時間：2023-03-17 18:11:01
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二、采取良好的措施，提高會計檔案的安全性及完整性
會計電算化條件下的會計檔案管理工作雖說有了更多的發展機遇，但同時也面臨著隱性的危機，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說，其一，單位要結合會計檔案管理的實時情況，派遣專業人士對會計電算化系統進行定期的補充與完善，通過構建防火墻系統、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權限設置等合理的手段，進一步提高會計檔案利用和流通的安全性；其二，各種會計資料包括打印出來的相關會計數據，以及儲存會計信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負責人批準的情況下不得私自挪用或外借；其三，要根據國家檔案局的相關要求和標準，建立電算化會計保管制度，根據一定的順序對電子會計檔案分類著錄和編號，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；其四，要在更大的程度上加大對軟硬件設施設備的投入和建設，結合本單位的發展實際選用合適的電算化會計軟件和硬件設施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準的噴墨打印機或者激光掃描儀，為會計檔案的輸出做好準備。
三、提高財務人員的綜合素質
眾所周知，在知識經濟時代到來的今天，人力資源在各行各業中的重要性已經成為不爭的實施，注重提高財務人員的綜合素質，能夠為會計檔案工作的改革與創新提供強而有力的催化劑成效。單位要結合具體情況以及基層會計工作現狀，通過專題會議、主題性的拓展訓練活動、推薦優秀會計人員外出深造、邀請外界專家前來指導等合理的方式，為財務人員提供更加廣闊的參與教育和培訓的平臺，使得財務人員更加從容的面對會計工作中的新任務和新挑戰；還有，要注重提高財務人員的計算機水平，一是要結合自身的經營和管理特點，有重點性的培養一批既熟悉電腦操作又精通會計業務的工作人員，二是要注重通過合理的引進機制，吸引更多的人才融入到會計檔案管理工作中來，不斷地推動單位的財務人員由“核算型”轉向“智能型”，促進他們的全面發展。三是要注重加強對財務人員的考核，考核的內容要包括他們的日常工作業績、工作能力、工作態度以及團隊協作能力等因素，并將考核的結果與他們所獲得的福利待遇、薪酬相掛鉤，從而在進一步提高財務人員工作熱情和主動積極性的基礎上，夯實他們的工作責任感和使命感。
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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（二）責任分配存在問題。在醫院中，財務會計的種類比較多，內容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務檔案進行有效管理，確保其質量，都對分工進行了細化，對項目進行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責任，檔案部門以及財務部門沒有對工作進行系統劃分，導致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴重影響。
（三）相關管理人員素質比較差。從當前情況看，在醫院很多財會檔案相關管理人員未接受過專業教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。
二、加強財務會計檔案管理的相應措施
（一）提高檔案管理意識。為了保證醫院財會檔案相關管理水平，一定要提升管理意識。首先，領導層要對財會檔案對于醫院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務管理工作中的一個重要內容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務并不只是對檔案進行管理，還要對醫院中的財務工作進行監督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發揮其作用。
（二）對相關管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發展之中，從財會檔案相關管理工作的具體情況看，要對相關管理制度進行完善，確保其具有系統性和完整性，與醫院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關制度以及法律法規進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質量以及工作效率。
會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范
會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統一思想，加強領導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。3.3規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質
會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。
4結語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
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1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現金收付業務要做到當日業務當日清?，F金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管
轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時間。
（1）現金、銀行日記帳每天打印。
（2）銀行余額調整表每月打印一次。
（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。
（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。
5、其他
由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
二、數據備份管理
1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。
2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。
4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會計檔案管理
1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。
一、電算化促進了會計檔案內涵的拓展
電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。主要由下列內容組成：（1）計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類型；（2）計算機操作系統（或網絡操作系統）型號；（3）財會電算化軟件系統的編程語言、數據庫系統類型；（4）軟件系統名稱、版本號；（5）與財會電算化軟件系統相配套的各說明書與使用手冊。可見，會計電算化條件下，由于計算機技術的應用和會計信息的數據化和程序化，會計檔案的載體本身發生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
根據財政部、國家檔案局財會字（1998）32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
二、電算化提高了會計檔案的技術和知識含量
實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才能運行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關，會計電子檔案必須在相應的軟件環境支持下使用，現代科學技術日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦操作系統不斷更新換代，財務管理和會計電算化應用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術化、知識化和信息化。
三、電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設且賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進行連續、系統、完整的記錄、計算、反映和監督而形成的，要求較強的嚴密性和準確性。
然而，在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。由于這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統而言，發現利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高?？梢?，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。
四、電算化條件下的會計檔案管理的科學性要求更高
不論機關，還是各企事業單位，凡是實行獨立經濟核算的，都會形成會計檔案。所形成的專業材料也是相同的，都是會計憑證、會計賬簿和會計報表。每個單位每天在處理會計各項業務事項時，都會產生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會計檔案更有存貯價值，電算化會計檔案通過計算機系統的運營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數據處理系統的處理也更容易產生一些有決策參考價值的分析結果，可以為管理和決策提供較好的支持。
事實上，會計檔案是機關、團體和各企事業單位的財會部門在會計核算活動中自然形成的，并按一定規律科學的集中保存備查的專業文件材料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和年終決算等會計核算專業材料。這些專業材料內犯了大量的有價值的信息。在經濟預測和經濟決策中有重要的作用。首先，會計檔案是會計活動的產物，反映經濟業務的歷史記錄。由于會計檔案與經濟活動緊密相關它通過會計核算的專門方法，對經濟活動和財務收支，予以連續的記錄、反映和綜合分析，具有連續性和制約性的特點。從會計憑證到會計賬簿，最終產生會計報表，構成了一個完整的體系，直接反映機關、企事業單位的各項經濟業務，這種內容的特殊性，賦予會計檔案較強的專業性。因此可以說會計檔案是總結經營管理經臉的重要資料。其次，會計檔案是預測、決策經濟活動開展會計分析等項工作的不可缺少的重要依據。會計檔案完整地記載了經濟活動中各項指標，作為會計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經方針，編制預算、決算，節約經費，加強內部的經濟管理等都具有重要作用。再次，會計檔案是打擊經濟領域犯罪活動和落實黨的各項政策的重要的依據，是檢查、監督經濟活動的重要工具。會計檔案客觀地記錄了會計各項活動中的情況，在打擊經濟犯罪活動中會計檔案無可辯駁地揭穿了一些經濟犯罪活動的事實。從而維護了財經紀律保護了國家財產。會計檔案在落實黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會計檔案是經濟科學研究的可靠史料。它記錄了經濟活動的事實經過，記錄了經營活動的經驗及教訓，是有重要價值的史料。
會計檔案的作用是客觀存在的，而會計檔案作用能否發揮，取決于一定的條件下能否對會計檔案實行科學的管理。在會計電算化條件下，要管理好會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會計檔案信息源頭質量。另外在利用會計信息時，要嚴格辦理利用手段。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數就越多。需要科學地對不同版本的軟件和相應的檔案進行科學的分類、存儲、調用。檔案應專人專室管理；應制定嚴格的會計電算化檔案管理制度，如硬盤數據保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、調閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會計檔案的收集工作來看，電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內，把計算機財務軟件系統中的所有會計數據備份到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件儲存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等、計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統、財務軟件的編程語言、數據庫系統類型、財務軟件的系統名稱、版本號、財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
從電算化會計檔案的各運行環節的管理與保存來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專職負責會計電算化檔案管理，負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔任會計電算化檔案的管理職務。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會計賬簿、財務報表（包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表）應定期打印。其中，現金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會計資料必須按規定整理保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應實行“AB備份法”進行數據的備份，即對所有的會計數據進行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發生引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。檔案應保存在遠離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有所不同，就可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者認為電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。
從電算化會計檔案的調閱來看，調閱的會計檔案會有兩種情況：（1）所調閱的會計檔案版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；（2）所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
從電算化會計檔案的移交因工作崗位調整而更換會計電算化檔案管理員時，要辦理移交手續。編制會計電算化檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計電算化檔案要由單位財務負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。從電算化會計檔案的銷毀來看，保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實施銷毀時，應當由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告單位負責人。
從電算化會計檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒內，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會計檔案的庫房一定要避開磁場，如遠離大功率的發電機等，軟盤不要接觸永久磁鐵；電算化會計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進人庫房，還要配備有滅火設備；為使盤片不變形，庫內溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應配有溫、濕度測量儀器和空調器，嚴格監測，及時調整；電算化會計檔案的庫房必須保證衛生清潔，為此要配備吸塵設備，嚴防灰塵對磁性介質的污染破壞。
參考文獻：
一電算化會計檔案的特點
會計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。其特點如下：
1、載體的變化。根據《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
2、電子會計檔案載體性質的特點。電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素影響。
3、電算化會計檔案在工作中的特點。在傳統的手工操作條件下，在工作中具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機進行會計核算處理。這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是電算化會計運行的前提條件，又是保證電算化會計正常運轉的查詢資料，所以，必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
4、電算化會計工作對工作人員素質的要求。電算化會計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機操作和維護知識，同時，對個人安全操作使用提出了新的需要。
二、當前企業電算化會計檔案管理中存在的問題
1、會計檔案載體的雙重性。企業領導和財會人對會計電算檔案的組成內容不甚了解，一些企業只將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性。
2、電算化會計檔案性質延伸的問題。有的企業沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象可能會發生。
4、缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。一般單位只注意到對會計人員的培訓，忽視對計算機和網絡的維護。
三、改善電算化會計檔案管理的方法
1、完善硬件設施。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，作為紙質會計檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實際業務的電算會計軟件，強化系統安全防護功能，如對聯網電腦進行定期的補丁維護，避免會計檔案泄密或被人為修改。
2、完善電算化會計檔案管理制度。一是建立電算化會計檔案歸檔制度。會計電算化工作開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案保管。會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并備份。二是建立電算化會計檔案的保管制度。選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴格的借閱制度。查閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續。四是建立定期備份制度。
1.缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性認?，F在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經濟業務信息不重視。會計職位的員工培訓很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業務，這就導致會計工作與會計檔案管理相嚴重脫節。會計員缺乏會計檔案管理的專業知識又很容易導致檔案的整理、保管、檢索、銷毀等環節出現紕漏，特別是檔案材料制作不規范、檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密、檔案監交工作不嚴格等問題。同時，由于上上下下在思想上對會計檔案的重要性認識不足，工作消極，使檔案資源不能被有效利用。上述任何情況的發生都會嚴重影響著會計檔案工作的服務質量。
2.沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。無論是法律規章規定還是實際工作需要都要求設置專門的財務會計檔案管理架構。然后，在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位時間運作過程不完善、不規范，沒有設置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉單位又沒有專門的職業技能培訓，很容易出現會計檔案歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴重阻礙了財務管理系統的完善。
3.會計檔案資料收集不全，管理不善。一個完善高效的會計檔案管理系統對會計檔案資源的信息必須完整全面真實可靠，只有收集齊全完整的資料才能充分發揮出會計檔案的作用，檔案記錄信息完整真實才能反映出單位財務現在情況，為企業單位發展方向做出正確的指導。但很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分類、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質料質量良莠不齊，儲存、查找統計相關資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
4.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。隨著時代進步，檔案儲存方式多種多樣，為適應不同需求往往紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤等毀壞等造成很多信息丟失。另外現在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，出現一些會計電算化檔案無法調閱問題。
5.保密意識淡薄。很多機關、事業單位領導和檔案工作人員，思想存在誤區，對經手的大量有密機的檔案文件保密意識淡薄，缺乏必要的保密規范和措施，很多涉密單位在保密管理工作中普遍存在重宣傳輕管理的不良傾向，沒有建立一套完善的保密機制，工作人員自身保密意識不強，相關教育培訓也是走走形式，有意無意中很容易泄露單位核心機密，使保密工作流于空泛。
6.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。會計檔案管理工作是否能落實，是否有條不紊的進行關鍵還是在于檔案管理人員。管理人員的職業素質、業務操作水平、職業道德等個人綜合素質對檔案管理制度的完善有著重要作用。在檔案管理工作中工作人員如果違法亂紀，偽造、篡改、變換記錄憑證，開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本等將會使會計檔案形同虛設甚至產生更多的危害。這種違法行為會導致會計信息失真，從小的范圍講，會影響單位的正常工作，使少數不法分子有可乘之機；從大處講，甚至會影響國家宏觀數據的統計與決策，危害極大。
7.檔案管理的基礎設施設備落后。單位對會計檔案管理的資金投入不夠，很多單位基礎設施特別落后，保管環境差，對檔案維修不及時使一些珍貴檔案材料面臨損毀的危險。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.加強思想宣傳，轉變企業單位對會計檔案的根本的認識。加強宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發揮的作用，市場經濟現代化的時代市場競爭越來越大，掌握完善的信息十分重要，而完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領導更應該引起重視，積極建設完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。
2.提高會計檔案管理基層人員的綜合素質，開辦相關知識培訓課程。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。另外建立專門的行政機制，由專門的檔案人員對會計檔案資料進行鑒定、管理、維護等，加強檔案人員的專業素質和安全意識。檔案人員是會計檔案管理的直接操作人員，檔案人員的個人素質、學歷與會計檔案工作息息相關。檔案管理崗位需要各種高素質、高學歷、復合型人才。作為檔案管理制度的直接貫徹者，檔案人員不但要具備檔案基礎理論和專業知識還必須有較高的政治思想品德和職業道德，認真執行黨和國家的方針政策。開展相關專業知識培訓課程，提高基層人員的業務水平、操作熟練度；加強基層人員的思想教育，個人素質教育，提法律意識。嚴格按照《檔案法實施辦法》中的規定條例進行操作；對于各單位而言，應該積極開辦相關培訓課程，為基層管理人員提高良好的學習環境。企業應該依法把技能培訓作為會計人員崗前培訓的重要內容。除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。
3.建立健全會計檔案管理的規章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。近年來我國會計檔案管理制度的建設取得了重大進步，如《會計檔案工作人員職責》《會計檔案保管制度》《會計檔案移交、銷毀制度》等規章制度都相繼頒發，但是我國相關制度還應該繼續完善，從法律的高度切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道，并根據實際工作情況的變化及技術的革命，不斷修訂補充，要最終使會計檔案管理工作做到有章可循，有法可依。
4.要定期進行會計檔案資料鑒定、維護、銷毀等?！稌嫏n案管理辦法》第十條就有相關明確的規定，單位應該按照《會計檔案管理辦法》等法律法規嚴格執行，不偷工減料、走過場走形式等，對會計檔案資料定金進行鑒定，有價值的分類，有損壞的進行及時維修，不需要的定期處理。
5.同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。會計電算化軟件的使用給會計檔案的利用帶來諸多便利。但在實際工作中，由于不重視同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級，常常出現打不開檔案管理系統的事件，嚴重影響工作效率質量，妨礙了檔案工作正常進行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進行妥善保管，比如磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。
摘 要：中小企業是我國經濟的重要組成部分，中小企業如何擺脫困境事關企業的生存和發展。中小企業由于資本不足，持續經營能力不強和經營管理水平低下，給企業的長期收益和發展帶來了障礙。充分認識中小企業在財務管理方面的不足，加強財務管理是做強中小企業的關鍵。但由于經濟環境和企業自身原因的影響，中小企業財務管理工作存在許多問題。文章分析了中小企業財務管理存在的問題，并提出了解決問題的對策。
關鍵詞 ：中小企業；財務管理；問題和對策
中圖分類號：F275文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2014）25-0113-02
中小企業屬數量多，規模小，業務性質特點各有不同，建立一套適合自己企業的財務管理制度是必不可少的。首先應強化企業所有者的管理思想，認識到財務管理的重要性，再者企業可以根據本企業實際情況，結合自身的組織結構，形成各部門各崗位之間分工、協調、制約和監督機制。這樣環環相扣必然會堵塞或有效的減少漏洞減少違法違紀現象，防止貪污盜竊行為及各種舞弊行為的發生，必然會使企業走上規范運作，持續、高效的健康發展之路。
一、中小企業財務管理存在的問題
1企業籌資困難，限制了企業發展。中小企業資金來源一般是合伙投資，資金多是業主家庭自己積累或向親朋好友借的，這使得企業的資金規模受到很大的限制。而這些企業的信息披露制度又不健全，基本上還是非公開，信息透明度差，可抵押資產又少，使得的借貸信譽都大打折扣。我國的金融機構也沒有面向中小企業貸款的政策優惠，為中小企業服務的中介機構又不健全，使得中小企業以貸款形式獲得融資成本高，籌資不太容易。這些使得中小企業資金短缺問題突出，導致企業規模較小，難以擴大發展。
2缺乏明確的產業發展方向，對項目投資缺乏科學論證。一是片面追求“熱門”產業，不顧客觀條件和自身能力，無視國家宏觀調控對企業發展的影響。二是對項目的投資規模、資金結構、建設周期以及資金來源等缺乏科學的籌劃與部署，對項目建設和經營過程中將要發生的現金流量缺乏可靠的預測，倉促上馬。一旦國家加大宏觀調控力度，收緊銀行信貸，使得建設資金不能如期到位，企業就面臨進退兩難的境地，甚至造成巨大經濟損失。近幾年來許多企業所投資的鋼鐵、電解鋁、水泥等項目由于資金困難而夭折，或“割肉”賣出或成為永久性“在建工程”，不僅企業自己為此付出了慘重的代價，也將一些銀行拖入泥潭。
3管理模式僵化，管理觀念陳舊。一方面，中小企業典型的管理模式是所有權與經營權的高度統一，企業的投資者同時就是經營者，在這些企業中，企業領導者集權現象嚴重，并且對于財務管理的理論方法缺乏應有的認識和研究。僅憑借經驗和感覺進行管理，使決策大都沒有經過科學而嚴格的論證，致使其職責不分，越權行事，造成財務管理混亂，財務監控不嚴，會計信息失真等。
4財務管理制度混亂。中小企業的財務管理制度，仍處于簡單的粗放型管理方式之中，一些企業根本沒有設置財務管理制度，使企業財務人員進行財務工作沒有具體的制度可遵循。一些企業雖然制定了相應的財務管理制度，但由于中小企業管理者與一般從業人員多具有一定的血緣、親緣、地緣關系這個特征，使得制度的約束力不強。另外，由于財務部門設置簡單，財務崗位分工不明，一人兼任多項職務的現象非常普遍，使得會計核算的崗位分工制度無法實施，會計數據失真現象普遍存在。
5管理基礎薄弱，內部控制不嚴格。由于中小企業管理模式集所有權與經營權于一身，這就使得企業在決策和經營管理方面帶有很大的主觀隨意性，缺乏一套比較規范的具有可操作性的財務控制方法。一是對現金管理不嚴，造成資金閑置或不足。二是應收賬款周轉緩慢，造成資金回收困難。原因是沒有建立嚴格的賒銷政策，缺乏有力的催收措施，應收賬款不能兌現或形成呆賬。三是存貨控制薄弱，造成資金呆滯。四是重錢不重物，資產流失浪費嚴重。不少中小企業的管理者，對原材料、半成品、固定資產等的管理不到位，財務管理職責不明，資產浪費嚴重。
二、中小企業加強財務管理對策
1優化資本結構，提高融資能力。中小企業要加強自身資金管理，形成合理的資本結構，在不斷增加內部資本積累的前提下，確定合理的負債比例，以滿足企業投資的需要，提高承受財務風險的能力，同時又要注意不能限制企業的長期發展。加速資金積累盡可能提高折舊率，減少行政費用等非生產性開支等，以改變企業信貸資信能力。中小企業應積極參加信用保險和信用擔保，改變自身的融資環境。要有效地利用企業現有的各種閑置資本和存貨，通過抵押貸款、融資、租賃融資、抵押企業債券等各種融資渠道，進行企業籌資。一些優秀的中小企業還可以通過股票上市、債券發行等方式或通過各種基金組織籌集資金。中小企業要樹立現代融資意識，根據企業自身特點去選擇適當的融資方式。
2確立和完善企業的資金管理體制。一個企業并不是以資金多寡論成敗，而是以通過合理優化和配置資金為企業帶來最大經濟效益來衡量。提高資金的有效使用效益應著手抓好以下幾方面的工作：一方面是嚴格核定資金的合理需要量，可以通過現金預算的編制來實現嚴格控制事前、事中資金的流出，保證資金的有序流動和控制資金的合理需要量；另一方面要加強對現金流量的分析，嚴格控制現金的流入和流出，落實企業內部各層次、各部門的資金管理責任制，使資金的使用權基本集中在公司的決策高層;再一方面要加強資金審批制度的管理，企業應根據業務和資金大小，分程序和分批確定審批人員，如在付款安全性問題上，要明確支付款項的程序和審批權限，落實責任，以確保資金的安全與完整。
3要發揮監督機構作用?？茖W、嚴密、獨立的審查監督制度，是正確實施企業內控制度的重要保證。要強化企業審計監督職能，反對“一言堂”，除了建立內審機構外，還要充分發揮董事會、監事會、股東會、職代會的監督作用，逐步落實新修訂的《會計法》中明確的內部控制、社會監督和國家監督三位一體的完整的會計監督體系。
4應規范投資對象的投資程序。小企業在資金、技術操作、管理能力等各個方面具備了一定的實力之后，可以向投資做法較好的大中型企業借鑒適當的做法，規范項目的投資程序，施行適當的投資監理，對于各個投資活動階段做到精心設計和實施，要盡量做到萬無一失，把風險降到最低。企業的投資可以采用對外直接投資和證券投資兩種。直接對外投資的形式主要有緊密聯營投資、半緊密聯營投資和松散型聯營投資。而對聯營型投資管理的方法有以下幾種：（1）進行聯營投資的可行性研究（2）對聯營投資前的資產進行評估（3）籌資聯營投資所需的資金（4）加強對聯營企業的財務監督（5）合理分配聯營企業的利潤（6）依法進行投資回收清算。證券投資的主要形式有：股票、債券、大額存單等形式。
5建立嚴密的財務控制制度，實現財務的有效控制。具體包括以下三個方面：①不相容職務分離制度。這要求公司合理設置財務會計及相關工作崗位財務管理論文，明確職責權限，形成相互制衡機制。不相容職務包括：授權批準、業務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等職務。如：有權批準采購的人員不能直接從事采購業務，從事采購業務的人員不得從事入庫業務。②授權批準制制度。這要求公司明確規定涉及財務會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容，公司內部的各級管理人員必須在授權范圍內形使職權和承擔責任，經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。如：采購人員必須在授權批準的金額內辦理采購業務，超出此金額必須得到主管的審批。③會計系統控制制度。公司依據《會計法》和國家統一的會計制度，制定適合本公司的會計制度，明確會計工作流程，建立崗位責任制，充分發揮會計的監督職能。會計系統控制制度包括企業的核算規程，會計工作規程、會計人員崗位責任制、財務會計部門職責、會計檔案管理制度等。良好的會計系統控制制度是企業財務控制得以順利進行的有力保障。
