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21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，真實記錄了高?？蒲谢顒拥娜^程。不過，目前的高?？蒲?a href="http://www.yiliaode.com/haowen/18118.html" target="_blank">檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高?？蒲泄ぷ?。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。
一、高?？蒲袡n案管理的特點
據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料?！盵3]高校科研檔案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結廣大高?？蒲泄ぷ髡咧橇趧拥慕Y晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高校科研工作的片段或整個過程、發展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現行性與保密性的矛盾統一
有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學?？蒲虚T類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高?？蒲袡n案管理存在的問題5
根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高?？蒲袡n案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。
第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態。
三、加強高?？蒲袡n案管理的對策
上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質
在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者?？蒲袡n案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高?？蒲袡n案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高?？蒲袡n案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理
科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環的模式下運行。
參考文獻：
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科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項重要的信息資源。隨著科技的不斷發展以及檔案法的頒布和實施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時，科研檔案管理的體制得到了健全和發展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統科研檔案管理的被動。但是，在社會主義市場經濟環境下，科研檔案的材料不夠完整、系統，特別是缺少關于技術開發使用的檔案，在此情況下，有關人員要從科研活動的各個環節入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統計等方面加強檔案管理，實現科研檔案管理的系統化、科學化、信息化和專業化，提升科研工作效率。新時期科研檔案管理的關鍵在于創新，因此，有關人員要加強科研檔案的管理創新。
1．科研檔案的特點
1.1系統成套性
科研活動具有一定的規律性，它的進行是一個環節接著一個環節，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯系的文件材料，而是具有系統聯系的文件組合?？蒲袡n案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據性材料、論證材料以及課題成果的總結鑒定材料。
1.2專業性
科研項目涉及的范圍和內容廣泛，既包含自然科學，也包含人文科學。科研材料中包含了不同科學的內容，對各種物質和現象的規律、特點進行了總結，具有很強的科學性。科研檔案材料要對這些科學規律進行準確的反映，因此就要求其具有一定的專業性。
1.3階段性
不同學科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發展顯示出不同的階段特征，都會經歷從準備、實驗、總結到應用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料?，F階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料?？蒲袡n案系統中對總結性、鑒定性、成果性材料的涉及內容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計算數據、設計文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術性材料少
科研成果獲得的關鍵材料應該是技術性材料，技術性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創新的重要材料，集中了科研人員的創新思想和創新方法，它的歸檔有著重要的現實意義，但現階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規范
現階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業的檔案歸檔意識，常用三色筆進行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統一的規格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數有限，在檔案的調動方面只能進行復印處理，在復印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創新
3.1意識創新
隨著社會主義市場經濟的發展，科研檔案的管理發生了改變，這就需要相關人員加快轉變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強管理的現代化意識，實現意識創新。意識創新的實現需要加強三個方面的意識。
3.1.1加強創新意識
加強創新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現代化管理理念，解放思想，實事求是，科學思想指導下實現對不合時展觀念、做法的摒棄。同時，要加強對科技的認識，實現現代科技在科研檔案管理中的應用，通過實踐不斷總結新的經驗和方法，實現科研檔案管理工作在制度、理論、技術等方面的創新。另外，要加強管理意識，建立科研檔案管理的長期實行機制，增強管理人員的責任心和熱情。
3.1.2加強服務意識
服務意識是科研檔案管理的一個重要方面，因為，科研檔案的管理是為科研人員服務的，服務質量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規律、特點、要求的分析，充分發揮科研檔案管理工作的信息和資源優勢，從而實現科研檔案管理對經濟和社會發展的服務。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務理念，加強服務的積極主動性，改變原有單一、被動的服務形式，形成主動、多樣的服務形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務領域、深度以及廣度，順應社會的發展，實現多元化的服務趨勢。
3.1.3加強利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實現科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標之一，要不斷加強檔案的利用，從而實現科研檔案的經濟、社會等效益。首先，要實現檔案的創新化利用，將靜態的檔案利用轉化為動態的檔案利用。其次，要加強科研檔案的信息開發，將科研檔案信息開發和市場經濟發展需求結合，實現科研信息資源的大眾化，充分發揮科研檔案信息在社會、企業、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計算機網絡技術的支持下實現科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創新
隨著社會的發展和科技的進步，科研檔案的數量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統的科研檔案管理手段和方法已經不能對現階段出現的問題進行解決，因此，要加強科研檔案管理的科技創新。科技創新主要體現在以下幾個方面:
3.2.1實現科研檔案管理的現代化
主要是利用現代科技理論、技術、方法來處理科研檔案管理中的問題，實現檔案管理的現代化、規范化和技術化。同時，計算機的應用還能提升管理工作的效率、增強系統性的管理技術、實現科研檔案信息的共享。
3.2.2實現科學化的科研檔案工作管理
實現科學化的科研檔案工作管理首先要實現科研檔案管理的數字化和規范化建設，為科研檔案額科學管理制定不同時期的規劃，加強現階段科研檔案管理的薄弱環節。其次，更新科研檔案管理的手段，實現科研檔案管理由傳統哈向現代化的轉變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯網，從而為科研檔案管理的數字化和規?；峁┍Ｕ?。
3.3機制創新
隨著改革開放的進行以及社會主義市場經濟體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創新，逐漸將檔案管理中的法規和體系滲透在我國法律建設中，實現科研檔案的法制化管理。同時，要求有關科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應用到科研檔案管理中，不斷加強科研管理工作的法律約束力?？蒲袡n案管理工作具有系統性、規范性、完整性和實效性等特點，伴隨信息化、網絡化時代的到來，為了更好的發揮出科研檔案管理工作的特點，有關人員和部門要加強機制的創新。因為，科研檔案管理的規范化和標準化等特點是科研管理工作實現現代化的保障，也是管理工作順利進行的基礎和前提。因此，有關人員和部門要在充分進行調查和分析的基礎上，通過符合科研檔案管理工作規律和標準制度的建立來實現科研檔案標準化管理，保障一切人員按照一定的管理標準來進行工作，對科研檔案管理工作的技術、方法、原則第二個進行科學規范，及時在工作中實現分類、記錄、復制，從而為科研檔案的現代化科學管理進行有效保證。
3.4人才創新
人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發揮著重要的作用，因此，要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時，隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應用，科研檔案管理實現了管理設備的現代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質都要進一步提高，并要建立一支具有現代科技知識技術以及業務知識、富有創新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍。基于很多科研檔案管理人員素質較低、缺乏對現代化科研檔案管理認識、管理專業技術差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數職等問題，需要加強科研檔案管理人員的素質來實現科研檔案管理的科學化、現代化發展，從而提升管理效率和水平，促進我國科研檔案管理工作的發展。新時代科研檔案管理事業的發展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業的檔案管理知識和簡單的計算機操作，還要通過建立網絡系統來實現科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現代通訊技術、辦公室自動化、計算機網絡知識等，并要會使用復印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關技術，實現現代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養上，基于科研檔案管理工作的專業化、現代化發展特點，要求培養具有多學科技術綜合能力的人才，要求他們了解現代化的科研檔案管理技術和手段，不斷加深自我的知識和技能學習能力。除了培養人才現代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導向的培訓機制，從而不斷打造具有現代化管理能力的科研檔案管理隊伍。
4.總結
科研檔案管理工作的創新是一個不斷探索的過程，需要有關管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實踐中開拓創新，從而實現科研檔案管理工作的與時俱進，適應新經濟形勢發展需求，實現其在傳承的基礎上的創新發展，不斷開創科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻】
農業科學研究的范圍很廣，包括農、林、牧、副、漁等各個方面，研究的對象包括動物、植物、微生物及其生存與生態環境等。以畜物業生產為例，農業科研既要研究畜禽的良種、飼料飼草、高產優質、病蟲害防治等一些生長發育所遇到的問題，又要研究畜禽產品加工、畜禽生存環境、畜禽糞便利用等問題，還要研究國內外總體發展和適于本地區特色的結構調整、戰略規劃等。另一方面，農業科研涉及到的多為動物、植物、微生物等具有典型自身各種生命要素及環境要素的動態變化的對象。因此，這種農業科研工作的特殊性決定了作為記錄科研活動的農業科研檔案的信息量的豐富性。往往一個很小的農業科研項目，從計劃到實施過程的記錄再到形成成果的檔案信息量遠遠超過了其它行業。
1.2連續性強
如前所述，農業生產本身是一個連續的過程，因此其科研信息的獲取也必然是連續的，周期性的，而且這種周期往往較長。一個農業生產過程，由于受自然條件影響較大，常常需要重復多個試驗才能研究出結果，因此農業科技檔案的收集往往需要幾個生產過程或周期。如林木及畜禽的研究，僅一個生長周期就要幾年甚至幾十年，可想而知農業科研檔案管理的連續性的重要意義了。另一方面，農業科研成果本身也具有連續性。以育種為例，一個新品種的研究成功，作為一項科研成果已經結題，但是，下一個品種的選育往往是在該品種的基礎上進行改良，因此這也需要連續性的收集和管理農業科研檔案。
1.3社會化程度低
長期以來，農業科研多局限于成果的形成，而忽視成果的轉化，農業科研的社會化程度較低，市場的參與意識不強。農業科研檔案管理僅僅成為一種公益性的工作，在促進農業科技成果轉化方面做的還很不夠，應是急待改進之處。
2.信息農業對農業科研檔案管理的要求
隨著信息技術在我國農業的廣泛應用，一方面農業科研檔案管理必須適應現代社會發展的大趨勢，在檔案管理上向現代化方向發展;另一方面，農業信息化研究，如精確農業、專家支持系統、模型模擬、數據庫管理等諸多方面的研究也對農業科研檔案的管理提出了更高的要求。這主要體現在以下幾個方面。
2.1農業科研管理信息系統需要農業科研檔案提供信息
管理信息系統(MIS)是收集和加工系統管理過程中有關的信息，為管理決策過程中提供幫助的一種信息處理系統。農業科研管理信息系統是隨著農業科技管理逐步向科學化、制度化、規范化和信息化方向推進而產生的。農業科研涉及的信息量大，且連續性強，農業科研項目的管理過程歸納起來，大致包括選題立項、開題論證、實施管理和結題驗收四個階段。對農業科研項目實現計算機評價和動態管理，必須有農業科研檔案做后盾，適時提供農業科研管理系統所需要的信息。
2.2農業科研檔案是精確農業的基礎
信息農業，即為信息化的農業，是將各種信息技術應用于農業生產、管理及服務的各個環節，使農業以數字化、精確化等形式進行，而精確農業是信息農業的主要表現形式。精確農業的簡單定義為“在準確的時空內，實施精確的農業管理”(DavidJ.Mulla)，而“準確”的時空與“精確”的管理無一不與農業科研檔案管理有關。
2.2.1“準確”的時空，需要一些主要圖件與數據，如衛星遙感影像圖、地形地貌圖、土壤調查圖、地形測量解剖圖、產量圖、數字海拔圖及有關的數據等。這些圖件和數據全部來自于農業科研檔案。
2.2.2“精確”的管理，需要對土壤狀況(水分、養分等)、作物生長發育情況作出準確的判斷，采取適當的農業管理措施，這就要求運用各種較為成功的模型及有關的專家系統和決策支持系統等，而這些多以數據、材料、實物等形式存放于農業科研檔案中。
2.2.3“準確”、“精確”的過程與實施，均需要大量的、可靠的試驗數據、科研文獻資料與成果等的支持，否則不可能做得到，而這些數據和資料都需要從農業科研檔案中獲取。例如施肥，由于不同的地塊、地塊內不同的部位施肥量不同，所以必須根據測得的數據，合理確定施肥量，而這些數據一般都保存在農業科研檔案中。
2.3信息農業中農業科研檔案的信息加工
國家科技部將我國農業科技活動分為六類:基礎研究、應用研究、試驗發展、研究與試驗發展成果應用、科技服務、生產性活動。前三類屬R&D活動，后三類是R&D活動階段產生的研究成果向規?；?、產業化和非商業性產品轉化的開發及推廣活動。農業科研檔案按《中國檔案分類法》進行分類標引，是實現科技信息現代化管理的基礎。農業科研檔案信息要進一步開發利用，與市場接軌，與農業生產實際結合，就必須對農業科研檔案信息在分類的基礎上進行二次加工，這種經過加工后的信息，不同于一般的綜述，是對農業科研數據及成果的“綜述”，是可以直接應用于生產實際，并帶來直接經濟效益的，也是促進成果轉化的主要手段。
3.討論與小結
科研檔案管理工作是醫院科研管理的重要組成部分，是科研活動的關鍵環節之一。怎樣保管好科研成果，更好地發揮科研成果的功效，是擺在醫院科研檔案管理人員面前值得思考的現實問題，隨著醫學科研的不斷發展，以往“粗放”式的科研檔案管理模式，已不再適用于新形勢下的醫院科研檔案管理。本文擬從以下幾個方面就如何做好醫院科研檔案管理工作進行一些探索：
1、科研檔案的作用及意義
（1）科研檔案是開展醫學科學研究的基礎?？茖W技術研究檔案（簡稱科研檔案）是指在醫學科學技術研究過程中形成的、有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等多種形式載體的文件材料，是開展醫學科研活動的真實記載，是醫學醫學科技知識的重要載體。通過科研檔案了解過去和同期國內外同行對某方向的研究情況，從而進行創新和發展，因此，科研檔案是醫院科研工作的重要基礎。
（2）科研檔案是提高科研質量的重要保證。任何科技成果的取得，都是研究成果的積累；任何一項科技成果要轉化為生產力，都必須有完整的科研檔案為依據。醫教研一體化發展是當今綜合性大醫院發展的必由之路，作為醫務人員，不僅自身要及時掌握了解本專業的最新前沿動向，還要不斷更新思路，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術、新經驗完整記錄下來，從而提高科技創新質量。
（3）科研檔案是檢驗醫學科研工作質量、評價醫學科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要依據。一所醫院科研工作開展得如何，從科研經費、人員投入、科研成果的產出等各方面予以體現，而這些均可從科研檔案中找到依據，從而做出公正客觀的評價。
2、科研檔案管理中存在的問題
2.1 對科研檔案重視程度不夠
雖然科研檔案對于醫學科技創新作用巨大，但現實是往往很多單位的主管部門和科研人員對其實際效能認識不足。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”?？蒲腥藛T許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案管理制度不規范
隨著醫學科研工作的快速發展，老的科研檔案管理模式已不適應現實需要。由于重視程度不夠，一些老的管理制度可能連續多年未經修改，致使科研材料的整理不規范，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩。
2.3 科研檔案管理手段落后
長期以來，很多科研檔案管理部門沒有建立開放科研檔案目錄，仍采用手工的科研檔案管理模式，從而造成科研檔案信息資源查詢困難，長期被壓制在檔案室內，而不能很好地發揮作用。
3、解決對策
3.1 轉變觀念，提高科研檔案管理意識
做好醫學科研檔案的管理工作首先要轉變管理觀念，切實轉變重研究、輕管理的思想，采取多種形式進行宣傳，使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性，增進科研人員的歸檔意識，使科研人員從項目研究開始即了解科研檔案的有關要求，把檔案歸檔作為科研日常工作的一部分加以關注。開展科研檔案工作評優活動，對科研檔案管理規范、工作表現突出的個人和科室進行表彰和獎勵，提高科室和檔案管理人員的工作積極性。
3.2 完善制度，規范科研檔案管理行為
國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。因此，需制定和完善行之有效的醫院科研檔案各項規章和制度，明確課題、成果、論文等的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀等制度，出臺科研檔案管理獎懲制度等，明確科研人員和管理部門在科研檔案完成中的職責。
3.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質
國家檔案局《科學技術研究檔案管理規定》于2020年頒布，科學技術研究檔案管理與工作對標國家科學技術研究檔案管理新規，還存在一定問題?？茖W技術研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分，同時更是科學研究項目管理重要環節。因此，提高科學技術研究檔案管理的水平，需要增強科研檔案的管理意識，解決科研檔案管理存在的薄弱環節，為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優質的服務和保障。
一、科學技術研究檔案管理工作存在的問題
《科學技術研究檔案管理規定》提出科研檔案是指“在科研項目的規劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”，是科學研究的基礎，是科研實力的重要憑證，也是建設和發展的寶貴財富?？偨Y科研檔案存在問題如下：
1.材料收集方面——重點不明，認識不夠，歸檔材料數量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現在：（1）科研成果、總結材料比較多，過程技術材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應該看它是否是項目全過程真實、完整的反映，包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結鑒定、科研成果申報以及應用轉化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看，科研成果、技術總結材料較多，研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關鍵性技術材料缺乏。關鍵性技術材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術創新的資料。這些材料揭示了科研項目的創新點，這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中，關鍵性技術材料缺乏。（3）載體形式單一化?？蒲许椖繗w檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學數據歸檔管理幾乎為空白?？茖W數據是指科研活動產生的，包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數據，傳統記錄通常是記錄在冊，目前科學數據多以電子文件存在，這部分數據往往價值大，歸檔情況不容樂觀，同時歸檔形式與格式有待進一步細化。
2.檔案管理方面——職責不清，條件不足，歸檔材料質量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上，往往忽視項目執行過程中形成的文件材料的收集和積累?？蒲腥藛T重視科研論文的發表和科研成果的評獎，不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責，這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態。（2）科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠?？蒲许椖繄绦兄?，沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規章制度健全，但是缺乏監督考核機制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導和監督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時掌握科研項目立項情況；不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態基本處于“你交多少、我管多少”?？蒲腥藛T、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應的制度和機制保障?？蒲袡n案重視度明顯不足，投入不足的現象較為普遍?？蒲袡n案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質量不高，珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發利用方面——思想保守，服務被動，科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發和利用?？蒲袡n案只有通過利用，才能發揮作用，實現價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一?？蒲袡n案被束之高閣，不能很好地發揮利用價值。（1）利用主體的局限性。一個科研項目的檔案，其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整，在科研檔案開發利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開發主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強，認為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業務能力和專業知識的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發。
二、提高科研檔案管理質量的應對措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規范化，以適應科技發展需要，立足當前的實際情況，建議應當采取以下的應對措施：
1.增強科學研究檔案工作意識，明確科研材料歸檔范圍與管理職責
加強科學技術研究檔案工作，首先要加強對科研檔案重要性的認識，首先要提高科學研究檔案工作的意識。首先，要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環節，也是國家科學研究項目管理的重要組成，加強認識，從根本上解決當前科學研究檔案工作中存在的薄弱環節。其次，要提高科研工作人員檔案意識。科研人員是科研檔案形成者，檔案意識提高，科學研究檔案工作管理才能真正做到規范化。
2.實施全流程管理，提高科研檔案質量
科研檔案產生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質量，應當加強科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項目的管理工作中，與科研項目建設同步進行?？蒲许椖繌牧㈨椀浇Y題涉及科研項目組和科研、財務乃至設備等管理部門，這就要求科研檔案工作應實施全方位和全過程的管理，也就是以項目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程管理。第一，源頭抓起?？蒲许椖孔粤㈨楅_始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領導責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二，過程管理。科學技術研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質量高低?？蒲许椖繉嵤┻^程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規律，抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報以及應用轉化等階段和科研項目布置、檢查、總結和驗收項目科學研究這四個重要環節，應當做到主動指導、定時檢查和嚴格把關。隨著國家檔案局新規的制定，在科研項目過程中的原始數據、科研過程實驗數據（電子形式）以及其他反映項目過程的重要文件材料，包括重要會議、相關評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項目全流程的文件材料管理，從制度上規避科研項目在結項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現象，確?？茖W技術研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效，從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此，科研項目檔案管理必須建立統一規范，采取有效的管控措施，在科研項目全生命周期的檔案管理基礎上，立足科研項目流程管理的實際情況，歸檔的要求從結果歸檔轉為過程歸檔，立項、中期檢查、年度檢查、結題等，重大節點設立資料節點，科研文件責任主體同時應該歸檔的材料向檔案機構移交。
3.完善管理制度，促進科研檔案依法治檔
針對科學技術檔案管理，國家經委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學技術檔案工作條例》（1980年），科技部和國家檔案局了《科學技術研究檔案管理規定》（國家檔案局科技部令15號，2020年），行業標準《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2-1992）于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規定，這為提高科研檔案質量、做好科研檔案工作提供了依據。應結合實際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時，要保障制度有力的執行，做到有法必依，違法必究。第一，結合實際情況，對科研檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等環節制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二，對科研檔案工作來說，落實“四同步”工作：下達科研項目計劃任務應與提出科研文件材料的歸檔任務同步；檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項目工作的關鍵環節上，要設置“關卡”，納入制度。對于科研項目來說，項目完成后，在申請結題或獎勵之前，科研人員必須將該項目形成的文件資料按規定立卷歸檔，經檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后，方可進入經費決算、項目結題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質量不合格的，一律不予結題或參與評獎。
4.加大檔案開發力度，提高科研檔案的利用率
加強科研檔案開發，提供科研檔案信息資源，變潛在價值為現實價值，不僅是創新科研檔案管理的現實需要，也是服務科研發展的必然要求。第一，實現館藏科研檔案數字化，從科研檔案信息資源建設著手，形成特色科研數字檔案，通過科研檔案館藏數字化和新增檔案電子化，形成和建設科研檔案信息數據庫，打造科研檔案信息服務品牌。第二，進一步完善科研檔案管理業務流程，深入挖掘檔案資源，有針對性解決科研人員的痛點、難點，實現科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統,快速準確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求，并實現科研檔案信息資源的主動和增值服務。第三，建設面向知識服務創新的科研檔案管理系統。建立系統功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統，實現科研檔案信息資源共享和安全保管，實現科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務平臺建設，實現專題服務、推送服務等。第四，建立科研檔案內容、管理、利用系統，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數據打包等，實現條件性自助式服務、即時性瀏覽式服務以及研究性推送式服務，提升服務體驗。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學科發展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎研究等方面為主題形成系列編研產品重大成果專題檔案等系列電子書編研產品，實現全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識產權問題，在提供利用和開發科研檔案信息時，一定要嚴格遵守國家有關規定，防止科研成果的流失和擁有自主知識產權檔案管理的失控。既要堅持內外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時代新背景下，逐步加強數字環境下科研項目檔案的管理
在當今新的信息化背景下，科研項目開展的方式發生了新的變化，逐漸由傳統的線下管理協作向線上協作轉變，新的電子設備、新的網絡信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設施等在科研項目實施過程中正在行業內大范圍地應用和推廣。第一，在新的信息環境下，科學技術研究項目過程中產生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩定等特點的科研文件，尤其某些科學數據依賴于特定的軟件環境，這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次，新時代科研項目檔案管理關注的要點在于實現對海量科研項目檔案和科學數據的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料，如何做好新媒體網絡服務，同時減少各科學的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取，推動新的科學研究進一步開展，成為科學技術研究檔案工作的新任務。最后，科研檔案元數據標準制定、新環境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學技術研究機構知識庫標準設計以及科研大數據庫利用檢索工具的開發，這些順應新的信息時代背景產生的新技術應用，都會在不久的將來成為科研管理機構與檔案部門不斷尋求進步和突破的關鍵點，以更好地為社會經濟發展提供科研創新平臺。
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1 當前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題
1.1 首先對科研項目檔案的重要性認識不夠
科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數科研單位普遍存在重科學研究輕檔案管理的現象，部分主管領導或項目執行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非?？粗刈约旱目蒲谐晒?，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內部進行統一的存放和管理，容易丟失檔案，導致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關的管理部門，由于管理人員缺乏認識，對檔案的價值和作用認識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。
1.2 其次科研項目檔案管理不規范，案卷質量不高
科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標準，已經不適宜現階段產生的項目檔案的歸檔要求，自然導致科研項目檔案許多方面管理的不規范。客觀的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數處于被動階段，很不規范。
1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩定，專業知識匱乏
項目檔案管理員大多由承擔項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務時臨時抽調人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩定。一些檔案專職管理者專業知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發展提供優質服務。
2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策
2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領導及項目管理者對項目檔案重要性的認識
我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關的各級領導及參與項目檔案的管理專兼職人員學習檔案的法律、法規及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。
2.2 規范管理，提高檔案質量
2.2.1 規范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法
建立規范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。
其次，制定規范的科研項目檔案的整理制度。要嚴格按照科研項目檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。
2.2.2 嚴把項目檔案資料預驗收關
按照國家及集團相關規定在各自的職責范圍內嚴把項目檔案資料的預驗收關。根據國家及集團規定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進行或通過科研項目的竣工驗收?！北締挝辉陧椖靠⒐ず螅煽蒲泄芾聿块T組織，檔案部門參與對相關部門產生的科研項目檔案歸檔材料進行嚴格審查，預驗收結束后將存在的問題以書面形式反饋給相關歸檔單位，限期整改。按要求整改結束后，檔案人員再確認，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。
2.3 加強培訓，提高科研項目檔案人員的專業素質
為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業務素質和能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是，派項目檔案管理員到檔案先進單位認真觀摩學習取長補短。三是，訂購檔案專業刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學習檔案業務知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進行監督、指導歸檔立卷工作的同時，學習一些有關項目的相關知識。五是加大科研項目檔案工作規范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核?？蒲许椖繖n案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進科研項目檔案工作管理水平。
2.4 科研項目檔案實行現代化的信息管理
信息化是當今社會發展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現項目檔案的現代化管理，充分利用微機檢索技術、網絡技術等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區域共享和合作，逐步實現信息的數字化、檢索自動化、利用網絡化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化?？蒲袉挝灰芽蒲许椖繖n案的資源開發和利用作為重點工作認真落實好，加大信息存儲量，發揮科研項目檔案的最大利用率。
3 結束語
科研項目檔案的記載是科研院所歷史發展的表現，可以直接傳承單位的文化，對單位的發展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠意義。首先，可以發揮科研院所的科研實力，使先進的科學技術真正起到引領作用，實現科研院所的全面發展。其次，可以最大程度加快科研成果轉化的速度，促進社會生產力的發展，實現科學技術的價值，提高科研單位競爭力。
高?？蒲袡n案是科研活動的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個重要環節?？蒲袡n案是人們在從事科學研究活動中形成的、并經過一定整理的、具有保存價值的、歸檔保存的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史紀錄?？蒲袡n案工作的主要任務是認真貫徹執行國家和主管部門制定的有關方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學地做好保護與管理工作，充分發揮科研檔案為教學服務，為科研服務的作用。
目前，高?？蒲袡n案建立的主要內容根據它為學校的發展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個方面，即從事科學研究的專家學者的人員信息資料；在各自的學科領域取得的科研成果的信息資料；各級各類有關科研的指令性文件和通知等信息資料。
1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學校從事科學研究的專家、學者以及課題研究的整個研究梯隊的組成人員的個人資料，包括從事研究的學科以及在其研究領域取得的重大成果的介紹材料；
2.各類科研成果材料主要包括：一是學校和各級各類科研項目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項目的申請，研究方案的設計論證，立項計劃下達的通知和文件，經費的控制與使用進度，項目最終完成的科研咨詢報告和研究成果，結題報告和專家鑒定意見的原件和復印件，應用類研究還要包括應用技術成果和科技成果的轉化與推廣，存檔材料包括驗收證書，專利證書以及有關檢測證明和鑒定、驗收技術資料原件和復印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發行的學術期刊發表的在學科領域有建樹、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書、參考書和作品等以及獲得各級各類獎勵的成果，全部按所在部門登記，按統一要求填寫相關表格并提供原始材料及復印件進行歸檔。三是整理、歸檔上級和學校下達的有關科研方面各類文件以及上報的各級各類科研統計報表，以便查閱上級部門的指示、指令、決定等意見和學校有關科學研究的政策和規定，了解學校發展狀況，把握方向，保證科研工作的順利開展。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問題
新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術薄弱，在組建初期，科研管理工作重點放在對全?？蒲械暮暧^管理和一系列規章制度的建立和完善，但對科研檔案的管理沒有引起足夠重視。大多沒有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對學校科研項目立項、獲獎科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學研究整個過程的原始記錄和材料，大多數都是在課題完成和成果獲獎后粗粗收集，便移交到學校綜合檔案館。新建本科院?？蒲袡n案管理主要存在的問題有三個方面：
1.科研檔案缺乏完整性、系統性，普遍存在各種立項資助項目材料較多而教師自發科研項目材料較少的現象，有些立項資助項目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開題報告，缺論證意見。有的科研課題材料的只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、設計方案、技術報告、實驗記錄、數據分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術內容和大量研制階段的材料。
2.科研檔案材料原件少，復印件多。課題在鑒定、報獎時上級部門需要提供原件，而原件的份數有限，所以出現科研人員只向檔案部門移交復印件的現象?？蒲袡n案作為科研活動的真實記錄，它是日后查考、研究和處理各種問題的憑證，如果歸檔文字性材料中復印件增多，必然使文件失去它應有的價值。
3.科研檔案材料分散在各處。由于高?？蒲腥藛T肩負著教學與科研雙重任務，對高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個科研課題的材料分散于各部門的現象，一部分材料在系里，一部分在業務檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導致科研檔案材料的零散狀態，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對科研檔案工作的重要性認識不足，由于當前許多研究人員沒有認識到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便，或者會泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統性。即便一定要歸檔，也只會將有關材料的復印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機構重組，二級院系重新整合，不少科研人員的隸屬關系發生變化，科研檔案管理沒有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計算機檔案管理系統等方面的業務工作沒有一個統一標準，各二級學院沒有設置檔案室或專職檔案員，管理松散，加上有些學校校區分散，更增加了科研檔案的管理難度。
三、加強新建本科院?？蒲袡n案管理的途徑
1.強化科研人員的檔案意識。通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，提高科研人員檔案法制觀念，認識科研檔案建設工作的重要意義，讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔起積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責，增強科研管理人員自身的檔案意識。
2.建立、健全科研檔案建設與管理制度。按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》的規定，建立符合高校實際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍。同時做到四同步，即下達科研任務與提出科研文件材料的同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項目下達后，課題負責人主動到檔案室備案，領取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經過鑒定、驗收后課題負責人將科研課題三個階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結束；第三步，課題結束經費結算時，要有檔案部門歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門才能同意財務部門結算；第四步，申報各類獎項時，必須由檔案部門驗收，加蓋驗收合格章后，科研管理部門才能辦理申報手續。
3.配備機構和人員，提高科研檔案管理人員的業務素質和水平。在高?？蒲泄芾聿块T設立專門的科研檔案室，配備專職檔案員。校區分散的高校還可建立二級院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級院系科研檔案室主要是對納入學校科研處管理的科研項目，負責指導、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對非納入科研處管理的科研項目，負責立卷和歸檔的全過程工作。建立本院系的此類檔案，并根據規定提供利用服務；參加學校組織的有關學科科研檔案的編研工作。要加強科研檔案管理人員隊伍建設，通過進修和培訓，不斷提高科研檔案工作人員的業務水平。還要建立獎勵懲罰機制，充分調動科研檔案管理人員的工作積極性，對工作表現突出的人員，除公開表彰獎勵外，在職稱評聘和職務晉升上，予以充分體現，從而激勵并促進檔案管理人員的整體業務水平和業務素質的提高。
某些科研課題的周期特別長，經歷選題、開題、評審、實施、驗收、鑒修等多個階段，而每個階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環節、階段并非來自同一部門，有時涉及多個高校部門、機構，導致前來歸檔的機構、單位非常多，且復雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團隊都很難對這些檔案進行有效的管理，導致經常出現差錯、漏項等不良清況。某些高?？蒲姓n題周期非常長，甚至能夠達到5一10年，同時涉及的單位、部門、機構也眾多，人員更為復雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對于各項科研課題的復雜程度、進展程度都難以完全了解。經常出現管理儀員已經劉某課題進行結題歸檔，結果不久后技術人員又對該課題進行歸檔，對管理儀員造成大量的反復工作量，且容易出現分割檔案、漏檔的現象，甚至出現張冠彗三戴等現象。
2檔案定級返工沒有約束
對于高校的科研檔案，一般都會對其進行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優秀的校級課題可能會申報為市級、省級課題，此時，就需要對檔案歸檔定級工作進行返。同時，由于課題申報定級后，仍然需要一段時間來對課題進行深化研究修改等工作，再次對課題進行歸檔時，可能距離課題申報高等級課題時間已經過去數月，在統一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據我國已經出臺的相關政策，凡是申報獎勵的課題必項進行歸檔工作。但是在實際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現象。
二、存在的問題
數十年以來，科研檔案的管理工作已經有了初步的發展，無論是從技術管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進步。但是，實行統一管理模式的高校科研檔案管理僅是近幾年才興起的，在建立統一管理模式實踐時，由于缺乏相關的理論知識研究與實踐經驗，劉科研檔案管〕蟹丈程中產生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統管理理念束縛，難以完全實現統一管理的優勢;在重建的高校科研檔案管理的統一機構方面，由于工作職能分割太細，經常出現部門機構間的推誘扯皮等現象;由于統一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術人員學歷普遍較低，或者實踐技能仍然不熟練等現象，產生人才與管理互相矛盾的現象;相關的科研檔案的管理軟件未及時更新、升級、研發，導致技術水平與管理互才目矛盾的現象。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技檔案的含義
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在科學研究、生產技術、基礎建設等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術指導作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術活動的重要依據?？萍紮n案因其具有專業技術性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據不同的專業進行區分；科技檔案的保管也需設置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應用主要是圍繞科技活動開展等。
科研單位相較于企業的科技檔案管理，在科技檔案內容收集上更側重于科研項目、工藝技術、基礎研發、產品設計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點方面除了強調專業性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現狀及主要問題
1支持力度和重視程度不足
目前我國的企業普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現象。往往將精力集中在新項目研究和技術開發的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數據的運用和管理。日常工作中不能發揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環境，降低了科技檔案數據應有的信息價值。隨著我國政治、經濟、科技文化活動的日益增多和不斷發展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯。科技檔案管理工作也面臨著重要的轉型，需要加強管理人員的使命感和責任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰。
2安全保密系數低
首先，隨著現代化科技水平的不斷進步，傳統的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執行國家檔案管理的相關制度和規定，并未有效地結合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責不清晰。其次，雖然現階段已有眾多的科研單位已經開始利用信息系統管理科技檔案資料，但卻對管理系統的安全保密性要求不高。國際國內發生的利用互聯網技術或信息系統病毒竊取國家或企業核心數據的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數據的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發生泄密情況。
3工作缺乏亮點
由于傳統工作模式缺乏創新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續傳統工作模式的狀態之中，如簡單的數據收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源。科技檔案管理工作缺乏主動性、動態性和便捷性?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了服務于科研工作，而傳統科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數據不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現狀，止步不前，不能做到結合工作實際創新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創新發展，也影響了科技檔案發揮其應有的價值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應用策略
1支撐性
科研人員、專家學者、技能技術人員是科研單位的主要人員構成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數據或信息，尤其是在原有項目、型號、產品或技術研發成果基礎之上的創新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關鍵支撐。因此科研單位應在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統全面的開展科技檔案收集、歸檔、調研、制度建設和支撐服務工作。務必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導意義、決策引導和成果裂變的管理體系。同時需根據社會發展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產提供優質數據支撐，為單位的現實工作服務，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規范化提供管理基礎。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務。科研單位的科技檔案資料的安全保密不僅關系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至會嚴重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應具備高度的保密安全意識和責任感，嚴格遵守國家保密管理規定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執行科技檔案管理的國家安全、保密制度規定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應加強科研單位科技檔案管理的體系的創新性建設。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統或設備監控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關的工作痕跡，及時處理異?；蜻`規操作現象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術服務。
高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆涂茖W技術的飛速發展,高?？蒲袡n案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高?？蒲袡n案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要?？蒲袡n案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。
1.高?？蒲姓n題檔案
科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高?？蒲形臅鴻n案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。
3.高?？蒲谐晒麢n案
科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒菣z驗高?？蒲袑嵙Φ囊罁?因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確?？蒲袡n案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。
三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。
在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。
（一）科研項目材料檔案
科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
一所高?？蒲袑嵙Φ母叩椭苯尤Q于科研成果的數量，而且近年來高?？蒲袑嵙Φ脑鰪姡蛊淇蒲谐晒玫讲粩嘣黾?，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。
二、高?？蒲袡n案管理創新的具體措施
（一）強化科研檔案的開放性
科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高?？蒲袡n案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。
（二）強化科研檔案的可延續性
高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎?？蒲袡n案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。
（三）強化科研檔案的輻射面
為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高?？蒲袡n案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高?？蒲泄ぷ髡叩姆e極性，從而增強本校的科研實力。
（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量
首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？蒲袡n案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。
