時間：2023-03-13 11:23:32
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇退休人員檔案管理范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
首先，企業從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓、調配和退休，其退休人員檔案管理就是對員工這一整個過程中個人經歷進行的記錄，且以文件材料形式出現，檔案中包含了對員工職業、工作表現、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國家檔案的重要組成部分。其次，企業退休人員檔案管理能夠廣泛的應用于社會。隨著經濟的不斷發展，時代的進步，企業退休人員檔案的利用主體在不斷的擴大。以前退休人員檔案僅僅是對于企業以及退休人員個人或者其家屬有作用，但是現在逐漸擴展到了醫療保健部門、社區服務業部分、公檢法機構等。因為企業退休人員在辦理房改、參加醫療保險等方面都需要進行檔案的查詢，另外，企業在未來進行改制時，也會用到退休人員的檔案。由此可見，企業退休人員檔案管理是進行業務辦理以及企業改制的重要原始依據，具有非常重要的作用。
二、我國企業退休人員檔案管理現狀分析
1.當前我國企業對退休人員檔案管理工作不夠重視現代企業越來越看重企業利潤，因此也越來越重視能為企業帶來利潤的業務部分，而逐漸忽略了企業退休人員檔案管理方面的工作。在我國多數企業中，大部分都不太重視對退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認識，即企業與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關系，如果員工退休了，就再與企業沒什么關系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來很大的難度，導致很多退休員工找不到自己工作的相關資料。2.企業退休人員檔案管理制度不健全當前在我國企業退休人員檔案管理中，仍然存在不規范的檔案序號、不完整的檔案標題以及不全面、不細致的退休人員檔案管理模式。另外在對檔案進行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個企業員工檔案管理上來看，這就是因為其檔案管理的制度不健全、不規范造成的，從而大幅度的降低了企業退休人員檔案資料的真實性和檔案的利用率，不利于形成規范化的檔案管理制度。3.企業在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對于企業退休人員檔案進行管理是一項具有復雜性和長期性的工作，其急需具有相關專業的人才來進行科學管理，并且也需要有專門的資料房來對其進行保存和保護，而這些都需要企業來進行資金支持才能夠實現。但是從我國企業來看，大部分企業由于并不重視該項工作，因此也不愿意將資金花費在并不能給企業帶來顯著利潤的部門上，導致企業退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。
三、企業退休人員檔案管理的建議
1.重視企業退休人員檔案管理工作，并對其重要性進行宣傳要想實現企業對退休員工檔案進行很好的管理，首先就要加大對其的重視的力度。企業可以通過電視或者報紙，也可以通過開展各種企業活動來加大對退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業上到領導，下到基層員工都能認識到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無論是從企業角度來說，還是從員工個人角度來說，都會為其未來的發展和生活帶來不便。通過這種形式，希望能夠加大整個企業對于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業退休員工的合法權益得到很好維護。2.建立健全企業退休人員檔案管理制度不斷完善企業退休人員檔案管理制度是促進其檔案管理工作有效進行的必要條件。首先，要從企業機構的設置做起，建立專門的退休人員檔案管理機構，進行責任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專門檔案數據庫，對企業退休人員的檔案實行信息化的有效管理。另外，建立健全企業退休人員檔案關懷管理機制，如對其醫療保險以及養老金方面的檔案服務。這樣就可以有效的避免企業退休人員的檔案資料發生丟失或者損壞的現象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來保障3.加大對企業退休人員檔案管理的資金投入首先，我國相關部門應當積極爭取政府支持，為改善企業退休員工檔案管理的基礎設施而投入經費，使得該項工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對企業退休人員檔案管理的專門機構，進行資金方面的支持，配備完善的基礎設施，防止蟲蛀、霉化現象的發生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強，最終能夠保證企業退休人員檔案的真實性和完整性。
退休人員的檔案管理工作通常數量大、工作環節繁瑣，領導的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應的管理設備與硬件設置的投入都存在很多問題，該歸回的檔案沒有及時歸檔，檔案丟失情況嚴重。最根本的原因還是對檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎設施薄弱。
國家社會保障部門的調查數據顯示，在企業的退休人員檔案管理工作中，基礎設施存在諸多欠缺問題，與現代化檔案管理模式無法良好接軌。其中主要體現在工作環境簡陋，部分地區甚至缺少放資料的庫房，將資料隨意放在辦公室和臨時租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態度惡劣，相關資料很容易遺失遺漏。對上述問題，根本原因還是缺少經費保障，無論是人員建設、部門基礎設施建設還是庫房建設，都需要相應的資金投入來實現。
3.缺乏行之有效的管理機制。
許多企業的退休人員檔案管理由企業繼續管理，并沒有交給當地的社保經辦機構管理，這就出現了管理人員多重化的問題。參保的資料通過社保機構管理，退休的檔案由企業來管理，這期間的信息溝通容易出現問題。容易造成社保與企業的資料調查困難。一個人的退休檔案和保險資料分別在不同機構保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權益無法得到充分保障。
4.辦公人員素質差。
在社會競爭日益激烈的當下，企業人員管理應該更加注重經濟效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動階段。從目前從事企業退休人員檔案管理的員工看，其對檔案管理的認識也存在諸多不足，沒有提升自身專業素養的意識，在整個單位中對檔案管理工作極為消極，認為只要把資料擺放好就可以。對于退休人員的檔案管理，企業的相關部門重視度也不高，很多企業采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數都是身兼數職，在專業素養和文化知識方面都很難滿足現階段檔案管理建設的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質量地完成，需要建設相關的規章制度，規范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規范資料存儲，建立相應的管理制度，通過登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業。在企業人移交退休人員檔案內容時，要嚴格按照規章制度來完成，逐一進行工作登記。在接受分揀時也要每個都清點、校對再驗收，同時要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關內容，但確實存在的某份檔案，要及時補齊；針對登記表上已經記錄，但找不到相關資料的，要及時更正。相關單位領導要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內容，確保檔案交接工作的規范化和科學化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數據的備份工作。電子檔案事實上就是將退休人員的信息錄入計算機內，通過檢索系統輕松地調查退休人員的檔案，避免反復拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時，要堅持檔案服務的原則，適當地增減內容，盡量減少調檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對已經錄入的電子信息要進行計算機硬盤備份，確保數據安全。
3.做好退休人員的服務工作。
檔案管理中心是退休人員和社會保障管理的服務窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務。在日常工作中，查詢檔案會出現人員復雜情況，也會出現一些弱勢群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢群體以及前來查詢人的心情，想人民之所想，特殊情況要善于應變。工作過程中首先要保證好自身的工作效率，及時準確地為前來查詢的人員提供服務，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務。
0.引言
現在，社會老齡化速度加快，國有企業的體制不斷改進，導致企業退休人員的數量越來越龐大。人事檔案對于企業退休人員意義重大，部分企業對于退休人員的人事檔案管理不規范，導致部分人事檔案材料丟失，不僅對退休員工個人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會影響。因此，研究新時期如何加強企業退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國的社會保障制度，而且可以為企業減輕負擔，有助于企業的長期發展，退休人員將來的生活也更加可靠有保障。
1.新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀
進入21世紀之后，我國的社會主義現代化建設迅速發展，人們生活質量提高的同時對社會保障、人身權益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發展不平衡、相應制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細節規定不明確，標準不統一。而且大城市、發達地區的狀況明顯優于不發達地區，而一些小城市、農村和落后地區幾乎沒有社保機構，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。
其二，企業退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關法律規定、社會保險內容根本不了解，導致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現象普遍。企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結果導致了許多民事訴訟案件的發生。
其三，意識比較淡薄。企業更多的注重經濟發展與財務管理，對于企業退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業認為人事檔案只是企業與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯，不了解它的價值，沒有對企業的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
2.新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性
新時期加強企業退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：
一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現了對于人身權益和社會保障的重視，企業退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，對于企業來說，加強企業退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經歷、工作表現、思想政治以及業務范圍等，是真實反映退休人員的材料依據。退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，同時退休人員的人事檔案也是記錄企業發展狀況的一種憑證。
此外，對于退休人員個人來說，有助于維護自身的合法權益，更好的保障今后的生活。新時期，人事檔案的重要性地位越來越突出，退休人員在退休之后參加社區養老保險，人事檔案是很重要的憑證，關乎著退休人員今后如何享受勞動待遇和社會保障，為保障退休人員的合法權益提供了依據。同時，有利于退休人員今后生活的合理規劃，例如，通過退休人員人事檔案的社會化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實現自我價值。
3.新時期完善退休人員人事檔案管理的措施
3.1加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設
大部分的企業都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關鍵的部門，檔案管理方面的經費投入一般很少。在新形勢下，企業應該設立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應的設備。隨著新世紀計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，應該加快企業退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內容信息化，新時期數據庫技術已經發展的越來越成熟，并且廣泛應用到生產生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內容編入計算機，此時可以充分利用掃描技術，將檔案信息內容形成一個完整的數據庫，實現檔案資料的優化管理。
3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會迅速發展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業倒閉、被淘汰，對于大型企業退休人員的數量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業聘用專業的檔案管理人員，具有良好的職業道德和專業技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時候，根據規定將相關的材料補充完整，尤其是涉及到退休人員以后經濟待遇、社會保險的相關材料要收集完整，對于一些缺失無法補充的材料，需要在《轉移檔案材料清單》中做詳細的記錄。
3.3加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認識
加強宣傳工作，首先，要加強相關法律法規的宣傳力度，例如，我國的《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等，做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用法律來保護自身權益?？梢越⑵髽I退休人員學習人事檔案管理相關知識的長效機制，通過聘用一些有專業知識的檔案管理人才為企業退休人員講解實際的相關操作，也可以積極響應所在地區高校的一些科研活動，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。一些社區可以充分利用社區資源，開展公益活動，讓退休人員在茶余飯后就能學習到人事檔案管理、社會保險、養老保險等方面的知識。
4.總結
綜上所述，企業退休人員人事檔案管理同國家、企業、個人的利益息息相關，是加強社會管理、開展社會保障工作的基礎。新時期，提倡以人為本，構建和諧社會，雖然新時期的檔案管理工作還存在一些問題，但是通過建立完善的退休人員檔案管理科學體系、提高檔案管理人員素質、加強退休人員的保護意識，可以有效推動退休人員人事檔案管理工作的發展。
【參考文獻】
[1]王新亞.解析當前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業務，2011（10）.
[2]李桂汝.淺談如何實現退休人員由企業化管理向社會化管理的轉化[J].科學之友，2010（15）.
[3]陳穎.關于做好人事檔案管理工作的思考探討[J].時代教育（教育教學），2010（07）.
中圖分類號：TP31文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 15-0000-01
WEB-based File Management System for Retirees
Si Wei
(Henan Province Foreign Trade School,Zhengzhou450002,China)
Abstract:The aging of our population is increasingly significant problem,with the characteristics of the school retired personnel management,design Web-based file management system for retirees.
Keywords:WEB;PHP;Retired;File management
一、關鍵技術介紹
（一）PHP開發語言。PHP是HTML內嵌式的語言的一種，相當于是在服務器端執行的嵌入HTML文檔的一種腳本語言。
（二）WEB服務器（apache）。Apache是世界使用排名第一的WEB服務器軟件。它可以運行在幾乎所有廣泛使用的計算機平臺上，由于其跨平臺和安全性被廣泛使用，是最的WEB服務器端軟件之一。
（三）數據庫技術（MYSQL）。MySQL是一個小型關系型數據庫管理系統，由于其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開放源碼這一特點，許多中小型網站為了降低網站總體擁有成本而選擇了MySQL作為網站數據庫。
二、系統分析與設計
（一）需求分析。首先通過對國內外各種軟件管理系統深入調查和分析，充分了解了系統開發的現狀和背景，結合作者所在單位的實際情況提出了系統開發的意義。其次通過詳細的需求分析，進行了系統的功能設計，數據庫設計以及體系結構的各個層次設計。該管理系統采用了可以實現平臺無關性的開發方式，基于Browser/Server模式，采用PHP語言和MySQL數據庫系統，并使用Apache服務器系統。最后系統通過了功能、可用性、兼容性、安全方面的測試，使本系統最終實現了設計應用的目的。本系統先已經在單位實際工作中順利部署應用。
本系統所采用的開發工具都是開源的，不但解決了可能由版權引發的糾紛，減小系統的使用壓力，還可以解決跨平臺使用的不便，同時在實際的工作使用中也達到了安全性好、使用便捷、管理效率高、系統成本低的效果。在當前人口老齡化趨勢日益加重的背景下，為離退休人員管理提供了一種行之有效的管理之法。
目前，離退休人員管理工作的主要內容是對各企事業單位的離退休人員數據進行統一登記管理。基于WEB的離退休人員檔案管理系統，它的設計內容主要包括以下模塊，比如：基本信息錄入功能、報表輸出功能，設計的模塊包括，管理模塊，統計模塊，報表設計模塊，打印輸出模塊，模糊查詢模塊等等。
（二）系統的設計。系統實現采用三層架構進行實現：將整個業務應用劃分為：表現層（UI）、業務邏輯層（BLL）、數據訪問層（DAL），實現“高內聚，低耦合”，在表現層實現用戶操作界面，在業務邏輯層實現業務邏輯，業務流程，數據訪問層實現數據的查詢，插入，刪除、修改等功能。使用三層系統架構的方式有效地降低各層之間的依賴關系，更好的實現各層之間的復用和開發。
數據庫在設計時，系統的數據操作是由管理員進行聯系，所有的數據都通過管理員發生關系?；赪EB的退休離退休人員管理系統主要功能集中在查詢管理功能上，查詢性能的優化、以及查詢方式的多樣化，易用性都是本系統所考慮的重點問題。良好的數據分析功能，是保證系統使用方便以及提取有效信息的便捷途徑。本系統要做到四個方面，分別是常用數據展示查詢；查用打印信息查詢，以及選擇打印字段，條件查找打印信息；從中選擇某項條件，進行模糊查詢；通過多種組合查詢，進行數據分析得出所需數據；通過條件組合分析得出所要得到的報表靈活多樣的數據分析模式，進行數據分析挖掘，得到有效的信息，從而使退休老干部也能夠在退休之后更好的實現自身的價值。
系統功能按照用戶的種類可以大致的分為兩類，一類是用戶使用的功能，一類是管理員使用的功能。下面就對每個功能進行簡單的介紹。
圖1基于WEB的退休老干管理系統功能層次結構圖
1.基本信息管理，信息錄入，建立人員的基本信息。此功能用來錄入人員的基本信息，檔案材料信息，信息庫建設需要錄入工號。
2.退休資金管理，由于是退休老干部，其要發的資金已經確定，當進行改動的時候一般就是國家在出臺某種政策后整體公司進行改變調整。
3.報表，根據查詢或者統計出來的結果生成報表，系統有默認的報表，將所有信息全部列出。
4.打印，打印報表上的內容是需要點擊打印按鈕，點擊后對打印內容進行設定根據紙張不同選擇不同的設置。
5.數據備份，進行數據備份防止數據的丟失，即可以在本地硬盤上進行備份，也可以在其他硬盤上備份數據。
6.數據格式轉換，轉換為Excel文件：使用程序將查詢出的數據以及自己想要儲存下來的數據表，以Excel的形式保存下來，從而在不同的系統之間進行數據交換。也可以從Excel數據表中將數據導入系統。
7.日志審查，記錄操作員的每一個操作，和系統登錄情況，可以有效地對系統進行維護，防止系統破壞和數據丟失。
截至2009年10月底，北京市共有186萬企業退休人員，實行社區管理的企業退休人員約30萬人的檔案除了順義區采取集中管理外，其余全部存放在316個街道(鄉鎮)社會保障事務所，社保所同時還存放40多萬失業人員的檔案，平均每個社保所管理2215份企業退休人員的檔案，隨著企業退休人員實行社區管理速度的加快，社保所管理的檔案數量會越來越多。
根據《關于轉發勞動和社會保障部等部門(關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認識做好社區管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領導，精心組織，統籌規劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業退休人員都要實行社區管理，而企業退休人員的數量每年都按一定的規模在增長。由于受現有條件的限制，目前許多地方企業退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴等諸多問題，如何解決這一問題是企業退休人員社區管理是否完善的關鍵部分。按照現有企業退休人員的數量計算，如果186萬企業退休人員全部實行社區管理了，每個社保所僅企業退休人員的檔案數量就會達到5886份，再加上失業人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關于規范社區管理企業退休人員人事檔案轉移程序有關問題的通知》、《關于劣勢國有退出企業退休人員實行社區管理移交人事檔案有關工作的通知》和《關于在職業介紹及人才服務機構存檔人員辦理退休手續后整理人事檔案管理有關工作的通知》等文件，街道(鄉鎮)社保所在接收企業退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規定進行接收，基本實現了檔案管理工作的統一化。
2009年北京市提出“在有條件的區縣、街鎮開展規范整理檔案、統一轉移程序的試點工作”。每個區縣根據各自特點選擇一個街道(鄉鎮)社保所進行試點或在試點的基礎上向全部街道(鄉鎮)社保所鋪開，其中朝陽區、西城區、宣武區和順義區等試點區縣借助檔案局的力量，統一了社區管理企業退休人員檔案的接收標準，解決了社區管理企業退休人員人事檔案不規范，檔案轉移程序不統一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區管理企業退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設18個區縣、316個社會保障事務所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區是北京市首家也是唯一在全區范圍內實行企業退休人員人事檔案集中管理的區縣。順義區現有社區管理企業退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標準安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區檔案集中管理的程序如下：企業退休人員實行社區管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉鎮)社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區勞動服務管理中心集中進行統一管理。
為提高檔案管理效率，實現檔案管理的網絡化、電子化，順義區開發了企業退休人員社會化管理系統軟件，將實行社區管理的企業退休人員基本情況輸入到企業退休人員社會化管理系統軟件中，使街道(鄉鎮)社保所能準確、及時掌握企業退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準確地呈現在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據工作需要針對有特殊服務需求的退休人員進行具體的服務。而在使用企業退休人員社會化管理系統軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮的負責人去了解，而后再根據所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統的開通，使用時只需在檢索信息欄內輸入關鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網絡化、電子化相結合增強了區勞服中心與各社保所業務上的橫向聯系，從而實現檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現完全意義上的電子化管理，如每個企業退休人員檔案材料的具體內容并未實現電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現電子化管理。如何將企業退休人員檔案材料的具體內容實現電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設施都要配備齊全，還需要專業的檔案管理人員，就現有條件來說，企業退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區兩級財政需要投入一定規模的資金才能夠實現。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區管理企業退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉鎮)社會保障事務所。盡管北京市出臺了人事檔案轉移、接收、規范整理的相關文件，但是各區縣街道(鄉鎮)社保所檔案管理軟硬件設施條件不一，管理的標準并不一致。
從對各區縣的調研可以看出，有的區縣或者街道(鄉鎮)投入資金多，軟硬件設施較為完備，檔案管理的標準就高。而有部分街道(鄉鎮)社保所特別是偏遠山區的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規范，遠遠達不到檔案管理所要求的標準。
以西城區展覽路社保所為例，西城區展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達到30平米，將五節柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負責檔案管理工作，保證了專人負責。
分散式管理的優點就在于靈活、便捷，因企業退休人員實行社區管理時，街道(鄉鎮)社會保障事務所要提供相應的管理服務，社保所接收了企業退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業知識的工作人員，常常是接收了企業退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標準的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現代的、科學的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區管理企業退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區縣根據本區縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調研、比較和分析，筆者認為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區管理退休人員數量，檔案管理人員專業知識不強，隊伍不穩定，人事檔案材料不規范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優化社區管理企業退休人員的檔案管理模式。
二、優化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認為，根據當前我國檔案管理部門管理基礎建設狀況，結合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發離退休人員檔案管理系統軟件
由于企業退休人員檔案來源構成比較簡單，檔案數量不多，服務范圍有限等現實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務，資金緊張，缺乏檔案管理的專業人才，導致北京市企業退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規事務性工作，而忽略檔案管理信息化建設工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認為應該結合離退休人員的特點，開發離退休人員檔案管理系統軟件。該軟件可參考“順義區退休人員社會化管理系統軟件”，使軟件在功能設計上不僅僅具有存檔的功能，還應該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務內容，真正實現退休人員的動態管理。為了適應大保障體系的建設，軟件的服務對象應覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區率先實行了區級企業退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優勢主要體現在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務的內在要求。社區管理企業退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務工作發展的大勢所趨，可以有效發揮整體優勢，實現管理服務資源科學和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權益的重要體現。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規范行為的發生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎手段。集中管理企業退休人員檔案是社保應收基金及時足額到位，養老金按時足額發放良性機制形成的基礎性前提，對社?；鸬陌踩\營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業務的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業務的基礎性工作，是社會保險管理的基礎性手段，有利于社會保障事業的可持續發展。
4 集中管理檔案與信息化建設相結合可增強信息數據的準確性。退休人員基本信息始終處于動態管理狀態，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統軟件反映出來，實現養老保險數據規范、統一的目標，有力地促進基金監督、綜合查詢、信息分析等服務系統的應用。
5 促進社會保障事務性工作規范化發展。對企業退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領養老金現象的發生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業之間煩瑣的業務環節，提高經辦效率，使社會保險工作走向正規化、科學化、制度化。
筆者認為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發展的良策。
鑒于北京市企業退休人員社會化管理服務工作職能在北京市勞動服務管理中心，離退休人員檔案管理中心相應地也應該歸屬于北京市勞動服務管理中心。檔案管理中心如何組建，領導機構的設置以及具體工作機構的成立不是本文討論的內容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應該從哪些方面入手，創造出規范的、現代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認為應該重點強調以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業退休人員的管理服務，將逐步覆蓋到全市機關事業單位離退休人員的管理服務。在此基礎上，筆者對檔案管理中心職能的設想是：中心建立初期先接收社區管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關事業單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現檔案管理信息化
實現檔案管理信息化是一項系統復雜的工程，一方面有賴于現代信息技術的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規章制度，并且在實際工作中能嚴格按照規章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等各個方面達到完整、準確、安全、系統的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設。
在人才隊伍建設上，要配備強有力的適應信息化建設需要的專業人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質和良好的職業道德素質外，還要具備高水平的綜合業務素質。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，像養老金調整、養老金社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網絡系統。筆者初步設想，結合社會保障系統特有的“金保工程”，構建市、區(縣)、街道(鄉鎮)三級檔案管理網絡系統。市級建立離退休人員檔案管理中心，區縣和街道(鄉鎮)相應要成立檔案管理部門，雖然紙質檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統軟件，實現檔案管理電子化，負責本轄區范圍內的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務性工作有機結合
筆者在上文已經提到，應該開發離退休人員檔案管理系統軟件，該軟件在設計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉移、接收工作，同時為北京市企業退休人員搭建領取基本養老金資格認證工作平臺等功能。
目前，全國各級社會保險經辦機構通過摸索，主要建立了三大類企業離退休人員的電子檔案。一是企業離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業退休人員的人事檔案，用數碼相機逐頁拍照，建立個人數碼數據檔案，而將原始檔案封存。二是企業離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯系電話、社會關系等基本信息，建立企業離退休人員基本信息庫，便于企業離退休人員養老金的調整和領取養老金資格認證。三企業離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務的質量。
2.企業離退休人員電子檔案的優勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業，退休職工也就上千人，若是由原企業管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務后，一個社會保險經辦機構管理的人數那就是一個龐大數字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務好如此眾多的企業離退休人員，單靠用原始的手工作業臺帳，顯然是不能適應新的形勢的。而建立企業離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經辦機構的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業離退休人員提供咨詢、查詢、養老金調整等社會化管理服務。
二是有利于加強對企業離退休人員原始檔案的管理。 企業離退休人員人事檔案是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業離退休人員的數量增長比較快，隨著國有企業改革深化和破產兼并以及私有企業的增加，一些企業退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務后，若沒有好的庫房和設施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業離退休人員的人事檔案經過數碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務的質量。為了防止出現養老金冒領，確保養老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領取養老金資格認證工作，任務重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯系電話、親屬姓名及聯系方式等數據采集和補充，建立起離退休人員信息數據庫，方便進行查詢和數據管理。有條件的經辦機構可以通過現場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社保基金的安全。
3.企業離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統依賴大。原來辦公都是手工作業，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業臺帳?，F在辦公都實現信息化網絡化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統出問題，或網絡受到攻擊，就可能導致辦公癱瘓。從如此眾多的企業離退休人員的檔案中查找手工作業臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風險。各類企業離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業臺帳的保存。有了各類企業離退休人員的電子檔案，社會保險經辦機構的工作容易依賴系統辦工，有些同學還會認為系統是絕對安全的，對手工作業臺帳重視不夠。
4.企業離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴格接程序建立企業離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業臺帳，并將退休人員檔案基礎信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務查詢的原則，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。
一、做好企業退休人員服務的重要意義
尊老愛幼是我國中華民族的傳統美德，尤其尊敬老人更是重中之重，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設和發展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發蒼蒼，對社會的發展起到了一定作用，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮人口的相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一系列的服務業漸漸被忽略，隨著他們的退休他們的檔案和服務也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望、未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經為國家的經濟建設做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續服務工作更是十分值得我們重視的。
二、做好鋼鐵企業特殊工種人員的提前退休管理工作
我在鋼鐵企業從事勞資工作。我所在的單位主要是生產焦炭供煉鐵使用，還有回收煤氣用做副產品的煤精車間，所以就涉及到很多特殊工種，比如高溫崗位的推焦車司機，調火工，煉焦工等；有毒有害的崗位比如蒸餾工，副產泵工，煤氣凈化工等。我們廠的老職工有些是自參加工作以來就一直在高溫和有毒有害的特殊崗位上做工作，干了一輩子的特殊工種，按照《國務院關于工人退休、退職的暫行辦法》中的規定辦理提前退休：①從事高空和特別繁重體力勞動工作累計滿10年的；②從事井下高溫工作累計滿9年的；③從事其他有害身體健康工作累計滿8年的，男職工可以55歲辦理正式退休，女職工45歲可以辦理正式退休，對符合條件的職工來說這也是一種能得到些許補償的好方法。單位辦理職工提前退休，均是按職工個人意愿自己先寫提前退休申請書，經車間主任簽字同意后交由勞資人員辦理，勞資員仔細嚴格的核查職工檔案，對到達退休年齡也符合特殊工種提前退休的職工組織填表簽字按手印，退休審批表要按規定要求填寫清楚、全面，對個人攜帶檔案及退休審批表填寫不清、不全的，一律不予審批。
三、新時期企業退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業退休人員檔案管理體制
現代企業應建立一個專門的退休人員檔案管理機構部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學、完善的企業退休人員檔案管理機制，專門負責企業退休人員檔案管理工作。
（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現代化建設，是現代檔案管理的重點行動目標，現代企業退休人員的檔案管理應該一改以往傳統的手動記錄管理的模式，應該建立健全的計算機控制系統，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現代化管理程度，以統一的文字、圖形等方式將退休人員的相關資料信息進行更為嚴格的統一管理，直接輸入電腦系統中，逐漸形成一個標準、規范、嚴格的系統管理模式、輸入到電腦中保存應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經歷、政治面貌、品德作風，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發揮。因此，需要通過創新才能推動檔案管理模式的進一步發展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設備設施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統雙過關，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉鎮或街道檔案管理服務中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標準很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規范遠遠達不到標準。分散式管理的優點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉移，因此離退休人員或其他相關部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業的管理人員，有些甚至不能實現電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問題
無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認識不到位
檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應付被動的狀態。
2.2 檔案管理人員專業素質相對較低
在現有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業方面的培訓，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業的階段。比如在裝訂的時候采用傳統的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設備，但是由于缺乏相關專業操作人員，使得設備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應新形勢的需要。
3 創新離退休檔案管理模式的對策
根據我國檔案管理部門當前的基礎建設狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認為創新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發
檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設的要求，也滿足檔案管理中心自身發展的需要。由于離退休人員檔案構成比較簡單，服務范圍、項目有限等，結合這些特點，開發具有針對性的檔案管理軟件系統。專門的離退休檔案管理系統不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現了離退休人員檔案的動態管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網絡系統。全市聯網變成現實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負擔。
3.2 集中為主，建立統一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優勢：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發揮整體優勢，是合理科學配置資源的內在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養老金發放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統的結合有效增強了數據記錄的準確性。在應用了信息系統之后，離退休人員的檔案處于動態的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現了數據記錄正確、統一、規范的目標。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉鎮等檔案管理基層平臺
當前離退休人員的數量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務過大，效率過低等情況的發生，因此，檔案管理工作應適當分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經過街道、鄉鎮的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統一的規范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強人才隊伍建設
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀大，與單位聯系比較松散，對于離退休人員的養老金調整、社會化發放，醫療費報銷，居家養老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業精神、工作態度以及專業技術都有非常高的要求。除此之外，還應當培養專業素質高的信息化人員隊伍。對于信息化系統中的應用軟件、數據庫等，需要配備專門的操作人員和技術人員，才能實現信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結語
離退休人員為我國的社會建設作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續不斷地創新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務于檔案管理工作。
參考文獻
[1]姜華，檔案數字化管理中需要解決的幾個問題[J].治黃科技信息.2011
[2]周瑩，加強基礎工作是檔案管理現代化的前提[J].泰州科技.2010
[3]劉雪琴，淺析檔案管理信息化建設[A].煤炭企業檔案管理優秀論文集.2012
[4]莊莉莉，高校檔案社會化服務研究[D].華東理工大學.2011
我國步入老齡社會以來，高校退休人群所占學?？側藬当壤絹碓酱?，達在職人員的1/3甚至1/2，而在這部分人員中，大多是管理經驗豐富的老干部、教學水平高的老教授、學術造詣深的老專家，他們堪稱學校的寶貴財富，社會的珍貴資源。近年來，隨著高校檔案工作在申報考評高校的整體發展中所起到的重要作用，高校退休人員檔案管理工作也逐步受到重視，很多高校的離退休工作處專門設置兼職檔案員，并鼓勵和組織他們參加系統培訓。但其工作畢竟起步較晚，處于探索階段，仍有許多需要研究和解決的新情況、新問題，筆者也在工作實踐中積累并產生一些建議，與同行進行交流。
現階段，高校中退休的老同志已不在職在編了，其管理服務工作雖由學校離退休工作處負責，但養老金實行社會化發放，醫療保險也交由社會保障局負責，特別是退休人員居住的城市街道和社區屬地管理人員的介入，使得高校退休群體的管理尤其復雜。因此，筆者認為建立完善、系統的高校退休人員檔案庫，特別是除退休人員在職期間的人事檔案以外的健康檔案、專業技術人員資料檔案、特殊流動人員情況登記表的系統建立，是溝通社會化管理的一座橋梁，也是利用現代化檔案管理退休人員、服務退休人員、組織退休人員，充分發揮老同志身上蘊藏的能量的一種有效形式。
一、建立離退休人員人事檔案
高校人事部門在辦理新退休的老同志的退休手續時，離退休人員檔案管理者同時從人事部門提供的該同志人事檔案中拷貝資料，建立退休人員初始檔案。
1.建檔時應認真落實退休人員在職期間的所有相關檔案資料，包括各基層檔案形成部門的黨團、任免、獎懲、職稱評聘、工資、學歷、業務考績、科研成果及崗位的變動等等歸檔材料。
2.退休檔案管理工作人員還應多方收集其余情況資料，建立包括：
A、退休人員退休履歷表（含退休人員個人愛好、特長登記表、文體活動登記表），標注退休人員退休時歸屬單位，方便日后與各部門開展愛老敬老活動。
B、社保醫保資料登記表（含社?？ㄌ?、家庭住址、聯系方式，家屬聯絡方式等）。
C、確認并建立老人的老年大學學員檔案資料和老年科協會員檔案資料。
以上資料應通過對退休人員原屬部門和家訪逐一了解、詳細登記，以保證初始檔案的完整性，為日后充分利用檔案資源打下良好的基礎。
3.短缺的檔案材料要及時彌補，確保屬歸檔范圍的、關系退休老同志切身利益的、有價值的檔案資料全部歸檔。
建立退休人員初始檔案時，確認退休前職稱待遇是相對關鍵的一項工作，這關系到老人的切身利益。
二、建立離退休人員健康檔案
高校人事檔案中，健康檔案一直是一項空白。離退休人員的健康狀況記錄，其實是我們有組織、有計劃地安排其中一些身體較好、有精力、有經驗、有專長的老同志開展一些力所能及的科研活動、社會辦學、關心下一代、某些管理工作、科技咨詢等活動的重要依據。要想充分發揮離退休檔案信息資源的效益，首先要以服務為建檔的宗旨，建立記載離退休人員身體狀況各項指標的健康檔案：
1.包括全面的健康檢查的內容：五官科、外科、內科、肝功能、找癌細胞化驗、B超、心電圖以及特殊檢查等。
2.包括對患有特殊病癥（癌癥、高血壓、惡性腫瘤、冠心病、糖尿病等）的離退休人員，建立特種病定期檢查記載檔，在首次建檔時，檢查應該全面細致，盡可能地把反映人體健康的資料有系統分層次地收錄進去。
3.健康檔案還應建立病情摘要及處治方案，應對離退休人員每一次住院的詳細病情的簡明摘要及處治方案的主要內容有較詳細的記錄，這對隨訪健康狀況都有著極其重要的作用，是健康檔案中必須具有的內容。
4.離退休人員的健康檢查項目存在不固定性，健康檢查獲得的資料因而具有不連貫性、不完整性的特點。因此，檔案管理人員在每次體檢完畢后，應及時補充新增檢查項目，特別包括高校所在地區不定期發起的各種疾病普查內容及結果入卷歸檔。
5.退休人群中，部分老人會因種種原因遠居國外或者外省份，根據相關政策，檔案管理人員應及時建立異地居住退休老人的異地就醫情況登記卡，詳細記載老人健康、就醫、藥費報銷和聯絡方式等情況。
現階段，各高校每年一度的體檢結果都由體檢醫院出據完整系統的體檢報告發給個人，檔案管理人員只要及時收集整理，分類歸檔，健康檔案就會為離退休人員社會化管理提供最直接有效的服務。
三、建立離退休專業技術人員檔案
離退休人群中的許多老同志知識寬厚、專業性強，他們畢生從事教育事業和鉆研專業，直至退休仍希望將未完成的科學研究繼續下去，要充分發揮這些老教授、老專家的專業特長，搞好人才資源的二次利用，建立并補充這些離退休專業技術人員的檔案顯得越來越重要。
高校專業技術人員的檔案相對比較完備，離退休檔案管理者通過人事處、科研處等相關部門收集到離退休專業技術人員在職期間的檔案資料，收集的原則是真實反映離退休專業技術人員在工作、學習中形成的，記錄其一生經歷和貢獻的有價值的資料，同時通過聯系本人收集補充退休后仍然從事科研工作的資料，包括：
(1)離退休前后作為高級專家時所從事的職務、科研活動的文章、報告、演講稿、聲像影音資料等。
(2)離退休前后從事的科研項目的取得成就的作品及重大科研成果的圖片，以及各類獲獎證書、專利審批復印件等。
(3)離退休前后獲得的社會名人專家的評價、上級科研部門的表彰復印件等。
(4)部分離退休后聘用單位聘書復印件，以及所在單位的任職、科研情況等都是極有保存價值的檔案資料。
高校離退休專業技術人員的檔案既是學校的知識財富，又是社會的知識財富，這記錄著專業技術人員智慧、經驗和成果的資料檔案，給后人查閱、借鑒和享用提供了便利平臺。
四、建立離退休特殊流動人員情況登記表
近年來，離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯系。這些特殊流動群體的逐漸增多，給養老金的認證帶來極大的困難，同時也給老人的社會醫療保障帶來了很多不便。為了減少這些問題的發生，離退休檔案管理者應及時與老人聯絡，爭取掌握第一手資料，在第一時間里登記離退休人員流動人員詳細情況，筆者結合自己的工作情況，特制訂如下列表：
1.爭取支持，抓機構建設，將檔案管理工作與其他經辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負責各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。
2.加大經費投入，提供物質基礎，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實基礎，抓規章制度建設，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設備維護使用制度》。
5.開展培訓，抓電子檔案管理人才建設，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現場專業指導，力求盡快適應檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應用系統開發，我們與專業軟件公司共同開發了養老保險業務檔案管理信息系統和電子檔案查詢信息系統，實現了將大量傳統的紙質檔案信息轉換成數字化、電子化檔案信息管理的質變。
二、拓展領取養老金人員檔案電子化建設
近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業管理，由于鹽城市社區平臺建設不到位，致使企業退休人員檔案無人管理的現象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務中心已接收保存的企業退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數量的與日俱增，傳統的退休人員檔案管理方式已不適應時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務職責和使命，就要堅持不懈創新，就要通過檔案電子化管理技術解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養老保險業務檔案電子化建設的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設工作，完全避免了過去查詢人員在頻繁查閱、借用檔案過程中發生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現象，有效地控制了領取養老金人員篡改檔案信息而產生的欺詐養老金問題。另外，還加強數字化、電子化檔案信息系統管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意?，F在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標準化建設的基礎工作，通過業務檔案達標工作，規范了檔案管理，加快了標準化建設進程。
3.在業務實現信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。
離退休老同志的檔案內容是：在常規的人事檔案內容的基礎上，還要增加以下內容，
（1）退休老干部在職期間實行的政策、規章制度。對于這些方面的內容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會議記錄、參加過的各種活動內容都要歸納到其檔案材料中。因為通過老干部在職期間參加過的活動、會議就能反映出老干部們當時工作的狀態。
（3）把具有與民眾生活息息相關內容的活動及政策納入其檔案中，因為這些檔案反映著老干部們的工作特點。
（4）把退休老干部們在職期間所出臺的有關社會建設方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問題
（一）相關部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做得不夠完善，從工作態度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現：對于離退休同志的關心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認為老同志曾經有過多么大的貢獻都已經成為過眼煙云，退休了就沒有必要來往了；有些在職的年輕同志認為，老同志已經退休了，他們也不能給所在部門創造出成果，保存一點重要檔案就可以了；最后，還有的部門認為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地損害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務不明確
因為我國對于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細致，總是認為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機構中都沒有一個檔案管理小組，因此其檔案管理任務不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會出現退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關部門不能夠出臺有效的檔案管理規范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專業知識
對于一個符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業的檔案管理培訓，熟悉國家的一些檔案管理條例及法律，懂得基本的檔案管理規則及操作，同時還要掌握現代先進的檔案管理技術，有良好的責任心。可是對于上述所講的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經專業培訓就從事該工作。由于相關部門對這些工作做得不夠好，導致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進的檔案管理技術，檔案重視程度低
目前我國的各個單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應的資金支持，這樣一來也就不能促進檔案管理技術的創新，現今我國檔案管理技術依舊采用過去的傳統方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個人檔案袋中，也不經常的整理。在對有的檔案進行管理時，也不能及時的完善檔案，檔案中的材料缺少真實性。有些單位的檔案管理技術比較落后，沒有引進先進的檔案管理技術，也沒有把檔案電子信息化。我國大多數檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經常使用，也就不能發揮出其應有的價值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發揮出應有的價值
對于檔案管理工作來講，許多人認為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認真工作，整天以消極的態度面對檔案管理工作，認為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點，不斷地強調離退休老同志檔案的價值所在，這樣就會得到領導和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領導的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開展下去，同時也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺科學的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實現崗位目標責任制，具體問題要具體到人，如果出現問題要做到責任到人，并實行崗位考核制度，制定相對應的獎罰制度。其次要構建起檔案管理工作網，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關的人員、部門都要參與進來，共同管理。最后，要制定出嚴格的檔案管理制度。科學的制定出檔案管理工作流程和相對應的操作要求，同時還要制定出嚴格的管理標準材料的添補制度、檔案檢查制度、安保制度、統計制度、借出規定、提供證明規定及轉移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對檔案管理人員提供專業知識培訓
從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進行系統的專業培訓，從而提高檔案管理工作者的整體素質。同時還要不斷地招聘高素質的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業培訓，要建立長期有效的培訓制度，一方面要對檔案管理工作者進行現代化技術的培訓，例如計算機的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業素養，培養他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好地開展，還要讓檔案管理工作者學習比較前沿的檔案管理技術，使得檔案管理水平得到全面的提升。
