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人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績?？傊?，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
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西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質低、不專業
高校人事檔案管理工作是一門專業性比較強的工作，對管理人員的專業素養、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質低，沒有經受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業能力、從業態度、思想品德、工作作風等方面已經不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質需要，急需更換或提升專業素質。
1.3經費投入不足，場地不標準不健全
由于受辦學經費限制，目前西部地方高校辦學經費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。
1.4人事檔案內容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環節繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現檔案信息化、數字化管理。無法實現檔案的網絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領導應轉變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高?？焖侔l展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現的問題和困難。從而更好地發揮高校人事檔案工作應有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業素質
對于已在崗的人員依據其意愿，要么進修培訓，要么調離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業的畢業生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環節擇優錄用，同時對其思想政治、工作態度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業性、高質量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質高、業務能力精湛、信息化技能強的復合型專業人員。
2.3加大經費投入力度，建設標準檔案用房
加大高校人事檔案管理經費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領導負責、下發文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內容尤其是個人業務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
根據有關規定，檔案和人應該是一一對應的關系，重建檔案的前提就是個人檔案丟失或者損毀。一些省市為不能檔隨人走的人才打開“綠色通道”，出現一些“重建檔案”的政策，是不符合國家檔案管理規范標準的，其可靠性、真實性無法保障，致使假資歷、假文憑、假學術成果等事件頻繁發生。針對此種情況，一定要根據《檔案法》的規定，規范重建檔案。對于檔案造假人員，給予相應的法律制裁；而作為檔案管理人員，一定要具有高水平的政治素養，恪守職業道德，增強專業水平與業務能力，嚴格按照《檔案法》的規定執行，保證人事檔案管理工作的全面落實，自覺遵守有關法律法規，維護檔案管理制度的權威性與嚴肅性，實現人事檔案管理的效果。
（二）合理解決留人及放人問題
隨著全球經濟一體化的不斷發展，市場經濟體制改革的不斷深入，人才作為市場經濟發展的重要基礎與前提，和工作單位之間存在著平等的契約關系，具有自主選擇以及自由流動的權利。大部分流動人員在選擇一個發展空間的時候，主要就是想充分發揮自身價值，體驗生命的最高質量。也許新單位具有更好的薪資待遇，而這個薪資待遇本身就是體現個人價值的重要指標，可以帶來一定的滿意度，讓應聘人員感受到同事、領導的重視與尊重。根據馬洛斯需求層次理論而言，人的需求主要分為五層，由低到高分別為：生理需求、安全需求、歸屬需求、尊重需求、自我實現需求。每個人都希望被尊重，實現自己的人生目標，如果無法和單位實現協調發展，必然會出現跳槽現象，單位不應扣留人員，應給予尊重，進行人性化的處理，保證留人及放人問題的合理解決，為構建和諧社會奠定堅實的基礎。
（三）強化人事人員檔案的動態管理
隨著用人機制改革的不斷深入，其靈活性越來越大，在一定程度上，增加了人事人員檔案數量。在開展人事檔案管理工作的時候，必須加強用人單位和人事機構的交流與溝通，根據實際情況，制定相關的溝通機制，強化彼此合作。同時，用人單位必須提高檔案意識，本著對員工負責的態度，及時收集被人的檔案，并且進行有效的整理，之后將檔案材料移交給機構，監督機構對檔案材料進行動態管理，確保檔案的完整性、真實性、連續性，同時保證檔案管理的合理性與科學性。除此之外，有關主管部門一定要強化對人才流動服務機構的指導與監督，保證其各項工作的有效落實，促進人事檔案管理工作的全面展開，為社會經濟的可持續發展提供可靠保障。
人事檔案管理工作對一個單位各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此，使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案管理工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
（二）檔案管理制度不健全
很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向；還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數據用來做自己有利的證據，這樣嚴重損害了人事檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案硬件投入及經費不足
目前，運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不夠標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（四）檔案人員業務素質不高
目前檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現為檔案專業出身的人員較少、知識結構不合理、學歷普遍偏低、現代科學知識貧乏、高層次的檔案專業人才較少，這些情況已不適應新形勢下的人事檔案事業發展。
二、加強“以人為本”管理理念下人事檔案管理工作的對策
（一）增強檔案意識，充分發揮檔案作用
抓好人事檔案管理工作，首先要從思想上重視人事檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，齊抓共管，分管檔案工作的領導應給以檔案管理人員多方面的支持和提供可靠的保障，以高標準來要求檔案管理人員做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。特別是要重視檔案利用工作，充分開發人事檔案信息，以更好地為人事工作服務。
（二）完善規章制度，夯實檔案基礎工作
要明確有關人員與部門的職責，用制度管事，用制度辦事，將人事檔案工作以法律的形式規定下來。要實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響收集材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正后再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不丟失、不積壓，保證檔案材料的齊全完整。
（三）加大投入，提高現代化管理水平
人事檔案管理工作也要與時俱進，加大投入，不斷加大現代檔案管理理論與新技術運用的力度，開拓創新，開發新手段，對人事檔案實行動態化管理和維護。開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。有效利用現代化信息、網絡技術，建立人事檔案信息庫，快捷、方便、準確地為查詢者提供信息服務，提高工作效率。
在傳統的人事檔案管理中，都是由人工進行管理，在實際的工作中，由于管理人員的思想觀念比較落后，也沒有接受新的檔案管理理念的思想，所以其工作的思維方式受到了很大的束縛，一直堅持的是“重保護，輕利用”，檔案保存的很完整，但卻沒有發揮實際效益，很多管理員認為只要按時收集，妥善保管，提供相應的憑據就可以了，但是卻沒有人更加深刻的去思考這個問題，也沒有考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發價值，以及怎樣更好的優化檔案管理，提高檔案利用率等，這些傳統的思想觀念阻撓了檔案信息資源的開發和利用，同時也影響了人事檔案管理的發展。人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響。在信息時代，人們認識到了開發利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發價值，并考慮怎樣更好的優化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發展。
（二）檔案管理人員業務水平不高
當前，信息化不斷發展，人事檔案管理為了滿足更多用戶的要求，所以檔案管理人員就要有更高水平的工作能力。檔案管理人員不具備現代技術管理水平，也沒有先進的思想，這些對人事檔案管理工作有很大的阻礙作用。在傳統的檔案管理系統中，管理人員的整體業務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現代化技術管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術水平。加強檔案管理人員的培訓是實現檔案信息化管理的必備條件。
（三）檔案管理的技術服務落后
傳統的人事檔案管理技術落后，尤其是很少借助計算機的幫助，計算機軟件一般只用在日常辦公中，然而，檔案信息的輸入，儲存和開發完全是用手工進行操作，這樣工作效率不高又浪費很多時間。隨著計算機技術的發展，傳統的封閉管理模式肯定不能適應新的發展趨勢，所以，要解決這個問題就要充分的發揮人事檔案在信息開發中的應用，開發數據庫和相應的管理系統，來適應信息時代的發展。
二、信息時代下人事檔案管理的新探究
（一）人事檔案信息化管理觀念的更新
如今社會市場經濟競爭激烈，如何準確的獲得信息是個人成功的關鍵。很多人認為人事檔案是個人的隱私，不應該當眾公布。因此，我們要改變傳統的思想觀念，正確的對待人事檔案的保存性，在適當的時候完全可以將這些信息作為資源進行有效利用，主動為社會主義人才市場的建設和發展服務。比如，人事制度的推行，讓許多“單位人”變成“社會人”。我們要樹立主動服務的理念，擴大歸檔范圍，借助信息技術，實現現代化管理，為決策機關和人事工作提供參考和服務。
（二）人事檔案信息化管理的模式優化
想要優化人事檔案管理模式，首先要做的工作就是建立人事檔案管理工作網，成立檔案管理委員會，完善委員會工作職能和檔案管理員的工作職責，構建一個完整的檔案管理體系，能夠做到及時有效地信息溝通，處理可能出現的問題和矛盾。除此之外，所有的檔案要進行分類整理，比如說干部的檔案放在一起，普通職員的檔案進行歸類，這樣就不會混為一談。想要使企業更好的運轉，人事檔案管理工作是其中重要的環節。
（三）人事檔案信息化管理的技術革新
21世紀是信息的時代，也是技術的時代，所以要求我們的生產生活要更好的利用信息技術。對于人事檔案管理來說也不例外，需要進行徹底的技術改革，傳統的人事檔案管理很少借助計算機的幫助，現在，就需要我們充分利用計算機的強大功能有效的完成人事檔案管理工作，建立完善的網絡體系，檔案管理工作者要十分熟練的掌握如何操控計算機，使檔案管理工作更加標準化、科學化、規范化。
（四）人事檔案信息化管理標準的規范
長期以來，我國人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問題，制約著人事檔案管理工作的發展，為了更好的發展，所以我們要實施新的標準。將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統，接受國家檔案事業規范化、標準化的指導。人事檔案管理的規范化是根據組織、人事、勞動等部門的現實要求，科學、系統的管理人事檔案，更好的為社會主義現代化服務。只有將人事檔案管理納入整個檔案系統，才能發揮人事檔案管理的作用。
二、完善、創新人事檔案管理的措施
做好新時期人事檔案管理工作,使之適應市場經濟的要求,結合我國人事檔案管理的現狀，應從兩個方面入手；一是完善規范傳統的以機關、企事業單位為單位的人事管理方式,使之更加規范化和標準化;二是探索區域性人事檔案管理中心的管理方法,實行人事檔案開放式管理。具體措施為：
1、加強黨的領導，強化檔案意識
我國延續多年的人事檔案管理制度對我黨、我國的干部隊伍和員工隊伍建設發揮了積極的不可替代的作用，面對改革開放新形勢，雖然傳統的人事管理制度出現一些不適應，這并不意味著可以不要或弱化人事檔案管理，相反而是要進一步完善、進一步改進。通過引進現代化管理手段，探索并實行新的管理模式，使之更加完善，科學，以適應社會主義市場經濟的要求。所以，我國黨政機關、企事業單位領導要高度重視人事檔案的管理，堅持黨管干部的原則，加強黨對人事檔案工作的領導，加大《檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用；落實檔案室硬件配備，搞好檔案工作人員的業務培訓，把人事檔案管理工作切實落到實處。
2、嚴格管理標準，規范管理程序
在我國多數企事業單位，人事檔案管理相對于其他檔案管理還是比較被重視和正規的，但嚴格來講，按照高標準要求，仍達不到標準化、規范化要求。嚴格管理標準，規范管理程序。就是在認真執行檔案管理一系列規章制度的同時，重點解決目前存在的較普遍問題；一是干部、員工個人應入檔的信息資料要按規定時間、規定程序進檔，并做到及時、無遺漏、無丟失；二是整理人事檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》要求，做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用。三是在記載內容上，切實從人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值，進而實現檔案管理的標準化和規范化。
3、創新管理模式，促進開放搞活
探索區域性人事檔案管理中心的管理模式，區域性人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心。并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用,使其更好為現代化建設服務。以適應我國用人制度開放搞活帶來的人才流動快、流動量大、檔案信息公開透明、人才競爭公開透明的需要，實現全國檔案信息的直接交流?？朔鹘y人才管理模式中檔案信息封閉，檔滯人流的弊端，促進整個社會人才資源的合理配置。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案,由單位及時補充新材料,用工單位可利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才,人事檔案管理中心通過保管、提供、利用乃至信息開發等眾多職能,實現檔案管理和服務。
2、檔案管理模式的創新需求
信息化時代，事業單位企業化改革在一定程度上推動了傳統干部人事檔案管理模式的改革。隨著網絡信息技術的應用，人事檔案數據庫的建立能夠讓企業及員工通過該平臺及時方便地獲取實時檔案信息，實現從傳統繁瑣冗雜低效的傳統時代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉變，這將讓人事檔案管理更加專業化、規?；?。在企業化改革的背景下，相對于過去事業單位單一的人事檔案管理模式，未來的檔案管理模式需要不斷的順應時展，需要以數字化、多元化、綜合化趨勢為主。在企業生產過程中人動不可避免，同時隨著企業化改革的不斷推進，企業員工的綜合能力將越發受到重視，那么將個人德行、工作業績、主要成果作為檔案記錄的主要內容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應該在原有的檔案基礎上盡可能詳細地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業了解員工信息，使之在員工的業績考核、崗位調整的過程中對其作出客觀、準確、綜合的判斷，以適應企業對于人才多元化需求。
3、關于人事檔案管理創新的若干思考
3.1人事檔案材料篩選
知識經濟發展時代，人事檔案需要全面反映的員工個人的履歷情況。一份完整的人事檔案應具有業務、任務及合同等幾個方面的檔案材料。其中業務檔案應全面反映出員工德行、才能、業績等情況，任務檔案方面要表現員工主要的成就、業績，合同檔案方面要維護勞資雙方的權益。作為負責檔案管理的人力資源部門，應以我國相關法律文件為依據，保證所保存的檔案材料的真實性。對接收放出的檔案材料內容進行嚴格確認，并根據審查結果對材料有針對性的篩選，保證檔案材料的真實性、價值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時要熟記檔案材料的相關各項政策法規以及材料收集范圍，對鑒別人事檔案材料的各項規定爛熟于心，保證材料質量以及材料真實性，提高其使用的價值。
3.2建立檔案管理新模式
在當今網絡信息化時代，人事檔案管理新體系應主要依據我國的人事檔案管理體系分類、分層次的對檔案分類管理。結合我國當前人事檔案發展情況，綜合健全的檔案管理模式應具備宏觀與微觀相結合、整體與細節的結合。以陜西某地勘集團為例，該單位作為國有大型企業公司，該集團的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機構的統一，即在集團公司統一的人事檔案管理制度的指導下，各單位、部門根據自身的特點制定相應的部門人事檔案管理規定。同時在進行檔案管理工作時可借助網絡手段，實現對集團公司及下屬子公司人力資源的全面了解?，F今企業人事檔案管理通過利用多媒體、指紋、聲音等現代科技手段，在一定程度上彌補了紙質檔案材料的不足。企業單位在查看所需人事檔案材料時，可通過系統檢索、關鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網絡計算機技術的廣泛運用，可以為單位提供優秀、高質量的人力資源信息服務，同時提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當今信息技術運用對人事檔案創新管理的又一大優勢。
屬于靜態式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發揮出來造成的。
1.2檔案材料單一。
傳統的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內容為主。記載教職工平時工作表現、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。
2創新人事檔案管理工作的措施
2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性
我國自改革開放以來，經濟生活水平有了很大的提高。企事業單位的用人形式也發生了極大變化，人們就業的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變為可自由選擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產生錯誤的看法。認為檔案已經起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發展及其不利，不能真正發揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經歷，德才表現及發展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據。因此我們必須提高對人事檔案的認識。
2.2改變以往的靜態式人事檔案管理，增強服務意識
學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經歷，也反映了學校辦學質量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內容。教師成長目標以鄰近相關學校或本地區教師發展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業技術人才的成長、發展規律，滿足學校教職員工的專業發展需求。
2.3人事檔案應轉變功能定位，實現“績效化”
傳統的人事檔案管理方式已經不能順應時代的發展了，現在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發揮不出應有的“績效”作用?，F在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發揮檔案的實用性。
2.4強化檔案服務意識，發揮檔案功能的多樣性
國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業績，是選撥人才的重要依據。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發利用轉變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發現。由傳統的簡單的收集整理，向多元化的開發利用轉變。人事檔案的開發主要包括：一是對人事檔案信息來源的發掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態化加工和重組，滿足現代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態化管理。
2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度
隨著電腦及網絡的普及，網上教學、網上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰略重點在《全國檔案事業發展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業務技能訓練，提高自己的業務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。
2.6健全人事檔案的管理制度
健全的、規范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質量的高低直接對學校其他職位的穩定產生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現管理制度的規范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規章制度來制約，我們人事檔案管理者要依據《干部檔案工作要求》并根據本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節，建立電子人事檔案信息，實現人事檔案網絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現代化水平。
二、人事檔案管理機制創新策略
1、強化人事檔案管理意識
人事檔案作為人事管理機制中的特色管理內容，是個人身份、學歷、政治面貌、思想品德的憑證，在企業單位用人方面人事檔案作用不可忽視。人事檔案事記錄人一生生活工作軌跡的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事檔案管理部門管理意識模糊造成檔案流失或嚴重損壞等現象屢屢發生，因此強化人事檔案管理意識迫在眉睫。面對人事檔案管理過程中出現的問題及時解決，各級領導和工作人員要審時度勢，明確工作內容，尤其是檔案管理人員要不斷提高業務水平，為單位營造好的人事檔案管理機制創新出一份力。
2、完善人事檔案管理機制
人事檔案作為國家機關和公司單位的重要文件，需要嚴密的檔案管理機制，《檔案法》明確要求檔案的分類歸檔要做到有章可循，管理體制要有法可依。人事檔案管理部門要在辨明檔案真實性上嚴格把關，更要做好檔案保密工作。完善的人事檔案管理機制創新可以更好的促進各種實際問題的高效解決。
1.應用信息技術大大減少管理人事檔案工作人員的工作
中國石油在逐步實現企業現代化運營的過程中，研究出一套有關人事管理的ERP系統，并且廣泛推廣。近年來，隨著ERP的逐漸完善和改進，計算機技術完成了人事檔案工作從信息的收集、確定、生成、保存、整理及應用這一系列的過程，計算機技術實現了信息化、系統化、效率化的變革，提高了企業的整體效率。由此可見，將現代化的信息技術應用于人事檔案管理工作，是實現檔案管理系統化、技術化、現代化的重要轉變。
2.計算機技術簡便了信息搜索
在中國，管理人事信息檔案的工作長期處于封閉中，傳統方式中繁瑣的程序、復雜的操作以及紙張的特性經常使真正人才被埋沒。作為計算機基礎功能的消息檢索，只需要幾個關鍵詞，無論是名字、時間、檔案編號都可以將所選拔人才的全方面信息迅速調出。如此簡便的操作極大的節約了時間成本，同時也更利于人才的發掘，為日后的人才舉薦提供重要根據。
3.應用計算機技術大大提高了人事檔案管理水準
每一種工作都有不同程度的人動，所以及時更新人事信息、填充檔案、完善數據庫等工作為人資管理部門構建了更高的工作標準。而計算機技術在此項工作的日常應用中使得檔案整理人員的工作變得簡便，為相關的管理人員提供了充足的信息搜集時間。除此之外，簡捷易懂的操作使得人員信息錄入的效率大大的提高。
二、管理人事檔案工作中的不足之處
1.專業人資管理人才短缺
因為新老職員的交替以及單位結構重建等眾多原因造成的不可避免的人事檔案管理人員的職位變動，繼任的檔案管理人員幾乎沒有經過系統專業的相關工作培訓使得他們不具備全面的專業技能，對于裝訂、整理、歸檔業務的不熟練嚴重影響了人事檔案管理的水平。由于信息化技術的應用，工作人員掌握相關知識和基本的操作技能才能成為合格的檔案管理者并有序的進行現代化的管理工作。
2.不完善的人事檔案管理工作制度
根據現今實際情況來看，大多數企業沒有自己專門檔案管理方面的工作小組。因為管理制度的缺失，相關工作的采集梳理、識別歸檔、更新修改等方面得不到細致的規定，造成了不執行和不遵守的工作現象，而這種現象導致檔案缺失混亂，不完全不詳細，無法真實有效的體現職工的信息和能力。
3.信息化人事檔案管理缺失保密意識
因為現如今高速發展的科技，關于檔案管理所設計的相關程序軟件也更加全面化，這種改變使得部分管理檔案的人員產生了一定的依賴性，從而忽視了傳統檔案的重要性。值得注意的是，高度機密以及極重要的檔案信息，企業還是選擇傳統的紙質檔案管理方式進行保存備案。所以，正因為電子信息技術的高速發展，管理檔案的工作人員應該更加謹慎，增強自己的防范意識，以防機密檔案被不法之徒從其他途徑盜取。
