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各級辦公室的職能是參與政務、辦好事務、搞好服務，只有持續不斷地開展創建學習型辦公室，才能提升參與政務的水平、辦事能力和服務質量。目前，辦公室系統存在的問題：
一是秘書隊伍年齡偏大，青黃不接，急需加快培養后備秘書隊伍。全集團秘書隊伍平均年齡已由1991年的31歲上升到目前的36歲，出現明顯的老化狀態。秘書崗位對文字的特殊要求以及企業多年不招工，已使各單位難以找到合適的秘書人才。秘書隊伍知識結構、整體素質已不能適應企業新形勢下對參與政務能力的更高要求。一方面由于秘書人才更難尋找，秘書隊伍文字材料質量出現整體下降趨勢。另一方面，企業創業發展、建立現代企業制度、適應更加激烈的市場競爭，對秘書參與政務提出了更高的要求。目前還缺乏秘書隊伍鍛煉、培養、提高的有效途徑和形式。版權所有
二是文件、材料網上傳輸、網站維護、網頁更替、建立電子檔案等辦公手段的現代化需要辦公室人員熟練掌握信息技術。
三是隨著企業創業發展、做大做強，公關活動、接待水平要提高到更高層。
四是辦公室系統還缺乏有效機制，內生動力不足。這都需要通過開展“創建學習型辦公室、爭當知識型職工”來提高辦公室的學習力、創新力和整體工作水平。
二、創建學習型辦公室的目標
建設一支高素質的隊伍——知識型、創新型隊伍。領導和秘書人員應保持本科層次，并有一定的研究生比例，三年內管理人員大專以上文化水平占90％以上。
創造一個氛圍——團隊學習的氛圍
培養一種能力——辦公室的創新能力
爭取一個先進——創建學習型先進部室
建立一個機制——促學機制
三、基本途徑
關鍵詞：
檔案管理；信息技術；服務理念
一、樹立以用戶為中心的服務理念
在檔案管理工作中，服務理念是檔案信息服務的思想基礎和工作指導。新時期下，檔案管理工作要摒棄傳統的服務思想，從全局出發，確立以用戶利益為中心，以檔案管理信息化、科學化、數字化發展為導向的服務理念。檔案管理要將服務理念貫穿于實際工作中，認真分析不同用戶的不同需求，提供多樣化的服務模式，并通過總結用戶對服務的反饋信息，改進服務方式，不斷提升用戶對服務的滿意度。同時，檔案管理工作要始終堅持主動服務的理念，轉變過去“坐等上門”的服務模式，積極了解用戶對檔案信息的需求動態，定期向用戶推送知識型檔案信息，拓展檔案信息服務功能和服務效率，以良好的服務態度改變當前檔案信息服務滿意度不高的現狀。
二、加強檔案館數據資源庫建設
檔案管理工作要依托信息技術，建立起虛實結合的檔案信息資源數據庫，積極推進檔案管理工作科學化建設，拓寬檔案信息服務渠道。首先，檔案管理部門要利用掃描、數據壓縮、光盤存儲等信息技術，將紙質檔案轉變為數字檔案，建立檔案信息全文數據庫、新型多媒體數據庫、個性化需求數據庫等，提高檔案信息的利用效率。同時，檔案管理工作也可根據用戶需求，為客戶構建“我的數字檔案館”，以便于用戶及時獲取個性化的服務。其次，檔案管理部門要深入挖掘檔案信息的利用價值，建設知識數據庫，使用戶能夠通過利用知識數據庫解決自身問題，拓展知識的獲取渠道。再次，檔案管理部門要與其他部門加強合作，通過網絡聯合實現檔案信息共享。為了拓展檔案數據庫的服務功能，檔案管理部門還可與圖書館、有關網站建立起合作關系，實現無縫連接，構建起內容豐富的聯合數據庫。
三、更新檔案管理設備與技術
檔案管理部門要配備齊全的硬件設施，包括計算機、檔案密集柜、掃描儀、復印機、空調等，為了確保檔案滿足長期安全保存的要求，還要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮濕等措施。同時，檔案管理部門要積極引入先進的技術平臺作為有力支撐，提高服務效率。如，引入信息集成檢索技術，該技術可在多數據庫、聯合數據庫中檢索所需信息，并對信息進行整合、加工，迅速地將最有價值、最符合用戶需求的信息提供給用戶。
四、實行用戶反饋與監督機制
檔案管理工作要重視服務質量的不斷提升，建立并實行用戶反饋與監督機制，推動檔案管理持續發展。檔案管理工作要充分發揮檔案用戶的外部監督作用，簡化監督流程，將用戶反饋的意見作為改進檔案工作的依據。為此，檔案管理部門應當構建信息服務質量評價體系，優選量化的評價指標，對服務時間、服務效果、用戶滿意度、信息利用度、服務系統操作響應度、數據資源完整度等方面進行評價。檔案管理部門要將各項評價指標進行細化，以用戶滿意度評價為例，可分為以下四種評價方式，即非常滿意、滿意、不滿意、非常不滿意，并在各個評價結果下讓用戶提出合理性的建議，以便于檔案管理部門改進服務質量。
五、建設高素質檔案服務隊伍
檔案管理部門要建設一支高素質的檔案服務隊伍，確保檔案服務人員具備完善的知識結構、專業的服務技能以及良好的道德素養，為檔案管理工作科學化建設奠定人才基礎。首先，檔案管理部門要著重于培養知識型檔案服務人員，定期組織檔案服務人員參加培訓，學習與檔案管理相關學科領域的知識，擴充其知識面，并要求其掌握計算機網絡操作技能，能夠熟練應用各種信息化操作系統。其次，檔案管理部門要組建檔案信息服務專家隊伍，讓專家隊伍研究有關檔案管理信息化、科學化建設的相關問題，并為用戶提供解決問題的方案，提升檔案信息服務的專業化水平。再次，檔案管理部門要落實考核激勵機制，對從事檔案工作的人員進行定期考核，考核內容包括參與培訓情況、業務技能、服務態度、工作成效等方面，將考核結果與人員職務升降、薪酬掛鉤，激勵人員不斷提高工作實績。
總而言之，新時期下檔案管理部門必須樹立起以用戶為中心的主動式服務理念，通過依托先進的信息技術，構建起高效的檔案信息服務平臺，為用戶提供便捷、快速、個性化的檔案信息服務，不斷提高檔案管理工作成效。同時，檔案管理部門還要健全管理機制，重視服務反饋與監督，將其作為推動檔案事業持續發展的有力保障。
作者：張德慧 單位：鹽源縣人力資源和社會保障局
參考文獻
當前，無論是基層開放大學學籍管理人員，還是開放教育學生或用人單位，學籍檔案的個性化需求日趨旺盛。如:學校要求學籍管理人員提供某年各專業的畢業人數和畢業率、學生學籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補辦、用人單位需要學籍檔案中的某些材料等。學籍檔案一旦實現信息化，這些問題都將迎刃而解。實際上，基層開放大學學籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯率，而且有利于學校對教學各環節實行監督、進行數據統計，為教學改革與教育評估等提供參考依據;同時，也能為用人單位對人才的選拔、聘任、學歷鑒定及學生辦理出國留學等提供更好的服務;并且，紙質檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。
一、番禺電大學籍檔案工作現狀
(一)學籍檔案管理沿用傳統模式。當前，番禺電大學籍檔案管理工作沿用傳統的整理紙質檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現錯漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執行不夠嚴格，加上部分管理人員對檔案重視不夠，檔案偶會出現泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質檔案越積越多，給學校的保存與管理造成壓力。(二)學籍檔案信息化建設滯后。已有的國家開放大學教務管理系統，可以處理日常的學籍數據，但沒有畢業生管理模塊，不能直接對畢業生數據進行統計，只能通過導出歷年數據篩選處理后再進行人工統計。教務管理系統中只有使用該系統以來的學生數據，而沒有使用該系統之前的學生數據，導致使用該系統前的學生數據只能根據學校內部保留的數據自行處理。中國高等教育學生信息網也未盡完善，在該網中可以查詢畢業生信息，包括學籍信息及畢業信息，但信息單一，沒有學生成績、學籍異動等記錄。(三)學籍檔案管理制度欠缺、團隊建設落后。學籍檔案工作業務規范和管理制度建設很不完善，對學籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時而異。相關管理團隊建設落后，無專門的檔案管理人員，相應工作主要由學籍管理人員和班主任承擔。學校對學籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓，也極少有學習檔案信息化等方面的機會。
二、番禺電大學籍檔案信息化的可行性分析
當前，建立國家開放大學全系統統一的學籍檔案管理平臺條件還不成熟，而基層開放大學學籍檔案信息化相對容易。如何高效、準確地將文字、圖片變成有效的數字化信息，提供快捷有效、安全性強的查詢等服務，是基層開放大學學籍檔案信息化建設工作的重點。這就需要購買高速掃描儀等設備、構建學籍檔案管理系統、建立和完善相關制度并對相關管理人員進行培訓等。高速掃描儀價格不高、操作簡單便捷。要構建的學籍檔案管理系統是在原有的校園網上運行，有現成的相關經驗可以借鑒，并且對服務器硬件要求不高，成本相對低廉;至于該系統軟件方面，可以組織計算機技術人員和學籍管理人員開發或者直接購買適合番禺電大的學籍檔案管理軟件?？梢?，學籍檔案信息化無論在技術上還是經濟上都是可行的。隨著形勢的發展和現實的需要，學校領導將進一步重視學籍檔案管理及其信息化，他們對系統軟硬件的采購、建立健全相關管理制度以及對學籍檔案管理人員的培訓也將順勢而為。
三、番禺電大學籍檔案信息化建設展望
完善學籍檔案管理，要從多方面進行改革與創新，包括學籍檔案信息化管理系統建設、管理制度建設和管理人員團隊建設等。針對番禺電大學籍檔案管理中存在的問題，就其信息化建設做出如下展望。(一)構建合適的學籍檔案管理系統。學籍檔案管理系統建設是學籍檔案信息化建設的重要組成部分。將海量的學籍檔案信息(包括紙質檔案和教務管理系統數據等)變成規范化的數字信息、將學籍檔案信息實行統一的數字化管理，是當前信息化建設的首要問題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應屆畢業生的畢業證書、學位證書、畢業檔案材料(包括入學報名登記資料、畢業生登記表、學士學位申報材料、獎勵材料等)及其他重要材料(如英語、計算機等級考試證書等)掃描成規范的圖片文件，并逐步將保留在學校的往屆生重要材料掃描成規范的圖片文件。二是學校計算機技術人員和學籍管理人員參與開發或購買適合當前實際的學籍檔案管理軟件，該軟件系統能提供標準化的電子檔案和數據接口;管理人員充分利用校園網高效、便捷地實現數據的存儲、共享、查詢、統計等服務。三是學籍管理人員要充分利用上級開放大學教務管理系統或拓展系統收集各個時期各類學生、不同系統的學生基本信息、成績數據、學籍情況變化數據等，把這些數據和學生畢業檔案及其他重要材料的掃描數據等進行處理并導入學籍檔案管理系統;管理人員還要按時維護、更新系統數據，保證系統數據的完整性和與上級開放大學及學信網數據的一致性。另外，技術人員要設法加強校園網的安全，保證系統及數據的安全性。(二)建立和完善管理制度，規范管理流程。制度決定行動，學校應根據有關法規并結合學校開放教育的實際情況，建立和完善學籍檔案管理制度和規范。如建立《開放教育學生學籍檔案管理辦法》《學籍檔案歸檔制度》《學籍檔案管理系統信息更新制度》等，規范學籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責，強化管理人員責任意識，實現學籍檔案管理的規范化和信息化，進一步改善學籍檔案管理質量。(三)打造一支高素質的管理人員隊伍。推進學籍檔案信息化就要加強管理人員團隊建設。業務素質水平是做好學籍檔案管理和保證服務質量的決定性因素，故學籍檔案管理人員應提高自身的思想政治素質，包括提升政治素質、服務意識和法律意識等;也要提高自身的業務能力，熟悉檔案管理工作的流程。對學校來說，就應大力提高檔案管理人員的信息化水平，對他們多加以業務培訓，讓他們能充分利用信息技術與管理知識建立和完善學籍檔案信息化管理體系。隨著學籍檔案管理人員綜合素質的提高，他們就能提供更加多樣化的服務，如提供自動化查詢服務等，從而使檔案資源服務信息化。
四、結語
構建好學籍檔案信息化管理系統，就能實現以計算機為載體的學籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務質量。當然，在信息化過程中，不僅要重視學籍檔案管理系統的建設，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實現學籍檔案信息的利用價值?；鶎娱_放大學學籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實際需要，還可為國家開放大學將來開發全系統的學籍檔案信息化管理系統提供實踐經驗。
【參考文獻】
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［2］沈玲．高職院校學生檔案信息化建設探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168
中圖分類號：TP911 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）35-0075-02
高校是把青年培養成為社會主義建設者和接班人的重要機構，承載了國家富強和民族復興的重任。要想培養好學生，就必須建立良好和完善的學生管理制度，而其中學生檔案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些檔案管理人員自身就存在一些錯誤認識，從而實踐中會產生一些問題，最終影響了高校人才的社會輸送和人才的合理有效配置。所以，高校檔案管理是高校綜合管理的重要一環，是高校培養社會人才方式方法的重要體現，關系到每一個大學生的成長成才，需要高校從教育戰略的高度對學生的檔案管理進行統籌規劃，不斷推進相關工作的信息化進程。
1 檔案管理存在的問題
①規范性不足。高校學生檔案的建立是一個逐步形成的過程，所以每一個建檔和信息整理環節都要規范操作，比如基本信息的錄入、各種資格的審核、考試考核成績整理、畢業審核及相關資料報批和各種資料歸檔等。但是，實踐中由于學生檔案最初是比較零散的，加之工作人員對檔案資料的重要程度認識的不足，檔案工作和歸檔內容存在不規范不嚴謹的狀況，有些檔案的保存方法也缺乏科學性，有的還存在表格前后不一、資料缺失和檔案資料五花八門等現象。
②環節安排不健全。檔案是學生在校園里生活和成長的記錄，是教師走進學生生活和學習的重要方法，檔案只有實現了轉動，教師才能通過借閱、查閱等方式實現對學生情況的把握。但實際上，許多高校檔案材料往往以散落的形式存在著，沒有科學合理地進行整理和歸類，導致有些學生檔案看似挺厚實而實際上沒有發揮其應有的作用，往往成為閑置的擺設物。這樣，就無法使檔案實現查閱、借閱、送達，教師通過檔案了解學生的途徑就會喪失。
③體制機制不健全。高校學生檔案管理看似一項單一的工作，但涉及的內容龐雜，關系到的部門也多，關乎每一位學生的切身利益，因此，高校學生檔案管理應該說是一項系統工程，必須有完善的制度體系作保障。但是，目前許多高校缺乏完備的體制機制，有些高校甚至基本的管理制度都沒有建立起來，相關單位與檔案管理部門、教師與檔案管理人員等，相互之間溝通渠道不暢通，沒有合理的制度設計保障溝通的實現，缺少具體的原則、標準和相關規定，從而使學生的檔案資料長時間里處于散亂狀態，往往導致學生信息資料不能及時歸檔，有的還會造成學生檔案遺失和遺漏等嚴重后果。
2 完善檔案管理的主要對策
①完善制度建設，整體提升檔案管理水平。對于高校學生檔案管理來說，制度建設是根本，一套行之有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的首要前提。完善高校學生檔案管理制度，就要從學校和學生實際出發，構建一套包括信息資料收集、檔案交接、科學錄入、完整送達等在內的制度體系。一是建立科學有效的信息資料收集制度。要本著對學生高度負責的態度，制定具體可操作的制度，有利于收集學生入學、考核、測評、畢業等環節中產生的相關資料。要保證資料的真實性完整性，決不能馬虎大意，粗制濫造，避免將來給學生造成傷害和損失。二是建立嚴格的檔案交接制度。檔案交接看似一個常規性動作，但實際中卻很容易出現錯交、漏交的現象。所以，必須建立檔案資料轉交制度，使檔案交接工作有章可循、有法可規，避免檔案交接工作因為檔案管理人員的變動而出現一系列問題，防止出現未對資料登記、分類、造冊就交接的情況;三是制定檔案錄入的規范標準。對學生檔案進行按期錄入，是高校學生檔案管理工作的基本要求。比如對學生考試成績、實踐考核、獎懲情況等信息的及時錄入，會涉及到學生的切身利益，必須予以重視。要建立規范的學生檔案信息按時錄入制度，形成責任追究，對不能按時錄入學生資料信息造成重大影響的進行懲處。四是建立科學合理的送達制度。學生檔案的送達工作是一項及其重要的工作，做不好就會直接影響學生的就業等選擇，甚至造成不可挽回的損失。因此，必須建立一套完善的檔案管理送達制度，及時將學生檔案送達學生所在單位，或經過學生同意，將檔案移送給人事部門。
②以問題為導向落實責任，扎實推進管理工作邁向新臺階。責任無處不在，存在于每一個角色。高校學生檔案管理工作必須明確責任，使工作人員有責任擔當，只有這樣才能真正做好學生檔案管理工作。落實責任就要以問題為導向，哪里有問題就解決哪里的問題，哪里有問題就落實哪里的責任。比如檔案管理中的制度有問題就要完善制度，就要針對制度完善把責任落實到具體人員，謀劃制度建設工作。要落實學生檔管理過程中的監督和問責，明確每個工作人員的工作職責，使工作人員明晰權力義務，扎實推進檔案管理工作創新，切實保證學生信息資料的歸檔和整理質量。
③加強培訓，提高檔案管理人員的能力。檔案管理既是一項體力工作，也是一項智力工作，不僅需要工作人員的耐心，更需要工作人員的工作能力。要通過集中或分散的方式不定期地對檔案管理工作人員進行培訓，通過培訓不斷提高工作人員的檔案管理意識和能力，增強他們的責任意識。同時，對檔案管理人員應當加強與學生溝通能力的培訓，提高他們和學生聯系的技巧，獲得正確有效的信息資料，避免出現信息錯誤。
④加強檔案管理宣傳，提高學生的檔案意識。檔案是學生的檔案，應該是學生最為關心的。但是，絕大多數學生對自己的檔案材料沒有或是缺乏科學的認識，往往導致一些數據的填寫出現錯誤，損害了自身利益。所以，高校要與時俱進，轉變觀念，更新管理意識，勇于實踐，勇于創新，給學生宣傳一些檔案管理知識，或者是開辦一些檔案知識性的普及班，讓學生們了解認識檔案的重要性，提高他們填寫信息的準確性和科學性。
3 高校學生檔案管理的信息化
3.1 高校學生檔案管理信息化的意義
高校學生檔案管理的現代信息技術的使用越來越表明，實現檔案管理的信息化在推進教育教學資源的充分利用、提高高校學生日常管理的規范化、有針對性地解決教育中的問題、更有效地培養社會人才等方面發揮著越來越重要的作用，相對傳統檔案管理模式，顯示出了明顯的工作優勢，不僅能夠方便快捷地實現校內教育資源的傳送和配置，而且還可以實現與其他高校之間在信息方面的互聯互通，及時學習先進經驗，促進學校工作水平和辦學水平全面提高。
3.2 高校學生檔案管理信息化的途徑
一是要確定高校學生檔案管理信息化的標準。高校必須要從學生和學校發展實際出發，站在有利于大學生身心發展和成長長材的高度，設定科學合理的可操作的實現檔案管理信息化必須具備的條件和標準，這個條件要與信息技術發展保持同向變化。目前來說，高校應該按照相應的標準購置配備技術設備，設置相應的崗位，實現檔案信息化管理的專職化。高校要開展有關信息化建設宣傳，在檔案管理人員中普及信息技術知識，使他們明確相關標準。要建立專門機構，成立標準制定領導小組，實現各部門之間與檔案管理部門的協作。
二是建立和完善高校檔案管理數據庫。現在來看，許多高校的檔案管理信息化還是體現為一個起步狀態，有的高校雖然有些成效，但總體來說，檔案管理信息化程度偏低，究其原因的關鍵就是缺乏科學的數據庫。這種情況下，高校必須首先加快數據庫建設，從而才能把先進的技術運用到對檔案資料的管理中。
三是實現辦公自動化，提高檔案管理業務水平。辦公自動化是實現高校檔案管理信息化的基本形式和內容，因此，要真正提高高校檔案管理水平，就要從配置計算機開始做起，圍繞檔案管理相關內容設置最優計算機網絡系統，切實提高高校檔案管理水平。
一、規定動作要到位。第一階段的規定動作主要是學習培訓、調查研究、解放思想大討論、黨委（黨組）主要負責同志作輔導報告等。第二階段的規定動作主要是召開領導班子專題民主生活會、撰寫領導班子分析檢查報告、組織群眾評議等。第一階段的規定動作我市完成得比較好，剛才也說了，明方副書記、段部長也給予了較高評價。從我們實際看，也是扎實推進的。第二階段規定動作也要縱橫到邊、全面完成，不能打折扣，不能有漏項，不能走過場。
二、查擺問題要深入。不僅要查擺部門(地方)工作的問題，更要查擺自身存在的問題；不僅要查擺一般性的問題，更要查擺群眾反映強烈的突出問題；不僅要查擺共性的問題，更要查擺個性的問題。查擺問題要深入，不要怕亮丑，不要怕丟面子，不要將矛盾上交，也不要將問題下移，更不能推過攬功。查擺問題，要聯系實際，依靠群眾，不兜圈子，不繞彎子，直擊問題，找出不足，真刀真槍，不遮不掩。當前，查擺問題最主要的就是各區縣、管委會和主要市直部門，要對照我在市紀委四屆四次全會和全市深入學習實踐科學發展觀活動動員大會講話中指出的“五個問題”，聯系自身進行重點查擺。一般的問題要查，各區縣、管委會和主要市直部門重點在這“五個問題”上查擺，力求把這“五個問題”認識透。
三、分析原因要透徹。光把問題找出來、把不足擺出來，不分析原因不行；分析原因，避實就虛，只從客觀上去找，不從主觀上、工作上去分析更不行。只有深入查找在世界觀、人生觀、價值觀、政績觀中與科學發展觀不相適應的問題根源，只有從工作作風、工作能力和工作方法等方面查找深層次問題和原因，才能夠真正做到認識深、剖析透，才有可能拿出解決問題的具體措施并在今后的工作中自覺地加以改進。
四、征求意見要誠懇。主要是對第二階段來說的，在征求意見的過程中，心要正，心要誠。要把廣泛征求意見看作是充分發揚民主、堅持走群眾路線的重要舉措，從另外一個角度也是錘煉自己，一種修養的過程，要擺正位置，放正心態，誠懇、誠心、誠意地聽取群眾意見。我講這么幾句話：聽到群眾贊揚的話，要謹慎，不要飄飄然；聽到群眾反對的話，要清醒，不可簡單否定；聽到群眾批評的話，要虛心，不能無所謂；聽到群眾刺耳的話，要冷靜，不要沖動爭吵。
一、信息管理服務一體化的特征
隨著現代信息技術的高速發展,網絡和信息數字化的普及,圖書、報刊、檔案的工作模式發生了較大的改變,其角色正在發生著深刻的變化。對于學校來說,也必須充分利用新的科學技術成就,主動適應現代教育條件下的教學需求,將學校的圖書、報刊、檔案等資源實行一體化管理和服務,其主要特征有以下幾個方面:
1.文獻資料的集中管理
淡化出版物的類型、語種以及信息資源的載體,強化按科別進行分類,使師生能夠按照科別分類系統高效查閱相關的信息,而不至于把有限的精力花費在不同信息源之間的轉換或重復查閱上。
2.服務方式的多元化
對文獻信息的搜集、整理工作,目的是為了給師生提供系統的、連續的、完整的教育教學信息,服務于學校教學是學校圖書、報刊、檔案等文獻資源不變的主題,因此信息的管理與服務就必須根據現代教育理念下教育教學改革對教學信息的需求,運用各種方法和手段,及時溝通各種信息渠道和網絡資源,利用所掌握的文獻信息資源及檢索工具,檢索、篩選、加工出師生所需要的專項教學信息。將單純提供文獻的淺層服務向提供綜合信息等多元化、深層次服務轉變,將單純的收藏、借出與還入向集收藏、借還、閱覽、咨詢、導讀等各種服務形式于一身的綜合轉變。
3.分類知識的網絡化和密集化
依托校園網和教育網或因特網,將電子出版物、學科專業特色文獻以及分類收集的網絡資源有機地結合在一起,鏈接到校園網主頁下,實現電子出版物和網上資源的網絡化,資源的網絡化便于將相關信息進行篩選、濃縮和密集,方便師生的查詢和信息的獲取,從而為他們提供更為有效的便捷化服務。
4.紙質文獻與數字文獻的有效融合
從文獻資料構成要素來看,紙質文獻多是關注藏書、讀者、管理人員、技術和設備,而數字文獻則多是關注數字化資源、網絡連接、電子設備管理維護人員、技術和設備。由此看來,兩種文獻既有收藏、整理、傳遞文獻的共同屬性,從而有著不可分割的聯系,同時又因構成因素、特征、功能、作用等方面的差異而形成了兩個相對獨立的體系。一般來說紙質文獻提供的資料教學專業水平高,內容分配和布局合理,而數字文獻在信息傳遞的速度和廣度上則更勝一籌,并使管理與服務向更深層次發展成為可能,所以兩者是相輔相成、互為補充的混合體,以紙質文獻為依托,有效融合數字文獻應是學校信息管理服務一體化的一個發展方向。
5.管理服務人員的一專多能
管理服務人員的一專多能是信息管理服務一體化的又一特征,文獻信息的多元化需要一專多能的管理服務人員,他們不僅要精通一個學科,對該學科師生的咨詢進行解答,還需要具備對本學科檔案文獻進行綜合利用,甚至是進行二次開發的能力。
二、實現信息管理服務一體化的條件
學校書報刊及檔案實現一體化綜合服務的條件概括起來可以分為兩個大的方面。
1.相適應的硬件建設
相應館舍和配套設施的建設,如書架、計算機、閱覽室等要落實到位,這是實現文獻一體化綜合服務的基礎,沒有這些硬件的支持,一體化服務只能是一句空話。
學校自動化、網絡化的工作環境是實現書報刊及檔案文獻一體化綜合服務的前提。學校圖書檔案沒有自動化的管理系統,沒有優秀的學校圖書檔案管理系統軟件,實現不了書、刊、報等文獻資源的快捷檢索,也就談不上快捷的服務;沒有網絡的連接、沒有局域網、教科網、公共網、因特網等的依托,也就談不上書報刊及檔案的檢索與利用,更談不上所有文獻的一體化綜合服務。
2.高素質的管理服務隊伍
觀念的轉變是實現文獻一體化綜臺服務的動力。書報刊及檔案服務方式的變革,要求學校圖書館的管理理念必須由重藏輕用到藏用并舉轉變,服務方式必須由分散服務向一體化服務的轉變。如果不能清醒地認識到這種變化,必將導致學校圖書檔案管理服務的滯后,因此必須從思想上轉變觀念,并以此為動力,切實提高自身的綜合素質。
高素質的服務隊伍是實現一體化綜合服務的關鍵。學校書報刊及檔案文獻一體化綜合服務需要集多種服務于一身,必然要求一崗多能的服務人員。傳統服務框架下,管理人員長期工作在單一的崗位上,技能單一,這已嚴重阻礙綜合服務的效率,因此必須大力進行人才的引進和自身員工的技能培訓,以適應現代教育條件下工作的需要。
三、實現信息管理服務一體化的措施
1.人才保障
現代教育條件下的文獻信息管理服務需要掌握新技能的新人才,根據學校實際情況,一般來說可采用針對性地引進專業骨干人員和對現任工作人員開展繼續教育相結合的方法,通過崗位培訓、短期培訓、學術活動等方式,使他們掌握圖書、報刊、檔案的信息管理和信息服務知識,掌握現代的信息技術;使他們具有收集、篩選、整理網上信息的能力;具有較強的規劃能力和應變能力,能較好地處理可能出現的意外問題;具有一定的外語基礎,以便從網上收集調閱相關的教育教學信息。
2.宏觀上建立統一的書報刊及檔案信息中心
首先將原有的封閉管理和相對獨立的運轉體系轉變為開放性的服務機構,面對師生的信息服務形成統一的整體以達到資源合理配置,統一管理。嚴格按照國家統一的分類、著錄、標識等規范標準對文獻進行加工、整理、編目等,做好基礎工作。
3.微觀上進行分門別類的收集與整理
比如可按學科分為文科類、理科類、綜合類,每類下面再按文獻的相關性設置相應的分類,這樣對文獻基礎層面的管理工作可以做到各司其職,責任明確,為宏觀層面的一體化服務提供資源保障。
4.業務機構重組與服務內容延伸
從機構上徹底改變傳統的書報刊及檔案分別管理、分別服務的模式,設置與圖書、報刊、檔案以及電子文獻一體化綜合服務的相應機構,從現實情況出發,機構可設置為某一類文獻整理部和文獻服務部。
5.夯實常規管理與提高服務層次
從服務內容上除了為師生提供信息咨詢、文獻查詢、新書導讀等傳統服務外,還應開展新書通報、預約、教改查詢、學科導航、教科研選題等服務。另外還應把文獻資源利用情況的調查分析作為一項日常性工作,以提高文獻資源服務的層次、服務的水平和服務的針對性。
綜上所述,建立學校書報刊及檔案一體化管理服務體系,是教育教學改革的需要,是現代信息化社會的要求,它需要先進的科學技術和高素質的管理服務人員作支撐,因此,在管理與服務的過程中,必須緊跟時代步伐,不斷提高人員素質,完善服務體系,以最大程度地發揮書報刊及檔案的資源效益,最大程度地服務于學校的教育教學工作。
參考文獻
[1]張蓮芬.信息時代圖書檔案情報一體化的實現.蘭臺世界,2006(8).
[2]李玉琴.淺談圖書檔案情報工作一體化管理.河南教育學院學報(哲社版),2005(6).
1引言
隨著我國在醫療領域逐年增加的各項綜合性的投入，醫院的基建工作也迅速發展起來。醫院檔案重要的組成部分就是醫院的基建檔案，所以為了醫療服務更好地創新，并滿足醫療改革的要求，對于基建檔案工作的建設就需要大型醫院投入大量的資源，并利用科學信息化技術進行管理，對于大型醫院基建檔案信息資源的運用要進行加強。因此，本文就大型醫院基建工程檔案科學信息化管理進行思考分析，進而對于大型醫院基建工作的質量進行提高。
2大型醫院基建工程檔案科學信息化管理的概念及特點
2.1概念
國有資產的重要組成部分就是基建工程檔案，這也是基建工程項目的記錄以及法律的憑證，同時更是單位檔案中的組成部分之一[1]。大型醫院在基礎建設的工作領域內的信息資源的集合體就是所謂的大型醫院基建工程檔案。在如今我國信息化技術以及互聯網飛速發展的時期，對大型醫院的工作進行信息化、創新化以及數據化改革已經成為了一種新趨勢。而對于大型醫院基建檔案的管理工作來說，就是指利用檔案管理系統、計算機及網絡終端等，基建工程檔案管理的人員對于醫院的基建檔案進行技術性管理的一種新的形式。
2.2特點
2.2.1情況復雜，部門多
在醫院的基建檔案工程進行建設的過程中，檔案整理和收集需要與多個部門合作，同時涉及到的人員也非常多，所以情況比較復雜，因為不同人員和部門之間的檔案業務水平以及檔案意識都存在著差異，這樣就是使得收集的基建檔案發生材料缺失以及不完整的情況[2]。
2.2.2工程工期長
基建工程檔案和其他的檔案業務不同的地方在于，從提出基建工程方案，到工程的立項、勘查、施工及驗收等，整個過程中所產生的重要資料都是屬于檔案要進行收集的內容和對象，所以整個工程的工期長，對其管理的難度比較大。
2.2.3專業性較強
對于大型醫院來說，基建工程檔案會涉及到工程、規劃以及設計等很多領域內的專業知識，并且還要使用很多的專業術語，對于檔案材料來說，不僅有設計的圖紙，還有承包方投保書、預算的資金分析報表以及合同簽訂書等。如果從事基建檔案整理以及收集的人員沒有進行專業的培訓和訓練，這樣就很難熟練掌握工程的各個程序，在進行檔案的整理和收集的過程當中就很容易發生錯誤，進而使得一些重要的資料發生丟失，造成不能挽回的損失[3]。
3大型醫院基建工程檔案科學信息化管理的重要性
3.1與時代的發展需求相適應
檔案管理領域在信息時展當中的重要體現就是大型醫院基建檔案科學信息化管理，要想適應時展的需求就必須要對醫院的基建檔案科學信息化管理工作進行積極的推進，政府也可以制定相關的政策，使得傳統管理模式逐漸轉向電子管理模式。
3.2滿足現實需求
傳統的檔案管理中，采取的是紙質的檔案，這樣的管理模式會占據許多的儲存空間，并且對于基建檔案的利用、信息梳理以及管理等方面來說都是不利的。而進行了基建工程檔案科學信息化管理之后，對于這些數據信息資料就可以直接儲存在硬盤或者光盤中，并且還可以和云儲存以及云計算等技術進行結合，將進行了科學信息化管理的基建工程檔案儲存在專用的數據庫或者局域網內[4]。這樣就可以使得檔案的存儲空間極大地減少，對于紙質的檔案來說，也起到了非常好的保護作用，并且有利于基建工程檔案的后期查找。
3.3提高服務水平
利用檔案工作就是檔案存在的價值，對于大型醫院的基建檔案來說亦是如此。對于醫院基建工程檔案科學信息化管理之后，對于基建工程檔案所有信息的搜索、儲存以及查找都可以通過計算機的管理來進行，并且可以在很短的時間里就完成所需要的檔案資料的查找，這樣不僅可以提高醫院基建工程建設的效率，還可以在很短的時間內進行基建工程資料的快速收集，進而使得投入的財力、人力以及物力減少，提高醫院的服務以及科學化水平。
4大型醫院基建工程檔案科學信息化管理中存在的問題
4.1信息技術應用問題
對于大型醫院的基建工程檔案科學信息化管理來說，這是一項宏觀的工程，這個工程里不僅有通過檔案管理系統以及計算機對醫院的基建工程檔案進行的管理，還含有利用云技術、區域鏈、人工智能以及大數據技術等進行的多元基建工程檔案的管理[5]。就現在信息技術的運用領域來說，對于信息化技術的應用層次不夠深入，這也成為了對醫院基建工程檔案進行科學信息化管理的主要制約因素。在進行醫院的基建工程檔案管理的時候，部分大型醫院的管理人員只是使用檔案管理系統來進行管理，這雖然可以使管理效能在一定程度上進行提升，但是卻不能將信息資源的作用最大程度地發揮出來，使得醫院基建工程檔案信息化管理的科學性以及技術性很難體現出來。與此同時，對于信息化技術還有互聯網技術來說，一些大型醫院的管理人員并沒有對其進行融合，所以對于信息資源的整理、收集以及歸檔等就不能高質量的完成，對于大型醫院基建工程工作的后期開展就會造成影響。
4.2工作人員素質問題
雖然很多大型醫院在辦公自動化的背景之下，都組織了很多和信息技術有關的培訓活動，但有一些大型醫院的基建工程檔案管理的人員只是掌握了最基礎的計算機應用技術，對于醫院基建工程檔案管理的機制以及模式并沒有進行創新[6]，究其原因主要有以下幾個方面。
4.2.1缺少專業知識
對于專業知識的缺少使得一些醫院基建工程檔案管理的人員對于檔案的目錄編制還有數據化的處理工作的質量以及效率并不高，所以無法對于醫院基建工程檔案進行大范圍的目錄編制以及數據化處理。
4.2.2信息化技術了解不足
因為對于信息技術缺少相關的了解和熟悉，所以使得醫院基建工程檔案的科學信息化管理工作缺少創新。同時，有一些大型醫院進行基建工程檔案科學信息化管理工作時，只是單純參考其他單位或者醫院的模式進行，不能從自身的實際情況出發，來進行符合自身要求的工作模式設計。
4.2.3新老員工交替
目前，一些大型醫院的基建工程檔案管理方面出現了年齡斷層的問題，一些有基建工程檔案管理經驗的老員工退休以后，新的員工對于醫院基建工程檔案管理的經驗缺乏，對于科學信息化管理的環境不能夠快速的適應，這對于大型醫院基建工程檔案管理的工作來說，不利于其長遠的發展[7]。
5提高大型醫院基建工程檔案科學信息化管理的策略
5.1加強信息化技術應用
為了更好挖掘醫院基建工程檔案中的信息資源，并且對基建工程檔案信息資源進行有效的使用，大型醫院必須加強信息技術的應用，實現醫院基建工程檔案的一站式服務和管理，延長醫院基建工程檔案保管的時限，并做好備份工作，對于檔案要進行規范安全的管理，滿足醫院基礎建設的需要。同時，要實現醫院基建工程信息資源的互通互聯，對于基建工程信息資源的流通環節減少，這樣可以有效的避免重復勞動。
5.2加強人員培訓
對于基建工程檔案管理的人員來說，大型醫院應該盡可能為其提供學習、交流以及培訓的精準、廣闊的平臺，使得管理人員不僅可以對于像計算機這樣的軟硬件設施進行熟練的運用，還可以對于檔案管理系統以及數字信息技術進行熟練的掌握，進而為醫院基建工程檔案科學信息化管理奠定堅實的基礎。大型醫院可以邀請有經驗的專業人士在醫院進行相關方面的講座，提高管理人員的業務能力，還可以組織與其他醫院之間的合作和溝通，拓寬管理人員的工作思路[8]。與此同時，還要注意做好新老接替的工作，避免年齡斷層的問題出現，依據醫院的實際情況，及時引進人才，并且采用老帶新的辦法，對于新入職的員工來說，這樣可以快速提高其工作技能，進而提升大型醫院基建工程檔案科學信息化管理的質量。
6結語
綜上所述，社會以及經濟發展的關鍵動力就是醫療服務，并且在人們生活中也起著重要的作用。隨著我國醫療系統的不斷建設，醫院基建工程檔案的管理工作的結構也逐漸發生了變化，所以對于大型醫院來說，就需要對基建工程檔案管理的模式及技術等進行不斷的創新，實現大型醫院基建工程檔案科學信息化管理，重視發展中存在的問題，并及時解決，以保證管理的質量，進而提高醫院的服務水平，使大型醫院向更好的方向發展。
【參考文獻】
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[4]雷宏敏.淺析醫院基建檔案特點和管理[J].健康導報：理論周刊，2014(3)：30.
[5]康紅巖.醫院基建檔案科學化管理的幾點措施[J].辦公室業務，2017(10)：68.
[6]鐘金順.淺談醫院基建檔案的管理[J].中華現代醫院管理雜志，2008，6(3)：44-46.
中圖分類號： G642.2 文獻標識碼： A 文章編號：1009-8631（2010）07-0168-02
隨著社會各領域的信息數字化不斷深入，社會信息數字化程度不斷提高，各種信息數字化技術層出不窮，信息技術在高校各領域管理中大量運用，網絡化、數字化使得校園資源得以充分共享，傳統的檔案管理方式顯然不能滿足信息網絡化、數字化校園發展的需要，也必須快速適應信息數字化的要求，加快檔案數字化建設。二級教學單位的檔案是高校檔案不可或缺的重要組成部分，其信息數字化程度的高低直接決定學校檔案為高校的發展、學生以及社會提供高效優質服務高低。
一、檔案信息化建設在檔案工作中的作用
“高校檔案工作一般由檔案實體管理、檔案信息資源開發和檔案工作信息反饋三部分構成。檔案實體管理和信息反饋為檔案信息資源開發儲備資源、提供信息，而檔案資源信息開發則會促進檔案實體管理水平的提高，進而達到更好地為利用者服務的目的?！保?］檔案信息這一原生信息源必將在社會和校園信息化建設過程中發揮重要的基礎性作用。同時，檔案數字化、網絡化也是社會和校園信息化建設的必然要求和重要內容。因此，檔案信息化建設具有時代要求和重要的現實意義。
1. 檔案數字化、網絡化為學院、師生的辦公自動化提供日常工作所需的共享數據，以形成決策咨詢系統，對實現院系各項管理工作的科學化、規范化和高效化起到重要推進作用。不斷創新檔案工作模式，改進檔案利用的方法和技術，電子文檔、檔案收集全程信息化管理進入檔案管理領域，及時、準確、全面、系統地將檔案信息進行有效的微縮、儲存，并使用文檔一體化技術，建立完整、高效、安全的檔案信息網絡，以適應紙質文獻、電子文獻和網上信息的轉換，實現最大程度的資源共享，更好地為教學科研服務。
2. 檔案數字化、網絡化為充分利用和開發館藏檔案信息、及時收集現實檔案創造條件，將大大縮短檔案形成和利用的周期，擴大檔案收集范圍，最大程度避免歸檔過程中不及時、不齊全等現象。同時，檔案信息數字化、網絡化有利于節省庫房空間和檔案裝具等實物空間，節約人力、財力、物力，提高檔案管理工作效率。
二、當前高校二級教學單位院系的檔案管理現狀
在校園信息共享與網絡環境下，高校檔案管理工作面臨更大的壓力和挑戰，所存在的諸多問題日益凸顯。二級教學單位院系檔案管理與利用是高校檔案管理工作的基礎，直接關系到學校檔案管理工作。院系檔案工作經過數年建設，管理體系基本形成，檔案工作基本滿足需要。但是，與校園信息網絡化、共享化要求還存在巨大差距，主要表現在以下幾個方面：
1. 思想認識不足，重收集輕利用。由于部分院系工作人員對檔案工作存在思想上的偏差和認識依然停留在低層面，認為檔案工作就是收集、歸檔和必要時的開放。由于思想、認識上的原因，加之缺乏現代信息處理設備和手段，院系檔案管理工作往往立卷歸檔一收了事，束之高閣，談不上對檔案信息進行科學分析和必要的提煉。檔案管理工作始終停留在低層面的初級階段。其實不然，檔案管理的未來發展方向必是檔案信息的數字化，以及檔案信息的開發利用。一方面，教學、科研等檔案信息需要共享。另一方面，由于檔案是事物的客觀記載，如果對檔案進行科學的整理分析，提煉出有用的二次產品供學校管理層和社會利用，這樣才能體現檔案工作的價值之所在［2］。
2. 機構設置不健全，管理體制不合理。建立與學校信息化整體發展相適應的檔案工作機構是做好院系檔案工作的必要保證，是積極推進檔案信息數字化、網絡化的基本要求。雖然院系都配置了兼職檔案員，建立了檔案室或資料室，但檔案管理職責不明確，績效考核管理機制缺位。正是這種機構、管理體制的問題，導致檔案管理工作幾十年一成不變等局面。
3. 管理手段落后，缺乏工作創新模式。目前，多數高校的檔案數字化建設嚴重滯后于學校各方面信息化建設的整體水平，是毋庸置疑的客觀事實。作為二級教學單位院系的檔案工作更是仍然停留在傳統的手工層面上，遵循幾十年來的老一套管理手段。雖然現代化辦公設備一應俱全，但使用范圍僅局限于文檔目錄著入，（這樣也只能夠）只做到檔案快速查尋。檔案信息數字化、網絡化建設進展緩慢。
4. 檔案隊伍不穩定，業務水平有待進一步提高。 由于受到編制的限制，院系的檔案員大多由辦公室工作人員兼職。兼職檔案員的工作重心自然不在檔案工作上，再加之隊伍不穩定和非專業人員等原因，造成檔案工作不如人意，更談不上檔案信息數字化、網絡化等專業技術工作開展。
三、加強高校二級教學單位院系檔案信息化管理對策建議
1. 規范技術要求
1.1 檔案最顯著的特征就是唯一性和憑證性，檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一［3］。檔案數字化處理過程中必須做到信息的不遺漏，結果的不可變更。紙質檔案信息處理須采用圖片掃描的方式，并做到對頁面內容的不可修改；電子文檔要做到草稿、修改稿、發文稿和正文的一并歸檔；音像、圖片資料形式的檔案須做好備份工作。
1.2 檔案數據庫的建設必須做到檢索、下載、復制的方便和快捷。檢索軟件支持各種分類檢索，如按時間、檔案號、文件標題與時間分類檢索等；同時，檔案使用者可以下載、復制單頁文本文件中所需要的部分內容，包括圖片式掃描的數字化文本文件。
1.3 檔案數據庫的安全管理是檔案信息數字化建設的必要條件。檔案安全管理的重要性是由檔案本身和檔案管理的性質決定的，檔案數字化建設必須充分考慮安全問題，處理好方便、高效與安全的關系。
1.4 檔案數據庫的軟件開發與應用需各職能部門使用的軟件具備兼容性。使用統一的數據錄入系統和查詢系統，建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，這樣才能確保各職能部門應歸檔數據及時進入檔案信息數據庫。使檔案數據庫成為單位信息化和現實工作共享信息的核心內容，成為全面、統一、準確的權威信息。
2. 加強檔案工作者業務培養
人才是事業成敗的關鍵，檔案數字化的建設要以高素質人才隊伍為后盾。全面提高院系檔案工作者的工作技能和素質，可著力從以下幾方面進行：
2.1 嚴把院系檔案工作者入口。為提高人員素質，在充實檔案隊伍過程中，要嚴格考察新增人員的業務素質和業務技術能力，盡量招聘檔案專業并具備一定計算機技能的人員，杜絕人情崗位。
2.2 加強專業技能理論及現代信息技術學習。要立足于對現有院系檔案工作人員檔案的現代信息技術學習，學校檔案職能部門每年可組織舉辦專業性較強的專題短期培訓班或研討會。“請進來，走出去”，定期或不定期邀請資深檔案工作者舉行專題講座。同時，組織到有先進經驗的兄弟院?？疾旖涣鳎瑢W習先進的檔案運行系統和檔案信息技術，造就一支既熟悉檔案業務又掌握計算機技術的復合型院系檔案隊伍。
2.3 建章立制獎優罰劣。為調動院系檔案員的積極性，提高業務素質，應引入績效考核激勵機制。按照考核細則標準，對其工作內容、質量要求、完成時間、評比標準、得分、扣分等具體項目按表操作，自我評分。在此基礎上，學校檔案職能部門對各院系檔案工作進行總結評比，在學校檔案工作會上進行表彰獎勵，形成程序化、制度化的長效管理機制。
參考文獻：
中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0130-02
伴隨著當前我國高校教育制度改革力度的持續深入、辦學規模逐漸擴大、專業設置及學生數量也日漸增加，傳統的學籍檔案管理模式已經難以滿足于當前高校的實際發展需求，因此，基于這一現狀情況之下，應用最新的計算機網絡技術，同時結合有關高校自身的實際情況來搭建起新型學籍檔案管理平臺，最終必將促使學籍檔案的管理工作能夠得以實現科學化、高效化的管理目標。
1 高校學籍檔案管理現狀分析
隨著信息化時代的到來，計算機網絡技術的發展速度日新月異，國家教育部門對于學籍信息化管理的有關政策也逐漸出臺，同時，“中國高等教育學生信息網”以及“學籍學歷信息管理平臺”等有關學籍信息管理及查詢網絡平臺的功能性也逐漸得以完善，各大高校在對于學生的學籍信息自主管理模式已經逐漸的轉變為了統一管理，從客觀層面來看目前我國絕大多數的高校學籍檔案信息化平臺已經實現了全面性的整理與合并。然而需要注意的是，當前對高校學生的學籍檔案管理平臺其功能性還有待完善，無法完全滿足高校對于學籍檔案管理當中的學習成績、學分累積、畢業審核以及應用在需要進行重大決策之時的大規模報表統計需求。近幾年來部分高校已經逐漸的開展了自主或是多校合作研發符合本校自身學籍檔案管理實際需求的綜合性教務管理系統，尤其是其中的學籍管理部分尤為關鍵。為了達到國家教育部門對于學籍檔案管理信息的具體要求，相關的管理人員不僅需要依據國家教育部門以及上級教育主管單位對于學籍檔案信息的管理要求，來針對本校的所有在校學生進行學籍檔案信息的管理與維護工作；同時還要基于高校自身的學籍檔案管理實際需求來針對學籍檔案管理信息系統之中的數據信息采取管理及維護工作，因而這也就直接造成了學籍檔案管理人員工作勞動強度的提高，對于工作效率也會產生十分不利的影響。同時絕大部分高校的學籍檔案管理人員往往僅對學籍檔案管理業務較為了解，但是對于計算機網絡技術的綜合應用能力卻較為有限。因此也就導致了在高校的綜合教務管理信息系統之中，對于學籍檔案管理部分的日常管理及維護工作普遍存在有功能缺失、同實際工作需求不相符、難以滿足于日常的教育教學需求、數據共享能力嚴重低下等多種問題，探究其深層次的原因主要是由于軟件系統的開發者對于高校學籍檔案管理工作的日常工作流程了解不足，以及學籍檔案管理人員對于軟件系統的主要功能未做到有效的掌握所共同導致的。因而，在開展學籍檔案管理信息化建設的過程當中，應當加強對于學籍檔案管理人員計算機應用能力水平的培養，大力鼓勵其能夠成為在檔案管理業務與計算機網絡技術兩方面均具有較高水平的復合型人才，以實現對高校學籍檔案管理工作信息化建設的有效推動。
2 計算機網絡技術應用于高校學籍檔案管理的優點
當前，進行高校學籍檔案的開發工作僅憑一次軟件開發，依然存在有許多難以處理的問題，然而借助于對計算機網絡技術的有效運用，最終實現對學籍檔案管理的網絡化必將成為主流趨勢。應用計算機網絡技術開展高校學籍檔案管理工作具有以下幾個方面的顯著優勢。
1）一次錄入多次應用。利用計算機系統將招生部門所發送的學籍信息應用軟件系統導入至學籍檔案管理數據庫，并對學籍檔案管理過程中所需要的各項數據信息予以必要的補充，盡管采取一次錄入的方式單次工作量相對偏大，然而在錄入之后，即可隨時獲取應用，應用起來十分便捷高效。
2）檔案檢索高效便捷。在具備了基礎信息數據之后，系統能夠提供以多類的信息查詢服務，有關的管理人員還可實現自主查詢，并個性化的制定出查詢條件信息，利用網絡來實現對學籍檔案管理數據庫的訪問及信息獲取，并進一步將所獲取到的數據信息顯示于本地計算機當中，同時還可實現查詢及打印服務。
3 在高校學籍檔案管理中應用計算機網絡技術的幾點思考
1）加強接口軟件研發。增強對學籍檔案管理多個信息化平臺間的接口軟件開發力度。為了達到國家教育部門對學籍管理信息的實際要求以及高校自身實際管理需求，相關的管理人員不但要能夠依據國家教育部門和上級教育單位的具體要求，針對學校的在校學生學籍信息予以及時維護處理；并且還要能夠基于學校自身的實際管理需求，來針對學校的教學管理系統之中的學籍管理部分開展必要的數據信息維護工作。不斷增強學籍管理數個平臺間的數據合并，此舉將直接促使學籍管理的效率得以顯著提升。
2）依據實際需要，開發管理軟件。學籍檔案管理軟件的研發者同軟件的使用者之間應當加強合作，軟件研發者應當依據軟件使用者的實際工作需求做出一些針對性的設計，以增強軟件應用的實效性，只有確保此兩者的合作無間，方可研發出能夠滿足于高校學籍檔案管理工作的實際需求，切實有效的實現對學籍檔案管理工作的信息化建設目標。
3）提升管理人員素質水平。緊跟時代的發展潮流，打造出一支具備有較高綜合素質水平的學籍檔案管理人才隊伍。對于學籍檔案管理工作的信息化建設工作所能夠取得的成績與效果，在很大程度上是取決于管理人員自身的水平素質。為了能夠滿足于高校的實際發展需求及崗位標準，應當由學校的教務處、各院系當中著力打造出一支思想上對學籍檔案管理工作足夠重視，在工作業務上能夠刻苦鉆研，不斷探索且具有較高的計算機專業知識綜合素質過硬的檔案管理隊伍，以促使學籍檔案管理工作的信息化建設能夠為高校的日常教學及管理工作做好基礎信息服務工作。
4）做好基礎安全防范措施。在顧及到學籍檔案管理信息系統的安全性以及數據信息的穩定性時，在學籍檔案管理系統的前期設計分析階段便就應考慮到有關系統數據庫的安全性，并依據實際工作需求及軟件系統的應用環境制定出詳盡的安全策略同時將之落到實處。需要引起重點關注的是對用戶權限的等級劃分、用戶密碼管理等均是最為關鍵的安全保障措施，對此必須要定期進行監督核查，及時查找安全隱患，以確保安全漏洞能夠被扼殺在萌芽狀態，最大程度的保障高校學籍檔案管理系統的安全性。
4 結論
總而言之，當前伴隨著高校招生人數的逐年增加，其均面臨著學籍檔案信息量不斷增加以及如何有效利用好學籍檔案的重大難題，而要想促使管理及服務工作的質量水平能夠有效的提升，將學籍檔案的應用價值有效的發揮出來，就必須要依賴于對計算機網絡技術與信息化管理技術的綜合應用，只有利用好計算機網絡技術的高效化、自動化以及多元化的特征，方可滿足于高校學籍檔案管理部分的日常工作需求，并更好地服務于高校的教學工作。
本文利用中國知網，在中國學術期刊網絡出版總庫中文獻檢索核心期刊《檔案學通訊》，統計了從2000至2011年國內有關檔案信息化建設的學術文章。具體方法是：
（一）中國知網的檢索，百度到中國知網并點擊，即可打出中國知網的首頁。
（二）學術論文的檢索，在中國知網首頁上雙擊“中國學術期刊網絡出版總庫”，即可進入，點擊標準檢索后：
1、輸入檢索控制條件：（1）期刊年期：從2000年至2011年；（2）來源期刊：檔案學通訊；（3）來源類別：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：有作者或第一作者
2、輸入內容檢索條件：選中“主題”、“篇名”、“關鍵詞”、“摘要”、“全文”、“參考文獻”、“中國分類號”分別輸入相應內容并且可選擇“并且”、“或者”與“不包含”的關系進行檢索。
3、根據檢索出來的內容，選擇“全選”，再“保存”，在“簡單”、“詳細”、“引文”、“自定義”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知網pdl”中選擇“詳細”，將“序號”、“題名”、“作者”、“中文刊名”、“單位”、“摘要”的內容全部選中復制到Excel電子表單中，再進行數據格式變換，轉換成符合要求的Excel表單。
（三）檔案信息化建設學術論文的檢索，點擊標準檢索后：
1、輸入檢索控制條件：（1）期刊年期：從2000年至2011年；（2）來源期刊：檔案學通訊；（3）來源類別：全部期刊；（4）支持基金：空；（5）作者：分別輸入“空”、作者和第一作者為“北京”和“上海”、“天津”和“重慶”、“南京”和“杭州”、“廣州”和“深圳”、“西安”和“昆明”、“青島”，其關系為“或者”。
2、輸入內容檢索條件：選中“全文”項輸入“信息化”、“數字化”的內容并且選擇“或者”的關系分別進行檢索，得到檢索信息為2000至2011年間的《檔案學通訊》上發表的檔案信息化建設學術文章為14條，其中北京2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為8條；上海2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為1條；天津2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為1條；深圳2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為3條；西安2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為1條；重慶、南京、杭州、廣州、昆明、青島2000至2011年間發表的檔案信息化建設學術文章為0條。
3、根據檢索出來的內容，選擇“全選”，再“保存”，在“簡單”、“詳細”、“引文”、“自定義”、“Refworks”、“ndnote”、“oteExpress”、“查新”、“同方知網pdl”中選擇“詳細”，將“序號”、“題名”、“作者”、“中文刊名”、“單位”、“摘要”的內容全部選中復制到Excel電子表單中，再進行數據格式變換，轉換成符合要求的Excel表單。
二、學術文章數量分析
本文利用中國知網，在中國學術期刊網絡出版總庫中文獻檢索核心期刊《檔案學通訊》，統計了2000至2011年國內北京、上海、天津、重慶、南京、杭州、廣州、深圳、青島、昆明有關檔案信息化建設的學術文章，在該數據庫中全文輸入“信息化”、“數字化”的內容并且選擇“或者”的關系分別進行檢索，得到2000至2011年間北京、上海、天津、重慶、南京、杭州、廣州、深圳、青島、昆明十家檔案局館發表檔案信息化建設學術文章14篇。
2001至2004這五年間，《檔案學通訊》上刊登關于檔案信息化建設的學術文章數量是這十一年中最多的，當時檔案信息化建設處于剛起步階段，檔案界人對之進行了深入的思考，從那時以后，辦公自動化水平不斷提高，檔案信息化建設步入穩步發展階段，而2005年以后，相關文章在《檔案學通訊》上的減少也證明了這點。
三、學術文章應用的研究方法
方法是完成研究工作的工具或手段。科學的研究得出科學的研究結論，反之則可能得出錯誤的結論?？梢钥隙ǖ卣f，研究方法對檔案信息化建設的質量起著決定性作用。
學術文章所用的研究方法一般是下列六種方法之一，引文分析、實驗設計法、理論分析法、調查研究法（隨機研究、通訊咨詢、面談），歷史分析法（包括傳記和文獻法）、其他方法。
大體而言，其中采用調查研究法的較多，歷史分析法較少，而理論分析法最少，這可能和檔案信息化建設是一門新的交叉學科有關。
據記者了解，CA創刊于1907年，被公認為美國化學會成立100多年來對世界最大的貢獻，是目前世界上應用最廣泛、最為重要的6大檢索工具之一。其學科范圍包括化學化工、生物、醫學、藥學、輕工、冶金、天體、物理等80個類目，與生物醫學相關的約30個，約占1/3，不僅收藏信息量大、收錄范圍廣、索引完備、檢索途徑多，而且對文獻的報道十分迅速，同時還是世界公認的最有代表性和權威性的化學文獻數據庫。CA的文摘報道量大而全面，它共收錄了56種語言、18000多種期刊，收集的文獻占全世界化學文獻總量的98%，資料覆蓋面廣，內容齊全，且有多種索引，因而使用起來十分方便。
另據了解，CA涵蓋的醫藥領域是其中的重要部分，無論是化合物（各種來源的原料藥）的制備、分析、制劑、生理活性研究，乃至設備儀器的信息，無不包含其中。
