時間：2022-10-23 10:50:31
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為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。
一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。
二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。
2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。
二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。
三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
2016年全縣9個鄉鎮，名單附后。
二、申報創建時間
根據全市村鎮建設檔案室創建計劃目標，我縣9個鄉鎮今年內要全部完成村鎮檔案室創建工作，并于10月份前申報創建驗收時間。
三、申報認定程序
申報工作由屬地城建檔案管理機構組織實施，申報材料報市城建檔案管理處，由市城建檔案管理處推薦省住房城鄉建設廳建設檔案辦公室進行認定，最后由省住房城鄉建設廳發文并授牌。申報“省級特級”村鎮建設檔案室的認定，由省住房城鄉建設廳檔案辦公室負責組織實施；申報“省一級”及以下級別的村鎮建設檔案室由省住房城鄉建設廳委托市城建檔案管理處組織實施。對于成功創成“省特級村鎮檔案室”和“省一級村鎮檔案室”的鄉鎮，市住建局將通過以獎代補形式給予一定資金獎勵。
四、工作要求
（一）制定方案，推進創建工作。縣住建局和新農辦將督促各相關鄉鎮加強組織領導，成立創建領導小組，落實具體工作人員，確保創建村鎮建設檔案室各項工作盡快啟動、迅速推進、如期完成。在計劃安排上，要細化分解工作進度，精心編制工作計劃，合理安排創建時序。各相關鄉鎮要明確一名創建村鎮建設檔案室聯絡員，負責定期上報創建進展情況。
堅持以科學發展觀為指導，認真貫徹落實黨的十及十八屆三中、四中全會和省、州、縣委全會精神，進一步解放思想、振奮精神，把提高全局（館）干部職工的思想道德素質和科學文化素質作為精神文明建設的根本任務，創造一個穩定、團結、奮進的良好工作環境，強素質、嚴管理、抓行風，為檔案事業的發展提供強有力的精神動力、智力支持和思想保證。
二、工作目標
繼續深入開展精神文明創建活動，鞏固好縣級最佳文明單位創建成果，促進機關精神文明工作再上新臺階，確保檔案事業的順利有序推進。
1．對本單位領導干部實行輪流培訓，對本局職工嚴格管理，健全理論學習及考核制度，堅持每周五下午政治、業務知識學習。
2．發現、培養、宣傳和推廣先進典型，適時推選出先進個人和優秀工作者上報相關組織，激發全局干部職工的工作熱情。
3．搞好全局2015年中心工作和重點工作，圓滿完成本年度各項工作目標任務。
4．深入開展檔案法制宣傳活動，進一步提高全社會檔案意識和檔案法制意識。
5．充分發揮局黨支部、工會、婦代會作用，開展好適宜干部職工參與的各類文化體育和娛樂活動。
6．強化社會治安綜合治理，深入、扎實推進平安單位、平安家庭創建活動，倡導見義勇為、扶正罰邪，杜絕治安隱患，完善安全管理體系，確保機關和檔案的安全。
7．嚴格執行計劃生育政策，實現“三無”達標。
8．加強局（館）內外清潔衛生工作，保持環境整潔優美。
9．加強行風建設和黨風廉政建設，進一步提高服務質量，切實解決干部職工在工作、生活中遇到的各種實際困難和問題
10．認真做好未成年人思想道德建設各項工作。
11．加強網絡建設，認真做好網絡輿情應對工作，并按要求做好轉貼、跟貼、網絡評論。
三、保障措施
（一）加強精神文明建設領導。一是局（館）領導班子要繼續
高度重視精神文明建設工作，將其納入重要工作議事日程，定期專題研究和部署相關工作，落實精神文明建設責任制，把精神文
明建設與鞏固災后重建成果結合起來，作為干部職工實績考核和職務晉升的重要內容。二是局（館）精神文明建設領導小組要切實擔負起全局（館）精神文明建設的指導與管理工作，各項工作早安排、早部署、早落實。三是層層簽訂目標責任書，確保工作落到實處，并實行“三個文明”建設統一研究、統一規劃、統一部署、統一考核。
（二）提高全局干部職工綜合素質。將精神文明教育納入全局干部職工重要學習內容。一是開展干部職工遵紀守法教育，組織干部職工學習有關法律法規、黨紀政紀規定和各項規章制度，提高職工遵紀守法自覺性。二是以《公民道德建設實施綱要》為重點，認真開展公民道德教育，進一步提高職工道德修養，自覺規范語言和行為。三是認真組織干部職工深入學習科學發展觀和黨的十及十八屆三中、四中全會以及省、州、縣委全會精神，開展愛崗敬業教育，大力崇尚“顧大局、講原則、盡職責精神，不怕苦、敢拼搏、出大力精神，講真話、辦實事、見實效精神，講付出、不為名、不為利精神，尊民意、敬民眾、解民困精神”這“五種精神”，增強愛崗、敬業意識，提高服務意識和水平。四是深入抓好以未成年人思想道德建設，把未成年人思想道德建設工作作為一項系統的社會工程、惠及千家萬戶的民心工程來抓緊抓好。五是堅持每周五下午政治、業務學習，引導干部職工樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀和奉獻觀，不斷增強干部職工的責任感、榮譽感和凝聚力。
（三）認真開展各項工作。一是進一步加強干部隊伍建設，提高檔案工作人員的業務能力和綜合素質，多渠道選拔優秀人才，為檔案事業的發展提供人才保障。二是加強檔案法制建設和法制宣傳，進一步提高全社會檔案法制意識。三是進一步夯實檔案基礎業務，推動檔案事業的健康快速發展。四是進一步加強黨建目標管理、黨風廉政建設工作，切實鞏固“縣級最佳精神文明單位”和“州級愛國衛生先進單位”成果，積極爭創“省級愛國衛生先進單位”。五是繼續抓好機關維穩、平安創建、綜治以及安全和保密工作，確保機關的和諧、穩定以及檔案的絕對安全。
摘 要:高校基建檔案是高校進行整體規劃和建設管理的重要組成部分。針對當前高?；n案建設工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學化管理的建 議.
關鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學?；?建設工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部 分，也是學校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現實意義.
一、高校基建檔案建設的特點和作用
(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.
1.成套性。完整的基本建設項目檔案形成，需要 每一個環節的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高?；n案具 有成套性的特點.
2.專業性?；窘ㄔO過程涉及到設計、勘探、施 工、安裝、消防等專業技術活動中產生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據，故高?；?檔案具有專業性的特點.
3.實用性。基本建設完成后，建筑物的結構、性質 等方面可以在檔案中體現，建筑物的產權認定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高校基建檔案管理工作具有 實用性的特點.
4.滯后性。由于基本建設項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點.
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學校歷史建設沿革的基建檔案， 在高校發展建設中發揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高校基建技術檔案是一個學校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預算、記 錄等技術資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學 ?；窘ㄔO的完整過程，這些技術資料具有憑證作用.
2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關事物發展規律，起到廣泛參考作用.
完整系統的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發 展的規律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產、地產以及設 備產權形成的全過程，是學校界定產權關系的法律依 據和法定根據，用好基建檔案可以避免和解決產權糾 紛.
二、高?；n案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環 節，勢必影響基本建設檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術設備都發生很大變革。但是高校在硬件 設施和檔案人員素質方面，與檔案現代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統 專業化地按照要求管理等簡單化現象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質量，跟不上高校改革與 發展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設，輕檔案” 的思想。甚至還出現建筑物竣工后，經手人員將建設 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質量.
(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經過立項、設計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業技術 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產生到歸 檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一 環節的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.
為加強和規范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規范大相徑庭，出現所制 定的規范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發展的需要，影響了基建檔案的 完整、準確和系統性.
三、加強高?；n案科學化管理的對策 隨著社會主義市場經濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學化管理，使其在審計、監督、管理、 驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發揮更大的效 用，筆者以為應從以下幾方面加強管理:
(一)加強基建檔案工作領導 國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基 礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發 展規劃，加強對檔案工作的領導和管理?！笨梢姡瑱n案管 理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部 分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工 作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究 和解決檔案工作中的實際問題.
(二)提高檔案人員素質 搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質 訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的 業務水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化前提。[2] 高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術 性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進 行約束和指導。工程建設項目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應提供的檔案資料及資料套數，從 而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使 基建檔案進入正?；芾?
(五)實現檔案工作網絡化管理 隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使 用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服 務。目前高?；窘ㄔO檔案的管理工作，已經進入從 經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建 設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應現代化管理需要.
四、結語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高?；窘ㄔO工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產評估的依據，隨著時間推移，人們會越來越 認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把 好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不 斷地提高業務水平和服務質量，使高校檔案為我們國 家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務， 做出更大貢獻.
國家檔案管理部門明確提出了“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求；《全國檔案事業發展“十二五”計劃》明確規定“加強檔案信息化建設工作”是“十二五”規劃的主要工作任務。檔案信息化和檔案信息化建設事業在全國各地蓬勃發展起來。
1．檔案信息化及其建設的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
2.加強信檔案息化建設的原則
2.1規范性原則
制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2.2安全性原則
隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、防火墻控制等、網絡安全管理策略等。
2.3效益性原則
由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的、利用率較高的檔案進行數字化。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。
3.如何加強檔案信息化建設工作
3.1大力改革檔案信息服務方式
信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間。三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務。四是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；五是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3.2加大專業人才培養力度，努力提高檔案隊伍素質
信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。
3.3五個務必做好檔案信息化建設工作
一是歸檔務必實行“雙軌制”。即紙質文件向電子文件過渡過程中必須做好歸檔“雙軌制”工作。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
二是檔案信息化建設務必具有前瞻性。檔案信息化建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
三是檔案信息化建設務必具有協。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
四是檔案信息化建設務必具有高科技性。在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
五是檔案信息化建設務必實行電子化管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
毋庸置疑，檔案信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現需要廣大檔案人員的積極參與配合，需要全社會的高度關注和共同努力?！?/p>
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（一）專項治理工作任務
1.學風不正，務實作風需扎實的問題。
2.服務意識弱化、崗責觀念不強的問題。
3.勤儉節約意識不牢，財務管理欠嚴格。
4.行政管理不嚴格，公車管理不到位的問題。
（二）專項治理以外的工作任務
5.學習不深不透、學用脫節，集體觀念和大局意識不強的問題。
6.創新動力不足、因循守舊的問題。
二、制度建設任務及目標
1.修訂完善政治與業務學習制度，轉變學風。
2.完善財務管理制度，促進內部管理規范化，建設“節約型”機關。
3、制定公務用車、辦公用房、水電紙張等辦公用材管理制度，制止浪費。
4.整合并完善各類考核制度，創建“效率型”機關。
5.制定各類服務制度流程，創建“服務型”機關。
6.完善工作督辦制度，加大制度檢查和執行力度，提高工作質量和效率。
7.建立健全學習制度機制，創建“學習型”機關。
8.建立健全行政管理制度和檔案執法問責制，強化制度監督，治理“庸懶散奢貪”，創建“廉潔型”機關。
三、工作要求
教育實踐活動單位的制度建設工作，由各牽頭股室結合我局實際進行。時間安排從7月初開始，到9月底結束，總體上做到及時發現問題、及時進行治理、及時完善制度。
經過多年來對科學技術的不斷研究與開發，很多高新技術在功能與作用上取得了優異的成績，并普及到很多領域中，信息技術就是其中一項具有權威、代表性的實踐成果。在信息技術的作用下，實現信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務等方面從意識到實踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設很大程度上可以影響到檔案服務質量的提升，而要想取得真正的進步，則需要更好的完善信息化建設，解決檔案服務工作問題。
1檔案服務工作問題分析
真正的做到檔案管理工作，實際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質量與效率更上一層樓。就當前檔案管理來看，采用信息技術是非常有效的決策。經濟快速發展，檔案信息量逐漸加大，傳統的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時間、精力非常大，并且檔案的準確性、真實性以及安全性也無法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實現文檔一體化管理方式，可以有效的彌補傳統文當收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說檔案信息化建設是信息時代檔案管理發展的一種必行取向。同時，檔案管理工作也具有一定的服務性，是對企業有價值服務的一項工作，而要想充分發揮檔案管理的服務價值，首先要建立檔案管理服務意識，并從提高檔案管理人員綜合素質、道德素質等方面做起，樹立正確的價值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強企業自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質量與效率做好準備，促進檔案管理順利發展。
2檔案信息化對檔案服務工作的影響
2.1檔案管理模式落后
檔案信息化建設對檔案服務工作有一定的影響關系，例如軟硬件配置、隊伍建設以及工作理念、服務意識等。隨著科學技術不斷的發展，計算機技術已經普及到各大小領域中，對社會和諧發展、生產質量提升、經營方式轉變等等層面都有很好的促進作用，檔案管理也一樣受到信息技術的影響，得到更進一步的完善與改進，而目前很多檔案建設過程中，對信息技術并不注重，也沒有真正意識到信息技術可為檔案管理帶來的有利之處。僅就現階段的發展而言，我國的檔案基礎設備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務中應用先進基礎設備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發展的主要因素，也是我國與發達國家的差距所在。
2.2檔案工作人員專業素質以及科技能力低
在經濟社會發展的推動下，檔案信息資源實現了大開發，人們發現檔案信息資源其實具有很強的服務性，這就需要檔案工作人員以正確的服務理念來對待工作，積極地轉變工作觀念，變被動為主動服務，使自身工作能夠更上一層樓。就現階段的發展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現出專業素質不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應不斷提高自身的綜合素質，不斷地學習關于檔案的新知識。
2.3資金支持力度不足
現階段很多的檔案部門還使用的是傳統的檔案管理工作模式，它與信息化的時展不相適應，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設備，但卻沒有現代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發，輔助以現代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務水平，從源頭上提高檔案管理工作的質量。
3檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的實施策略
3.1轉變思想意識
要從思想上認識到先進的計算機技術為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務為主動服務，讓檔案工作的服務性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應展開多種形式的服務工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發揮，擴大信息服務的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數，轉變傳統的單一化服務模式，使服務質量得到有效的提高。
3.2增強服務意識
在社會發展的推動下，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應這樣的發展，檔案工作應在服務內容、方式等方面積極地做一些調整。檔案服務工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務應突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業務范圍。檔案館的業務范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現如今很多城市的檔案館已經做了有關地嘗試，不僅擴大了服務范圍，而且還擁有了獨特的服務項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務工作的信息化已經社會發展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發展，檔案工作人員的素質都是應始終被關注的重點和關鍵。
3.3專業人才培養
在檔案信息化建設的大背景下，檔案服務工作越來越需要復合型人才，除了是一名優秀的導航員外，還應是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養建立擁有專業能力強，并且職業道德優良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的“德才兼備”。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術，使信息化時代下檔案服務工作的質量能夠在此基礎上得到更加穩固的支撐。
3.4建立完善的檔案管理隊伍
從資源共享的角度，我們發現，若想提高檔案服務工作的整體質量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統一管理，并發揮集群優勢，將整個信息系統進行整合，從而建立龐大的聯合信息系統，最終實現資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務工作的最終目標?，F在已經有許多城市運用先進的計算機技術進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結論
通過文章的分析使我們不難發現檔案信息化已經是經濟社會發展的必然趨勢了，所以必須得到應有的重視和關注，由于檔案信息化建設的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設備、人才隊伍上，應將傳統的檔案工作進行徹底地轉變。這也就是說檔案信息化建設工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉變工作作風，以一種服務意識去工作，不斷地提高自身的專業技能，將檔案信息化工作建設得更好，以便為社會經濟的發展做出貢獻。
作者:李娟 單位:雞東縣律師事務所
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01
企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。
一、庫存檔案進行數字化面臨的問題
隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。
檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。
但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷?？傊?，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。
只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。
二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件
（一）精心組織，做好過程管控
為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。
為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。
為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。
（二）強化驗收管理
對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。
（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率
檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。
高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業不斷發展壯大，招生規模連續數年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規模”轉為“抓質量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質量的任務，在管理創新、基礎設施建設、機構改革等方面均要實行大規模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規范化、現代化建設是高校發展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國內高校的教師群體中，大多數認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。
2、 基礎建設經費投入不足，管理手段落后
物質基礎是完善檔案管理必不可少的前提，現代化的管理工作，無論是軟硬件的設備購置，還是檔案信息數字化建設，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎設施一方面致使檔案建設中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責規范、系統的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調動工作時，未能按要求嚴格執行交接程序，導致了檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調取利用數字化的檔案信息，而依舊采用傳統方法工作，耗費了大量的人力、物力。
5、檔案專業人才稀缺、素質不高，工作隊伍穩定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質，沒有受過專業檔案管理的培訓，專業技能低，職業素養不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩定，為高校檔案管理的科學化、規范化增添了難度。
二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發展規劃，完善檔案工作的制度化、規范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發展規劃中，將檔案工作納入領導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結，同時為了避免在具體工作中出現無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規范化、信息化、現代化方向推進。
2、 加大基礎建設經費投入力度，推動管理信息化建設，提高管理手段
提高檔案館的硬件設備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數字化的迅猛發展，檔案儲存的載體也有傳統的紙質轉為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應的圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機等硬件建設和規范化的檔案信息系統軟件設施；借鑒當今先進的計算機技術、網絡技術、多媒體技術，用數字工具完成高校檔案管理信息數字化，真正實現高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。
3、 規范管理工作體系，創新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責規范、系統的考核流程，可以遵循集中統一、歸口管理的原則，由校級領導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設立檔案聯絡員，及時收集應歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規章制度，推進檔案管理工作的制度化和規范化；明確規定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創新的新局面。
4、 開發高校檔案資料對實際工作的指導利用價值
高校管理者做決策時，應該參考借鑒檔案資料，實現高校事業科學有序地發展，如教務管理部門依據“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據；再如，高校擴大招生規模，可依據學生檔案、基建檔案，評估招生規模擴大的程度。
5、提高檔案管理人員素質，推進檔案管理人才隊伍建設
一是通過提高現有檔案工作人員的福利待遇水平，穩定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現有的檔案管理人員開展加強現代信息技術方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業技術人員學習業務技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業生，他們有專業的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業道德素質，忠于祖國、愛崗敬業、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。
總之，隨著我國高等教育事業的不斷發展，高校檔案管理工作已經成為衡量學校教育質量、管理水平的重要尺度，只有不斷創新，加強檔案管理的信息科學化、數字化、網絡化、標準化建設，才能更好的為高校的建設和發展服務。
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從目前檔案工作法制化建設的實際中分析，盡管經過檔案部門的不懈努力，我國檔案工作法制化水平有了很大提高，但仍然存在著一些不盡如人意的問題，亟需在今后的實踐過程中認真地加以改進。
1、檔案工作法制化意識淡薄
隨著政府信息公開制度的實行與經濟社會的發展，公民的社會檔案意識普遍增強，檔案利用水平不斷提高，利用領域也得到不斷拓展，檔案工作出現了前所未有的新局面。但是，受傳統思維定式的影響，檔案工作法制化建設的步伐尚顯滯后，社會的檔案法制意識仍顯淡薄，存在著檔案工作法制化建設尚未得到全社會的普遍重視、有關的檔案工作法規制定與實施缺乏廣泛社會基礎、檔案行政執法阻力較大等實際問題。
2、檔案部門的憂患意識不強
檔案工作法制化建設在整個社會發展進程中缺乏影響力的重要原因之一在于檔案部門憂患意識不強。就社會整體的發展狀況而言，確實難以將檔案工作作為社會發展的“重中之重”去把握，客觀上導致相當一部分人對檔案工作、尤其是檔案法制工作難以產生深層次的認識。如果檔案人員也安于現狀，得過且過，缺少憂患意識，主動工作觀念不強，就必然會導致檔案工作法制化逐漸成為被社會遺忘的角落。
3、 檔案法規體系尚待健全
我國檔案法規體系建設在近年來取得了較大成績，各級檔案行政管理機關出臺了一系列地方性檔案工作規章制度，為解決新時期檔案工作遇到的問題提供了法律依據。但與檔案法制化建設水平發達的國家相比，我國現有檔案法津法規缺乏系統性和可操作性。在確定違法情節、裁定標準等的適用性上彈性較大，難以把握，使實際的檔案執法活動難以得到深入、普遍的開展，檔案行政執法的力度等差強人意。
4、執法人員素質亟需提高
檔案行政執法人員的執法理念、素質等還遠不能適應檔案工作法制化建設的要求。有些檔案執法人員并非是檔案專業人員，缺少對檔案法律法規的深入研究，不熟悉有關的法律條文。尤其是基層檔案行政管理部門的許多同志沒有將更多的精力和時間用于學法、懂法、執法上，而只是忙于一些具體的事務，從對《檔案法》的貫徹執行情況分析，不少單位僅限于對法律條文的一般性學習，而對于運用檔案法律法規去處理問題、解決問題的研究則較少見。
二、 強化檔案工作法制化建設的有效對策
1、加強領導，積極推進檔案工作法制化建設進程
檔案工作在國民經濟發展、文化創新、科技進步等方面具有積極的影響作用。因此，必須從領導層開始重視檔案工作發展，重視檔案工作法制化建設，為檔案工作的深入、全面發展奠定良好的法制環境。各級檔案行政管理部門必須從促進檔案事業發展的高度，采取有效措施整章建制，并通過行使法律手段強化檔案工作法制化建設。依法管理檔案工作是檔案事業所遵循的根本原則，要求一切檔案行政活動都必須具有法律依據，并接受法律的監督。尤其在當今社會，隨著信息時代的到來與科學技術的進步，在檔案工作實踐中出現了許多新情況、新問題，必然會在有限的法律法規與復雜變化的社會生活之間，產生大量的法律空白地帶，導致檔案工作實踐存在著一些與檔案法律法規不相適應的現象或問題，都需要我們在今后的實踐中認真地加以解決，以切實保障檔案工作始終沿著法制化的軌道健康運行。
2、強化宣傳，形成良好的檔案工作法制化建設氛圍
社會法律意識是一個國家法律上層建筑的組成部分，在公民、法人與其他社會組織遵守和執行法律規范的過程中起著重要的作用。檔案部門有義務向公民、法人和其他社會組織宣傳檔案法律法規，使公民、法人與其他社會組織知曉檔案法律法規的內容，進而形成主動守法的長效機制，使檔案法律法規深入人心，自覺地運用檔案法律法規維護自身的合法權益。要努力使社會公眾了解檔案工作法制化建設工作的進程，為依法管理檔案事業奠定良好的群眾基礎。切實采取多種形式宣傳檔案工作法制化建設成就，如舉辦檔案陳列展覽、檔案法制知識競賽、檔案法制宣傳咨詢活動等，面向社會廣泛開展群眾性教育，從提高社會檔案法制意識入手，強化檔案工作法制化建設。
3、履行職責，保障檔案法律法規得到嚴格遵守
履行檔案行政監督職能是檔案工作法制化的重要環節，也是各級檔案行政管理部門及人員執行檔案法律法規、遵守檔案法律法規、維護檔案法律法規的基本職責。檔案行政管理部門既要依法履行法律賦予的權力，又必須自覺地接受社會各方面的監督。只有這樣，才能保證檔案行政權力的行使不逾越法律。就檔案行政立法來說，沒有法制監督，就難以保證檔案行政管理法規與國家法律的一致性；就檔案行政執法來說，沒有法制監督，就難以保證嚴格依法辦事，檔案法律法規就可能在執行中發生偏離，甚至發生背離檔案法律法規的問題；就檔案行政司法來說，沒有法制監督，就難以保證檔案行政違法案件得到合法公正的處理；就檔案行政管理人員來說，沒有法律監督，就難于發現和糾正違法行為，難以保證檔案法律法規始終得到嚴格遵守。
4、建章立制，打造一支合格的檔案行政執法隊伍
在貫徹實施檔案法律法規的同時，各級檔案行政管理部門應根據各地的實際，積極制定適合本地實際的檔案工作規章或規范性文件，通過建章立制，有效地保證檔案行政依據的規范統一。要建設一支高素質的檔案行政執法隊伍，首先使他們掌握檔案法律專業知識，在此基礎上，學習相關的法律知識，做到公正嚴明地執法，牢固樹立法律意識和法制觀念，增強行政執法的自覺性。同時，提高檔案工作人員的責任意識與憂患意識，進而為強化檔案工作法制化建設創造良好的人力保障。
隨著我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場體制的需要。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程、提供網絡環境下的檔案創新服務已經成為今后工作發展的必然趨勢。
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