時間：2023-03-20 16:23:34
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眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下
作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制
因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。
2.3明確分工，協調相關業務
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。
1、檔案信息服務的內涵
信息,是物質的一種屬性,是客觀事物存在形態與運動過程的表現和反映,信息存在于人類社會活動的各個領域,是社會得以存在并不斷發展的基礎。而信息服務,也就是以信息為內容,以滿足社會組織和社會成員的信息需求為目的的社會服務業務。與其他社會化服務相比,信息服務是一項更具有普遍性和社會性的服務,人類從來就沒有像今天這樣依賴信息,國家、社會、集團和個人之間也從來沒有像今天這樣通過信息而緊密地聯系在一起①。社會信息需求的膨脹與增長,極大地刺激了社會信息服務業的發展,并呈現四個特點:一是從單一形式的服務向綜合發展;二是從以部門為主體的信息服務向社會化信息服務模式轉變;三是各種專項信息服務和系統化信息保證服務將成信息服務業務發展的一大主流;四是信息服務向多元化和多樣化的方向發展②。檔案信息服務,是指以檔案信息為服務內容的社會信息服務。檔案信息資源是社會信息資源系統中的重要組成部分,檔案信息服務在整個社會信息服務體系中也有著十分特殊而重要的地位。
2、檔案信息服務的分類
檔案信息一般有廣義與狹義之分,狹義的檔案信息僅包括檔案的內容及表達檔案內容的文字、圖形、標記、符號等信息與檔案形式、檔案載體方面的信息;而廣義的檔案信息還包括由檔案內容信息與載體信息經過轉移或加工之后的信息,亦即派生信息。因此,廣義的檔案信息用公式可以表示為:檔案信息=檔案內容與載體的原生信息+檔案內容與載體的派生信息③。
在現代社會中,檔案信息服務活動十分頻繁,檔案信息服務的形式與模式也多種多樣,要區分目前檔案信息服務的模式,從不同的角度分析,有著不同的劃分方法。第一,從服務的方式來分,檔案信息服務可以分為傳統服務模式與網絡服務模式;第二,從服務的性質來分,檔案信息服務可以分為公益服務模式與產業服務模式;第三,從服務的層次來分,檔案信息服務可以分為機械服務模式與智力服務模式④。本文主要按第二種劃分方法研究公益型檔案信息服務和商業型檔案信息服務。公益性檔案信息主要包括:氣象、地震、水文、人口、自然資源等方面的內容,這些內容直接關系到人民的正常生活和社會發展,應體現“社會效益”原則,一般無法或不能實現商品化,而只能作為公益型檔案信息服務。商業性檔案信息包括商貿、投資、金融、科技、人才、企業、經濟、娛樂等方面的內容,這類檔案信息在客觀上既具有商品的屬性,又可以不涉及信息的安全問題。⑤
二、檔案信息服務經濟學分析
1、公益型檔案信息服務的公共物品屬性
薩繆爾森(Samuelson)在1954年發表的《公共開支的純理論》中給公共產品下了明確的定義,即“每個人的消費不會減少任意其他人對這種物品的消費”⑥。從這個定義中體現了公共產品的兩個基本特征:消費上的非競爭性和占有上的非排他性。所謂非競爭性,是指一個人在消費某物品時,并不妨礙另一個人的消費,換句話說,這樣的物品一旦提供,增加一個人的消費并不給任何人帶來成本;所謂非排他性,是指不需要支付成本也能夠從某物品的消費中得到好處,或者是讓某個不付費者不消費這種物品是困難的。公共物品一般都具有外部性。所謂外部性,是某一經濟主體不經交易而對其他的經濟主體施加利益或成本,即其行為是其他經濟主體效用函數的因變量⑦。外部性是由于缺乏直接相關的交易或補償性支付所造成的。外部性的存在導致了“搭便車”心理。所謂的“搭便車”心理是指在公共產品的消費中,消費者源于自利行為而隱藏自己的真實偏好,希望別的消費者為自己的消費付費的心理。在公益型檔案信息服務中,每個使用者都不愿意表達自己從中獲得的真實收益,那么私人不可能提供公共產品,而被認為是政府的職能所在。正是因為檔案信息使用中外部性和“搭便車”心理使檔案信息服務的邊際個人收益(MRP)小于邊際社會收益(MRS),從而導致檔案信息服務供給不足(見圖1,其中MCS為邊際社會成本,MCP為邊際個人成本),不能實現帕累托最優狀態⑧。
圖1公益型檔案服務的正外部性導致供給不足(Q1﹤Q2)
因此,公益型檔案的信息服務就只能由國家財政投資,統一監管,通過公益型檔案信息服務向公眾無償提供來實現,以滿足社會公眾的政治、文化、休閑娛樂等各種需要。公益型檔案信息服務向社會公眾提供的是作為公共物品的公益性信息,有著其他檔案信息服務不可替代的社會地位與價值,也是整個檔案信息服務業的基礎。這類檔案信息服務屬于社會公共財產,雖然在一定程度上可以實施排他性的措施,但不宜也不能參與市場買賣。
2、商業型檔案信息服務經濟學分析
商業型檔案信息服務是相對于公益型檔案信息服務而言的,主要是指將檔案信息作為商品,參與市場流通的有償服務。商業型檔案信息服務是我國市場經濟與信息服務深化發展的結果,與傳統的公益型檔案信息服務相比,它主要有兩個特點:第一,商業型檔案信息服務屬于有償服務。有償與無償服務是商業型檔案信息服務與公益型檔案信息服務的本質區別,產業檔案信息服務通過市場的買賣和付費而獲得直接補償。第二,商業型檔案信息服務提供檔案信息商品。在商業型檔案信息服務中,其向社會用戶提供的是一種具有價值與使用價值的信息商品,信息商品雖然并不完全具備物質商品的特性,但也存在著市場定價、成本效益等一系列的問題。目前,對于信息商品的定價,理論界主要提出了四種具有代表性的理論,即價值價格論、效用價格論、供求價格論和壟斷價格論。而商業型檔案信息一般來自于企業或者其他團體,在信息不對稱的前提下,一般具有壟斷定價的特點。
因此,商業型檔案信息服務是在市場機制環境下由市場對資源配置發揮基礎性的調節作用,一般以企業或者私人商品的形式提供,其商品價值由市場價格反映。然而由于信息服務產品的特殊性,在市場不能發揮作用或存在市場缺陷和市場失靈的情況下,政府干預則是必要的而且是必須的,政府的干預能夠有效保障市場公正,消除市場缺陷和市場失靈,避免由于信息不對稱而造成的道德風險和逆向選擇行為⑨。
3、公益型和商業型檔案信息服務的比較分析
公益型檔案信息服務以無償為特征,從而可以有效地刺激社會公眾對檔案信息的需求,有利于國家的宏觀調控與整個社會檔案信息服務業的良性發展。但也存在著諸多的弊端,如經費使用上不計成本,工作不講效益;資料堆積;服務方式機械呆板,缺乏活力等等。與之相比,商業型檔案信息服務強調產出與效益,服務形式多樣靈活,內容豐富,而且能很好地調動工作人員的積極性,實施知識管理,因而運作相對高效。但不容置疑,商業型檔案信息服務以盈利為直接目的,容易引起因追求短期的經濟利益而不顧社會效益的問題,因而需要國家的宏觀調控。比較分析見表1。
三、檔案信息服務的建議
公益性檔案信息由于其具有公共物品的屬性,因此這類檔案信息服務只能由國家財政投資,統一監管,通過公益型檔案信息服務向公眾提供來實現。這類信息一般需要依靠專業的機構花費一定的成本才能提供給社會大眾,在對檔案信息進行加工整理的過程中,檔案工作者付出了大量艱辛的體力與智力勞動,由此而創造的派生性檔案信息產品應該通過市場獲得一定的補償與報酬,如檔案館公開出版的檔案文獻編研成果等。這樣一方面可以提高檔案工作者的積極性,提高服務效率,同時可以加快檔案信息的不斷更新,內容的不斷豐富,更好地履行公益服務的職責。此外,在收取一定的信息編制和管理費的基礎上,國家和政府也應給予特定的補貼。
對于集體和個人所有的檔案與檔案信息,如圖紙、信札、書稿、照片等,除了對國家和社會具有保存價值或應當保密的只能向檔案館出售外,其余的在法律規定范圍內可向社會公開出售,自由買賣,利用市場機制由市場對資源配置發揮基礎性的調節作用。與此同時,政府要建立健全市場機制,完善知識產權保護制度,建立統一的管理機構和管理法規,保證檔案信息服務產業的市場秩序,并建立檔案信息交換的平臺,對檔案信息的定價和交易方式以及交易過程予以監督,避免道德風險和逆向選擇的發生。兩種類型的服務各有特點和側重,因此只有把兩者有機地結合起來,揚長避短,才能更好地促進檔案信息服務的發展,圖2為檔案信息服務體系的基本框架。
注釋:
①周曉英:《檔案信息論》,北京:中國人民大學出版社,2000:13。
②王協舟、劉安福:《檔案信息服務與產業型檔案信息服務》,《圖書館》,2007(1):105-108。
③趙屹:《檔案信息網絡化建設》,北京:北京圖書館出版社,2003:33。
④張林龍:《試論我國的信息服務產業》,《河北科技圖苑》,2000(1)。
⑤袁洪:《我國檔案信息市場運作模式探析》,《檔案學通訊》,2004(1)。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
現階段的工程建設過程中，很多建設單位都只重視管理工程項目的施工現場，往往忽視工程檔案資料的積累和整理工作。很多建設工程文件檔案都達不到規范，沒有一定的深度和廣度，文件缺損，不夠完備，有時候文件隨著個人的流動而產生丟失和損壞等情況，給后期的查閱工作帶來了很大的麻煩，一旦工程出現問題，責任追究工作都無法進行，不但給資料查閱者帶來麻煩，也給社會帶來巨大經濟損失。
二、建設工程文件檔案資料概述
建設工程文件檔案由建設工程文件和檔案組成，建設工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個方面來講述，第一是建設工程文件，第二是建設工程檔案，第三是建設工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：
1.建設工程文件，又稱工程文件。建設工程文件的概念： 建設工程文件是指工程建設過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準備階段產生的文件，施工記錄文件，監理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗收文件。以下分述這五種文件類型，工程準備階段文件具體是指在工程建設正式動工之前，在以下階段產生的文件資料：工程立項，工程審批，征地工作，勘察，項目設計，工程招投標等多個階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產生的文件。監理文件是指監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中產生的文件?？⒐D是指工程竣工驗收后， 真實反映建設工程項目施工結果的圖樣?？⒐を炇瘴募侵附ㄔO工程項目竣工驗收活動中產生的文件。
2.建設工程檔案，又稱工程檔案。建設工程檔案的概念：是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。
3.建設工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質載體，是指載體形式的基礎是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎是膠片，保存方法是縮微技術；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎是光盤，保存方法是計算機技術。第四種是以磁性記錄材料為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。
三、建設工程文件檔案資料特征
1.分散性和復雜性。一般的建設工程周期都比較長，整個生產過程中工藝復雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現在的技術，更新換代極快，建設工程因此變得相當復雜，層次多，工程階段相互錯雜，這也導致了建設工程文件檔案資料的分散性和復雜性。
2.繼承性和時效性。隨著時代的發展，建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑企業管理水平也在不斷提高和發展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時效性。繼承性體現在其可以記錄以往施工的經驗教訓，給后面的施工提供指導；時效性體現在文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減。
3.全面性和真實性。建設工程文件檔案資料的全面性體現在對項目相關信息完整而全面的反映上，其真實性體現在資料必須真實反映工程情況上，真實性包括要反映項目過程中發生的事故和存在的隱患。
4隨機性。建設工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個建設工程的過程，許多資料都是產生于具體的工程事件中，所以，建設工程文件檔案資料是有很大隨機性的。
5.多專業性和綜合性。建設工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業對象，其載體種類也有很多，所以其多專業性體現在：涉及專業多樣，包括聲學、建筑、力學、市政、電子、公用、消防、保安、美學等，其綜合性體現在：綜合內容包括合同、進度、造價、質量、組織協調等。
四、建設工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求
1.建設檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設、勘察、設計、施工、監理等工程建設過程中形成的文件；第二，向建設單位檔案管理機構移交的，包括在勘察、設計、監理、施工等工程建設過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設單位按照現行歸檔整理規范要求匯總的文件檔案。
2.建設工程文件歸檔范圍：“關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設項目的檔案資料是指在整個工程建設過程中形成的應該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設項目的提出到竣工投產、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設及竣工投產、交付使用的必備材料， 是對工程項目檢查、維修、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。”第一，與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應按照國家頒布的規范進行歸檔管理。
3.建設工程文件歸檔的要求：第一，建設單位負責組織、監督和檢查各個單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時，雙方交接單位應編制移交清單，交接時雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認可文件之后，城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件， 最后方可組織工程竣工驗收。第四，工程文件檔案應采用耐久性強的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。
五、工程項目檔案資料的管理
工程項目檔案資料管理的基本要求：標準化、規范化、系統化，便于檢索和整理。
1.工程項目檔案資料的搜集
項目建設階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴格的檔案資料管理制度，在收集資料時，要注意找準重點，去除重復，檢查有無錯漏資料頁，保證資料的完整性和真實性。短期檔案資料應在一定時期內重新核定，無繼續保存價值的資料在辦理核銷手續后銷毀。
2.工程項目檔案資料的整理
建設工程檔案資料是指建設工程項目從籌備到施工和竣工驗收過程中形成并收集和整理的規劃文件資料、建設文件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料等。
2 建設工程檔案資料的主要內容
2.1 施工準備階段的主要文件資料
立項文件；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；建設單位、施工單位、監理機構有關負責人的信息資料等。
2.2 監理方面的主要文件資料
監理規劃；監理月報中的有關質量問題方面的文件資料；監理會議紀要中的有關質量問題方面的文件資料；進度控制方面的文件資料；質量控制方面的文件資料；造價控制方面的文件資料；分包單位資質方面的文件資料；監理通知；合同與其他事項方面的文件資料；監理工作總結等。
2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）
（1）土建工程（建筑與結構）。施工技術準備文件；施工現場準備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預制構配件質量證明文件及復試試驗報告；施工試驗記錄；隱蔽工程檢查驗收記錄；施工記錄；工程質量事故處理記錄；工程質量檢驗記錄等。
（2）設備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設備產品質量檢測、安裝記錄；預檢記錄；隱蔽工程檢查驗收記錄；施工試驗記錄；工程質量事故處理記錄；工程質量檢驗記錄等。
2.4 室外工程
（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件。
（2）室外建筑環境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。
2.5 竣工驗收文件
（1）工程竣工總結文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結。
（2）工程竣工驗收記錄文件。主要有：單位（子單位）工程質量驗收記錄；竣工驗收證明書；竣工驗收報告；竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）；工程質量保修書等。
（3）財務文件。決算文件；交付使用財產總表和財產明細表。
（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。
3 建設工程檔案資料管理中存在的問題
3.1 不重視建設工程檔案資料的管理工作
建設工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過程管理中的一項重要內容?？v觀建筑施工現場的管理工作，現在很多施工單位的管理人員只重視施工現場的管理，即：抓工期、抓進度、抓節約，就是不抓施工技術資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗收、影響竣工驗收備案、影響工程移交、影響房屋產權證的辦理等各項工作正常進行現象的發生。
3.2 “以包代管”弊端多多
目前，建筑工程施工過程中的檔資料收集和管理實施“以包代管”現象較為普遍。由于建筑市場管理方面的原因，大部分施工企業的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會上的其他有關人員去做，造成了施工企業內部專職資料員形同虛設現象的發生。目前，這些社會人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業，同時這些社會人員也成為了真正的社會“專職資料員”。
由于這些社會“專職資料員”無營業執照、無固定場所、無資質、無主管部門管理，所以他們收集整理的資料不規范現象較為普遍。
3.3 弄虛作假、不規范現象普遍
3.3.1 “資料員”不在施工現場
由于施工企業對這些社會上的“專職資料員”支付的承包費不是很高，所以就出現了一個“專職資料員”要承包若干個工程項目的現象。這些“專職資料員”不但每天要跑若干個工地收集資料，每天要跑若干個工地應付來自各方面的各類型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒有時間也不可能每天都固定在一個施工現場。
3.3.2 現場記錄不真實
由于這些“專職資料員”不在施工現場，所需資料只能是在家“閉門造車”。如施工日志的記載：僅憑施工負責人的口述情況進行記錄，造成施工日志過于簡單，不連續，沒有實質性的內容，只是對每天的日期、停水停電、現場施工的內容進行記錄，而對當天施工中遇到的質量、安全方面的問題、隱蔽工程驗收方面的問題及解決問題的辦法和時間要求等實質性的內容卻沒有記載。
3.3.3 檢驗批、分項、分部工程質量評定超前
根據社會“專職資料員”在家“閉門造車”的特性，筆者發現，幾乎每個工程的檢驗批、分項工程、分部工程的檢查驗收記錄資料都是在未進行檢查驗收之前做好的，且檢查驗收的內容也都是完全一樣的，其驗收結論也都是相同的。
3.3.4 檢查驗收記錄填寫不規范
例如：保證項目內容填寫不詳細不具體，驗收意見均填寫為“符合要求”、“滿足規范要求”等一概而論，且不用文字說明，隨隨便便地用符號代替。再如：規范要求主控項目的合格率必須是100%，即不允許出現不合格的點和處，如現場發現不合格點或處應及時返工。但在有的資料里面會出現主控項目不合格評定記錄的現象。
3.3.5 檔案資料缺項不完整
例如：混凝土試塊強度報告缺項較多現象普遍。究其原因是：“專職資料員”認為商品混凝土生產企業提供有全套資料，施工現場就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項的現象，而且還給混凝土強度等級的評定工作帶來了較大的困難。因為在每一個樓層里最少要有三種（如：C20用于構造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強度等級的混凝土出現，僅有一組試塊是無法對其進行評定的。
4 防治措施
4.1 提高認識，重視管理
建設單位、施工單位及監理機構都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認識到工程檔案資料的重要性，只有準確認真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評價工程質量等級，才能夠保證工程竣工結算的順利進行。所以，施工單位的項目經理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設單位和監理機構要協助和監督施工企業做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。
4.2 加強政府監管，規范檔案管理
根據目前建筑工程施工過程中實施由社會“專職資料員”對工程檔案資料收集和管理的實際情況，住房和城鄉建設行政主管部門要對這部分社會力量引起足夠的認識，要加強對他們的正確引導，組織有關專家對他們進行技術培訓，定期不定期的對他們的工作進行互檢和聯檢，提高他們的技術素質和服務質量，已達規范建設工程檔案收集整理和管理工作的有序開展。
4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現象
引言
檔案作為具有一定利用價值的資料信息的一種歷史記錄形式，也是知識以及信息的重要載體，由于檔案資料中蘊藏著大量的信息資源，通過合理利用檔案資料對于促進各項工作的順利開展具有重要的作用。在信息化以及網絡化飛速發展的新時期，如何在檔案管理中利用各種先進的管理手段以及技術方式適應檔案管理工作的新要求，已經成為檔案管理工作改革的重點，對于提高檔案管理工作效率，延長檔案的使用壽命，也具有重要的意義。
1.新時期強化檔案管理工作的意義研究
1.1實現檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數據，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進行記錄處理。因此，結合新時期新的管理理念以及技術方式，實現檔案管理的創新有助于進一步提高信息資料的利用效率，充分發揮檔案資料應有的價值。
1.2完善檔案管理工作有助于單位內部管理層以及外界社會充分認識單位的整體運轉狀態。檔案管理工作的實質就是對單位各類業務活動以及人事管理等諸多方面的信息進行科學合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調整發展經營戰略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。
2.新時期檔案管理工作發展趨勢
隨著檔案管理理念以檔案管理技術的不斷更新，檔案管理工作也呈現出了新的發展趨勢，主要表現在以下幾方面：
2.1檔案資料的高度數字化。利用計算機進行檔案信息資料的收集、整理，并以電子媒介以及紙質資料等多重方式進行歸檔保存，實現檔案資料的數字化，已經成為新時期檔案管理工作的一大特色，也是檔案管理工作需要不斷更新完善的重要內容。
2.2檔案利用日益高效化。隨著社會的不斷進步發展，對于檔案信息資料的使用需求日益增多，檔案資料的利用價值也不斷提高，檔案資料除了作為參考資料以及憑證外，在分析、籌劃以及教育宣傳等方面也得到較多的應用。
2.3檔案管理服務方式多元化。隨著技術的不斷進步，檔案管理服務方式不斷增多，紙質資料閱覽、網上檢索查詢以及檔案展覽等服務方式逐步完善，不僅有效的提高了檔案資料的利用價值，對推動檔案管理現代化也具有重要的作用。
3.新時期檔案管理創新模式研究
3.1結合新時期檔案管理工作的特點，建立高效、專業完善的檔案管理機構。單位內部的檔案管理部門應該通過交流學習借鑒先進的經驗，完善檔案管理機構的內部組織。同時強化針對檔案管理工作人員的培訓教育，通過學習《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業標準》等法律法規，促使其充分認識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業素質修養。通過這些措施，促進檔案管理工作的規范化、標準化以及科學化，實現新時期檔案管理工作水平的有效提高。
3.2建立信息化的檔案管理模式。現階段信息化以及網絡化已經在管理領域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應該借助信息化技術，實現檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構建數字化錄入以及系統化加工的檔案管理系統，盡可能地構建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統的安全，，通過設置相應的查閱權限以及公開范圍，并利用各類安全技術軟件，避免檔案資料管理系統遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現電子檔案資料保存環境的安全可靠。
3.3結合行業特點構建標準化的檔案管理模式。解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標準化建設。為了確保檔案標準化建設的專業、科學以及效率最大化，必須結合行業特點，并總結分析檔案管理專業的意見，制定切合實際、可實現性強的檔案管理標準。同時，應該嚴格要求檔案管理工作人員，按照相應的檔案管理標準以及相關規范，做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的有序與規范化，提高檔案管理工作的效率與質量。
3.4強化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎。立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環節，也是實現檔案管理工作標準規范的關鍵，因此必須對這一環節予以足夠的重視。首先應該根據文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應該按照相應的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復以及信息冗余的發生。在歸檔管理中，則應該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。
4.結語
新時期檔案管理工作模式以及檔案管理技術手段已經發生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標準與規范，并進一步完善檔案管理機構設置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創新與管理創新，構建信息化、現代化、標準化與規范化的檔案管理體系，充分發揮檔案管理對推動社會發展的作用。
參考文獻：
中圖分類號：TU198 文獻標識碼：A 文章編號：
一．引言。
加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建設工程檔案就要實時記錄，在建設工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。
二. 工程檔案資料的主要作用。
1. 反映工程質量和工作質量的重要表現；
2. 工程施工過程的真實記錄；
3. 日后工程維修、擴建、改造、更新的重要基礎資料；
4. 合理使用、保證結構安全的重要依據；
5. 評定工程質量等級，竣工驗收的技術文件；
6. 工程決算、結帳的重要根據之一；
7. 是申報科技示范工程、優質工程必不可缺少的資料。
針對資料形成單位規定了“ 各負其責” 的原則， 即： 由一方單獨形成的資料， 由形成單位自己負責； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負責” 的原則， 由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。
三.建筑工程檔案資料的主要內容。
1. 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。
3. 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
四．當前檔案管理存在的問題。
1. 近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。
2. 檔案材料填寫不真實。
建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。
3. 竣工檔案移交不及時。
由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
五.措施。
1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
2. 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。
工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。
3. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
4. 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
5. 充分利用現代化手段,多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統計工作。
六．結束語。
我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻：
【1】區慧萍 新形勢下建筑工程檔案管理之我見[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年25期
【2】李苑 建筑工程檔案管理問題研究[期刊論文] 《科技資訊》 -2012年18期
【3】何慧 建筑工程檔案管理存在問題及處理措施[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年17期
【4】呂艷 淺析如何做好建筑工程檔案管理[期刊論文] 《商品與質量?建筑與發展》 -2011年5期
文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。針對檔案管理工作中存在的主要不足，我認為，應該從以下幾個方面進行創新。
一、檔案管理工作創新
大部分檔案管理人員在長期從事單調、乏味的檔案管理工作中，逐漸失去了創新和不斷進取的欲望，當前檔案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要轉變檔案工作動力不足、缺乏超前意識的近況畢業論文范文，努力從原有的檔案管理狀況中解脫出來，變成為社會發展服務的先行官和創造者，檔案管理工作由以往的事后資料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中參與和事后跟蹤的新的管理模式轉變。檔案管理工作只有隨著市場發展的角度思變、求新，才能贏得社會的認可。在社會進步和科技飛躍發展的今天，檔案是人類社會發展的重要的信息資源。因此，所有檔案管理人員都有責任，并且有義務將檔案的開發、管理和利用作為一項重要的工作來對待，使其更好的服務于革新開放和經濟建設。
二、隊伍建設創新
目前，科學技術飛速發展，檔案管理的模式也隨之不斷改善，朝著科學化、合理化的方向發展，即便如此，檔案管理也需要人的操作。所以，檔案工作者必須堅持學習和培訓，不斷提升自身從業水平，通過先進的科學技術加強檔案的管理，促使檔案管理工作實現創新發展。
要把好人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識、有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。要注重現有人才的使用，大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年輕干部。要穩定檔案干部隊伍，解決他們的實際不足，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，推動論文范文檔案工作的持續穩定發展。
三、檔案管理機制創新
負責檔案工作的有關部門必須從大局著眼，適時引入競爭機制，創新工作策略畢業論文，徹底轉變以往檔案管理人員安于近況畢業論文范文的工作心態，強化其憂患意識，從根本上杜絕安逸作風的存在。轉變以往的管理方式，適時引進競爭機制，秉承公平、公正的原則，平等的對待每一位檔案工作人員；當然，根據崗位特點，選聘才華出眾、能力卓越、表現優秀的員工，利用這種優勝劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使檔案管理人員都能認識到，他們自身能力的拓展和工作業績與其存活發展有密切的聯系；強化員工的危機意識，使其更加努力的工作，激發其工作熱情和個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力，盡量在檔案管理方式上實現管理創新。此外，建立一整套完善的創新激勵機制，如通過合理的分配方式、獎懲機制、職稱晉升制度等，鼓勵員工創新，并將創新思維或能力作為員工考核的基本標準，并將考核結果與員工的薪資待遇、職位晉升緊密聯系起來，在管理過程中為員工個的創新提供必要的條件和空間，促使檔案管理工作實現良性循環。
四、檔案管理模式創新
文章編號 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治資料并按類別分卷歸檔，充分利用地方病防治第一手資料科學研究，出版研究文集，地方病防治論文專輯、地方病防治示范縣資料匯編、制訂地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”規劃，篡寫地方病防治簡史等有著重要意義。數十年來，為科學地、準確地、真實地反映我市地方病防治起源、歷程，查閱了各年代防治方法、調查數據、各類專業期刊、專著、編著、培訓班交流論文，各年度政府工作報告，統計局統計報表，人口數據等，整理利用。在整理歸檔過程中，我們的體會主要有以下方面。
1 保證檔案資料的完整性
由于歷史原因，有許多資料往往記錄不全，缺項較多，缺頁、缺行、缺角現象較多，也有一部分總結報告中修改、涂改、污損嚴重，遇到這些情況，要認真、反復地前后對比，找回當事人回憶，找佐證材料，尋找同一份報告，類同報告核實資料、數據，力爭在最大程度上保證資料完整性。
2 保證資料的科學性
各年代資料時間跨度長，所反映的東西也因目的不同，調查及檢查手段不同，結論差異也很大。例如，對某事件的調查，從時間上有公歷、農歷之分，從年齡上有周歲、虛歲之分，從里程上有公里、華里之分，從度量衡上有公斤、市斤、16兩、10兩之分，從檢測方法上更有估計數，大約數、目測數、儀器測量數，各年代的檢測儀器也各不相同，七十、八十、九十年代的儀器大多為機械控制，2000年后大多為數控，計算機自控，所測定的數值精確度相差甚遠，往往越是年代長久，與近代的測定數值可比性越小。所以既要保留資料原始準確性，也要考慮可比性。
3 保證科學資料的可靠性
對某一事件的調查中，調查人員總指揮、參加人員專業技術水平、實際工作經驗、測量儀器的先進性都對調查事件起著至關重要的作用。例如在我市1996年大骨節病全國監測點調查，由衛生部專家組、西安交大醫學院，省、市、縣專業人員組成，可靠性相對大些。近年的定邊縣動物一號病，氟中毒、布魯氏菌病調查，由省、市、縣專業人員組成，調查的可靠性亦大些。
4 保證檔案資料的準確性
從我們所收集整理的檔案資料中，大多數屬地方病的專項流行病學調查資料，根據資料年份不同，調查對象不同，調查方法不同，各年份結論也有差異，也有部分資料出現明顯的錯誤。例如：某縣調查全縣碘缺乏病病情，各鄉鎮調查結果匯總后，誤將各鄉鎮的患病率一欄相加的和64.2％作為全縣的患病率，實際患病率是2.36％，及時給予更正并注明。
5 保證檔案資料的連續性
地方病防治歷程遠遠流長，經歷了幾十個年頭，為保證防治資料的連續性，我們努力使調查資料完整連續。例如：對歷史上一些撤縣，并縣，撤鄉，并鄉(鎮)的資料力爭保持原貌，能歸類統一的盡力統一，有些資料按屬地該移交的移交，或者將復印件交至歸屬區域保管，使這些資料具備完整性、連續性、可比性，更好地為地方病防治服務。
引言
在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進科技事業發展，社會進步都具備十分重要的作用，應該引起我們的重視。
一、科技期刊檔案內容及類別分析
1.技期刊檔案應收集的內容科技期刊檔案內容非常多且復雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內容：①各種請示與批復文件，包括創刊、停刊和復刊等；②歷屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發行合同、印刷合同和發行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀；⑨出版后的發排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。
2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復雜、豐富的資料內容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經營管理、全面質量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項政策法規、法律制度以及相關文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學術活動類、學術研究以及人才資料檔；⑤編輯業務檔案；⑥財務檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數據類檔案等等。
二、科技期刊檔案管理的重要性
1.檔案管理是科技期刊發展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現象，是對歷史資料、數據的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經濟物質成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數據，全面、真實的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經營、發展、管理過程中的具體情況?？萍计诳瘷n案的記錄蘊含非常豐富、深層次的信息資料，在總結日常工作、辦刊經驗教訓的同時，還能成為其指導刊物，從而利用有效的資料數據，研究并開發出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質量，刊社管理水平的重要指標。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續發展提供有效借鑒，在保障刊物穩定、長久發展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務功能。
2.科技期刊資料是促進科技發展的基礎科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優秀著名的科學家，個人的成長發展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內外學術界引用和研究中，例如我國知名傳染病學家李賦京教授，他是國際上首先發現釘螺卵的專家，并在安徽省發現了新的釘螺物種，國內外科學家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內外學術研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻。此外，科技文獻資料也是促進科技發展的基礎。國家發展科學，構建科學大廈必須要依托堅實的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎上進行深入研究和不斷前進。若科學家和研究學者能有效利用科技文獻資料，不僅能極大促進科技技術的飛速發展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費發揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學等重要的科學依據。
三、科技期刊檔案管理的主要方式
檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發展進步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實效性、規范性和科學性方向前進與發展，將傳統的經驗管理轉為科學、動態管理。在對科技期刊檔案進行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內容等與期刊相關的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料?，F如今，在科技水平和數字化技術飛速發展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質版檔案資料與電子版檔案資料的協調、平行保存，這種管理方式正是當前數字化時代背景下檔案管理方式的創新。2008年，國家檔案局聯合教育部門制定頒發了《高等學校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學校必須對紙質檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學術刊物、樣書出版發行的各項記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點關注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數據資料的計算機上安裝防護軟件和殺毒軟件，設置安全密碼等，并定期對數據進行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進行基礎的整理保存外，還必須向學校檔案室、圖書館提交紙質資料，并加以保存?？萍计诳瘷n案管理資料作為檔案管理基礎內容，其必須積極配合學校檔案管理具體要求，制定科學的檔案管理制度，對其提出詳細、準確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質量。
四、科技期刊檔案工作管理工作
1.對下發文件進行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學會、協會等學術機構所設立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴格遵守出版要求，同時也要嚴格遵從所屬單位的各項工作要求。科技期刊的負責人需要根據文件資料下發的年份、單位以及內容進行分類歸檔，對下發的重要文檔需要進行備份存檔，避免由于留存時間過長出現文件破損問題。對于下發的行政文件需要細細瀏覽，在對其進行全面閱讀了解后，再對文件進行存儲分類。
2.對稿件相關資料進行歸檔稿件相關資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關資料進行有效分類歸檔。由于現階段科技期刊主要采用網絡采編系統來進行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統對稿件資料進行檔案管理，同時也可借助專業的檔案管理軟件進行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯網的電腦對文件進行備份保存，同時也可選用線上數據庫進行保存。
3.對稿件財務工作資料進行歸檔科技期刊中的稿件財務主要是指辦公經費、稿件相關經費及其他費用。涉及到期刊經費的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務工作的歸檔工作?？萍计诳撠熦攧展ぷ鞯墓芾砣藛T需要嚴格按照產業規定執行財務紀律，對不同類型的經費材料進行分類管理，對部分重要材料進行備份留檔，在進行工作交接過程中，需要在第三方監督下完成交接工作。
五、科技期刊檔案有效利用的具體建議
1.增強檔案管理與利用意識規范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領導者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進去，發揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發科技期刊檔案資料信息價值?？傊?，在科技期刊檔案管理與應用過程中，作為最基礎的因素，各個人員必須不斷增強服務意識、主動意識、發展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。
2.樹立“以人為本”理念，科學開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學習各類先進的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養非常重要。將科技檔案管理工作責任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點和規律，科學開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。
3.建立完善的機制，創新科學方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應形成一個系統的機制，并在不斷更新和完善中服務于日常工作。刊社編輯人員和高校檔案管理人員必須積極創新新的管理方式，更新自己的知識內容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉為二次開發利用，變被動服務為主動服務。在創新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優化工序積極與先進技術相結合，使其朝著先進化、有序化前進。例如，應積極實現檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務的網絡化等。
4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經驗科技期刊檔案能夠為期刊編輯部提供各項工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進行年終總結以及評刊的重要參考材料。科技期刊檔案作為記錄刊物發展歷程重要載體，能夠為刊物日常管理工作的開展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經驗。對數據檔案進行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數據庫中的相關數據對其進行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發展的有利因素以及不利因素進行探究，并提出相應的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實的基礎?？萍计诳墨@獎與選擇系統性材料有著極大的關聯性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創新提供參考。辦刊協作單位以及廣告業務檔案是科技期刊經營模式創新的重要信息來源，為了實現對刊物客戶資源的有效穩定，編輯部門需要利用相關檔案與刊物內的業務單位及時進行溝通聯絡，利用科技傳媒的應用優勢為科技期刊發展提供保障。
（一）事業單位專業技術人員檔案歸檔內容
事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業單位專業技術人員檔案特點
事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業單位專業技術人員檔案管理現況
（一）專業技術人員檔案管理意識較弱
目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業技術人員檔案收集范圍不全
部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。
（三）專業技術人員檔案歸類不規范
在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識
要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新
要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
