時間：2022-08-21 04:47:16
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二、培養師資不同為了使培養手段更好地發揮作用
培養師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養中達到事半功倍的效果。檔案專業的“學歷教育”培養師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術資源，了解國內外最新的檔案學動向，參與并編寫相關的學術著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業的“在職教育”培養師資必定是具有豐富的檔案管理實操經驗，多年從事檔案行業的監督指導人員，以及相關行政業務人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經驗?？傊捎谂嘤柲繕撕团嘤柺侄蔚牟煌?，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質的師資培養相同性質的學員體現出檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”培養師資側重的不同。這也從另一個側面進一步反映出兩種培養模式的本質差別。
三、培養周期不同
檔案專業的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術”的關系。所謂的“道”更側重于理論，知識結構更加系統、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術”更側重于實踐，知識結構更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業的“學歷教育”與“在職教育”的培養目標、培訓手段、培訓師資的側重不同，故在通常情況下，前者的培養周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養者的知識體系建構，以及學科敏感性的養成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。
隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。如何提高檔案干部的管理水平，首先我們應對檔案干部隊伍的現狀有個全面的認識。
下面是順義縣專職檔案人員人數、文化程度、專業技術職務情況。
從表中分析：
1有利形勢：
1專業檔案人員隊伍逐年壯大。從1994年的45人，增加到1997年的143人，1997年的專職檔案人數是1994年的217倍。這說明，我們有了一個較完整的網絡體系，有了一支穩定的檔案干部隊伍。也表明，全社會的檔案意識在增強，各部門對檔案工作的重視程度有了一定提高。
2大專以上文化程度的人數占有一定比例。1994年有25人，占總人數的55％；1995年有43人，占總人數的50％；1996年有73人占總人數的51％；1997年有72人，占總人數的50％，大學本科畢業的人數逐年有所增加。從中看出，我們不僅有一支團結奮斗、無私奉獻、兢兢業業、敢打硬仗的檔案干部隊伍，而且在文化知識的結構上也有了很大的變化，為檔案事業的發展注入了生機。
2存在的問題：
1專業技術人員偏少。從1994年至1997年這四年看，專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例分別為：244％，186％，176％，244％。社會的發展對檔案工作的專業文化程度提出了更高的要求，專業技術人員占有極其微弱的比例，是目前檔案工作急需解決的問題。
2檔案專業人員貧乏。幾年來，檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業人員卻極其貧乏，畢業于檔案專業學校的寥寥無幾，包括檔案專業職業高中畢業生在內，1994年5人，占總人數的11％，1995年3人，占總人數的34％，1996年6人，占總人數的42％，1997年5人，占總人數的35％。
目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入本世紀末到下世紀初，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才十分匱乏，跨世紀人才短缺，如果不加強人才的培養，提高檔案干部隊伍的素質，檔案館功能將受到很大制約。
二、幾點思考
1注重人才
社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。
1把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。
2注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業理論知識和專業技術特長的年青干部，對他們身上存在的不足應加以正確引導教育，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智，大膽啟用。
（3穩定檔案干部隊伍。檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作的持續穩定發展。
2加強對現有檔案人員的繼續教育
面對目前檔案部門知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。繼續教育應注意以下幾個方面：
1注重實用性
要結合工作實際需要和未來的發展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，便于實際操作，講究實效。
2拓寬知識面
面對二十一世紀檔案工作的未來，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以適應本學科最新發展的動態。
3因材施教
這主要表現在兩個方面：其一，學生與教師之間的互動。即通過實驗去體會或感覺在理論授課過程中的某些知識點或程序，教師在課程實驗中的作用相對比較突出。其二，學生與學生之間的互動。應用文科專業大部分都是與社會管理實踐活動相關的專業，鍛煉學生之間的溝通能力、協調能力與應急反應能力成為課程實驗主要訓練的內容。
（二）注重過程，強調經驗積累
應用文科專業大部分課程的實驗都是對某種專業管理過程的模擬，如人力資源管理、旅游管理等專業課程實驗。實驗課的設置不僅要讓學生通過實驗提升自身對專業知識的掌握能力以及訓練相關專業技能，還培養學生對某些專業實踐活動過程的了解與感受。也就是說應用文科專業課程實驗不僅是專業知識與技能傳授與演練的課程，更是教會學生了解、感受專業實踐過程的課程。
（三）注重應用，強調學以致用
與理工科專業實驗注重培養學生科學研究方法與敏銳科學研究視角不同的是，應用文科專業實驗的主要目的在于對學生某項專業技能的訓練與培養，即通過實驗、實訓和實習環節使學生具備某種專業技能，以此作為從事社會實踐，生存于社會的資本。而課程實驗則是培養學生這種專業技能的一個環節。因此，應用文科專業課程實驗更加注重實驗內容的應用性與實用性。
（四）注重引導，強調躬親示范
應用文科專業的設置雖然側重于社會應用，但更彰顯著濃濃的人文情懷，畢竟文科專業主要研習的是人文社會中的各種社會實踐活動和社會現象，因此在專業課程教學活動中更加注重教師對學生學習行為的指引與指導。教師在課程實驗過程中的角色定位是應用文科專業的特色之一，它擴大了傳統文科專業實驗過程中教師的作用，更加強調教師躬親示范對學生把握專業知識的引導作用。
二、應用文科專業課程實驗的設計思路
（一）以能力為導向，增加實驗課內容的深度與廣度
首先，要對課程所涉及的實驗內容進行拆解與細分，明確不同實驗內容所針對的知識點與技能點，充分對實驗內容的豐富程度與學生操作的難易度進行論證；其次，實驗內容設計要與學生專業技能培養的連貫性相一致，既要符合學生專業技能養成的基本規律，又要遵循循序漸進的知識吸收規律；再次，注重實驗內容的層次性，難易結合，動手和思考結合，實驗和實訓結合。筆者在設計實驗內容過程中，充分論證了學生對專業知識把握的程度，分門別類地對實驗內容要求、考核標準與所包含知識點進行組配，設計了5組12類共25次實驗內容，基本上涵蓋了從文書撰寫、制作到文書處理，再到文件歸檔整理，最后檔案保存與利用的全過程，并通過實驗與實驗之間的銜接，打造了文件與檔案管理實驗體系，這在一定程度上增強了學生對文件與檔案管理知識與技能的整體了解與培養。
（二）以職業為導向，凸顯實驗的專業性與職業性
應用文科專業的設置是以社會實踐活動的職業分工為依據的，以職業標準為準繩。由此，準確的職業定位和專業的職業導向是專業課程體系建設過程中要始終貫徹的基本原則。首先，課程實驗的設計要凸顯職業性，即實驗內容要與職業接軌，與職業發展趨勢保持一致；其次，豐富實驗課程的授課形式，突出專業的職業特色，如實驗課程可邀請專業從業人員進行講解與指導，或實驗課程直接開設在專業的從業機構，進一步提升實驗課程的仿真感；再次，定期利用實驗課程對學生的職業規劃進行指導，增強學生的專業感與職業感。
（三）以活用為導向，提高學生的專業技能
課程實驗設計要遵循“感受—理解—鞏固—應用”四階段的教學規律，并在實際教學過程中，有目的、有計劃地應用這一教學規律，使學生各種專業技能在不同課程的實驗中得到均衡和協調的發展。首先，課程實驗的設計要與理論授課內容相互吻合，并互為補充，要引導學生在課程實驗過程中去驗證和解答在理論授課過程中存在的疑問，養成學生專業思考能力；其次，課程實驗內容的設計要具有實用性，能夠與職業定位相結合，突出學生專業基礎能力與實際操作能力的培養；再次，課程實驗的設計要突出學生自主創新能力，結合職業發展方向設計多樣化的實驗內容，鼓勵學生在專業實踐范疇內自主選擇安排實驗，完成實驗。
（四）以體驗為導向，培養學生的專業認同感
應用文科實驗要設計以專業體驗為核心的實驗內容，例如參觀、考察、采訪、座談等方式，讓學生直接與專業人士接觸、對話和工作，這種職業體驗的方式不但能夠增進學生與一線工作者的交流，更能營造課程學習的氛圍，培養學生的專業情感。筆者在課程實驗中增加了對黑龍江大學檔案館、哈爾濱市檔案館和黑龍江省電子檔案館三種不同類型檔案館的實地參觀和職業體驗的實驗內容，學生不僅了解到了不同類型檔案館檔案管理流程與方法，還在與檔案工作人員交流過程中提升了自身對檔案職業魅力的認知，增強了其對檔案學專業的歸屬感。
三、應用文科專業課程實驗開發與建設的策略
（一）實景模擬，現場互動
應用文科實驗注重理論成果的實踐轉化，即學生通過課程實驗來體會、把握理論課講授的知識點，但傳統的文科實驗課程相對枯燥、呆板，實驗互動性不強，缺少一定的專業實踐的真實性與層次感。應用文科專業課程實驗的設計要注重開發學生的專業認知潛力，通過模擬專業工作現場或搭建實景演練場所的方式，增強實驗場景的逼真性，以此提高課程實驗的質量。同時，教師在課程實驗過程中要積極引導學生展開互動，通過實景模擬和現場互動的方式，激發學生的學習熱情，提高學生理論知識的實踐轉化率。如不具備實景模擬實驗條件的課程，可采取專業實習或實踐的替代方式融入相關課程的實驗，以此彌補課程實驗資源方面的不足。筆者在課程實驗開發與建設實踐中，嘗試搭建模擬辦公室環境，并采用學生分工協作的方式，模擬演練文書處理實驗和檔案整理實驗，非參與學生對模擬過程進行挑錯、打分的形式展開互動。
（二）豐富實驗內容，注重課程間的銜接
在課程實驗開發與建設過程中，教師首先要對課程實驗從整體上進行把握，并分成相互獨立卻又相互聯系的單節實驗；其次，要對單節實驗之間的銜接關系進行分析，在理論授課過程中把握實驗課程之間的連貫性。筆者所講授的“文書學”與“檔案管理學”課程分為兩個學期開設，“文書學”課程實驗要求學生根據最新的公文格式和教師提供的公文寫作模板進行12—15次的不同文種的文件寫作，第二學期“檔案管理學”課程將對上學期制作的文件進行檔案整理的一系列實驗。同時筆者根據檔案管理工作的特點將“檔案管理學”課程實驗細分為文件前期整理、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研與實地參觀等7個專題實驗，通過前后兩個學期的實驗，學生完全掌握了文件制作與處理和檔案管理的基本操作方法。
（三）個人與團隊實驗穿插，注重培養個人能力與團隊意識
應用文科課程實驗強調學生的參與性，這種參與的形式主要表現在學生個體參與和團隊協作兩種。所謂個體參與，是指學生在教師的引導下自行參與實驗的過程；所謂團隊協作，是指學生以3—4人的團隊形式開展實驗的過程。應用文科實驗要結合實驗內容，設計由個體參與和團隊協作組成的課程實驗體系，一方面通過學生個體參與，提高學生自己對知識的理解與轉化能力；另一方面通過團隊協作，提高學生的角色意識與團隊協作精神，使學生就業后能盡快適應工作團隊的環境與要求。在教學實踐過程中，筆者在學生個體參與的實驗內容基礎上，開發并設計了三個團隊協作實驗，即“文件收文與發文處理實驗”“檔案鑒定與銷毀實驗”“檔案編研與出版實驗”，學生以小組形式，分工協作按照實驗要求自主設計實驗內容，學生參與程度高，反響較好。
高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規范化
高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范
(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節
筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館?！陡拭C省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎?！陡拭C省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵?！陡拭C省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等?！睘榇?，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
研究生論文具有分散性，個體性的特點，比如我校，在研究生畢業離校之前，論文檔案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我們如何來進行有效的保質保量的收集呢？在研究生畢業離校之前，我們把論文的歸檔工作作為他們離校手續中必辦的一項內容。如果他們的論文沒有歸檔，那么他們不能最后辦完離校手續，也就不能離校。
然后，具體該由準來進行收集呢？筆者最近走訪了幾所高校，一般由系里的兼職檔案員負責收集。兼職檔案員由研究生秘書或學科秘書，科研秘書，圖書資料員等來擔任，筆者認為由研究生秘書擔任的最佳。因為研究生秘書能和研究生取得直接聯系，有關論文歸檔的內容和要求可以提早通知他們。在實際工作中，往往會遇到這樣的情況，研究生拿了材料來歸檔，這時，如果論文不符合要求，他們會說事先不知如何要求，而現在他們馬上要畢業離校了，這不僅給收集工作帶來困難，也給即將離校的研究生造成不便。如果由研究生秘書擔任兼職檔案員來收集論文，一些歸檔需要的表格和具體要求說明提早交給研究生秘書，由各系研究生秘書發到研究生手里，也就可以對歸檔中的一些不合格品打一劑預防針。而由其它人員擔任，沒有研究生秘書所具有的優勢。
研究生論文檔案的歸檔工作，也是研究生管理工作中的一部份。復旦大學實行了部門立卷制度，即由研究生院統一歸口、立卷，然后移交學校檔案館，檔案館對他們作具體的業務指導和監督。這一途徑既符合部門立卷制度，又宜于做好研究生論文的歸檔工作。一方面，研究生院論文材料的內容最為熟悉，他們最了解檔案的完整與否及內容之間的相互聯系。另一方面，有利于檔案人員集中精力和時間，開發檔案資源，主動提供利用，同時，也可以更好地進行監督和指導。如果不經研究生院而直接歸到檔案館，首先，這不符合部門立卷制度；其次，研究生秘書不屬于檔案人員系列，檔案館對研究生秘書工作不能施加任何影響。因此，由研究生院統一歸口，有利于保證論文的質量。
二、研究生論文整理中組卷方式的探討
縱觀幾所院校，無外乎兩種組卷方式：一是按人頭組卷，即把一個研究生的所有材料都集中在一起，包括論文和評閱材料。另一種是論文和評閱材料分開組卷，論文以人組卷，而評閱材料按系或專業集中組卷。按人頭組卷，一個人的材料比較集中和清楚，然而，筆者以為還是論文和評閱材料分開組卷為宜。首先，從利用的角度看，一般來講，很少出現論文和評閱材料同時使用的情況，而對評閱材料利用較多的是各系在搞研究生教學質量評估或單個碩士點，博士點申報、評估的時候，即大量利用時，多以系或專業的單位。因此，評閱材料以系或專業為單位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人頭組卷，由于論文材料直接來源于研究生，而評閱材料往往以系為單位集中，要把一個人的所有材料都集中在一起。這樣，組卷工作就比較麻煩，這于實際工作并無必要。
三、研究生論文如何實行計算機管理：
研究生論文經研究生院部門立卷之后，移交到檔案館，然后，我們對它進行全面的計算機管理工作。計算機管理功能如下：輸入功能：我們設了與論文有關的以下字段，如分類號、排架號、排架流水號、密級、論文題名、系別、論文作者、導師、備注等。這些字段大致反映了論文檔案所要標識的所有內容。
統計功能：根據需要可以設多種統計功能，如“按系統計”、“按導師統計”等等。
修改功能：包括修改和刪除。
查借利用功能：結合輸入的字段，運用“與、或、非”的邏輯關系，可以提供多種檢索途徑。
打印功能：分類簿冊，總簿冊及各種統計報表等均可打印出來。
論文實行了計算機管理之后，直接輸入計算機，并在計算機上迅速地進行統計，修改、查找和打印各類簿冊。這樣，不僅大大減輕了手工勞動，而且為進一步開發檔案資源打好了基礎。
本科畢業論文工作包括選題、開題、中期檢查、撰寫、定稿、評閱、答辯和成績評定等環節[2]。要切實保證本科畢業論文的質量,首先,要制定本科畢業論文的管理制度和操作規范,明確指導老師和學生各自的責任和義務;其次,要切實加強本科畢業論文各個環節的質量管理。
(一)畢業論文指導老師的遴選
本科畢業論文指導工作應選派具有講師以上職稱(含講師)或具有碩士學位、科研水平較高、思想作風好、工作責任心強的教師擔任。指導老師應為人師表、教書育人、嚴格要求學生,重視對學生獨立工作、分析問題、解決問題等能力的培養。
(二)嚴把選題關
本科畢業論文的選題應符合專業的人才培養目標,課題涉及的知識要符合學生所學理論知識和實踐技能訓練的實際情況,注重培養學生綜合運用知識、應用文獻資料、設計與策劃、實驗操作與計算機應用、創新與寫作等能力。同時,選題還應結合我國社會發展、經濟和文化建設、生產和科學研究的實際,具有一定的理論意義或實用價值,難度適宜,分量合理,使學生在規定的時間內完成課題研究或取得階段性研究的成果。
畢業論文選題要堅持一人一題的原則。畢業論文題目由指導老師提出后應交教研室主任和系教學主任審查,對于達不到要求的題目要堅決更換。
在畢業論文的題目確定以后,指導老師要制定指導計劃,填寫《××學院畢業論文任務書》,對學生各階段的工作任務提出明確要求。畢業論文任務書經主管系主任審查簽字后發給學生。任務書一經審定,不得隨意更改,如因特殊情況確需變更,須提出書面報告,說明變更原因,經系主任同意并報教務處備案。
(三)把好開題報告關
畢業論文選題后必須進行開題。學生按照指導老師的要求,在論文題目所涉及的領域內,充分查閱文獻,了解研究動態,設計研究方案,填寫《××學院本科畢業論文開題報告書》,經指導老師修改后,由院系統一安排開題報告。在開題報告會上,評審小組不僅僅要審查選題的質量,還要審查其研究方案,并提出具體的修改意見。開題報告通過后,方可進入實驗研究和論文寫作階段。
(四)加強實驗研究和論文寫作的指導與檢查
在學生進入實驗研究和論文寫作階段以后,指導老師要經常檢查工作進度和質量,做好答疑和指導工作,對每個學生指導4次以上并填寫《××學院本科畢業論文教師指導記錄表》,督促學生按《××學院本科畢業論文撰寫規范》的要求按時完成畢業論文,對學生的畢業論文,指導老師要修改2稿以上,直至滿意為止,以保證畢業論文的質量。
在畢業論文工作過程中,各院系要按要求進行前、中、后三階段檢查。
1.前期:檢查指導老師到崗情況,課題進行的必要條件是否具備,安排是否合理,任務書是否下達到每位學生。
2.中期:檢查工作進度、教師指導情況及畢業論文工作中存在的困難和問題,采取的措施。
3.后期:檢查答辯準備工作。對學生進行答辯資格審查,根據任務書及畢業論文規范要求,檢查學生完成的情況,組織對畢業論文文字材料、圖表質量、實驗數據及軟、硬件成果的驗收。學生在規定的時間內,按照指導老師的要求和開題報告擬定的方案,完成研究,取得預期成果,完成論文的初稿撰寫工作。
(五)把好論文評閱和論文答辯關
在畢業論文定稿后,指導老師評閱并給出恰當的評語和成績,然后交評閱老師進行評閱。評閱老師不能由本論文的指導老師擔任。評閱老師對學生完成課題的情況、論文的質量和價值等進行客觀公正的評價,給出具體的評閱意見。評閱老師應按論文評審標準逐項評分,評定論文成績和等級,并簽名負責。凡被評閱老師評定為成績不合格的畢業論文,必須由論文指導老師小組進行復評,決定是否進行修改或答辯。經評閱老師評閱后,指導老師將全部材料和修改意見反饋給學生,并指導學生進行答辯前的準備。
全日制本科畢業生的畢業論文都必須答辯。各院系成立畢業論文答辯委員會,按專業成立若干答辯小組。畢業論文的答辯以公開方式進行。答辯過程包括學生陳述、答辯小組提問與質疑、學生答辯、答辯小組評分等過程。
各院系根據專業和學科特點及學生論文的實際情況,統一答辯要求和評分標準。答辯主要考核畢業論文的觀點正確與否,內容的新穎程度,論述的嚴謹程度,學生對所學知識的掌握程度、運用與應變能力,等等。答辯秘書負責記錄學生的答辯過程,答辯日期必須按實填寫,答辯會紀要內容要詳細具體,所有答辯小組成員簽名都要親筆手寫,不能打印。對有異議的畢業論文,各院系答辯委員會可酌情組織二次答辯。
(六)規范成績評定
畢業論文成績由三部分構成:指導老師評閱成績占總評比例的30%,評閱老師評閱成績占總評比例的30%,答辯成績占總評比例的40%。三部分成績相加構成總評成績。三部分成績均需及格,否則,論文要修改或重做。
二、本科畢業論文相關檔案管理
畢業論文及畢業論文過程所有的原始管理材料都要歸檔。畢業論文統一用A4紙單面打印。各院系統一封面用紙,按學校要求統一封面格式。論文裝訂與歸檔的具體要求是:畢業論文一式三份:學生自存一份,交給指導老師一份,院系保存一份。畢業論文的具體裝訂順序如下:(1)封面;(2)畢業論文誠信聲明;(3)畢業論文任務書;(4)畢業論文開題報告書;(5)畢業論文指導老師指導情況記錄表;(6)畢業論文評審表一(指導老師用);(7)畢業論文評審表二(評閱老師用);(8)畢業論文評審表三(答辯小組用);(9)畢業論文成績評定表一(指導老師和評閱老師用);(9)畢業論文成績評定表二(答辯小組用);(10)畢業論文正文(包括題目、目錄、中英文摘要、中英文關鍵詞、正文、參考文獻、致謝和附錄等)。各院系將以上材料送印刷廠裝訂,一人一冊,然后分學年分專業分班級存檔。同時,論文還要錄入光盤保存并拷貝一份給教務處。一般論文保存五年以上,優秀畢業論文長期保存。
本科畢業論文是高校本科教學工作水平評估的11個重要指標之一[1],高質量的本科畢業論文與相關檔案的規范管理是一個學校辦學水平高的重要憑證[3],因此,本科畢業論文的質量控制及相關檔案的規范管理工作,值得每個高校認真對待、積極探索、不斷完善。
參考文獻:
一、計算機、信息技術與電子政務、電子文件與電子檔案管理
這部分內容是完全適應社會和檔案工作發展需要的。由于檔案工作在國家信息化系統中有一定的地位，檔案部門必須緊跟國家信息化建設的步伐，為了落實國家檔案局信息化建設綱要，各地、各系統的檔案部門近年來十分重視信息化建設；同時隨著計算機、網絡技術在各單位行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，電子文件與電子檔案管理在檔案管理工作中的地位與重要性也日益顯現；計算機與信息技術發展快、更新快；為此檔案工作人員必須不斷學習，更新知識，才能適應形勢發展、滿足工作需要。
二、國家及檔案系統對檔案工作的新標準與新規范
隨著社會的發展，檔案工作也有了相應的發展，為了適應檔案工作的發展以及滿足檔案工作的實際需要，國家檔案局了相關的標準與規章。而這些新的標準與規章既是以往教材中未曾包括的內容，又是在現實檔案工作中必須遵守或具有指導意義的內容，因此在檔案工作人員的繼續教育中應該將它作為必學內容之一。
三、檔案鑒定理論與實踐
檔案鑒定是檔案工作中具有特殊重要地位的一個環節，因而檔案價值鑒定也就成為我國檔案學中一個具有較高難度的理論與實踐問題。隨著社會的發展，先進的科學技術手段與管理理念也為檔案工作所不斷吸納，檔案工作信息化成為檔案工作的重要任務，而我國現有的傳統意義的檔案鑒定工作目標僅針對檔案存毀，已不能適應檔案工作發展的需要，必須進一步研究與探索能適應檔案工作發展所需要的檔案鑒定理論與實踐。在現實中一方面是檔案工作者（主要是具有初級或中級職稱的檔案工作人員）面對大量的文件、檔案很難僅以以往十分簡略的《歸檔與不歸檔范圍》、《檔案保管期限表》來進行鑒定工作；另一方面是許多檔案理論工作者與實際工作者對檔案鑒定進行了不斷深入的研究，發表了不少專著與大量的論文，這些論著中有創意的觀點應該到實際工作中去驗證、有價值的內容應該推廣。繼續教育是這兩者連接的橋梁，將檔案鑒定理論研究成果通過繼續教育的途徑向檔案專業人員介紹、推廣。檔案鑒定理論與實踐作為檔案干部繼續教育的內容除上海市，在湖南、浙江、江蘇等省和全國環保等系統均有采用。
四、檔案工作新動態、發展趨向
社會和科學技術的發展勢必會影響和推動檔案工作的發展，檔案專業人員應該對影響檔案工作發展的環境與各種因素有所認識與了解，更應該了解檔案工作自身發展的情況。只有這樣，才能正確把握自己的前進方向、改進自己的工作、激發自覺的學習愿望，真正做到與時俱進。
五、與資格證、職稱考試相關的內容
有些省市將與資格證、職稱考試相關的內容也列入檔案干部繼續教育的學習內容。
1.規范管理制度
為規范畢業論文管理，自2009年畢業論文工作伊始，首次制定了《天津醫科大學臨床醫學院法學系畢業論文手冊》。幾年來，針對該手冊在論文管理過程中發現的各種問題進行了多次修改。2011年初，學院進一步明確了院、系畢業論文二級管理工作機制。通過反復溝通與調研，協助教學部完成了《天津醫科大學臨床醫學院畢業設計（論文）工作的管理規定》。在協助修訂的過程中，吸取了各專業畢業論文（設計）工作的寶貴經驗，同時與法學專業實際情況相結合，使得規定更加合理，簡化繁雜的工作流程的同時加強了規定的可操作性。
2.修訂寫作格式
在規范管理制度的同時，對學生畢業論文的寫作規范進行了調整。為此多方查找資料進行調研，借鑒兄弟院校的管理經驗，結合法學專業的實際情況，組織指導教師進行討論，協助教學部制定了《天津醫科大學臨床醫學院本科生畢業設計（論文）寫作規范》，并結合法學系實際情況制定了《天津醫科大學臨床醫學院法學專業本科生畢業論文寫作規范實施細則》。
二、規范流程管理
1.合理安排論文工作時間，召開動員會
根據學院對畢業論文工作的整體要求，從每學年第一學期末開始，提前制訂好每一屆畢業論文工作的計劃安排。召開法學本科畢業論文工作會議，布置本年度畢業論文工作時間安排與要求。召開學生動員大會，加強對學生端正學風教育，強調論文工作的重要性以及論文寫作規范和格式要求，使學生真正提高對論文撰寫的重要意義的理解，自覺遵守學院相關制度要求，認真參加實習，并結合專業知識的學習和社會實踐，努力提高自己的專業綜合能力，高質量地完成畢業論文。
2.選題的申報與審批，確保題目質量
在畢業論文工作選題的準備階段，按指導教師所從事的專業研究方向，擬定論文題目供學生自主選擇，同時也可以根據學生的實習條件和實習案例及社會熱點問題，鼓勵學生開拓思維，自行擬定題目，并通過選題審批的程序，對初擬題目進行反復修改，做到一人一題，要求畢業論文研究方向能夠與學生的專業更加貼切，切實做到論文選題的規范化管理向分類化指導的轉變，提升論文內在質量。
3.指導過程監督
在畢業論文工作進行過程中，按照法學系畢業論文工作計劃安排及時進行監督和管理。分為前期、中期、后期進行檢查，前期主要檢查指導教師的到崗情況、開題情況、資料查閱的情況。中期針對教師的指導過程進行監控，檢查指導過程記錄，學生完成情況及存在的問題。后期檢查畢業論文質量、組織評分及分組評閱。
4.畢業論文格式審查、評閱和答辯
在畢業生實習返校之后，收集各種管控表格，對每一名同學的論文初稿進行格式審查，在總結歷屆學生答辯經驗的基礎上，針對每一名同學指出答辯技巧和建議，為正式答辯打下了良好的基礎。在正式答辯前，做好準備工作，成立答辯委員會，明確答辯時間、答辯場地及相關材料的準備，召開答辯分工會，確保答辯順利進行。
三、規范檔案管理
畢業論文工作結束后，認真整理相關電子檔案資料，做好紙質版資料保存工作。將學生論文、材料裝入檔案袋，存入檔案室備查。按照要求對論文工作數據進行整理分析，填寫天津市普通高等學校畢業設計（論文）工作調查表，做好畢業論文工作總結，所有檔案匯集成冊以備教學部檢查和教委普通高校本科畢業設計（論文）管理互查工作。
四、樹立服務意識，保障工作順利完成
畢業論文管理是為了更好地完成我系畢業論文工作的服務性工作，內容瑣碎，繁雜。在工作中需要不斷加強服務意識，加強各方面的溝通。為此我建立了論文指導小組分組聯系表，指定學生組長負責，定期與學生組長以及指導教師溝通，盡早發現問題和解決問題。為畢業論文工作的順利進行提供了有力的保障。
五、總結與反思
在每屆學生畢業答辯結束后，認真總結本屆畢業論文工作中的亮點與不足，發現問題的同時，針對這些問題提出合理化的解決對策，將建議和意見上報教學部以便于上級部門對我系工作整改的監督，為下一屆學生的畢業論文工作打下良好的基礎。
作者簡介：王曉飛，天津人，現任職于天津醫科大學臨床醫學院法學系。
中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914（2011）08-099-02
普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數量多、專業領域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。
一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題
1.對成人高考報名審查工作把關不嚴。目前，我國已經進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網上報名，從而使山西省已經實現了從報名到錄取的網絡化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質量。但是學校在每年錄取工作結束后并審查學籍檔案時，還是發現以下問題需要引起重視：
（1）存在考生信息檔案與現實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業時的入檔材料之一。近幾年來，我們發現有許多學?；蚨嗷蛏俣即嬖谥鴮W生的“考生信息表”與現實不相符現象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關信息，而相應的工作人員也沒有把好這一關口。這種現象的出現，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。
（2）存在專升本學生無專科畢業證的問題。按照教育部規定，?？破瘘c升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發的大學?？飘厴I證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的專科證件時，還是會發現無?？圃甲C件的學生為數不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好專科畢業證書“認證”這一關，這種“偽證”現象的出現又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。
2．對日常學籍管理工作制度不嚴謹。普通高校成人學籍管理是一項十分嚴肅而認真的工作，其工作性質是環環相扣，如果在日常工作中出現不銜接的情況，則會嚴重影響學校其它教學管理工作的正常運行。學籍管理工作是學校教學管理工作的基礎，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學生檔案管理、學籍注冊管理、畢業注冊管理、學士學位管理工作等，因此所產生的學籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W校的教學質量高低、學籍檔案質量高低與這所學校所制定的學籍管理制度是否完善有著很大的關系。有些高校還是存在問題，諸如：
（1）學校的學籍管理制度不夠嚴謹。目前有些普通高校的成人學籍管理不夠嚴謹，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學工作沒有程序、管理不夠規范、學籍檔案質量不高等。學校只求省事、省力和省時，不求原則、規范和質量，沒有及時督促、檢查、收集相關學籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學校這種辦學不夠嚴謹的工作作風在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學聲譽。
（2）對學籍管理沒有實行計算機網絡制度。目前大部分普通高校的成人教學管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創新。有些高校雖然對于成人學籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現真正意義上的學籍網絡管理和網絡共享，有的學校函授站較多，對于學生的學籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網絡共享勢必影響了成人高校學籍管理工作效率。
3．對成人學生畢業設計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關重要的學習階段，是吸收專業知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業設計或者是畢業論文是檢查學生在校期間綜合培養的重要環節，學校應該嚴格把好畢業設計這一關。然而，有些高校還存在著以下不足現象，諸如：
（1）沒有畢業設計（論文）的講座或教學環節。畢業設計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環節，是檢測畢業生綜合分析能力的最好辦法。畢業設計的具體實踐過程將使學生進一步適應社會的需要。但是有些學校沒有畢業設計的具體教學和實驗環節，對畢業生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業設計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養學生的學識水平和解決問題的實際能力。
（2）畢業設計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業，最終都要經歷最后一個學期的畢業設計（論文）的調研準備工作。它包括畢業設計（論文）的選題、教師指導、畢業設計（論文）的實施過程、畢業設計（論文）答辯、成績評定等，學校應該將那些公認的優秀畢業設計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應留存保管，但是有些學校將畢業指導和答辯后的所有資料當作廢紙處理掉，使畢業設計（論文）資料的保存不完整。
（3）忽視畢業生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業生的檔案材料不一定要求統一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發現有些學校發給畢業生的檔案材料中只有一份“畢業生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向學校詢問有關學生檔案的真偽事宜，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態度不夠認真的問題
二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施
1.對成人高考報名審查要嚴格把關。
（1）把好考生報名審查關口。面對上述種種現象，首先我們建議各城區招辦、各地市招辦應預先對本單位接待報名的工作人員進行業務素質培訓，應委任那些業務精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網上報名制度，有些人在網上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關內容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現，即把好考生“入口”關。
（2）把好對?？茖W歷“認證”關口。成人高考網上報名結束進行現場確認時，各地市招辦在對專升本考生?？飘厴I證書進行“認證”時要嚴格把關，以防“偽證”現象出現。對于無專科畢業證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結束后，若發現專升本學生的?？谱C書有疑問，可通過登錄網站省略,（中國高等教育學生信息網）再次進行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學校必須立即對這些學生進行“退學”處理。要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現象，確保學校的生源質量和教學質量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權威性。
2．對日常學籍管理工作要嚴格把關。
（1）學校要制定嚴格的學籍管理制度。學籍檔案是反映一所學校學籍管理過程中的真實記錄，是反映成人高等教育發展的見證。作為一所成人高等院校，應把學籍管理工作列入到學校的重要議事日程，因為學校是以學生為本，學生則以學籍為主。若不注重“學籍”管理，學校的其它工作則無從談起。所以學校應結合成人教育特點和規律，制定出具有本校自身特點又要切合實際的學籍管理實施細則。只有這樣，學籍的各項工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學籍檔案管理的嚴肅性。完善學籍管理制度，對提高工作效率，對提高管理者水平，對實現學籍檔案管理規范化、制度化、科學化具有十分重要意義。
（2）及早實現成人學籍計算機網絡管理。高校的一切教學動態和學籍信息對學生來說是一種很重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應該隨時公布。所以學校應該考慮通過互聯網實現學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關心的學籍和其它方面信息，從而大大提高了教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展了學籍檔案管理的服務領域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創新服務。
3．對成人學生畢業設計（論文）要嚴格把關。
（1）注重畢業設計（論文）的教學環節。畢業設計（論文）是學生在校學習時期的最后一個教學環節。這個教學環節為四個部分：講座；選題與調研；編制設計或撰寫論文；審閱與答辯。學校應根據不同專業學科的現狀和特點制定出一系列具體科學的管理辦法和考核制度。例如：實驗的基本操作、資料的查閱和整理、實驗工作記錄，論文撰寫注意事項等都應該有明確的要求。應該總結教學經驗和成果，應將每屆的規章制度、經驗和成果以及相關文獻資料立卷存檔，對日后教學研究和學校評估均具有很大的參考價值。
（2）注重畢業設計（論文）資料的收集和保存。畢業設計的教學時數在各門課程中是最多的一項教學內容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應當將學生開始做畢業設計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優秀的畢業設計和優秀論文也應歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業設計等具有一定的參考和利用價值。
（3）注重畢業生檔案的保密管理。普通高校成人學籍檔案工作是反映一個學生在校期間的從入學到畢業的全部求學經歷，是學校對學生教育做了一個全面的客觀的真實記錄，學籍檔案材料對學校、對學生本人、對社會都具有重要依據和利用價值，學校要認真對待畢業生檔案管理工作，應當本著對學生、對學校、對社會負責態度去做好畢業生檔案整理和保密工作；一定要將畢業生在校期間的全部檔案清點密封后加蓋啟封章，確保學生檔案的保密工作，保證學生檔案材料的完整和安全性。
2.以學生為中心的考試方式?！皹淞⒁浴畬W生為本’的考試理念，就是要重視、尊重每個學生的特長和個性，幫助學生發揮個人的優勢與潛能，使其意識到自我存在的意義和價值”［3］。分析不同學生的心理素質及目標方向，因材施教，設置個性化的考試方式，改變傳統的機械性考試，這樣做雖然加重了教師的工作量，但是對于培養優質學生來講卻是一劑良藥?；诖?，筆者認為，可以設立專業考試組來減輕教師的壓力，考試組成員主要有年輕的骨干教師及本專業碩博研究生，選擇上述兩類群體作為成員的原因有兩個:(1)年輕教師及碩博研究生是檔案專業領域的新秀，也是未來本專業發展的主干力量，對于知識的運用與熱點問題更具備捕捉的能力，所選擇的考試內容更具時代性，考試方式更具吸引性，同時也是年輕教師及碩博研究生能力提升的過程。(2)年齡的相仿也使得上述兩類群體與本科生的交流更真實可靠，由他們為本科生設計考試方式及考試內容，更能貼近本科生的心理?？荚嚱M的主要任務是對學生平時生活、學習的監測，考試方式及內容的制定，考試成績的綜合評定及對學生階段式學習的總體評價，并草擬學生獎懲名單及細則。
3.實踐部門聯合的考試方式。本科生的學習時間大部分是在校園度過的，每學期18個教學周，經過兩年半的理論課程及簡單的實驗課的學習，大三的學生通常有至少為期兩個月的實習期。檔案專業學生的實習地點多為學校所在省、市、高校檔案館及大中型企業單位機關檔案室，以學生上交實習報告、實習單位開具實習證明的方式結束實習課程。實踐報告僅能代表學生對于兩個月實習生活的體驗，并不能反映學生在實習期間的真實表現，學院應組織實習鑒定小組與實習單位緊密聯系，將學生實習期間的工作態度、工作進度、工作能力等表現情況做較為客觀的評定，對于表現優秀的學生公開表揚并予以獎勵，評定不合格的學生提出批評并令其繼續實習。實習是理論與知識融合的課程，也是對前兩年理論知識學習的另一種考試方式，教師與學生都應給予高度的重視。
考試內容改革
1.靈活性試題。靈活性試題是指能夠發散學生思維，敏捷而準確地運用所學知識作答的試題，是對學生知識應變能力培養的過程。檔案學專業傳統的試題以課本教授的理論知識為主，題型以名詞解釋、簡答題、論述題為主，試題庫更新頻率較慢，試題本身缺乏靈活性，學生答題過程缺乏能動性。試題內容選擇是一項復雜性、科學性的工作，選題時要理論聯系實踐，緊扣當下熱點話題，及時更新試題庫，試題庫中應分為筆試、口試兩個子庫，筆試題以基礎理論試題為主，同時增加選做題及案例分析題，口試題以能夠鍛煉學生應變能力的試題為主。檔案學專業有著區別于其他專業的本質理論，對于專業學生而言，基礎理論必然是最為重要的知識。選做題賦予學生一定的空間，每個學生都有各自的興趣愛好及專業理論切入點，擴大學生的選做范圍，是對學生特定領域能力的鍛煉，能夠促進學生提前認識到自己的研究領域，提前敲定論文的選題。案例分析題，也是實踐能力及創新能力的需要，國際形勢的變化、國家政策的變更對檔案專業都產生一定的影響，通過對熱點問題及事實案例的分析，可以全面提高學生對理論知識的運用能力及問題解決能力。
