時間：2023-02-28 15:59:44
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現代社會已經進入了信息技術時代，為了更加穩定的開展醫院管理工作，幫助醫院工作人員更好的成長、發展，非常有必要深入探討分析當前醫院人事檔案管理工作中存在的主要問題。
1 醫院人事檔案管理工作中存在的主要問題
1.1 醫院人事檔案管理觀念淡薄
現代醫院的業務經營模式以及人事制度正在進行深入改革，很多醫院都僅僅是關注如何提高自身的醫療衛生水平以及公共服務水平，并沒有足夠重視人事檔案管理工作，人事檔案管理觀念淡薄。其次，很多醫院工作人員并不清楚自己的檔案到底保存在什么地方，也不清楚人事檔案對于自己日后的工作調動以及職稱晉升等有沒有影響，這些觀念意識不管是對于醫院改革，還是醫院工作人員的長遠發展都非常不利。
1.2 醫院人事檔案材料內容缺乏全面性、真實性、規范性
目前很多醫院人事檔案的書寫格式存在很多不規范之處，而且手續也并不是很完整。檔案最重要的一點是要求全面、真實，但是很多人事檔案的內容前后不一致，有的人謊報自己的工作年限，隨意填寫自己的年齡，而且獎罰信息也沒有描述清晰。這些現象會導致醫院考核醫務人員的過程中感到非常困難，這對于醫務人員的個人職位晉升以及教育學習等情況都非常不利。
1.3 缺乏規范的人事檔案管理制度
醫院人事檔案管理工作比較復雜、繁瑣，需要很長的時間，因此必須制定嚴格、規范的人事檔案管理制度。但是目前很多醫院并沒有制定嚴格、規范的人事檔案管理制度，導致醫院人事檔案管理工作相對混亂。尤其是近年來我國醫療衛生事業正在進行深化改革，各醫院的人員流動性較大，然而醫院人事檔案管理制度中仍然存在諸多不規范問題。比如，大家對于人事檔案都是可有可無、用時再說的態度，甚至很多人都認為不用檔案，醫務人員也并不關心是不是及時更新了自己的檔案內容，也不擔心會不會丟失，總之醫務人員的參與積極性和主動性低下，這也是導致醫院人事檔案管理工作成效低下的主要原因。
1.4 人事檔案管理方式相對落后
很多醫院并沒有充分意識到人事檔案管理工作的重要性和必要性，在人事檔案管理工作方面的投入比較少，不管是人事檔案管理方式、管理手段都和社會發展步伐遠遠滯后。21世紀是科學信息技術迅猛發展的新時代，很多行業都已經開始引入計算機網絡技術，但是很多醫院人事檔案管理工作仍然采用過去傳統的人工記錄、人工分類以及保管方式，工作效率低下，而且不利于檔案分類、檢索和查找，大大增加了人事檔案管理工作難度，這樣必然也會增加醫院管理成本。其次，也常常會發生檔案泄密、破損、丟失等情況。
2 醫院人事檔案管理問題的解決辦法
2.1 提高對醫院人事檔案管理的重視度
醫院人事檔案管理工作不僅僅直接關系到醫院改革，同時也密切關系到醫務工作者的自身利益，因此不管是醫院領導者，還是醫院醫務人員都應該高度重視人事檔案管理工作。同時，應該加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理人員能夠正確認識人事檔案管理工作，并且增強醫院醫務人員的檔案意識。這樣，醫務人員才會盡自己最大的努力支持醫院人事檔案管理工作，確保醫院人事檔案管理工作的順利開展。
2.2 不斷加強人事檔案管理人員的綜合素質
醫院應該安排專門的技術人員負責人事檔案管理工作，并且不斷加強人事檔案管理人員的業務能力培訓，不斷提高他們的業務素質以及專業水平。醫院人事檔案管理人員平時應該多學習、了解檔案管理的一些新方法、新技術，熟練掌握檔案管理相關的一些計算機信息數據操作方法，不斷提高自身的操作技能。其次，醫院應該建設一支高素質的人事檔案管理人員隊伍，通過競爭上崗、擇優選拔等多種方式提拔真正優秀的人事檔案管理人員。其次，醫院可以定期組織一些座談研討會，這樣有利于拓寬人事檔案管理人員的眼界，激發他們的創新意識。另外，醫院應該進一步完善人事檔案管理人員的福利待遇以及職位晉升機制，這樣可以更好的激勵他們，深入挖掘他們的內在潛能。
2.3 制定完善、系統的人事檔案管理制度
嚴格、規范的醫院人事檔案管理制度是確保醫院人事檔案管理工作正常、有序開展的重要保障，醫院人事組織部門應該根據醫院人事檔案管理工作的實際情況制定科學、完善的人事檔案收集、歸檔、整理、保管、鑒別核對、查閱以及轉遞等管理制度，而且應該制定相應的獎罰制度，使醫院人事檔案管理工作能夠“有章可循、有據可依”，提高人事檔案管理工作的制度化、規范化、有序化、科學化，禁止任何人私自保管本人或者他人檔案。在調檔、查閱檔案的過程中，一定要嚴格、認真核實相關人員的身份，并且辦理好各項手續。其次，檔案管理人員應該制定嚴格的責任制，將人事檔案管理責任明確落實到每一個人身上，并且自覺規范、約束自己的行為。
2.4 優化醫院人事檔案管理方式以及管理方法
醫院人事檔案管理工作也應該緊跟時代的發展步伐，積極引入現代化先進的信息技術，不能永遠停留在以往傳統的舊方法上，實現人事檔案的信息化管理，提高人事檔案管理的體系化、信息化、數據化、網絡化和系統化，這樣更有利于提高人事檔案管理工作效率。其次，應該做好人事檔案管理的安全保密工作，在引入信息系統的同時，加設防盜系統，這樣可以為醫院統計工作、科研活動提供更多的服務。
3 結語
一、“棄檔”現象原因分析
1.人民群體檔案意識淡薄。當前，我國人民群體對于人事檔案的認識普遍模糊，不理解人事檔案的重要性。我國現行的人事檔案管理辦法產生于計劃經濟時期，一般由用人單位管理人事檔案，工作人員在平時工作中根本看不到自己的檔案，因此很多人認為檔案可有可無，根本沒有引起足夠的重視。再有，現有各個單位在用人方面只重視個人能力，只考慮人才在單位能夠發揮的作用，忽略了人事檔案在人成長過程中的作用，對本人的人事檔案和戶口不予理睬，這種現象也造成大量人員的棄檔行為。
2.人事檔案內容不夠全面。第一，信息量過少，由于依然運用傳統檔案管理辦法，人事檔案中只重視記錄人的政治方面的內容，關于人的能力、素質、信用的記載內容很少，即使有，也只是一些內容空洞的記錄，真實性差，不能反映一個人的成長狀況。第二，同化現象嚴重，對每個人的評價大體相同，缺乏個性化的評價，在實際當中應用性不強。第三，真實性有待進一步論證，很多單位的人事檔案存在大量的造假現象，給檔案管理工作也帶來了很大的困難。
3.缺少人事檔案的專業化管理部門?，F有人事檔案管理制度產生于計劃經濟時期，由于人員很少調動，所以不同單位的人事檔案都由本單位進行管理，和當時的社會制度也相適應。但隨著經濟的發展和社會的進步，大多企事業單位在市場經濟的大潮中都進行了改制，對單位的內部員工不再像以前那樣具有嚴格的約束力，因此出現了大量的人員調動現象，人事檔案隨著人員的調動而轉到新的單位，致使人事檔案管理部門不再單一化，出現了“誰用人，誰管理”的現象，較為混亂。
4.人事檔案管理實行封閉式和內向式管理。由于目前依然運用傳統人事檔案管理辦法，要求對個人的人事檔案內容必須保密，所以導致當前的人事檔案管理內容不對外公開，實行內部管理模式，即使是檔案資料本人，也很難見到自己的人事檔案。隨著改革開放的不斷深入與經濟的快速發展，出現了大量的人才流動現象，如果依然運用這種管理模式，顯然會與當前的社會形勢產生矛盾，與經濟快速發展的現象不相適應，因此這種管理模式也造成了大量的人員“棄檔”現象。
二、對我國人事檔案管理改革的建議
1.提高社會公眾的人事檔案意識。在社會中廣泛宣傳人事檔案的重要性，提高社會整體檔案意識，征得廣大人民群體的積極擁護與支持，才能保證人事檔案管理工作的正常進行，大量減少人員流動中的“棄檔”現象。提高工作人員的檔案管理意識，提升人事檔案管理水平，向著實用性與可操作性發展。
2.不斷充實人事檔案內容。第一，及時補充個人信息。在社會的不斷發展中，人事檔案可以為人民群體提供多種多樣的服務，要依據社會發展的需要與時代的要求，運用新形式，增加新內容。根據當前各用人單位的需要，結合人才的實際情況，盡量減少固定不變的材料，使人事檔案材料更具實用性。通過增加大量實用性個人信息，可以提高人事檔案的利用價值，使人事檔案更好地發揮作用。第二，大力查處檔案造假現象。大力查外檔案造假現象，收集檔案信息時嚴把質量關，杜絕源頭造假。保持人事檔案資料的完整性，杜絕過程造假。提高領導干部的責任意識，杜絕主觀造假。
3.規范人事檔案管理機構。第一，對人才服務機構加強投資與建設。各級政府部門要嚴格管理人才服務機構，由財政部門負責，要求人才服務機構實行專業化管理模式，提倡人事檔案管理工作集中制。嚴格治理人事檔案管理過程中的混亂現象，人才管理機構不合格的要嚴肅追究責任人的責任，嚴重失職的要停業整頓，清查人事檔案管理過程中的亂收費行為。第二，加強人事檔案制度建設和法律建設。在人事檔案管理過程中，雖然早已具備管理制度和法律法規，也在一定時期內推動了人事檔案工作的發展，但因為檔案材料過于分散，因此各項規章制度還不夠明確。所以，在人事檔案管理中，各單位的人事部門要根據本單位的實際情況，建立完善的檔案管理制度，使人事檔案的各個管理環節有章可循，有法可依。
4.逐漸推行社會化開放式人事檔案管理模式。人事檔案管理工作也必須實行社會式開放式管理模式，使人事檔案管理工作接近于人民的生活實際。隨著市場經濟的不斷發展，人才流動越來越頻繁，增加了開放式管理的可行性。政府也在一定程度上鼓勵人才的流動。將人事檔案交給市場去管理，不但可以使人事檔案更加真實安全，同時也節約了管理成本。
參考文獻
二、新形勢下如何做好醫院人事檔案信息化管理工作
（一）提升醫院領導和人事檔案管理人員對檔案信息化建設的重視程度，將人事檔案信息化建設列入重要日程。醫院人事檔案是醫院人才資源信息儲備庫，是醫院管理的重要組成部分，醫院領導和人事檔案管理部門必須要適應新形勢對醫院人事檔案管理信息化的要求，徹底轉變對傳統人事檔案管理的思想觀念，提升對人事檔案信息化建設的重視程度，將人事檔案信息化建設列入醫院的重要日程中，成立醫院人事檔案信息化建設組織機構，并加大對信息化建設的資金支持和投入力度。要對醫院人事檔案管理模式進行改革創新，建立信息化檔案管理體系，建立與醫院人事檔案管理相關的各類數據庫，包括職工基本信息數據庫、專業技術人員考核信息庫、衛生專業技術人員醫德醫風考評數據庫、工資數據庫等等，以實現醫院人事檔案管理信息化，全面提升檔案管理水平。（二）加強醫院人事檔案信息化管理的隊伍建設，為人事檔案信息化建設工作的開展提供強有力的人才保障。醫院要加強對人事檔案隊伍的建設，首先要選派政治素質高、業務能力強、責任心強的檔案專業人員從事人事檔案管理工作，同時重點引進配備計算機專業的人員充實到醫院人事檔案管理工作中，并通過多種途徑加強對從事檔案管理人員有關檔案管理專業知識業務培訓和信息化專業知識培訓，使他們成為既懂檔案專業知識又懂計算機信息化管理知識，并具有較強的綜合網絡技術和管理能力的復合型人才。（三）建立健全醫院人事檔案管理信息化制度建設，為醫院人事檔案信息化建設工作保駕護航。醫院要加強人事檔案信息化建設，建立健全人事檔案信息化管理工作制度，包括人事檔案立卷歸檔工作流程和制度、建立人事檔案信息工作流程和核查工作制度、醫務人員的醫德醫風相關內容信息化管理、患者檔案治療與評價管理和人事檔案信息安全管理制度等內容。醫院要成立人事檔案管理信息化組織機構，明確人事檔案信息化管理相關人員的責任，并定期組織相關人員學習檔案信息化相關知識，研討人事檔案信息化管理相關標準，促進醫院人事檔案信息化建設工作有序、規范開展。醫院要依據《檔案法》等制度制定科學的人事檔案信息化管理辦法和統一規范的檔案管理標準，結合醫院的實際情況，建立一套科學、合理、針對性和操作性強的人事檔案信息化管理體系，形成完整規范的人事檔案管理標準和考核管理辦法，用健全的制度為人事檔案信息化建設工作保駕護航。
參考文獻
從醫院人事檔案管理來看，其真實性及個人資料的完整性還有待進一步的確定，且管理制度及理念較為傳統、陳舊。不能適應醫院的改革發展，在醫院內管理人事檔案的工作人員其綜合素質有待進一步的提升。且大都非本專業的人才。如下對醫院人事管理現存問題具體說明。
1、人事檔案資料的真實性和完整性不足
人事檔案是由醫院工作人員的各方面信息組合而成的，收集信息是檔案管理工作的重要內容之一，在人事檔案的記載過程之中，由于涉及到很多過往的信息，信息的真實性和準確性無從考察，并且在填寫的過程中容易由于書寫不規范等造成信息的不準確、不完整的現象，使人事檔案管理的真實性和可靠性降低。目前大多數檔案仍以記載經歷性的資料為主，記載的是工作人員的過往，不能完整、客觀的反映出工作人員的整體素質，比如醫德醫風、門診工作量、工作能力、服務態度等等，這些都需要在長時期的考察中才能得出，并且應該作為醫院任賢用能的重要依據，而人事檔案中很少有所體現。
2、人事檔案管理制度較為陳舊
隨著社會的進步與發展，社會對人才的需求量日益增加，人才的流動性也日趨頻繁，合理的人才流動有利于醫院人才資源的更新，對醫院的發展有利，但是受到傳統觀念的影響，醫院的人事檔案管理制度較為陳舊，已經不適應人事制度改革的要求。人事制度的改革對人事管理工作提出了新的要求，但是有些醫院的人事檔案管理制度并沒有及時更新和完善，檔案管理者沒有認識到檔案的重要作用，甚至存在隨意修改檔案的事情。
3、檔案管理人員的素質有待提高
在傳統的醫院檔案管理中，人們對人事檔案管理認識不清。在對檔案的歸檔及存放管理中，沒有意識到其重要性及嚴謹性。另外在醫院的總體管理中對于檔案管理人員的任職上，沒有過高的要求。這促使整體醫院人事檔案管理人員的水平參差不齊。但是從檔案管理工作實際看，嚴謹性及重要性都要求非常高。且對工作人員的個人素質、責任心都有一定的要求。綜合來說醫院現存的人事檔案管理人員問題，在實際上對于醫院的改革發展有嚴重的阻礙作用。
二、如何進一步做好人事檔案管理工作
綜合醫院人事檔案管理中存在的問題來看要想全面的解決，必須加強對醫院人事檔案管理工作的認識。并建立科學管理的規范化制度，充分的融入信息技術，將檔案管理工作真正的改革創新。
1、加強人事檔案規范化、科學化管理醫院檔案管理是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院基礎管理水平的需要，并在醫院建設和醫療事業發展中發揮著越來越重要的作用。
（1）加強檔案管理認識增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導要重視檔案管理，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，從人力、財力上積極支持檔案管理部門，從根本上消除以往檔案管理工作受到的冷遇，提高各級干部對檔案工作的認識，使檔案工作順利開展。
（2）建立科學管理制度醫院結合實際工作以《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律、法規來制定一套比較科學、完整、系統、可行檔案管理制度。將醫院所有職工的人事檔案集中統一保管，用統一的標準和規范系統地分類、整理，建立多種檢索方式，以利于醫院檔案實行規范化、標準化、科學化管理，以利于檔案信息資源的開發利用。
2、以人為本，提高檔案管理人員綜合素質建設的措施檔案工作服務質量的好壞其關鍵在于服務人員的素質。在檔案工作不斷深入發展過程中，管理人員的素質內涵要不斷豐富，才能適應人事檔案管理發展的需要。人員素質包括思想政治素質、業務能力素質、職業道德素質。
（1）思想政治素質要求檔案管理人員具備的思想政治素質是指其必須具有較強的黨性原則，必須具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強烈的事業心和責任感。醫院檔案管理部門領導應該經常對檔案管理人員進行人生觀、價值觀、榮辱觀的教育。人事檔案干部在改革開放的新形勢下要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作在黨員干部工作的地位和作用，忠于職守，恪守檔案工作紀律。
（2）業務能力素質檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員應接受專業的教育培訓，應掌握檔案專業理論知識和方法，才能勝任此項工作。為適應新時期知識、技術日異月新的變化，醫院檔案管理工作者應樹立“活到老，學到老”的終身受教育的理念，不斷學習新理論、新知識、新技術，不斷拓展自己的知識面，提高學歷層次。
目前醫院人事檔案管理工作中存在以下幾個問題：
一、檔案資料不齊全：人事個人檔案以履歷表、職務變動、工資變動為主，這些資料不能全面反映醫務人員個人能力、業績等情況。
二、檔案材料內容重復：如出生年月、參加工作時間、文化程度、工作經歷等信息，重復填寫的內容較多?？己诵浴㈣b定性材料中程式化定性描述過多。
三、檔案管理不規范：因為對人事檔案的不重視，就存在人事檔案管理規章制度不健全或有章不循等問題的發生；而紙質檔案在借閱利用后經常造成污染、破壞、缺損或遺失；因庫房條件的限制，較難避免霉變、氧化、蟲蛀及鼠類的破壞。
四、檔案利用價值不高：由于人事檔案內容的不齊全，無法反映出本人德、能、勤、績、執業資格、職稱評聘、職務升降等方面的情況，不能客觀地反映本人的真實全貌，其利用價值被相應變低，從而導致醫院對人事檔案管理意識的進一步淡薄。
近年來，隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫院領導班子越來越重視人力資源的開發與管理，向醫院人事檔案工作提出了新的要求，如何更好地為深化醫院內部管理體制改革提供服務，是人事檔案管理工作者需要正確面對和認真思考的重要問題。
1 加強人事檔案的收集：人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎，也是豐富人事檔案內容和開展提供利用工作的根本前提。首先對醫院人事檔案進行分類，包括個人履歷、考核、學歷、職稱評聘、政審、獎懲、任免、工資等，內容多，涉及面廣。檔案材料的形成除個人提供外，還可由辦公室、黨委、醫務部、護理部等部門提供。檔案管理人員應主動與材料形成部門聯系，掌握材料形成規律，做好平時經常性的收集歸檔工作。對收集到的檔案材料從手續是否完善，表述是否準確、精練，觀點是否明確方面進行認真細致地鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期進行糾正再歸檔；對于不屬于歸檔范圍的材料及時退回給相關部門，做到不散失、不積壓。對收集的人事檔案材料要及時裝訂入卷歸檔，裝訂檔案要做到整齊、美觀。
2 改進檔案管理辦法：以往由于條件有限，醫院人事檔案目錄一直是手寫，查閱檔案極不方便。隨著科學技術的不斷深入和發展，電子技術突飛猛進，改進檔案的檢索方式，檔案的現代化管理已提上日程。實行計算機管理人事檔案信息，有利于提高檔案管理水平和工作效率，也為推動醫院人力資源管理和醫院發展，加快步伐，在醫療、科研、教學及聘任、選拔人才等方面將發揮出更大的作用。
目前，我國人事檔案的管理工作缺乏健全的規章制度，甚至有些根本未建立自己的檔案管理章程、制度，這衍生出許多問題。要提升人事檔案的管理水平，首先就要提高人事檔案的規范化管理水平。當前主要缺乏人事檔案管理工作的指導檢查工作，沒有一套可行的完善的規范化的管理辦法。
（二）人事檔案管理缺乏規范性、時效性
在一些企業、機關中，人事檔案的相關管理檔案的材料過于陳舊，事件的記錄時間較為久遠。長期擱置的且已經歸入人事檔案中的許多材料并沒有得到認真的鑒定，普遍出現信息過時的問題。同時，許多單位中的檔案材料只是應付、走程序工作，沒有進行有效的管理，對現實工作以及現實的人事反映較少，反而阻礙了人力資源管理部門工作的有效開展。與此同時，當前人事檔案管理缺乏完整的法律法規的規范工作，缺少人事檔案的管理小組，缺乏人事檔案管理工作的宏觀指導，缺乏系統完整的規范方法。此外，相關工作人員的培訓較少，導致其工作方法較為陳舊、老套，工作效率低。
二、提升人事檔案管理效能的對策
（一）建立健全人事檔案管理制度
高效能的人事檔案管理工作需要制度的支撐與保障。根據本企業、機關、組織機構自身的特點建立符合自身的人事檔案管理制度，并在運行中不斷進行修改與完善。在工作中，嚴格按照人事檔案管理的制度來辦事，要做到有章可循，有法可依、有法必依、執法必嚴。并定期對人事檔案管理工作進行督導檢查，成立工作領導小組，并制定工作小組的具體工作計劃，每年不定期地進行各管檔單位的抽檢，查看檔案管理工作的開展情況，并依據問題提出相關的詳細的的工作建議，進一步提高管檔單位的人事檔案管理水平。
（二）提升人員管理意識和人員素質
人事檔案管理工作需要得到領導者的重視，不能再被輕視。同時管理人事檔案的工作人員的素質也有待提高。人事檔案管理不是簡單的工作，它的開展需要工作理人員具備較高的工作素質。人事檔案管理工作要求工作人員具備較強的業務性、扎實的實踐經驗，人事檔案的管理人員要適應新時代要求，掌握先進且科學的管理方式，注重理論學習與實踐操作相結合，與時俱進，在學習中，不斷提升自身的素質。同時加強對工作人員的政治業務素質的培訓，“請進來”與“走出去”相結合，組織檔案管理人員到一些先進單位進行觀摩學習，同時積極組織工作人員參加一些檔案法知識競賽，不斷提高其業務素質和人事檔案的管理服務水平。
（三）夯實基礎，規范人事檔案管理
在人事檔案管理工作的開展過程中，要求各部門自身進行部門立卷制度，嚴格各部門間人事檔案的交接手續，從源頭上確保檔案的規范性和完整性。人事檔案相關材料的管理要嚴格執行責任分工制，將人事檔案的管理具體到各部門、各個人體。人事檔案的管理可以堅持“集中與分散”、“定期與不定期”的兩種方式，跟蹤收集信息、資料，資料分類編目、立卷保管。
一、新時期做好高校人事檔案管理的重要意義
1.為考察和選任人才干部提供重要依據
高校的發展關鍵在人才，核心在領導干部，干部人事檔案記錄了人員的過往學習、工作經歷。隨著高校的發展，對干部人才愈加重視，嚴格進行領導干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學性。檔案審核是干部選任考察的必要環節，通過全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過往，對于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風險。
2.為維護高校教職工合法權益提供憑證
人事檔案是對教職工成長歷史的記錄，內容豐富，記錄了其家庭成員、工作經歷和薪資福利及獎懲情況等，當教職工出現財產繼承、離退休辦理等情形時，可通過查閱人事檔案進行家庭成員關系確認、工作年限確認等，有效地維護教職工切身利益。
3.有利于強化高校人才隊伍建設
人事檔案對個人信息進行了全面詳實的記錄，包括個人的興趣、愛好、特長、學歷職稱、工作經驗等，人事檔案的整合就是強大的人員信息庫，通過人員檔案資料分析，可以對高校整體人員情況進行盤點，科學預測未來人員需求，結合人員特點進行人崗匹配，加強人力資源開發利用，實現人力資源的高效配置，促進高校人才隊伍建設。
4.有利于促進高校組織人事工作的開展
人事檔案工作是高校人事工作的重要內容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進高校人事工作的開展。
二、高校人事檔案管理存在的問題分析
人事檔案在高校組織人事工作中發揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識薄弱，重視程度不夠，管理不規范，從業人員專業度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學規范管理。
1.人事檔案意識薄弱
隨著高校改革的深入推進，需要進一步做好人事檔案工作，更好地服務于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產生工作業績，因此，許多高校對人事檔案工作重視程度不夠，高校領導、從業人員在思想上對人事檔案重要性認識不足，主動學習、主動工作、主動作為意識薄弱，存在重保管輕利用等管理意識，人事檔案思想認識不足嚴重制約了人事檔案的科學規范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價值的發揮。
2.人事檔案管理制度不健全
受高校發展成熟度及領導重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據，管理不規范。高校人事檔案內容不齊全情形較普遍，收集、整理、統計、利用等各環節工作的開展缺乏操作規范，無法為高質量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計、紀檢監察等多個部門，需要諸多部門的協調配合。由于相關檔案材料形成部門對檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過程中常存在移交手續不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴謹，錄入不細致，排放無序等情形，嚴重制約了高校人事檔案的有效利用。
3.人事檔案管理基礎設施落后
由于對人事檔案不夠重視，加之經費緊缺，缺乏財力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎設施落后。有的高校沒有設單獨的人事檔案室，僅設檔案柜；有的人事檔案室被當作了雜物室。人事檔案保管設備缺失或老化，未達到檔案室檔案設備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒有人事檔案管理軟件，依靠excel進行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。
4.人事檔案信息開發利用水平較低
人事檔案開發利用意識薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發利用，未發揮人事檔案對人事管理的作用。檔案信息開發利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統落后，未能將大數據思維和信息化管理手段運用到人事檔案開發利用中，人事檔案信息共享程度低。
5.人事檔案隊伍建設不足
雖然國家政策對干部人事檔案管理人員配置作了明確規定，但在高校實際工作中，由于學校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業理論知識不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實踐經驗不夠，且由于個人時間精力有限，對人事檔案業務投入精力不足，業務鉆研不夠，人事檔案工作質量無法得到保證。
三、關于新時期做好高校人事檔案管理的對策思考
1.增強人事檔案管理意識
高校領導應意識到高校人事檔案的科學規范管理具有重要意義，有利于更好地維護高校教職工的利益，更好地促進高校人才建設，推動高校高質量發展。因此，要發揮領導關鍵作用，高校領導要積極為營造良好工作氛圍，調動高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學會利用大數據思維和信息化思維進行人事檔案管理，增強檔案管理意識和信息資源共享利用意識，同時利用學校網站、學校微信公眾號等平臺加強推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對于促進高校人事工作及高校發展的意義，增強高校教職工人事檔案意識。
2.完善人事檔案規章制度
促進高校人事檔案工作的發展需要完善頂層規定制度設計，建立完善的規章制度體系是開展人事檔案各項工作的依據和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據國家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關規定，結合高校實際，制定科學的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實施細則。完善人事檔案收集、分類、轉遞、利用等相關規定，要重點做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關形成部門的工作職責，建立高校人事檔案收集工作機制，定期進行收集，明確收集、移交手續要求，做好移交清單，確保各項移交資料有據可查。按照人事檔案分類規定，科學做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵制度。制定人事檔案工作目標，并層層分解目標，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標準和要求，對于未完成目標任務的扣減績效得分，將考核結果和個人績效工資、優秀評選、職級調整等掛鉤，發揮激勵約束作用，確保人事檔案管理工作各項目標有效完成。
3.完善檔案管理各項基礎設施
足夠的經費和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動作為，并致力于推動人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規定，完善人事檔案庫房建設，實現庫房環境的現代化，配備技術先進的設備。例如，溫濕度調節、安全監控等設備，實現人事檔案的高質量保管，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統配置，通過掃描、錄入等方式將紙質檔案逐步轉換為電子檔案，實現人事檔案信息存儲數字化。
4.強化人事檔案開發利用
在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強開發利用，充分發揮其價值。一是要轉變人事檔案管理理念，由重保管將工作重心轉移到人事檔案信息資源的開發利用上來，要深刻地認識到實現人事檔案信息資源開發利用對于優化人員配置，促進人才建設的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網絡化利用，條件成熟的學校要進行網絡化的查詢利用平臺，便于高校教職工更高效便捷地進行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數據的深度挖掘研究，以高校事業發展為導向，根據人事檔案信息，更好地進行人力資源開發，促進高校人才隊伍建設。
5.提升人事檔案隊伍水平
高校人事檔案工作的發展，需要人才的支撐，需要建設一支能夠勝任新時期高校發展的高素質、高水平的檔案人才隊伍。高校要認真分析人事檔案工作對從業人員的素質要求，選聘具有專業知識背景和豐富從業經驗的人員。要加強對從業人員的培訓力度。一是實施崗前培訓，要加強保密意識培訓，要提高從業人員的政治意識和保密意識，從業人員要有良好的工作作風，嚴格遵守人事檔案工作紀律，確保人事檔案實體和內容安全。要結合實踐案例，對從業人員進行系統的崗位培訓。二是在崗位實踐中培訓，通過老員工帶新徒弟的方式，在實踐中對新從業人員進行指導，更好地將理論與實踐相結合。定期組織交流會、專題會等會議交流人事檔案工作中存在的問題，共同探討、共同學習、共同進步，促進高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時期、新問題、新要求，結合高校實際，高校人事檔案管理需要從加強人事檔案意識，完善制度，加強開發利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進一步規范管理，促進人事檔案管理水平提升，為高校事業發展提供保障。
參考文獻：
中圖分類號：F240
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）12-289-02
醫院人事檔案是醫院在人事管理過程中形成的，包括醫院職工假期管理制度、醫院人才引進辦法等一系列規范性制度，其內容包括員工個人入編或上崗、職稱晉升或晉級、工資調整、職務任免、年度考核、獎懲情況等記錄個人成長軌跡的一系列材料。人事檔案及其管理工作是醫院人才開發與管理的信息基礎，也是職稱評定及福利待遇評定的依據。切實加強人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，可以為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的信息，保證人才隊伍的素質，最大程度地發揮人力資源的作用。
一、醫院人事管理的現狀及存在的問題
我國的絕大多數醫院是計劃經濟的產物，作為社會公益事業的一部分，長期以來依靠國家財政的支持，在管理體制和運行機制方面還保留著計劃經濟的烙印。近年來，醫院現行的人事檔案管理工作模式，在國家衛生事業政策和人事管理制度不斷發展的環境下顯得有些滯后，這對于醫院發展經濟和開展工作存在不利的影響。
1.人事檔案管理觀念落后。醫院作為公共醫療服務機構，普遍存在著注重醫院業務而輕視醫院管理的現象，很少把人事檔案信息用于人力資源的管理，在檔案管理上僅限于保管、存放、收集等簡單的分類整理工作，缺少利用檔案構建人才信息庫的意識，更沒有形成積極主動為醫院發展提供人事信息建議的觀念{1}{2}{3}。
2.人事檔案利用效率低。一方面，傳統的人事檔案收集范圍和收集內容與新時期人事信息的需求不相適應，傳統的人事檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態的經歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質能力信息，亟需補充人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現、具有長期查考價值的材料，如醫德醫風考評、競爭聘任、門診、病房工作量、科研創新能力、病人滿意度等資料。另一方面，人事檔案資料分析和預測綜合少，導致檔案利用率低。此外，人事檔案管理信息化程度不高，限制了人事檔案的利用。
3.管理體制不順。我國公立醫院通常是由政府的幾個部門進行多頭的管理，管理職能分割的現象比較嚴重。醫院院長基本上無法在人員流動、工資改革、經營戰略等方面充分發揮自主性，所以醫院的各項改革相對落后，造成了醫院幾個管理性的職能科室權責不分、人浮于事和機構重疊{4}{5}。
4.人才聘用與流動中存在問題。人才聘用與流動是構建醫療技能過硬、服務質量優越的醫療隊伍的前提，也是提高醫院競爭力的必然要求。在聘任體系缺乏公正、客觀、公平的背景下，醫院內部很容易形成輕業績、重資歷的不公現象{6}{7}。很多醫院在對專業技能人才進行聘任時，多以員工的年齡、資歷與工作年限等作為衡量標準，而忽略了對應聘人員工作能力、技能水平和工作表現等方面的考核。同時，在事業單位管理制度下，員工和醫院的關系相對固定，很難有人才正常流動，具有較大的僵化特征。無法促使優秀人才進入。此外，由于社會外部環境不配套，在醫院內部流動的管理上也缺乏完善的促使優秀人才脫穎而出的良好機制，醫院內部往往缺乏挑戰和競爭。
5.缺乏先進的考核方法。任何一項勞動人事管理活動都離不開人事考核，對人員的評價、考核是檢驗人事管理活動的手段，又是人事決策和改進人事管理的依據。目前大多數醫院只有年度考核，沒有把平時的工作表現、工作成績以每月每季度作為周期的考核，并且考核時大多數情況是發一張考核表，由職工自己填寫自我評價，科室考核小組評分，然后由人事部門存檔，既沒有量化指標全面客觀的評估，也沒有考核后針對性地面談、反饋和培訓，更是很少將考核結果和職務升遷、人員流動或工資獎金等聯系起來，使考核工作常流于形式{8}。
6.缺乏完善的人才培養機制。醫院普遍存在著缺乏專業人才培養機制的問題。首先，醫院缺乏對管理人員的培養。管理人員是醫院內部開展管理工作的有效引導人與組織者、決策者，對醫院管理水平有重要決定作用。然而，現如今很多醫院管理人員均非管理專業出身，經常是由醫療崗位提升而來，這對醫院管理水平有嚴重影響。同時，很多醫院只對學科帶頭人及科室負責人培訓與教育給予重視，而對普通員工缺乏培訓，致使醫院員工素質整體上難以得到有效提升{9}。
二、解決對策
人事檔案作為醫院考察和了解人才的重要手段，是醫院能否實現科學用人的重要依據。因此，通過分析醫院人事檔案的現有問題，提出相應的改革措施，使醫院規范化、科學化、現代化的人事檔案管理得以實現，這對醫院的發展和人力資源的開發具有十分重要的作用{10}{11}{12}。
1.更新管理觀念，強化檔案利用意識、服務意識。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到工作的重要性，端正工作態度，不斷提高自己的業務水平，以飽滿的熱情創新檔案管理工作。首先，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創新觀念，以改革的精神、發展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感{13}。通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內容，適應醫院培養新型高素質人才的需要，同時要重視學習與檔案相關的法律法規，加強檔案管理意識{14}。其次，要重視對人事檔案管理人員的教育，提高他們的專業化水平和素質，提高自覺防止和抵制各種違法行為的能力，從而維護檔案的完整性和真實性。最后，從專業的角度做好保管和利用現有檔案的工作，不斷提高服務水平的專業性{15}。
2.健全并完善人事檔案的管理制度。目前，應結合醫院人事工作的實際和社會現實的需要，進一步完善各項檔案管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集機制、工作聯系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細則、人事檔案計算機輔助管理制度等，使工作有序、有據可依{16}。針對“棄檔”以及人事檔案管理同聘請制度嚴重矛盾這一現象，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效是處理這一問題的辦法之一。
醫院亟需建立真正意義上的醫院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確并強化其職能，根據檔案工作的統一領導、分級管理原則，將醫院各個門類、不同載體的檔案收納到綜合檔案室，再由專職檔案管理人員進行統一分類、歸檔、管理。針對醫院和各部門形成的檔案內容、特點、行業要求，制定集中管理、分行業歸檔、積極提供利用的管理制度，及時修訂原有檔案管理辦法，突出各行業特點，提高檔案利用價值，建立醫院人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。
3.建立新型的用人機制和合理的薪酬體系。我國公立醫院目前實行的是事業單位職務等級工資制度，在薪酬管理方面沒有充分體現“優質優價”的原則，為此，醫院必須要對現有分配制度進行改革，建立公平合理的薪酬體系和靈活的崗位工資制，強化人事檔案管理人員的績效考核和激勵機制，以嚴格的績效考核為中心，持續改進質量，加強定期抽查的密度與力度，對取得良好效果的創新管理工作給予嘉獎，而對存在嚴重紕漏和錯誤的現象，則給予行政或物質上的處罰；在激勵機制上，實行具有競爭優勢的薪金制度，給予物質上的優厚待遇，并注重人事檔案管理工作精神激勵，使人事檔案工作的重視度和良好的晉升機制得到保證。同時，加大對管理骨干和技術骨干的分配力度，更好地發揮員工的積極性和創造性，進而增強醫院的整體活力，提升醫院的整體品質競爭力和經濟效益。
4.建立完善崗位責任制和考核制度。醫院要根據人事制度改革的要求，建立和完善崗位責任制及考核制度。一是要建立停聘、換聘、辭聘、解聘制度，定期對聘任人員進行全面考核，并將考核結果作為續聘、晉級、分配、獎懲和解聘的主要依據。同時，職工也可以按照聘任條件提出辭聘，從而使人員進出的通道暢通，提高人事管理的靈活性。二是將管理、技術、責任等因素納入分配制度中，積極實行按勞分配和按崗定酬，逐漸拉開崗位分配檔次；同時突出人才價值，兼顧崗位人員的利益與權責，進而更好地增強員工的緊迫感、責任感和危機意識，激發員工的工作積極性和創造熱情。
5.提高檔案管理人員的素質。培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才：（1）檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。（2）倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為醫院發展目標做出最大的貢獻。（3）引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
6.加強人事檔案管理的現代化手段，創新人事服務的形式。人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段，對此，醫院應該增加資金投入，提高檔案管理硬件設備，引進現代化技術和設備，真正實現檔案現代化管理。醫院要根據需要增加檔案庫房面積，購買恒溫、除濕設備，設置防火、防盜的自動監控系統。同時，建立人事檔案的信息管理系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用{17}。創新的人事服務例如人事，區別于過去的人事檔案管理的“有需要，才進行”相對滯后的、暫時的管理，提供長時間段，有具體形式的管理方式，是這種管理方式社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分，有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化{18}。
醫院人事檔案材料真實地反映了各級人員職務、學歷和專業等情況，為促進人才合理配置使用，加強人才隊伍建設，服務醫院發展大局起著重要的作用。重視和加強醫院人事檔案管理工作，全面推進人事檔案工作科學化、規范化、制度化，可以有效提高人事檔案的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源的作用，為醫院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據，更有助于醫院建立起以擇優、競爭為導向的人才選拔機制，高效的利用資源，真正實現人盡其才、才盡其用。有效改進人事檔案的管理和利用，對于提升醫院人力資源的合理配置，制訂實際可行的技術人才發展規劃，更好地為醫院培養、選拔和使用人才提供重要參考依據，進而充分發揮檔案的作用，使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的管理模式，有效提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益、社會效益和醫院競爭力{19}{20}{21}。
綜上所述，在醫療衛生事業發展速度不斷加快的今天，醫院人事檔案工作的重要性日益凸顯。新時期醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，運用現代檔案管理理論與新技術，加快人事檔案管理工作信息化建設，對人事檔案實行動態化管理和維護，提高檔案的利用價值，使其最大化地發揮效力，進而有效推動醫院人力資源管理和促進醫院的長足發展。
注釋：
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1 公共衛生行業人事檔案管理現狀
隨著社會的發展與進步，尤其人事聘用制度的不斷完善，人事檔案的管理模式問題也更加突出的展現出來。人事檔案管理如何適應社會與時代的發展，成為現階段人事檔案管理需要重點解決的問題。近十年來，國家對公共衛生領域的重視不斷加強，特別是2003年的“非典”以后，國家對公共衛生的投入逐年增加，我國的公共衛生事業有了長足的發展，公共衛生專業人才的重要性日益增加。但同時，公共衛生人才的人事管理工作仍沿用傳統干部管理辦法，其檔案內容未能突顯出專業技術人員的專業特性和技術水平，影響了用人單位對專業人才的準確判斷和全面評價。不利于單位對人才的使用。如何加強對公共衛生從業人員的人事管理，已成為現階段值得關注的問題。
2 公共衛生行業人事管理存在問題
（一）公共衛生單位同屬于國家事業單位，在人事檔案管理方面仍沿用傳統的管理方式，基本材料主要包括學習經歷、工作經歷、政審、獎勵與處分、職務工資等，人事檔案集中展現了個人的德育狀況和工作表現，并沒有突出公共衛生人員的工作特點。
（二）公共衛生事業本身是一個特殊行業，就單一的疾控部門來說，它的專業人員包括預防醫師、實驗室檢測人員、消毒殺蟲人員及科研人員等。他們各自從事不同的專業工作，具有很強的專業性。由于工作人員常與病源打交道，因而也成為高風險人群。在疾病預防控制過程中，他們也應成為重點的防控對象，對他們的健康情況應有詳細的記錄，但目前的人事檔案中并沒有涉及這方面的內容。
（三）公共衛生專業性強，日常工作外還負擔相當一部分的高校學生培養及科研工作，專業技術考核材料幾乎伴隨他們的終生。但目前這方面的管理較為隨意，未明確列入人事檔案管理范圍。
3 建立結合專業、綜合的人事管理制度
隨著時代的進步，人事檔案管理制度也需要不斷的發展與完善，才能有效適應社會的發展與自身的挑戰。為此，衛生部門應調整公共衛生專業技術人員的檔案內容結構，逐步建立以專業技術生涯、工作能力和信用記錄為主要內容的新型專業技術人員管理模式，同時應該根據行業的特殊性，增加健康檔案部分內容。
（一）完善學歷與繼續教育檔案。公共衛生是個不斷發展、日新月異的學科，專業人員在工作過程中也不斷在進行如在職研究生等的學習，每年也有各種不同專業繼續教育，這些學習經歷是個人工作能力的補充，也應成為人事檔案的組成部分。
（二）建立健康檔案。公共衛生是較為特殊的行業，工作中經常接觸傳染病的傳染源，有很高的職業風險。因此，專業人員除每年的常規體檢外，應增加更多的有關傳染病的檢查項目，根據衛生法規的相關規定，保留各種有風險傳染疾病的檢查記錄，隨時跟蹤從業人員的健康情況，及時發現職業暴露。保證從業者的健康的同時也控制相關疾病的傳播。
（三）技術檔案內容。目前我國專業技術人員的人事檔案依舊是參照干部人事檔案管理辦法進行管理，從檔案的收集整理歸檔分類都滲透著黨管干部的痕跡，無法真實反映出一個技術人員的業務能力和工作水平，因此，應完善調整檔案的內容，如科研情況、教學任務、論文水平，學界影響等。這些材料在一定程度上反映了他們的學術水平及業績成果，是專業技術人員檔案的一大亮點
（四）增加個人社會信用檔案。信用檔案是社會發展與時代進步的必然產物。目前，許多國家都建立完善的個人信用檔案，專業人員建立個人信用檔案，積累個人信用財富，塑造良好的職業形象，可為自身的職務升遷、事業發展創造良好的條件，單位也可降低管理成本，有利于培養穩定、忠誠的人才隊伍。增強單位的凝聚力。同時，也可以防范職務犯罪和因個人不當行為造成的各種損失。
公共衛生的建設對國家社會經濟發展和政治的穩定具有不可忽視的作用，公共衛生專業人員作為公共衛生事業的工作主體，其人事檔案也必然成為衛生部門人事管理的核心部分，檔案內容直接影響到衛生事業人才資源的應用，我們要充分意識到完善公共衛生專業人員人事檔案管理的重要性，優化人才資源，建設人才隊伍，為推動公共衛生事業發展做出應有貢獻。
參考文獻
【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2012）06-0007-01
《普通高校檔案管理辦法》要求：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理?！毙畔⒒钱斀裆鐣l展的一大趨勢，信息化管理是人事檔案事業發展的必然趨勢。隨著市場經濟的發展，計算機、網絡技術的普及，人才的需求和利用日益擴大，人員流動不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多。增強高校人事檔案管理信息化發展的效度，提高人事檔案管理水平，更好地發揮檔案信息資源作用，提高工作質量，已成為檔案管理人員研究的一個重要課題。
一、高校人事檔案管理信息化的含義
《檔學詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存。”高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現的，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校人事檔案管理信息化，就是對高校人事檔案管理信息資源進行處置、管理和提供利用服務，在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案管理信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案管理資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享,為高校干部人事工作提供及時高效的服務，促進人事檔案管理事業持續健康快速發展。
二、增強高校人事檔案管理信息化發展的維度
信息化是處于規范化與信息化管理同時發展的過程。高校人事檔案管理的信息化是不可避免的必然趨勢，把新興的技術手段引入人事檔案管理領域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事檔案管理工作的信息化建設是不可能一蹴而就的，而是一個循序漸進的過程。具體來說，可以從以下方面入手：
（一）大力推進人事檔案管理數據化。要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。人事檔案管理信息化是以人事檔案管理標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。高校人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫,它主要包括高校人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況以及其他情況等。因此，要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行；信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義；培養時時更新意識，要派專門管檔人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄人微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。
（二）堅持人事檔案管理的保密性和安全性。要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，一方面建立規范、嚴格、科學的信息化管理規章制度，從制度層面杜絕泄密及丟失數據的可能性；另一方面，要嚴格分配管理權限，定期備份，及時維護數據庫，從技術手段上保證數據的安全性及保密性。
（三）提升人事檔案管理隊伍素質。要實現人事檔案管理信息化，就必須要有一批高素質檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員不但要有較高的政治素質和人事檔案管理的業務知識,而且要有掌握現代技術、熟練運用高新設備管理的能力。這就需要檔案管理人員認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，加強政治素質和業務素質的培訓，提高管理水平。有工作能力，掌握現代信息管理技術，使檔案人員不斷提高理論、業務、技術等自身素質，努力使自己成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，推動人事檔案工作的順利開展。
（四）健全規章制度，依法治檔。人事檔案管理信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護。因此必須要加強法律法規和規章制度的建設，依法治檔。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局新頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立建全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，真正做到依法治檔。
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每個人從上學到工作，整個閱歷都可以通過其人事檔案來體現。所以做好人事檔案管理工作意義重大。人事檔案管理人員必須高度重視自己的工作，認識到自身工作的責任和重要性，認識到通過自身工作的細致表現，可以讓每個人的檔案更加真實和完善，通過對于檔案的管理與歸檔可以為每個人提供有效的幫助。只有認識到自身工作的責任感，才能對工作更加的充滿熱情，才能更好的投身于人事檔案管理工作中去。
1.2是科學使用人才的重要參考依據
隨著中國的改革開放的深入發展，人事檔案管理工作也發生了很大的變化，現代檔案管理工作越來越規范，對我們加強人事檔案管理開發和利用提出了更高的要求。人事檔案是由本人的原始材料和歷史文獻組成的，它充分記錄了個人的政治思想和性格、業務能力、知識水平、工作狀況和工作業績、為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據，并為國家積累檔案史料。人事檔案管理工作作為一項基礎性和服務性的工作，其管理內涵、標準、方法和手段是隨著社會的發展和人事制度的改革而不斷更新的。人事檔案反映了個人經歷、工作能力，人事檔案由于其真實性、原始性、較強機密性，是考察人才的重要研究手段，因此，管好用好人事檔案對人才資源開發中起著重要的作用。
1.3體現相關部門的工作質量
評價人事檔案管理部門工作的質量和效率主要參考的就是人事檔案的工作是否完整和真實，要想提高人事檔案的真實性，提高其完整性，就要不斷創新相關體系，完善有關規章制度，提高工作的合理性，這對于人事檔案管理部門來說具有重要意義。
2.提升人事檔案管理水平的優化途徑
2.1制定有效的人事檔案管理制度
要想更加優化人事檔案管理工作，制定有效嚴禁的管理制度是非常有必要的。制度建立后，就可以有法可依，依據制度層層落實，將工作做細做實。為此，人事檔案管理單位要從以下幾個方面做好人事檔案管理制度的建立工作：首先，確定人事檔案管理的規范性。規范的檔案管理工作可以為后續的工作帶來便利，因此，檔案管理部門可以多學習國內一些先進地區的檔案管理辦法，將別人先進的管理規范與自己人事部門的實際情況結合，制定適合本部門的檔案管理規范。其次，對管理人員制定嚴格的獎懲措施。嚴格的制度可以帶動人員的工作積極性，對于工作認真，工作效率高，為人事檔案管理工作提供更多幫助的人員給予獎勵，通過這樣的獎勵可以有效的帶動所有人事檔案管理人員的積極性。
2.2提高人事檔案管理人員的綜合水平
每一個檔案管理人員的綜合素質都會影響用人單位的相關工作開展，如果其綜合水平比較低，那么很難做好檔案管理工作，要想進一步提高人事檔案管理人員的綜合水平，就要從以下幾個角度出發：第一，要做好相關的培訓工作。只有合理安排培訓工作，才可以讓員工明確自身崗位職責，更好的融入工作當中，不管是專業知識培訓，還是綜合素質的培訓，都會對人事檔案管理工作產生重要影響。第二，要合理設置人事檔案管理工作人員，通過新老員工的搭配，可以讓部門既注入新的力量，又有經驗豐富的員工，有利于提高工作效率。
2.3加強人事檔案的信息化管理
增加計算機在干部檔案管理中的應用范圍，建立人事信息庫，便于快速準確地掌握每個工作人員的歷史和現狀資料，為領導和人事部門提供相關數據、建立檔案收集和歸檔制度，及時收集新的人事管理數據，不斷豐富檔案材料的內容。在日常工作中，應隨時收集員工在各項工作中的獎懲，各種新知識、新技能、新理論的培訓情況等，及時更新到檔案中，為信息利用增加新鮮內容，這是信息化管理工作的基礎。建立和完善各種人事信息庫，做好平時的儲存管理工作，要有創新意識，合理配置人才檔案資源，挖掘人才潛能，檔案管理人員既要成?櫚蛋訃際醪僮韉淖?家，也要了解教育管理、計算機技能和相關理論知識，使人事檔案工作更好的為單位發展服務。
2.4創新更多的人事檔案管理的方法
