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高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
一、醫學教學檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理制度存在不足。在我國有很大多數醫學院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機制。比如一些醫學院未建立規范的立卷部門，很少有固定的人員負責歸檔工作，多數是臨時抽調出的老師來負責。檔案管理中出現的問題也沒有具體的人員予以負責，其在檔案管理制度構建方面存在諸多問題。（二）教學檔案質量不高。教學檔案質量直接影響到教學檔案所產生的價值和效果，而且和教學工作的開展以及教學管理的水平都有著重要的關系。教學檔案的主要內容大部分都是來自各種教學文件材料，因此，教學文件材料質量是取決于教學檔案的質量好壞。但是，依照當前的情況來看，很多院校注重了教學質量的提升，但是對于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫學教學中所形成的檔案資料或者沒有進行及時歸檔總結，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學檔案的質量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國社會發展的情況來看，信息化建設已經日漸成為高校建設的重要支撐。而信息化建設的輻射范圍也應當包括醫學教學檔案的管理，只有對教學檔案的管理不斷推進信息化進程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設開展不足。即使部分院校已經逐漸推進信息化建設，也僅僅停留在基礎的檔案管理之中，水平不高。（四）服務水平有待提升。醫學教學檔案管理的最終目的應當是服務教學，堅持以教學為根本。但是，在當前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務性質沒有得到體現，其在教學中的應用還有很大提升空間。
二、加強醫學教學檔案管理的策略
（一）建立健全教學檔案管理制度。在進行教學檔案管理制度構建方面必須要結合本學院教育的實際情況，制定和完善教學檔案管理相關的規章制度，細化教學檔案管理人員的相關責任。在此方面應該由分管的校長進行負責，通過相關的專業人員制定出合理、有效的規范管理機制。另一方面，必須要創建適應各個教學檔案管理的規章制度。一些醫學院起步較晚，缺少足夠的教學檔案管理經驗，在制度構建方面容易忽略，多數檔案可能沒有及時進行歸檔和收集，而且很少進行系統的分類，很難真正滿足教學管理的需要。因此，院校必須要注重經驗的總結，不斷完善學校醫學教學檔案管理的工作規范，建立適應各系教學檔案的規章制度，創建具體教學檔案管理工作職責，將責任落實到每個人身上，確保檔案管理工作穩定、有序地進行。（二）提高教學檔案質量。真正要提高教學檔案質量，就必須重視教學文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學材料在內容必須具有真實性，也就是說其檔案的內容必須真實的來自于教師教學工作的開展，是教學工作的真實記錄。這就需要教師做好教學內容的歸納總結，并對教學內容進行及時記錄，讓開展的教學工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實和保存。另一方面，各類教學文件必須具有相關的規范和標準，也就是所保存的檔案必須依照相應的規范而進行，通過具體、統一的要求保證其教學檔案的質量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達到規范標準化。此外，每一種教學文件材料必須要歸檔完整，所保存的檔案應當貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學生反饋等各個方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學檔案信息化進程。在教學檔案信息化的整個過程中，可以充分地利用計算機信息技術管理方法進行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時也是檔案事業未來發展上的必然趨勢。一方面，在紙質載體的各種教學檔案上，必須實施案卷級、文件級的計算機錄入的保存和檢索，努力實現全文數字化，創建出比較完善的教學檔案信息數據庫，最終達到向數字化儲存利用的發展目標。另外一方面，必須注重電子載體類教學檔案進行歸檔工作，對于學校的多數教學檔案必須實行紙質與電子檔案兩方面共同存儲的信息管理，把教學管理系統和檔案管理系統相互結合實行教學檔案的雙向信息輸送，努力實現文檔管理的一體化。此外，在教學檔案管理的閱讀上完成全面的計算機檢索機制，使得教學檔案信息真正的公開化，利用現今發達的網絡完成教學檔案資源上的共享以及教學檔案信息內容的遠程終端服務。（四）做好檔案服務工作。將建立的教學檔案真正有效的利用起來，更好地開展教學服務工作，這才是檔案存在最大價值的體現和最終的目的。在這個過程中必須滿足使用者對需要查閱的教學檔案信息的需求，這樣才能提升教學檔案的使用率，促使檔案價值的實現。在實際的情況下，為了提高教學檔案的利用率，相關的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實際情況，對各類的檢索工具進行及時的編制，這里特別要注重的是對教學檔案的內容上進行充分的分析和研究，教學中重大事件，現有在校學生的統計等，在這方面檔案的編寫上，可以根據實際的情況由檔案部門自行編制或者與學校其他部門聯合編制。
二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇
學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析
1.1領導不夠重視
就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質較低
專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。
1.3檔案信息載體結構單一
目前中等專業學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設施不達標
有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。
2．加強中等專業學校檔案管理工作的對策
2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設
為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。2.3加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平
檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。
2.4加強檔案的收集和整理
學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。
參考文獻：
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二、善于學習新知識，增強創新意識
信息時代,學校檔案工作和整個社會發生著千絲萬縷的聯系,新問題、新情況不斷出現。因此,每一個檔案管理人員都要善于學習新知識,不斷提高自己的科學文化和專業理論水平;不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質。同時，檔案人員還應積極主動地爭取學校領導的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓教育,在干中學，在學中干，不斷更新自己的知識結構。另外，新時期學校檔案工作所呈現的新特點，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果,又要敢于創新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進學校檔案管理工作的不斷向前發展。
學校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉變觀念，要主動自己聯系市場，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。
檔案管理也是學校管理的重要組成部分，加強學校管理可以有效地促進學校工作。檔案工作要發揮其對日常教學工作的檢驗監督作用。
學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。
2.單位人事檔案管理制度存在缺陷當前我國單位人事檔案管理制度方面存在的問題包括幾個方面。第一，企業的各個部門與檔案部門之間的聯系不夠，加上企業內部對于檔案部門的管理制度制定的不是特別完善，沒有一套相對明確的管理制度，不能對工作人員進行有效的分工，這些都對單位人事檔案管理水平產生了影響，比如人力資源管理部門與其他部門之間的聯系不夠，因此不能及時掌握其他部門在發展過程中的人力資源需求，也不能及時招聘更多的人員進行人員隊伍的補充。第二，很多單位沒有完整的內部控制制度，因此導致單位的人事資源的管理工作中在制度方面還存在一定的問題。第三，單位人事檔案管理過程中各種信息不夠完善，使得單位人事檔案管理過程中會出現相應的漏洞，最終導致單位人事檔案管理效率不高，甚至會出現檔案泄露的問題，使得單位的發展遭受影響。
3.單位人事檔案管理的責任體系不夠健全人事檔案管理責任體系不健全是影響單位人事檔案管理工作質量的重要原因，責任體系的建立，是保證單位人事檔案管理工作能夠順利推進的關鍵舉措，由于責任體系不健全，一旦出現問題時不能及時找到相應責任人，最終導致單位人事檔案管理過程中出現的問題無法解決，嚴重時還會導致單位的綜合管理系統和單位人事檔案管理系統出現癱瘓，最終導致單位的財務管理工作出現嚴重滯后現象，對單位今后的發展帶來影響。
二、以科學發展觀促進單位人事檔案管理改革
1.在日常工作中不斷提高檔案工作人員的綜合能力素養人事檔案管理人員的綜合能力水平的高低是影響人事檔案管理工作效率的重要原因，工作人員不但是單位人事檔案管理的參與人員，同樣也是單位人事檔案管理的監督人員，在單位發展中需要一支合格的檔案人員隊伍，單位人事檔案管理人員需要掌握專業的單位人事檔案管理知識和相應的管理制度，能夠具有忠實的職業道德。在實際工作中應該將單位人事檔案管理納入到單位管理的機制中，突出單位人事檔案管理的重要地位。作為單位的管理人員，要經常組織開展檔案人員專業化方面知識的培訓，學習新型檔案信息化管理模式，把學到的知識和理念結合單位的實際進行靈活應用。同時，工作人員要加強自身業務素質的學習，不僅要具備各種單位人事檔案管理知識，職業道德，還應該要具備法律意識，在復雜的業務中保持操作的謹慎性和規范性。
2.加強單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯系加強單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯系，不斷完善和健全單位的檔案制度，對傳統的管理理念進行改革，是單位人事檔案管理水平不斷提升的關鍵。從單位的管理者到單位人事檔案管理的具體工作人員，都應該具備新的管理理念，在單位內部營造一種規范的、科學的管理氛圍，為單位增加市場競爭力提供一定的保障和支持。比如，在公主嶺市住房和城鄉建設局的發展過程中，應該要加強單位的人事檔案管理部門與項目建設部門、質監部門等方面的聯系，不斷充實并且調動各個部門的人力資源。
3.創新單位人事檔案管理責任體系首先，要明確領導責任。單位領導者需要對單位的人事檔案管理工作進行負責，對單位的檔案部門、檔案人員以及其他相關人員實施管理行為的監督，保證單位內部單位人事檔案管理工作的順利開展，保證單位的各種人力資源資料的真實性。其次，要明確單位人事檔案管理人員的責任，使得工作人員能夠本著責任心對單位發展過程中相關的各種人力資源數據進行搜集整理，并且利用現代化技術進行資料的管理。第三，加強責任體系的創新。在單位人事檔案管理過程中加強單位人事檔案管理責任體系進行創新，需要對單位人事檔案管理結構設置進行分析，引入正確的體系設置方法、整改體制、對中間環節進行精簡等，將單位人事檔案管理的責任落到具體的人身上，保證單位人事檔案管理工作的順暢，一旦出現檔案問題時能夠及時找到責任人，對相應的問題進行處理。單位人事檔案管理的責任體系不夠嚴謹是當前單位人事檔案管理工作中存在的一個重要的問題，遇到各種問題時不能將具體的責任落到實處，不利于單位人事檔案管理過程中各種問題的解決。在單位人事檔案管理體制過程中，還需要對具體的責任進行確定，一旦遇到檔案泄露、管理不規范等問題，可以及時找到相應的責任人，對具體的問題進行處理。
1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W發展觀的本質是實現經濟社會全面協調可持續發展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會上明確提出來，并在黨的十上被確定為全黨的指導思想。國家檔案局依據所學發展觀，在十六屆三中全會后，提出了“人的檔案最重要，最有價值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學生，而不是領導，更不是校長，是學校主體中的重中之重，因此學生檔案最重要，最有價值。增設“學生類”檔案是對過去傳統的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學生對其個人檔案的查詢和利用，突出體現了“以人為本”的價值理念。眾所周知，在相當長的一個歷史時期內，我國的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態，過分強調保密，公民個人根本無權查看自己的檔案，在高校中，學生也無權查看自己的檔案，對于自己檔案中的內容處于一無所知的狀態，一些學生檔案中的不實之詞致學生在走向社會后，得不到公正對待而貽誤發展前途，以致影響一生的情況多有發生，而本人并不知曉其原因。《辦法》明確提出并列舉了學生檔案包括的一些基本內容，并強調學生本人是檔案形成的主體。對自己的檔案享有知情權。符合現代社會人事檔案必須陽光化的趨勢，從這個意義上來講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現了科學發展觀的本質特征。
2.有利于高校學生檔案管理體制的規范?！掇k法》實施五年來，縱觀各高校學生檔案管理的現狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態。從表面上看，有的高校學生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學生處管理，有的由學校檔案部門管理。這種不統一性必然使學生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質問題則是由于管理體制不規范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎上，明確提出了高校學生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學生檔案的本質特征又符合檔案工作規律的。實行高校檔案館管理的體制有諸多優勢，但主要有兩個方面，一是人才優勢。學生檔案有其自身的特點，不僅需要專人管理，更需要有具備檔案專業知識的人去管理。而學校各院（系）、學生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時事務性工作就比較多，很難有專門的時間和精力來管理學生檔案，突擊整理學生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專業知識，因此常常感到力不從心，從近年來社會用人單位對學生檔案利用反饋中提出的諸多問題中可以看到這種管理形式帶來的各種負面后果，從這個角度上來講，只有高校檔案館的專門檔案人員才能真正勝任學生檔案管理工作。二是保管優勢。檔案館以外的部門管理學生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時有發生，而高校檔案館有專門的庫房和保管設施，能夠從根本上保證學生檔案的完整與安全。此外，各部門管理學生檔案的做法，導致各部門之間責任互相推諉，造成學生檔案質量差、可信度低，降低了學生檔案的利用質量，不利于學生本人和社會各方面的查閱和利用。
3.有利于實現高校檔案館藏資源的集中統一管理。集中統一地管理黨和國家的全部檔案是我國檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國家檔案，而高校學生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國家檔案，必須由檔案部門實行集中統一管理。近年來，隨著我國高等教育的發展辦學規模不斷擴大，學生數量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實現對高校全部檔案信息資源的集中統一管理，維護高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對學生類檔案的范圍做出了明確規定。主要包括高等教育學校培養的學歷教育，學生的高中檔案入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。這些材料既包括了學生個人檔案中的大部分內容，也包括了教學檔案歸檔范圍中的部分內容、即學生的“入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄”等是比較完整的學生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標準，可對學生檔案形成院、系、班級進行指導，及時歸檔，保證學生檔案信息的完整，并與學校其他檔案信息共同構筑館藏檔案信息資源體系，實現高校檔案館藏資源的集中統一。
二、高校學生檔案管理規范化的途徑
高校學生檔案要真正做到“檔如其人”，真實準確地反映出大學生本人在校期間的成長歷程，其根本途徑就是實現高校學生檔案管理規范化。
1.建立并不斷完善高校學生檔案規范化的制度體系?！掇k法》對“學生類”檔案的一些主要和基本的內容做了規定，這是十分必要的，有指導意義，但是，通過什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國家有關部門應制定具有較強針對性和較強操作性的高校學生檔案管理辦法、實施細則和體系，提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，對產生學生檔案的各個環節的工作進行細化和提出基本規范要求，從而確保學生檔案的連續性、完整性和安全性。雖然我國高校的規模、所有制千差萬別，但各高校應根據本校實際，明確由檔案部門牽頭，與各院系協同單位協作建立相應的檔案工作制度去明確各自的職責。建立一個相對集中統一管理學生檔案的不同模式。并建立考核評價制度，定期開展系統考核，強化過程管理和監督。
2.充實檔案內容，提高檔案質量?！掇k法》頒布以來，許多高校在學生檔案的內容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內容外，結合自身的教育教學和人才培養的實際情況，沿著學生自身成長的軌跡，根據社會對人才的需求，進行豐富檔案內容的各種有益嘗試，體現高校素質教育的成果和學生自我發展的過程，從而實現“檔如其人”的目標，這樣形成的學生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業生提供了準確真實全面的信息，同時也為學生本人在日后的成長發展提供了鑒借依據。各高?，F階段對學生檔案的不斷充實基本集中在以下幾個方面：一是行為表現情況，反映學生思想道德素質；二是身體健康情況，反映學生是否有一個健康的體魄。三是學生的心理素質，反映學生的心理狀態，個性傾向和職業傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會實踐活動情況及效果，記錄學生在校任職情況及評價，參加大型活動，科技活動效果等，反映學生社會活動及社交情況。六是信用情況，個人信用是人們關注的重要品德，是現代社會關心的基本要素。經過不斷充實，使學生檔案更具個性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現狀。為了保證充實工作，高校應建立學生檔案信息動態跟蹤機制，及時收錄學生各種全面信息數據，動態地記錄大學生的成長歷程，豐富學生檔案信息資源。
3.運用現代科技推進學生檔案管理信息化。當前，我國已進入信息化時代，高校招生、就業都已基本實現信息化和網絡管理，學生檔案在載體上已形成紙質檔案和電子檔案并存。高校應充分利用電子技術和網絡優勢，整合各方面信息資源，開發運用學生檔案管理系統和電子檔案庫，依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，為學生和社會提供各種學生檔案咨詢、查詢等服務，從而大大提高工作效率和優勢。
1實現電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現錯誤。實現電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑?，F在，學生在校園網上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權益，減少老師的校對工作量。實現電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數據不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應該做到及時地調整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數據庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關的部門，進行必要的數據更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應該堅持依法管理，規范管理?？芍贫ㄏ嚓P的制度來“有法可依”，有些學校已經制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協調與保障制度》等。學校應該讓專門的人來負責學籍管理的相關工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關制度，對學生的學籍檔案應該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調整工作人員，也應該上報教育局的相關部門。學籍管理要制定相關的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉學、復學、升學等手續時，家長應該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉;能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經過培訓，熟悉計算機電子技術，保證高效率地完成工作任務。要根據任務分配將學籍檔案的信息管理分配到相關崗位，具體的崗位負責不同的具體事務。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應及時地做好審核、轉檔、交接等相關工作?，F階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現轉學的狀況。關于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關人員應該給學生作相關的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應該讓學生有所了解，以免在轉學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經過相關的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統進行經常的維護。
4結語
教育是國家大計，是關乎國家人才培養的最關鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學校
0引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性?，F代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
1轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
2積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。:
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活?，F代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
3加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
參考文獻：
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1.1學生信息檔案數量巨大
學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻的重要程度高
規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻資料使用頻繁易破損
學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻查閱不便
由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻信息化管理系統概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：
2.1檔案及檔案信息數字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻管理的自動化
主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲?，F在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。
3當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。
3.2管理人員計算機技術水平較低
利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
