時間：2023-01-31 16:18:04
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（一）國家、省、市扶貧開發系列領導及隨行人員。
（二）兄弟縣市（區）扶貧開發負責人和隨行人員。
（三）鄉鎮扶貧開發辦公室主任及工作人員。
（四）領導批示安排接待的客人。
二、接待原則
（一）定點接待原則。主要接待安排在清江花園酒店。接待用車主要由綜合股安排。
（二）熱情節儉原則。既要熱情周到，為賓客提供優質服務，又要嚴格執行接待標準，勤儉節約，杜絕浪費。
（三）嚴格審批原則。各項接待任務必須報辦公室分管領導審批。未經批準，不得擅自安排接待。
三、接待程序
（一）領導批示
接到領導指示或賓客來預告函電后，由綜合股送分管領導簽署擬辦意見，報主要領導批示。按照批示意見由相關股室負責賓客接待的統籌、銜接、安排等相關具體工作。
（二）制定方案
一、目的
為保證公司的各項接待工作能夠保質保量的有序進行，體現公司企業文化的水平，特對公司的有關接待工作做以下規定：
二、流程
1)任務確認：在接到相關接待任務的通知后，應仔細了解接待的規模、規格、 時間、具體要求等細節問題，并對一些基本要素進行確認。
2)方案制定：在最短時間內根據接待的具體內容做出相應的接待方案，報學院 領導審閱，并根據領導的意見做相應修改，對于一些可能存在變數的地方需 要做部分預案以備用。
3)提前準備：接待方案經院領導批復同意后，應在規定時間內做好各項準備工 作，如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場 安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。
4)接待執行：嚴格按照方案內容執行，遇有臨時性改變或發生意外情況時，應 及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、 親切、服務細致、周到、盡善盡美。
5) 小結：每次接待任務完成后，應根據實際情況做出小結，總結經驗，彌補不 足，為今后更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。
三、質量控制
領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監控， 及時指出不足的地方，保證接待任務的順利完成。
四、其它
所有參加接待工作的人員應根據各自的分工做好相應的各項準備工作， 包括車輛保修養、 原有安排等等， 未經領導同意，不得擅自改變各自所承擔的任務。
前期準備
一、接機
1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間;
2、對陌生來賓制作接機、接站牌;
3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機;
4、提前 10-20 分鐘到達機場或火車站。
二、入住賓館
1、確定來賓到達時間、人員情況后，第一時間預訂賓館房間。原則上副廳 級以上和學院重要貴賓預訂套間，其余均預定標間;
2、重要來賓入住前一個小時，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮 花;
3、每天早餐安排院領導陪同;
4、離酒店當日，辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續。
三、就餐
1、確定就餐時間、人員、規格后，第一時間預訂餐廳包廂;
2、就餐前四個小時，通知到來賓、陪同領導和工作人員;
3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡，就餐前一個小時點菜，堅持 節約原則。內地來賓不上海鮮，安排地產魚。
4、就餐前半個小時，煙、酒水到位。
5、落實車輛，就餐前十分鐘，除主賓外，所有人員到位(重要就餐安排照 相人員) ;
6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳，并通知司機送客;
7、辦公室負責接待人員打包。
四、旅游
1、提前兩天制定方案，報領導審核批準;并送來賓、陪同領導，發接 待工作人員和司機;
2、長途旅游，提前兩個小時準備好所需費用，車上飲用水、酒水、水果、 雨傘、相機等;
3、提前 2-4 個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。
五、送機，送站
1、離阿一天前為來賓購買好機票，并交來賓審驗;
2、提前兩個小時購買好禮品;
3、送機、送站兩個小時前，通知送機、送站領導和工作人員、司機;
4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站;
5、工作人員辦理相關打包、托運手續，并收回來賓電子客票(若機票由學 院承擔) 。
六、收尾工作
一、加強學習，堅定信念，強化崗位責任感
在日常工作中始終以“高標準”要求自己，在工作中不斷加強自身的黨性修養，堅持四項基本原則，積極參加政治理論，認真學習貫徹“三個代表”重要思想，轉變觀念，開拓創新，與時俱進；在干好工作的同時，利用業余時間，參加自學考試，獲得四川師范大學漢語言文學的本科文憑。20*年5月，考察川南接待工作后，所寫的考察報告《提高接待水平，助推經濟發展》，獲得了市、縣領導的好評，并發表在市委機關刊務《決策與務實》上。通過學習，強化了崗位責任感，圓滿完成了各項工作任務。
二、講奉獻，周密安排，合理部署，努力做好接待工作
接待工作是一項艱巨而又光榮的工作，非凡而又平凡的崗位。三年以來，自己以一顆平常的心，默默無聞，任勞任怨的工作。一接到任務，領導安排完畢，第一時間組織工作人員，根據客人的身份、喜好，作好具體周密的接待方案。在方案中體現“全、密、實、早”四個字，即：接待工作要全方位考慮問題，賓館的吃住、房間的擺設，活動的安排，現場的預備，道路的暢通，材料的落實，會場的布置，媒體的宣傳等一系列問題；突出一個“密”字，接待工作牽涉領導的安全，所以要注重保密工作的落實，做到不該問的不問，不該說的不說；重點突出一個“實”字，工作一旦確定，必須落實到位，落實到人；體現一個“早”字，做到早介入、早預備、早安排、早到位。在工作中做到“五心、四勤、三滿足”，使客人有賓至如歸的感覺。
三、嚴格執行財物治理制度，厲行節約減輕接待負擔
在財務治理方面，作為接待辦的會計，嚴格財務治理制度對公務接待和會議費實行統一治理。對各項費用報銷和重大經費支出，堅持票據要素齊全，層層把關審批的原則。同時，嚴格按照接待預算方案執行，專款專用，做到了精打細算，堅持“從簡、從細、從嚴”六字方針搞好接待工作，既節約了開支，又讓來賓們滿足，真正體現了接待是生產力，接待工作無小事，為宣傳蓬安起到了積極作用，取得了良好的效果。
三、報告制度。報告事項：上級的重要文件、會議、決定等重大事項，市創先爭優活動辦的重要建議、進展情況、活動方案、上報材料、工作總結、重大表彰等，基層推薦的先進典型和成功經驗做法等。報告程序：按照市活動辦分工，由各組擬定工作報告或建議，經組長把關后，先后報辦公室、領導小組閱知。報告用途：讓領導小組及其辦公室領導了解情況，為領導決策提供科學依據。
四、例會制度。時間安排：一般情況下，每月安排一次例會，遇有特殊情況和重大事情時，可隨時召開例會。會議內容：簡要總結前一階段工作，安排下步工作，并討論有關事項。會議議程：市創先爭優活動領導小組辦公室領導主持并講話，與會人員就工作中遇到的問題進行研討。
三、報告制度。報告事項：上級的重要文件、會議、決定等重大事項，市創先爭優活動辦的重要建議、進展情況、活動方案、上報材料、工作總結、重大表彰等，基層推薦的先進典型和成功經驗做法等。報告程序：按照市活動辦分工，由各組擬定工作報告或建議，經組長把關后，先后報辦公室、領導小組閱知。報告用途：讓領導小組及其辦公室領導了解情況，為領導決策提供科學依據。
四、例會制度。時間安排：一般情況下，每月安排一次例會，遇有特殊情況和重大事情時，可隨時召開例會。會議內容：簡要總結前一階段工作，安排下步工作，并討論有關事項。會議議程：市創先爭優活動領導小組辦公室領導主持并講話，與會人員就工作中遇到的問題進行研討。
接待是一種招待和交際活動，是人類社會關系和社會交往實踐的產物。對于企業而言，經營工作是龍頭，而接待工作則是經營工作的重要組成部分，接待工作做得好，能對企業的經營工作起到和助推的作用。同時，其對展示企業形象，優化發展環境，推動企業發展質量的提升具有重要意義。做好接待工作是企業適應對外開放和市場經濟發展的現實需要。
一、接待工作的意義和作用
（一）服務保障
接待工作是為企業經營活動提供物質條件和服務保障的工作，是為公司客戶服務的工作。這就要求公司各職能部門與接待主體部門通力合作，共同籌劃和運用公司的人力、物力、財力，以保證接待活動的正常運行，通過為客人（領導）來公司的訪問、參觀、考察、技術交流等各項活動提供必要的工作和生活條件。因此，服務保障是公務接待工作的基本屬性。
（二）展示形象
接待工作是企業的窗口和“門面”，實現多領域、多層次、多方位的對外合作交流的橋梁和紐帶。接待人員是企業的“形象大使”。接待工作和接待價值具有塑造、維持和創新企業形象的作用。熱情、周到、優質、高效的接待服務，對于創樹企業品牌，提升企業在外界的知名度和美譽度具有重要意義。
（三）擴大對外交往
接待也是一種投資，有著明顯情感效應和延伸效應。通過熱情、周到、細致的服務和良好的印象，能夠廣交海內外朋友，進一步擴大企業對外交流。在接待過程中，通過與各級、各類客戶的接待服務接觸，形成適宜企業發展的良好市場環境和牢固的客戶關系，使接待工作真正成為生產力。
二、重視提升接待人員素質
企業能不能給來訪客戶留下良好的印象，除了硬件設施之外，接待人員的素質也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使來訪客人有“賓至如歸”的感覺。同時，接待人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的知識，以便更好地做好接待工作。
（一）提高綜合素質。接待人員是接待工作的主體，也是企業對外形象塑造的“排頭先鋒”。因此，對接待人員的素質和工作完成效果要求愈來愈高。要求接待人員既要有扎實的業務理論功底和一定的管理能力，又要有比較深厚的知識積累；既要有良好的全面協調能力，又要有嫻熟的接待組織能力；既要有一定的統攬全局的掌控能力，又要有細致入微的服務意識。
（二）提升服務能力。接待工作的好與壞，直接影響到企業的對外形象。這就要求接待人員在每一次的接待過程中，充分做好客人到達前的準備工作，客人到達后的服務工作，客人離去時的收尾工作。要講求工作效率、雷厲風行、嚴格接待規程；堅持以人為本、熱情周到，準確合理、規范有序、務實高效地開展接待工作。
（三）發揚四種精神。一是發揚顧全大局、密切協作的精神；二是要發揚任勞任怨、無私奉獻的精神，正確理解苦與樂、正確對待得與失；三是要發揚克已奉公、廉潔自律的精神，嚴格執行各項規章制度，不吃拿卡要，不占小便宜，時刻以事業為重；四是要發揚真誠周到服務，禮貌敬語待客的精神，使我們的接待工作真正樹立起對待客戶良好的工作態度。
三、如何規范接待流程
接待流程根據目前企業開展接待活動的特點和實際，具體可分為客人抵達前的準備工作，客人抵達后的接待服務工作和客人離去后的總結工作三個階段。
（一）客人抵達前的準備工作
準備工作充分，才能為整個接待工作的順利進行，奠定良好的基礎。迎客準備工作主要包括接受任務、制定方案和組織配置資源等環節。
1.接受任務。接待部門受領任務，要掌握本次接待任務的基本情況和要求，做到“四個了解”，即了解客人的基本情況；了解客人來訪的主要目的、抵離時間以及客人抵達時所乘交通工具；了解客人的活動日程安排；了解公司的接待流程和規格。2.制定方案。接待方案是接待工作的主要文字依據，是參與接待部門和有關人員的行動準則和辦事指南，在接待工作全過程中起規劃、指導、溝通和協調的作用。
2.組織和配置資源。接待過程，事實上是組織、配置和整合各種接待服務資源，包括接待設施、設備、人員、物資等，從而圓滿完成接待任務的過程。接待任務的完成，并不是由一個單位的接待部門獨立完成的，而是需要包括接待部門、主責部門、配合部門等的通力協作，共同完成。
3.檢查落實。按照接待方案的要求，對各項迎客準備工作，特別是接待場地、設施、車輛等，逐項檢查落實，是迎客準備階段的最后一個環節。發現問題，應及時改進。
（二）客人抵站后的接待服務工作
客人抵站后的接待服務工作，是整個接待過程的中心環節，是面對面的接待服務過程。在這個過程中，要按照接待方案的要求組織實施，認真負責，一絲不茍，完成每一個接待服務事項，同時要根據變化了的情況，適時修正方案。這就要求接待人員特別是負責人掌握全局，善于協調和溝通；求真務實，善于隨機應變；及時向上級領導請示匯報，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任務。
1.迎接準備。接待人員應當準確了解來賓所乘交通工具的航班號、車次以及抵達時間。接站前，應保持與機場（車站）的聯系，隨時掌握來賓所乘航班（車次）以及天氣的變化情況。如有晚點，應及時作出相應安排；接站時，迎候人員應留足途中時間，提前到達機場（車站），以免因遲到而失禮。
如果來賓人數較多，為了在接站時避免混亂，應事先排定乘車號，在來賓抵達后，將乘車表發至每一位來賓手中；根據來賓和迎送人員的人數，以及行李數量安排車輛，乘車座位安排應適當寬松。應提前制作住房表，并隨同房卡一起發到客人手中，住房表可以使來賓清楚自己所住的房間，也便于來賓入住客房后賓主之間相互聯系，住宿房卡可以在客人下榻賓館前臺發放，主賓入住客房，應有專人陪同引導。
2.迎送規格。一般應遵循對等或對應原則，即主要的迎送人員應與來賓的身份相當。若由于種種原因，主方主要人員不能參加迎送活動，使雙方身份不能完全對等或對應，可以靈活變通，按業務對口原則，由職務相宜人員迎送，但應及時向對方作出解釋，以免誤解。
3.迎送原則。迎客走在前，送客走在后。電梯禮節：先上后下，進后靠里，接待員亦是電梯應接員。位置禮節：兩人行，右為大；三人行，中為大，右為次，左為最次；引領時走在客人左前方兩三步遠的地方。
4.坐車安排。客人抵達后，從機場（車站）到住地，一般由主人及接待人員陪車，應請客人坐在主人的右側。如是兩排座，接待人員坐在司機旁邊。上車時，最好客人從右側門上車，主人從左側門上車，避免從客人座前穿過。遇客人先上車，則客人隨便坐在哪個座位上，這個座位就是上座，接待人員不要去糾正。轎車上的座次有主次尊卑講究，在中國的傳統禮儀中，車上最尊貴的位置是后排與司機的座位成對角線的座位，即后排右座，其余座位的主次尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座，簡言之，即右為上，左為下；后為上，前為下。抵達目的地時，接待人員要先下車，從車尾繞過去為客人打開車門，以手擋住車篷上沿，協助其下車。
5.宴請安排。要預先通知客人和陪餐領導宴會的時間、地點；掌握宴請的人數、職務、時間、地點，并提前通知酒店；擺放宴會桌簽，并認真核對確認；接待人員提前1小時到達，督促檢查有關服務；嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等，特殊情況按主陪領導意圖辦理，準確把握上菜節奏，不宜過快或過慢；接待人員主動引導客人入席、離席。
宴請時應注意的禮儀。排好餐飲菜單，要體現民族特色、地方風味、節令時尚、飯店拿手和客人喜愛的菜肴，少上昂貴菜肴，不上禁忌菜。關于飲食禁忌，提前掌握客人信息，目的是回避客人禁忌，做到讓客人滿意。定好就餐形式，宴請總是通過一定的宴請形式來完成的。一般在酒店宴請，要提前根據客戶身份、來訪目的請公司領導確定宴請規格。排定就餐座次，正式宴會桌次的排列：來賓的位置以離主人座位的遠近而定。一般按各人本身職務排列，圓桌正中為主人位，1號來賓坐在主人右手的一側，2號來賓坐主人左手的一側，3、4、5、6、7、8、9號等來賓依次分別坐在兩側。
6.會議安排。提前掌握會議基本情況，包括參會人員的姓名、職務、人數、會議主要內容及性質；提前準備開會用水電、水果、投影、電腦、話筒、材料等；接待人員通知公司有關部門和領導做好參會準備，并視客戶情況，通知相關領導做迎接和引導工作；確定會議時間，安排好會議場地、座位，排定會議座次、打印桌簽等。
（三）客人離去后的有關工作
客人離去后的有關工作，主要指接待工作結束后的掃尾工作和經驗總結的工作。
1.送行。送行是整個接待過程最后的環節，要認真對待，給客人留下難忘的美好印象。要核實客人離去所乘航班或車次抵達時間、地點有無變化，以及飛機、火車?？康那闆r；要根據接待方案和公司領導安排，確定送行方式和送行人員；安排車輛送遞機場或車站，特殊情況要考慮貴賓通道的開設；送行人員要目送客人所乘飛機、火車啟動后再返回。
2.總結經驗。每次接待任務完成后，要及時、認真進行總結。肯定成績，找出差距，對有突出貢獻的單位和個人進行表彰。通過進行總結經驗教訓，深化對接待工作規律的認識，促進接待工作水平不斷提高。
四、接待過程中應注意的問題
接待過程要細心。接待工作比較繁雜，每一個環節都直接或間接地影響到公司的整體形象，接待人員一定要細心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。偶然的情況，往往會使我們措手不及。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領導有變化，本來了解到一位領導出差未回，桌簽就沒有放，結果在臨開會的幾分鐘這位領導突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養成細心再細心的工作習慣。
總之，企業在發展過程中就要注重全方位的發展和提升，接待工作作為企業經營不可或缺的重要部分，是展示企業形象的前沿窗口，是實現企業多領域、多層次、多方位對外合作交流的橋梁和紐帶，同時也是提升員工素質，推動企業健康發展的有力抓手，做好接待工作，任重道遠、意義重大。
參考文獻：
[1]胡亞學 秘書理論與實務 東北財經大學出版社 2007
目前餐飲行業環境相當嚴峻,如何搞好經營,餐飲部在酒店的正確領導下,全面落實酒店經營承包方案,以經濟建設為中心,強化管理,上下一致,使餐飲部在餐飲業不景氣,且承包任務重的情況下,穩步前進,取得了較好的經濟效益和社會效益,現將主要工作總結如下:
一、各項經濟指標完成情況:
全年實現營業收入_____元,比去年的_____元,增長_____元,增長率__%,營業成本_____元,比去年同期的_____元,增加_____元,增加率__%,綜合毛利率__%,比去年的__%,上升(或下降)__%,營業費用為_____元,比去年同期的_____元,增加(或下降)_____元,增加(或下降)率__%,全年實際完成任務_____元,超額完成_____元,(定額上交年任務為38xxxx元)。
二、今年完成的主要工作:
(一)落實酒店經營承包方案,完善激勵分配制度,調動員工的積極性。
今年,餐飲部定額上交酒店的任務為38xxxx元,比去年的32xxxx元,上升6xxxx元,上升率為1xxxx。為了較好地完成任務,餐飲部領導制定了內部經營方案和效益工資分配方案,按照部門、崗位、技術、技能、勞動強度等方面的不同,把經濟指標分解到各個分部門,核定了各分部門的營業額、出品額、費用額、毛利率,逐月核算,超額提成,節能加獎,充分體現了任務與效益工資掛鉤的原則,使他們發揮各自的優勢,能想方設法,搞好經營,調動了員工的積極主動性。今年人均月收入____元,比去年同期的____元,增加了___元,增長率為__%。
(二)抓好規范管理。強化協調關系,提高綜合接待能力。
1.健全管理機構,由餐飲部領導、分部門經理組成的質量管理小組,全年充分發揮了作用,小組既分工,又協作,由上而下,層層落實管理制度,一級對一級負責,實行對管理效益有獎有罰,提高了領導的整體素質,使管理工作較順利進行。
2.完善餐飲部的會議制度。會議包括年終總結會、季度總結會、每月經營分析會、每周例會、每日檢討會、班前班后會、財務監督稽查會、衛生安全檢查匯報會等,由于制度的完善,會議質量提高了,上級指令得到及時落實執行。
二、今年完成的主要工作:
（一）落實酒店經營承包方案,完善激勵分配制度,調動員工的積極性。
今年,飲食部定額上交酒店的任務為**萬元,比去年的**萬元,上升**萬元,上升率為**。為了較好地完成任務,飲食部領導制定了內部經營方案和效益工資分配方案,按照部門、崗位、技術、技能、勞動強度等方面的不同,把經濟指標分解到各個分部門,核定了各分部門的營業額、出品額、費用額、毛利率,逐月核算,超額提成,節能加獎,充分體現了任務與效益工資掛鉤的原則,使他們發揮各自的優勢,能想方設法,搞好經營,調動了員工的積極主動性。今年人均月收入**元,比去年同期的**元,增加了**元,增長率為**％。
（二）抓好規范管理。強化協調關系,提高綜合接待能力。
1．健全管理機構,由飲食部領導、分部門經理組成的質量管理小組,全年充分發揮了作用,小組既分工,又協作,由上而下,層層落實管理制度,一級對一級負責,實行對管理效益有獎有罰,提高了領導的整體素質,使管理工作較順利進行。
2．完善飲食部的會議制度。會議包括年終總結會、季度總結會、每月經營分析會、每周例會、每日檢討會、班前班后會、財務監督稽查會、衛生安全檢查匯報會等,由于制度的完善,會議質量提高了,上級指令得到及時落實執行。
3．建立出品估清供應監督制度。為了最大限度降底估清品種,協調各分部門做好出品供應工作,每天早、午、晚市檢查出品供應估清情況,對當市估清的品種設專薄記錄,同時到有關分部門核實查證,并要求管理人員簽名,以分清責任。制度建立后,原耒每市估清
一、成立領導小組
為加強對第2屆南博會暨第22屆昆交會衛生保障工作的領導，確保圓滿完成第2屆南博會暨第22屆昆交會衛生保障工作任務，市衛生局成立了以局長為組長、分管領導為副組長、相關處室負責人和有關單位負責人為成員的領導小組，同時領導小組下設辦公室、醫療保障組、疾病預防控制與突發公共衛生事件應急處置組和衛生監督組。
二、制定工作方案
根據省衛生廳和市委、市政府的要求，組織制定了**市《第2屆南博會暨第22屆昆交會衛生保障方案》，同時市衛生局衛生執法監督局也根據要求制定了第2屆南博會暨第22屆昆交會公共場所和生活飲用水衛生保障工作方案》。在方案中對衛生保障工作進行了分解，并進一步明確了有關單位的工作職責。
三、扎實開展衛生保障工作
（一）公共場所和生活飲用水衛生保障工作
第2屆南博會暨第22屆昆交會召開前和召開期間，全市衛生監督機構按照市衛生局的要求和部署共出動車輛64臺次、監督人員180人次對除省衛生廳發證外的接待單位和場館開展公共場所和生活飲用水衛生保障工作：一是從5月下旬開始到會議召開前，全市衛生監督機構對接待單位和場館進行了2次預防性衛生監督檢查，并對接待單位的公共場所微小氣候、空氣質量及二次供水的色度、渾濁度、PH值、余氯等指標進行了現場快速檢測，對檢查存在問題提出整改意見，開具整改意見書，并檢查落實了接待單位消毒、滅蠅、滅蚊、滅鼠、殺蟲等工作；二是會議召開期間，市衛生執法監督局李紅飚副局長親自帶領相關處室負責人對重點保障接待的賓館、酒店及場館進行巡查，并督導檢查了衛生監督員每天監督檢查工作。
（二）重大疾病防控和衛生應急保障工作
第2屆南博會暨第22屆昆交會召開前和召開期間，市（區）兩級疾控部門共出動15車次，54人次對第2屆南博會暨第22屆昆交會涉及接待的21家酒店賓館和會務場所等公共場所進行巡診，并對全市縣區醫療機構、疾控中心進行疫情報告管理檢查：一是對接待單位分別落實了義務報病員；二是對定點接待單位義務報病員進行了傳染病防治法的有關知識培訓，明確報告方式、內容及時限；三是對接待單進行了指導消毒，并培訓了相關工作人員。
隨著社會聯系的加強和檔案館職能的拓展，檔案館接待各種參觀者的情況日益增多，這使檔案館面臨機遇和挑戰。檔案館如何在不影響本職工作，不增加人員負擔的基礎上搞好參觀接待工作，發揮文化窗口和愛國主義教育基地的作用，樹立良好社會形象，是一個值得思考的問題。
一、檔案館參觀接待的類型及特點
1、 同行業兄弟單位交流溝通。相同或是相關系統的兄弟單位來訪參觀，是檔案館參觀者的主要類型。此類參觀者由于行業相同或相近或相關，業務聯系和往來較為密切，參觀的時候往往抱有溝通交流、學習經驗的目的。有的參觀者帶著問題而來，急于解決自身面臨的難題，關心的、提出的問題往往有的放矢，直指問題核心和關鍵。
2、相關專業學生參觀實習。學習檔案、文秘、文學、行政等相關專業的高等院校或職業學校的學生，在學?；驅I教師的組織下到檔案館進行參觀學習，這是檔案館接待來訪的又一大類型。學生在教師的引導下帶著驗證專業知識，理論轉化為實踐的目的進行觀摩訪問，帶著好奇的眼光打量檔案館，對檔案館的布局結構、整理工具、庫房設施等最有興趣。接待學生參觀者是檔案館樹立社會形象、揭開過去神秘面紗的一個大好機會。
3、領導考察參觀指導工作。上級領導、同系統或相關系統單位領導、本單位領導等由于工作的目的，或為了調研檔案工作，掌握檔案工作實踐情況，或是其他原因到檔案館進行考察，指導工作。各級領導到檔案館出于不同的目的，希望了解的目標也不盡相同，有想了解檔案館的硬件設施，有的對檔案館機構設置，人員編制感興趣，有的希望了解檔案館歷史，有的希望掌握檔案館特色、下一階段發展重點，應根據不同的參觀需求，有側重地進行介紹，解答領導疑問，滿足領導的考察需求。
4、受邀到訪參觀專題展覽。這種類型的參觀者是指檔案館為滿足社會對檔案信息的特定需求定期或不定期，在本館或臨時確定的場所進行檔案專題展覽，受到檔案館邀請參觀展覽的特定群體。這種類型的參觀者情況復雜，比如愛國主義教育專題檔案展覽受眾廣泛，各行各業人員都可能成為參觀者；而比如航天建設展、某學校校史展等則受眾針對性更強，需要對專業、專題進行分析以了解參觀者需要，有針對性地進行參觀接待。
5、其他社會各界人士來訪。此類參觀者是出于各種原因訪問參觀檔案館的人士，其中有特地參觀檔案館的人員，有訪問地區、單位時順便一觀的人員，有的是關心社會文化發展的有識之士，有的是尋求休閑娛樂的無心游客，有的會提出真知灼見，有的會提出善意的批評。此類參觀者對檔案館的宏觀環境、規劃布置、總體設計、歷史淵源、建設典故等較為關注。
不管是哪種情況，檔案館都應該重視接待工作，將檔案館的友好、開放的胸懷展示給公眾，改變和重塑檔案館的社會形象。
二、參觀接待的實施步驟
1、參觀前的準備階段
參觀者來訪之前，大多都會提前與檔案館進行聯系。檔案館要做好參觀前的準備工作，掌握主動權，積極應對參觀接待工作。首先要與參觀者約好時間，了解參觀的規模，搞清楚參觀者的類型和特點。不同的參觀者目的不同，想要了解的重點不同，對檔案館的期待不同，檔案館應該主動了解參觀者的意圖，方便下一步的工作。其次根據參觀者的不同特點，制定相應的接待方案，使接待方案具有針對性。
比如兄弟單位參觀者，檔案館接待此類參觀者應強調最新措施，最新技術，最新工作思路或是工作中的得失、經驗，介紹可以借鑒的做法等等，同時應該利用交流的機會，虛心向兄弟單位的參觀者學習，達到促進工作、促進感情的目的。再如學生參觀者，檔案館接待此類參觀者可以突出具體的檔案整理流程，向學生們演示檔案如何從文件一步一步轉化為檔案案卷的過程，使學生們對檔案館的工作有一個清晰而直觀的了解。引起學生對檔案的興趣，為檔案館吸引潛在的人才打下良好基礎。另外，針對其他社會來訪參觀者，可對檔案館與當地的歷史淵源、建設歷程、變遷沿革等情況作為重點進行介紹；參觀庫房檔案時，應對記載地區、單位歷史變遷有重大意義的實物類、聲像類檔案進行著重介紹。
2、參觀中的接待階段
在參觀過程中，檔案館應該根據接待方案的重點、難點，實施相應的接待工作。在這個過程中，檔案館應該講究態度、方法，針對不同的參觀者類型，按照接待方案的安排，有計劃、有步驟地開展接待工作。注重對不同參觀者進行有區別的介紹，合理安排參觀的主次、先后、詳略。在接待的過程中，接待人員的儀表應該大方得體，態度應該親切自然，講解應該認真細致，提高接待質量，樹立檔案館良好社會形象，實現愛國主義教育基地的功能。
3、參觀后的意見反饋
參觀接待工作完成后還需要收集參觀者的意見和建議，這對衡量當前工作、制定下一階段工作重點、改進方向、發展趨勢都將起到重要的作用，也使參觀接待活動促進雙方友誼，促成友好互惠的雙贏局面。意見反饋主要從幾個方面進行采集，一是對參觀服務工作的評價，主要包括對服務人員態度、內容、水平的評價；二是對檔案館的評價，主要包括檔案館的總體印象、對檔案館需要改進的地方、檔案館發展的趨勢和方向等問題的意見和建議等；三是其他反饋的材料，主要包括一些領導的題詞、參觀者簽字留念冊、參觀后形成的通訊錄、需要反映的其他事項等。
三、參觀接待需要注意的問題
1、思想重視，態度認真，搞好接待工作。檔案館工作人員應該認識到參觀接待工作的重要性和必要性，在思想上重視這一工作，認識到這一工作對自身形象的塑造和提高社會地位的重要性。這樣才能在態度上認真，在接待工作進行的過程中耐心細致，做好解釋答疑工作，積極與來訪人士進行友好交流，促進雙方了解，加強雙方友誼，給參觀的人士留下良好的印象，產生良好的社會效益。
2、爭取領導重視和支持，優化檔案館資源。檔案館接待各界人士不是一個部門的事情，而是整個單位的事情，需要單位領導的重視和支持。有時還需單位領導出面參與接待，給與參觀者相應的接待規格。檔案館要向單位領導積極宣傳，提高單位領導的檔案意識，讓領導認識到檔案館的窗口宣傳作用，讓領導認識到檔案館能夠為單位增光添彩，從而提高檔案館在單位的地位，優化檔案館的對外交流的環境，提高檔案工作水平。
3、注意宣傳，吸引眼球，樹立良好社會形象。檔案館的接待工作需要主動擴大影響，引起本單位乃至社會廣泛關注，利用接待參觀這一對外交流的契機，宣傳檔案、宣傳檔案工作、提高本單位檔案意識。檔案館要改變默默無聞的傳統作風，嘗試高調做事，亮出自我，在接待好參觀者的同時，不忘進行自我宣傳。目的是為了重塑檔案館社會形象，改變過去冷漠、高高在上或埋沒于故紙堆的的傳統形象，樹立熱情、周到、開放、與時俱進的新時期形象。可利用媒體和網絡，用簡訊、快報、動態信息等形式廣而告之。
4、合理安排，周詳規劃，加強接待人員素質。檔案館進行參觀接待工作需要認真細致的事前準備、過程中的周到服務和事后的總結反饋，是一系列前后貫通、聯系始終的工作，需要接待人員高度的責任心和較高的公關水平。目前檔案館的實際狀況，接待人員極少可能是專門的公關人員，一般都是本館工作人員，接待的方式方法和服務態度上難免有所欠缺。解決的方法，一方面是在參觀前的籌劃方面下功夫，做到盡可能的合理和周詳，考慮各方面因素，結合對參觀者的了解制定接待方案，并在實施接待的過程中多一份耐心；另一方面檔案館要加強、提高工作人員綜合素質，特別是加強服務意識的樹立以適應各式各樣的參觀者。必要時應給與工作人員培訓的機會，學習禮儀、形體、公共關系、溝通、演講等方面的知識。
綜上所述，檔案館應該重視參觀接待工作，了解到訪參觀者類型極其特點，制定適合各種不同類型參觀者的接待的方案和實施細則，利用參觀者到訪的機會宣傳檔案、檔案工作及檔案館特色，展示熱情開放的檔案館風貌，樹立良好的社會形象，為檔案館在新時期的工作開創新局面。
參考文獻
1.王光越,行健存雄 歲華可讀——新加坡總統納丹參觀中國第一歷史檔案館側記[J],中國檔案,2010（9）：p14-15
一、成立領導小組
為加強對第十六屆中國科協年會衛生保障工作的領導，確保圓滿完成“年會”衛生保障工作任務，市衛生局成立了以分管領導為組長、相關處室負責人和有關單位負責人為成員的領導小組，同時領導小組下設辦公室、醫療保障組、疾病預防控制與突發公共衛生事件應急處置組和衛生監督組。
二、制定工作方案
根據省衛生廳和市委、市政府的要求，組織制定了昆明市《第十六屆中國科協年會衛生保障工作方案》。在方案中對衛生保障工作進行了分解，并進一步明確了有關單位的工作職責。
三、有序開展前期衛生保障工作
1.衛生監督部門：按照誰發證、誰負責的原則，按照要求，對各自發證的接待單位開展公共場所和生活飲用水衛生監督和培訓，并對存在問題的接待單位開出限期整改監督意見書，并計劃5月21日和22日對重點接待單位開展公共場所和生活飲用水現場快速檢測。
2.疾病預防控制部門：一是對接待單位分別落實了義務報病員；二是對定點接待單位義務報病員進行了傳染病防治法的有關知識培訓，明確報告方式、內容及時限；三是明確疫情報告電話號碼及報告方式，由市疾控中心和接待單位雙方共同負責賓客的傳染病防治工作；四是對全市縣區醫療機構、疾控中心進行疫情報告管理檢查，督促整改存在問題；五是對接待單進行了指導消毒，并培訓了相關工作人員。
3指定市延安醫院、市一院、市三院和市中醫院為第十六屆中國科協年會醫療救治定點醫院，并根據省衛生廳的要求，安排了市延安醫院、市一院、市三院和市中醫院共7組醫護人員將于第十六屆中國科協年會召開期間入駐7所酒店進行醫療保障。
