時間：2023-03-22 17:46:23
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（一）醫院領導要重視會計檔案工作
醫院領導要充分認識會計檔案管理的價值，高度重視會計檔案管理工作，將醫院會計檔案管理列入醫院財務部門和檔案室工作的重點來抓，經常深入進行督導檢查。
（二）要健全并且推動會計檔案管理
責任體制，按崗負責醫院會計檔案材料的存檔工作，必須由醫院的會計工作人員親自進行，需要在醫院財務部門合理設置一些專職或兼職的會計檔案管理員，出納人員不得越權或同時執行會計檔案管理工作，對于會計檔案要及時整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進行查詢。
（三）完善補充會計檔案管理制度
應完善醫院會計檔案查詢、復制登記制度。首先必須堅強對會計檔案的保密措施，一般情況會計檔案在數量上為單份，故務必在會計檔案的復制和相關的查詢的過程中加強管理。當所被查詢的會計檔案查詢完畢，必須及時進行收回存檔，嚴格保證會計檔案內容的嚴密。
（四）加強對會計檔案銷毀程序的監管
在會計檔案的管理中，銷毀工作絕對不可馬虎，必須嚴格按照流程來，認真執行。對于會計檔案的保管工作，一般按照時限確定分為永久性保存和規定最低保存期兩類，只有未結清的債權債務原始憑證、其他未了事項的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會計檔案可以讓醫院檔案室和醫院會計機構一起提出銷毀意見，并且要進行銷毀明細的編制，必須清晰的列出要進行銷毀的會計檔案的所有重要信息，其中包括要決定進行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號，冊數、起止日期、所屬卷號、應保管和已保管時間、銷毀日期等，在經單位領導審查并批準同意后按銷毀流程嚴格執行。
（五）加強會計檔案的安全性建設
醫院檔案管理工作開展較早，有些醫院自建院之時即開展檔案管理工作。但是在醫療水平和醫院建設飛速發展的今天，醫院檔案的整理、收集、歸類等工作仍舊沿襲前人的傳統工作經驗和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低。并且由于缺乏統一的管理條例和工作規范，檔案管理人員在工作中無據可循，往往憑借經驗和慣例處理手頭工作，致使納入管理的檔案內容不夠全面。檔案管理工作不能與時俱進，缺乏創新精神，與時展嚴重脫節。
（二）重視不足，缺乏專職專業化人才
醫院的核心工作內容是醫療，大部分工作都是圍繞業務工作展開。檔案管理工作并沒有得到醫院足夠的重視，負責檔案管理的工作人員大多不是專職人員，也不是檔案管理專業出身的專業人員，經常由機關職能科室工作人員兼任。對于從業人員的培訓和考核也相對缺乏，業務知識的獲得往往靠以老帶新、口口相傳。
（三）門類繁多，尚欠管理體系和機構
醫院檔案內容相對繁雜，涵蓋了多個門類，但是由于缺乏統籌協調的機制和機構，導致檔案管理范圍不明確，內容界定不清晰。例如人事檔案由人事科管理，黨員檔案由黨委辦公室管理，病志檔案由醫務科管理，科研培訓檔案由科教科管理等，形成多科室管理的格局，致使檔案管理各自為政，不能有效的整合在一起，不利于檔案的利用和開發。
（四）投入不足，為醫院發展貢獻不夠
雖然大多數醫院都設立了檔案室，但往往處于邊緣地帶，資金投入不足，設備陳舊老化，空間狹窄擁擠，對檔案的保存和歸類造成不利影響，甚至造成檔案的損失。對檔案工作重視不足也造成了檔案管理工作流于形式，忽視了檔案的重要作用，對檔案資源的利用率偏低，使得檔案資源在醫院的發展建設中不能發揮應有的作用。
二、醫院檔案管理的發展方向
（一）專人管理，管理人員專業化
設置專人專崗，將檔案人員納入醫院的人才引進和培養計劃。缺乏專職檔案管理人員的引進高素質專業人才；已有專職人員的通過繼續教育、專業培訓等多種方式提高專業素質和業務水平，建設人才梯隊，培養后備人才，使寶貴的工作經驗得以傳承。建立健全檔案管理人員考評制度，提升檔案管理人員的工作積極性和從業意識。完善檔案管理的收集、分類、保存、借閱、查詢等各項規章制度，保證檔案管理工作的規范性和嚴謹性，提高醫院檔案的管理水平。
（二）結合現代化科技手段，建立信息化管理方式
加大投入，設立符合現代檔案管理標準的檔案室并配齊相應的軟件和硬件設施。在醫院醫療系統全面信息化的基礎上，充分利用現代化科技手段，建立信息化檔案管理方式，實行電子歸檔、電子查詢的管理辦法。將必要的檔案資料信息化，建立電子檔案，以達到節約資源，提高效率的目的。將檔案信息管理系統納入醫院整體的信息系統，做到無縫對接，便于檔案信息的收集、整理、匯總、統計和利用。隨著信息的載體不斷推陳出新，檔案的儲存方式也更加多樣化，例如電子病歷，以電子文本的形式保存，為醫院的無紙化辦公提供了一個可能性。
（三）結合工作實際，真正發揮應有作用
將檔案管理工作做為醫院的一項重要工作來抓，納入目標管理考核體系，明確責任，從制度上促進醫院各部門加強檔案管理工作，從而使檔案管理工作順利有序開展。順應時展的大潮，結合醫院新時期的工作實際和工作需求，在傳統檔案管理工作的基礎上，以服務醫院發展和臨床工作為目標，深入調研，及時地調整檔案管理的工作范圍和工作內容，拓展工作的內涵和外延。使檔案管理工作真正為醫院提供借鑒和參考，從而創造更好的社會和經濟效益。
（四）以點帶面，形成檔案管理一體化
在當前市場經濟環境下，多數醫院往往以醫療為主，認為醫院的聲譽、醫療效果以及醫院的形象等是直接推動醫院發展的重要因素。認為檔案管理對醫院發展只能起到輔助作用，于是對檔案管理工作沒有足夠的重視，使檔案管理工作處于放任自流的狀態。許多檔案工作者存在“重管輕用”的觀念，忽視了對檔案信息資源的利用。
1.2檔案管理機構不健全
當前多數醫院的檔案管理是由綜合檔案室負責。由于歷史原因和醫療行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案等，人事檔案由人力資源部門管理，醫療病歷檔案由病案室管理，病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案由各個業務部門管理，這就造成了一個單位內多個部門管理檔案的局面，對檔案的管理缺乏統一的標準模式，對于檔案資料的匯總、查閱、數據統計造成了困難。
1.3檔案管理制度不完善
在現代醫院管理中，醫院的醫療、人事、行政、財務等方面都制定了較完善的規章制度，而針對檔案管理的制度較少，缺乏一套讓檔案管理員在工作中參考的標準，從而使得檔案信息不能夠及時全面進行收集，導致檔案管理的混亂和缺失。
1.4檔案管理人員專業素養低
由于歷史等各方面的原因，我國目前的專業檔案管理人員比較缺乏。在醫院的管理人員隊伍中，缺乏同時具備專業醫學知識和檔案管理知識的專業的檔案管理人員。多數醫院檔案管理人員都是兼職，檔案管理人員的素質參差不齊，專業知識老化，知識面狹窄，難以適應新形勢下檔案管理事業發展。
2做好醫院檔案管理工作的策略
2.1加強檔案管理宣傳教育力度，增強檔案管理意識
通過開展檔案普法宣教活動，努力提高醫院員工特別是領導班子成員的檔案意識，使醫院領導、中層干部和全院職工都能充分認識檔案工作的重要性，進而更好地支持檔案管理工作。醫院領導和科室負責人加強《檔案法》和相關知識的學習，要把檔案管理納入日常的議事日程，與醫院的業務建設同步規劃，同步發展。
2.2健全檔案管理制度，規范檔案管理工作
醫院根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作的實際情況，逐步建立健全醫院檔案管理的收集、整理、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀及庫房管理等各項規整制度，使檔案工作的每一個環節都有明確的制度可以遵循，保證檔案的齊全完整，逐步實現各類檔案統一管理。
2.3強化檔案工作管理體系建設
建立醫院、綜合檔案室和基層職能業務部門三級管理組織體系。明確各級組織和相關人員在檔案管理工作中的職責和義務：即領導班子作為檔案管理工作的組織領導核心，負責醫院總體檔案工作目標的確立和推進。綜合檔案室作為檔案工作的管理主體單位，其專職檔案員負責對全院檔案工作進行指導和監督。各業務科室在其日常工作中形成的資料作為檔案的來源，各科室部門確立兼職檔案員，負責及時收集所在科室工作人員日常工作中形成的各類資料，通過檔案管理系統進行統計保存。
2.4加大檔案管理部門的硬件投入，實現檔案管理現代化
要加大檔案工作資金投入，改善檔案管理環境，引進現代化技術和設備。要設立獨立的檔案辦公室、庫房、閱覽室、檔案箱柜等。配備現代化的辦公設備，如照相機、錄像機、復印機、掃描儀、裝訂機等。采用專用的醫院數字檔案管理系統，完成立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，提高檔案管理的工作效率。
2.5開發利用檔案資源，擴大服務范圍
檔案管理的目的就是開發利用檔案資源。檔案人員要通過各種渠道，深入發掘檔案資源，為醫院的臨床醫療、教育和科研工作服務。開放更多的檔案資料，實現檔案資源的共享，讓檔案為醫院的發展服務，為人民群眾的需要服務。要發揮醫院檔案為醫院文化建設服務的功能，為醫院文化建設提供支持。
1.2對醫院檔案內容范圍不明確無論各級各地醫院衛生系統，無論是三甲還是二乙，醫院內部的檔案都應該按照內、外、婦、兒等嚴格明確的分類，以及對病種的明確分類，而目前醫院的檔案病種分類不明確，比較分散，不便于醫護人員查閱和利用。
1.3醫院檔案得不到重視和利用各級各地醫療衛生系統對本單位的檔案科室不夠重視，認為檔案可有可無，無關緊要，有沒有都無所謂，更不知道查閱檔案的意義，不少同志甚至是領導干部對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，所以信息內容搜集不足，檔案利用率不高。
1.4醫院檔案管理人員整體的業務水平不高一般醫院只重視臨床科室人員的培訓和教育，但對檔案人員沒有進行系統的學習培訓，檔案室的工作人員認為日常工作簡單，比較安逸，不愛學習，不求進步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對新知識的學習和了解，跟不上醫院的發展要求。
1.5檔案管理工作中硬件投入不足，現代化管理水平不高有些醫院用房緊張，致使檔案室工作環境比較狹小，不利于檔案的保存、保管和查閱。另外，現代醫院網絡應用技術只限于臨床科室，沒有應用到檔案管理中，使檔案管理處于比較落后的水平，不利于檔案的開發和利用。
2加強醫院檔案管理的對策
2.1醫院檔案的統一集中管理各級各地醫院都應當對檔案進行統一管理，建立完整的檔案庫，使檔案室成為一個獨立的有特點的科室，針對不同病區及病種分類排放，保證搜集檔案信息的快速及準確，充分的發揮其憑證和利用的作用。
2.2加強學習有關的法律法規由于各級衛生醫療機構對《檔案法》的認識不足，檔案法制觀念淡薄，所以，各級醫療衛生機構應該加強全院的干部職工的培訓學習，以便加強醫院法制化、規范化、制度化管理，才能更好的支持檔案管理工作。
2.3加強檔案管理制度為了增加各項規章制度在實際工作中的可操作性，針對醫院檔案室的規章制度比較凌亂的情況進行匯總，部分內容根據本醫院的具體情況作了相應的調整和補充，檔案室應該結合本單位檔案工作的要求，建立完整的工作制度，以便完善工作中檔案的借閱、參考、保密的工作，使工作人員遵守工作制度，防止工作疏漏出現差錯。建立由工會、職工代表和有關人員組成的院內公開檢查小組，對檔案室進行不定時的檢查，檢查內容是否真實、全面、及時，程序是否符合有關的法律法規，職工所反應的問題是否得到認真解決和答復。
2.4加強檔案工作人員素質的提高醫院管理工作的需求，創造性的做好檔案管理工作，因此，檔案管理工作越來越重要，對檔案室的工作人員也提出了更多更高的要求，檔案室工作人員應當不斷的學習，定期參加培訓，了解科室的工作性質和業務范圍，深入臨床科室進行醫療研究對檔案的要求，不斷提高自身的工作能力，從而進一步完善檔案室的工作。
目前我國醫院在制度建設上更傾向于醫療管理方面，而對檔案管理缺乏一定的投入，使其缺少相關的管理制度與規范。在我國醫院的現代化進程中，這一問題仍有待解決。醫院檔案管理制度的缺失，使得醫院檔案管理人員責任不分明，影響了其工作的進度，容易在日常的醫療工作中引發相關問題。
2人員素質的問題
目前我國醫院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業知識，通常是由臨床或者護理崗轉崗的老員工擔任。其對于醫療管理流程、檔案管理知識、電子信息技術等方面的知識掌握程度較低。
3硬件設施的問題
目前我國應用于醫院電子檔案管理的基礎設施還比較落后，無法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫院普遍缺乏對先進電子檔案管理設施的重視。硬件設施的不完善，使得醫院電子檔案管理工作發展緩慢。
二完善醫院電子檔案管理的措施
1建立健全的管理制度
對于管理制度缺失的問題，醫院應建立一套科學的、規范的、合理的電子檔案管理制度。只有實行科學規范的制度化檔案管理工作，才能實現醫院管理工作的現代化與信息化發展。醫院應根據國家的相關法律法規，結合本院工作情況，建立一套嚴格的檔案查閱制度，并逐步建立相關的檔案采集、檔案傳送、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責任，分工明確，并針對實際檔案管理工作中可能出現的各類問題的處理規定進行詳細的闡述，以保證該類問題發生后，可以采取相應的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據。制度在制定之后，醫院應切實執行，并要求檔案管理人員嚴格遵守。醫院應制定對應的獎懲機制，通過激勵的方式充分調動人員的積極性，以推動醫院電子檔案管理工作的進行。
2加強管理人員的培訓醫院應加強
電子檔案管理人員的培訓工作。培訓內容應包含：信息技術的應用、網絡安全知識、醫學管理知識等。醫院應定期的組織檔案管理人員進行培訓，提高人員的管理水平與專業技能。在培訓過程中，應將實際工作中遇到的障礙與難題進行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應充分了解醫療活動的規律，醫院的工作流程，學習各類數字化技術的應用知識，包括數字化醫療信息、數字化設備、網絡安全等技術的應用。同時還應學習檔案管理相關的法律法規與本院的相關規定。在實際的工作中，電子檔案管理人員應及時更新自身的知識庫，不斷學習先進的檔案管理相關知識。為了對電子檔案管理人員起到一定的激勵作用，應為其提供各類晉升機會，使其更加投入到工作中，以提升醫院檔案管理工作的整體水平。
3加大軟件與硬件設施的投入
電子檔案的安全關系著醫院的醫療安全與醫療信息的安全。醫院應加大基礎設施的投入，以推動電子檔案管理工作的進行。醫院應重視軟件與硬件設施的作用，應配置性能優越的計算機、刻錄儀、軟件等，并采用科學的方式存儲檔案信息，同時應配置高性能的網絡安全軟件，包括防火墻軟件、數據加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進的軟件與硬件設施是醫院實現檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設施能夠提升電子檔案管理工作的準確性與高效性。醫院應建立一套電子信息管理系統，該系統的應用能在很大程度上提升醫院電子檔案的管理效率。在實際管理工作中，檔案管理人員應及時更新軟件，并隨時關注電子信息技術的發展動態，保持與世界先進技術接軌。只有不斷提高醫院的信息化水平，才能有效的推動醫院檔案管理工作的發展。
4建立信息化的管理
網絡醫院檔案的信息量較大，類別也較多，應采用高科技手段，建立信息化的管理網絡，為無紙化數據庫奠定良好的基礎。醫院應建立科室、檔案室、醫院的三級管理網絡，通過網絡的創建明確醫院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統一操作、統一保管。通過管理網絡的實時監督模式，使各科室明確各自的責任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網絡實現了醫院多元化信息資訊的共享。醫院電子檔案的管理工作可實行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負責醫院病例的統計管理、醫療圖書的管理、計算機的管理，而綜合檔案科則主要負責對各門類、載體檔案的統一管理，同時監督醫院的檔案管理工作。通過這兩個部門的共同合作，實現醫院檔案管理工作的協同性。
在醫院日常管理工作中，管理人員只注重企業經濟的發展和基礎設施的建設，對會計檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的會計檔案管理意識不強，影響會計檔案管理的信息化發展。與此同時，會計檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的考核標準，從而在實際工作中，會計檔案管理工作人員不注重會計檔案信息質量的確定和工作效率的提升，不按照規范標準執行會計檔案管理工作。另外，現代信息網絡技術的運用，得不到有效的推廣，使醫院會計檔案管理的信息化速度非常緩慢，對醫院整體形象提升造成巨大影響。
（二）信息不全，檔案利用率低
在醫院長期的日常管理工作過程中，會計檔案管理遺留了很多會計工作人員的各種信息問題，檔案管理工作人員沒有及時整理和收集，造成相關信息缺失，使醫院會計檔案管理信息化發展存在信息不完整、不可靠的情況，給醫院其他部門工作人員的工作帶來影響。檔案管理考核標準的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網絡平臺的建設和與有關網絡信息的收集，從而降低企業其他部門工作人員的工作效率，致使會計檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價值。
（三）專業性不強，信息化水平不夠高
目前，醫院普遍存在不注重會計檔案管理工作人員培訓的問題，使檔案管理工作人員的專業水平不高，影響醫院會計檔案管理的信息化發展。醫院在經濟效益方面的重視高于檔案管理，從而導致會計檔案管理信息化發展缺乏專業技術指導，專業性差，影響醫院整體的運營效率。在醫院的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會計檔案管理工作專業人才的短缺，導致醫院會計檔案管理信息化速度緩慢，影響醫院整體的檔案管理有效性。信息網絡技術的不合理運用，導致醫院會計檔案管理信息化不強，嚴重影響醫院未來的長遠發展。
二、促進醫院會計檔案管理信息化發展的有效策略
（一）提高認識，加強檔案管理意識
我國現代化建設中，醫院管理人員要改變傳統觀念和經營理念，創新經營模式，提高對會計檔案管理信息化重要性的認識，注重檔案管理工作，增強會計檔案管理意識，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關管理制度，制定合理的會計檔案管理信息化考核標準，提高檔案管理工作人員的服務意識和專業水平，從而促進醫院會計檔案管理信息水平不斷提高。醫院要將會計檔案管理信息化發展與核心競爭力相結合，以促進市場競爭力的不斷提高，從而促進醫院經濟效益不斷提升。醫院想要長遠發展，提升經濟效益，就必須加強會計檔案管理信息化發展，提高會計檔案管理工作人員的服務意識，以促進醫院整體形象不斷提升。
（二）加強管理，完善檔案管理機制
現代化建設中，醫院會計檔案管理的信息化發展直接關系著檔案信息的安全，與醫院的長遠發展有著密切的聯系，因此，管理人員必須加強對會計檔案管理工作的監督，提高工作人員的管理意識，制定完善的會計檔案管理信息化工作規章制度，責任到人，以增強檔案管理工作人員的責任感和服務意識。隨著信息網絡技術的不斷運用，醫院會計檔案管理的信息化、自動化、智能化和現代化發展速度越來越快，在會計檔案管理的安全性上，工作人員要特別注意電子檔案信息的管理，以保障醫院會計檔案信息在網絡上的安全。在實際工作中，進行電子檔案信息的查詢，必須得到管理人員的許可才可以進入電子檔案管理中心進行查詢。例如，首先，要有個人賬戶和密碼，以便于進入電子檔案管理中心時進行登錄，進入電子檔案管理室時，要登記簽字，并且會計檔案管理工作人員要檢查攜帶的東西，以防止會計檔案相關信息被拷貝。然后，要經過電子檔案管理工作人員的審查和檢測，確認通過之后才可以進行查詢，以便于電子檔案管理人員對會計檔案信息進行有效管理。
（三）加強培訓，培養專業技術人才
目前，各種醫院的會計檔案管理工作人員的工作技能和專業水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進醫院會計檔案管理信息化發展。因此，醫院要加強對檔案管理人員的培訓，招聘懂會計檔案管理知識的人員，培養專業的信息網絡技術人才，以滿足醫院長遠發展需要。為了提高會計檔案管理工作人員的工作效率，醫院必須加強新人培訓，提升綜合素質，培養專業技術人才，打造一支高效率、規范化的檔案管理隊伍，促進醫院整體形象和市場競爭力不斷提升。
1.2健康教育檔案在病人就診時，可以使用健康教育檔案輔助醫生宣傳醫療知識，幫助患者了解更多科普知識，對提高全民健康水平，加強患者自我保護意識，起到了推動的效果。
1.3網絡化住院部通過網絡化的住院部，可以實現藥房、病區、住院部的快速互聯。通過網絡化檔案管理系統，直接計算出住院患者每天所需的費用，患者可以自行查詢，使醫患矛盾得到有效控制。
1.4信息共享通過信息系統，可以在全院快速地傳輸電子版的檔案與病例，不同科室可以直接調用系統檔案，使患者信息更加準確，幫助醫生判斷病情提供幫助。根據檔案可以對患者進行跟蹤質量，而且也可以實現不同醫院間的信息交換，使各級醫院的聯系更加密切。
1.5建立醫德醫風檔案建立完善的醫德醫風檔案是為了改變行業的不良風氣，通過計算機網絡技術等有形載體，對推動醫德醫風教育起到了極大的幫助。近年來醫患關系逐漸緊張，有很大程度上是受到行業不良風氣的影響。通過醫德醫風教育，為醫務人員樹立正確的職業道德標準，使醫院內部管理更加系統性，通過標準的業績考核制度與獎罰措施，提高醫院服務水平。目前醫德醫風系統包括滿意度、考核結果、物質文明、醫德醫風、人員管理等系統功能，可以記錄醫生的具體服務情況、獲得榮譽、投訴幾率等信息，并且對科室獲得的榮譽種類、便民措施、主題活動、投訴情況進行統計，開展各項滿意度調查活動，獲得更加準確的醫德醫風改進意見。根據收集的投訴調查與滿意度分析，可以直接了解到不同科室的實際管理效果，并且對醫療服務、質量、環境的得分進行排序。
1.6網絡化人事檔案管理在人事檔案中應用網絡化技術，可以解決繁雜的人工勞動，使管理人員可以開展其他工作，有效節約人力物力。通過網絡化技術可以直接發表職務變動、工資變動、檔案信息、人員名單等標準信息，使檔案檢索、人員名稱等信息更加正確。管理人員可以直接查閱入黨情況、工作時間、學歷、性別、科室等信息，方便制訂醫院工作計劃，對提高醫院運營效率有著非常重要的意義，也可以節約大量人力物力，為院領導制訂醫院發展措施提供準確信息。
2網絡化檔案管理措施
2.1建立組織協調機構為了實現新時代醫院體系改革的目標，建立起完善的網絡化檔案管理體系，必須先建立組織協調機構。通過組織協調機構的宣傳功能，來提高醫院工作人員對檔案管理工作的重視，并且制定出科學的檔案收集、利用、歸檔、保管制度，將制度納入績效考核之中，實現真正的動態檔案信息管理效果。醫院必須加強網絡化檔案管理系統的資金投入，支持檔案管理系統的建設與發展，添加新型網絡管理設備，使醫院檔案管理水平得到有效的進步。
2.2培訓網絡化檔案管理知識傳統的檔案管理主要使用人工方法，而紙質檔案雖然有其獨特的優點，但是繁雜的人工操作會影響管理效率，使檔案管理的實際效益無法發揮，阻礙了醫院提高檔案管理工作的推廣與執行。檔案管理人員必須及時了解新的網絡知識，并且定期展開技術培訓，加強管理人員專業素質，使其可以肩負網絡化檔案管理的工作任務。
2.3加強網絡安全防范醫院必須加強網絡化檔案管理系統的安全防范效果，完善網絡安全方案制度，明確劃分工作人員的個人職責。相關人員必須嚴格遵守系統操作原則，實施掌握系統的運行狀態，發現問題后上報問題。在院領導同意后，需要及時進行處理，如果出現硬件故障問題，就需要聯系維護人員，進行故障處理工作。升級防病毒技術，及時更新病毒庫，選擇適合的計算機防病毒軟件。由于計算機病毒更加嚴重，對網絡化檔案管理造成了嚴重的威脅，而且病毒的復雜程度與破壞性也在逐漸增加，所以必須做好醫院檔案的防護工作。保證醫院檔案的安全性，避免發生病毒感染問題，不會使檔案數據外流。使用現代技術，建立完善的數據檢索工作，并且設置相關權限，避免患者資料泄露。
2.信息化時代醫院檔案工作的特點分析
2.1醫院檔案信息存儲的數字化
通過紙質進行數字轉換的傳統檔案信息儲存方式，在信息化時代中將被電子文檔的形式所取代，從根本上改變了傳統儲存方式的問題（如受紙張限制）。另外，在對患者的服務過程中，能夠通過計算機技術中的聲音、視頻、圖像等功能的應用來對患者的信息進行檔案儲存，有效的提高了工作效率、工作質量。如今，以電子文檔形式來進行醫療記錄，已經逐漸的普及到了各級醫院的檔案管理工作中[1]。
2.2檔案處理的時效性
作為醫院的檔案管理部門，除了服務各個職能部門之外，也要對其上級的主管部門以及病人進行服務工作。電子化、信息化的檔案管理模式，能夠讓檔案管理部門在獲得其它部門信息之后，第一時間必須進行相應的處理工作。另外，通過計算機管理、現代通信網絡、光盤存貯、公共信息網以及視聽傳播等現代化的服務功能，能夠讓服務對象通過多種途徑來對檔案的信息進行有效的獲取，在節省時間的同時，有效的提高了利用的效率。
3.目前我國醫院檔案管理工作的現狀及問題
3.1缺乏規范統一的檔案信息化標準體系
就目前的情況看來，很多醫院內部中如病歷檔案管理、文書檔案管理、醫療文書管理、人事檔案管理、財務檔案管理等工作，存在著“各自為證”的現象。這將使信息不能得到有效的共享，從而形成了大量的“信息孤島”現象，沒有通過資源的共享來實現內部之間相互補充的效果。
3.2意識淡薄、觀念較為落后
醫院相關人員對于“檔案資源便是信息資源”的原則，沒有一個較好的意識。對于通過信息化所產生的電子報表、圖像文件、電子郵件等電子文件，沒有從檔案的角度來對其進行控制、歸檔、備份和利用。因為檔案意識的淡薄，缺乏專業的人員來對醫院各類的信息進行較好的收集、分類、整體、歸檔、開發等工作，從根本上沒有意識到檔案管理工作對于醫院發展的重要性。
3.3缺乏復合型人才
很多醫院在人才的培養中，只重視醫療技術人員素質的培養，而檔案管理人員的培養并沒有得到重視，就造成了檔案工作者專業知識老化、知識結構不合理的現象出現，缺乏了高層次的檔案專業人才。這些檔案管理人員的傳統管理技能，不管是從思想觀念上、還是從管理水平上來說，儼然已經跟不上時代的發展。這嚴重阻礙了整個醫院檔案工作的發展前景。
4.加強醫院檔案的信息化建設的對策
4.1組織檔案人員開展業務培訓
要想從根本上改善檔案管理的水平，首先必須培養一些懂得計算機技術知識的復合型人才。在邊學邊實踐的過程中，不斷的提高信息化的管理水平。首先，通過對計算機技能的掌握，達到對各種現代信息工具進行熟練操作的效果；其次，通過深入臨床一線，來調查和研究醫療、科研是否需求于檔案信息的互補，從而為更快更好的開發檔案信息打下堅實的基礎[2]。
4.2信息化檔案管理體系的創新
對于檔案管理部門而言，建立穩定、科學的信息化檔案管理體系和檔案管理制度是必備的前提。根據實際的情況，加大資金的投入力度，為檔案管理工作配備最新、最先進的技術設備，從而有效的實現檔案管理的信息化建設。另外，加強檔案管理的創新工作，從而有效的實現醫院檔案系統的統一化、標準化管理，以及統一的考核，使檔案管理和醫療業務真正的實現同步考核、同步發展的體系。
很多的醫療單位認為檔案是應該由學校建立的，與實習單位無關，所以對實習資料不重視，對原始資料的收集、把關和歸檔往往不及時，也不嚴格。管理體質也不規范，沒有統一的、客觀的、完整的標準，有的單位對于實習生的資料會有丟失的現象，導致有些實習生實習期間的檔案成為空白的，這對實習生來說是一種大大的損失。
1.2實習檔案的相關管理制度的不健全
在各地的教學中一般都是按照相關的制度來進行的，關于醫院內部相關的管理制度和各類人員的職責都有明確的工作職責，對于實習生檔案來說卻沒有相關的管理制度和職責，相關的考核制度更是少之又少。醫學管理制度的不健全與缺失，導致實習生的實習檔案成為空白，也使單位在招聘醫護人員是沒有良好的選擇標準。
1.3實習生自己對檔案的不重視
由于相關制度的不健全，醫院的不重視，導致實習生對檔案也不重視，認為實習檔案不重要。因此在實習過程中對于實習期間的資料進行任意的修改或者有造假等現象，也有的甚至會存在丟失的現象，對于實習檔案的客觀性、完整性、真實性、嚴肅性造成了嚴重的影響。
1.4實習檔案的參考價值較低
目前來說，畢業生就業時用人單位主要看的是學歷、儀表、言談舉止以及在校的表現等幾方面，對于學生的約束也是靠合同、協議，而不是實習檔案，忽略了個人的能力、素質和內涵，因此實習檔案的價值被嚴重的削弱了。
1.5實習檔案缺乏專門的管理
有的學校個人檔案在各系進行管理，但是對于實習階段的檔案存放在部門，存放時間往往都不清楚，很容易造成錯亂、丟失和毀壞，導致培養單位及用人單位之后尋找的時候難以查詢。而且現代化管理水平發展的很迅速，各種檔案都在網上進行管理，但是對于實習生實習檔案來說沒有任何的管理要求和管理系統進行查詢和參考，所以沒有完善的管理系統也導致了實習檔案無法進行有效的管理。
2醫院加強實習生檔案管理的措施
2.1加強對實習生檔案管理的重視
實習生和實習單位都應該充分的認識到實習檔案的重要價值，不能夠因為實習生在醫院的實習具有階段性、過渡性和流動性就對其不重視，實習檔案是實習生在學校的最后一階段生活、專業技能、醫德醫風的綜合反映，是學校為社會選擇人才的有效參考，也是實習生擇業時毛遂自薦的一個憑證。同時也是對學生的一個考核，醫院應該按照實習的教學計劃來建立實習生的實習檔案，真實、客觀、完整的反映出每個實習生的綜合素質和能力，為畢業生構建起就業的橋梁。
2.2建立完善的實習生檔案管理制度
實習生檔案的有效管理制度最主要的是要建立一套完整的實習檔案的管理制度，制定好歸檔范圍和歸檔時間、歸檔如何實施的辦法，明確專門負責實習生檔案歸檔的人員及其職責范圍，規范實習生在實習期間的資料收集、整理和上交工作，實習結束后醫院要負責對其實習檔案的檢查工作，并做好跟學校的轉接工作。
2.3提高實習檔案對于畢業生就業的參考價值
現在公司的選擇畢業生時會考慮學生的實習與否，所以學校為了提高就業率就會采取讓學生們去實習，來提高之后的就業率。學校往往會采取訂單培養、頂崗實習等增加到對學生的教學過程中，實習生的實習檔案在新的就業形勢下已經具有了積極的指導意義，還應該引導單位通過實習檔案來選拔人才，對學生的學習能力、組織能力、解決問題的能力、創新的能力等各方面進行了解，也要了解他們的心理素質、技能潛力和治理素質等各方面的情況。提高實習檔案在就業時候的參考價值。
3實習檔案管理的要求
3.1構建實習檔案的基本要求
完成實習檔案的組成，要制定標準的格式，一是要具有對實習生說明實習的要求、任務和內容的《實習指南》；二是基本情況調查表，記錄學生的基本信息，學校、班級、籍貫、曾獲獎勵與個人簡介等幾個方面的信息；三是實習科室記錄表，記錄學生在實習科室的工作情況起止時間等信息；四是實習過程的學習成績獎懲資料；五是實習鑒定表，主要是記錄實習生在醫院實習的各個方面的表現，由科室進行評價、簽字和蓋章。實習結束后實習生將這些資料整理好上交到學校進行歸檔，在學校進行統一的管理。
3.2實習檔案的管理要求
實習檔案應當和個人檔案一樣進行明確的管理，要有專門的人嚴格的按照檔案管理的方法來管理，要全面的反映實習生各方面的素質和能力。實習檔案要根據人才市場的需要，收集學生的實習資料，要避免一種固定的、沒有創新的格式，要使檔案可以反映實習生的真實信息，而不能成為為了提高就業率而存在的材料。
1.2設備問題醫療單位多數辦公用房都為臨床用房,行政科室辦公用房普遍緊張,檔案室面積多數不達標。此外,由于重視不夠,檔案管理投入設備相對陳舊,計算機功能僅能實現保存和檢索資料信息作用,難以實現整個醫院檔案信息有效開發和共享功效。
1.3資料問題如今,檔案材料載體形式多樣化,醫院檔案管理面臨著資料收集困難問題,造成了醫院整體檔案資料不夠齊全。
1.4方法問題目前,多數醫療單位的檔案管理并沒有結合自身特點和需求體現出醫院檔案管理的特殊性,且大部分醫院只注重收集和整理,而忽略了信息資源的開發和利用,不能充分體現醫院檔案管理的價值所在。
2醫院檔案管理對策
2.1人員對策醫療單位應通過會議、培訓、參觀學習等多種形式來宣傳呼吁檔案工作的重要性,提高全員檔案管理意識。同時,要重視檔案人員的專業技術培養,不斷提高檔案隊伍業務水平?？蓪n案管理納入年終的目標考核,凡是歸檔不達標的科室要予以扣罰績效獎勵。
2.2設備對策要加強檔案管理的設備投入,配備必要的檔案裝備和工具,按照實際需要建造獨立檔案室,確保室內溫濕度達標,采用防磁柜、密集柜等保存檔案,更新檔案管理工具,提高管理技術,應用現代化信息技術,設計和使用符合醫院實際的檔案管理軟件,并納入醫院辦公自動化系統,確保檔案信息安全。
2.3材料對策醫療單位應建立完善的檔案管理制度,明確歸檔立卷要求,通過多種渠道擴大檔案收集范圍,確保檔案資料收集的完整、準確和齊全。
2.4方法對策醫療單位要完善自身檔案管理制度,建立檔案工作的標準體系,把檔案管理納入各科室崗位職責,建立科室年度檔案達標的目標管理機制,逐步規范檔案管理。同時,要充分發揮檔案的使用價值,必要時進行二次匯編,為臨床科研和行政管理提供參考依據,在醫院建設、行政管理和臨床科研中發揮檔案應有的作用和價值。
在新型檔案管理運行機制中，重視檔案管理人才的培養。綜合利用醫院檔案管理全職人員和各個科室中的兼職人員，定期組織兼職人員進行專業培訓，豐富其專業知識，提高業務水平，掌握基本管理技巧，并充分利用自身優勢，更高效地管理各個科室中的檔案資料，并將其有序組織起來，這不僅能夠減輕全職檔案管理人員的工作壓力，還為醫院培養了大量的檔案管理人才，有效利用了各科室的優勢，切實保障了檔案資料的準確、可靠。
2構建新型的檔案管理運行機制的措施
2.1構建有效的運行機制
加強檔案管理制度建設，構建有效的運行機制，創設一種積極創新、注重人才培養利用、強化服務能力的良好氛圍。不斷創新工作手段，明確各個崗位職責，構建有效的獎懲、考核制度，進而保證檔案管理運行機制的高效運營，促進各項檔案管理工作的有序開展。
2.2有機整合管理體系和運行機制
管理體系作為檔案管理工作的制度保障，能夠規范各項檔案管理工作，而新型運行機制增添了檔案管理工作的人性化氣息，使得檔案工作更加全面化，它強調管理和服務的同等重要，也更加注重檔案的開發利用，它堅持動態管理和穩步持續推進，管理體系和運行機制的整合可顯著提升檔案管理水平，最大限度地發揮檔案材料在醫院發展建設中的作用［3］。
2.3培養綜合素質較高的檔案管理人才
在新型檔案管理運行機制中，強調管理人才的培養?，F階段，各個醫院中的檔案管理人才普遍不足，有效的檔案管理運行機制，有助于人才的培養利用，可充分利用人才。伴隨著醫療衛生改革的全面深入，檔案管理工作作出了一定的調整，技術更加先進、內容日益多樣、分工趨于明確，這也對檔案管理人員提出了新的要求和更高的挑戰，要求既要培養管理人員的專業技能，還應全面掌握最新科學技術和現代化的管理手段。
