時間：2022-08-01 00:36:41
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2、如果每次撥打對方電話都是直接提醒【你撥打的電話正在通話中】，說明對方很可能已經將電話設置成為了黑名單；
（一）控制會議規格。從嚴控制以國務院名義召開會議，能由部門召開的會議，不以國務院名義召開。國務院辦公廳不為部門召開的會議會議通知。
（二）控制會議數量。國務院已經發文部署的工作，原則上不再以國務院名義召開會議進行部署。國務院部門召開的全國性工作會議每部門每年不超過1次；確需增加的，部門報送請示時應詳細說明理由。
（三）控制會議規模。國務院召開的會議，只安排與會議內容密切相關的部門參加，會議代表最多不超過260人。
（四）控制會期。國務院召開的會議一般不超過1天半，部門召開的會議一般不超過2天；電視電話會議一般不超過2小時，各類專題會議一般不超過半天。
（五）改進會議形式。國務院召開的會議，如設主席臺，一般只安排國務院領導同志、會議主持人和業務主管部門主要負責人就座；提倡召開電視電話會議和網絡視頻會議；不的會議特別是直接開到基層的電視電話會議，盡量安排中國政府網進行網上直播。
（六）簡化會議程序。會議應盡量少安排大會發言，確需安排的，原則上每次全體會議不超過5個，每個發言時間不超過8分鐘。一般不在國務院召開的會議上安排部門的表彰、頒獎等活動。
（七）提高會議效率。國務院召開常務會議、各類專題會議等安排的匯報，匯報人應簡明扼要、突出重點，匯報時間原則上不超過15分鐘；其他與會人員發言應緊扣主題、直陳觀點、言簡意賅，一般每位不超過5分鐘（匯報和發言要求應寫入會議通知）；提交會議審議或討論的文件及匯報材料至少應提前2天完成報批手續，提前1天印發與會同志。
（八）降低會議成本。除會議統一發放的文件、材料外，不得再發放各種參考材料、宣傳材料、畫冊郵冊及其他紀念品等；會場的安排和布置等要簡潔大方、講求實用,節約開支。
二、關于精簡文件、改進文風
（一）控制文件規格。能以國務院辦公廳名義印發的，不以國務院名義印發；能以函的形式（指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”）印發的，不以文件形式印發；能以“白頭”文件（指沒有《國家行政機關公文格式》規定的眉首即沒有“紅頭”部分的文件）印發的，不印發紅頭文件；屬于部門職責范圍的，原則上均由部門發文。
（二）減少文件數量。凡能通過電話、傳真、政府專網解決問題的不印發文件。要控制文件發送范圍，減少發文份數;給部門增加文件份數，要嚴格按有關規定辦理。國務院領導同志的講話，不宜公開的，以《內部情況通報》形式印發；可公開的，應在中國政府網及時，并即由新華社公開報道；已在中國政府網的，一般不再印發《內部情況通報》。凡已及時公開的文件，各地區、各部門不得層層發文轉發。
（三）壓縮文件篇幅。國務院印發的普發類文件一般不超過5000字，國務院辦公廳印發的普發類文件一般不超過4000字。起草國務院領導同志在全國性工作會議上的講話稿，一般不超過8000字；在其他會議上的講話稿，一般不超過5000字。領導同志講話印發《內部情況通報》時應視情做必要的精簡，原則上不超過5000字。
（四）提高文件質量。起草文件和講話稿要注重針對性、指導性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽”，盡量減少關于重要性或意義的一般性論述。倡導清新簡練的文風，做到意盡文止、條理清楚、文字精煉。
二、 會前準備
會前準備包括：會議內容準備及講者邀請、會議通知、直播場地選擇、硬件要求、會前測試等內容。
會議內容準備：請專業制作公司將臨床最近進展的學術內容是以FLASH動畫的形式進行生動描述，也可制作成幻燈片。突出網絡的科技性及畫面的生動性，以便受眾樂于接受。講者邀請的主要是該領域最具權威的專家或者是產品臨床最近進展的主要參與者，這樣更具權威性和學術性。
會議通知是將會議各項內容及時通知各分會場負責人，并將各項會議資料在會前進行預習，另外各分會場負責人于會前一周將活動通知到與會醫生，并向醫生介紹會議相關情況（包括會議介紹，會議講者以及會議內容），明確預告會議時間及參會人數。
直播場地的選擇：具備穩定有線網絡和可撥打國內長途的公共場所（不建議使用電信會議廳及電視電話會議廳）。
會議硬件要求：1、主流的電腦配置均能實現在線觀看（測試用電腦與會議用電腦為同一臺，如有必要，可多帶一臺備用）；2、多人觀看，連接投影及獨立調音臺；3、使用512K或更快的ADSL連接（電信和網通均可）。避免使用有線通或者長城寬帶等“共享帶寬”性質的寬帶，CDMA 1X/GPRS的無線上網的網速也不能達到直播的要求；4、電腦內裝有Windows Media Plaryer 9.0， Internet Explorer 6.0。
會前測試：會前測試必須在會前2周進行測試，測試地點在各分會場的會議地點（請勿在家中或辦公室內測試），所需設備：會議當天將使用的筆記本電腦及相關設備（根據會場的實際情況），然后進入直播頁面測試進行具體測試。
以上幾個方面均關系到會議的成功舉行，所以各項工作必須充分準備，以確保會議正常舉行。
三、 會議操作
一、加強組織領導
沁源縣電子政務視頻會議系統由兩個主會場（縣委常委會議室、縣政府會議室）和十四個鄉鎮分會場組成，主要承擔縣委、縣政府組織召開的電視電話會議?？h政府信息中心負責全縣視頻會議系統的管理，縣聯通公司負責視頻會議系統的技術保障。沁源縣電子政務視頻會議系統的運用是轉變工作方式，提高工作效率，節省人力財力的一項重要手段，各鄉鎮人民政府要予以高度重視，確保視頻會議系統規范、優質、高效、安全運行。
二、明確管理職責
各鄉鎮人民政府負責各分會場視頻會議系統設備的管理、使用和維護，必須確定一名分管領導、兩名視頻會議管理員專門負責此項工作，切實保證視頻會議系統的穩定運行。視頻會議系統的控制計算機須專機專用，專人負責，相關設備不得挪作他用或與其它電子系統混用，會議期間，除視頻會議操作人員之外，無關人員一律不得進入設備操作區。管理員必須建立管理使用日志，要做好視頻會議系統使用情況的記錄，并及時將有關問題報縣信息中心。各分會場要時刻保證通訊暢通，人員外出時做好交接班工作，確保任何時候都有一人能熟練地進行系統操作。分管領導及管理人員的聯系電話要于5月21日前報縣政府信息中心（傳真：7832789，聯系人：王晨芳賈任超，電子郵箱：qyzfxxzx@）備案。
三、會議程序規范
（一）視頻會議召開之前，各分會場應按照會議通知要求準時、全程參加會前的聯調測試。視頻會議召開當天，各會場及中心控制室管理人員須提前1小時到達控制室進行網絡聯通調試。視頻會議開始前30分鐘，主會場和各分會場系統應進入就緒狀態，保持各項技術配置參數直到會議結束，視頻會議系統調試和開會期間不得播放與會議無關的內容。各鄉鎮應在會場的明顯位置設置本單位的名稱，主要領導要設置桌簽，重要會議還應在會場懸掛會標，應保證圖像效果清晰。
（二）視頻會議期間，技術操作人員必須堅守崗位。主會場視頻會議系統操作人員應根據會議需要，及時切換會場畫面，了解各分會場的情況。各分會場應隨時監控設備運行狀況，隨時與主會場保持聯系，及時調整鏡頭和話筒。參會人員要自覺保持良好秩序，不得隨意走動。不發言的分會場應將話筒置于靜音狀態。分會場設備或網絡出現故障，應及時排除，并向主會場報告。
（三）會議結束后，由主會場統一中斷會議視頻設備連接，各分會場在主會場中斷會議后，按操作流程關閉視頻設備。視頻會議主辦單位要會同有關技術部門認真做好會議電子數據的存貯、歸檔管理及保密工作，未經批準，不得擅自對外公布有關信息。
來勢洶洶
日前，筆者在溫州市甌海區法院了解到，該院2016年收到各類院外來文3202件，收到各類院外會議通知335個。2016年全年法定工作日251天，平均每天需收閱處理院外文件12.76件，參加院外會議1.33個。這些會議是指有文據可查的，還不包括一些臨時性的如發生緊急狀況的應對會議，領導臨時決定的調研考察座談，貫徹傳達重要會議精神、重要領導調研指示的臨時性會議等。法院具有一定的獨立性、專業性，大量的政府類、部門類文件和部分黨委文件不會發往法院，尚且有如此之多的文件、會議，其他機關的文件、會議又有多少呢？
這些院外文件大部分傳閱到班子成員，小部分擴大范圍傳閱，業務方面的要傳達到點到人；這些會議主要由個別領導參加，小部分參加到庭長、法官一級，直至全體干警。為了落實這些文件、會議要求，法院需要進一步地部署安排。除了這些院外文件、會議之外，法院自身還要起草大量的文件，如業務指導、問題調研、工作處理、應對、案件審判、審務管理、隊伍建設等，同時需要召開大量的會議，常規的有每周例會、審判委員會會議、院長辦公會議、院務會議、黨組會議、黨組中心組學習會、情況分析會等，這些會議一般安排每周或隔周固定時間召開，還包括一些公檢法聯席會議、府院聯席會議、部門協調會議、業務研討會議。該院改革后法官員額為39人，其中院領導班子11人，2016年新收各類案件13979件，上年度留案1558件，辦結14240件，需要開庭審理大量的案件，起草大量的法律文書，面臨的壓力之大可想而知。時間對于法院極其寶貴，如此大量的院外文件、議對法院工作的影響非常之大。
近年來，“文山會?！辈粌H全面復燃，而且令人不可思議的是比起以前問題更加突出、負面效應更加嚴重，還呈現了互聯網時代新的特點，主要表現在以下方面。
一是文件越來越多，內容越來越長。以前制定文件無論如何總還要親自下到點上進行調研，起草文件需要手寫機打，受條件限制還不至于過多過濫?，F在有了網絡強大的信息搜索、處理條件以及便捷的文檔復制、編輯等功能，讓文件起草者感覺信息資源俯拾皆是，讓寫文件越來越容易，故而文件越來越多、越來越長。
二是會議數量越來越頻，參會人員越來越多?，F在經濟上去了，網絡發達了，一個通知即時全國即知，電視電話會議成了家常便飯，一呼啦就可以召開3000個分會場幾十萬人參加的全國會議，或者一省、一市、一縣多級干部會議。參會對象不斷地一再擴大，即便是全國、全省性會議沒有增多，但地方干部特別是基層干部參加會議的次數也是幾何級增多，早已不堪其擾。
三是會議形式越來越繁，負面影響越來越大。文會交相襯托，要求越來越多。程序環節越來越細密，形式要求越來越花哨，時間跨度越來越伸長。經常情況是文件、會議交叉進行，會前發文要求調研，會上要求匯報傳達，會后發文要求貫徹。文件、會議部署的主題、活動、組織、載體、措施、臺賬、總結、驗收越來越繁雜；一些會議對包括參會人員的著裝、會場布置、會議條幅、媒體宣傳都有具體要求，一些會議的相關人員分成出席、列席、聽會、旁聽、媒體、會務、輔助等；有些會議為了照顧相關與會領導有講話的機會，特意將本來完整、全面的內容分成多人講話，損害會議效果。所有這些成本越來越大，效果越來越差，而離工作實際、人民群眾則越來越遠。
不少文件、會議經常與日常工作、正常安排相沖突，臨時調整又打亂大量相關人員的既定安排，造成許多單位、人員疲于應付，苦不堪言。
進一步認識“文山會?！敝?/p>
“文山會?！钡囊κ莿诿駛?。最主要問題是大量擠占時間，筆者對此常有切膚之感?！盁o端的浪費他人的時間無異于圖財害命”。粗略估算，按公務員年人均收入12萬元計算，每月1萬元，每月工作時間21天，計每天476元，半天238元。筆者粗略上網搜索了一下，看到一個行政系統召開的全國電視電話會議約4萬人參加，單參會人員的時間成本約為952萬元/半天；在此之外，由于會議沖突，調整已有工作安排，又會產生巨大的時間成本，這些成本只有認真核算才有感知體會。所有這些成本并不由部門、領導買單，而是由百姓買單，最終禍害的是百姓利益。
中圖分類號：F407.21 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）016-000-02
會議是議事、溝通交流、優化決策的一種重要形式，會務組織工作能力直接展現著一個企業的形象，如何高效、有序地做好會務工作顯得尤為重要。
一、會務組織工作的背景、特點，以及精細化管理的內涵與特征
會務組織工作背景：一是就煤炭企業來講，隨著經營范圍及業務不斷擴大，所涉及行業包括了煤、氣、電、化以及煤機制造、港口物流等，導致會務需求量增加；二是會議質量、效率亟待提高。
會務工作的特點是政治性、服務性、被動性、事務性、保密性、實踐性。目前常見的會議的組織和實現方式大致有三類：傳統會議；以電視電話為載體的會議；網絡視頻會議。
精細化管理的內涵：源于發達國家（日本20世紀50年代）的一種企業管理理念，它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。
精細化管理的特征：強調數據化、精確性；持續改進、不斷完善；以人為核心；注重創新。
二、辦公室會務工作實施精細化管理的客觀性、必要性分析
（一）會務工作的現狀
1.會議密集。近年來，辦公室承辦會議次數越來越頻繁，平均每天就要承辦2次會議，有時甚至出現一天承辦5次會議的情況。
2.會議種類多、層次高。辦公室經常承辦的有黨政聯席會、安委會、調度會、各類專業會議及接待型會議等，因其性質不同，各個環節也不一樣，有的較為常規，有的則涉及簽約、頒獎等。
3.會議場所不固定。辦公室負責的綜合性會議室有10多個，會議室的選擇會根據會議內容、形式、范圍等因素進行調整。
（二）當前普遍存在的問題
隨著會議數量的增多，在會務管理工作上遇到的問題和矛盾也日益彰顯。主要表現在少量的會務人員組織和管理大量繁雜、瑣碎的事務性工作。在這當中，準備時間短、人員少、任務重、重復性勞動多、意外突發性強、差錯率高等一系列問題都直接影響會務工作的效率。具體表現如大型會議中需要根據參加會議的人員不同類型和級別，安排相應的酒店、房型、參會座位、與會時間提醒、參會時的分組和座次圖的劃分，與會報到時由于到達時間比較集中，人員多而混亂導致錯誤發生。
（三）會務工作性質決定了必須進行精細化管理
會務工作的實質就是做好各項基礎性工作，為議事、溝通、決策的順利進行服務。會務工作時間緊、任務重、頭緒多，引入精細化管理可以使會務服務制度化、規范化、科學化。只有前期的精心謀劃、精打細算最大限度地提高會議效率、降低會議成本，通過明確的目標任務細化責任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項。
會務工作精細化管理其內涵應包含以下三層意思：一是“精”，即突出重點，明確主線。要根據實際確定不同時期的工作重點，如會前的籌劃、分解；會中的服務、接待；會后的督辦、總結，通過這些把握好工作的方向。二是“細”，即全面覆蓋會務過程的所有環節，通過一套詳盡、完備的工作機制來確保有章可循，制度要落實到位并轉化為自覺行動。第三是“省”，即精打細算，既要精簡非必須的會議及環節以節省時間、提高效率，又要積極調動各方的主觀能動性，做好會議的預算和明細。如此一來，繁雜瑣碎的會務工作才能達到每一個步驟都精心、每一個環節都細心、每一項工作出精品的效果。
三、有效實施會務工作精細化管理的關鍵因素及建議
1.以細化組織管理為關鍵環節，明確職責
精細化管理的基本原則是職能分工。首先，細化會務工作要做到工作崗位細分，使每個人、每項任務都有落實，不能遺漏工作點。其次，細化會務管理工作要實現會務工作過程中的無縫對接。我公司建立了崗位A、B角管理制度，確保會務工作崗位至少有兩人可以相互兼任，保證了會務工作的及時和準確。
2.完善會務工作流程，推進精細化管理是提高會務工作績效的主要途徑
工作流程化是精細化管理的重要方法。建立科學簡約、清晰明了的會務工作流程，按照精簡程序、理清環節、明確標準的基本要求，抓住會前、會中、會后環節，健全和優化會務各項工作流程。即：會前精心謀劃籌備、會中細致服務和會后優化總結。
會前籌備工作主要包括擬定會議計劃、準備會議材料、會議通知、布置會場等。要重點從三個方面進行優化。一是快速啟動，突出工作時效；二是求全求備，突出工作細節；三是加強協調，突出有效落實。
會中服務工作，首先要超前站位切實做好會前的準備工作。會務相關人員要按照既定的會議籌備方案，在會務工作整體鏈條中找準自己的位置，加強聯絡與溝通，通過每個部位的有序運作，保證會務工作整體運作的高效率。其次，密切關注會議進程，創造性地做好會中服務。會務人員除密切關注會議整個進程外，還要高度注意臨時性、突發性事件的發生，遇到問題及時補救。對此，一方面要制定多種預案，另一方面注意發揮主觀能動性，快速反應，爭取在最短時間內調整好工作程序，保證無差錯。
會后總結工作主要包括送別會議代表、會場的善后工作、整理會議文件以及會務總結反饋。最主要的將該次會議的亮點、不足以及解決辦法和心得進行梳理。
3.以工作標準化為依據，精細績效考核辦法
工作標準化是對工作崗位的職責范圍、辦事程序及時限、質量目標做出的明確規范，使各項工作更加明確和公開。精細績效考核辦法，就是參照工作標準，采用百分制對每個崗位職責任務逐條逐項分解賦分，按周、月公開考核到人，有利于調動工作積極性，提高工作效率。因此，在優化流程的前提下建立健全崗位責任體系，完善績效考核辦法，從機制上保證權責一致，是推行辦公室會務工作科學化、精細化管理的重點。
在工作標準化方面，我們制定了各類會議準備標準、會議室衛生及物品擺放標準、會務人員著裝與禮儀標準等，為規范管理提供了工作依據。在績效考核方面，我們根據會務人員崗位職責分別設置了不同的考核評價指標，包括主要業務指標和約束類指標，采用月度考核、季度階段性考核、年度績效評價的模式與薪酬分配掛鉤。構建科學、規范、有效的價值分配體系，發揮薪酬的激勵保障功能，充分調動員工的工作積極性、主動性和創造性。
4.高效使用現代通訊設備及會務軟件，提升會務效率和水平
由于我公司的行業性質和發展需要，對會務能力和水平提出了更高標準和要求。高質量的會務工作不僅要求盡可能地節約能耗和物資，更需要精簡會議場次、簡化會議環節，切實提高整個工作效率。因此，應本著“簡潔”、“高效”的原則，一是充分利用現代通訊技術設備，對于一些地域跨度較大、召集時間比較緊迫、會議服務成本較高的會議，可以通過電視電話會議、網絡會議等形式來節省開支、提高效率；二是充分開發利用會務軟件來對會議類型、會議準備、會議議程、方案制定、人員分工等關于會務前、會務中和會務后的一切活動進行管理，把整個會務水平提高到一個新的高度。
我公司建立了視頻會議系統，例如周一視頻調度會，在公司總部設有主會場，在各子分公司分別設有分會場，通過視頻會議來落實一周出現的各種問題，部署下周及近期工作，有效利用該系統推動企業安全生產經營工作。另外，我公司在辦公自動化系統中設置了“會議管理”模塊?！皶h管理”實現會務信息、會議資源的統一安排和管理，提供會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知等會議全過程的電子化管理功能，具有創建會議、設定參會人、會議通知、會議資源沖突檢測等功能，極大地提高了工作效率。
精細化管理是一種管理理念和管理技術，是通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行，精細化管理是被實踐證明的先進管理模式。通過本文的探討分析，在辦公室會務工作中實施精細化管理不僅具有客觀必要性，而且具有一定的可行性、指導意義和現實意義。
參考文獻：
一、關于領導講話
開展學習實踐活動，領導是關鍵。轉變作風體現在領導講話稿中，就是提倡寫短稿、講短話，使領導講話真正起到統一思想、凝聚人心、鼓舞士氣、推動工作的作用。
一是內容切合實際。講話稿內容要符合中央的路線方針和省委政策及國家有關法律法規，準確把握上級的有關指示精神，確保中央、省委精神和市委要求落到實處。要在充分理解上級精神的基礎上，找準與實際工作的結合點，提出有利于推動本部門本單位工作的思路與措施。
二是表達注重效果。講話稿要注意樸實簡練，要用群眾聽得懂的話，基層能夠準確把握的話，把上級的精神和要求轉變成“本地話”，增強講話的吸引力、感染力和號召力。
三是篇幅盡量精簡。講話稿篇幅主要根據會議需要確定，以講清楚問題為原則，要求重點突出，標題明確。主要領導的講話稿一般不超過6000字，其他領導的講話稿一般不超過4000字，盡量做到言簡意賅。
二、關于公文制發
快捷準確的公文是確保上情下達、下情上傳的重要手段。學習實踐活動的公文要按照上級精神，結合本部門本單位實際來起草，提倡少發文、發短文、發實用的文。
一是精簡工作文件。制發重要的部署性、指導性文件，要深入調查研究，征求多方意見，廣泛論證，確保文件有針對性和可操作性。要嚴格控制文件數量，可以通過電話、網絡溝通傳遞的，盡量不制發紙質文件。
二是精簡簡報信息。要注重簡報質量，不以簡報數量作為衡量工作成效的標準。簡報所反映的內容、涉及的情況，必須實事求是，時間、地點、人物、事件、原因、結果等要素都要真實準確，重點突出、內容新穎，力求反映新事物、新動向、新思想、新趨勢。典型經驗類簡報一般不超過800字，信息類簡報一般不超過200字。一般情況下，當天發生的事情當天報，原則上不超過2天。
三是精簡匯報總結。向上級匯報工作，原則上不得多頭匯報、越級匯報。向市委匯報的材料一般不超過3000字，全面性的總結材料一般不超過3000字，階段性、單項性、經驗性的總結材料一般不超過2000字。匯報、總結力求開門見山、直奔主題，語言表達形象、生動，盡量使用與工作實際相關的具體事例，突出所反映的問題。
四是簡化傳遞方式。中央、省委和市委的文件，本部門本單位一些尚在調查研究中的問題和措施，學習實踐活動中發現的一些傾向性問題等不宜公開或暫時不能公開內容的文件和資料，主要采用機要、專網或直送的方式傳遞。其他反映工作的動態、信息等，一般通過網絡或傳真傳遞，以減少行政成本，提高工作效率。
三、關于調查研究
廣泛深入開展調查研究，是制定有針對性的學習實踐活動方案、分析查找突出問題、提出切實有效對策措施的關鍵。開展調查研究，要進一步改進作風，提高調研工作成效。
一是注重簡便務實。開展調研活動要明確調研目的，制定詳細的調研提綱，深入基層，深入群眾，了解掌握第一手資料。調研活動要輕車簡從，節約開支，不搞層層陪同。原則上在同一時間、同一地方或單位，不得有兩個及以上調研、指導檢查組。
二是注重聽取意見。調研組人員要重點了解掌握調研所需情況或基層反映的突出問題，有針對性地與調研對象交流一些體會、研討解決問題的方法，一般不對調研對象作全面的工作評述，不宜對重大事項表態或作出臨時性決定。
三是注重轉化運用。要通過深入細致的調查研究，總結經驗，分析不足，理清思路，探討對策。調研結束后，及時把調研獲得的感性認識提升到指導工作的理性高度，增強調研成果對實際工作的促進作用。
四、關于召開會議
召開工作會議，要做到有必要開的會才開，有利于推動工作的會才開，有利于解決問題的會才開。
一是控制會議規模。召開會議必須保證必要性。對于能通過下發文件和召開電視電話會議、現場辦公會議等形式解決問題的，原則上不召開集中面較大的會議。對于確需召開的會議，要周密計劃，充分準備，切實做到開短會、開小會，開解決問題的會。
二是減少陪會現象。召開會議，盡量不要邀請與會議內容所涉及工作無關的領導干部參會，減少領導干部因不必要的陪會浪費行政成本和工作精力。確需有關領導干部出席的，不得直接向領導同志本人發出邀請，應當提前一周以上時間將會議通知或邀請函等，送有關部門進行協調安排。
三是抓好會后落實。要及時對會議提出的工作部署和要求進行細化分解，明確責任主體，加強督促檢查，確保會議精神落到實處。嚴禁出現會議貫徹會議、會議落實會議、會后不了了之的現象。
五、關于活動載體
有效的活動載體，是推動活動取得實效的重要抓手。開展學習實踐活動要緊扣中央和省委的要求，結合各部門各單位的實際，在內容、形式等方面積極探索創新。必須確?；顒虞d體的形式服從于內容，切忌提一些空泛的、脫離實際的口號和載體，確保學習實踐活動的效果。
六、關于督促檢查
在學習實踐活動中開展督促檢查，要突出重點、簡化程序、提高效率、保證質量，既要推動工作，又不要增加基層負擔。
一、請示報告工作
請示報告是機關一項經常性工作。所謂請示，是下級機關在工作中遇到問題，需要上級領導機關給予答復和審批，而向上級領導機關提出的請示；報告是下級機關向上級機關所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準后執行；報告通常在某項工作完成和結束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。
（一） 請示報告主要形式和程序
請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準性請示，指的是在本級對某一事項無權解決或無權做出決策而請求領導或上級給予指示或批準時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領導或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領導或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉有關方面執行的報告；三是檢討性報告。指本單位發生違紀問題、責任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。
書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應當區分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領導審閱簽發。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領導簽發。寄發時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。
口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應把握的主要環節有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應先講清是請示還是報告。比如：__首長，我請示個問題；或__首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應先談事由，然后再談意見和建議；報告情況時，應先講事情的結果，然后再陳述事情發生的經過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準確地抓好落實。
（二）請示報告常遇到的問題
請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：
1、程序遺漏。一項工作請示后應該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領導，造成工作被動。
2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經驗和習慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。
3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關的卻通知領導。比如對下布置工作，下達通知，本該找業務口，卻直接通知下屬單位的領導，給業務部門造成被動。
4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領導掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領導審批。
（三）請示報告應注意和把握的問題
俗話說：“沒有規矩不成方圓。” 請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質效。必須注意和把握以下幾點：
1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領導了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關工作無小事，要把小事當成大事辦，慢事當成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。
2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領導不在時，要想方設法聯系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領導。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱?？陬^請示報告也是這個程序。按級請示報告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關干部要養成按程序辦、按職責辦、按規矩辦的嚴謹作風。做到有規矩的按規矩辦，沒規矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。
3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關工作，一定不要動這樣的心機。
4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結果和回音。一項大的任務和重點工作結束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。
5、不能重能輕德。機關干部不僅要有較強的業務
能力，還要有高尚的道德品質。我們有些年輕同志不注意加強品德修養，在領導之間亂傳話，打著領導的旗號亂辦事，更有甚者模仿領導筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關呆得住、干得好、有發展的機關干部，必須堅持不斷地加強品德修養。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也。”辦任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規規矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風和工作作風。
二、使用電話
隨著信息技術的發展和工作節奏的加快，電話在機關工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術。使用的好，能增加工作效率，提高工作質量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內外的團結和協。根據我的體會，使用電話應注意以下幾點：
（一）接聽要仔細，記錄要認真。對來自直接首長和上下級以及地方有關部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務，連同電話內容一一記清。對重要內容記完后應主動要求對方復述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因對方地方口音重、講話快、聲音小，有的內容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。
（二）態度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領導打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語。如“您好！請問貴姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么稱呼？”、“您是哪一位？”、“請稍等”、“還有什么要請示的？”、“請問聽清楚沒有？”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。
（三）處理要及時，辦理要到位。處理電話內容，要以對工作高度負責的態度，認真嚴肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領導處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。常見的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦。任務緊急、時間緊迫、事關全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領導報告，待領導指示和答復后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當天向領導匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業務性電話積極辦。屬于本科（股）的工作積極主動辦理，屬于其他科（股）的工作，及時轉交，不能事不關己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內容要保密?，F在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監聽的可能。據統計，目前美國在全球設有1200多個小型監聽站，60多個大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛星，加上偵察飛機和監聽船只，全球95%以上的通信信號被美國所監聽。所以在使用電話和手機聯系工作時一定要強化保密意識，特別重要和機密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱聯系。
三、陪同首長
陪同首長活動是機關干部常遇到的事情。首長活動一般有四種形式：一是下部隊；二是參加上級會議或集訓；三是到友鄰單位協調工作或走訪；四是參加地方黨政會議或其他活動。陪同首長活動要注意做到四點：
（一）精心做好出發準備。當接受任務后，首先，要弄清首長到哪去、干什么、怎么走、什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”：首長活動的時間清、地點清、方式清、日程清、任務清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。同時，做到首長所詢問的問題能回答上來，首長有疑問的能解釋清楚，首長拿不準的問題能提出建議。第三，安排車輛或訂購車票，通知或聯系所去單位，講清出發時間、到達時間、人員、工作任務和活動日程。第四，根據首長指示和意圖擬定活動計劃。第五，準備好生活用品。必要時可根據以上情況列出詳細的活動日程，確保不誤時、不誤事。
（二）細心安排各項活動。 要想在首長前，謀在首長先。根據首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或審閱，讓首長對活動安排心中有數。根據日程安排，對首長做哪項工作、參加哪項活動、哪些場合需要首長講話、講什么內容，要提前準備，周密計劃，精心安排。凡涉及首長參加的活動，都要提前提醒首長，并按時請首長入場。如需要首長講話時，要為首長帶好講話稿、并認真檢查有無錯頁、漏頁。如首長參加地方組織的活動，應事先確切了解活動時間、地點、內容、地方參加領導、是否設主席臺、是否安排首長在主席臺就座，并將以上情況及時報告首長。必要時先熟悉一下路線，到現場看一下。陪首長到達活動地點后，要馬上安排好首長的休息或入場，適時向地方領導或有關人員介紹首長，如首長座次安排有問題，積極與地方有關部門協調糾正。陪同首長活動，還要注意拾遺補缺。古人說“屋漏在上，知之在下?！痹俑呙鞯念I導也難免有失誤的時候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發現失誤或遺漏，應積極巧妙地加以彌補。不能唯唯諾諾、謹小慎微、前怕狼后怕虎。 “無私才能無畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對工作、對首長高度負責的態度，就不要有任何顧慮和擔心。
（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長活動，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長的形象。因此，作為陪同人員要注意小節，注意禮節，嚴格自身要求，樹立良好形象。乘車時要等首長，不要讓首長等你；用餐時要等首長坐好，再按照主人的安排入座，做到首長不到不能到，首長不坐不能坐，首長不吃不能吃，首長不起不能起。要嚴守紀律，不能把涉及黨委機關和部隊領導的一些機密事項透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態，講一些不該講的話。
（四）、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握首長想什么、講什么、抓什么、作為機關應該做什么。歸隊后及時寫出情況匯報。
四、接待工作
接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風的窗口，也是聯系和增進感情的紐帶。搞好接待還是為上級領導機關和來訪者創造良好工作環境的前提。所以，作為一名機關干部絕不能把它看作是一件小事，應以高度負責的態度認真做好。
（一）接待工作的種類
接待工作的種類很多，按對象分：有對上級領導機關的接待，有對地方領導和群眾的接待，有對友鄰單位和部屬的接待；按規模分：有對團體的接待，有對工作組的接待，有對個人的接待；按準備時間分：有預有準備的接待，有臨時準備的接待，有毫無準備的接待。
（二）、接待的一般程序
通常分三個階段：一是準備階段，二是實施階段，三是收尾階段。以接待上級領導機關工作組為例，一般應做好以下工作：
1、了解情況。當受領任務后，首先弄清對方的人數、職務、乘座車種（車次）、到達時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領
導在接待方面的意圖和要求，視情協調管理部門安排好食宿。
2、搞好迎接。事先在來人預定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標志物或開闊地等候?？腿税才啪途w后，要及時向單位首長報告，雙方領導接觸時，要向對方介紹我方領導的身份。
3、安排活動。及時通知所到單位做好相應準備。對上級領導臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領導。
4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預訂好車票（機票、船票），預先準備好車輛，通知我方領導送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。
（三）、做好接待工作需注意的幾個問題
無論什么樣的接待，都應堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。
一要思想端正。有的同志認為接待工作是管理部門的事，即使受領了任務，也是抱著應付的態度去做，缺乏主動性，工作不細致、考慮不周密，工作標準不高。要認識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風的體現；還有的同志認為接待工作是服務性的工作、侍候人的工作，因此產生低人一等的想法，認識不到接待的過程也是學習交流、促進工作、增進感情的過程。
二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務大小、有無權勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細”：住宿安排要細心，陪同活動要細心，迎來送往要細心。
三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。
五、處理文電
文電是機關開展工作的重要工具，通過文電指導工作是機關發揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機關干部必備的基本素質。處理機關日常文電一般有兩種方式：一是轉發上級文電；二是根據上級指示和工作需要，起草下發本級文電。
（一）需要經常辦理的文電
按照不同的劃分標準，軍隊機關公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發文；按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內容保密要求劃分，可分為絕密、機密、秘密和普通文件?！盾婈牂C關公文處理條例》規定，軍隊機關公文按照內容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函件、通告和布告、會議紀要。除上述公文種類外，在軍隊機關工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應參照公文處理的有關要求辦理。我們平時工作中經常遇到的有計劃、安排、意見、總結、講話和調查報告等。
（二）文電處理的一般程序
1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環節。這一步是辦文的準備階段。其中的關鍵環節是“批辦”。批辦，就是主管領導對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準確，直接影響著辦文質效。準確批辦，既能加快文件的周轉，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準確，必然導致部門之間相互扯皮、轉來轉去，影響辦事效率。作為機關干部，為了幫助領導對收出正確的批示，應以認真負責的態度，根據文電的內容，積極主動地通過文字或口頭向領導提出合理化建議，對文件的重要內容要標注，以便領導把握和記憶。
2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據首長的批示制發具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環節。承辦擬稿是整個辦文的中心環節。
3、制發。包括打印、蓋印、登記、發文四個環節，這是辦文的輔、技術性工作階段。其中主要環節是打印和蓋印。打印文稿的字體要規范統一。一般情況下，文稿的主標題用黑體二號字，副標題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標題用黑體，小標題用楷體；打印文稿要認真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標點符號。裝訂要符合標準要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。
4、反饋。文電下發后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關領導匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現的問題，及時給領導提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。
上述四步是一個相互關聯、環環相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現偏差，都會影響辦文質量。
（三）處理文電應注意的問題
處理文電除了要嚴格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規定的時間內辦完。二是表達要準確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數具有內部特性，一般都規定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結束，及時存放或返還保密室。用軍內網傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網辦理公文。
六、承辦會務
所謂會務，就是承辦會議事務性的工作。機關干部辦會能力的強弱，直接關系到會議效果，關系到黨委首長的意圖能否得到圓滿實現，還直接影響著首長機關的聲譽。所以，提高機關干部辦會能力是加強機關建設的一個重要方面。
（一）會議的類型
會議的類型繁多。從會議的性質看，有黨的會議、行政會議。從會議規?？?，有大型會議、中型會議、小型會議。從會議議題看，有綜合性會議、專業性會議、專題性會議。從會議的形式看，有例會、臨時性會議、電視電話會議，還有多種多樣的現場會。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、首長辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴大會議；有交流表彰性會議，如基層建設經驗交流會等；有報告、動員性會議，如傳達貫徹上級會議精神的報告會、先進單位和個人事跡匯報會等；有調查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會等。
（二）會議的基本套路
由于會議的作用和規模不同，會務工作重點和要求也必然各有側重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會前準備、會間服務和會后處理三個階段。
1、會前準備工作的主要內容和程序。會議是否成功，會前準備是關鍵。有人說：“功夫在會前”。這話很有道理。準備階段主要有六個方面：
（1）制定會議方案。一般包括下列內容：會議名稱、指導思想、會議時間、會議日程、會場地點、參加人員、主席臺及會場布置、人員食宿、
交通保障、報到方法、經費預算以及會議領導組織、會議編組、入場憑證、安全措施等。有的會議還需安排參觀、錄像、報道、發獎、攝影等。會議方案經提交領導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據。
（2）起草會議文件。主要包括工作報告、領導講話、經驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件的同志要特別注意四點：一是吃透上級精神、領會首長意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。
（3）搞好協調保障。大型會議保障任務重，要組織召開協調會，明確分工、明確時限、明確責任、明確要求。要成立籌備處，下設會務組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫務人員）、安全保衛組等。會議開始后，籌備處即轉為大會秘書處。辦中小型會議則不必設籌備處，只需固定幾個人主責會務工作即可。
（4）下發會議通知。會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。
（5）報告上級機關。
（6）設置會場。主要是三項工作：一是布置主席臺。主要包括懸掛會標（會標要懸掛于主席臺前沿上方）、擺放背景、排定座次、架設并調試話筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會議應按照黨委正副書記的順序安排；行政會議，按照編制序列安排。如上級領導參加會議，應安排中間就座，拿不準的要及時請示。二是會場座區的布置。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會場的布置。如需分組討論或召開對口會，要設分會場，如有首長參加，要及時通知，各分會場要相對集中，不要太分散。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設備要考慮到、檢查好。要備好發電設備，以防停電。
上述各項工作，主要用于大型會議。一般性會議的承辦根據實際需要和首長指示進行。比如籌備電視電話會議，就比較簡單，只需與通信部門聯系，調試好線路信號，準備好會場就可以了。召開現場會，會前準備主要由現場所屬單位負責，可不間斷的到現場指導和協助準備。有些大型現場會要與所屬單位一并準備。召開例行性會議和各種小型會議時，一般不設主席臺，也不掛會標。桌椅的擺放可根據會議的類型和人員的多少而定。會議桌可按會議要求擺成圓形、長方形或正方形，會議主持人、領導成員以及講話人的座席設在某一側的中間位置，其他與會人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。
2、會間服務工作的主要內容和程序
（1）組織好會議報到。請假人員要及時向首長報告。要設簽到處，指定專人迎接報到人員。報到時核發會議證件和有關材料，并及時向分管領導匯報報到情況。
（2）做好會議記錄。特別要記好首長的即席講話，重要的還要錄音，以便會后整理。如果組織討論或召開對口會，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。
（3）做好服務工作。及時陪同領導看望與會人員；安排首長休息；組織醫務人員巡診；為與會人員訂購返程車船票等。會議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。
3、會后主要工作
一是會議記錄的整理和領導講話、會議總結的定稿打?。欢亲珜憰h紀要；三是將會議材料整理歸檔；四是清理帳目，進行會務工作總結。
（三）承辦會務的基本要求
會務工作紛繁復雜，千頭萬緒，必須要有科學慎密的工作方法，嚴謹細致的工作作風和強烈的敬業精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬無一失?？偨Y一些同志承辦會務工作的經驗，結合個人的體會，我感到做好會務工作，還需要把握以下幾點：
1、著手要早。黨委領導一經確定召開的會議，會務各項籌備工作就應隨之展開。做到“三要”：要盡早地按照會議的中心議題，進行調查研究，搜集資料，撰寫會議材料，并呈送首長審閱，形成較高水平的會議文件。不能有會議不開材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見，形成成熟的工作建議，進行充分的議題準備；要盡早地布置好會場、安排好食宿等，并反復檢查，發現問題及時糾正。
2、抓得要細。會務工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯”、“漏”。在辦會這個問題上，要做到事無巨細、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時，不漏一處，不拉一人。有時幾個會連續開，要周密搞好會議的銜接。把問題想在先，把工作做在前，以確保會與會之間的緊湊性。這里也要注意一個“細”字。
3、協調要好。會務牽頭部門對會務中涉及的問題，要考慮全，事先拿出建議，請分管的領導在會務籌備會上作出明確分工和安排。在具體落實上：一要抓牽頭。各會務組的組長對領導分工的某項具體工作負全責。要明確分工，各司其職，做到任務清楚，責任到人，事有專人，人有專責，防止相互推諉扯皮。三要勤協調。由政治部門承辦的會務工作，還有賴于其它部門的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門提供招待所等食宿場所，后勤部的運輸部門提供車輛保障等。這就要求我們把機關的內部關系搞密切，使之和諧、順暢。
4 、動作要快。一般的會議從會前籌備，到會間組織，再到會后處理，大小會務工作數十項，而會期一般就幾天，可謂任務非常重，時間卻很緊。這就要求會務人員要增強時間觀念，加快工作節奏，提高工作效率。對規定時間內完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會務組人員較少，一人身兼數職，同時抓幾項工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優質高效地完成會務任務。
七、組織培訓
培訓是為了提高所屬人員的能力素質而進行的一種學習活動。組織培訓是政治機關的一個大項工作，搞好培訓對于政治干部練好基本功、開闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質具有重要的作用。根據我的體會，組織政工培訓應做好六項工作：
一是年初有計劃。除根據臨時性任務組織的培訓外，一些大的培訓，如理論學習培訓、“三員”集訓、思想骨干集訓等，年初要納入《政治工作指示》中。年初有計劃便于政工首長和機關了解工作安排，控制工作節奏，把握工作進程。也便于早打算、早準備，如經費預算、人員配備、時間安排等。
二是臨近搞調查。通常在組織培訓前一至兩個月，就要對培訓對象的有關情況進行調研。根據調查了解的情況確定培訓主題。調研的主要內容包括人員的素質狀況、存在的主要問題及原因、解決問題的對策和措施、培訓的方式方法等。對調查出的問題要作認真的分析。哪些是新問題，哪些是老問題，老問題解決了多少，解決到什么程度，沒解決的原因是什么，培訓要解決的突出問題是什么，應采取什么方法，這樣搞的培訓針對性和實效性才會強。
三是屆時拿方案。這項工作與辦會制定會議方案有相似之處，主要是對培訓的名稱、主旨、形式、規模、時間、地點、參訓人員、經費預算、組織領導、培訓內容、授課人員、車輛保障和衛生保障等工作拿出具體細致的方案并報首長或辦公會審定。
四是配檔要科學。培訓配檔是否科學，直接影響著培訓質效。培訓內容通常包括組織授課、討論、參觀、觀看錄像、組織大會交流發言、現場模擬等。組織授課要盡量聘請在某項工作上有特長的專業人才、專家學者或首長進行，內容要貼近工作實際，要有指導性、針對性和可操作性。
