校財務檔案借閱制度不完善，不規范，管理環節 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規范化和科學化管理，對現階段高校的改革和發展具有極其重要的現實意義。
一、高校的財務會計檔案管理的內容
《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；④其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括：①每年一次的數據庫備份，②財務軟件升級前的數據庫備份，③打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，⑤所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，⑥其他應該存檔的有關資料或數據。
二、提高學校的財務檔案管理
1.增強財務檔案管理意識，建立高校財務檔案領導體制
財務檔案首先要得到學校領導的高度重視，把財務檔案工作列入學校工作的議事日程，深入組織學習好《檔案法》。校領導、財務負責人帶頭學習，通過學習與廣泛宣傳，使教職工增強財務檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務檔案，支持財務檔案并自覺地維護學校財務檔案工作的氛圍。并結合學校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發展相適應的財務檔案管理體系。
2.強化業務，提高能力
加強財務檔案管理者自身業務素質，一方面積極參加財務檔案業務培訓，認真學習財務檔案專業知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業、默默奉獻財務檔案管理工作的人擔任學校專職檔案管理員。
3.加強財務檔案綜合服務功能
高校財務部門應改變傳統的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發利用工作，力爭全面系統完善財務檔案工作職能范圍，這樣才能為領導決策服務服務。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解學校財務運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務資料，使財務檔案管理方法科學、管理機構高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務功能，讓財務檔案信息資源更好地為學校領導決策服務。
4.加強檔案館的安全與保密工作是財務檔案管理的重中之重
要做還財務檔案的保密工作應建立健全檔案管理規章制度。規章制度中應把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設備安全運轉。還要注意檔案的科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財務檔案的信息化建設
隨著經濟社會的不斷發展，高校財務檔案管理作為高校信息化建設重要的一部分，運用先進的管理知識和現代化技術設備，提高財務檔案管理水平，財務檔案信息 網絡化是實現檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。利用校園網絡管理系統，實現檔案的索引、統計、編集、檢索，替代傳統的手工抄寫勞動，把部分紙質財務檔案轉化為數字檔案信息，建成各類財務檔案數據庫和多媒體數據庫。實現財務檔案的自動化處理系統和網上檢索查詢。
盡管高校財務檔案管理在 建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務檔案管理 建設還存在諸多有待研究解決的問題，應抓緊對高校財務檔案管理 建設的全面探析。才能確保檔案的質量，使學校檔案工作保質保量限期完成。
要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
3檔案管理工作機制的創新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
5人才資源的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。
【論文關鍵詞】高校;檔案工作;檔案管理;管理創新
【論文摘要】檔案管理工作是學校的重點工作之一,特別是高校的檔案管理錯綜復雜，更要講究管理上的創新。文章分析了高校檔案管理思路、管理模式、管理機制的創新，以及運用檔案管理的現代手段，科技興檔，使檔案工作具有生機和活力，從而推動檔案事業的持續快速發展。
關鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據高校檔案信息形成的規律，可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案，再加上報表統計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業各構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入單位的各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求。現代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。
針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對合并前各單位的檔案應根據原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法，即原館(室)原地存藏各單位。一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。
其二，繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。
合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。
第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15 年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要，工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。
第四，建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為機關領導和各項工作服務。
綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，建立與學校黨政機構、學科專業設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業務上縱向領導，在行政上橫向聯系的檔案工作網絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時性工作。
第五，建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度，為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻
[1]李敏.高等學校檔案管理現代化問題初探[J].山東省青年管理干部學院學報，2004，7（04）.
[中圖分類號]G647
[文獻標識碼]A
[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。
《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》規定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環節中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯起設備管理的各個環節。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。
一、設備檔案管理的現狀和存在的問題
目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產管理處是管理學校固定資產的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環節。
在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續，容易丟失。而且在設備定期維護保養時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環節中，容易出現各種問題。
二、設備檔案的收集和建立
（一）設備檔案的橫向收集
對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據一般是以金額為標準來區分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據學校相關規定及時建立固定資產賬目、粘貼設備標簽，并將相關信息錄入資產管理系統。
大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產生的經濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續，但一定要妥善保管相關資料，當設備轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續。對大型設備進行定期維護保養時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據，嚴格執行交接、驗收規定。
（二）設備檔案的縱向收集
設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告；設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄；報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術商務文件，如外貿合同等。
每件設備都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。
三、設備檔案的管理
（一）從思想上提高認識
在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同類型設備的特點，進行合理的管理。
（二）建立完善的檔案管理制度
建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產管理處負責收集整理并統一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產生的記錄、文件、票據要及時送交管理部門規定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。
同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關系到大型設備的使用與維護，更關系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。
而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關專業人員做好技術鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術鑒定、申請報廢表、主管領導的批示等原始文件，以備存檔查詢。
（三）加強設備管理部門師資隊伍建設
設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經驗。要充分利用高校優勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關法律和規定，從而規范自己的日常工作。
高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環節，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經驗。
參考文獻：
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[2] 王蕾，張富春.高校設備檔案管理的幾個問題[J].實驗技術與管理，2000（4）：125-126.
如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F在還未跟上網絡信息化時代的腳步，還未創建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F在逐步建立了檔案管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。
（二）?w檔存有分散性
高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現出歸檔的分散性。也大大體現了學校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設備不齊全導致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。
（三）電子文檔丟失現象
信息化時代，也很容易出現電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個部門匯總而成的。但是，恰恰因為各個部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復存儲，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強了辦公軟件在教學和工作中的應用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設備不健全，所以導致了很多文檔的丟失，以及不能及時歸檔。
二、加強高校檔案中電子檔案的應用
（一）提高電子檔案管理人員的素質
隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）強化規范操作流程，完善管理機構
首先應注意采用適合本校的電子檔案管理系統，并規范操作流程，減少操作失誤與風險。運用手工方式已不能滿足現代高校的發展，加強電子信息管理，充分利用網絡資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應嚴格按照制度規定進行操作，以提高電子檔案的質量。
（三）優化服務方式，拓寬電子檔案管理功能
檔案管理人員應該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運用信息技術、多媒體技術、光盤技術，堅持檔案管理便捷、快速、個性化，真正實現電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實現計算機技術具體操作，檔案管理人員堅持“以人為本”的服務準則。構建網絡在線高效服務體系，提供在線咨詢服務，更好地服務于電子檔案管理。
（四）為電子檔案創建安全的網絡環境
高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴格控制網絡環境，保證網絡環境的安全性。高校應該安排專業人員進行管理，定期對硬件系統和軟件系統進行升級，保證信息安全。相關工作人員還應該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網絡安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網絡防火墻、病毒預防和數字簽名等，對查詢和復制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴格防止有人惡意拷貝文件。
（五）加大對電子檔案應用資金的投入力度
一、高校檔案管理現狀
縱觀近幾年高等教育發展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所，學生總規模增加了兩百萬左右，高校教職工人數增加了十萬;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增;連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。
每年，數以千萬的檔案變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一，工作量大:由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。
第二，電子信息化程度有待提高:信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
第三，檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四，遠距離傳遞頻繁:由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性
首先，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。
其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣，對于遠距離共享或調度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。
此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔要低。由于傳統檔案存儲媒質為紙張，環境中的溫度、濕度以及微生物環境都可能影響其存儲壽命，所以在存放過程中對環境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數據消耗紙張，不利于環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣，DVD光碟、閃存U盤、硬盤，存儲量大，1GB的存儲卡就可以存儲5億字，相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性。
最后，采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕，兩個手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生，導致一些重要文件的遺失，信息在調用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應用中的風險
當然，電子檔案也不是萬無一失的。事實上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外，由于信息化手段采用統一字體、統一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在，通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息，安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外，文件多處于開放狀態，更新不及時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上，信息的存儲和讀取都需要特定的設備，造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速，計算機軟硬件的更新換代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題，可以采取以下措施進行預防:
第一，加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先，保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態;定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
第二，規范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步，防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結論
在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻:
[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007.06.08.
將電子檔案應用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發展的必然結果，相應的也使得高校相關檔案管理工作的內容也發生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關注和重視。正是由于對其缺乏一定的認識和了解，加上部分人員的電子檔案應用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應用價值則難以得到體現，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學事業的發展。
一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題
（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用
（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式?？偠灾?，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。
三、結語
雖然高校檔案管理室只是存儲相關資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發展和變化，人們對于高校電子檔案的應用重視性也逐漸有所加大，相應的也意味著相關工作人員肩負更大的使命和責任?？傊栌秒娮訖n案的應用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。
【參考文獻】
［中圖分類號］G640［文獻標識碼］A［文章編號］1671－5918(2016)06－0035－02
引言
高校檔案管理是高校從事學校各項事務的管理活動中所形成的具有不同表現形式的歷史記錄，像紙質文件、聲音、圖像等信息和資料，為學校以后活動和發展提供歷史參考依據。高校的檔案管理工作是高校進行管理的基礎，對于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，當前很多高校檔案管理還是以實體檔案管理和信息檔案管理為主，以文件和計算機技術為主要表現形式，但是這種管理模式在高校實踐應用過程中效果并不明顯，難以適應高校的發展要求。知識管理通過將系統內知識進行循環應用促進知識的再生，在高校檔案的管理工作中能夠有效滿足廣大師生以及學校事務的需求，推進高校的傳統檔案管理向現代知識管理轉變，做好高校檔案管理以及整體的學校管理水平。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
(一)高校檔案管理工作的滯后性
隨著高校對于信息化建設的更加重視，高校在檔案保存方面也呈現出多種形式，不僅包含了傳統的書面紙質檔案，當然，更多的是電子信息檔案。檔案信息載體的多樣性對于高校的檔案管理提出了更高的要求———如何更好地這些多樣性的檔案信息載體進行有效管理。但是，在很多高校的檔案管理中，還存在著滯后性，沒有對多種形式的檔案進行整理和分類，造成了很多原始檔案文件的流失，使得實際的高校檔案管理工作效果并不理想。
(二)高校檔案的管理意識不強
當前，高校的檔案管理工作主要內容還是對文件材料的簡單分類和歸檔，由于當前高校檔案管理工作沒有得到足夠的重視，檔案管理工作人員沒有從思想上高度重視高校檔案，對檔案的管理專業技術方面也沒有得到提高，這就使得高校的檔案管理會經常因為歸檔不及時或者是存放位置的錯誤使得資料文件出現積壓，電子文件和多媒體信息沒有按照要求完整和及時進行歸檔，有時甚至還會出現文件資料丟失的情況。
二、高校檔案應用知識管理的運用程序
(一)知識獲取
獲取知識是高校檔案知識管理的第一步，高校的檔案管理無論是從內還是對外只有不斷獲取新鮮知識、實用的知識才能提升高校檔案知識化管理的水平。對于高校檔案管理知識獲取來說，一方面要吸收“實體”知識，包括教育部門的指示、高校教師的信息、教學條款等多種形式的檔案;另一方面要吸收“隱性”知識，像可以通過觀察、模仿和溝通交流對高校教師的思維模式、教學特點等進行通過實體的形式和狀態進行保存，豐富檔案內容儲備。
(二)知識共享
在高校檔案知識管理中，知識共享可以說是知識管理中最為重要的流程。知識的共享可以先從檔案的內部分布進行知識和信息實踐開始，逐步累積和轉化，可以將高校檔案管理的范圍從檔案部門擴大到整個學校。檔案管理部門可以讓管理人員將所掌握的知識和經驗個大家實現知識共享，進一步加深檔案知識的積累。
(三)知識存儲
高校的檔案管理需要對檔案資料文件進行存儲，由于資料信息具有海量數據，檔案管理對于海量數據信息不可能完全進行“消化”，因而需要有選擇地對數據信息進行篩選。高校檔案管理可以對有保留和存儲價值的資料和文件進行保留，是作為永久保存、長期保存還是短期保存需要通過知識存量分析做出決策，建立知識標準化存檔。像有的教學公開課，可以進行過程實錄，制作成檔案文件，為以后教師學習和培訓提供樣本。
三、基于知識管理提高高校檔案管理能力的策略
當前，知識管理已然成為我國高校檔案管理工作的發展趨勢，知識管理在高校檔案管理過程中的逐步推廣運用將會極大提升我國高校的檔案管理能力，滿足高校教學和學生以及社會人士的需求。以下將基于知識管理，對如何提高高校檔案管理能力提出相關策略:
(一)建立良好的高校檔案組織文化
高校檔案知識管理的主要工作是通過檔案管理人員完成的，因此，高校檔案管理人員要通過不斷學習和積累經驗，吸收和獲取新知識，利用學?，F有的資源和條件，建立良好的高校檔案組織文化。在高校檔案管理的過程中，檔案管理人員需要將自身工作和集體工作進行有機結合，在為高校檔案建設和管理的奉獻中也能夠獲得更多的學習機會，有利于加強彼此的合作交流，從而促進檔案知識的更新。同時，高校也要為檔案管理人員提供更好的知識共享平臺，為高校檔案管理人員知識管理技能的提高創造良好的條件。比如說，可以通過利用網絡技術，讓高校檔案管理人員能夠在電腦或者手機上能夠實現檔案知識的實時信息共享，像檔案管理人員可以建立微信群，對于高校接收的上級通知、學術交流活動、高校藝術大賽等活動信息在微信群以圖片或者是手機辦公軟件形式等進行，從而讓高校檔案管理人員在準備活動或者活動總結能夠有參考依據。
(二)構建高校檔案知識管理信息系統
知識管理的目標是為了更好提供服務，構建高校知識管理信息系統則能夠將學校的各部門、各班級的檔案創新成果進行分享交流，降低知識管理成本。高?？梢越⒒谥R管理的檔案庫，將學校內的教師和學生檔案信息、學校資金規模、學校部門介紹、學校重要活動通知等可以通過模式識別、優化算法和人工智能的方式對高校各類檔案信息和知識進行保存，并且借助校園網減少部門層級之間、不同部門之間的檔案分類工作，有效融合其他信息資源。在高校的檔案知識管理中，要充分利用檔案知識，對其潛在的價值進行充分挖掘而后再轉化成教學資源。高校作為知識產生和匯聚的重要“源泉”，為學生和教師學習和掌握各種知識信息打下了堅實的基礎。知識管理對于檔案的要求就是要充分開放，讓更多的學生和老師通過檔案的內容和知識提升自身的教學水平和學習能力，更好地位廣大的教師和學生提供服務。同時，對于檔案知識還要及時進行更新優化，實現檔案內容的二次利用，構建更為齊全的高校檔案知識管理信息系統。
(三)推進高校檔案知識管理服務升級
在高校檔案的知識管理過程中，不僅要加強檔案服務系統的建設，還要進一步提升高校檔案管理人員的管理水平。檔案管理人員的素質直接影響到高校檔案管理工作的質量和效率，因此，必須要加強高校檔案管理人員的建設，提高高校檔案知識管理服務水平。高校的檔案管理工作隨著科學技術的發展也相應提出了更高的要求，為了適應檔案管理知識的需求，檔案的知識管理的形式也在不斷發生變化。高校的核心競爭力在于教師的教學專業素養的提升，在對檔案知識管理的過程中，要結合管理形式的變化不斷進行創新。盡管知識本身并不能創造價值，但是通過檔案的知識創新，能夠進一步拓寬原有檔案的視野，融入主觀能動性，使得檔案管理能夠煥發出新的“生命力”。結語綜上所述，當前高校的檔案管理工作還存在著一定的問題，像管理方式落后、服務水平低下、管理意識不強等，嚴重影響了高校檔案管理工作的發展。因此，必須要通過知識管理在高校檔案管理的應用，改變過去傳統的檔案管理方式，提升高校檔案管理人員管理素養和管理技術，結合高校檔案管理的特點，實現高校檔案管理工作的更大跨越。
參考文獻:
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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年10月23日
高?；n案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴招，其基礎設施的建設也比較頻繁，所以存在著大量的高?；n案需要管理。然而，目前我國高?；n案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高?；n案特點的基礎上，提出了目前高?；n案管理中存在的問題，進而針對這些問題出現的原因，提出了促進高?；n案管理工作發展的重要措施。
一、高校基建檔案主要特點
高?；n案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點體現在以下幾個方面：第一，獨立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨立性，每個高?；n案都需要進行分開裝卷，同時需要根據工程的不同階段，將相關的資料準備完善；第二，廣泛性。由于我國高?；椖康姆N類比較多，同時規模大小也不盡相同，所以說高?；n案的來源比較廣泛，參與高?；椖康娜藛T比較多，資料相對來講比較復雜；第三，實用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對于促進高校的發展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時也記錄著重要人員的信息等等；第四，長期性。高?；n案的管理工作持續的時間比較長，從高?；üこ痰拈_始到基建工程的結束，這一時期的資料都需要進行整理，所以是一個較為長期的過程。
二、目前高?；n案管理中存在的問題
高?；n案的內容比較復雜，而且管理的信息也比較多，這就對高?；n案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調查和研究得知，目前我國高?；n案管理過程中還存在很多問題。
（一）沒有認識到高校基建檔案管理工作的重要性。對于很多高校來講，并沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，主要體現在以下幾點：第一，缺乏對高?；n案管理工作重要性的宣傳，使得相關工作人員沒有充分意識到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高?；n案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設施不全，由于高校沒有對高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高?；n案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高?；n案管理工作的順利開展。
（二）缺乏完善的高?；n案管理制度。雖然很多高校都在對高校基建檔案進行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現在以下方面：第一，部分高校缺乏相應的管理制度，從而無法對高?；n案管理工作進行約束，因此造成了高?；n案管理工作的混亂，無法保障高?；n案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關的規章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實際工作中對高?；n案管理進行指導；同時，很多高校在開展高?；n案管理工作的過程中，沒有完全按照規章制度進行，從而影響了高?；n案管理工作的開展。
（三）管理人員素質有待提高。高?；n案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質有待提高，主要體現在以下幾點：第一，高校基建檔案管理工作對于管理人員的專業技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業技能的人才對高校基建檔案進行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對高校基建檔案的管理采用系統化的管理程序，但是很多管理人員不具備計算機等相關知識，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。
三、完善高校基建檔案管理工作的相關措施
通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點，同時也使得針對高?；n案的管理工作更加復雜。所以，在高?；n案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高?；n案管理工作的開展，因此為了更好地完善對高?；n案的管理，可以參考以下幾點：
（一）重視高?；n案管理工作。對于很多高校來講，忽視了高?；n案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高?；n案管理工作，為此可以做到以下幾點：第一，積極宣傳高?；n案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在實際工作中更好地約束自身的行為，促進高?；n案管理工作的順利開展；第二，增加對高?；n案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進的管理設備，從而提高高?；n案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進行服務。
（二）完善高校基建檔案管理規章制度。建立完善的高?；n案管理制度，能夠更好地指導高?；n案管理工作的開展，同時對管理人員的行為進行約束。因此，完善高?；n案管理工作的規章制度，也是促進管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點：第一，補充高校基建檔案管理工作的重要細節，在進行高?；n案管理工作的過程中，很多細節如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細節寫入高?；n案管理工作的規章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進高?；n案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高?；n案管理工作的優勢，不同高校在進行完善高?；n案管理工作的過程中，由于學校自身的特點其側重點有所不同，所以可以借鑒其他高?；n案管理工作的優勢，不斷彌補高?；n案管理工作的不足，可以更好地促進高?；n案管理工作的開展。
（三）促進高?；n案管理工作信息化。目前，我國信息化的時代已經到來，信息化進程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進一步促進高?；n案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點：第一，需要為高?；n案管理工作投入更多的信息資源，例如：計算機設備、辦公設備、網絡設備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎；第二，在對高?；n案進行管理的過程中，除了需要保留紙質版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對檔案進行復制和存儲，有利于更好地進行高?；n案的保護。
（四）進一步提高高?；n案管理人員素質。高?；n案管理人員的素質是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進行高?；n案管理工作，需要進一步提高管理人員的素質，為此應做到以下幾點：第一，對檔案管理人員進行培訓和教育，使其能夠充分認識到高?；n案管理工作的重要性，同時能夠使其熟悉相關的規章制度，在實際工作中按照規章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高?；n案管理工作信息化的不斷完善，對于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進管理人員信息技術的提升，才能更好地滿足高?；n案管理工作的要求，進一步促進高?；n案管理工作的順利開展。
四、小結
通過以上的分析和論述可知，高?；n案對于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點的基礎上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而提出了促進高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高?；n案管理工作的不斷完善，能夠更好地對高?；n案進行管理，從而促進高校管理工作的進一步開展。
主要參考文獻：
近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規律的要求，實現教學檔案管理的規范化和現代化。
一.高校教學檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊伍不穩定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進高校教學檔案管理工作的措施
（一）提高對教學檔案管理工作的認識
教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學檔案管理制度
由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執行時限制度（強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍
要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。
