時間：2023-02-27 11:10:47
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1 高校電子檔案分析
當今時代，科學技術迅猛發展，在信息化、現代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高?；疽哑占斑\用辦公自動化系統，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。如何應用現代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現電子檔案管理信息化程度低的現象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。
第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養，要有創新的觀念、改革的精神、發展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現代化鋪平道路。，逐漸提升其發展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。
3.3 創新電子檔案服務手段
首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展，有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。
三、結束語
在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
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[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.
1 企業電子檔案管理的優越性
在傳統的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優勢表現在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理?？焖俚膶崿F了對檔案資料的整理、統計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩定
傳統的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環境。電子檔案的存儲比較穩定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩定性。
1.4 實現了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網絡信息平臺，可以實現信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統的檔案管理方式中，就需要將紙質檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數字數電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業知識，提高對檔案的利用效率。
2 當前我國企業電子檔案管理的現狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業電子檔案管理的具體措施
3.1 構建電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業檔案管理中普及，須企業領導充分認識電子檔案的優勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后，在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理，使企業檔案部門的管理數字化、電子化，使各項管理、技術規范嚴格，使電子檔案管理普及企業的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發展，維護電子檔案安全已成為企業檔案管理的重要內容。為此，企業應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業檔案管理者的信息素質
電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件相應的支持軟件、參數和其他相關數據。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯系性、社會特征外還具有其他的特點：對軟硬件系統的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時效性強，周期短；加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。
2、醫院的電子檔案管理中存在的問題
（1）檔案管理職責不明確，管理線條多醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。
（2）醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。
（3）電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
3、醫院電子檔案的管理和利用
（1）電子檔案的收集
收集范圍是醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔
醫院的檔案管理部門，要嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。
（3）電子檔案的利用
電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網絡傳輸。3）提供拷貝。
4、醫院電子檔案的管理
（1）醫院電子檔案與紙質檔案管理的共存
目前由于電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對醫院科研的特點，為如實反應醫院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等就只歸檔紙質文件；即有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統計數據等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件。
（2）醫院電子檔案的同步管理
醫院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。
（3）醫院電子檔案的提供利用
由于醫院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫院電子檔案工作者在提供利用是應采取適宜的保密、防范措施。
5、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范
檔案管理中存在的很多問題都和不規范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫院應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。
6、加強醫院電子檔案管理和利用的具體措施
（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。
（2）電子文件的整理與歸檔。醫院的檔案管理部門，應嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。
檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數字化高度發展的情況下，各行各業都面臨管理上的巨大挑戰，檔案行業也不例外。隨著我國信息化建設的快速發展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，有取代傳統紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰，是檔案管理工作者面對的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會的出現和發展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：
學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統生成、利用和保存的檔案文件。
學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現狀
檔案管理電子化進程必然是個長期持續的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統紙質檔案優勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。
2.1 電子檔案管理優勢
電子檔案相比于傳統的紙質檔案管理優勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。
與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問題
電子檔案既有優勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。
2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄
檔案管理屬于我們所說的冷門專業，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態度對待工作，這是一個不良循環，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。
2.2.2綜合型專業人才匱乏
檔案工作者對檔案管理的專業性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰。
2.2.3相關法律法規不完善
互聯網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規則條例極少，統一適用性對法律較少。
3 電子檔案管理發展方向
當今社會，社會經濟發展高速，時展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業的常規模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協調發展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發展方向。
3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發展
隨著技術的不斷發展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環境，電子檔案管理的必要性和優劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發展。
3.2 電子檔案管人才向著專業化趨勢發展
電子檔案管理人員愈加專業化。檔案管理工作處于不斷的發展中以適應新形勢需要，人員專業化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業化知識，對從業人員計算機知識、互聯網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發展，慢慢取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機構、跨部門合作，共同創造安全可靠的互聯網大環境
良好的互聯網大環境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規范化，管理程序化；完善相應的法律法規，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結
綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發展創新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業從業人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻
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（一）電子檔案信息管理是提升檔案責任意識的有效途徑。具備高度的責任意識才能勝任企業電子檔案管理工作，才能使檔案信息真正成為企業發展過程中的重要角色。因此，提升檔案責任意識首先要從檔案信息的真實性抓起，堅決杜絕虛假檔案信息的出現。如此，才能使檔案管理人員牢記自己的工作職責，權衡好自身行為與工作的關系。一旦對虛假檔案信息進行及時的治理，工作人員的責任意識必然得到有效提升。
（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質量的強大動力。檔案工作往往與企業的人事、財產、薪酬、文件等等發生密切的聯系。檔案管理人員的職業操守必須過硬，才能更好的保障工作質量目標。否則，他們在工作中背離目標，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導致工作行為上的違法違紀。可見，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質量，使檔案工作更好的跟緊企業發展目標，形成正確的工作方向。
（三）電子檔案信息管理是提升人員協作意識的綠色通道。企業各個部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業發展過程中，檔案管理部門不可能“關起門來過日子”，反而與其他部門會發生各種工作上的聯系。同時，檔案部門內部工作也需要協作才能更好的完成工作目標，從而提升整體工作的效率。可見，電子檔案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養部門內部的團結協作意識。
二、電子檔案管理的原則
企業電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關系到很多細節問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質量。
（一）真實性原則。企業發展過程中形成的各種有益信息都應當以真實客觀的狀態加以保存，而不應出現虛假信息，否則，會貽誤企業發展的進程。因此，電子檔案信息一定要實現真實性，通過真實性的信息來反映企業的成長、發展及工作效果。可見，信息的真實性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實性，檔案管理便喪失了管理的基礎和意義。
（二）及時性原則。及時性原則主要針對檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價值的檔案信息形成后，就要通過及時的歸檔加以保存，以備企業發展需要加以隨時的調取，為企業提供有益的參考。一旦歸檔不及時，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對檔案管理的及時性加以重視。
三、企業電子檔案管理的有效措施
企業電子檔案管理意義重大，我們在遵循相應的原則基礎之上，還要針對電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發揮的更加充分。
（一）嚴格把握歸檔關，確保檔案信息的真實性。檔案信息的歸檔是非常關鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會被保持起來，以備日后工作中隨時調取利用。因此，在歸檔階段，對于檔案信息的真實性、保存形式、電子文件格式、文件內容等等方面東歐要進行細致入微的檢查，避免因細節問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時，工作人員要對檔案信息的內容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內容定位檔案信息時，可能會有較大的幫助。
（二）建立各種管理系統，保障檔案信息的利用價值1、要建立統一的網絡體系。在現實工作中，可能存在辦公自動化系統與檔案管理系統無法實現兼容的現象，從而無法形成網絡體系，一些軟件的數據無法及時實現互相轉換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統一的體系，強化信息提供者與接收者之間的協作意識，是信息符合傳輸要求，并強化工作人員的計算機網絡知識，使網絡體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機制。這就要求，檔案管理人員要認真負責，堅決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會被外界熟知或利用，企業的檔案信息成果就會變得毫無價值，很多工作的努力結果就會被浪費。因此，管理人員要針對檔案信息的安全防護、密級設定標準及及時維護等方面做足文章。
（三）及時更新硬件設備設施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業電子檔案信息管理工作提供硬件設備設施方面的保障。同時，在需要資金投入時，確保資金投入及時，力度到位。當然，還要對資金運行情況進行全面的跟蹤核查，堅決杜絕職務違法犯罪行為的出現。如此，硬件設備設施更新的資金有所保障，企業電子檔案信息管理工作才能朝向預期目標推進。
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198(2009)14-0038-02
1 電子檔案管理的現狀
1.1 對電子檔案的認識存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念發生變化，意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。然而，社會中也確實存在少數人的極端看法，認為單位檔案是單位的私有財產，使檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上電子檔案的開放與上網了。
1.2 檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。例如，國家檔案局頒發的《機關檔案工作業務建設規范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向，然而，這項政策真正落實到各級機關實施過程中，就不容樂觀了。許多單位因實施現行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。
1.3 計算機技術尚未大規模應用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
2 電子檔案管理中出現的問題
2.1 電子檔案管理過程中出現的漏洞
2.1.1 對電子文件原稿保存的忽視
目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.1.2 信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
2.1.3 電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。
2.2 電子檔案自身的缺陷
2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題
對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的真實性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
在真實性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。
電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。
2.2.2 電子檔案存儲栽體的特質與缺陷
(1)溫度。高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1―2倍。
(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
(3)光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。
(4)空氣污染?？諝庵械挠泻怏w(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環境下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
(5)灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷。在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
(7)磁場和機械震動的影響。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數據的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。
2.2.3 電子檔案的長期可讀性問題
當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對
于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。
3 解決電子檔案管理中問題的對策
3.1 電子檔案管理的原則
3.1.1 規范性原則
規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
3.1.2 可靠性原則
人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
3.1.3 高效率原則
檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統。是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2 解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.2.1 加強電子文件全過程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。
3.2.2 采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.2.3 重視和加強對檔案管理人員的培養
1 電子文件的定義及特點
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
與紙質文件比較電子文件有以下幾個特點：
1.1 電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代化設備才能閱讀利用；
1.2 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
1.3 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
1.4 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等的要求很高。
2 電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作 查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。
電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。
鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是通過四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通知網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備份。交接雙方按照規定辦理手續并在交接目錄上簽名，以示負責。
3 電子檔案的管理
3.1 電子文件對檔案管理工作的影響
傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
3.2 檔案管理人員應采取的對策
3.2.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.2.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因此它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質的存儲載體變形或損壞，致使存儲信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲于計算機中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內容的原始性。
1、電子檔案原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進行還原顯示?？刹捎?種方法來保存。首先是保存電子檔案相關支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。
2、電子檔案安全性。這主要是對保存環境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據讀寫。因此，最適宜電子檔案長期保存的溫度應控制在17℃-25℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應超過±2℃，濕度的變化不應超過±5%。電子檔案最好放在設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置的庫房內。此外，電子檔案存儲載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當的軟硬件是無法解讀的。為了保證光盤信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風險。建立長期可讀的保障機制，每年應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網絡系統擴充應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性。
二、電子檔案信息資源開發利用
對于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網絡傳輸和在線查閱等方式，通過聯網計算機，利用者可以經獲權訪問檔案管理系統進行相應查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時提供給更多的利用者利用，達到了資源共享的目的。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
