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人事檔案是個人身份，工作、學歷、人事關系等最真、最直接的記載，是社會和用人單位了解人、使用人的重要載體和依據，直接關系到人事安全和人才利益。流動人員人事檔案是人事檔案的一個重要的組成部分，在過去的20年里，流動人員人事檔案管理對人才合理的配置和有序的流動做出得很大的貢獻，但傳統的流動人員人事檔案的管理模式已無法適應新的形勢，而基于網格的流動人員檔案管理是一個很好的選擇。
二、網格的相關理論
（一）網格的含義
網格（grid）是科學家針對當今的一些科學難題于20世紀90年代初提出的新概念，目前尚無精確定義，但大多數學者認為網格是一個一致、開放、標準的計算環境的信息基礎設施，它作為虛擬的整體而使在地理上分散的異構計算資源以達到資源共享，協同工作等目的。
（二）網格的特征
1、集成性與異構性。網格把地理位置上分布的各種資源集中在一起構成一個有機整體，協調分散在不同地理位置的資源使用者。
2、共享性和協商性。網格中的任何資源都能夠被共享協商使用，資源請求者和提供者通過協商可以得到不同的服務，滿足不同的需要。
3、自治性與統一性。網格資源的擁有者對該資源具有最高管理權限，網格允許資源擁有者對它的資源有自主的管理能力，同時它又需要接受網格統一管理。
（三）網格的系統結構
常見的網格體系結構主要有五種，但目前較為重要的是五層沙漏結構和在五層沙漏的基礎上結合WebService提出的開放網格服務結構。五層沙漏體系結構是一種以“協議”為中心的結構，它從底層開始分別為構造層、連接層、資源層、匯聚層和應用層。開放網格服務結構與五層沙漏體系結構一致，但是它符合標準的WebService框架，是強調以服務為中心的“服務結構”。
三、網格在流動人員人事檔案管理中的應用探討
（一）網格技術在流動人員人事檔案管理中的可行性分析
1、技術上的可行性。網格技術的研究始于20世紀90年代中期，如今已經成為當今信息技術研究的一大熱點，國際上涌現了大批網格研究項目，許多IT企業也積極行動參與相關的技術研究，推出相關支持網格的軟、硬件產品。網格標準、網格瀏覽器、服務器、數據庫以及網格操作平臺的出現證明網格的應用在技術上已經成為可能。
2、實踐上的可行性。網格計算在全球有了許多應用的案例，尤其是企業網格近年來取得了一定的進展。在我國網格技術也已經在生物醫藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農、林、水利、航空、金融等行業得到應用。另外，目前我國的人才機構大部分已經擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內部技術為網格的應用提供了實踐上的可能。
3、經濟效應上的可行性。目前，我國各地的人才機構雖都已經開始了信息化建設，但由于沒有統一的規劃與標準，造成重復建設嚴重，許多資源無法合理的運用，而網格技術能把已有資源進行整合充分發揮它們的作用，在不增加投資的情況下，有效、高效地使用現有資源，提高服務性能，這在經濟效益上為網格技術的應用提供了可行性。
（二）網格技術在流動人員人事檔案管理中的必要性分析
1、管理中存在的問題需要網格技術。在過去的20年里，我國流動人員人事檔案管理雖然取得了不俗的成績，但是也存在不少的問題，缺乏統一的戰略規劃，各個部門的應用軟件系統在平臺、數據庫、網絡、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協作的管理運作體系，隔離的檔案網絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現象嚴重，而網格技術能很好地解決這些問題。
2、新的管理模式與發展趨勢需要網格技術。傳統人事檔案制度是計劃經濟體制下的產物，其本質所體現的是個人對國家機關、企業單位的依賴關系，而目前在市場經濟條件下，人才正逐步由“單位人”轉為“社會人”，社會化、信息化和標準化是流動人員人事檔案的管理未來的發展方向，個人誠信體系的建立也將是大勢所趨，而相對的人事檔案需要整合的資源、服務的種類和需要處理的數據也會急劇增加，由于各機構地理分布廣泛，管理域不同，管理策略和安全需求的不同，這就需要一種技術能很好的協調和解決這些問題而網格技術是其最好的選擇，它能夠很好地適應這種趨勢的發展，并為其提供技術基礎和標準平臺。
（三）網格技術對流動人員人事檔案管理的作用
1、引發人事檔案管理模式更深層次的變革。傳統經濟的人事檔案是以手工與紙介質管理為主的，檔案的更新、傳遞、查閱都很不方便，而網格環境下檔案管理是協作的、開放的，能夠方便單位、個人對檔案進行及時更新、查閱、適用流動人員的發展趨勢，而這必將引發管理模式更深層次地變革。
2、有利于檔案資源共享，實現“一點受理，多點服務”。目前由于管理政策不統一、平臺系統不統一和數據庫結構不統一等造成檔案資源難以共享，而網格的共享性、異構性能很好地解決這些問題，實現流動人員的檔案委托中心或工作站保管，并可以就近地在任何分中心或工作站開展相關檔案的后續服務。
3、有利于管理部門、單位、個人的協作互動、促進人事檔案的更新。動態的業績更新是人事檔案的一項重要內容，是提高檔案價值的所在，網格技術能夠使地理位置不同區域的管理部門、單位、個人擁有不同的權限通過不同的入口對檔案進行查閱、及時更新等。
4、有利于檔案的利用和開發及個人誠信體系的建立。利用網格技術可實現流動人才的人事服務的跟蹤和輻射，拓展檔案部門與社會其他部門（如公安、銀行等）的信息交換，實現個人誠信檔案的建立與更新
四、基于網格的流動人員人事檔案管理的實現
（一）流動人員人事檔案管理信息網格的整體模式
流動人員人事檔案信息網格就是利用計算機網絡把地理上廣泛分布的、各級流動人員人事檔案管理機構擁有的計算資源、存儲資源、網絡資源、軟件資源、信息資源等連成一個邏輯整體，然后像一臺超級計算機一樣為用戶提供一體化的人事檔案信息應用服務。
流動人員人事檔案信息網格的建設可以與流動人員區域性人事檔案建設的結構相同，如圖1所示。
可以分為不同的層次，以行政區域為主，輔以地理區域相結合。但從整體上看，它存在一種層級遞進的關系，縣級聯入市級，市級聯入省級，最后構成國家級。各級之間以及各隸屬關系之間的資源是共享的，其結構如圖2所示。
因此，流動人員人事檔案信息網格建設可以采取“總體規劃、分步實施、循序漸進”的方法，通過試點示范工作逐漸鋪開。
通過建立流動人員人事檔案信息網格，人事檔案管理部門可以充分利用現有的工作基礎，整合和管理分散在各個部門的信息資源，建立一個靈活的、富有彈性的人事檔案管理信息基礎設施，最大限度地減少信息化建設方面的重復投資。
（二）分層的一體化網格信息平臺結構
流動人員人事檔案信息網格建設是一個廣域、長時的動態建設過程，它需要將不同地域、形式各異的資源進行整合，需要兼容各種產品的更新換代。流動人員人事檔案管理信息平臺是這一建設中最基礎的部分，為了最大限度地實現人事檔案各部門間的資源共享、協同操作，實現任何操作系統平臺上的數據交換和程序連接，進而集成各種新技術和新產品，這種基于網格技術的分層一體化信息平臺體系結構由六個部分組成：
1、數據網格與計算網格。它是流動人員人事檔案信息平臺的基礎組成部分。數據網格集成多種異構、分布的數據源，進而為海量數據的存儲、傳輸、處理與融合提供基礎框架。計算網格由多個服務器集群構成，通過集群技術將各企業的服務器融合成為一臺透明的、強大的高性能計算機，用于提供高性能計算服務。
2、信息資源網格。該層基于數據網格和計算網格構建，對來自數據網格和計算網格的數據與結果進行處理形成信息資源并將信息資源提供給服務網格層。
3、服務網格。提供流動人員人事檔案管理系統所支持的各種服務，同時對于各人才機構的應用系統提供支持，這種服務支持包括信息服務、計算服務和智能信息服務等。
4、系統建模與應用模板。根據來自應用系統和個性化服務訪問接口的不同要求，相應地生成專有的系統模型和應用模板。服務網格根據其生成的系統模型和應用模板，向應用系統或用戶提供符合要求的服務。
5、個性化服務訪問接口。針對各企業和個人的不同應用要求，人事檔案各個應用系統通過該接口可以很好地與人事檔案信息平臺進行交互，進而獲取量體裁衣的個性化服務，是信息平臺通用性、交互性、實用性的重要表現部分。
6、開發規范與控制平臺。它是信息服務平臺的中央控制中單元，通過該平臺的集中統一控制，使得新建的服務網格、信息資源網格、數據網格和計算網格等各個子系統符合統一規范。利用實現系統的互通、互聯相互操作，進而在管理控制平臺的統一控制、協調下發揮流動人員人事檔案管理信息平臺的最大優勢。超級秘書網
五、結束語
流動人員人事檔案管理正逐步走向標準化、信息化、社會化，網格技術作為一新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化、標準化，并逐步進入實際生產應用階段。將網格技術應用到檔案管理，它不但能彌補由因特網的不足而帶來的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發展提供新的環境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。
參考文獻：
1、閏靜.網格技術應用于檔案工作的設想[J].湖北檔案,2005(2).
2、陶碧云.檔案異構數據庫與網格技術[J].檔案與建設,2006(9).
二、下崗失業人員檔案管理策略分析
（一）加強檔案管理人員的責任意識
社會經濟的快速發展，社會環境的不斷變化，下崗失業人員檔案管理工作的重要性也在不斷加強。下崗失業人員的檔案管理工作不僅可以為用人單位的人才選用提供參考資料，還影響著國家民生政策的制定和落實，關系著社會保障制度的建設和完善。下崗失業人員的檔案管理工作人員要從思想上重視檔案管理，在工作中不能有馬虎對待的心態，要增強對失業人員檔案管理的責任感。檔案管理人員要將檔案的管理工作放在議事日程中，要認真按照相關法律和規定的要求，健全檔案管理制度，明確檔案管理職責，確保下崗失業人員的檔案管理工作的精細化與嚴謹化。針對下崗失業人員檔案的收集工作，一方面要引起足夠的重視，從思想上加強對檔案收集工作的重視程度，另一方面也要發揮內外監督的作用，避免檔案收集工作中的人為差錯。下崗失業人員的檔案管理工作要想做好，就要注意與當地就業服務部門的聯系與溝通，確保下崗失業人員的檔案移交工作不出差錯，能夠在第一時間內將下崗失業人員的檔案轉到就業部門保管，加強對檔案的管理與利用。
（二）提高個人的檔案管理意識
下崗失業人員的檔案管理工作，也需要個人要提高檔案管理意識，不能隨意地處理自己的檔案。下崗失業人員的檔案作為一項重要的文件材料，可以提供個人經歷、思想政治、品德習慣等方面的信息，尤其對于下崗失業人員的再就業有著不可忽視的作用。下崗失業人員在求職過程中，涉及到工齡的計算、養老保險的辦理等都需要檔案來提供材料的。在當前雖然有的工作單位可以為下崗失業人員補辦新的檔案，但是之前的工作經歷、個人材料等內容都不能再次出現。在現實生活中，總有一些人不重視自己檔案的投遞，在需要檔案時發現自己的檔案已經不知何去，有的雖然跟用人單位簽訂了合同，但是沒有及時辦理檔案的相關手續，直接影響了個人的工齡、保險等的辦理。提高個人的檔案管理意識，加強個人對檔案管理重要性的認識，直接影響到個人的基本利益，關系著下崗失業人員的檔案管理工作的完善。
（三）明確檔案管理工作職責
各級政府部門要不斷加強對下崗失業人員的檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責，實行有效的責任追究制度，定期檢查和修改檔案管理工作中的不完善地方，及時查清事實責任，嚴肅處理檔案管理工作中的不作為現象。在檔案管理工作中出現審查不合格的人員，要給與批評或紀律處分，堅決杜絕偽造檔案材料、提供假證明的現象，確保檔案的真實性和完整性。針對檔案管理工作中出現的違反法律和道德規范的人員，絕不能姑息縱容，要堅決撤離或辭退，問題嚴重的更是要追究責任。同樣，對于下崗失業人員檔案管理工作中出現的良好行為和現象要給予表揚，發揮優秀人物的榜樣作用，起到引導工作新風尚的良好效果。
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績?？傊?，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
2.開發人事檔案信息資源為師資隊伍建設服務
我國職業教育的大發展即將到來。師資隊伍是教育發展的基礎條件，只有盡快培養一支業務熟練、技能精良的師資隊伍，職業教育的跨越式發展才有可能實現。然而，與快速擴張的職業教育規模相比，師資力量不足問題日益突出。在學生數量迅速增長的同時，師資隊伍卻相對發展緩慢。數據顯示，目前我國高職學校的生師比遠未達到教育部規定的18∶1至15∶1的標準，而且還存在結構不合理、知識技能要求不達標等問題。按照職業教育發展規律，職業院校需要的主要是“雙師型”教師。這是指既有良好的職業道德、較強的教育教學能力，又有豐富的實踐經驗、較強的專業示范技能和較強科研能力的教師。由此可見，如何培養出高水平和高技能、能適應高職教育的師資隊伍，是高職院校人力資源管理需要重點思考的新戰略。解決高職院校師資人才短缺、結構不合理問題的有效途徑是培養與引進相結合。因此，要充分挖掘人事檔案信息資源，應用人事檔案信息系統的統計數據，分析各專業現有教師的類型結構、學歷層次、職稱級別、年齡結構等，制訂出切實可行的人力資源培養計劃，鼓勵教師提升學歷學位，有計劃地輪流選派教師參加非學歷學位進修培訓，安排教師到企業掛職鍛煉，做訪問工程師等，促使教師盡快具備雙師素質。另外，再引進一批急需的高層次人才，以優化師資隊伍結構加快人才隊伍建設，實施“人才強?！睉鹇?。還可以利用人檔案信息資源了解教職工相關信息，根據不同人才的能力和特點的不同，因事擇人，用人以治事，促進人才在各部門之間合理有序地流動，做到人盡其才，才盡其用。
3.創新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權
人事檔案作為人才信息資源的載體，人事檔案信息也歸屬于公共信息資源，屬于信息公開的范疇，應取之于民，用之于民。但由于人事檔案具有機密性這一特點，為了確保人事檔案的保密和安全，現行的人事檔案管理制度明確規定“，任何個人不得查閱和借閱本人及其直系親屬的檔案”，人事檔案的管理過程一直是完全保密的，人事檔案對個人一直蒙著一層神秘的面紗。其實人事檔案的很多材料都是由每個人自己填寫和簽字完成的，可以說每個人都是自己人事檔案建立的參與者，可他們卻對自己的檔案知之甚少?，F今人們對人事檔案信息的需求不斷增加，對人事檔案知情權的訴求欲加強烈。作為人事檔案的管理者要站在科學發展的高度，解放思想，更新觀念，勇于創新，樹立“以人為本，立檔為民”的服務意識。在開發檔案信息資源的同時，適度公開人事檔案信息，允許本人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，讓檔案信息流動起來，變死檔案為活信息，提高檔案利用效率，保障人事檔案知情權的實現。如何在保證人事檔案機密性和安全性的前提下，向教職工本人和有關部門合理適度公開人事檔案信息，這是每一個檔案工作者面臨的一道難題。難就難在“合理”二字，哪些內容可以開放，把握好這個度是關鍵。既要維護人事檔案的完整與安全，保護國家組織機密和個人的隱私權，又要盡量滿足個人和相關部門的知情權,保持知情權和隱私權的統一?！叭g二歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷、簡歷）是人事檔案的核心內容，也是利用最多、最頻繁的。每卷人事檔案都要進行“三齡二歷”的審核，并打印出基本信息審核表，本人簽字確認，組織蓋章。筆者認為這些基本信息對本人無密可保，可以向本人和有關部門適度公開，但是關于個人考察評價、處分及有關身心健康等隱私材料是要絕對保密和限制利用的，既要保障人事檔案知情權，又要保護個人的隱私權，維護當事人的合法權益。
二提高人事檔案對人力資源管理作用的策略分析
人事檔案是人力資源管理工作中的基礎，更是人力資源管理工作中的重點，在目前以人為本的經濟市場發展背景下，只有對人事檔案進行科學的管理，才能夠提高人事檔案對人力資源管理的作用。
（一）優化檔案管理手段及方法
首先是要優化人事檔案的管理制度，增強人事檔案的真實性及時效性，在人事檔案的管理中，要針對目前所出現的具體問題來建立起科學的檔案管理制度，將人事檔案的管理工作更加細致化與制度化，實現認識檔案的動態調整及考核。其次是要優化認識檔案管理的方法，筆者建議：可以采用現代化的人事檔案管理系統來進行，將企業人事工作的每一項變動都錄入到人力資源檔案中，并且具體的負責部門要經常與其他部門進行接觸與聯系，收集組織內部每個人員的工作狀態、工作能力及工作調配，通過科學的管理制度和先進的管理方法，不僅能夠讓人事檔案的記錄內容更加豐富、全面，能夠提高人事檔案管理工作的效率。
（二）提高人事檔案管理人員素質
現代化的管理方法及管理手段就需要具備現代化專業技能的人才進行支撐，所以，人事檔案管理人員的素質尤為重要，要根據自身企業或組織的實際情況來更新現有人力資源的管理模式，對人事檔案管理人員的綜合能力進行嚴格的把關，并且管理人員必須要具有真實的專業學歷及專業技術，并且在參加工作前要進行科學的入職培訓，增強管理人員的環境適應能力及科技學習能力，激發檔案管理人員工作的積極性及主觀能動性，這樣才能夠確保人事檔案管理工作有效的開展。
1.2缺乏健全的人力資源檔案管理制度體系企業人力資源檔案管理制度體系的不完善主要表現在難以收集企業人力資源。人力資源檔案歸檔范圍沒有明確的標準。比如不同行業的企業都有涉及內容復雜的項目，并沒有明確的標準規定明確需要加入歸檔范圍的項目。如果只是根據不同行業的企業需要來確定，這具有相當困難的操作性而且很難實現。其次，企業的人力資源檔案形成需要許多的部門，這導致了形成途徑多而繁雜帶來的困擾。有時候每個部門不能明確自身的工作內容，當真正出現問題的時候，各個部門互相推卸責任，不能及時找到負責的相關部門，嚴重降低了解決的效率。也會對檔案的收集產生不能忽視的影響。
2解決人力資源檔案管理問題的措施
2.1健全人力資源檔案的管理制度健全的人力資源檔案管理制度的建立是保證人力資源檔案管理工作順利進行的必要環節。首先企業應該建立正確的合理的人力資源管理制度，這樣才能實現檔案的有效管理，明顯避免不稱職的工作人員出現的工作態度不認真的問題。其次要求管理制度能夠簡明扼要，因為過于繁瑣的管理制度會導致人力資源檔案管理質量的下降。再次是要保證管理制度的全面，由于企業的領導或者是員工都要遵守企業的人力資源檔案管理的制度，所以應該體現制度的公平性，這樣才能夠實現管理工作保質保量的完成。要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源管理制度。最后，要體現管理制度的威信和威嚴，必須明確獎懲制度。
2.2提高人力資源檔案管理功能人力資源檔案管理的功能應該進一步的得到提高和改善。這樣才能加強人力資源檔案管理記錄真實而且更加全面的內容。這樣使人力資源的檔案管理能夠更好的實現其功能，保證企業在激烈的市場競爭中能夠長期穩定的發展。
2.3提高人力資源檔案管理人員的素質人力資源檔案管理的核心是人力資源的管理人員。由于很多企業的人力資源檔案管理人員的工作態度不認真或者缺乏專業技術知識，導致整體的人力資檔案管理人員的綜合素質不高，這直接影響人力資源檔案管理工作的順利進行。所以提高人力資源檔案管理人員的綜合素質具有十分重要的意義。隨著信息技術和網絡技術的快速發展，傳統的人力資源檔案管理方式已經漸漸地會被淘汰，所以人力資源管理人員應該掌握相應的計算機技術，不斷提高檔案管理能力，在企業定期的專業知識培訓中學到有利于人力資源檔案管理發展的知識的技能。
2.4人力資源管理的信息化建設過去長期以來，人力資源檔案管理模式都維持著全封閉或者是半封閉的狀態。所以對于對于開發和利用檔案信息資源的想法，就只是想想而已，如果真正想要實現這個目標，還是個挑戰而且還很有難度。這種落后的檔案管理模式制約著檔案信息共享的步伐。而且隨著信息時代的到來，這樣傳統的管理模式已經不能夠滿足信息社會的各種需求。所以解決人力資源檔案管理信息化的問題迫在眉睫。企業越來越凸顯出需要人力資源檔案管理的信息化建設，這樣可以大大提高人力資源檔案管理的效率和質量，同時還能夠極大程度的提高人力資源檔案信息資源開發利用的能力，最終實現實現人力資源檔案的信息資源共享?？焖侔l展的科學技術對社會的每個行業的發展都帶來了十分巨大的挑戰，所以人力資源檔案管理應該擺脫傳統的管理模式，更加充分的利用現代信息技術實現人力資源檔案管理的新形式。所以應該利用信息化建設實現人力資源檔案管理模式的轉變，信息化的應用能夠降低人力資源檔案管理的投入成本，而且能夠極大程度的規范業務流程，提高人力資源檔案管理的基礎管理。人力資源管理信息化建設，將先進的科學技術應用到企業的人力資源管理部門，實現更好的管理模式。
二、檔案管理面臨的問題
（一） 管理手段落后
我國當前大多數檔案管理都是借助國外優秀經驗，以信息管理為例，其為檔案管理人員提高工作效率、保障檔案真實性提供了工具和手段。從管理上來講，檔案管理又是一種具有政治性和機密性的工作，因此在實際工作中要求要有專門的管理和單獨的資料保存方式。因此，在現實要求和條件下，當前大多數檔案管理的手段還不夠成熟、相對落后。
（二）信息把握程度不夠高
當前管理檔案面臨的最突出問題首先是檔案材料內容的把握。實踐中檔案材料存在著與現實內容不符合的現象，例如在人事檔案中記載人員的出生年月有公歷也有農歷記，不統一，年月記錄格式也不統一，對于入團或入黨時間記錄模糊不清、時間順序先后不合理等等。這些都集中體現了信息把握程度的不成熟、不準確。
（三） 檔案利用程度不高、面不夠廣
我國當前的檔案管理制度，特別是人事檔案管理制度相對不成熟，也使得檔案管理中檔案的利用程度不夠成熟、檔案的價值利用率普遍不高、檔案材料的利用面也不夠廣。而由于現實原因，有部分檔案管理工作還無法完全信息化。這對檔案的檢索和查閱造成了無法估量的影響。另一方面，檔案的作用價值宣傳也沒有完全實現推廣，這對檔案的利用率也造成不良的影響。換個角度看，整體社會對檔案使用的認識程度也不夠高，檔案管理人員在推廣工作上的精力也相對較少，這進一步加劇了上述問題的凸顯。
（四）材料缺失
資料整理是檔案管理的重點?？己丝疾毂砼c個人履歷表成了當前人事檔案管理中的關鍵，除此之外還有培訓資料、獎懲資料等等歸檔資料。這些資料的歸檔在實踐中卻無法完全按時按章完成，特別是加蓋公章的審核材料，不少在年檢的時候還無法及時歸檔。另一方面，由于現實的各種原因，如人員交流學習、領導干部身兼數職等也容易導致管理檔案的材料缺失。這些都使得檔案管理材料缺失成為檔案管理工作面臨的一個挑戰。
（五）管理人員素質因素
當前檔案管理人員的素質已經逐步影響并深入到檔案工作的各方面。主要體現在三方面：一是，人員缺乏專職專崗管理。當前，檔案管理人員相對較少，多數單位的檔案管理人員是兼職人員，而兼職的不穩定容易給檔案管理工作的持續性帶來不良影響，甚至影響工作效率。流動性強也使得當前部分檔案管理人員的工作責任心不強，服務意識相對薄弱，經驗也相對缺乏。這些也是上述其他原因的直接影響者，使得檔案材料歸檔不及時、利用程度不夠廣、檔案管理材料缺失；二是檔案管理制度和體系不完善。檔案管理制度與體系的建立需要各方面的支持，當前不少管理者對檔案管理的科學化和制度化還存在認識不足的情況，這也直接導致檔案管理體制建設的長期停滯不前。而制度與體系是影響檔案管理的根本所在，特別是監督管理機制，必須健全完善相應的檔案管理制度和體系，唯其如此才能將檔案管理工作做好；三是，檔案收集工作意識不強，導致檔案收集管理工作不夠完善。當前不少檔案收集工作還必須得依賴于個體自我收集再進行歸檔，這容易導致檔案無法及時歸檔。而究其原因是人思想意識的不充分。不少人認為歸檔的資料可歸檔可不歸檔。這種思想意識也使得制度建設、體系建設難度隨之加大。
三、提高檔案管理人員的必備素質
隨著科技發展，檔案作為歷史記錄的信息來源和知識載體成為經濟發展、社會進步的重要資源。檔案管理隨之也成為各項工作開展的關鍵之一，而作為一種技術性較強的專業工作，檔案管理借助計算機網絡技術也隨著社會發展在不斷進步，這要求檔案管理人員素質也必須相應提高。此處所指的必備的素質主要指政治素養、理論水平以及實踐能力。針對上述的素質要求，此處結合實際工作經驗對檔案管理人員素質的提高提出一些建議。
（一）政治思想素質的提高
檔案管理作為一種服務性工作，服務性也是檔案工作發展進步的基礎。作為與其他工作緊密聯系在一起的檔案管理工作，必須要求檔案管理人員有強烈的責任意識和過硬的政治素養。此處的政治素養主要包括：一是要有較強的工作信念和正確的職業理想，并且有一定的政治敏銳性和嚴正的政治紀律性；二是能夠有良好團隊精神和協作能力；三是必須有愛國敬業、淡薄名利、無私奉獻的道德品質。這些體現在實踐中主要有：愛崗敬業，忠于職守；擁有嚴謹、嚴格的科學態度和務實的做事風格；具有一定的保密觀念和良好的保密作風；能夠鉆研業務，能夠全面提高個人素質，在工作中應用自己的理論知識。提高檔案人員政治素質，必須在實踐中不斷地自我學習，單位和組織應當適當開展相應的政治素養培訓和學習。當然，前者重于后者。自我教育、自我凈化能力是考驗政治思想素質的關鍵所在，也是保持政治思想素質的根本，只有通過自我修養才能全面扎實全面提高自己的政治思想素質。
（二）專業實踐能力的提高
檔案專業知識是檔案工作實踐的基礎，良好的、扎實的檔案專業知識是檔案管理人員實踐的必備素質。檔案管理工作的實質要求檔案管理人員必須對各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時，能夠實現檔案專業與其他相關專業的滲透和融合，這些相關專業知識包括自然與人文知識，現代網絡計算機知識等等檔案管理必需的理論知識。
隨著社會的發展和相關管理理念的更新，檔案管理工作必須能夠有新理論、新思想、新知識和新技術。相關管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續系統地學習相關的新檔案知識。上級主管部門在可行的情況下可以加強檔案管理的崗位培訓以及繼續教育，鼓勵檔案管理相關人員不斷探索新技術的實踐，積極開展探索檔案管理領域的相關學習。特別是當前計算機網絡技術的應用，注重計算機技術和其他相關的網絡信息化技術的學習是全面提高檔案管理的關鍵之一，因此在可行的前提下可以通過定期的學習進修和新技術的專題培訓，特別注重崗位的培訓和技能的實訓。在實踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓體系。
當前，信息化已經成為各行各業發展的重要支撐，因此，提高檔案管理人員的信息管理能力也成為當前檔案管理人員素質提高的重要組成部分。計算機作為檔案管理工作的重要工具，在提高檔案管理工作效率以及方便檔案管理工作上的作用越來越凸顯。檔案管理人員是否能夠及時獲取信息和資源甚至取決于信息技術能力。因此可以針對地開展對信息網絡技術培訓，并定期更新相應的培訓教程以適應發展迅速的信息大環境，從而實現檔案管理人員熟練利用信息、獲取有用的檔案信息。檔案管理人員也可以利用互聯網進行學習，通過提高自身的信息知識水平適應檔案信息化的發展潮流。
（三）檔案管理創新能力
二、不斷提升檔案管理工作人員的服務意識水平
根據目前來看，我國當代檔案管理工作主要分為以下兩個方面，首先，對檔案進行保存與管理。檔案的保護工作是保障其完整性與安全性的活動，從而為后期應用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對檔案資料進行保護，并且為公眾提供檔案信息服務工作，從而更好的為國內社會主義現代化建設提供服務；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應用。通過當前檔案管理部門與相關部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對檔案信息進行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應用提供有力相應服務，從而體現出檔案管理工作人員在檔案管理活動中的價值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務意識對檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動具有著十分重要的作用，因此，其服務意識水平決定著檔案管理工作水平，同時，對檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當前檔案管理工作人員的服務管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價值，因此，筆者認為需要通過提高檔案管理工作人員的服務意識水平，即可實現提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關管理工作人員需要結合當今科學檔案管理方式對檔案信息進行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進而保障國內檔案管理工作得到可持續發展。
三、不斷提升創新能力以及樹立創新意識以提高檔案管理水平
隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，人們對提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進一步提升，則相關檔案管理工作人員不僅需要具備與時俱進的管理工作思想，而且還需要具備有創新能力，從而有效推動當前檔案管理工作的發展，因此，對于當前檔案管理工作而言，創新能力是相關檔案管理工作人員必須具備的素質，這不僅是當代檔案管理工作的發展需求，而且也是檔案管理工作未來發展形勢所決定的。另外，隨著科學技術廣泛的應用于檔案管理工作中，使得傳統檔案管理工作與高新技術之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創新能力發揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創新能力或者創新思想，則不僅不適應當代檔案管理工作的發展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發展，因此，作為新時期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業知識水平以及相應業務能力，從而更進當前管理模式，將低水平的管理模式進行改革與創新，進而有效提高檔案管理工作水平，同時，相關檔案管理工作人員需要不斷地發揮自身創新意識與創新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進而提升國內檔案管理實效性與利用效率等。
四、檔案管理工作人員需要提升自身業務素質水平以提高其工作效率
相關檔案管理工作人員需要具備一定的職業道德素質以外，還需要具備一定的業務素質，業務素質是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學習相關檔案工作業務知識，同時，熟練掌握檔案管理科學技術的操作應用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關檔案管理工作人員通過提升自身業務素質水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對檔案管理業務中所存在的問題進行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業務素質水平，無論對檔案管理工作效率而言，還是對檔案管理現狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質水平，而且還需要具備有創新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進而有效推動我國檔案管理工作走向可持續發展，繼而為檔案信息資料的歷史價值以及現實價值提供有力保障。
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是1個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是1項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室1直和人事辦公室在1起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還1直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著1個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“3基”、“3嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的1種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為1種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為1種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理1體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到1方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的1部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績?？傊?，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
隨著國家《檔案法》實施和醫院管理科學化、規范化的進程和需要,各級醫院對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來,盡快提高工作質量,其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。
只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理,提供先進的技術、手段和方法。
1醫院人事檔案信息化建設的優點
(1)傳統的醫院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節省時間,提高工作效益,對數據查詢又快又準。
(2)利用計算機管理醫院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理醫院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上,大大節省了資源。按傳統的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫院人事檔案信息數據化
人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此,首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統,利用計算機管理醫院人事檔案?？梢詫崿F醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式,由磁介質交換轉變為網上傳輸,逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換,實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據,運用信息維護系統,將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準確的全國醫院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據,確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數據庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等,改變了過去傳統的手工和理,向信息現代化管理方式轉變,大大的提高了醫院人事檔案利用工作的效率和質量,為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫療事業管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節省大量人力和時間,以進行企業檔案信息資源的開發工作,提高檔案的現代化管理水平。加強醫院人事檔案信息化建設,推進人事檔案現代化管理水平管理,是我國社會主義現代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設是基療事業發展的必由之路。
3健全與完善醫院人事檔案信息管理系統
信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢,醫院人事檔案部門也要積極創造條件,利用檔案信息資源,為醫院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:
(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統,必需選用一套科學的、合理的軟件系統。
現在研究系統開發的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統,才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強化領導的現代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。
各級領導一定要提高認識,加強對此項工作的領導和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件,保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。:
(3)加強學習,建立一支高素質人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓,提高管理水平有工作能力,認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才,熟悉醫院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養,要努力學理論、學業務、學技術,以適應醫院建設和發展的需要。
4重視人事檔案信息系統的維護。
人事檔案信息系統是一個動態的系統,需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統發揮最大作用,那么對其核心部分的數據庫建設必須做到:
二、完善檔案管理設施,實現檔案管理信息化
目前，我國醫療事業不斷發展，醫院的規模也在日益擴大，因此醫院檔案的數量和種類也隨之增多，為醫院檔案管理者帶來了新的挑戰。那么醫院在檔案管理設施和技術上進行完善和改進。④隨著我國信息技術的發展，采用電子檔案管理為醫院檔案管理者提供了便捷。信息化社會就是以知識和信息為基礎的社會，它以現代信息技術的出現和發展為技術特征，以信息經濟發展為社會進步的標志。改進傳統的手工勞動、檢索等管理手段，及時規范檔案管理庫和設施等，使醫院檔案現代化管理水平不斷提高。
三、強化醫院領導對檔案管理的意識
醫院領導應重視醫療質量及醫療技術的發展，重視醫院人才的培養和學科建設發展，對檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是整個醫院重要的信息資源，檔案管理工作質量的高低是一個醫院管理水平的體現，院領導必須認識到這一點，這樣才會提高對檔案工作的領導和支持，并給予硬件及軟件等方面的支持，醫院檔案管理者才有信心把檔案管理工作做好。因此，醫院領導的重視對檔案工作的開展及質量起著決定性的作用。
