時間：2023-03-17 18:11:00
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(1)集中管理模式。數字檔案館檔案信息資源建設的集中式管理式檔案工作域信息資源建設發展方面具有關鍵作用。一是通過集中管理模式能夠使得數字檔案館的信息資源建設具有一定的計劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進其合理利用與開發二是數字檔案館通過集中式管理模式能夠對其信息資源建設進行有效控制監督檔案館各級信息資源建設的具體行為規范工作流程保證數字檔案館信息資源的可持續發展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設缺乏一定的創新性。
(2)分散管理模式。數字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強的靈活性和適用性。通過分散管理模式能夠調動不同地區數字檔案館信息資源建設的積極性充分發揮自身優勢加強檔案信息資源建設工作。同時數字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設提供了個性化發展的渠道提高了檔案信息資源建設工作中的創新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統不兼容、共享交換不方便的問題。
2.微觀管理模式
(1)內外結合模式。數字檔案館信息資源建設的內外結合模式指的是數字檔案館根據其自身信息資源不足的現實情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設的一種模式。內外結合管理模式的核心是數字檔案館通過整合內部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設工作。數字檔案館信息資源建設采用內外結合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長處使檔案信息資源的建設具有較強的適應性。一是通過充分利用數字檔案館現有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設的質量;二是利用內外結合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設的信息技術、專業人才等，彌補數字檔案館在信息資源建設過程中的不足加強檔案館工作人員業務培訓加快信息資源建設步伐。
(2)專項建設模式。數字檔案館信息資源建設的專項建設模式指的是將其建設力量集中在某一個具體領域方面，由此集中力量解決數字檔案館信息資源建設過程中遇到的棘手問題盡可能找到問題的突破口。因此專項建設模式更適用于數字檔案館信息建設的最初時期或者用于專業性較強的數字檔案館信息資源建設中。
二、數字檔案館檔案信息資源建設管理流程
數字檔案館檔案信息資源建設是一項長期持續的工作包括總體分析、制訂計劃和一些具體業務共同構成。為了能夠有效控制管理數字檔案館信息資源建設工作必須對其進行建設規劃役計建設流程。第一階段數字檔案館信息資源建設的前期準備階段包括建設總體分析和建設整體規劃兩個方面。該階段主要是對數字檔案館信息資源建設的環境、條件等進行系統分析提出可行性研究報告為數字檔案館的信息資源建設進行整體規劃同時進一步細化具體業務的建設計劃。第二階段數字檔案館信息資源建設的具體業務的實施管理包括信息需求分析、獲取數字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲、信息開發和信息維護更新等環節。該階段數字檔案館信息資源建設的最終目的是控制整個過程保證其信息資源的建設目標能夠實現。第三階段數字檔案館信息資源建設的總體評估和驗證階段包括數字檔案館建設績效評估和信息反饋兩個方面，該階段工作的最終目的是對其信息資源建設的實現流程、開發利用程度進行有效評估臉證數字檔案館信息資源建設工作是否已經達到最初目標總結建設過程中的經驗與問題將信息資源建設過程中遇到的問題進行反饋。
三、數字檔案館信息資源建設的策略構建
1.深入開發檔案信息資源
第一加強科學合理的成本投入?？茖W合理的成本投入是保證數字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設與應用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒有合理的成本投入數字檔案館信息資源建設與開發就會受到各種阻礙，難以提高信息資源產品的品質和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據數字檔案館的實際建設情況而定。因此數字檔案館信息資源的建設與開發要保證有一定的成本投入同時避免資源浪費的問題出現。第二朋確信息產品特點。信息產品的特點與特色是數字檔案館信息資源建設過程中的取勝關鍵。檔案信息產品在社會中具有較強的特性例如原始性、不可復制性等由此數字檔案館信息資源的建設與開發工作更應該抓住這一特點朋確檔案信息產品的特色提高檔案信息產品的品質與價值。第三實施聯合開發。數字檔案館信息資源建設與開發工作是一個整體過程對于檔案信息產品的標準規范、專業人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分數字檔案館都無法滿足以上這些要求需要經過多方機構的整體協調加強檔案館之間、檔案部門與其他機構之間的聯系實施聯合開發建設，以此提高數字檔案館信息資源建設的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產生和冗余信息價值的消失以及信息技術和生產設備的不斷提高數字檔案館信息資源建設仍然需要持續更新主要包括以下三個方面片是添加新的檔案信息主要是及時將最新的信息資源加入到數字檔案館信息資源建設開發工作中這也是檔案信息資源的重新建設不斷添加檔案信息資源，能夠提高數字檔案館信息資源開發的適應性和可用性。二是及時清除已經失去利用價值的檔案信息由于數字檔案館信息資源建設占用的存儲空間有限不能夠滿足隨時增加新的信息資源因此需要及時清除已經失去價值的檔案信息。而且這些老化無效的檔案信息如果不能夠及時清除不但會影響數字檔案館信息資源建設的運行速度還阻礙了用戶使用系統查找信息資源的行為。但是清除失去價值的檔案信息需要經過嚴格的審查和鑒定并對其進行詳細記錄。三是數字檔案館信息資源管理系統的更新是隨著信息技術的發展而不斷進行的肖數字檔案館原始的信息系統無法滿足實際工作需求時，就需要對信息資源管理系統進行一次更新本質上是將原始信息資源系統進行轉換。
3.科學合理的存儲信息資源
檔案信息的合理存儲是數字檔案館信息資源建設函待解決的問題，由于要充分考慮到檔案信息存儲與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長期有效存儲的問題，在數字檔案館信息資源建設過程中要重點規劃信息存儲問題通過有效的信息技術手段和保障措施加強檔案信息的存儲效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲方案在數字檔案館信息資源存儲建設中其信息技術手段包括分布式管理、數據挖掘、模糊識別、信息檢索等由于信息技術的發展是持續的，因此，不可能建設一種完全合理的信息資源存儲方案。但是數字檔案館應該充分考慮其建設環境和條件積極尋找科學合理的信息資源存儲方案，以最大限度滿足數字檔案館的現實需求這也是其信息資源建設過程中必須要綜合考慮的問題。其次要遵循數字檔案信息存儲的標準和規范。數字化建設提出以來信息領域對于數字信息標準的研究方面也取得了一定進展。因此數字檔案館信息資源建設在對信息存儲進行合理規劃時要充分考慮到數字檔案信息的存儲標準和規范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數字檔案館檔案信息存儲要選擇適當的存儲載體。載體是存儲檔案信息的實體。數字檔案信息與傳統檔案材料相同其存儲、保存、提取都與載體密不可分。數字檔案信息存儲的品質與性能是影響檔案信息安全應用的關鍵因素油此數字檔案館在信息資源建設過程中對于檔案信息的存儲要采用性能穩定、安全可靠的信息載體。
【正文】
隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。
1數字檔案的憑證價值問題
檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。
1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變?！盵2]
1.3管理制度上的問題?！皞鹘y檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。
2數字檔案信息的長期存取問題
數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題?！皳蟮?，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。
2.2機讀語言格式?！坝嬎銠C語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數字檔案的失真問題
“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。
4數字檔案信息的安全問題
安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒?！皣庥腥斯烙?，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數字檔案館建設的諸多技術問題
數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。
5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。
5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。
5.3技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出?！凹夹g過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。
6數字檔案館建設的標準化問題
數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準?！岸鴮嶋H上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非?？?，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。
7數字檔案館建設的投入與產出問題
數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家
圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。
8數字檔案中的經濟問題
與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。
8.1.2數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。
8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。
8.1.2.2設備更新費用?，F代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非?？?，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。
8.1.3向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義；
9數字檔案館法律法規方面的問題
數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。
9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。
9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]
10數字檔案館的基礎理論問題
數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。
10.2數字檔案館的系統邊界問題?！皵底謾n案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。
10.3數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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在社會信息化的大環境下，數字化建設已成為評價一個國家信息基礎水平的重要標志。海洋檔案的管理作為社會信息資源系統的一個重要組成部分，也正面臨著數字化時代的挑戰。隨著電子文件的大量出現，檔案理論界對于電子文件是否應該轉化為檔案材料也從爭論轉為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應技術發展趨勢，更好地進行海洋檔案管理工作。
1海洋數字檔案的概念和特點
在1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實態檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會對數字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內容只能通過機器來利用，并根據來源原則來組織安排。以此類推，海洋數字檔案就是以代碼數字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數字檔案改變了傳統的檔案載體形式與檔案工作意識。數字檔案的載體與傳統檔案的載體有很大區別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數字檔案中的信息資料不以傳統的筆墨紙張等直觀的形象出現，而是通過二進制代碼以數字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數字化，當檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能，通常是以網站方式提供相關檔案服務。海洋數字檔案也有著與其他數字檔案相同的特性。
2網絡環境下海洋數字檔案的安全隱患
在數字化的過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計算機為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網絡化運作環境決定的，是一種進步和發展。同時，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護規程主要針對紙質載體制成材料的耐久性、保存環境等方面來進行，缺乏對電子檔案長時間可靠保存的經驗與技術。實踐證明紙質載體的檔案在一定的保護條件下可保存達上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠不如紙質檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發現，但電子文件載體的損壞只能由設備檢驗。此外，由于信息技術的快速發展，信息保存的格式和載體都在發生變化，使得早期數字檔案難于“閱讀”，例如現在面對一個保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數讀者都會束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲載體。
由于網絡技術本身的安全隱患導致泄密。Internet/Intranet技術本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地，任何中介站點均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯網的發展，互聯網攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強，而安全技術是一種在對抗中被動發展的技術，它總是滯后的，這樣就導致了網絡的脆弱性。此外，網絡硬件也是經常被忽視的但風險極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術水平有限。據有關資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓，他們缺乏計算機與網絡的相關知識，缺乏對檔案信息網絡的安全意識。
3網絡環境下實現海洋數字檔案安全的對策
如前所述，隨著網絡信息技術的迅猛發展和廣泛應用，數字檔案及海洋數字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴防密從網泄，確保電子文檔安全，應在管理、網絡安全和信息安全3方面采取有效的安全技術與措施。
3.1管理方面
加大人才培養力度，提高管理人員的技術水平。海洋檔案信息數字化是信息時展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認識網絡中的檔案信息，不能認為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強責任感、使命感和危機感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學習掌握檔案現代化管理、計算機和網絡安全等方面的技術，加快從傳統型檔案管理人員向現代化檔案管理人員的轉化。同時，海洋檔案行政管理部門要采取相應措施，從政策、待遇等方面培養和激勵專業技術人才。要通過在職教育、短期培訓和學歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業技能，充分調動海洋檔案管理人員的積極性、主動性和創造性，為推進海洋檔案信息化建設作貢獻。
制定安全管理制度。在海洋數字檔案安全管理中，除了采用相應的安全技術措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應當根據相關法律、法規，結合本單位實際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網絡操作使用規程，用戶身份認證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網絡安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數字檔案信息的安全保障體系。
3.2網絡安全方面
硬件設備安全。涉及海洋電子文檔的計算機應做到專人專用，使用的移動儲存設備也應做到專用，不可混用。對于網絡設備應該盡量使用通過保密檢測的設備，不要盲目追求新產品、新技術，以減少泄密渠道。
操作系統安全。安全的操作系統是網絡安全的重要基礎，因為所有的基本應用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設置防火墻和安全島)都依賴操作系統提供的底層支持。充分考慮海洋數字檔案操作系統的安全性是我國的國情所決定的，因為許多核心技術我國并不掌握，無法保證國外操作系統產品不存在后門程序。在海洋數字檔案管理用操作系統方面要考慮以下兩點:①采用的產品要具有自主知識產權，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統漏洞和配置情況，以便及時發現問題。操作系統的安全主要通過增強身份標志與驗證、細化自主訪問控制、用戶職責劃分、強制訪問控制、審計跟蹤和安全管理等方面的措施來實現，這些措施都可以對基本安全功能提供強有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網絡整體考慮，主動防御，改變被動劣勢，要樹立“預防為主，防治結合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網絡上的所有機器，如利用定時查毒功能，對客戶進行掃描，檢查病毒情況;利用在線報警功能，監測網絡上的每一臺機器，出現故障或病毒侵人時，網絡管理人員都能及時知道，并作出反應。
內外網隔離。在內外部網之間，設置防火墻(包括分組過濾與應用)實現內外網的隔離與訪問控制是保護內部網安全最主要的同時也是最有效、最經濟的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能:過濾進、出網絡的數據;管理進、出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網絡攻擊的檢測和告警。
在必須使用公眾網絡時采用虛擬專用網絡(VPN)技術。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯網絡的基礎設施為用戶創建隧道，并提供與專用網絡一樣的安全和功能保障。在互聯網上傳輸數據時，VPN可提供保密和數據加密。如果某機關檔案系統設有兩個或更多分支機構，或者希望用戶遠程訪問檔案網絡，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數據備份恢復系統。備份數據可以防止磁盤驅動器出現故障、電源斷電、感染病毒和發生其他事故時丟失數據。一旦發生了數據丟失，如果按照備份規程進行了備份，那么就可以恢復數據。海洋數據備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結合，例如我們可以每周執行一次完全備份，每天執行一次增量備份。除此之外，還應該選擇不同的數據存儲介質，并將備份介質存放于不同的安全地點。
載體保護。海洋數字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環境影響。海洋數字檔案存儲介質應存放在無強磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到相關標準的要求。加強工作人員責任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標識筆作標注時，會帶來盤面的污損拿取時手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會腐蝕盤帶。
數字簽名技術。主要包括數字簽署技術和驗證技術，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲和流通過程中，保證了數字檔案的原始性、真實性。目前常用的數字簽名技術有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數字指紋、數字水印、數字時間截和數字證書等。
信息加密。加密技術可以確保電子文件內容的非公開性，是保證電子文件機密性的重要方法，其目的是采取某種數字方法經信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護效果。
雙套歸檔制。實行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案，這也是在技術水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實性問題的一種可行辦法。
（二）需加強城建檔案工作的規范化程度以及標準化程度城建檔案管理標準化以及規范化是檔案工作的數字化、高科技化的基礎。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業務能力以及發展程度不均衡，系統軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質量、水平較低等問題。再加上現在仍舊沒有一個統一的城建檔案自動化管理的標準，同時已有的自動化管理規范只適用與個別城市建設檔案館，不能滿足所有城市建設檔案館的需求，所以該自動化管理規范得不到推廣以及應用，這也就導致了城建檔案數字化的推廣以及應用工作受阻。
（三）需提升相關工作者的素質水平要想實現、加強城建檔案數字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進技術，可熟練應用專業知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構的檔案人員并沒有專業的計算機技術知識，同時也沒有能熟練應用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進行處理的高級復合型人才。雖然部分城建檔案機構引進了現代化的機械、設備，但是由于沒有可以熟練應用設備的人才，導致設備的作用得不到發揮，進而導致城建檔案數字化發展受阻。
二、優化提升城建檔案資料數字化應用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數字化工作的標準性提升城建檔案信息資料數字化工作的完善程度，首先應當促使城建檔案信息資料數字化工作更為標準化。也就是說，城建檔案信息資料數字化工作規范化、標準化是構建數字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數字化應用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統一、完善、規范以及具有可實施性的操作文件以及標準處理措施，需落實好城建檔案信息資料數字化的規范化、標準化工作。我國當前的城建檔案信息資料數字化規范標準一般可以分為兩部分，也就是數字化檔案管理以及信息化標準規范。其中數字化檔案管理包含需建立檔案接收標準，與相應的檔案管理以及具體落實細則等；信息化標準包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進行網站式的管理，數字化建檔需要的格式標準，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現有的城建檔案信息資料數字化規范標準基礎上，不斷地基于實際對規范標準進行不斷的完善，城建檔案信息資料數字化才能夠得以實現，才可以保證數字化應用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數字化建設應用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數字化建設應用會涉及到很多的專業、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業人員的理論專業知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進行城建檔案信息資料數字化建設應用的隊伍，城建檔案信息資料數字化才能得以實現。對檔案從業人員進行專業的教育培訓，同時根據城建檔案信息資料數字化應用的實際情況，幫助檔案從業人員不斷積累經驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數字化實際應用能力以及專業知識水平。另外城市建設機構還需要不斷引進專業的人才，引進高校對口的專業畢業生，為城建檔案信息資料數字化管理注入新的血液，內外結合快速提升整個建設應用隊伍的綜合素質水平。
（三）優化城建檔案信息資料數字化技術的辦法城建檔案信息資料數字化工作由于涉及各種高新技術，而且也沒有案例、經驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經驗，不斷完善管理系統以對數字化城建檔案信息資料技術進行不斷的優化。這點的實現需要城建檔案的相關工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術應用等的實踐應用以及相關知識理論探析，以不斷提升數字化城建檔案信息資料的技術水平。優化提升數字化城建檔案信息資料工作的技術水平實質上是對城建檔案進行數字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉變的所有流程進行全過程監控，以促進各個技術之間更為協調。通過集成多種計算機技術，比如說計算機網絡安全技術、數據交換技術、通訊技術以及網絡技術等的，對分散在不同區域以及載體的檔案資料進行集成化管理，使得不同計算機技術的作用均可以在檔案資料的數字化應用中綜合發揮出來。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
信息技術在檔案管理中的廣泛應用，一方面提高了檔案工作的效率，擴大了檔案的社會影響力；另一方面也對檔案工作提出了新的要求，例如存儲介質的不穩定、技術過時、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護面臨著前所未有的挑戰。
在2002年國家檔案局頒發的《全國檔案信息化建設實施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設”，但仍缺乏深入、系統的探討。電子檔案信息的安全管理是一個過程，而不是一個產品，我們不能期望通過一個安全產品就能把所有的安全問題都解決。對各檔案管理系統來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識別自身信息系統所面臨的風險，包括這些風險可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進行最充分的分析與評價。只有采用科學有效的模型和方法進行全面的安全評價，才能真正掌握內部信息系統的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對高風險的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅固的電子檔案信息安全管理體系。
二、電子檔案信息安全評價指標體系的組成
電子檔案信息系統是一個復雜的系統工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個規范的、統一的、客觀的標準。根據國內外的電子檔案信息安全評估標準，國家對電子檔案信息和網絡信息系統安全性的基本要求，結合電子檔案管理和網絡管理經驗，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評價指標體系。該體系主要包括五個大項二十個小項的評價指標。
1、物理安全評價指標
物理安全是指存儲檔案信息的庫房、計算機設備及管理人員工作場所內外的環境條件必須滿足檔案信息安全、計算機設備和管理人員的要求。對于各種災害、故障要采取充分的預防措施，萬一發生災害或故障，應能采取應急措施，將損失降到最低。物理安全包括環境安全、設備安全和載體安全三個方面。
(1)環境安全：主要指存儲檔案信息的庫房、計算機機房周圍環境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災害的能力，如庫房是否建在電力、水源充足，自然環境清潔，通訊、交通運輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監控系統；有無防雷措施等。
(2)設備安全：主要是指對電子檔案信息系統設備的安全保護，包括設備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護等。
(3)載體安全：保證設備安全的同時，也要保證載體安全，要對載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。
2、管理安全評價指標
安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規范和制約的作用，科學的管理理念加上嚴格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評價指標具體包括：
(1)專門的檔案信息安全組織機構和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機構的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關單位的正式文件。
(2)規章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規章制度；檔案信息安全人員的配備、調離是否有嚴格的管理制度；設備與數據管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓計劃和培訓制度；各類人員的安全職責是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。
(3)是否有緊急事故處理預案：為減少電子檔案信息系統故障的影響，盡快恢復系統，應制定故障的應急措施和恢復規程以及自然災害發生時的應急預案，制成手冊，以備及時恢復系統運行。
3、網絡安全評價指標
越來越多的電子檔案在網絡上傳輸，而網絡作為一種構建在開放性技術協議基礎上的信息流通渠道，它的防衛能力和抗攻擊能力較弱，可能會遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸的媒介——網絡的安全，網絡安全評價指標包括以下幾個方面：
(1)是否有計算機病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵設施：主要是設置防火墻和入侵檢測等設施。
(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網絡信息系統的用戶，當用戶之間建立鏈接時，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實施身份確認，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。
(4)是否有審計與監控：審計與監控是指應使用網絡監控設備或實時入侵檢測設備，以便對進出各級局域網的常見操作進行實時檢查、監控、報警和阻斷，從而防止針對網絡的攻擊與犯罪行為。
4、信息安全評價指標
在網絡能夠正常運行的基礎上，我們要保證在系統中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。
(1)是否采取加密措施：檔案的本質屬性是原始記錄性，而計算機和網絡的不穩定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級限制，不能公開在網絡上傳輸，所以電子檔案信息在網絡傳輸時必須通過加密來保證其安全。
(2)是否有數據完整性鑒別技術：網絡上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內部的內容，所以應采取有效的措施來進行完整性控制，這對于電子檔案信息來說至關重要。
(3)是否確保信息數據庫的安全：一個組織最核心的信息通常以數據庫的形式保存和使用，保證數據庫安全對于電子檔案信息來說有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計系統和密級控制兩方面。信息審計系統能實時對進出內部網絡的信息進行內容審計，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據信息保密級別的高低劃分公開范圍，并對用戶劃分訪問權限，進行分組管理。
(5)是否有防抵賴技術：防抵賴技術確保用戶不能否認自己所做的行為，同時提供公證的手段來解決可能出現的爭議，它包括對數據源和目的地雙方的證明，常用方法是數字簽名。
5、系統安全評價指標
這里的系統安全是指計算機整個運行體系的安全。在計算機上處理信息時，硬件、軟件出現故障或誤操作、突然斷電等都會使正在處理的信息丟失，造成無法彌補的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統的穩定，確保信息的安全。計算機系統安全評價指標有：
(1)是否有系統操作日志：系統操作日志詳細記錄了系統的操作狀況，以便事后分析和追查系統損壞的原因，為系統提供進一步的安全保障。
(2)是否進行系統安全檢測：運用系統安全檢測工具對計算機和網絡進行安全檢測，可及時發現系統中存在的漏洞或惡意的攻擊，進而采取有效的補救措施和安全策略，達到增強網絡安全性的目的。
(3)是否有操作系統防破壞措施：操作系統集中管理系統的資源，是計算機系統賴以正常運轉的中樞，它的安全性將直接影響到整個計算機系統的安全。操作系統應當建立某些相對的鑒別標準，保護操作系統本身在內的各個用戶，阻止有害功能的運行。
(4)是否進行系統信息備份：日常備份制度是系統備份方案的具體實施細則，應嚴格按照制度進行日常備份，否則將無法達到備份方案的目標。
(5)是否有災難恢復系統：當系統因人為或自然因素受到破壞時，我們應保證能夠盡快地恢復正常工作，把損失控制在最小范圍內。
三、電子檔案信息安全評價指標體系權重確定方法
用若干個指標進行綜合評價時，其對評價對象的作用，從評價目的來看，并不是同等重要的。指標越重要，權的數值就越大；反之，數值小則可以說明其重要程度相對較低。
合理地確定和適當地調整指標權重，體現了系統評價指標中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評價因素的可比性。在安全評價中，具體確定權重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評價。
層次分析法的核心是對決策對象進行評價和選擇，并對它們進行優劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結構較為復雜、決策準則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結合，具有高度的簡明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標體系因素多、主觀性強且決策結果難以直接準確計量，因而可以用層次分析法來確定指標體系的權重。層次分析法的基本步驟是：
1、將復雜問題概念化，找出研究對象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關聯、隸屬關系，構建有序的階梯層次結構模型；3、對同一層次的各因素根據上一層次中某一準則的相對重要性進行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計算被比較因素對上一層準則的相對權重，并進行一致性檢驗；5、計算各層次相對于系統總目標的合成權重，進行層次總排序。
四、電子檔案信息安全評價指標體系綜合評價方法
綜合評價是指對被評價對象進行客觀、公正、合理的全局性、整體性評價?？梢杂米骶C合評價的數學方法很多，但是每種方法考慮問題的側重點各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導致評價結果的不同，因而在進行多目標綜合評價時，應具體問題具體分析。根據被評價對象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎上選擇合適的評價方法。在信息安全領域，目前存在的綜合評價方法有信息系統安全風險的屬性評估方法、模糊綜合評價方法、基于灰色理論的評價方法、基于粗糙集理論的評價方法等。對于這些方法，目前還沒有評論認為哪一種方法更適用于信息安全領域的綜合評價。鑒于此種情況，本指標體系采用模糊綜合評價方法。
模糊綜合評價就是以模糊數學為基礎，應用模糊關系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進行綜合評價的一種方法。從評價對象來看，用模糊綜合評價方法來評價信息安全系統是可行的。首先，對于信息的安全管理而言，“安全”與“危險”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險之間存在著一種中間過渡的狀態，這種中間狀態具有亦此亦彼的性質，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語言來表達，而自然語言最大的特點是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評價中，對一些評價要素的評價是具有模糊性的。如組織管理中的評價很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級概念來描述，具有較強的模糊性。而且一些評價要素受外界環境的影響較大，具有不確定性，如網絡攻擊、安全設施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準確評價。對于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數學來研究。模糊綜合評價方法就是在對多種因素影響的事物或現象進行總的評價過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評估方式，它通過運用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數的理論來刻畫這種模糊性，以達到定量精確的目的。
總之，模糊綜合評價方法是一種適用于在信息安全管理方面進行系統評價的可行方法，其基本步驟為⑦：
1、確定評價集。評價集是以評判者對被評價對象可能做出的各種總的評判結果為元素組成的集合，例如我們可以對電子檔案信息安全評價采用五個等級的評語集合(很好，好，較好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影響評判對象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評價體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網絡安全、信息安全和系統安全五個指標，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標組成。
二、保護少數民族檔案策略
本文建議從以下幾方面來加強少數民族檔案的保護，首先國家檔案相關部門應加強征集流失國外以及民間的檔案文獻工作，盡量使散落在各地的少數民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對于檔案重要性的認識，鼓勵民間收藏者捐獻出收藏的檔案文獻。對少數民族宣傳我國的《檔案法》，使人們認識到檔案的重要性，也可以通過各種宣傳來鼓勵相關人員捐獻檔案，并給予一些物質以及精神上的獎勵。不斷加強搜集散落在國外的檔案文獻工作，在前文提到由于戰亂，導致我國的一些文獻流失到國外，國外的一些出版社有時候會將檔案文獻出版，我國的相關部門應抓緊這個機會，搜集檔案文獻，爭取以購買等方式來獲取檔案，對于具有特殊意義的檔案文獻，可以考慮以外交的方式來進行獲取，利用可以利用的所有機遇來搜集流落在外的檔案文獻。第二建立健全檔案保護法等的相關法律法規，對于從事歷史檔案文獻倒賣人員進行嚴厲打擊。目前我國檔案法以及文物法中對相關販賣檔案文獻的處罰，公安以及一些執法機關都應嚴格依照法律對違法行為進行嚴厲制裁，另外對于歷史檔案販賣活動也要進行嚴格的排查，一旦發現不法行為，就要進行嚴格的處罰。第三對于一些紙質歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護工作。由于這類檔案文獻容易受到環境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強保護意識，對于這類檔案進行一些技術性的保護，如對于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環境中，相對濕度保持在50％~60％，若是紙質檔案出現了破損以及粘連現象可以采取一定的古籍修補技術來進行恢復。建立檔案管理管理體系與監督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設備等，如果遇到技術問題，一定要及時的求助一些技術人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對于不易于保存在檔案館的少數民族檔案，如一些大型的不宜挪動的碑刻等，可以采取其他的一些手段來保護檔案，如可以采用拍攝等手段來記錄下檔案內容，在石碑上涂一些有機硅材料來進行防腐工作。
三、檔案數字化管理策略
除了以上幾種保護少數民族檔案的策略，我國也要盡快實現檔案的數字化管理。要想加快少數民族檔案數字化管理建設，首先要做的就是提高工作人員對少數民族檔案信息化建設的認識?？梢哉f少數民族檔案信息化建設是一個比較長遠的發展歷程，不可能一蹴而就，在建設過程中需要對少數民族檔案管理工作進行深入的改革，檔案管理部門要認清這一點，轉變傳統“重藏輕用”的觀念，使得服務模式變得更加的主動，利用現代化的技術手段來改變傳統的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設的思想準備，為檔案管理信息化創造良好的條件。盡快實現少數民族檔案信息化管理，實現常用少數民族檔案的數字化，檔案的數字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長遠考慮，加大資金投入，加強檔案信息化基礎設施建設，主要硬件設施建設包括數據服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機等，軟件設施包括規范化的檔案信息管理系統等都需要進行完善，少數民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務功能，同時還必須適應多種平臺以及不同操作系統的運行，本身要具備較強的安全控制能力以及連接其他數據庫系統并進行交換數據的能力，保證各系統管理網絡順利進行。在建設少數民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個比較新型的管理機構，使得管理網絡能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網絡。第二建立一套比較科學的少數民族檔案管理機制，依據相關法律法規要求，來制定比較詳細的管理辦法，提高檔案管理水平。少數民族檔案信息化建設的關鍵問題就是信息的安全性、真實性、完整性、可靠性以及其實用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對統一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網絡平臺和信息安全基礎設施的統一化建設。另一方面也要注意少數民族檔案資料的質量，多多加強網絡技術、服務設施以及網上檔案資源開發等工作，制定一系列有實際約束力的規范和標準來建立檔案信息網絡，使得檔案網絡更加的具有統一化，實現檔案信息的共享。少數民族檔案人員素質將會影響到檔案利用的效率，現代的高效管理人員一定要具備現代化信息技術，能夠熟練的使用計算機來進行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網絡化的管理和服務也不可能完成，所以少數民族檔案管理部門一定要注意這一點，盡量為檔案管理工作配備計算機專業的人士，為檔案利用者提供技術上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時還要對現有的檔案管理人員進行在職培訓，提高工作效率。
作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。
一、檔案信息網絡化的必備條件
實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才?，F在就對這三個條件分析如下:
1.1檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。
1.2制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。
1.3建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。
二、實現檔案信息網絡化的對策
隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。
1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。
2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置?，F階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。
3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。
隨著數字化檔案的快速發展，數字化檔案信息的總體規模在逐漸擴大，其數量已經達到甚至超過了紙質檔案，為了對兩種檔案加以區別，并發揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質檔案和數字化檔案實行雙軌制的管理。但從目前的數字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實和實行，沒有取得預期的效果。
（二）由于互聯網的發展，數字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯網技術的發展，為了發揮數字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯網調取所需的數字化檔案。這種做法的好處在于可以使數字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對于有些機密的數字化檔案信息缺乏有效的保護手段，使得網絡黑客可以侵入檔案管理系統，竊取機密的數字化檔案信息資源，所以，對于數字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策分析
考慮到當前數字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應的對策解決目前數字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數字化檔案信息資源管理取得預期目的，實現數字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數字化檔案信息資源規模的擴大，在解決數字化檔案信息資源管理問題時，一定要考慮到其實際運行情況，做到優化管理措施，創新管理手段，有效堵塞數字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對數字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對其重要性引起足夠的重視，主要應該采取概念宣貫和理念灌輸的方式，從根本上明確數字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對數字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態度，從檔案管理理念上推動數字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對待數字化檔案信息資源管理的有效做法是實行檔案雙軌制管理，逐步提高數字化檔案信息資源管理的力度。對于目前檔案管理工作中紙質檔案和數字化檔案信息資源雙軌制管理推進速度慢，推進效果不理想的問題，我們要制定具體的數字化檔案信息資源管理制度，并創新檔案管理手段，實現對數字化檔案信息資源與紙質檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進。
（三）對關鍵的數字化檔案信息資源實行加密處理，保證數字檔案的安全性
在目前的數字化檔案信息資源中，為了預防關鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級數字化檔案信息資源管理系統，從根本上保證數字檔案的安全性。為了有效應對網絡黑客對關鍵數字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強硬件網絡設施，同時采取先進的數學算法和加密手段，保證關鍵數字化檔案信息資源得到有效保護。通過實踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數字化檔案信息資源管理的效益，滿足數字化檔案信息資源管理的目標。實踐證明，要想提高數字化檔案信息資源管理的效益，就應該從以下幾個方面入手：
（一）將數字化檔案信息資源管理和紙質檔案管理一起，納入到統一的標準化管理體系中來
實踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統一的標準化管理體系，實行統一管理，發揮管理效益。對于數字化檔案信息資源管理而言，要和紙質檔案一起，建立統一的標準化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，保證數字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數字化檔案信息資源規模逐漸擴大，涉及種類多數據龐雜，為了實現有效管理，建立數據庫是未來發展的趨勢。所以，要建立并完善數字化檔案信息資源管理數據庫，有效開展數字化檔案信息的管理工作。
（三）統一數字化檔案信息資源存儲格式，便于數字化檔案信息資源的實際使用
為了提高數字化檔案信息資源在數據庫中的存儲效率，節省存儲空間，便于用戶實際調用，我們應該統一數字化檔案信息資源存儲格式，保證在數據庫中以同一種格式出現，便于存儲和利用。
（四）加強數字化檔案信息資源的安全管理建設，保證信息安全
數字化檔案信息資源中包含一些機密的信息，所以我們必須加強安全管理建設，要提高安全管理登記，保證關鍵數字化檔案信息的安全，保證這些機密信息不發生泄漏。
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.
【關鍵詞】數字化/檔案/雙套制
digitization/archive/double-setssystem
【正文】
中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02
一、檔案雙套制問題產生的背景及研究現狀
關于檔案雙套制問題，并不是現在才提出的什么新問題，其實早在20世紀80年代末期檔案學界就開始對此進行了討論。但是，我們現在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現代辦公自動化(OA)的興起、發展、普及，縮微技術的應用，以及當前在建設數字檔案館過程中對現有館藏紙質檔案的數字化，便產生了大量電子檔案、膠質縮微品檔案，這就出現了同一內容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學界又在討論的檔案雙套制管理問題。可見，當前，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環境和條件已大不相同。
為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數據庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻），因此，可以認為，從1994年至今，檔案學界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。
在早期的研究中，主張紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當今檔案載體出現了多元化的時代，同一內容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復保存，在這樣的背景下，進一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。
二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性
在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數量限度問題。因為在實現辦公自動化和檔案現代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質載體又有其它非紙質載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。
雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現在以下幾方面：
以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點?？s微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。
而雙套制正好融合了紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現?？梢?，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。
三、檔案雙套制面臨的問題與對策
鑒于上述原因，當前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側重點不一樣?，F在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現了網絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現電子文件和紙質文件并存的局面。
如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統統實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。
目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認為，至少應包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
根據以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據。因為我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據，完全可以參照執行，不必另搞一套。
機關檔案是檔案館檔案的主要來源，機關檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應嚴格把關。機關檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應當限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關檔案部門，兩套不同載體檔案如何統一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。
檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認為，檔案館除了接收機關檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質檔案，鑒于數字檔案館的發展是大勢所趨，因此今后現有館藏紙質檔案將會逐步實施數字化，但由于我國現有館藏紙質檔案數量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現存的紙質檔案應維持現狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數字化，并實行雙套制保存。總之，現有檔案館既成的紙質檔案不是雙套制的重點。
【參考文獻】
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