時間：2023-05-15 16:08:39
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇檔案專項管理范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
二、專項檔案的收集
專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。
（一）確定歸檔范圍根據前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責相近，習慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。
（二）歸檔責任專項工作小組成員是從各單位抽調而來的臨時人員，他們在工作結束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯絡機制。檔案館專管員指導專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。
（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內），在工作結束后一個月之內移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結束后一個月內移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復制件。
（四）歸檔材料質量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復印件。
（五）條件保障檔案館主管領導進入學校專項工作領導小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。
財務專項資金檔案管理的重要意義主要體現于四個方面：一是響應了國家法律的號召，嚴格貫徹執行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業單位工作效率，在經濟新形勢下，單位資金管理逐漸呈現出復雜化、多維化的特征，且網絡經濟的滲透使得傳統簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統與細節處理方面呈現出一系列問題;三是益于單位管理者更準確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務計劃制定、預算編制、財務問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細分化、信息化、嚴格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內部利益層面，檔案管理均具有深遠意義。
二、事業單位財務專項資金檔案管理現狀
(一)檔案管理傳統化
互聯網經濟下，檔案管理也需要實現網絡化。但目前許多事業單位尚未實現檔案管理現代化模式，未能與數字化信息技術相接軌。這種傳統化主要表現為系統信息化和財務人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機操作，但缺少輸出設備;二是檔案管理人員老化，信息技術要求單位人員必須具有現代網絡技術操作能力，而當前的事業單位檔案管理通常是準退休人員，這在一定程度上導致單位難以實現財務人員信息化。
(二)監管片面化
監管是單位防范檔案管理風險最直接、有效的手段之一。但事業單位當下呈現出三方面不足：一是監管設備落后，在大數據智能時代仍然采用手工簽字的事后監管方式，顯然已經落后于部分違規手段;二是違規代價小，公款私存現象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監管，未延伸至任后;三是監管主體只是財務部門或審計部門，難以形成監管的長效化、常態化，甚至財務部門或審計部門作后，監管不能起到任何作用。
(三)專項資金使用不規范
事業單位中有兩種專項資金使用不規范現象：一是白條抵庫現象，這就使得財務賬面金額大于實際庫存現金，在一定程度上導致賬實不符，難以入檔，尤其此類現象發生在跨會計年度期間，檔案管理更加復雜;二是公款私存現象，主要表現為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑?，這直接導致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現幾何級增加。
三、規范和加強事業單位財務專項資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護信息管理平臺
信息系統平臺搭建主要著手于財務人員信息化和業務處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務人員，實現新老交替，強化財務人員網絡意識、法律意識、責任意識;部門領導必須重視檔案交接、保存、銷毀環節，嚴格把控管理信息系統登錄權限，同時必須保障電子賬簿與紙質賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓單位老員工，加大繼續教育力度，強化檔案管理服務能力和信息應用能力，專業上鼓勵老員工帶新員工，信息系統操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術投入，加快實現單位內部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強電子檔案、電子賬簿在部門內部的傳遞、使用頻率;強化內部信息技術風險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風險管理、信息安全、信息系統開發以及測試和維護、信息科技運行、信息科技外包等方面內部控制，建立健全風險狀況的防范機制。
(二)創新監管機制
檔案管理的規范與強化需要借助監管機制的創新，這主要體現于三種機制創新：一是科技監管機制創新，積極拓展和提高計算機在檔案管理監管領域的應用和使用層次，搭建業務數據平臺，實現會計、稽核信息系統與檔案管理信息系統之間的數據傳輸與對接，促進各類業務數據的共享與監測，加快監管信息系統建設，完善業務分類監管模型，通過數據+模型分析的數據化監管模式，查找線索、確定重點、精確范圍，實現實時監控、動態監控。
二是聯動監管機制創新，實施重大項目聯動監管機制，在部門間充分實現橫向、縱向的協調配合，共享監督成果，一方面建立檢查聯動機制，強化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優勢，共同參與項目檢查，形成監督合力;另一方面建立監管與業務部門間檢查成果的相互反饋機制，實現有效的互補。
三是違規機制創新，以經濟審計為切入點，推進監督全覆蓋。積極穩步推進經濟責任審計工作，使經濟責任審計從離任審計向任中審計，從事后監督向事中、事前監督的轉變，實現審計監督的常態化、長效化，促進部門領導主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎，另一方面要把握重點，有的放矢。以檔案流程設計為主線，突出重點機構，以風險為導向，突出重要環節，對不同部門歸檔時間、準確性、分類有效性配以相應的評價標準，強化違規機制的目的性和針對性。
(三)建立健全檔案管理及其相關工作領域制度
《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對鄉鎮檔案工作的職責要求都做了相應規定，明確了鄉鎮政府負責管理本機關的檔案和對本鄉鎮所屬單位和組織的檔案工作實行監督和指導，并為基層和群眾提供檔案利用服務。長期以來，按照檔案法律法規要求，鄉鎮的檔案工作一直作為鄉鎮黨政機關的重要工作，落實了分管領導、責任部門和檔案人員。
《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級人民政府“應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責本行政機關政府信息公開的日常工作”。同時要求鄉(鎮)人民政府應當在其職責范圍內確定主動公開的政府信息的具體內容，明確規定了需要重點公開的八個方面的政府信息。
已經于2004年施行的《上海市政府信息公升規定》也規定了檔案部門為政府公開信息受理點，同時要求“有條件的政府機關應當設置公共查閱室或者公共查閱點，配備相應的設施，方便公眾對相關政府信息的檢索、查詢、復制”。
綜上所述，檔案相關法律法規明確的鄉鎮政府檔案工作職責歸納起來有四大任務：管理好本機關檔案；監督指導本鄉鎮所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務；進行政府信息公開并提供公開信息的公共服務。
鄉鎮檔案監管和服務職能分離的必要性和迫切性
檔案政府監管和檔案公共服務兩種職能的屬性小同。上述鄉鎮檔案工作四大職責任務中，管理和監督指導職責歸類為政府的監管職能；檔案利用服務(應包括檔案實體的接收、整理、保管、開發利用等工作內容)和政府信息公開及提供信息的利川服務屬于公共服務事業性質。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區)級以上的機構由于檔案局和檔案館兩個機構的同時設置已經做了明確分工。然而在鄉鎮一級未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉鎮檔案事業發展的最大難點。
鄉鎮行政區域的成倍擴大和新農村建沒事業的發展迫切要求拓展鄉鎮檔案的公共服務職能。在農村綜合改革過程中，經過鄉鎮區劃調整，行政區域成倍擴大，使鄉鎮檔案工作的對象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區為例，從2002年以來進行了兩次大的區劃調整，由原來的22個鄉鎮最后撤并為7個鎮，管轄范圍和對象是原來的3倍。如區政府所在地的南橋鎮，轄區內需要對檔案工作直接進行監管指導的行政村、居委會、直屬企事業單位就達70多家。同時新農村建設事業的發展使檔案服務的工作內容不斷增加。政府在建設親民政府，打造法制政府、責任政府、服務政府中為民做實事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關，在保護群眾利益、調解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會發揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發利用等服務工作既是政府的責任，又是一件十分繁重而困難的事情。
現行的鄉鎮檔案管理體制檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。我國經濟和社會各項事業越發展，對檔案公共服務的需求越廣泛，檔案工作的任務越繁重。當前，阻礙鄉鎮檔案工作健康發展的主要原因是目前的體制、機構和人員狀況與檔案事業的發展要求不相適應，鎮機關明確的檔案人員身兼數職，無法承擔起鄉鎮檔案工作的各項法定職能，檔案公共服務職能的發揮十分薄弱。在鄉鎮機構改革中，機關編制的壓縮更嚴重影響了檔案公共服務職能的發揮并制約了鄉鎮檔案事業的發展。
新出臺的鄉鎮機構編制設置方案不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。不管是現行的鄉鎮檔案行政管理體制還是部分地區新出臺的鄉鎮機構編制設置方案，都不同程度地存在著鄉鎮檔案公共服務職能的缺失。比如在新批準的上海市奉賢區各鎮機關職能配置、內設機構和人員編制方案中，鎮黨政辦公室的主要工作職能有關檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導本鎮各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規定從積極的意義上看體現了政府機關的職能轉變。然而，屬于公共服務事業性質的“檔案利用服務、政府信息公開和提供服務”等公共服務職能在機關和同時出臺的鄉鎮事業單位機構設置方案中，都沒有作出明確規定，這就會造成在鄉鎮這一層面上檔案公共服務職能的缺失。
強化鄉鎮檔案政府監管和拓展公共服務職能的對策
提高對鄉鎮檔案工作監管和服務職能分離重要性的認識。鄉鎮檔案監管和服務職能分離對拓展和落實鄉鎮檔案公共服務職能具有十分重要的意義。首先，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是鄉鎮機構改革的基本方向。建設小政府大社會管理體制的要求勢必讓那些政府機關無力承擔的公共事務性工作從政府機關中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強依法行政，強化政府監管，推進各項事業的全面發展。其次，鄉鎮檔案監管和服務職能分離是發展檔案服務事業、推進新農村建設和維護群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務事業機構，才能有效地保障各項社會事業發展和群眾利益對檔案公共服務的各項需求。
推廣試行地區的成功經驗和做法。據了解，山東省膠州市營海鎮改革鄉鎮檔案管理模式取得新成果。該鎮建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級事業單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現行已公開文件利用、鎮政務信息公開、鎮情村情教育、檔案業務監督指導等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮黨委、政府和27個鎮直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農村機構改革試點縣，由原來的64個區、鄉、鎮合并成16個鄉鎮。他們抓住機遇，經縣委、縣政府聯合發文，由縣編委認可全部建立了鄉鎮檔案館，為股級單位，管理人員列入公務員或事業編制，檔案館的工作經費列入了鄉級財政預算。
[分類號]G275.9 F270.7
隨著知識成為重要的生產要素和機構的核心戰略資源，對知識轉移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉移重要第三方的咨詢公司，其知識轉移的內涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉移與咨詢公司檔案信息管理的關系如何，有何共通之處，又該如何把握和結合，都有必要認真探討研究。
1 知識轉移與咨詢公司檔案信息管理
1.1 知識轉移的內涵及其特征
從1977年Teeee提出知識轉移的概念起，國內外對知識轉移內涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉移是基于其對企業管理的功能和意義，由此產生了“功能說”，如Kogut等認為企業轉移知識的能力是企業存在的重要理由，知識轉移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉移，將那些使組織獲益的知識加速應用，從而使組織獲得競爭優勢。
隨后產生了“過程說”，如斯德哥爾摩經濟學院的Hendrik等人提出知識轉移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉移是機構成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉移是知識從轉移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據此采取行動；Krogh等認為知識轉移的過程分為初始化、轉移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉移知識的過程。
隨著研究的深入，對知識轉移的認識逐漸上升到本質和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉移是指建立起技能傳授、學習和知識管理的體系，將戰略設計、組織和績效設計、管理流程設計、系統流程設計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關知識消化吸收，保證系統的運行；施琴芬等認為知識的轉移是通過組織的地域維度、業務維度及職能維度來降低組織風險的不確定性，破除一些節點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發展。
根據以上學者的概念界定，可以看出知識轉移具有以下主要特征：
首先，知識轉移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉移是在組織機構有意識的主導下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續發展，因而更為主動和積極，更強調方法和策略的計劃性、針對性。如當企業自身不具備某類知識轉移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。
其次，知識轉移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現轉移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉移往往需要在受控環境中進行，這樣能保證知識轉移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構需要設計可控的平臺系統，以保證對知識轉移的過程和結果進行控制。
再次，知識轉移的過程具有增值性和創新性。知識轉移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創造性的同化和內化的過程。知識通過轉移產生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉移過程伴隨著知識使用價值的相應回報，轉移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。
此外，知識轉移的對象更為廣泛和深刻。與傳統信息利用和傳播只關注顯性知識不同，知識轉移關注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“粒”是指作為實體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉移產生的作用有知識結果的轉移和知識過程的轉移，而后者的影響將會更持久、更深遠。
1.2 檔案信息管理為咨詢公司知識轉移提供保障和支持
咨詢公司開展知識轉移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據其業務范圍和服務導向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現知識轉移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調研時發現，絕大多數管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責接單，再“下單”給管理咨詢師“生產”，而后公司負責“交貨”及“客服”。
1.3 知識轉移有利于咨詢公司檔案管理的發展和價值實現
檔案信息管理是基礎性工作，事關咨詢公司的生存和可持續發展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質優良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調研中發現，由于員工流動性較大，經常導致公司業務開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規律和技術不甚了解，相關信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業務員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發展都是極為有益和有利的。
2 面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理維度分析
所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導，都具有積極意義：一方面，有助于引導管理學研究的視角創新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環節和生存空間的重新認識和挖掘基礎之上的，必然帶來研究視角的重新發現和研究定位的修正，能拓展管理學的研究視野，推動管理學研究理念的創新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質上是
對各類管理活動的內核分析，為分解和區別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構建的前提和基礎，為其提供可資利用的方法和框架。
中國人民大學的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內容三個主要維度：
所謂管理內容，即指管理活動的對象及其所要實現的職能和任務，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內容，此外檔案管理機構的職能同樣還是管理內容，只是考察的層面和范圍不同而已。
至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規則、權力、人脈和文化等，為管理提供內在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。
管理方式是指依據管理內容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據不同的標準管理方式有不同劃分，如根據是否產生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據發生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構管理方式中最重要、最通用、最經濟的一種，具有確定性、規范性、可控性等比較優勢。
從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復建設，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現象，從本源上促進管理資源的最優配置，還有助于管理方式的規范與創新，為解決當前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現實價值。三維度分析如圖1所示：
咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉移相關問題進行分析和探討。
2.1 內容維度的知識轉移
一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統內容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優勢在于其真實性、可靠性、權威性和憑證性。在傳統環境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數字環境下，則有賴于元數據信息了。當然圖書與情報類信息也需要元數據，但不同的是，這一類的元數據信息主要用于知識的組織和檢索，主要關注知識載體形式和內容分類關聯，而歸檔信息的元數據更側重于知識的來源信息及知識產生者的背景結構，借此來保證知識源的可靠性。
szulanski認為，在知識轉移的初始階段，知識源的可靠性、轉移的預期困難是影響知識轉移效率的重要因素。當知識源的可靠性沒有得到確證，即當知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉移將非常困難，它的建議和示范將被質疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據其業務范圍和服務導向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內容的重要組成。
這一維度的知識轉移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應背景信息共享與遷移也是十分必要的。
2.2 資源維度的知識轉移
任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎性資源提供的外在保障，也需要權力、規則和文化等管理的“特有資源”提供內在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設備和裝具的配備、人員的培訓、信息的加工和服務等，同樣檔案管理水平的提升還需要權力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權力資源可以督促實現將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。
這一維度的知識轉移主要在咨詢公司內部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉移更要推廣到公司業務部門和相關領導，使他們形成概念、習得程序，最終養成大力支持檔案信息管理的習慣和氛圍。
2.3 方式維度的知識轉移
咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉移，以促進機構檔案工作的可持續發展。方式維度的知識轉移重點和難點在于管理技能和經驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。
這一維度的知識轉移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業務和有檔案管理專業優勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關、團體、企事業單位提供檔案咨詢與指導、檔案培訓、檔案技術推廣、檔案人才租賃等相關的專業服務，而方式維度的知識轉移即是此類公司的核心優勢之一。
3 面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理實現策略
如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉移中起著基礎性和關鍵性的作用，關注知識轉移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調和努力：
3.1 主動調研掌握公司檔案管理中知識轉移內容
首先是咨詢公司領導層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉移有充分的認識和把握，深入調研公司管理中知識轉移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應該顯性化為組織知識并予以
及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉移內涵和要求；具體操作執行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業務人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權限，業務人員也要認真配合，提出建設性意見和需求，以框定知識轉移的目標和范圍。
3.2 優化檔案信息管理中知識轉移的資源保障
所謂資源保障就是為知識轉移創造必要的軟硬件環境。一方面要在人、財、物等基礎性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導檔案專業人員間的業務交流和知識轉移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習得管理技術和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導和推動各類檔案信息知識轉移，不僅在信息管理人員中，更要在業務部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉移的習慣和氛圍。
3.3 量身打造面向知識轉移的檔案信息管理系統
咨詢公司要著力開發和建設面向知識轉移的檔案信息管理系統，一方面要依據和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統的可擴展性和通用性。如在設計知識采集功能模塊時，要對本公司業務流程予以梳理和考察，在各關鍵環節中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現目錄信息開放的同時，對知識內容進行有效控制，這一方面是指利用技術手段嚴格控制資源使用權限；另一方面是指實現知識轉移環境的控制，以提高資源利用率和知識轉移效能。
3.4 有力控制、有序開發咨詢公司知識資產
在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產檔案，特別是對無形資產的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業務人員積極配合，有條件地對之進行開發和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉移的吸引力和動力。
（Material Supply and Industrial Trade Co.，Ltd. of China Railway First Group，Xi´an 710077，China）
摘要： 客運專線對于鐵路建設的安全性、舒適性，要求更高，因此，鐵路客運專線工程的建設，比一般的鐵路工程建設，難度更大，且維護要求更高。鑒于此，在鐵路客運工程項目實施過程中的檔案管理，要重視起來，這不僅僅為保障施工企業的利益，更重要的，為客運專線后期的維護，提供充足的資料保證，在節省人力、物力的情況下，完成鐵路客運項目的管理維護，以滿足經濟發展的要求。
Abstract： The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.
關鍵詞 ： 鐵路建設；項目檔案；檔案管理；施工檔案管理
Key words： railway construction；project archives；archives management；construction archives management
中圖分類號：F532 文獻標識碼：A
文章編號：1006-4311（2015）06-0198-02
0 引言
企業的發展，不僅僅需要企業對于社會潮流和趨勢的把握，更需要企業對自身在發展過程中的不斷改進。工程項目作為一個施工企業的生存基礎，為企業發展提供堅實動力，企業工程項目所產生的各項資料的保存，對于施工企業來說，有著重要意義。企業的項目檔案，是企業在施工過程中，所產生的、與項目有關的文字、圖片或者其他資料，其內容包含了企業施工項目的設計、工程建設日志、技術難點、技術創新，甚至包括施工過程中所創新的管理方式。這些，不僅僅作為該項目建設實施的重要組成部分，同時，也是企業施工項目技術和經驗的積累，是施工企業重要的無形資產。
1 鐵路客運專線建設和檔案管理特點
鐵路客運專線的建設，與一般的鐵路工程建設，有著明顯的區別。鐵路客運專線的建設，對于施工企業資質要求嚴格，建設技術難度大，工作接口繁雜且數量龐大。如果按照普通鐵路建設施工，不僅難以保證施工質量，對鐵路客運專線未來的管理維護，也會造成一定影響。會增加鐵路客運專線的管理難度，提高客運專線的維護成本。所以，在鐵路客運專線的建設過程中，要結合鐵路客運專線建設要求，以及未來運行維護的相關特點，完成鐵路客運專線的建設。在施工過程中，要構建科學合理的施工方案，應用適宜的管理體系，保證鐵路客運專線施工的質量。加強鐵路客運專線施工質量的管理，建立健全好鐵路施工項目的檔案管理，是一條重要手段。根據我國檔案法的有關規定，項目建設從設計籌劃到竣工驗收，所有的相關資料都要進行收集、整理，最后經過挑選、審核、補充等程序，將資料保存歸檔。
鐵路客運專線工程項目的建設，是一項耗資巨大的基礎性工程，在我國的經濟發展中，起著越來越重要的作用。對于鐵路客運專線的建設來講，參與建設的單位數量多，工程建設周期長，相關質量要求和技術標準，國家都有嚴格要求。在鐵路客運專線的建設實施中，會產生大量的文檔資料，做好這些文檔資料的整理和歸檔，是一項非常重要的管理工作。
因為鐵路客運專線的建設，涉及廣泛，參與單位和人員數目龐大，持久復雜的建設過程，會產生內容繁雜、聯系緊密的文檔資料，造就了鐵路客運專線建設所產生的項目檔案來源分散、內容廣泛、資料價值大等特點。所以，在鐵路客運工程最終的竣工驗收中，項目檔案是一項必不可少的內容。鐵路客運專線未來的運行發展中，項目檔案是一項重要的憑證和依據。同時，如果鐵路客運專線，在未來要進行擴建改造，項目檔案也是必須的技術資料之一。因此，鐵路客運專線的項目檔案的收集管理，需要相關施工企業認真負責的完成，保證鐵路工程建設項目的檔案的質量。收集、整理和保存好鐵路客運專線項目檔案，不僅對建設企業未來的發展能提供良好的技術支撐，同時，對于鐵路客運專線管理水平的提升，有重要作用。
2 鐵路客運專線項目檔案管理存在的問題
檔案資料的收集，是一項持續性的工作，因為建設單位所負責的具體項目不同，參與時間存在差異，相關資料的的標準規范并不統一。項目檔案整理不規范，甚至會出現有關資料缺失的現象。這給項目檔案的整理工作，帶來了包括資料收集分散、收集的資料與相關工程的建設實施脫節，資料難以歸納整理等直接影響。
鐵路客運專線項目的檔案管理，還存在檔案制度不夠健全，檔案管理工作滯后于項目工程建設。雖然，我國鐵路管理部門對鐵路工程建設的檔案管理，制定了制度標準，但是，隨著時代的快速發展，以前老舊的制度標準，已經難以滿足現代化的鐵路工程建設。一些鐵路工程施工企業，沒有建立起企業自己的工程檔案管理部門，在鐵路工程的項目建設中，也沒有將項目檔案的建設和管理，納入到企業建設項目中去，嚴重影響了企業建設工程與項目檔案的進度同步。沒有專門的檔案管理部門對施工檔案進行管理，造成檔案收集管理缺失，等到項目竣工的時候，才對項目施工檔案進行突擊補充。檔案的真實性和準確性缺乏保證，難以在鐵路工程后續的維護建設中，發揮作用。
3 加強鐵路客運專線施工企業項目檔案管理的措施
要加強施工企業項目檔案管理，首先要從思想上，對項目檔案重視起來。施工企業，要加強對企業員工的培訓，改變員工對于項目檔案不重視的看法。施工企業要在項目實施建設初期，就要開始籌建專門的檔案收集管理部門，如項目資料室。對項目建設過程中所產生的資料，進行收集整理，為以后的歸檔做準備。利用好企業內部檔案管理部門的資源，將以往工程結束后“趕”檔案現狀，轉變為工程前期介入對檔案進行收集管理的過程，避免在竣工驗收過程中突擊補充檔案所出現的種種問題。
企業內部，對于檔案的收集管理，施工企業要投人相關的辦公設備，要安排專人對項目檔案的收集整理進行負責。在檔案的收集管理中，根據項目檔案的來源，做好項目檔案的歸類整理，明確好檔案管理部門和人員的職責。企業負責人要對項目檔案的收集編制的進度，有一定了解。對重要的項目檔案，要做好備份工作。在項目檔案完成之后，及時移交給對應接收檔案管理部門，保證檔案安全。
施工企業的項目檔案，內容繁雜，檔案的收集整理過程中，必須要注意按照檔案歸納的相關規范，做好檔案條目的細化工作，便于后續的查驗利用。因為鐵路建設周期長，如果一直等到鐵路建設完成之后，才開始對鐵路建設所產生的各種文檔進行整理歸檔，工作量巨大，而且也容易出現差錯。所以，鐵路客運專線的建設中所產生的項目文檔，可以按照一個個分項目進行整理歸檔。當一個分項目建設完工之后，對其在建設過程中，所產生的資料進行整理歸檔，不僅容易發現檔案建設過程中存在的問題，提高項目檔案的建設質量，也能大大提供竣工驗收時，對項目檔案驗收的效率。
4 結束語
隨著我國改革的持續深入，旅游、物流等與我們的生活聯系更加緊密，尤其是旅游業的蓬勃發展，對我國道路運輸能力，提出來更高的要求，對鐵路客運專線的建設發展，是一次重要機遇。這個機遇，對于任何施工企業來說，都至關重要。如果想要抓住這次機遇，就必須重視好項目檔案的收集整理，保證工程項目按時驗收，提高企業的管理水平，提升企業競爭力，促進企業更好更快發展。
參考文獻：
[1]代保平，陳光輝，李化.鐵路客運專線施工企業項目檔案管理[J].科技風，2010（4）.
為將現有的檔案“資源”逐步轉變成發展“資本”，從而進入檔案“資訊”時代，檔案局在過去的一年里，進行了孜孜探索，并創新性地提出“內生驅動、創新轉型”的發展戰略，以及推進檔案質量標準、技術服務、資源管理、資訊平臺等體系建設，為現代化檔案資源體系建設總體構架的提出，進行了充分的研究和論證：一是加大特色檔案的收集力度。實行主動收集、創造收集，創新載體，建立網絡，多渠道、全方位地收集、征集具有地方文化特色的檔案資料，構建系統完善的文化資源中心。二是開展檔案資源集約化管理試點。選定一個城市區作試點，對區內機關、企事業單位所有門類、載體的檔案資源實行集中統一管理，探索紙質檔案移交、寄存、電子文件即時歸檔的集約化管理服務模式。三是自主開發檔案管理軟件，逐步構建檔案資訊平臺。在全縣推廣規范檔案管理軟件的安裝使用，2012年建成10家縣直機關數字檔案室，強化檔案網站的資訊服務功能，實現數字檔案信息的安全存儲、永久保存及檔案信息資源網上利用和社會共享服務。
二、檔案信息的合理利用
1.打破舊觀眾，樹立新理念
各級綜合檔案館，要徹底打破守舊思想觀念，轉變檔案工作中重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務，輕為群眾服務的傳統觀念和認識，樹立人民群眾是歷史創造者的唯物史觀、樹立以國家綜合檔案館為主體、樹立人民群眾是檔案所有者三種新的理念。
2.探索檔案管理體制創新之路
檔案行政管理部門要走出一條制度創新之路，進一步強化國家綜合檔案館和檔案行政管理部門的職能以及兩者的良性互動機制，及時修訂與現實需要不適應的法規、技術標準。同時，在全社會開展與新時期檔案管理與利用相適應的檔案普法宣傳教育工作，以創造一個有利于新時期檔案管理與利用的社會環境。探索檔案管理體制創新之路，從體制上調整部門綜合檔案室、專門檔案館與同級綜合檔案館的關系，將其他檔案室作為為綜合檔案館的分室。這樣的體制創新不僅有助于制止綜合檔案館功能弱化的勢頭，增強綜合檔案館核心地位，而且對于提高綜合檔案館在我國檔案事業中的主體地位來說也是必需的。如有些地區將城建、土地、房產檔案并入綜合檔案館，就是為順應新形勢下對檔案工作要求而作出的大膽嘗試。
3.建立覆蓋人民群眾的檔案資源利用服務體系
建立方便人民群眾的檔案利用服務體系，檔案資源建設是主體。對檔案資源進行整合就是要突破其來源（各種所有制、級別的機構法人或自然人而形成）的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優勢，最終實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求，在見證歷史、傳承文化和維系國家的長治久安方面會具有廣泛而長久利用價值，成為對區域可持續發展所必需的信息資源，成為公共信息資源的重要組成部分。綜合檔案館作為縣委和政府直屬的文化事業機構，亟須在國家檔案資源整合方面唱好集聚與輻射這臺重頭戲。要以館藏檔案“全覆蓋”為預期目標，打破檔案資源部門分割的局面，將各類專業檔案和其他領域的民生檔案，按一定方式集中到檔案館統一管理、統一利用，建立以國家檔案資源為主、非國家檔案資源為輔的公共服務資源庫，最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發揮全方位的輻射作用，使檔案館成為真正意義上的檔案集聚中心和檔案信息社會共享平臺。
4.在增強開放、服務上實現創新突破，提高利用服務效率
第二條凡本省范圍內國有投資(含財政預算內、預算外專項資金)新建、擴建、改建的地方基本建設項目(包括中方控股的利用外資項目)以及國家有關部門委托本省驗收的項目均適用本辦法。
第三條基本建設項目檔案是指在基本建設項目立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，應當歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。
第四條基本建設項目檔案是項目建設的真實歷史記錄，是項目運行、維護、管理、改擴建等工作的依據。基本建設項目檔案的驗收是基本建設項目竣工驗收的重要組成部分。
第二章驗收標準
第五條基本建設項目檔案驗收應達到以下標準：
(一)有運行良好的檔案管理體制；
(二)文件材料形成程序規范、簽署完備、制作質量良好；
(三)檔案收集齊全完整；
(四)竣工圖編制準確、清晰、規范；
(五)全部檔案已進行系統整理，案卷質量、檔案編目等符合規范化、標準化的要求；
(六)已運用計算機輔助檔案管理，建立項目檔案數據庫；
(七)具有符合要求的檔案庫房和檔案保護設備；
(八)在項目建設和試運行過程中積極主動提供檔案利用并取得一定效果。
第三章驗收組織
第六條基本建設項目驗收委員會應有檔案行政管理部門的代表參加，主持驗收部門應當通知有關的檔案行政管理部門派員參加。
第七條基本建設項目竣工驗收之前要完成項目檔案的收集、整理、歸檔工作，通過檔案專項驗收并辦理相應的確認手續。對需要組織初步驗收的大中型和省重點建設項目，檔案專項驗收應在初步驗收之前進行。
第八條省級以上審批的地方基本建設項目由省檔案局主持檔案專項驗收；其他項目按隸屬關系由項目主管部門或省轄市檔案局主持驗收。
第九條檔案專項驗收組由省、市檔案行政管理部門、項目主管部門、項目建設單位的有關人員組成。
第四章驗收申請
第十條項目建設單位應在項目竣工驗收(或初步驗收)前3個月向檔案驗收組織單位遞交檔案專項驗收申請，并附《江蘇省基本建設項目檔案專項驗收申報表》(一式兩份，表式附后)和項目檔案工作自檢報告。
第十一條檔案專項驗收之前，項目建設單位應組織項目施工、監理單位負責人以及有關人員進行檔案自檢，并在此基礎上形成項目檔案工作自檢報告。自檢報告的內容主要包括：項目建設概況及項目檔案管理概況；項目檔案工作的管理體制；項目檔案形成、積累、整理、歸檔和計算機輔助檔案管理情況；竣工圖編制情況及質量；項目檔案安全保管情況；檔案在項目建設和試運行中發揮作用情況；項目檔案的總體評價、存在問題及解決措施。
第五章驗收程序
第十二條基本建設項目檔案驗收工作程序如下：
(一)檔案專項驗收的主持單位在接到項目建設單位的檔案專項驗收申請后15日內，與有關單位協商，確定專項驗收時間、地點及驗收組成員單位；
(二)召開檔案專項驗收會議；
(三)有關單位按照檔案專項驗收會議的要求和意見進行整改；
(四)在項目竣工驗收會議上對整改情況進行檢查，向竣工驗收委員會提出檔案驗收意見。
第十三條項目檔案專項驗收會議的主要內容：
(一)驗收組織單位有關人員主持驗收會議，通過檔案專項驗收組成員名單；
(二)聽取項目建設單位匯報項目建設概況和檔案自檢情況；
(三)察看檔案庫房及設施設備，抽查項目檔案；
(四)驗收組成員對項目檔案工作進行綜合評議并形成檔案專項驗收意見；
(五)驗收組向項目建設單位反饋驗收意見。
第十四條對項目檔案的專項驗收，必須抽查一定比例的檔案案卷。凡項目檔案數量超過2000卷的，抽查10％的檔案；數量超過1000卷但不足2000卷的，抽查15％的案卷；數量在1000卷以下的，抽查30％的案卷。
專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。
1 專項工作檔案整理的必要性
應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題
在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當的壓力激勵
目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。
3.2 環境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。
3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗
站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募盗魁嫶?、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。
3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔
一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。
3.6 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結束語
專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。
參考文獻
1.1 依法建立健全的檔案
依據《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規范》要求，每項投資項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工階段的全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件建立全面、系統的檔案。檔案管理人員要依法對檔案進行管理，嚴格履行自身的職責，如果發生違規事件，需要按照相關規定進行處罰。
1.2 重視檔案管理工作
由于投資項目屬于公共品的投資，是百年大計，關系到國計民生的大事，需要通過檔案的方式記錄整個項目實施的過程，檔案管理人員需參與項目的管理工作，如果領導、項目參與人員及檔案管理人員不重視檔案管理工作，勢必會造成檔案記錄方面和整理方面的失誤，這對于整個投資項目來說都會造成很大的影響，甚至會造成項目無法實施下去，無法實現項目的可追索性，因此，重視檔案管理工作是非常必要的。
2投資項目檔案工作的特點
2.1 收集過程復雜
由于投資項目一般工程量都較大，涉及到的內容非常多，實施時間非常長，而在檔案管理過程中，收集檔案的過程比較復雜，收集檔案的時間長且分散[1]。另外，在進行檔案收集的過程中，由于收集人員常發生變動，也增加了收集過程的復雜性。
2.2 參與部門多
在進行投資項目檔案管理的過程中，還具有參與部門多的特點，其主要是每一個投資項目在實施的過程中，會有很多的參建單位，并且每個參建單位都會有很多的部門，檔案收集工作非常的繁重，在收集檔案的過程中，需要與每一個部門進行良好的溝通與協調，才能保質、保量及時的收集整理好完善的檔案資料。
2.3 整理難度大
整理難度大主要是由于投資項目規模較大，專業性強，材料較多導致的。在將收集回來的資料進行分析篩選的過程中，需要將有用的資料留下，沒用的資料篩除，工作量是非常大的，并且整理的難度隨著資料的增多也會增加[2]。因此，需要結合投資項目檔案工作的特點采取針對性的管理措施，才能夠達到預期的目的。
3投資項目檔案管理的措施
3.1 建立健全的檔案管理制度
健全的檔案管理制度是投資項目檔案管理順利進行的有效保障，因此，建立全面、系統的檔案管理制度是重中之重，檔案管理人員只有嚴格的依照檔案管理制度進行檔案管理，才能夠保證檔案管理的科學性和全面性。在建立健全的檔案管理制度方面，主要需要做如下幾個方面的工作。一、實行領導責任制和工作崗位責任制，職責明確，相互協調，充分發揮各級各部門的工作職能。二、制定檔案歸檔范圍和整理標準。有了范圍和標準，就可以為管理人員指明工作方向，減少失誤，提高檔案管理的質量。
3.2 項目檔案工作與項目建設工作同步進行
從投資項目實施的那一刻起，就應該開始項目檔案管理工作。項目建設單位需將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序，建立項目檔案管理制度。而很多的管理人員在投資項目實施很長一段時間之后才進行檔案的收集整理工作，導致檔案管理質量方面出現了很大的問題，影響到檔案資料的真實性，對此，應該確保檔案管理工作與項目建設的同步進行[3]。通過對投資項目從立項到竣工驗收全過程的跟蹤整理資料，才能夠保證檔案資料的全面性、真實性，進而使投資項目的檔案具有更高的保存和使用價值。
3.3 建立檔案管理網絡體系
由于投資項目檔案資料的收集、整理、歸檔工作不是一個人或幾個人能完成，它是需要各相關部門協調配合才能完成的，因此，要建立檔案管理網絡體系，與各個建設單位良好溝通，對各個檔案工作人員進行明確的分工、提出工作要求，如檔案資料的收集、檔案資料的篩選、檔案資料的整理以及最終的歸檔要求，這些工作都需要由檔案工作人員通過密切的合作才能完成[4]。
3.4 開展檔案的專項驗收工作
國防科工委、國家檔案局《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》規定“項目檔案驗收是項目驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。”檔案的專項驗收工作主要是在投資項目竣工階段進行的，通過對檔案進行專項驗收，能夠及時的發現檔案中存在著哪些不符合實際情況的問題，并且通過及時的糾正，能夠確保檔案的真實性、完整性，進一步提高檔案管理的質量[5]。在進行檔案專項驗收的過程中，應該派專門的管理人員組成團隊與建設單位共同進行驗收，這樣才能夠保證檔案專項驗收落到實處，并且發揮檔案專項驗收的作用，促進檔案管理工作的順利開展。
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。
第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。
第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。
第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。
第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。
第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。
第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。
第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：
（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；
（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。
第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。
第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：
（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；
（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；
（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；
（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。
第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。
第四章檔案驗收
第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。
第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。
第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。
檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。
第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。
第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：
（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；
（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；
（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；
（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；
（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；
（六）驗收組成員進行綜合評議；
（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；
（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。
第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：
（一）工程概況。
（二）工程檔案管理情況：
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量
3、竣工圖的編制質量與整編情況
4、工程檔案的完整、準確、系統性評價
建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。
1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通
項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控
寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。
3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識
建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。
可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。
過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節
1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件
大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。
2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患
寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。
2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。
3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉
寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。
近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。
這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。
后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節
1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權
對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。
這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。
2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任
建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。
建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。
3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位
