時間：2023-03-22 17:46:51
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1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高
自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。
僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①
2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同
互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。
政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②
企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。
實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。
3、信息資源戰略成為信息化核心內容
2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。
從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③
從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。
二、信息化條件下檔案管理的若干問題
信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。
1、電子文件長久保存和長期可用問題
人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。
歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。
為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。
2、多種類型數字化信息的檔案化問題
在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。
導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：
（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。
（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，
支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。
（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、雙軌制與雙套制問題
隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。
造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。
雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。
可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。
雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。
4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇
近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。
“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆娬{在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。
作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。
網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
注釋：
①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。
②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。
③⑥《2006年中國信息化發展報告》。
④。
2.實現城建檔案數字化及信息化的資金條件不足。在一些不發達地區，由于資金條件有限，直接導致城建檔案信息化進程中的硬件軟件設備投入都不足，因為在21世紀的今天，高配置的計算機、打印機、先進的信息管理系統、掃描儀等設備室城建檔案建設中不可或缺的設備，以及信息管理系統的運行和維護都需要大量的資金支持。而現狀是很多地方在上述設備的投入中力度不大，沒有引起管理層的高度重視。
3.城建檔案工作前期準備工作不充分。前期準備工作是城建檔案數字化及信息化的重要基礎和基本前提，而現階段城建檔案的前期準備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質檔案的資料不完善、資料質量偏低、保存不安全等方面，城建檔案管理的專業要求較高，因為檔案涉及社會的各行各業，這就需要擁有較強綜合能力的專業人員負責工作。很多城建檔案部門過于重視文本文件的資料收集，而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。
二、實現城建檔案數字化及信息化的具體措施
1.著力打造專業城建檔案建設人才隊伍。首先，要構建一個高素質水平的人才隊伍。培養一個優秀的專業城建檔案建設人才隊伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎，只有加強專業人才隊伍的建設才能使城建檔案工作有效順利的開展。其次，要嚴格要求，科學管理?！赌贤ㄊ谐鞘薪ㄔO檔案管理辦法》中提到對于在工作中有“、、”的人員，不僅要給其所在單位和上級主管行政處分，還要上報司法部門追求其刑事責任。這樣嚴格的要求，不僅利于人員的管理，更利于城建檔案工作的科學開展。再次，要強化人才隊伍的專業素質，提升城建檔案數字化管理技術。一是要明確工作范圍，工作職責。江蘇南通的城建檔案數字化信息建設包括城鄉建設規劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數字化、信息化建設管理水平。
2.相關部門要加大對城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數字化及信息化需要技術力量和物質條件作為支撐，無論是在優秀人才的引進和培養、信息系統的開發，還是先進設備的引進、系統網站的維護都需要大量資金的支持和維護。因此，相關部門首先要對城建檔案數字化及信息機化建設管理引起重視，要將其納入議事議程并付諸行動，加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例，管內配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具，并配備2臺服務器，1TB容量的數字檔案存儲磁盤陣列，25臺計算機，20臺空調，10臺去濕機，為該市規劃、建設、城建執法、解決房產糾紛和房改等工作提供了依據和憑證。
3.建設標準化、規范化的檔案信息。目前我國檔案工作還缺乏一套完整、切實可行的系統化、標準化的規則，以此來保證城建檔案的規范統一以及完善，從而達到資源的充分共享和有效利用。
國土資源檔案具有較高的專業性，而且檔案種類之間本身具有相對復雜的關系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復雜性特點來說，數字化管理能夠將數據庫轉化成知識庫，利用智能化系統進行專家分析，因此，能夠對復雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。
（二）數字化管理能夠適用國土資源易變更性特點
國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現信息變化。特別是當前我國經濟快速發展，城鎮化建設速度不斷加快，地籍信息經常會出現改變。如采用傳統的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數字化管理模式下，利用智能化的信息系統，將相關的信息統一搜索出來，并統一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數字化管理能夠輕松應對國土資源信息容易變更的問題。
（三）數字化管理能夠適用國土資源完整性特點
國土資源檔案是一個系統性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監督作用。在傳統的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關性信息，并對此進行修改。但是在數字化管理模式下，這種相關性的建立已經通過數據庫完成，因此很容易輕松調用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。
二、推進國土資源檔案數字化管理的主要措施
（一）改變觀念充分認識數字化管理的重要作用
只有充分認識到數字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關領導的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數字化過程中，必須要有相關的領導進行推動才能夠實施，因為國土資源本身的復雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數據庫系統中，就難以轉化成知識庫，從而實現高效的系統化管理。所以只有所有領導摒棄門戶之見，轉變觀念，將國土資源檔案信息統一收集被納入到數據庫系統中，并在日常的工作中使用數字化管理系統，才能夠有效提升國土資源管理效率。
（二）制定實施計劃分步實施
首先要明白國土資源檔案數字化管理的難度，這是一個系統性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎設施構建、人才培訓和意識培養等一系列工作。接著當數字化管理系統搭建完成之后，就需要組織相關的人員對傳統的國土信息資源，如紙質檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數字化轉換，并且在錄入數據庫系統時，需要對數據內容進行嚴格審核，確保在數字化轉換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。
（一）房產檔案服務更具多樣化。對于房產檔案的網絡化服務，需要借助信息技術，實現紙質檔案向數字化信息的轉化。在房產檔案中，涉及較多的合同、協議以及文件等，在數字化管理模式下，可以將其有效轉化為圖片文件、聲音文件等形式，實現對資料的科學管理，切實提升房產檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數據庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務的支持下，能夠為房產用戶提供更加全面、及時和方便的服務，提升房產信息管理部門的服務水平。（二）房產檔案管理網絡化特征突出。在傳統的房產檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產用戶相關業務的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務。但是，很難實現信息的及時收集，無法實現高效的應用，對檔案信息深入開發應用產生阻礙。目前，網絡化管理模式在房產檔案管理中得到廣泛應用，便于實現方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產檔案管理工作的效率和質量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務。（三）房產檔案保密性更強。對于房產檔案而言，很多信息需要實現高度的保密性，但是，在傳統的檔案管理模式中，保密性不高。借助數字化管理方式，能夠實現數字化房產檔案內容與管理主體、載體的一一對應，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數字化的檔案管理中，同時在計算機技術以及數據庫的支持下，能夠實現檔案實體與服務之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。
二、如何推動房產檔案管理的數字化水平的提升
（一）重視房產信息庫的構建。將數字管理模式引入房產檔案管理，需要重視檔案資源和相關文件保存形式的轉變，應用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質的信息庫，實現房產信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應用提供便利。在進行數據檢索的時候，結合文件信息，輸入相應內容，切實提升房產檔案信息查詢的速度。應用數字化管理模式，借助對數據庫的查詢，實現對房產檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產管理中對數字化觀念的認識。任何事物的發展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產檔案管理中，鑒于數字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現，要強化對數字化管理理念的認識。針對房產檔案管理中出現的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數字化管理，能夠實現對不良問題的解決和完善，推動房產管理工作的不斷完善。另外，在數字化模式中，重視在局域網和數據庫中進行相關房產信息的登記。要提升對房產檔案管理的認識，切實提升房產檔案數字化管理能力，實現整個管理工作的高效化。在數字化管理模式的應用下，房產檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產數據的質量，以更好地發揮對房產管理的支撐作用。（三）重視建立科學的房產檔案數字化管理體系。為了更好地推動數字化管理模式在房產檔案管理中的應用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結合各地房產檔案實際，構建數字化系統。要充分考慮各種因素，如人員分配、數字化技術水平等。其次，加快構建數字化管理模式。鑒于房產檔案規模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數字化管理模式建設速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現對房產檔案資源的科學管理。（四）提升房產檔案數字化管理的規范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業都具有相應的標準和規范，因此，要提升房產檔案管理的規范化水平，立足國家統一的規范，制定合理的房產管理數字化標準，切實提升房產檔案管理水平和服務水平。另外，明確房產檔案中數據信息的權限，使得用戶能夠進行相關信息的有效查詢，加快遠程服務建設。
三、結束語
綜上，在信息高速發展的背景下，房產檔案管理需要與時俱進，適應時展的新要求，將數字化管理模式引入管理領域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數字化房產檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產信息管理的科學性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。
作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區建設工程質量檢測中心
【參考文獻】
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
在傳統的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲，但紙質檔案由于自身特點，容易受到外界影響而發霉、丟失和毀壞，再加上經常的翻閱利用，很難長時間進行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時也增加了單位管理成本。而對相關原始檔案進行信息化處理，可將原始檔案轉化為數字化的方式進行存儲，不僅可極大節省存儲空間和成本，還可最大限度地實現永久保存。
1.2實現檔案數字資源共享
隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展進步，相關高校檔案館可利用網絡對本單位檔案數字資源進行資源共享，打破傳統檔案管理模式下時間、空間的限制。另一方面，相關需求人員剛可利用網絡進行有計劃、有效率、有針對性地搜索相應的開放檔案，可更大限度地實現高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機構打造成為“永不關門”的檔案室。
1.3節約大量人力財力資源
傳統高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財力進行檔案整理、存儲和打印。而在實現檔案數字化建設之后可一次投入重復利用，不用再重復進行紙質檔案保存和復印，不僅節省了占地空間，還節約了保管費用。另一方面，讓管理人員直接進行電子文檔拷貝，將計算機和網絡的潛能充分利用和發揮出來，有效避免了反復印制資料而造成的紙張浪費和人力投入。
2高校檔案數字化建設中存在的問題
2.1對檔案數字化建設不夠重視
隨著高等教育事業和高校檔案事業的迅速發展，越來越多的高校師生已經開始關注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關領導的重視。但由于數字化建設尚屬于初始發展階段，很多學校領導對于高校檔案管理工作仍停留在傳統觀念上，缺少對檔案數字化建設的正確認識，甚至仍然存在一些錯誤偏見。
2.2缺乏高素質復合型檔案人才
高校檔案數字化建設對高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統檔案管理技能，還必須掌握自動化、數字化、網絡化技術，成為不僅懂傳統檔案管理業務，又掌握現代數字技術的復合型綜合人才。然而，目前我國高校檔案管理人員整體素質普遍不高，現有的檔案管理人員專業知識單一且嚴重缺乏現代信息技術知識，難以適應信息化時代下高校檔案數字化建設和發展的需要。
2.3檔案數字化建設經費投入不足
高校檔案數字化建設順利開展的重要支撐就是必須具備專業的軟件和硬件設施，如果沒有這些作為基礎的話，就難以對現有原始檔案進行數字化管理和處理，導致檔案數字化建設只能是紙上談兵。在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。
3新形勢下推進高校檔案數字化建設的有效策略
3.1提高高校檔案數字化建設的思想認識
隨著數字技術的不斷發展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數量和形式不斷增加，進而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務。同時，由于高校自身社會功能日益增多，都對高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰。因此，高校領導干部必須轉變思想觀念，正確認識到提高檔案數字化建設對高校各項事業發展的促進作用，明確職責，加強對檔案數字化建設工作的重視，有力推進高校檔案數字化建設發展進程。
3.2提升檔案管理人員數字化技術水平
高校數字化建設作為一項長期的系統性工作，不是僅憑借幾個檔案管理人才或計算機技術人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對檔案數字化的不斷發展，高校必須重視并提升檔案管理人員數字化技術水平。為此，作為檔案業務指導部門，一方面必須加大檔案管理優秀人才的引進力度，進而為高校提供更多高素質的專業優秀人才。另一方面，應加強對事業單位檔案管理人員專業知識的培訓，針對不同對象的不同需求，開設系統的培訓內容供檔案工作人員學習。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學習的觀念，主動進行繼續教育，從自身實際出發，采取自學提高與脫產培訓相結合的方式提高自身素質。
3.3加大對高校數字化檔案建設的資金投入
由于我國的許多高校對檔案數字化建設的重要性沒有足夠認識，在現實中，由于目前高校檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。隨著現代信息技術的迅速發展，檔案軟件更新換代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數字化建設必須重視加大對高校檔案信息化建設的資金投入力度，在資金預算、人才引進種技術配套方面盡量解決所需的經費，盡可能保證這項工作可順利實現。與此同時，應將資金投入納入到單位經費規劃系統中，可確保信息化建設的長期開展。
3.4保證高校檔案數字信息的安全可靠
隨著高校檔案數字化建設工作不斷發展，對高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識。另一方面，應采用較為先進成熟的檔案管理系統和檔案處理機制，將相關責任落實到個人。最后，必須建立嚴格的檔案監控機制，引入切實有效的網絡安全技術手段對“病毒”和“黑客”等行為進行預防和監控，確保高校檔案數字信息的安全可靠。
二、音像檔案數字化技術要求
（一）技術步驟為了實現音像檔案數字化管理，就需要技術的支撐。在電子計算機技術高速發展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環境合作的開展等等，為音像檔案數字化管理提供了技術支持。以下步驟是關于音像檔案數字化管理的具體操作步驟。第一，數字化采集。數字化采集是指將傳統介質、傳統信號經過計算機軟件的處理，生產數字化媒體數據，并保存在數字化媒體介質上，如：硬盤、數據路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統，能將無序的信息變為有序的資源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數據檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數據下載。如果有需要，可以向系統提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯網及其系統，工作人員能夠輕松監控整個儲存系統中的數據情況，便于管理。
（二）音像檔案數字化管理面臨的問題雖然音像檔案數字化管理有諸多的優勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數字化發展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數的檔案館開展了音像檔案數字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術方面的不過關，另一部分是由于國家發展中的資金不到位，各個地方的發展不平衡，還有的就是對音像檔案數字化沒有引起足夠的重視。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。
（二）數字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。
（三）數字化管理人才急缺。
城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵?？v觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。
二、城建檔案數字化管理方法
城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。
（一）打造規范的管理體系。
在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。
（二）加強基礎設施建設。
城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
二、提前修復受損的公路工程檔案
公路工程檔案是在項目建設過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變在所難免。在開展檔案前處理工作之時，應當對這些受損的檔案進行搶救性修復。一是對破損嚴重的卷皮、卷盒進行更換，對發生蟲蛀、霉變的檔案要進行標注并及時進行修復處理，修復完成后再進行數字化；二是對案卷內小于A4或16開的紙張，如票據、存根、回執等文件資料，要粘貼到A4或16開紙上，方便檔案的裝訂；三是對大尺寸、形狀不規則的圖紙要進行標注并使用工程圖紙掃描儀進行掃描。對褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進行掃描。
(二)對老照片進行數字化處理，有利于老照片的保護。為了更好地保護檔案，檔案部門不斷改善庫房條件，并采取各種措施保護保管珍貴檔案。但隨著時間的推移，照片這種特殊形式的檔案，其自然老化、發黃、褪色、霉變等時有發生。所以，單靠改善保管環境以延長它的自然壽命效果有限，對其進行數字掃描后，利用數碼照片替代原始照片的使用，減少了紙質照片檔案的使用次數，延長了原照片檔案的壽命，維護了照片檔案的安全和完整，有利于對老照片珍貴原件的保護。
(三)對老照片進行數字化處理，有利于老照片的保管。數字化后的照片直接貯存在光盤、磁盤等介質中，占用空間小，一張薄薄的光盤能夠保存上百張照片檔案數據，解決了日益增長的檔案入庫帶來的庫房面積不斷擴張的壓力。數字化后的照片檔案查找便利，有利于保管。數碼照片無限復制的特點讓照片檔案永葆青春，保存千秋萬代。
二、對老照片檔案進行數字化翻拍或掃描
對庫存老照片按年度形成順序逐冊逐張地進行掃描或翻拍，為了保護老照片，操作員最好戴上棉質手套，以避免指紋、汗紋留在照片上造成污染，并注意輕拿輕放。用數碼相機拍攝速度快，但質量難以保證，翻拍后需要再次進行修整，利用掃描儀掃描照片速度慢，但掃描后的照片一般不需要進行二次加工，掃描類型采用jpg格式、分辨率為300dpi即可，掃描后的照片要及時回歸原位。產生的數碼照片要及時編寫電子照片的檔號及文字說明。數字化后的照片編號與實物照片保持對應。
三、老照片檔案數字化管理后的修復
老照片由于年代久遠，難免有部分老照片出現褪色、發黃、霉變現象，對具有極其重要意義的老照片，利用現代科技手段進行復制、修復。如某醫院從老職工手中征集到一張拍攝于上世紀60年代初的建院元老合影照片，原照片因為沒有得到妥善保管已經被損壞，還沾染了污漬，圖像變得模糊不清，經過技術人員的仔細加工、復原、電子化處理，得到一張非常珍貴的醫院建院元老合影照。所以，對老照片在保持原貌的基礎上進行修復的過程，也是對老照片的一種拯救過程，修復好的數碼老照片更美觀、更實用、永葆青春。
四、照片檔案的貯存
數字化后的老照片除在電腦上保存便于利用外，還應該利用其它介質脫機保存并定期檢查以保障數碼照片的安全。數碼照片載體的保管參照電子文件的管理規定，要保證數碼照片信息的原始性、真實性，一般采用只讀光盤進行貯存，以防修改。數碼照片光盤應該刻錄一式三份，一份供查閱利用，一份封存保管，一份異地保存。對于醫院這種單位，形成的照片數量不多，數碼照片的保存一年刻錄一張光盤即可，刻錄好的數據光盤盒裝后在盒上標明相關信息，如數碼照片的起止檔號、對應的紙質照片的冊號、貯存格式類型等。所有光盤應存放在防滋柜中，庫房溫度控制在17℃~20℃，相對濕度控制在35℃~45℃。數碼照片的光盤一般每四年轉存一次，發現問題及時采取措施，確保數碼照片檔案的萬無一失。
五、老照片檔案數字化管理后的利用
(一)利用老照片檔案建立院史教育的基地。許多醫院為了弘揚歷史文化，建立院史館，作為職工院史教育基地。數碼照片可反復利用的特點為院史館的建立提供了便利，醫院老前輩艱苦創業時期留下的老照片，通過院史館展出，讓醫院歷史文化大放光彩，員工深受教育，自然產生對前輩們創業精神的敬仰和對當前新生活的珍惜；對外來的賓客來說，院史館展現了醫院發展的光輝歷程和源遠流長的深厚歷史文化給他們留下深刻印象，老照片的應用讓院史館聚歷史性、藝術性、文化性為一體，令每個參觀者都感到是一種精神的洗禮。
(二)通過OA網利用和公布老照片檔案。數字化后的老照片為信息化利用創造了條件，通過OA系統或電話，利用者隨時發出利用信息需求，檔案管理者根據要求快速查找并通過OA網傳送電子照片，讓利用者足不出戶便捷快速地利用照片檔案，促進了利用者和檔案員的溝通與互動。定期在醫院網站上公開部分老照片檔案，舉辦電子照片展覽，利用圖片獨特的視覺魅力吸引職工及患者了解醫院，加強溝通，達到宣傳醫院文化、提升醫院形象的效果。
2．缺乏專業的人員指導和開展檔案管理工作
隨著社會的不斷發展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業于檔案管理專業的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業經濟發展的重要性。
3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施
(1)提高房產業相關人員對檔案管理數字化的深層認識實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業管理者制定企業決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業檔案管理的發展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統的管理模式相比所顯示出的巨大的優勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優質、高效的方向發展，促進房產檔案管理現代化的建設。
(2)提高檔案管理人員的業務能力，實現員工的專業化、規范化［2］數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業素養高、文化水平高、思想覺悟高、業務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養和造就高素質的既懂檔案管理業務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業的發展戰略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養，充分激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業知識過硬、綜合實力超強的團隊。
