時間：2023-03-16 17:16:22
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城建檔案編研的最終目的應該是服務城市建設，對檔案信息資源的利用必須既有深度又有廣度，如果只局限于現有館藏，那么在選題上的范圍上必然會受到限制，這樣編寫出來的資料缺乏吸引力，社會利用率也注定不高。要想充分體現城建檔案的專業特點和一個城市的地方特色，就必須編寫出真正反映城市建設過程中不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格與城市文化，這樣的成果才具有較高的借鑒參考及利用價值。
2.工作經費有限，資金投入不足
真正稱得上編研成果的應該是題材新穎、制作精美，經過正式印刷出版并廣為流傳的作品。同時它也是一項文化產品,只有投入才會有產出，要獲得一項高質量的編研成果，少不了必要的資金投入。但由于是公益性事業單位，城建檔案館經費多靠地方財政撥款。而所撥到的款項主要用于支付職工工資、一般日常性支出和少量的業務建設，能夠真正用在編研工作上的幾乎沒有。城建檔案館要想立項目，爭取資金渠道少、難度大。
3.專業技術人才缺乏
人員知識儲備不豐富。各領域的發展關鍵靠人才。但能夠被選派和充實到城建檔案編研工作崗位上的具備專業水平高、研究能力強、知識儲備豐富的專業技術人員力量較少，且多為兼職。城建檔案編研工作恰恰缺少這樣一些有責任感、有事業心、熱愛本職、精通專業技術知識，同時又熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質高的人才隊伍。
4.技術資源尚缺
編研工作既要有設施配備，又要有技術資源的支持。這些是編研工作有效開展的物質保障。導致編研成果質量不高，利用形式單一的另外一個因素就是缺少技術上的有效支持。技術資源的有效使用決定了編研成果宣傳度、利用率和社會價值。
二、聲像技術資源優勢
聲像技術是近代聲學、電影和電視技術的綜合性運用，通過畫面和音響來表達內在含義的方法和設備。它涉及對語言、音響和畫面加工處理及專題片制作等技術，早已被廣泛應用到城建檔案工作領域。隨著信息技術的不斷進步和更新，在原有的基礎上，還能夠利用視覺差異把觀賞者引入畫面立體空間中，使其具有深度感和現場感。而且光盤為聲像存儲提供了新的載體，將技術與藝術融為一體，作為文獻檔案材料可作長期貯存和快速傳遞的有效途徑，其優點是傳遞信息快、直觀、形象生動，在經濟、科技和社會發展中越來越顯示出重要的作用，是新時期城建檔案工作的重要內容。
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理混亂，問題復雜。
主要表現在：
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
5、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，?？飘厴I2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
主要表現在：
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝徽掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
5、重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
（一）缺乏完善的指標管理體系
到目前為止，我縣鄉鎮社區門診檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步和社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，社區醫療服務中心在檔案管理工作中，由于還沒有統一的管理標準和模式，多數單位是根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入。檔案管理工作缺乏系統化，主要體現在：
1、年初缺乏計劃，年底沒有考核，檔案管理狀況同科室的考評沒有直接掛鉤，缺乏規范化的措施。
2、由于認識程度不同，各科室的檔案管理水平參差不齊，沒有按照規定收集檔案的現象依然存在，檔案丟失、歸檔不及時、個人留存不交的情況時有發生，檔案的管理職責有待進一步加強。
3、由于社區醫療服務中心檔案管理制度不夠健全、規范，缺少適應社會主義市場經濟體制的綜合性醫院檔案管理的新模式，檔案的分頭管理和分散保管現象嚴重，各自為政、標準不一，裝具參差不齊，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴重脫節，人力、物力和空間浪費現象嚴重。
（二）檔案管理意識不強
鄉鎮社區醫療服務中心以醫療服務為根本任務，長期以來對社區醫療服務檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現檔案痕跡留存可有可無的模糊認識。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，同時由于受人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作受到冷遇。正是因為存在這些問題，導致個別同志為了方便自己利用，任意扣壓或丟棄使用完畢的文件材料。
（三）檔案管理人員素質有待提高
檔案管理人員知識更新不夠，業務素質不高。檔案管理工作是專業性強、涵蓋面廣、涉及部門多、工作內容繁雜的一項專業性工作。從目前看，各部門的檔案管理人員多為兼職人員，檔案、信息處理復合型人才就更為缺少，大部分檔案人員專業水平偏低。在社區醫療服務中心人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案專業知識培訓，缺乏創新和活力。
（四）檔案信息開發不足，檔案利用率偏低
社區醫療服務中心開發利用檔案僅滿足于“查閱文件”的被動封閉式的狀況，只是發揮其簡單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態，從而失去了檔案存在的價值。同時檔案的分散管理也間接導致了檔案管理人員難以對檔案信息進行綜合研究和開發利用，檔案室也就不能提供綜合性、宏觀性、整體性強的檔案信息，這也就直接導致了檔案利用率的低下。
（五）檔案管理尚未與醫療業務建設同步規劃、同步發展
在社區醫療服務中心近期和遠期規劃中，一般對社區醫療服務中心規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平無法與醫療業務同步發展。一些單位由于醫療用房緊張，擠占檔案用房現象普遍。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段。檔案管理與醫療服務的不協調發展必然導致檔案信息的開發不足，并最終導致醫療服務丟失檔案信息保障的后果。
二、進一步加強鄉鎮社區衛生檔案管理的對策
（一）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍
社區醫療檔案是國家檔案的重要組成部分，是發展醫療衛生事業及其他各項工作的必要條件和依據，是重要的信息資源，是國家的寶貴財富，應在國家檔案行政管理部門“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”下，由縣衛生管理部門檔案機構負責社區醫療服務中心檔案工作的具體監督和指導。社區醫療服務中心應明確一名領導分管檔案工作，把檔案工作納入領導議事日程，切實解決檔案工作中存在的實際問題。
社區醫療服務中心應理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機構，負責本單位的檔案工作和統一管理本部門形成的各種載體的全部檔案（病歷檔案除外）。各單位應根據工作實際配備1-2名專兼職檔案工作人員。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。要結合本單位檔案工作實際，建立健全檔案接收、整理、保管、鑒定、統計、利用等一系列的規章制度和檔案管理人員崗位責任制，使檔案工作各環節的運行有章可循，使各部門按照各自的職責和歸檔范圍進行收集、積累和整理。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，增加檔案管理的綜合性和獨立性，編制統一的分類大綱，把各門類的檔案作為一個有機整體，用統一的標準和規范系統地進行整理，統一分類編號。完善的制度與職責，將使檔案管理有法可依、有章可循，使檔案人員管理檔案更加規范，對檔案管理水平的提高有著十分重要的保障作用。
社區醫療服務中心要建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入各類專業技術人員和管理人員的職責范圍，確保每項重要的醫療、防疫、科研、教學、藥品管理、行政管理等工作都有完整、準確、系統的文件材料歸檔。
（二）加強領導，重視宣傳，增強全員檔案管理意識
領導重視和支持是做好醫院檔案工作的前提條件和重要保證。各級社區醫療服務中心應切實加強對檔案工作的領導。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為社區醫療服務中心發展的重要內容來抓，與社區醫療服務中心業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使社區醫療服務中心領導、管理者、職工都能充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（三）重視社區衛生檔案規劃，促進檔案建設與業務同步發展
社區醫療服務中心檔案管理作為社區醫療服務中心管理的重要組成部分，在社區醫療服務中心的建設和發展中是不可缺少或替代的。社區醫療服務中心在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據社區醫療服務中心發展規模和需要，不斷增加投入，加大檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與社區醫療服務中心的業務發展相適應。
（四）加強投入，提高配備，實現檔案管理的現代化
重視檔案的基礎設施建設，不斷改善檔案安全保管條件。有條件的單位還應配備計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機及檔案管理軟件等，提高檔案信息的基礎質量，擴充檔案的種類，使社區醫療服務中心發生的重大事件，不僅有文字、照片、錄像甚至光盤等電子檔案，而且利用方便，逐漸實現檔案管理的現代化。
（五）重視人才培養，提高人員素質
1、缺乏檔案管理意識。人們缺乏計生檔案工作重要性的認識，特別是一些領導不夠重視基層的檔案管理工作，沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如：尚未將檔案工作納入計生的考核體系中，在人員配備上兼職多，專職的少，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，從而影響了計生檔案管理事業的健康發展。
2、檔案人員素質偏低?；鶎哟蟛糠謫挝挥嬌鷻n案管理人員由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業知識缺乏、實際操作能力差等現象較為普遍，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻，也造成了檔案資料的散失。
3、檔案管理不到位?；鶎佑嬌k（站）無專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔，甚至隨意銷毀等不良現象；有檔案室的也設施簡陋，無保護措施，不符合檔案存放條件，基層計生單位普遍存在不能按照檔案管理規范化要求去操作，管理水平亟待提高；村級計生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響，更是管理混亂、殘缺不全。
4、檔案管理沒有形成制度。許多鄉鎮的檔案管理就是領導的一句話，用的時候就有了，不用的時候就閑置到一邊，缺乏有效的管理，更別說形成制度，用一句話說，就是可有可無。這樣的工作就別說系統管理，就連說長效機制都不是，實在是日常積累的最大的浪費。
二、加強基層計生檔案工作的對策
1、加強學習培訓，提高思想認識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規的宣傳教育，全面提高基層計生工作人員特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識，計生檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強檔案工作人員的理論業務學習，尤其是要掌握計算機知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責任心，要愛崗敬業、腳踏實地、敢于開拓創新，科學地保管好檔案。
2、建立有效機制，規范管理制度。基層計生檔案工作是一個系統工程，必須綜合治理，要建立健全適合基層計生檔案管理特點的管理制度，讓計生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計生干部年度目標責任制，與計劃生育工作同步檢查、同步考核，建立起計生檔案管理的長效機制，形成一個相互配套的規章制度和政策，促進基層計生檔案管理規范化、制度化建設。
3、適應形勢需要，創新管理模式。計生檔案管理要適應新形勢發展的需要，必須與時俱進，用創新的思維對待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，建立計生檔案室，配齊人員，實現計生檔案統一管理。要嚴格要求，加大檢查力度，推動其業務工作的開展，使檔案管理與計生業務良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。
4、加大經費投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把計生檔案管理經費作為計劃生育事業發展的基礎性投入列入財政預算，以便改善基層計生檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內應安裝瓦數適宜的白熾燈泡，以便有利于保護好檔案資料。有防潮措施，安裝排風扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調、去濕機等，還要用計算機管理檔案。
5、強化服務觀念，拓寬服務渠道。計生檔案管理人員要用發展的眼光積極拓寬服務領域和范圍，靠優質高效的服務，爭得理解和支持，求得發展的空間。要對計生檔案實行動態管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準確的計生檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務，為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。還要重視計生檔案的證據作用，通過檔案材料總結經驗教訓，分析規律指導實踐。在推進計算機管理的過程中應先根據檔案的重要程度進行排隊，將那些利用率較高的檔案進行優先加工整理，提高計生檔案的利用率，計劃生育工作的深人開展和社會經濟的加快發展作出貢獻。
辦法說了不少，但最總來講，基層面對的問題也較多，比如人員不足、經費有限、沒有專門的保管途徑和場地等原因，但不管是什么原因，我個人認為，人的因素是最主要的原因，要從以下幾方面重視起來：
1、領導重視，落到實處。計生部門領導必須高度重視本部門檔案管理工作，要把它放在全局建設的高度來認識，將其列入全年工作要點和重要議事日程，加強檔案工作的組織領導，定期研究檔案工作，定期監督、檢查與指導檔案業務。并樹立全局“一盤棋”的思想，建立綜合檔案室，實現全部檔案的集中統一管理，切實強化檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。要大力開展人事勞動檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心計生工作，自覺支持計生檔案管理的良好氛圍。
除了善學、會管、能寫、夠專，我還具有反應快，容易接受新鮮事物的優勢。這一點，也是多媒體工作室主任應有的素質。
我來競聘也有兩個不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對體能的高要求，人們也許會認為這一職位應由身強力壯的男士來擔任。但是，我認為，除了身體條件好以外，還應有過人的魄力。這兩點，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會因為自己是女性而退縮。曾經兩次，我隨林市長外出視察，由于我的突出表現和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當我自豪地說出城建檔案館時，我不再感到，性別會成為影響我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚，不大善于在人面前表現自我。為了克服這個缺點，我決心工作上要多向館領導匯報，在領會上級精神的同時讓領導知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學會推銷自己，化被動為主動。
假如我競聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將總結經驗，改進方法，積極愉快地工作；假如我競聘成功，我會全力以赴，實現心中的藍圖。我的工作設想具體有A、B、C、D四大計劃：
A計劃（Accumulation）是集腋成裘計劃。主要內容是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動出擊。繼續跟蹤拍攝一批重點工程；積極配合規劃局和建委完成重要會議活動的拍攝；完整系統地搜集規劃專項工程例如番禺南沙開發區、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強多媒體工作室對聲像檔案業務指導的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標準，依靠基層網絡單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計劃能夠及時而有效地豐富我館聲像檔案的內容。
B計劃（Business）是商業運作計劃。我館聲像檔案忠實地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財產。B計劃是憑借已有的素材，運用多媒體技術，開發集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產品，并借助商業運作的模式，開展有償服務。B計劃利用館藏聲像檔案的不動產，創造具有市場價值的多媒體產品這一流動資產，將為我館帶來源源不斷的財富。
C計劃（Cooperation）是跨部門合作計劃。橫向交流，縱向合作是C計劃的宗旨。首先要密切與本館內各部門的合作。近期來說，對內合作計劃有三個內容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊和籌備網站所需的聲像資料；第二，與監督指導室合作，增強聲像檔案的業務指導職能，在網絡單位征收聲像檔案；第三，與技術開發部合作，參與數字檔案館中數字多媒體信息管理系統的開發，向我館和市規劃局的相關用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統。合作計劃的另一方面是加強對外合作。第一，強調主動服務的觀念，與市建委、市規劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規劃方案和國際招標所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長的原則，與電視臺、報社等大型媒體機構合作。利用媒體優勢和本館資源，開展宣傳策劃活動。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動，加強與兄弟單位的聯系，保證跨部門工作的順利開展。
醫院聲像檔案是指醫院在各種社會實踐活動中，通過攝錄手段形成的，具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微片、幻燈片等各種載體。眾所周知，醫院聲像檔案是最能客觀、真實記載醫院發展歷史的檔案資料。雖然醫院聲像檔案數量占醫院檔案總件比例很少，但所起檔案佐證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的。但是，聲像檔案又是在醫院檔案管理中較容易被忽視的。筆者在二級醫院從事檔案管理工作多年，現結合醫院檔案管理實際，就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應采取的對策，聲像檔案開發利用等問題淺談一下自己的看法。
1 聲像檔案管理中存在的問題
聲像檔案管理制度完善及規范存在缺陷。常見表現為醫院檔案管理不是十分規范，管理制度不夠落實，分類方案不盡科學，重視紙質檔案管理而忽視聲像檔案管理。
1.1 聲像檔案歸檔意識淺薄，歸檔率低
1.1.1 由于聲像檔案形成科室一般在院辦公室或宣傳科，重要日常活動資料的拍照、錄音錄像等由上述科室負責，等到每半年度或年度完成后才將聲像資料整理上交檔案室。在此過程中，聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質量的因素，假如聲像資料形成部門工作較忙，或對聲像檔案重視不夠，聲像檔案質量、歸檔率難以保證。
1.1.2 目前醫療單位各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，如接診到特殊患者、開展新特技術等，一些臨床科室自行拍照，為今后病例討論、撰寫論文積累資料；由群團組織的醫院職工體育活動可能是自己進行錄像照相……這些形成聲像資料其檔案價值不容忽視，但由于不是重點聲像檔案歸檔部門，使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。
1.2 聲像檔案管理手段滯后，保管條件差
聲像檔案的保管有嚴格條件限制。除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施，要達到以上嚴格保管條件遠非易事，必須投入一大筆資金購入儲存設備，這對于目前普遍舉步維艱的醫療單位來說，較大資金投入不是十分現實的，因此不易被醫療單位接受。
1.3 聲像檔案管理人員業務知識匱乏，聲像檔案整理不規范
目前大多數從事醫院檔案管理工作的人員原來沒有接受過檔案專業培訓，或僅接受較短時間的檔案專業培訓。個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，聲像檔案與一般紙質檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。
1.4 聲像檔案利用開發意識不夠
目前各醫療單位對聲像檔案一般僅滿足于查閱，出版?？媰?、簡報的層次。檔案管理者對聲像檔案開發利用意識不夠，缺乏開發利用動力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發利用價值卻“養在深閨無人識”，發揮不了聲像檔案的應有作用。
2 聲像檔案管理的對策
2.1 重視對聲像檔案的管理，嚴格聲像檔案的收集
從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現象的發生。開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫院員工對聲像檔案工作予以配合支持。[1]
2.2 聲像檔案管理者要積極發揮主觀能動性
經常深入科室了解情況，及時發現有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔醫院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件，其目的有：真正掌握醫院重要活動的第一手材料，再者有利于檔案管理工作中“四同步”的開展，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。
2.3 爭取領導支持，購置必需的設備
聲像檔案的保管需要一定的設備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領導的重視，在經濟上給予投入，購置必需的設備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設施。
2.4 加強檔案管理人員業務培訓，提高專業人員素質
檔案室是“沒有圍墻的大學”。自學是聲像檔案管理工作者提高自身專業水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業務學習，在干中學，在學中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續教育，不斷進行專業技能的填補和提高。作為單位領導者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創造良好的工作環境和發展環境，從而提高聲像檔案管理水平。[2]
2.5 應用現代手段管理聲像檔案
采用計算機技術實現聲像檔案數字化，對聲像檔案的保管、延長其壽命及實現檔案資源共享都有很大作用。下面我們分別就相片、錄像帶、錄音帶數字化問題等進行探討。[3]
2.5.1 相片檔案數字化：采用掃描儀將相片掃描，存進計算機硬盤或刻錄成光盤，其優點是對相片實物的保護，防止時間過久色彩褪色，方便以后相片編輯出版、網上遠程傳播等。
2.5.2 錄音帶檔案數字化：錄像帶、錄音帶對保管環境要求十分嚴格，在高溫潮濕的環境中，磁帶發霉、消磁、咬帶導致報廢較為常見。將錄像帶轉為光盤，防止磁帶報廢，方便今后利用，不失為一種好方法。
2.5.3 錄像帶數字化：采用數碼錄像機將錄像帶轉錄并刻錄為DVD光盤保存，其畫面分辨率不但高過錄像帶，而且是也給今后的音像檔案利用創造了條件。
3 聲像檔案的開發利用
檔案管理的最終目的就是利用，發揮它潛在的經濟效益和社會效益。因此，醫院檔案管理工作者要多渠道、多途徑地開發聲像檔案信息資源，使檔案在醫院發展中發揮應有作用。圍繞服務醫院中心工作這個前提，聲像檔案開發利用便有了明確發展方向。
3.1 開展聲像檔案編研工作，出版專題圖片展或專題畫冊
每一所醫院，都有一段規模從小到大，技術從低級到高級的發展過程，醫院發展的每一步都凝聚著員工的辛勤汗水，都有一段令員工值得自豪的歷史。從醫院角度考慮，開展院史專題教育，展現醫院不平凡發展軌跡，發掘員工艱苦奮斗閃光點，提高其愛院情懷是一個永遠不會過時的題材。借助自身館藏檔案的寶貴資料，檔案管理者可以配合開展這方面專題編研工作，例如出版院史專題圖片展，本單位黨的建設、醫療事業發展回顧、精神文明工作回顧等專題圖片展，出版專家簡介、?？瓢l展圖片展等等，在本單位公開展出，這不僅是醫院宣傳工作的一部分，也是檔案工作展示、宣傳的最佳手段。[4]
3.2 開展網上相片、音像展覽，相互交流
衡量聲像檔案的管理質量，不僅僅要看聲像檔案的保管環境、保管手段如何，還有看看聲像檔案開發利用程度如何。當本單位員工對館藏聲像檔案了解很少，不知有哪些內容時，便談不上其查詢、開發利用了。檔案管理者有責任進行相關方面的宣傳，如開展網上相片、音像展覽，相互交流，做到廣而告之，從而擴大檔案宣傳范圍，增加本院員工對聲像檔案的了解以及社會對本院的了解。[5]
3.3 刻錄聲像檔案光盤
檔案管理部門可以采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤或VCD光盤，方便員工借閱，降低宣傳成本，同時也減少了重要聲像檔案的人為損害。
參考文獻
1 胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討.中國病案.2012；13(3)：43-44
2 王亮.淺談醫院聲像檔案的管理創新.中國衛生產業.2011；13(21):4-5.
一、問題提出
檔案是最早產生的文獻之一，是現代社會信息的重要門類。高校檔案是學校發展的重要組成部分，是學校發展的一部分，又要與學校發展共進，同時在學校發展中發揮獨特的作用。它由具有保存價值的各種文字，圖表，聲像等構成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實體管理分為收集、整理、保管、統計等工作環節，隨著檔案的信息化發展，很多傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機構在收集檔案之后，須對檔案進行詳細的整理， 對檔案信息進行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會提供良好的實踐服務，因此檔案的收集及立卷就成了一項非常重要的工作。
二、高校檔案分類具體工作
檔案工作由校長領導，納入高校整體規劃，建立健全的檔案機構、檔案庫房，由高校各部門選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機構的檔案工作者，并立卷入庫。
高校檔案主要分為五大類：學生成績、論文、名冊等為教學類；學校行政、黨群部門產生的文件、會議紀要歸為黨政類；財會檔案、學校申請的科研項目及基建部門的相關資料；學校派遣相關人員出席的國際會議，考察、講學，聘請的境外專家、中外合作辦學，港澳臺專家、學生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對各類檔案的歸檔進行詳細探討。
（一）教學檔案
教學工作是學校工作的重心，它擔任著重要角色，教學檔案是反映教師和學生教學的情況及對學術成果的肯定，具有一定的保存價值。由于過去學校對檔案的不重視，使得學生成績混亂、缺失等不規范化的歸檔，給檔案的利用帶來了極為不便，也給學校及學生造成了負面影響。隨著檔案知識的普及，高校各部門對檔案工作逐漸重視，通過檔案管理工作者對各學院的指導及協助，教學檔案形成了一套規范化的歸檔流程。各學院每年對學生成績按班歸至檔案館，學位論文以學院為單位進行歸檔，最后由檔案工作者對成績進行編目、裝盒、輸機；學位論文則實行一人一盒制。在利用教學檔案時，直接在檔案管理系統里輸入相應的信息，查詢到檔號，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。
（二）黨政檔案
黨群行政檔案包括學校各行政單位每年產生的文件，是評價黨群、行政工作和檔案工作的依據。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計處審計資料，黨政機關形成的文件，會議材料，政府部門頒發的文件、法律法規以及一些有參考價值的文件。具有永久和長期保存價值的文件材料必須準確、簽章手續完整，發現問題及時補救。
黨政檔案的文件資料為原始件，按時間順序排列。批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；結論在前，依據在后的歸檔原則。
（三）基建、科研、財會檔案
基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設工程的規劃、施工等活動的記錄，是評估基建工作和檔案工作的依據，是反映項目建設的全過程。包括基建文件、施工技術文件，施工合同、設計圖紙、投標文件等?；n案按項目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風琴”式折疊。
科研檔案是反映高?？蒲谐晒囊罁?，包括科研管理、科研準備、申報獎勵等文件。與國內外合作的研究課題，經學校批準申報所獲得的各項成果，均應由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。
財會檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等材料，是記錄學校經濟業務的史料。由專人按照財會檔案移交清冊所列的內容逐項交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對財會檔案的保管期限定期對舊的財會檔案進行專業銷毀，銷毀單位出具銷毀憑證。
（四）外事檔案
外事檔案是學校對外合作的橋梁，它由出國、出境資料，專家聘用合同，學術交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實反映學校對外合作與交流的全過程，是支撐本科教學水平提高的依據。在歸檔過程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對同一性質的檔案進行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。
（五）出版、聲像檔案
由學校自行編輯出版的學報、學術刊物以及出版的樣書、審稿單交由檔案工作者統一編制目錄，對于出版合同、原稿則由部門建立出版社檔案分室，高校檔案館指導協助。
聲像檔案是指被計算機識別，按一定格式存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節約能源，節約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網絡服務，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢。因此聲像檔案應選擇聲音、圖像清晰、完整，體現主題內容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實體順序編號，打印或粘貼實體說明標簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時間。
三、結語
高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開發利用已經成為了不可缺失的信息資源，加強檔案的開發利用，實現資源共享。檔案工作者需指導各部門形成一個規范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時，應加強檔案的數字化建設，將重要的紙質檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開發上，成立熟悉檔案業務及計算機操作的復合型人才，加強檔案工作的指導、監督工作。各級領導對檔案工作的重視，使高校得以穩定、健康的發展。
