時間：2023-03-08 15:36:29
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二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現代化建設。實現檔案管理思想現代化、管理手段現代化、管理人員現代化。
在學校班子的領導下，為促進學校檔案室事業的規范化現代化，本著為學校發展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創建優秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現代化建設。實現檔案管理思想現代化、管理手段現代化、管理人員現代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
范文二：
一、指導思想：
在學校計劃的指導下，按照本學期學校發展的思路對后勤工作的要求，完善規章制度，和運行機制，提高服務效率，使后勤工作制度嚴密化，思路創新化，形式多樣化，從而實現責任明確，運行規范力求創新，提高效率的工作目標。
二、具體目標：
1、建立健全財產管理使用制度，使學校財產物品保管合理，減少損失，及時保證教育教學工作的需要。
2、加強宿舍管理，注重對學生的教育。把學校學生宿舍建設成為校園文明的窗口，培養學生良好行為習慣的基地。
3、在后勤社會化運行的基礎上，加強對伙食管理，在控制飯菜價格上張的基礎上，對飲食衛生和質量進行監督，促進師生生活水平的提高。
4、加強學校園林化建設，在去年已經成為我市園林化建設合格單位的基礎上，今年要繼續闊的綠化面積，同時要協同政教處做好學生的愛校教育，教育學生愛護學校的一草一木。
5、加強教育教學設施建設，在設施建設方面:：（1）焊接專業的設施建設和其他新開專業的設施建設。（2）配合熱電聯產的取暖設施建設。
6、充分利用我校的專業班教室和學生人才優勢，把學校后勤建設成為專業學生實習的基地。從而達到一方面培養學生的專業技能，一方面減少學校的用工消費。
三、措施：
一、強化管理，提高素質。隨著本學期我校學習形式的多樣化，學校本學期增加了陽煤技工學校的崗位培訓班，和春季新生班。這樣在辦學形式多樣化和規模較前擴大的同時，學校后勤工作也增加了新的負擔，后勤的壓力也隨之增大。因此，加強隊伍建設，不斷整動后勤工作作風，已經成為較前更為迫切和加強的工作。鑒與此，我們要繼續堅持每周二的例會制度，通過例會總結成績，揭示問題，統一全體后勤人員的意志和行為。其次總務負責人要堅持不斷的深入班級，食堂，宿舍洞察了解情況，及時解決服務工作中存在的問題。
二、繼續完善有關制度。做好定崗定責，把后勤工作分解到每一個崗位，和崗位工作人員中。
1、楊世平，李衛東做為庶務管理人員，在及時保證教學供給需求的同時，要把節約放在首位，并做好上下協調，及時和學校財務溝通，做到帳物相符，帳帳相合，按有關要求履行好出庫和入庫手續和物品借領手續。
2、趙萬孩主要負責伙食管理，協助總務主任對食堂價格和質量的管理，配合衛生監督所協調加強食堂衛生管理。確保飯食的安全，做好學?？惋埖牡怯浐徒處熕奚崴M的報表上報。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，張鳳嵩在蔡建忠統一協同下，做好宿舍管理，按學校相關要求，和政教處配合，加強對住宿學生的管理和教育。做到按時上班，不得脫崗，勇于負責，不得麻痹，循循善導，不得粗暴，講求效果，不得懈怠。
4、王莆書負責學校用電的管理和維修，和教師宿舍電費的上報。
5、醫療室，張愛花，程麗霞等，本學期主要工作ban證，做好醫療，藥品，衛生等工作。
三、加強設施建設，減少臨時用工。
1、隨著價格的上漲，社會用工工資也在不斷上浮，我校的社會用工工資也隨著大氣候的變化不斷變化，隨著我校焊接專業的開設，學?？倓仗幱媱澃言搶I充分利用起來，建設一支學校義務修建隊伍，節省電等相關用工費用。
2、同時要帶動焊接專業的設施建設，擴大我校學生技能訓練的實踐性教學范圍。
3、同時 學校今年力爭實現灶房煤氣化和取暖的熱電聯產，提高師生生活質量。
四、建立健全學生生活委員會，通過生活委員會的形式，收集學生對后勤工作的意見和建議，把后勤工作的措施和意見傳達到全體師生中間。
五、設文明校園，優化育人環境。
2.做好全區檔案培訓工作。檔案工作隊伍是檔案事業可持續發展的關鍵因素，為了切實加強檔案工作隊伍建設，我局將把開展全區性的檔案業務工作培訓當做一項常態工作來抓，每年開展次數不少于二期，總培訓人數達到750人以上，以不斷提高全區檔案工作人員業務水平，縮小我區城鄉檔案管理水平差距，實現檔案工作均衡化發展。
3.開展我館檔案數字化工作。按照檔案現代化的管理要求，我局計劃在“十三五”，逐步開展館藏檔案數字化管理工作，爭取在2020年實現館藏檔案80%數字化，使檔案的查閱利用更方便、更安全、更快捷。
4.繼續加強對新農村檔案工作的指導。針對農村檔案工作滯后的現狀，按照我局制定的“下基層、到農村、結對共建檔案整理工作”安排，將繼續對有需要的基層單位進行上門指導，對檔案管理水平較落后的村委會（社區）開展“一對一”幫扶活動，切實提高他們的檔案管理水平，使基層檔案工作跟上時展的步伐。
5.加強檔案隊伍建設。進一步加強檔案干部隊伍建設,強化檔案教育培訓,建立一支學習型、實干型、創新型的檔案專業隊伍。一是抓好本局檔案人員的繼續教育和技能培訓?！笆濉逼陂g,全局檔案業務人員繼續接受技能培訓,以提高檔案專業實際操作技能,計算機應用技能和現代化科學知識掌握為重點,提高現有檔案隊伍人員的專業知識水平；二是補充新生血液。針對目前我局檔案人員老化的情況，招錄（或調入）年輕化、專業化的人才，不斷優化檔案隊伍結構，確保檔案現代化發展的需要。
二、保障措施
1.服務大局,突出重點。結合我區檔案工作實際,將檔案工作與區委、區政府工作相聯系,提高檔案服務的針對性和時效性。牢固樹立服務是根本的觀念,優化服務、全面服務,以服務促發展,在服務中實現工作突破和提高,充分發揮檔案信息資源的作用。
2.突出主題,改革創新。加速檔案事業建設進程,加快檔案信息化、現代化步伐,在工作上創新,在創新中發展。
0 引言
隨著信息技術和計算機技術的不斷發展，社會進入了數字化時代，計算機技術和信息技術也逐漸被引入到住房公積金的檔案管理工作中。檔案管理是住房公積金內部管理工作中的重點，檔案的數字化能夠增強員工工作的連貫性、提高工作效率、促進住房公積金的發展。因此，住房公積金檔案數字化成為了當前住房公積金檔案管理的主流趨勢?；诖?，筆者進行了相關介紹。
1 以立項方式積極開展檔案數字化工作研究
按照國家檔案局規定向中央檔案館移交檔案后現存館藏檔案二十多萬卷（冊）。要想實現館藏紙質檔案數字化，必須首先做好前期的準備工作。利用信息化建設平臺，通過“數字化工程項目”立項，組建數字化工程項目團隊，對檔案數字化工作開展研究。主要研究內容：以紙質檔案為基礎，探索和研究檔案數字化相關標準與制度規范，設計數字化工作流程，依托“基礎條件建設項目”所配備的各種數字化加工軟硬件設施，開展館藏檔案數字化工作，推進檔案工作由傳統檔案管理模式向數字檔案管理模式轉變，為構建數字檔案資源共享平臺，實現單位檔案信息資源共享提供基礎保障和數據支撐。
2 確定檔案數字化對象
國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）中明確規定了數字化對象的確定原則，即“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化”。在豐富的館藏檔案中，如何確定檔案數字化對象成為重要的課題。數字化工程項目團隊首先對所有館藏檔案進行了認真分析，對于永久或長期保存的檔案，本著“急用、常用、重要”的原則進行鑒定。具體原則如下：
2.1 利用優先原則
館藏檔案數字化的目的是提供快捷的利用服務，檔案數字化工作要圍繞實現便捷的利用服務而展開，這樣才能體現檔案的真正價值，發揮檔案數字化工作的效益。利用優先，即必須把檔案利用者的需求放在首位，在充分考慮利用者需要的前提下對檔案進行鑒定，將符合條件的檔案確定為數字化對象。檔案館根據日常提供利用所掌握的信息，把提供利用價值高、瀕臨破損的檔案確定為檔案數字化對象。
2.2 系統完整原則
在確定檔案數字化對象時，我們還要保證數字化檔案的系統性、完整性和準確性。在館藏的文書檔案中，反映同一職能活動的檔案既有請示又有批復，還有文件底稿、簽字頁等，為了保證文書檔案的系統性、完整性和準確性，我們決定對每件文書檔案的最終底稿、簽字頁及文件的全部內容都進行數字化；科技檔案的數字化則按照歸檔文件的總目錄，對每個項目的技術文件與產品圖樣進行全部數字化。
3 設計檔案數字化工作流程
《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）中規定紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。數字化工程項目團隊根據館藏檔案確定的檔案數字化對象，設計出符合館藏檔案需要的《檔案數字化加工流程》（由于目錄數據庫建庫及數據導入等工作已先期完成，流程設計不涵蓋此內容）。
4 制定檔案數字化技術標準，明確崗位職責
檔案數字化工作流程確定后，數字化工程項目團隊開始著手制定適用于我館館藏的《檔案數字化加工技術標準》，按照檔案數字化工作流程中的每個環節設置崗位，制定《檔案數字化加工崗位職責》。其崗位職責有以下內容：
4.1 調檔
調檔人員按照數字化掃描工作計劃將檔案從庫房調出，在《檔案數字化工作登記表（簿）》登記記錄后分發給不同的編頁人員進行編頁處理。調檔人員對調檔案卷數量負責。
4.2 編頁
編頁人員根據《紙質檔案頁碼編制規則》，對紙質檔案逐頁編寫頁碼，并將其標注在規定位置。如果發現目錄中標注的頁數與實際檔案頁數不一致，則按實際頁數對其目錄頁數進行修改。編頁人員對編頁檔案數量和目錄頁數負責。
4.3 拆卷
拆卷人員在不損壞檔案原貌的情況下，對檔案進行拆卷，拆除書釘、夾子等金屬物，保證檔案以單頁形式提供給掃描人員進行掃描。對一些膠水粘過的檔案以不損壞檔案為準則，根據實際情況由拆卷人員確定是否拆成單頁。拆卷人員對紙質檔案安全負責。
4.4 修復
修復人員要對破損嚴重無法直接進行掃描的紙質檔案進行技術修復，因褶皺影響掃描質量的原件要先采取壓平或熨平等方式進行技術處理。修復人員對檔案信息完整性負責。
4.5 掃描
掃描人員要根據紙質檔案的情況，選擇相應的掃描儀及軟件，確定掃描軟件設置，完成檔案掃描，保證掃描圖像完整、清晰、美觀，做到在30%縮率的顯示下，深不結塊，淺不斷線，保證掃描質量。掃描人員對檔案掃描質量負責。
4.6 質檢
質檢人員對掃描圖像進行質量檢驗，檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發現不符合圖像質量要求的應進行圖像處理；因操作不當造成圖像不完整或無法清晰識別的應重新進行掃描；掃描圖像的排序與檔案原件不一致的應進行調整；發現文件漏掃的應及時補掃并正確插入圖像。對大幅面檔案采用分區小幅面掃描后形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合成為一個完整的圖像，拼接后應與檔案原件核實確保拼接無誤，保證檔案的整體性。質檢人員對掃描圖像質量負責。
4.7 抽檢
抽檢人員負責對質檢后的掃描圖像進行抽查檢驗，原則上抽檢率不低于20%，抽檢不合格退回至質檢人員，抽檢合格的傳遞至掛接人員。抽檢人員對掛接圖像質量負責。
4.8 掛接
掛接人員通過檔號等唯一關聯與檔案目錄數據庫進行有效掛接，建立起全圖文的檔案數據庫。掛接人員對掛接數據的完整性負責。
4.9 數據備份
為保證數據的安全，要對掛接后的完整數據及時進行備份。備份采用在線、離線相結合的方式進行多套備份。備份數據應進行檢驗，包括檢驗備份數據能否打開，數據信息能否完成恢復等。數據備份人員對備份數據質量負責。
4.10 裝卷
裝卷人員負責對已掃描檔案進行逐頁、逐卷檢查核對，按卷（件）清點頁數并與卷內目錄頁數核對無誤后進行檔案復原裝訂，確保檔案恢復到初始狀態。復原裝訂后的檔案要做到不丟頁、不掉頁、不倒頁，裝訂結實整齊。裝卷人員對復原裝訂質量負責。
4.11 還檔
還檔人員對復原后的檔案核實登記后，按照紙質檔案原存址返還入庫。還檔人員對入庫紙質檔案卷數和存址正確性負責。
5 建議
（1） 由專項團隊負責項目推進與實施檔案館藏檔案數字化工作是借助于單位信息化建設平臺，通過“數字化工程項目”立項，組建數字化工程項目團隊，按照項目管理方式推進館藏檔案數字化工作，保證了檔案數字化工作在規定的時間節點內完成工作任務。
（2）制定出一套切實可行的檔案數字化相關制度和標準。檔案館結合行業檔案數字化工作實際，以館藏檔案數字化為基礎，相繼出臺了《檔案數字化加工流程》、《紙質檔案頁碼編制規則》、《檔案數字化加工技術標準》等一系列檔案數字化相關制度與標準，為全系統數字檔案館建設奠定了基礎，積累了經驗，具備了指導全系統開展檔案數字化的能力。
（3）建立數字化工程項目協調會制度。在項目實施之初建立了協調會制度，及時協調解決項目實施過程中遇到的各種技術、操作和管理等問題，為項目的順利推進起到了保障作用。
（4）分組管理，建立業績增長的激勵機制。按照《檔案數字化加工流程》和《檔案數字化加工崗位職責》，對項目人員進行分組管理，確保檔案數字化各項工作過程可控、可追溯。為了建立健全項目團隊工作業績增長激勵機制，引入了企業管理理念，對編頁、掃描、質檢、抽檢、掛接等崗位的人員實行計件獎勵，體現多勞多得原則，促使員工的業績增長，保證了項目進度。
6 結語
綜上所述，住房公積金檔案中的數據資料是單位各項工作開展的重要依據，對住房公積金的可持續發展具有十分重要的作用，加強住房公積金檔案的數字化建設十分必要。在檔案數字化工作中，住房公積金要結合相關實踐經驗，合理設計檔案數字化工作，制定完整的技術標準，同時加強對專業人才隊伍的培養，從而做好住房公積金檔案數字化工作，促進住房公積金的可持續發展。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
隨著國家社會主義市場經濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網絡化、信息化在高校財務系統中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發展，如金蝶等會計軟件的應用。基本上改變了高校傳統的會計檔案工作內容。
主要表現為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統手工制作的會計信息載體發展為現代的硬盤、軟盤、光盤等在內的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標準化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統的存儲條件更加嚴格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規范且更加的保密化。會計電算化的實施與應用，除了以電算化代替傳統的手工制作、查閱，還能實現會計工作規范、保密化外。不僅保證了傳統會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網絡化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網絡化建設順應經濟發展形式，適應信息化時展的新任務和新要求，為高校檔案的改革與發展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。
一、要改變會計檔案工作人員的傳統思想
高校會計檔案工作人員要改變傳統的模式思維，及時適應新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發，以創新的思維。在科學發展觀和以人為本思想的指導下，研究和解決高校檔案工作中可能出現的新問題，努力實現高校會計檔案工作觀念的轉變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產生很好的經濟效益。因此應認真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴謹、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現會計檔案管理工作的現代化。高校會計檔案工作的創新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業、創新意識與創新能力，當然還必須懂得會計檔案管理的專業知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎知識，具備信息化條件下計算機的實際應用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創新的氛圍外，還要制定目標激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結構和層次，以適應新時代下高校會計檔案管理工作不斷發展的迫切需要。
二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創新
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
1、檔號不規范，一卷多冊且沒有目錄號現象較多。
2、案卷標題不規范，不能反映主題內容甚至沒有案卷標題等現象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內目錄，以致于部分內容永遠無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發現。
5、案卷組卷混亂無序現象比較嚴重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎工作水平，實現標準化、規范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來。可以說公文制發的如何，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。所以要求檔案管理的各個環節都要統一有序和科學進行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現重復與效率低的情況。
2、重新組合案卷實現案卷規范化
對于那些相互存在某種聯系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規范，內容完整。重新組卷可以優化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規范，以利于實施應用標準化、現代化檢索手段。
3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。應從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。要注意解決好三個問題：
（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現行文件階段任務的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關，在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
4、統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再根據情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業務水平，增強其責任心，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，防止在檢索時出現文不對題、含混不清的情況發生。
三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質量，以有利于檔案規范化管理。
四、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側重考慮，進行優先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
1 工程設計單位檔案工作的特點
檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產技術管理、基本建設活動的產物。它在生產活動中形成，又為生產、管理、科研服務。不同領域形成的科技檔案內容、性質、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司是一家以煤炭行業為主，同時擁有建筑、環保、民爆、路橋等多種行業甲級設計資質的綜合型工程設計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業的知識技術密集型的科研設計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影。科技檔案內容涵蓋了建院以來幾十年的生產、設計等活動形成的所有文件，例如工程設計文件、圖紙等。這些工程技術資料直接記錄了設計人員的設計思想、設計理念與方法，是廣大設計人員智慧的結晶，真實地記錄了設計及生產實踐活動的整個歷史過程。
科研設計單位的生產活動具有創新與繼承并存的特點。一項完美的設計除需要有獨到的創造性外，更離不開對前人設計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎上加以創新。這就決定了工程設計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還可用于其他工程項目的設計工作中，在其他設計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設計工作發揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應該考慮的問題。
2 做好基礎工作，加快檔案數字化管理進程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統的管理與借閱方式也為我院的歷史發展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發展，原始的落后的工作方法已不再適應現代化的、快節奏的工作環境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機技術的迅猛發展，計算機網絡技術已深入到社會的各個領域，信息化已成為社會發展的重要標志?？萍紮n案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，科技檔案現代化管理和信息化建設，是新世紀檔案工作發展的必然趨勢。有局域網作依托，實現檔案的數字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務于設計、施工、生產、管理工作的有效途徑。
實現檔案數字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎工作。
2.1 制度約束與部門合作
數字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關部門的通力合作。計算機管理部門是數字化文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理數字化信息的專業技術部門，在檔案數字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調整組織機構，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構為檔案數字化及以后的信息化建設工作的發展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數字化
實現檔案數字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數字化轉換，實現微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優勢，自行開發了《電子檔案管理系統》，建立了檔案目錄數據庫，實現了檔案卡片手工檢索向現代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數字化、信息化工作奠定了基礎。
2.3 檔案內容數字化及保管
科技檔案內容的數字化是實現檔案數字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質檔案的管理工作經過長期的實踐，已經總結出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數字檔案進行審核，統一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術和防入侵檢測技術。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進程
為提高計劃生育服務水平，確保各項工作的制度化和規范化，采取相應措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的意義
采取相應措施，推動檔案管理規范化具有重要作用，也是必須重視和關注的內容，其重要意義表現在以下方面：
（一）有利于實現信息互通。規范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規、生育指標、生育措施、優惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執行和落實情況，采取措施促進檔案管理規范化，有利于管理部門在作出相關決策時，具有可靠的參考資料和依據。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務。促進計劃生育檔案管理規范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區計劃生育執行效果和人口流動情況。并且還可以實現信息交流與互動，構建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質，對計算機技術的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設備等投入不夠，忽視設備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質的提高。
（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執行管理范措施。對檔案資源的開發和利用存在不足，管理流程不規范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應的資金投入，合理安排檔案管理預算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規范管理。根據計劃生育檔案管理的相關規定，制定健全完善的制度措施，有效規范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規章制度，明確相關人員的職責和權限，推動檔案管理規范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務，注重利用。提高檔案管理人員素質，改進服務，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務，提高人們的滿意度。構建完善的管理服務系統和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據。
四、結語
總之，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。
【參考文獻】
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高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行?；A工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。
二、做好高校人事檔案基礎工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。
2.規范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。
人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。
干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。
技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“j”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
